Professional Documents
Culture Documents
2 QU ES MICROSOFT EXCEL?
Es un sistema para la creacin de hojas de clculo, cuyas posibilidades de trabajo, clculo y presentacin son amplias. Permite la creacin de grficos que se modificarn automticamente al modificar los datos en su hoja de clculo.
Inicio Programas Microsoft Office M. Office Excel Por medio de un acceso directo. Al abrir cualquier archivo de Excel Usando la opcin Ejecutar del men de Inicio y teclee el nombre Excel
La Barra de Frmulas, que se encuentra inmediatamente debajo de la cinta de Opciones, presenta los tres sectores siguientes: El sector de la izquierda o Cuadro de Nombres: muestra la ubicacin de la celda activa indicando la columna (A) y la fila (1) en que se encuentra, tambin permite ver los nombres de celdas o grupos de celdas. El sector central: indica que se est en modo de edicin (es decir, introduciendo nombres, funciones, nmeros, etc.). El botn permite anular el cambio que se est realizando en el contenido de la celda, el botn equivale a pulsar la tecla Intro, y el botn es equivalente a llamar al Asistente de Funciones .Excel no permite ejecutar ningn comando mientras este sector est activo. El sector de la derecha o Barra de Formulas muestra el contenido de la celda activa la edicin de este contenido puede hacerse tanto en este sector como en la propia celda.
Se encuentran en la parte inferior derecha de la ventana de aplicacin. Las barras vertical y horizontal, que permiten acceder a cualquier celda de la hoja. A la izquierda de la barra inferior de desplazamiento pueden verse los controles que permiten moverse entre las diversas hojas de clculo que constituyen el libro de trabajo en el que se est trabajando. Clicando en los controles adyacentes (a la izquierda) pueden llegar a verse las pestaas de todas las hojas, o bien desplazarse hasta la primera o la ltima con una sola operacin.
En la esquina inferior derecha se presentan las diferentes vistas que puedo tener del documento: 1. Normal, 2. Diseo de pgina, 3. Vista Previa de Salto de Pgina.
9 INTRODUCCIN DE DATOS
La forma ms sencilla de introducir datos es seleccionar la celda correspondiente para que se convierta en celda activa, y a continuacin introducir en ella los datos -texto, nmeros, frmulas,...mediante el teclado o haciendo Pegar de una seleccin previamente almacenada. Los datos introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la Barra de Frmulas. Estos datos pueden ser editados -borrar e insertar caracteres, sustituir texto, etc.- de la forma habitual en todas las aplicaciones de Windows. Para desplazarse sobre el texto introducido puede utilizarse el ratn o las flechas del teclado. Tambin la seleccin de una parte del texto se hace del modo habitual. Los datos se terminan de introducir clicando sobre el botn de validar en la Barra de Formulas, pulsando Enter, o simplemente cambiando de celda activa con las flechas del teclado. Recurdese que pueden introducirse los mismos datos y/o formatos en varias hojas de clculo simultneamente, tenindolas seleccionadas todas ellas al mismo tiempo. Las celdas seleccionadas se distinguen porque adquieren color oscuro. Como ya se ha dicho, la seleccin de celdas puede emplearse tambin para introducir datos en un conjunto de celdas de una hoja de clculo. Cuando una zona de la hoja est seleccionada, los datos que se teclean se introducen en la celda activa de dicha zona. Cada vez que se pulsa Intro, la celda activa se traslada de modo automtico a la celda siguiente de la seleccin. Las zonas rectangulares se recorren primero por columnas y luego por filas. Cuando se termina de recorrer toda la seleccin, si se pulsa Intro vuelve a comenzarse otra vez por la primera celda.
10 INSERCIN DE COMENTARIOS.
En Microsoft Office Excel le permite agregar una nota a una celda insertando un comentario. Los comentarios permanecen ocultos (si as lo desea) y presentan una pequea esquina de color rojo en la parte superior derecha de la celda, cuando el cursor se posiciona sobre la celda el comentario aparece y desaparece al retirar el puntero de la celda. Puede modificar el texto de los comentarios y eliminar los comentarios que ya no necesite. Utilice las opciones Nuevo, Modificar, Eliminar, Mostrar todos los comentarios del grupo Comentarios de la ficha Revisin. Para agregar un comentario haga lo siguiente: 1. Haga clic en la celda a la que desea agregar el comentario. 2. En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Nuevo comentario.
Este cuadro de dialogo se puede obtener tambin dando clic derecho sobre cualquier celda y elegir eliminar. Tambin; utilizando el men contextual al dar clic derecho sobre la fila o columna titulo, se selecciona la opcin Eliminar, el cambio es inmediato.
13 FORMATO DE DATOS
Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los nmeros y el texto contenido en las celdas de datos, as como el tamao de las propias celdas, de forma que pueden conseguirse presentaciones de verdadera calidad. A continuacin se describen algunas de estas posibilidades. Las siguientes opciones las encuentra en la ficha Inicio en la Cinta de Opciones.
Grupo Fuente
-Botones de negrita, itlica y subrayado: Permiten cambiar el formato de textos y nmeros en la forma habitual de estas opciones. - Botn de Bordes: Permite generar cuadros con las celdas del programa, para ello se seleccionan las celdas a recuadrar y se selecciona la opcin de este botn deseada pudiendo recuadrarse toda o solo uno de los laterales con lnea simple, doble o gruesa. - -Botn de Relleno: Permite rellenar las celdas con color, con ello se puede lograr destacar ciertas casillas que se consideren ms importantes. - Color de fuente: Permite la eleccin del color con el que se va a escribir entre una gran gama cromtica. Alineacin. - Botones de alineacin: Permiten centrar o alinear textos y nmeros por la izquierda o por la derecha de las celdas. Por defecto Excel alinea el texto por la izquierda y los nmeros por la derecha. El cuarto botn se llama Centrar y permite centrar el texto de una celda a lo ancho de una seleccin de celdas. - Orientacin: Gira el texto a un ngulo diagonal, o a una orientacin vertical.
10
- Formato de Nmero: Permiten controlar formatos de uso habitual, tales como los smbolos para unidades monetarias, el formato de porcentaje (%), o el aumento o disminucin de cifras decimales.
- Combinar y centrar: Une las celdas seleccionadas en una celda de mayor tamao y centra el contenido en la nueva celda. Generalmente se utiliza para crear etiquetas que abarcan varias columnas. - Ajustar Texto: Hace que todo el contenido sea visible dentro de una misma celda mostrndolo en varias lneas.
Recuerde que tiene que hacer clic en la pequea flecha diagonal que se encuentra en la esquina inferior derecha del grupo, el iniciador de cuadros de dilogo, si no ve opciones que est acostumbrado a utilizar en Excel. Por ejemplo dentro del grupo Nmero puede determinar varias caractersticas a la vez. : Nmero, alineacin, fuente, tramas y bordes (figura
abajo).
11
una celda, a lo ancho de varias celdas horizontales previamente seleccionadas. La pestaa de fuente nos permite establecer las propiedades del texto en las celdas seleccionadas tales como: tipo de letra, estilo, tamao, color, efectos de subrayado, tachado y superndice. La pestaa Bordes nos permite establecer lneas con un estilo y color especial para aplicar a la(s) celdas seleccionadas. Este comando es muy til al momento de crear tablas. Podemos utilizar el men contextual o botones desde la ficha Inicio Con la opcin Tramas podemos establecer el color de relleno de las celdas seleccionadas. No olvide que estas y otras opciones de formato las puede activar cuando se seleccionan una serie de celdas y se clica con el botn derecho del mouse aparece el men contextual. Este men est orientado a cambiar los formatos y a hacer operaciones de edicin (cortar, pegar, copiar, insertar, eliminar, formato, hipervnculo).
12
Dar Formato como tabla Excel nos proporciona formatos ya establecidos con lneas, estilos de letras, colores de rellenos etc. que podemos utilizar simplemente al realizar al elegir Dar formato como tabla, del grupo Estilos de la ficha Inicio. Elija primero el grupo de celdas, luego elija el estilo. Cuando se aplica el estilo ver que en la parte superior se muestran filtros en cada columna. Estos le permiten ordenar los datos, puede desactivarlos a travs de la ficha Datos en el grupo Ordenar y Filtrar. Con el botn Filtro puede activarlos y desactivarlos para cada tabla.
14
BORRADO DE CELDAS
Una forma de borrado muy particular la encontramos en la ficha Inicio en el grupo Modificar la opcin Borrar, al desplegar la opcin encontramos cuatro subopciones, Seleccione la zona a borrar y luego elija la opcin.
13
Establezca las columnas por las cuales sern ordenados, el tipo y el criterio de ordenacin. Excel puede usar diferentes campos como criterios para la ordenacin de la lista. Cada uno de ellos se especifica en las diferentes opciones para criterios que aparecen en los cuadros desplegables. Puede usar directamente los botones de ordenar de la Z-A o la A-Z para establecerlo de forma Ascendente y Descendente determinan en qu sentido se va a realizar la ordenacin: ascendente (de la A a la Z) o descendente (de la Z a la A). Las celdas en blanco siempre son las ltimas, independientemente del orden que se haya seleccionado. La opcin de Filtrar y Ordenar tambin puede encontrarlo en la ficha Inicio.
14
15
17
REFERENCIAS Y NOMBRES
Las referencias a celdas se utilizan para referirse al contenido de una celda o grupo de celdas. El uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de una hoja de clculo para realizar determinados clculos. Una celda se referencia siempre por su identificador de columna -una letra o conjunto de 3 letras- y de fila -un nmero-. Por ejemplo, la celda A21 es la que se encuentra en la interseccin de la fila 21 con la columna A. Ing. Meyvelin Romero 16
17
18.1.1
Operadores aritmticos
Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos. Operador aritmtico + (signo ms) - (signo menos) * (asterisco) / (barra oblicua) Significado (Ejemplo) Suma (3+3) Resta (3-1) Negacin (-1) Multiplicacin (3*3) Divisin (3/3)
18
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparacin Significado (Ejemplo) = (signo igual) >(signo mayor que) <(signo menor que) Igual a (A1=B1) Mayor que (A1>B1) Menor que (A1<B1)
>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1) <= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1) <>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)
18.1.3
Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador texto & comercial) de Significado (Ejemplo) ("y" Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte")
18.1.4
Operadores de referencia
Combinan rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores. Operador referencia : (dos puntos) de Significado (Ejemplo) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas (B5:B15)
; (punto y coma) o , Operador de unin que combina varias referencias en una sola (coma) (SUMA(B5:B15;D5:D15)) (espacio) Operador de interseccin que genera una referencia a celdas comunes
19
18.2Prioridad de operadores
Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuacin. Si una frmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha. Operador : (dos puntos) (un solo espacio) , (coma) % ^ *y/ +y& = < > <= >= <> Negacin (como en -1) Porcentaje Exponenciacin Multiplicacin y divisin Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenacin) Comparacin Descripcin Operadores de referencia
18.3Uso de parntesis
Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3 Ing. Meyvelin Romero 20
19
La introduccin de una frmula en Excel se puede hacer tanto en la barra de fmulas como en la propia celda. La frmula debe empezar con un signo igual (=). A continuacin, la frmula se ir construyendo paso a paso utilizando valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nombres. Para introducir una frmula en una celda o en la barra de frmulas, se pueden seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar con el ratn la celda donde desea que aparezca el resultado del clculo. 2. Comenzar tecleando el signo igual (=). De esta forma Excel sabe que lo que se va a introducir en la celda activa es una frmula. 3. Teclear valores numricos, referencias a celdas, funciones o nombres, todos ellos separados por los correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *, /). 4. Terminar la introduccin de la frmula pulsando Enter.
19.1ASISTENTE DE FUNCIONES
La mayora de las funciones pueden necesitar uno o ms argumentos. Si la funcin contiene ms de un argumento, stos han de ir separados por el carcter punto y coma (;). Al escribir una funcin no se han de incluir espacios en blanco, a no ser que dichos espacios vayan entre comillas. Para facilitar la comprensin del significado de palabras separadas, se puede incluir un guin o subrayado, como por ejemplo en num_caract. A primera vista el uso de funciones puede parecer difcil, especialmente por las diversas posibles formas disponibles de argumentos. El Asistente de Funciones facilita este trabajo y sirve de gua a travs de todo el proceso de introduccin de una funcin y proporciona una breve explicacin tanto de la funcin como de cada uno de sus argumentos. Para insertar una funcin con sus argumentos en una hoja de clculo se puede seguir el siguiente proceso: 1. Seleccionar la celda en la que desee introducir la funcin (celda activa). 2. Hacer clic sobre el botn Asistente de Funciones (puede ser el botn de la barra de Frmulas o el botn de la ficha Frmulas) para mostrar un cuadro de dilogo. En este cuadro de dilogo se debe elegir la funcin que se desea utilizar seleccionando de las distintas categoras de funciones disponibles en Excel. Estas categoras clasifican el gran nmero de funciones disponibles en grupos ms reducidos. Excel muestra tambin una lista de las funciones utilizadas recientemente. Si la funcin deseada no aparece entre las recientemente utilizadas y
21
Los grupos de funciones que hay disponibles son los siguientes: Funciones ms recientemente utilizadas (Usadas recientemente) Coleccin de usadas con anterioridad, para llamar a una de estas no es necesario clicar en el botn de la derecha, es suficiente seleccionar la casilla, pulsar el smbolo igual ( ) y obtenemos un desplegable a la izquierda de la barra de frmulas con estas funciones. Todas las funciones disponibles (Todas) Coleccin de todas las funciones disponibles por el programa que son un total de 207 ordenadas por orden alfabtico. Funciones Financieras (Financieras) Funciones cuya principal aplicacin son las finanzas, contabilidad, balances... dentro de estas destacamos el pago, tasa de intereses, depreciacin de un bien... Funciones para manejo de fechas y horas (Fecha & hora) Funciones tales como da, mes, ao... cuyo manejo facilita la introduccin de fechas
22
19.2BIBLIOTECA DE FUNCIONES Se ha creado en esta versin de Excel 2007 un pequeo grupo llamado Biblioteca para Funciones que se accede desde la ficha Frmulas. Este grupo contiene comandos rpidos de varias funciones que se encuentran dentro de las categoras ms populares, adems contiene el asistente para funciones. Es otra alternativa para hacer uso de las funciones.
23
20 EDICIN DE FUNCIONES
Despus de haber introducido funciones en una frmula, existe la posibilidad de modificarlas o editarlas. Se puede volver a usar para ello el Asistente de Funciones o bien se puede editarlas manualmente. Para editar las funciones usando el Asistente de Funciones se pueden seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar la celda que contiene la funcin. 2. Hacer clic en el botn . Aparecer el Asistente de Funciones mostrando la funcin. 3. Cambiar los argumentos que se desee en la funcin. 4. Cuando se acaben de realizar los cambios, clicar en Aceptar. Para editar funciones manualmente se puede proceder del siguiente modo: 1. Seleccionar la celda que contiene la frmula (celda activa). 2. Pulsar F2 para editar en la barra de frmulas o bien hacer clic sobre dicha barra para insertar el cursor en el lugar adecuado. 3. Elegir el argumento o trmino de la frmula que se desee modificar. 4. Introducir el nuevo argumento o modificar el anterior tecleando, arrastrando, pegando un nombre o insertando una funcin. 5. Terminar haciendo clic en OK o dando Enter
21
En muchas ocasiones interesa proteger contra escritura toda una hoja de clculo o al menos ciertas celdas de ella, de forma que sea imposible el borrar o cambiar accidentalmente la informacin de dichas celdas. En otras ocasiones puede interesar ocultar las frmulas con las que se han calculado los valores mostrados en algunas celdas. Excel dispone de varias formas de proteger la informacin contenida en un libro de trabajo. Una primera forma de proteger un documento es declararlo como Solo lectura. Un documento Solo lectura puede leerse pero no modificarse. Si voluntaria o accidentalmente se ejecuta el comando Guardar, el ordenador pide un nombre diferente para almacenar el
24
22
Excel puede crear grficos a partir de datos previamente seleccionados en una hoja de clculo. El usuario puede incrustar un grfico en una hoja de clculo, o crear el grfico en una hoja especial para grficos. En cada caso el grfico queda vinculado a los datos a partir de los cuales fue creado, por lo que si en algn momento los datos cambian, el grfico se actualizar de forma automtica.
25
Ficha Diseo
En esta ficha tiene la opcin de cambiar el tipo de grfico, cambiar los datos origen, cambiar el diseo del grfico, elegir un estilo de grfico e inclusive cambiar la ubicacin de este.
Ficha Presentacin
Con esta ficha usted podr cambiar el formato del rea del grfico, del los ejes, leyenda y serie. Tambin podr establecer las etiquetas de los rtulos, ttulos y tabla; controlar los ejes y lneas de la cuadricula
Ficha Formato
Encontrar la forma de utilizar algunos de los estilos de forma y para texto preestablecidos para cada tipo de grfico.
26
Tambin puede hacer uso de las opciones que encuentra en el men contextual cuando de clic derecho sobre el grfico.
27