Presentacin de la unidad 2

La administracin como ciencia exige en su desarrollo terico y prctico un estilo de pensamiento sistematizado, con bases slidas en la investigacin as como en la elaboracin de sus teoras que rompen con sistemas rutinarios e improvisaciones por parte de quien la practica. Estas son algunas de las caractersticas de la administracin que dan como resultado el uso de la herramienta ms importante que pudo haber adoptado el administrador en su prctica despus del mtodo cientfico, y con ello, la creacin de una verdadera estructura de trabajo adecuada a su particular forma de ser: el proceso administrativo El proceso administrativo es la creacin ms grande que pudo haberse inventado en la historia del pensamiento administrativo, ha sido un modelo a seguir por generaciones, fue desarrollado y utilizado a finales del siglo XIX y principios del siglo XX por Henry Fayol, a partir de ese momento, se le ha identificado como la estructura bsica de la prctica administrativa, otorgndole a esta una capacidad de abstraccin mucho ms amplia y la posibilidad de generar conceptos tericos cada vez ms particulares a las necesidades de las organizaciones.

Para definir el proceso administrativo, es necesario saber primero cules son los elementos que lo componen. Todo proceso como tal est formado por etapas, es decir, es un conjunto de etapas pero en este caso, es cclico; es decir, la ltima etapa del proceso se conecta con la primera etapa, de tal forma que, el proceso se repite tantas veces como sea necesario en la prctica administrativa. El nuevo proceso viene retroalimentado con el anterior, esto es, la ltima etapa, llamada control, sirve para poder planear la nueva jornada de trabajo. Cuando se administra una empresa existen dos fases a las que Lyndall F. Urwick [ ] les llama: mecnica y dinmica de la administracin.

George Terry establece que estas fases estn constituidas por distintas etapas que dan respuesta a cinco cuestionamientos bsicos de la administracin.

Diversos criterios en las etapas del proceso administrativo Autor Henry Fayol Harry Arthur Hopf Ao 1886 Previsin 1935 Planeacin Previsin, planeacin Etapas Organizacin Organizacin Organizacin Comando, coordinacin Coordinacin Comando, coordinacin Control Control Control Control Control Direccin Motivacin Ejecucin Motivacin, coordinacin Control Control Control Control Control Direccin Direccin, ejecucin Control Control Control

Lyndall Urwick 1943 William Newman R.C. Davis Koontz y O Donnell John E. Mee George R. Terry Louis A. Allen Dalton McFarland Agustn Reyes Ponce Isaac Guzmn V. J. Antonio

1951 Planeacin 1951 Planeacin 1955 Planeacin 1956 Planeacin 1956 Planeacin 1958 Planeacin 1958 Planeacin 1960 Previsin Planeacin

Organizacin, Direccin obtencin de recursos Organizacin Organizacin, integracin Organizacin Organizacin Organizacin Organizacin Organizacin, integracin Organizacin, integracin Implementacin

1961 Planeacin 1967 Planeacin

Fernndez R. Alec Mackenzie Robert C. Appleby William P. Leonard Leonard Kazmier Robert F. Buchele 1969 Planeacin 1971 Planeacin 1971 Planeacin Organizacin, integracin Organizacin Organizacin Organizacin Organizacin OrganizacinStaffing Organizacin Organizacin Direccin Direccin Direccin Liderazgo Direccin Liderazgo Direccin Coordinacin Control Control Control Control Control Control Control

Sisk y Sverdlik 1974 Planeacin 1974 Planeacin 1976 Planeacin Planeacin, toma de decisiones

Burt K. Scanlan 1978 Eckles Carmichael y Sarchet

1978 Planeacin

En la prctica encontraremos que, acadmicamente y por lo general, slo se mencionan

cuatro elementos: planeacin, organizacin, direccin y control.

Entonces, ya con estos antecedentes, podemos construir de manera libre alguna definicin de lo que se conoce como proceso administrativo:

Sin duda alguna el proceso administrativo, siendo no slo un instrumento para el logro de objetivos de manera eficiente, permitir al futuro profesional formarse con:

Para la Administracin, las empresas son organizaciones sociales que funcionan como sistemas abiertos; es decir, tienen entradas (importan insumos) del ambiente externo que son procesados al interior de la empresa y los convierten en salidas o resultados que retornan al ambiente y proporcionan retroalimentacin a la misma. Adems, la empresa tiene tres niveles de actuacin diferentes:

El proceso administrativo es un medio de integrar diferentes actividades para poner en marcha la estrategia empresarial. Despus de definir los objetivos empresariales y formular la estrategia que la empresa pretende desarrollar analizando el ambiente que rodea la empresa, la tarea que debe desempearse y la tecnologa que se utilizar, as como las personas involucradas-, debe administrarse la accin empresarial que pondr en prctica la estrategia seleccionada. En la administracin de la accin empresarial entra en juego el proceso administrativo para planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la empresa en todos sus niveles de actuacin.

Cada nivel organizacional debe cumplir un papel en la accin empresarial destinada a poner en marcha la estrategia. En otras palabras, los niveles institucionales, intermedio y operacional desempean un papel diferente frente a la estrategia empresarial y el proceso administrativo.[ ]

2.1. Planeacin
La primera etapa del proceso administrativo lo constituye la Planeacin. Las empresas no funcionan sin ningn rumbo por intuicin, de ah la importancia de esta primera etapa. La planeacin es un proceso racional de toma decisiones por anticipado, que incluye la seleccin de los cursos de accin que debe seguir una empresa y cada unidad de la misma para conseguir unos determinados objetivos del modo ms eficiente. Responde a las preguntas

Todos los niveles de la empresa intervienen en el proceso de planeacin: institucional, intermedio y operacional, en distinta profundidad.

PLANEACION EN LOS TRES NIVELES DE LA EMPRESA

Niveles de la empresa Institucional Intermedio

Planeacin Estratgica Tctica

Contenido Genrico y sinttico Menos genrico y ms detallado Detallado y analtico

Tiempo Largo plazo Mediano plazo A corto plazo

Amplitud Macro orientado. Enfoca la empresa como totalidad. Enfoca cada unidad de la empresa o cada conjunto de recursos por separado. Micro orientado. Enfoca cada tarea u operacin por separado

Operacional

Operacional

2.1.1. Concepto

Agustn Reyes Ponce

La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de

tiempo y nmeros necesarios para su realizacin.

Burt K. Scanlan

Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla polticas, planes, procedimientos y cuenta con un mtodo de retroalimentacin de informacin para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias. Determinacin del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos a travs de tcnicas y procedimientos definidos. Planeacin es la seleccin y relacin de hechos, as como la formulacin y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas que se cree son necesarias para alcanzar los resultados deseados. La planeacin es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se esbozan planes y programas. Funcin administrativa continua y dinmica de seleccionar entre diversas alternativas los objetivos, polticas, procedimientos y programas de una organizacin. Mtodo por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de accin; a partir de los cuales establece los objetivos. La planeacin consiste en determinar los objetivos y formular polticas, procedimientos y mtodos para lograrlos Es el pensamiento que precede a la accin, comprende el desarrollo de las alternativas y la relacin entre ellas, como medida necesaria de accin para lograr un objetivo. Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro. Generalmente el procedimiento de planeacin consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cul de ellas es la mejor. Anlisis de informacin relevante del presente y del pasado y una ponderacin de probables desarrollos futuros, de tal manera que pueda determinarse un curso de accin que posibilite a la organizacin lograr sus objetivos.

Ernest Dale

George R. Terry

Jos Antonio Fernndez Arena Jorge L. Oria

Joseph L. Massie Leonard J. Kazmier Robert Murdick y Joel Ross Robert N. Anthony

Henry Sisk y Mario Sverdlik

Los conceptos que cita Lourdes Mnch G. tienen en comn elementos como:

1. Objetivo. La planeacin determina los resultados a obtener por la empresa. 2. Cursos alternos de accin. Busca determinar diversos caminos para cumplir con sus objetivos. 3. Eleccin. Implica la determinacin, el anlisis y la seleccin de la decisin ms adecuada. 4. Futuro. Busca anticipar hechos y situaciones y formas de actuar en caso de contingencias

Existen diferentes tipos de planeacin, a continuacin se presenta un cuadro con los principales tipos y caractersticas de planeacin:

egn Agustn Reyes Ponce, la planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y nmeros necesarias para su realizacin. Con esta definicin comenzaremos a analizar y reflexionar con respecto a esta primera etapa de la prctica administrativa. Por principio, diremos que la planeacin es una actividad universal, es la primera fase del proceso administrativo que consiste bsicamente en actividades que se realizarn en el futuro, a partir de decisiones tomadas en el presente y cuyos resultados se vern u obtendrn tambin en el futuro.

La planeacin tiene por objeto conducir a la organizacin hacia el estado que desea la direccin de la empresa, mediante la formulacin de estrategias y toma de decisiones. PLANEAR E SPROYECTAR Y GENERAR ESCENARIOS. La proyeccin es la base de la percepcin; tal como un hombre piensa, percibe. Esta fase de la prctica administrativa tiende por naturaleza a desarrollar el aspecto intelectual de una organizacin, quien lleva a cabo tal funcin es un individuo o grupo de personas con un alto grado de abstraccin de la realidad en que se desenvuelve la institucin La organizacin, para sobrevivir, debe contar con una planeacin adecuada, cualquiera que sea la forma bajo la cual plantee sus escenarios de progreso, necesita avanzar mediante etapas sucesivas, obteniendo resultados coherentes entre s.

La racionalizacin de los planes, permite un juicioso consumo de recursos. Todo plan tiende a ser econmico y la organizacin trabaja con recursos humanos, econmicos, tcnicos y sobre todo con el tiempo siempre encima, es por ello que el mejoramiento de sus bolsillos tiende a ser paralelo al mejoramiento de su cerebro organizacional. Control sin planeacin, simplement, imposible

2.1.2. Principios bsicos para el proceso de planeacin

2.1.3. Elementos de la planeacin

Los componentes de la planeacin son aqullos que se encuentran en el desarrollo de su proceso: objetivos, programas, polticas, procedimientos, presupuestos y proyectos

La planeacin comprende todo un proceso desde la formulacin de los objetivos hasta el establecimiento de los lineamientos a seguir para su logro.

Descarga el siguiente documento para conocer los elementos que rigen el proceso de Planeacin

2.1.4. Tcnicas de la planeacin

2.2. Organizacin
La funcin de organizar corresponde a la segunda etapa del proceso administrativo, al igual que planeacin sigue siendo una fase poco dinmica, de escritorio, pre ejecutoria. Su objetivo principal es crear la estructura idnea, que conjugue lgica y eficiencia para que la institucin trabaje como una sola, logrando as el propsito comn. La organizacin comprende el establecimiento de una estructura intencional, formalizada, permanentemente y roles para las personas que integran la empresa. Responde a la pregunta: COMO SE VA HACER?

2.2.1. Concepto
La palabra organizacin proviene del griego organon, que significa instrumento, y realmente la organizacin es dentro del proceso administrativo el instrumento ms importante para definir todo el proceso de trabajo, ya que a travs de esta etapa el administrador define funciones, responsabilidades, coordina todos los elementos que intervienen para crear una estructura y un escenario eficiente de trabajo. La palabra organizacin es comnmente utilizada bajo dos situaciones:

Concluyendo, la organizacin puede definirse como: El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. Su importancia radica en que:

1. Es de carcter continuo, aunque puede modificarse de acuerdo a los cambios que se den en la empresa. 2. Es el mejor medio para el logro de los objetivos organizacionales. 3. Establece los mtodos a utilizar para un desempeo eficiente de las actividades. 4. Reduce costos e incrementa la productividad. 5. Evita la duplicidad de funciones y responsabilidades.

6. 2.2.2. Principios de la organizacin

2.2.3. Etapas de la organizacin

Divisin del Trabajo. Divisin y especializacin del trabajo. Las organizaciones estn conformadas por un sinnmero de actividades. Estas se tienen que identificar y clasificar con el fin de agruparlas de acuerdo con los recursos de la empresa y las situaciones actuales. Es la separacin de actividades con el fin de realizar una funcin con mayor precisin, eficiencia y el mnimo esfuerzo. Cuando estn ya definidas las reas de trabajo, entonces se delega con toda claridad y precisin la responsabilidad, implementado la autoridad necesaria y correspondiente para la ejecucin de tareas. Lee el siguiente documento para conocer las diferentes formas para dividir el trabajo.

2.2.4. Tipologa de la organizacin

Las tipologas de la organizacin Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social. La determinacin de la clase de organizacin ms adecuada, depende de factores tales como el giro y magnitud de la empresa, recursos, objetivos, tipo y volumen de produccin, etc. Los diferentes tipos de organizacin son: organizacin lineal, organizacin funcional o de Taylor, organizacin staff, organizacin por comits y organizacin matricial. Lee el documento Tipologa de la Organizacin para conocer los tipos de organizacin.

2.2.5. Tcnicas de la organizacin

Organigramas Es la representacin de la estructura de una organizacin formal, que muestra niveles jerrquicos, autoridad, responsabilidad, relaciones entre niveles existentes dentro de ella. Se conoce tambin como grfica de organizacin o carta de organizacin y su clasificacin es por su objeto, su rea y su contenido.

Manuales Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa. Los manuales de acuerdo a su contenido pueden ser: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. De polticas. Departamentales. De bienvenida. De organizacin. De procedimientos. De contenido mltiple. De tcnicas.

8. De puesto. Los manuales son fuente de informacin sobre la empresa, delimitan actividades, responsabilidades y funciones, lo cual permite controlar la organizacin, clarifica a los empleados sus funciones y cmo tienen que realizarlas, evitan la duplicidad y fugas de responsabilidad, reducen costos incrementando la eficiencia. La estructura, valores, procedimientos, etc. se condensan en los manuales de empresa, los cuales establecen el orden y sistema en las actividades que se desarrollan, al asentar por escrito todas las normas y principios que rigen el mismo orden y llevan a la empresa a disear controles de las prcticas cotidianas de la misma. El contenido de los manuales debe dividirse de acuerdo con una clasificacin primaria de temas. Clasificacin primaria de temas:

ndice. Objetivos y antecedentes del manual. Cada seccin debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente. Nombre de las personas que intervinieron en la elaboracin del manual. Debe llevar instrucciones para hacerlo ms comprensible. Redaccin clara, concisa y ordenada. Complementarse con grficas.

Los manuales se clasifican por su contenido en: Historia, organizacin, polticas, procedimientos, contenido mltiple, adiestramiento, tcnico, etc. Y por funcin especfica: Contabilidad, personal, produccin, etc. Los manuales de organizacin de la empresa explican los detalles ms importantes de la misma, por lo que contienen: CONTENIDO GENERAL

Identificacin.

ndice o contenido. Prlogo y/o introduccin. Antecedentes histricos y evolucin de la empresa. Legislacin o base legal. Filosofa (Misin, Visin y Valores). Atribuciones. Objetivos y alcances del manual. Estructura orgnica. Departamentos y oficinas. Organigrama u Organograma. Descripcin de funciones. Descripcin de puestos. Procedimientos (normalmente estn en el manual de procedimientos). Diagramas de flujo (normalmente estn en el manual de procedimientos). Reglamento interior de trabajo. Colofn.

Diagramas de flujo Representacin simblica y grfica de la secuencia lgica que se sigue en un conjunto de actividades, documentos, archivos y los puestos de trabajo que intervienen en un procedimiento detallado. Existen diferentes tipos de diagramas de flujo y para realizarlos se puede utilizar simbologa. Tipos de diagramas:

Lineales o verticales. Las actividades se presentan de forma vertical de arriba hacia abajo. De bloque u horizontales. Las actividades se representan de izquierda a derecha, utilizando columnas para las reas y smbolos para las actividades del procedimiento. Panormicos. En una hoja se representa el proceso completo con dibujos y en columnas las reas que intervienen

Simbologa:

Los diagramas de flujo facilitan comprender el movimiento de cada una de las actividades de un procedimiento.

Diagramas de proceso George Terry los define como: la representacin grfica que muestra la sucesin de los pasos de que consta un procedimiento. Los diagramas de procedimiento permiten: 1. Una mayor simplificacin del trabajo. 2. Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulacin fsica. 3. Mejorar alguna operacin, combinndola con otra parte del proceso. 4. Eliminar demoras. 5. Una mejor distribucin de la planta. Para los diagramas de proceso tambin se utiliza una simbologa.

Anlisis de puestos. Define los puestos de trabajo que existen en la organizacin y el comportamiento que se requiere para el correcto funcionamiento de cada puesto. Busca obtener informacin, a travs de cuestionarios, sobre los componentes del puesto:

Descripcin del puesto. Es una tcnica en la que se reclasifican pormenorizadamente las labores que se desempean en una unidad de trabajo especfica e impersonal (puesto), as como las caractersticas, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo desempea.

Actividad 1. La empresa, planeacin y organizacin

A continuacin, trabajars con los conceptos de planeacin y organizacin en una empresa.

Descarga el documento Postulados bsicos y revisa las instrucciones. Analiza el planteamiento. Enva tu documento con la siguiente nomenclatura: FA_U2_A1_XXYZ. Sustituye las XX por las dos primeras letras de tu primer nombre, la Y por la inicial de tu apellido paterno y la Z por la inicial de tu apellido materno.