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Excel XP v.2
Sumario
Excel XP
El Primer Contacto
La primera planilla
Qu realizamos con Excel Iniciando el programa La Ventana de Excel Libro de trabajo, planilla, celda. Especificaciones y lmites de Excel Entrada de Datos en una planilla Valores Constantes, Frmulas y Funciones Obteniendo ayuda Guardando un Libro Abriendo un Libro Nuevo Libro Modos de visualizacin Seleccin Cortar, copiar y pegar Moviendo datos por arrastre Insertando filas y columnas El digitado y el exhibido Formateo de valores Texto Alineacin Fuente Bordes Patrn de rellenado - Tramas Formateo de columnas Formateo de planillas Autoformato Dibujos Operadores matemticos Escritura correcta de frmulas Insertando funciones en una frmula Suma Promedio aritmtico Funcin SI Copiando frmulas Uso de dos puntos y de punto y coma Referencia absoluta y relativa Etapas de creacin de un grfico Formateando el grfico Editando el grfico
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5 5 6 7 9 9 10 10 17 19 20 20 22 23 23 24 26 27 29 30 31 31 32 33 34 35 36 42 42 43 44 44 46 48 49 49 52 56 62
64 67
63 64 67 67 68 71 73 75 75 78 81 84 87
Complementos
Deshacer y repetir Buscar y reemplazar Proteccin de datos Combinar celdas Comentarios Formateo con pincel Secuencias y listas Operaciones con fechas y horas Inmovilizacin de paneles Divisin de ventana Barras de herramientas
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Formateando planillas
25
89 102
Frmulas y Funciones
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Grficos
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El Primer Contacto
En este primer contacto vamos a saber que realmente podemos hacer con Excel, conocer los elementos de su ventanas, men y aprender los conceptos bsicos de trabajo con planillas electrnicas.
Excel hace parte del paquete Office de la Microsoft que es actualmente el software de planilla electrnica ms popular del mercado. La planilla electrnica agiliza mucho las tareas que envuelven clculos, operaciones, segn las pesquisas de mercado es el aplicativo ms utilizado en los escritorios del mundo entero.
Iniciando el programa
Excel puede ser iniciado como cualquier otro programa del ambiente Windows. La manera ms comn es usar el icono del men Todos los programas. Hacemos as:
1.
Windows permite iniciar un programa de otros modos, como por ejemplo; a travs del comando Ejecutar o los iconos de acceso directo.
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La Ventana de Excel
Si observamos otros softwares del paquete Office de la Microsoft vamos a ver que la ventana de Excel tiene semejanzas como las ventanas de Word, de PowerPoint, o de Outlook. En una configuracin padrn (estndar) encontraremos los siguientes tems como, barra de titulo, barra de mens, barra de herramientas estndar, barra de formato, barra de frmula, barra de datos, rea de la planilla, filas, columnas, nombre de hojas, etc.
Barra de ttulo:
Contiene el men
Control,
Barra de men:
Exhibe los men: Archivo, Edicin, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos,
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Barra de herramientas padrn: Contiene botones para los comandos ms usados de Excel.
Barra de Formato:
planilla.
Barra de frmulas:
ella fue digitada, que en muchos casos es diferente de lo que es exhibido en la planilla.
rpida y sencilla, pudiendo visualizar las Celdas que estn fuera del campo de la visin.
Note:
minimizar, maximizar
cerrar
aparecen dos veces en el rea de trabajo de Excel. Los botones que quedan en la barra de titulo (en la parte superior) actan sobre Excel y los botones que estn en la barra de Men o en el rea de trabajo actan sobre la hoja de trabajo activa (Fig. 2).
Figura 2 Botones repetidos
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Hoja:
RAM disponible en el computador (el nmero predeterminado es de 3 hojas, usted puede cambiar este nmero mnimo). Esta denominacin se da as a la zona donde estamos trabajando. Cada hoja tiene un nombre identificativo que podemos cambiar. Los nombres de las hojas se pueden observar en la zona inferior de la pantalla (Fig. 3).
Celda Activa:
introduciremos los datos, sean estos nmero, letras o funciones especficas de Excel.
Columna:
se nombran de la
a la
llegar a la AZ. Seguidamente, comenzara la BA, BB, y as hasta la ltima columna que es la IV.
Fila:
dispuestas en forma horizontal, se numeran desde la 1 hasta la 16.384 que es la ltima. Indica la referencia de la celda que esta activa (Fig. 4).
Indica que el
puntero del Mouse est ejecutando una tarea. El puntero del Mouse aparece en diferentes formatos. Los punteros pueden indicar un pedido de tiempo hasta terminar la tarea, pueden indicar un modo de edicin, etc.
Campo de Entrada de datos: Rango:
Figura 4 Referencia de Celda Activa C4
grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas por ejemplo
que va desde la A1 hasta la A5 se reflejara con el siguiente nombre: A1:A5. El nombre de un rango siempre har referencia a la primera y a la ltima celda seleccionada. Observa en las siguientes figuras algunos ejemplos de rangos (Fig. 5):
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Rango A1:A5
Figura 5 Rangos
Rango B1:C4
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Para introducir el valor en la celda puedes se hace clic sobre la celda en que ser mantenido la informacin, luego se digita el dato y para finalizar se utiliza cualquiera de los 3 mtodos:
1- INTRO o ENTER:
ser la que se encuentra justo por debajo. O sea, si estas introduciendo informacin en la celda y luego presionar la tecla Enter, la celda seleccionada y lista para digitar pasa a ser la B3.
2- TECLAS DE MOVIMIENTOS:
celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha (vea ms en teclas de Movimientos).
3- TAB:
Se vlida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa pasar a ser la
es decir una secuencia de datos formadas por valores constantes, referencias a otras
celdas, nombre, funciones, u operadores matemticos. Las frmulas dan el poder de clculo a las planillas electrnicas. Usted inserta frmulas en una celda comenzando la lnea con una signo de igual =. Las frmulas pueden buscar datos en otras celdas para calcular un resultado. Por ejemplo: si usted quiere exhibir en la celda A3 la suma de los valores colocados en las celdas A1 y A2, digite en la celda A3 la frmula =A1+A2.
Funciones:
Una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un valor o
valores, realiza unos clculos y devuelve un resultado. En muchos casos, usted monta una frmula usando las cuatro operaciones bsicas de Matemtica. Para los clculos ms elaborados Excel tiene una coleccin de funciones listas para liberar al usuario de tener que romperse la cabeza con procedimientos complejos. Funciones son procedimientos que Excel utiliza en las frmulas. Son ejemplos de funciones: clculo de promedio, operaciones matemticas avanzadas, clculo de intereses, pruebas lgicas, clculos estadsticos, etc.
Obteniendo ayuda
Hay varios caminos para conseguir ayuda sobre el funcionamiento de Excel. Usted puede usar la documentacin disponible en el computador, recurrir a materiales impresos y digitales o buscar ayuda en la Internet.
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El Asistente de Office
El Asistente de Office (Fig. 8) es un servicio de ayuda, representado por un instructor divertido. Usted va a encontrarlo en todos los programas del paquete. El Asistente queda
Figura 8 Asistente de Office
observando lo que usted hace. Cuando l tiene alguna sugerencia sobre lo que usted est haciendo se enciende una lmpara en la cabeza del Asistente. El estndar de Office es trabajar con el Asistente activo. l aparece cuando Excel es iniciado. Si usted no quiere iniciar con el Asistente activo, haga clic sobre l y escoja el botn opciones. Entonces desmarque Mostrar sugerencia al inicio.
Cuando usted hace clic sobre el Asistente el abre un globo de dilogo con varias opciones de consulta relacionadas a lo que usted est haciendo. Haga clic en una opcin, o entonces, digite una pregunta en el campo
Qu desea hacer?
verificar el texto digitado buscando palabras llaves (que sean similares). A partir de las palabras llave encontradas l ofrecer opciones de ayuda.
Use tambin el botn Ayuda de Excel de la barra estndar.
En ciertos momentos el Asistente puede volverse incmodo. Para removerlo de la pantalla haga clic en el comando
Ocultar el ayudante de Office
del men
Ayuda.
Usted podr
traerlo de vuelta a cualquier momento. Basta retornar al men Ayuda y hacer clic en la opcin Mostrar el ayudante de Office. Recurdese que la utilizacin del Ayudante consume memoria y eso deja al computador ms lento.
Qu es esto?
El botn
Qu es esto?
explicar el funcionamiento de los elementos de un cuadro de dilogo. Si usted quiere saber, por ejemplo, lo que hace un botn del cuadro de dilogo haga as:
1.
Qu es esto?
2.
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3. 4.
Surgir una etiqueta de texto explicando la funcin del tem clicado. Despus de leer la etiqueta haga clic en cualquier lugar da la pantalla para continuar trabajando.
En la Internet
Haga clic en Ayuda y en Office en el Web. Si el computador estuviere conectado a Internet ser abierto una direccin da la Microsoft sobre el Office.
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La primera planilla
En este captulo vamos crear una planilla simple para mostrar el funcionamiento bsico de Excel. No vamos a preocuparnos en este momento con detalles de formateo o con recursos ms sofisticados.
EJEMPLO: CONTROL DE GASTO DOMSTI CO
Vamos crear una planilla para el control de gasto domstico. Haremos as: crearemos una tabla con los siguientes campos: Fecha, Descripcin, Dbito, Crdito y Saldo. En la parte de arriba de la tabla colocaremos un ttulo y en la parte de abajo colocaremos dos valores totales: al total de dbitos del mes y al total de crditos. Con esta planilla usted podr controlar su caja domstica o su cuenta bancaria, por ejemplo. Pero ya que el objetivo de las planillas electrnicas es simplificar nuestra vida dejaremos a los cuidados de Excel todos los clculos. Esta es la diferencia entre una simple tabla y una planilla. La planilla calcula. Vamos comenzar.
1. 2. 3. 4.
Inicie Excel con un libro nuevo. Haga clic en la gua de la Hoja 1 para dejarla activa. Haga clic en la celda A1 para dejarla activa. Digite el ttulo da la planilla en la celda A1: Control de Gastos Domstico 2004.
Nota:
usted puede digitar un texto largo en una celda. El texto va avanzar sobre las
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Figura 11. Ejemplo de datos que avanzan sobre las otras celdas
4.
Continuando con la planilla que usted est creando haga clic en la celda A3 para dejarla activa. Digite en ella el texto: Fecha.
5. 6.
Haga clic en la celda B3 para dejarla activa. Digite en ella al texto: Descripcin. Repita el procedimiento en las celdas C3, D3 y E3, digitando en cada uno los textos:
Crdito, Dbito y Saldo, respectivamente.
7.
digit. Es posible configurar el modo como fechas sern exhibidas. Usted aprender eso ms adelante. Haga clic en la celda B4. Digite: Saldo anterior. Haga clic en la celda E4. Digite el saldo de la cuenta corriente en el inicio del mes. Por ejemplo: 120.000
10.
8. 9.
Ahora usted puede hacer el lanzamiento de los dbitos y crditos del mes. Use la columna A para las fechas y la columna B para describir el lanzamiento. Si el lanzamiento fuera un crdito (ganancia o entrada), digite el valor en la columna C y si fuera un dbito (gasto o salida) digite en la columna D.
11.
En la columna E, de los saldos, no digitaremos valores. Usaremos frmulas, para que Excel calcule al saldo automticamente. En la celda E5 digite: =E4+C5-D5.
12.
En las celdas E6, E7, E8, etc. usted tambin digitar frmulas. En la celda E6 digite
=E5+C6-D6.
En la celda E7 digite
=E6+C7-D7.
misma lgica.
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13.
Vamos ahora calcular el total de crditos del mes. Usaremos la funcin SUMA de Excel. Digamos que usted hizo diez entradas en su control de cuenta corriente. Haga clic en la celda C13 y digite: =SUMA(C5:C12). En la celda C13 usted tendr el total de crditos del mes.
14.
Para calcular el total de dbitos del mes usaremos nuevamente la funcin SUMA. Haga clic en la celda D13 y digite =SUMA(D6:D12).
Listo. Su primera planilla est creada (Fig. 12). Si usted no entendi alguna etapa del proceso no se preocupe, ms adelante veremos con detalles las operaciones que ejecutamos y los medios de mejorar la planilla.
Guardando un Libro
Para guardar un Libro por la primera vez usamos el comando Guardar... Haga as:
1.
2.
En el campo
Guardar como
archivar (proceso de guardar un documento que est en la RAM de la computadora en un medio de almacenamiento, llmese Disco Duro, Disquete, etc.) su documento. Generalmente Excel est configurado para usar la Carpeta
Mis Documentos
como
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En el campo
Nombre de archivo
que Excel d una sugestin del nombre por defecto. Sino le gusta guarde con el nombre
ControlGastosDomestico2004.
4.
En el campo Guardar como tipo usted debe escoger el formato en que ser grabado el archivo. La opcin Libro de Microsoft Excel es la seleccin ms comn para este campo.
5.
Guardando alteraciones:
por primera vez queda ms simples grabar las alteraciones. Basta hacer clic en el comando
Guardar
del men
Ctrl.+G.
Recurdese
que la versin modificada sustituye la versin anterior. En otras palabras al guardar en la segunda oportunidad es como si no sucediera nada no aparece el cuadro de dilogo y no nos pide el nombre y la ubicacin del documento nuevamente todo eso se hizo anteriormente y lo nico que tiene que hacer el sistema operativo es guardarlo con la misma caracterstica anterior el mismo nombre, la misma ubicacin y en la misma unidad.
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Abriendo un Libro
Use tambin el botn Abrir de la barra estndar.
2. 1.
Para abrir Libros grabados haga as: En el men Archivo seleccione Abrir... Surgir la caja de dilogo Abrir (Fig. 14). En el campo
Buscar en:
En el campo
Nombre de archivo
En el campo Tipo de archivo usted puede escoger que tipo de archivos aparecern en el
rea de contenidos.
5.
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Nuevo Libro
Use tambin el botn Nuevo de la barra estndar.
Al iniciar Excel, un nuevo Libro en blanco es creado automticamente. Este libro sigue el modelo estndar de Excel. A cualquier momento, adems, es posible crear nuevos Libros. Como Excel es un aplicativo de ventanas mltiples usted puede tenerse ms de un libro abierto simultneamente.
Haga clic en
Archivo
y en
Nuevo...
Surgir el Panel de
Haga clic en el link Plantillas generales.... Si usted no tiene un modelo definido en mente seleccione el modelo estndar llamado Libro que aparece en la ficha General.
3.
Excel va a crear un libro basado en el modelo que usted escogi. Modelos son archivos parcialmente montados que sirven de base para Excel crear nuevos archivos. Hablaremos sobre modelos ms adelante.
Figura 15 Panel de tareas
Modos de visualizacin
Excel tiene varios modos de exhibir los datos de una planilla. Veamos cuales son y cuando usarlos. Los modos de visualizacin son escogidos en el men Exhibir.
Normal
El modo normal es ideal para trabajar en su planilla. El exhibe la planilla como una grande tabla.
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Zoom
Use tambin la lista de Zoom de la barra estndar.
El comando zoom controla el alejamiento o proximidad con que las celdas son exhibidas en la pantalla. El comando zoom imita las lentes fotogrficas zoom que aproximan o alejan los objetos de nuestros ojos. Use un porcentaje de zoom confortable para usted, pero recurdese: el tamao de los objetos en la pantalla no es necesariamente el tamao con que el objeto ser impreso.
Pantalla completa
La opcin Pantalla completa oculta buena parte de los elementos de la ventana de Excel permitiendo que el rea de la planilla quede lo ms amplio posible.
Nota
queda oculta. Para accederla teclee CTRL + ESC. Para salir del modo Pantalla completa vaya al men nuevamente sobre el botn fluctuante desactivarlo o cerrarlo. y haga un clic para
Ver
Pantalla
completa
Visualizacin de impresin
Este modo permite ver como quedar la planilla a ser enviada a la impresora. Para accederlo vaya al men Archivo y haga clic en Vista preliminar.
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Seleccin
Antes de ejecutar un comando en Excel necesitamos definir cuales celdas sern alcanzadas por los efectos del comando. Una celda seleccionada queda realzada para diferenciarse de las otras celdas. Hay varias maneras de seleccionar en Excel. Para seleccionar:
Una celda: Haga clic en la celda o digite el nombre de la celda en el Cuadro de nombres (Fig.
Una lnea:
trabajo de Excel;
Una columna:
trabajo de Excel;
Un grupo contino de celdas:
secuencia y despus siga presionando la tecla SHIFT en cuanto hace clic en la ltima celda del grupo;
Un grupo contino de lneas:
presionando la tecla SHIFT en cuanto hace clic en el nmero de la ltima lnea del grupo. Los nmeros de las lneas quedan en el lado izquierdo del rea de trabajo de Excel;
Un grupo contino de columnas:
presionando la tecla SHIFT en cuanto hace clic en la letra da la ltima columna del grupo. Las letras de las columnas quedan en el lado superior del rea de trabajo de Excel;
Un grupo cualquier de celdas, lneas o columnas:
clic en la primera celda y en seguida mantenga la tecla CTRL presionada en cuanto hace clic en las otras celdas, lneas o columnas del grupo.
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Usted usa las operaciones de cortar, copiar y pegar en Excel de modo semejante al usado en otros aplicativos (Word, PowerPoint, etc.). Para mover el contenido de una celda para otra posicin use los comandos
Cortar
(Ctrl+X) y
Pegar
posicin use Copiar (Ctrl+C) y Pegar (Ctrl.+V). Para mover datos haga as:
1. 2.
seleccione
Cortar.
Las celdas
seleccionadas quedan realzadas con un efecto animado de lneas en movimiento, parecen hormigas marchando (Fig. 17).
3. 4.
Seleccione las celdas que recibirn los datos recortados. En el men Edicin seleccione Pegar.
Nota: Excel mueve tambin el formato de la celda.
Seleccione las celdas que contienen los datos. En el men Edicin seleccione Copiar. Las celdas seleccionadas quedan realzadas con un efecto animado.
3. 4. 5.
Seleccione las celdas que recibirn los datos copiados. En el men Edicin seleccione Pegar. Si usted desea hacer ms copias seleccione otras celdas para recibir los datos copiados y use al comando Pegar.
6.
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Apunte
sobre
las
celdas
seleccionadas de modo que el puntero del mouse quede en la forma de flecha estndar.
3.
Arrastre el contenido de las celdas hasta el local de destino y suelte el botn del mouse.
Si la celda tiene algn formato (Negrita, subrayada, color, etc.) el mismo tambin es movido. Las frmulas tambin son movidas as como estn, sin perder la referencia a las otras celdas.
Seleccione la fila localizada abajo de donde usted quiere insertar una fila nueva. En el men Insertar seleccione filas.
Para insertar columnas adicionales el procedimiento es semejante. La columna nueva entra a la derecha de la columna seleccionada.
Nota
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Formateando planillas
Veamos como mejorar la apariencia de su planilla. Para eso estudiaremos las opciones del men Formato.
EJEMPLO: CONTROL DE RENDI MI ENTO ESCOLAR
Inicie Excel con un libro nuevo. Haga clic en la gua Hoja1 para dejarla activa. En la celda A1 digite el ttulo para la planilla: Notas bimestrales. En la celda A3 digite el texto Disciplinas. En la celda B3 digite 1 bimestre, en la celda C3 digite 2 bimestre, en la celda D3 digite 3 bimestre y en la celda E3 digite 4 bimestre.
6. 7.
En la celda F3 digite Media anual. Abajo de la celda A3 digite el nombre de las disciplinas. Por ejemplo: Castellano, Matemtica, Historia, etc...
8.
Digite las notas que el alumno tuvo durante el ao en cada bimestre. Use valores de 0 a 10, con una casa decimal. Por ejemplo: 7,5.
9.
En la columna de Media anual utilizaremos frmulas. La media anual es conseguida sumando las notas de los cuatro bimestres y dividiendo por 4. Para que Excel calcule la media anual del alumno en Castellano, digite en la celda F4 la frmula:
=(B4+C4+D4+E4)/4.
10.
En las dems disciplinas siga al mismo raciocinio que fue usado para calcular la media de Castellano.
Listo. Los textos, valores y frmulas fueron digitados y el trabajo est casi finalizado (Fig. 18). Ahora vamos guardar el Libro y ms tarde, haremos el formateo. Para guardar el Libro haga as:
1. 2. 3.
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Haga clic en Archivo y en el comando Guardar como... Digite un nombre para la planilla. Sugerimos Notas bimestrales. Seleccione una Carpeta para almacenar el archivo. Sugerimos la carpeta Mis Documentos.
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El Libro est guardado. Puede cerrarlo haciendo clic en el botn Cerrar. Ms tarde vamos dar formato a esta planilla.
El digitado y el exhibido
En la barra de frmulasel contenido de la celdaaparece de modoque fuedigitado.
Trabajando en Excel usted ver que muchas veces digitamos un valor y Excel lo exhibe de modo diferente de lo que fue digitado. Esta es una de las grandes ventajas de Excel. El usuario puede digitar valores de forma simplificada que Excel se encarga de hacer el formateo. Vea un ejemplo. Si usted digita nmeros en celdas formateadas para modelar el resultado es el siguiente:
Acostmbrese con la idea que Excel formatea lo que usted digita antes de exhibir en la celda. Vamos a ver en seguida como hacer el formato de valores.
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Formateo de valores
Formato de valores en Excel es definir como los nmeros digitados sern exhibidos en la celda. Para formatear los valores de una celda haga as:
1. 2.
y en
Celdas...
Formato de
3. 4. 5. 6.
Haga clic en la ficha Nmero. Seleccione una categora: General, nmero, moneda, fecha, hora, etc. Defina los detalles para aquella categora. Haga clic en OK.
Esta es la explicacin general, pero usted solo va comenzar a entender cuando conozca los detalles de cada categora. Por eso vamos hablar de las categoras principales separadamente.
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Categora General
Este es el formato que presenta menos diferencias entre lo digitado y lo exhibido. Cuando creamos una planilla nueva, generalmente todas las celdas estn formateadas en la categora general. Vea algunos ejemplos de valores formateados en la categora general.
Usted digita ... y Excel exhibe ...
En el se agrega casas decimales En el se agrega separador de miles En el se altera el separador de miles digitado En el se hace redondeo Se elimina los ceros a la derecha Se elimina los ceros a la izquierda Se alterara la exhibicin de fechas.
Categora nmero
La categora nmero es ideal para definir cuantas casas decimales sern exhibidas. Tambin podemos definir si el separador de miles ser exhibido y de que forma sern exhibidos los nmeros negativos. Vea los ejemplos. Definimos 4 casas decimales, con separador de miles y nmeros negativos identificados por el signo menos .
Usted digita y Excel exhibe
Categora Moneda
Esta categora es indicada para trabajo con dinero. Todo valor digitado en la celda ser interpretado como moneda. Generalmente el nmero de casas decimales es 2. El smbolo da moneda es definido para cada pas, algunos pases hacen uso de las casas decimales dentro de su moneda, EE.UU. es un ejemplo. Vamos a los ejemplos:
Usted digita ... y Excel exhibe ...
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Categora Fecha
Cuando una celda est formateada para fecha, todos los valores digitados en ella sern interpretados como fecha. Esto, a veces, nos lleva a resultados sorprendentes. Vamos escoger fechas en el formato: 10 marzo, 1998. Vea los ejemplos:
Usted digita ... y Excel exhibe ...
1/03
01 marzo, 2004
01/03/00
01 marzo, 2000
01/13/00
01/13/00
Como no existe mes 13 Excel no puede exhibir la fecha. El valor es tratado como si fuese texto.
32
01 febrero, 1900
Cuando escribimos apenas un nmero en una celda formateada para fecha Excel cuenta los das a partir de 01/Ene/1900. En este caso, 32 nos lleva al 32 da contado a partir de 1900, o sea 01/feb/1900.
Texto
Excel detecta automticamente cuando digitamos texto en una celda. Lo que necesitamos prestar atencin es en algunos casos particulares. Vamos hacer un resumen:
Usted digita ... y Excel trata como ... porque ...
Sin comentario Sin comentario Cuando valores y texto se mezclan, Excel trata todo como texto.
01/mar/00
Valor
Fechas son valores que pueden ser expresos como combinacin de nmeros y palabras.
123
texto
Cuando comenzamos un digitado con el apostrofe () Excel trata la informacin como texto, mismo que digitemos nmeros.
10/13/00
Texto
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Texto
Es importante saber que el texto no puede ser usado en frmulas o funciones. Por eso, cuando una frmula no est dando cierto verifique si el valor insertado no tiene algn error de presentacin. Excel puede estar tratndolo como texto.
Alineacin
Excel tiene varias opciones de alineacin de textos y valores de celda. Usted puede optar por alineacin izquierda, centrar o derecha. Si desea puede girar el texto para que l sea exhibido en forma vertical o inclinado. Para definir la alineacin de texto de la celda haga as:
1. 2. 3. 4.
Seleccione las celdas que sern formateadas. En el men Formato, seleccione Celdas... En el cuadro de dilogo Formato de celdas (Fig. 20) seleccione la ficha Alineacin. Defina las opciones de formateo y haga clic en OK.
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Fuente
Usted puede formatear la fuente de la celda. Lo importante es que la celda est rellenada con valores o con texto. Para formatear la fuente haga as:
1. 2. 3. 4.
Seleccione las celdas que sern formateadas. En el men Formato, seleccione Celdas... o presione las teclas Ctrl+1. En la caja de dilogo Formato de celdas (Fig. 21) seleccione la ficha Fuente. Defina las opciones de formateo y haga clic en Aceptar.
Bordes
Cuando trabajamos en el modo normal de Excel vemos las filas horizontales y verticales que separan las celdas. Estas filas no son impresas. Haga clic en Archivo y en Vista preliminar para ver como quedar al aspecto de la planilla en la impresora. Generalmente creamos filas horizontales y verticales para mejorar la presentacin de los datos impresos. Hacemos eso definiendo bordes para las celdas.
1.
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En el men Formato, seleccione Celdas... En el cuadro de dilogo Formato de celdas seleccione la ficha Bordes (Fig. 22). Defina las opciones de formateo y haga clic en Aceptar.
Formato de celdas
semejante al de los otros tems de formateo. No olvide de seleccionar las celdas primero.
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Formateo de columnas
El formateo de columna bsicamente trabaja con la largura de la columna. Para formatear una columna seleccione la columna o haga clic en una celda de la columna. En el men Formato, comando Columnas tenemos las siguientes opciones:
Ancho: permite digitar un ancho para las columnas seleccionadas (Fig. 24). Autoajustar a la seleccin:
Lo que hablamos sobre ancho de columnas es vlido tambin para ancho de filas.
Ocultar:
impresas, por ms que continan activas en la planilla. Este comando tiene varias utilidades como: ocultar columnas con informaciones auxiliares que no necesitan ser impresas o, entonces, reducir la cantidad de informacin visible en la pantalla para dejar el rea de trabajo ms limpia.
Mostrar:
Deshace la accin del comando ocultar. Primero seleccione las dos columnas
vecinas de la columna oculta. Por ejemplo: si la columna B est oculta, seleccione la A y la C. Luego seguida haga clic en el comando Mostrar.
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Ancho estndar:
alteradas.
Formateo de planillas
Un Libro de trabajo tiene varias hojas (sub-planillas). El estndar es iniciar un Libro nuevo con tres hojas nombradas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Otras planillas (hojas) pueden ser creadas, si necesario. El comando permite los siguientes ajustes:
Cambiar nombre: permite mudar el nombre de la hoja seleccionada.
Figura 25 Men formato comando Hojas
Hojas
del men
Formato
(Fig. 25)
Ocultar:
permanezca activa. Generalmente ocultamos planillas con informaciones auxiliares, de menor importancia o sigilosas.
Mostrar...:
Haga clic en el comando para escoger la planilla en la lista de planillas ocultas (Fig. 26).
Fondo...:
servir de fondo de la planilla. La imagen ser repetida para rellenar la pantalla, formando ladrillos.
Color de Etiqueta...:
Figura 26 Planillas ocultas
Otra forma de aplicar color a las etiquetas 1. Seleccione las hojas a las que desea aplicar color.
Cmo? Al introducir o cambiar datos, los cambios afectan a todas las hojas seleccionadas. Estos cambios pueden sustituir los datos en la hoja activa y otras hojas seleccionadas. Para seleccionar Haga esto: Una sola hoja Haga clic en la etiqueta de la hoja. Dos o ms hojas adyacentes Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones para desplazar etiquetas para verla y, a continuacin, haga clic en la etiqueta. Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS y haga clic en la etiqueta de la ltima hoja.
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Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuacin, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las etiquetas de las dems hojas. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) y, a continuacin, elija Seleccionar todas las hojas en el men contextual
Nota: Si las etiquetas de las hojas estn codificadas por color (Fig. 27), el nombre de la etiqueta de hoja quedar subrayado en un color especificado por el usuario al seleccionarlo. Si la etiqueta de hoja se muestra con un color de fondo, esto significa que no se ha seleccionado la hoja.
Para cancelar una seleccin de varias hojas en un libro, haga clic en cualquier hoja no seleccionada. Si no est visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la etiqueta de una hoja seleccionada. A continuacin, haga clic en Desagrupar hojas en el men contextual.
2.
Tambin puede hacer clic con el botn secundario en la etiqueta de hoja y, a continuacin, en Color de etiqueta.
3. Elija el color que desee y haga clic en Aceptar.
Autoformato
El Autoformato simplifica bastante al trabajo de formatear planillas. Usted selecciona un conjunto de celdas y escoge una opcin de auto formateo. Excel hace todos los ajustes de fuente, bordes, tramas, alineacin, etc., por usted. Para usar el auto formateo haga l0 siguiente:
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1.
2.
3.
En la caja de dilogo
Autoformato (Fig. 28)
El Autoformato es muy prctico, pero no se aplica a todos los casos. A veces, la nica solucin es el formato paso a paso.
Dibujos
La barra de dibujos de Excel permite colocar filas, flechas, cuadrados, crculos, cajas de texto, Wordart y ClipArt en la planilla. Con eso usted puede mejorar la apariencia de su trabajo. Un objeto de dibujo entra en la planilla en una camada arriba de las celdas. Los dibujos y imgenes no estn unidos a una celda en particular. Si el dibujo cubre una celda rellenada ella continua funcionando normalmente.
EJEMPLO: FORMATEANDO UNA PLANI LLA
En el men Archivo, haga clic en Abrir. En el campo Examinar seleccione la carpeta Mis Documentos o en la que usted guard su archivo puede ser su disquete .
3. 4.
Seleccione al archivo Notas bimestrales en la lista. Haga doble clic sobre el icono del archivo para abrirlo rpidamente o puede hacer clic sobre el botn Abrir.
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Seleccione la celda A1. En el men Archivo, seleccione la Fuente. Aumente la fuente del ttulo para Arial Negrito 12 puntos para obtener un destaque mayor.
3. 4. 5. 6.
Seleccione la lnea 3. En la caja de dilogo Fuente mude la fuente para Arial negrito. Seleccione las celdas con los nombres de las disciplinas. En la caja de dilogo Fuente mude la fuente para Times New Roman Negrito Itlico 12 puntos.
Seleccione las columnas A, B, C, D, E y F. Haga eso haciendo clic con el mouse en la letra A y arrastre el mouse hasta la letra F.
2.
En el men
Formato,
haga clic en
Columnas.
AutoAjustar a la seleccin.
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Nota que durante la seleccin las celdas quedan con un color destacado. Listo. Las columnas fueron ajustadas en la largura para exhibir todos los textos y valores digitados.
Formateo de nmeros
1. 2. 3.
Seleccione todas las celdas que contiene notas, inclusive las medias (Fig. 31). En el men Formato, haga clic en Celdas y en seguida en la ficha Nmero. Defina que los nmeros sern formateados en la categora nmero con una casa decimal apenas.
4.
Observe que las medias son redondeadas para la primera casa decimal (Fig. 32).
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Formateo de bordes
1. 2. 3. 4.
Seleccione las celdas de A3 hasta F10 En el men Formato clic en Celdas y en seguida en la ficha Bordes (Fig. 33). Defina que las celdas tendrn borde superior e inferior fina, inclusive internamente. Haga clic en Aceptar.
Formateo de tramas
1. 2. 3.
Seleccione las celdas A3 hasta F3 ttulos de las columnas (Fig. 34). En el men Formato haga clic en Celdas y en seguida en la ficha Tramas. Defina un color claro para las celdas y haga clic en Aceptar.
4. 5.
Seleccione las celdas A4 hasta A10 nombres de las disciplinas (Fig. 35). Retorne al cuadro de dilogo de Tramas y defina otro color claro para las celdas.
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Nombres de las
Listo. La planilla est formateada y con buena apariencia. Si desea haga clic en el men
Archivo y en Vista preliminar para ver como la planilla saldr impresa (Fig. 36).
Archivo/Guardar
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Frmulas y Funciones
En este captulo veremos como se trabaja con frmulas y funciones que son las herramientas que ms nos ayudan en los clculos repetitivos.
Operadores matemticos
Excel usa algunas convenciones de la Informtica y de la Matemtica para escribir frmulas. Los smbolos usados en las operaciones bsicas son:
Aritmticos
Son usados para las operaciones aritmticas bsicas
Operador + * / % ^ Nombre Signo de ms Signo de menos Asterisco Barra normal Signo de porcentaje Acento Circunflejo Operacin Adicin Substraccin Multiplicacin Divisin Porcentaje Exponente Digite en la celda =2+2 =3-2 =2*3 =4/2 =100*10% =2^3 Y Excel exhibe 4 1 6 2 10 8
De comparacin
Son utilizados para hacer comparacin de valores.
Operador = > < >= <= <> Nombre Signo de igual Signo de mayor que Signo de menor que Signo de mayor o igual que Signo de menor o igual que Signo de diferente Operacin Igualdad Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Diferencia EJEMPLO A1=A2 A1>A2 A1<A2 A1>=A2 A1<=A2 A1<>A2
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Uso de parntesis
En la Matemtica las frmulas pueden ser representadas en dos dimensiones. En Excel escribimos las frmulas colocando los caracteres en lnea, usando parntesis siempre que fuera necesario para definir el orden en que las operaciones sern ejecutadas. Vea los ejemplos:
Para calcular la frmula ... Digite en Excel ... =A1/A2+(A3-A4)/A5
A1 A3 A4 A2 A5 ( B 2 B3) * B 4 B5 B 6 1 C1 C2
=(B2-B3)*B4/(B5-B6)
=1-C1/C2
No costo mucho trabajo porque havia pocos nmeros envueltos. Pero imagine usar este mtodo para obtener el promedio de una lista con centenas de valores. En este caso debemos apelar para la funcin
PROMEDIO.
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La frmula arriba puede ser leda as: Promedio de los valores comprendidos en el intervalo de celdas que va de B4 hasta E4. Bien, ahora que sabemos que existen funciones en Excel para facilitar nuestra vida. Resta saber cuales son estas funciones y como escribirlas correctamente en una frmula. Excel tiene muchas funciones, cada una con sus particularidades. Es mejor comenzar por las ms usadas para despus, a los pocos, ir conociendo las dems funciones. Cada funcin tiene un modo correcto para ser escrito. Es lo que llamamos en Informtica de
sintaxis del comando.
Vamos ahora pasar al estudio de las funciones ms usadas: SUMA, PROMEDIO y SI.
Suma
La funcin SUMA es ptima para hacer la suma del contenido de varias celdas. Vea en el ejemplo siguiente la sintaxis de la funcin:
=SUMA(A3:A10).
Podemos leer la frmula as: Suma de los valores del intervalo que va de la celda A3 hasta la celda A10. Usted tambin puede insertar la funcin SUMA en una celda haciendo clic con el mouse, en el botn Autosuma. Haga as:
1. 2. 3.
Seleccione la celda donde ser insertada la funcin. Haga clic en el botn Autosuma de la barra estndar. Excel selecciona automticamente un intervalo de celdas prximo. Si usted acepta la sugestin concluya presionando ENTER.
4.
Para escoger un intervalo diferente haga clic en la primera celda y arrastre el puntero hasta la ltima celda del intervalo deseado. Las celdas seleccionadas quedarn realzadas con una moldura animada del tipo hormigas marchando.
5.
Presione ENTER. Excel escribe la frmula en la celda seleccionada basado en las informaciones dadas con los clics del mouse.
Promedio aritmtico
El clculo de promedio aritmtico es hecho por la funcin PROMEDIO. Esta funcin suma todos los valores de un intervalo y divide el resultado por el nmero de celdas del intervalo.
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Vamos ejemplificar la sintaxis de la funcin promedio. Para calcular el promedio de los valores del intervalo entre la celda A3 hasta la celda A10 escriba.
=PROMEDIO(A3:A10).
Una forma prctica de insertar funciones es usar el comando Funcin del men
Insertar.
Seleccione la celda donde ser insertada la funcin. Haga clic en el men 38).
Insertar
y en el comando
Funcin...
3.
Aceptar.
Por
Digite las informaciones necesarias para definir la funcin. Por ejemplo: la funcin PROMEDIO pide el intervalo de celdas. Digite el intervalo en el campo Nmero1. Ser algo como B4:E4 (Fig. 39).
5.
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Funcin SI
La funcin SI es del tipo lgica. Vamos estudiarla a travs de un ejemplo.
EJEMPLO: USANDO LA FUNCI N SI
Abra la planilla Notas Bimestrales y cree ms una columna en la tabla, al lado de promedio anual, con el ttulo Resultado (Fig. 40). Digamos que el promedio para aprobar sea 7,0. Excel escribir la palabra APROBADO en la columna Resultado si el promedio fuera mayor o igual a 7,0 mostrar la palabra EXAMEN si la nota fuera inferior la 7,0. Haremos eso con la funcin SI. La funcin SI envuelve tres informaciones, tambin llamadas argumentos. Veamos cuales son:
Prueba lgica Valor si verdadero Valor si falso Verificar si el promedio anual es igual o superior a 7,0 Escribir la palabra APROBADO. Escribir la palabra EXAMEN.
Figura 40 Ayudante de funcin
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1. 2. 3.
Seleccione la celda al lado de promedio anual de Castellano. Vaya al men Insertar y haga clic en el comando Funcin... En la caja de dilogo
Aceptar. Insertar funcin
4.
En la caja de dilogo de la funcin SI digite los valores de los tres argumentos que son prueba lgica, valor si verdadero y valor si falso. Vea en la figura como fueron digitados (Fig. 41).
5.
Repita la operacin para las otras celdas. Si usted no desea tener muyo trabajo vea el tema que viene a continuacin:
copiando frmulas.
alteraciones en la planilla. Vea como debe quedar el resultado final de la planilla (Fig. 42).
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Copiando frmulas
Use tambin los botones Copiar y Pegar de la barra estndar.
Vamos partir de un ejemplo: de la planilla Notas bimestrales. Nosotros digitamos la frmula para el clculo del promedio de Castellano: =PROMEDIO(B4:E4). Tenemos que digitar las frmulas de los promedios de Matemtica, Historia, Ciencias, etc. Las frmulas son casi iguales. En este caso podemos usar la copia de frmulas. Para copiar una frmula haga as:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Seleccione la celda que ser copiada. Haga clic en el men Edicin y en Copiar. Seleccione la celda para donde la frmula ser copiada. Haga clic en el men Edicin y en Pegar. Repita la operacin 4 para pegar la frmula en otras celdas. Presione ENTER para encerrar.
Nota: las copias de frmulas generalmente no son idnticas al original. Excel adapta
la frmula mudando la direccin de las celdas. Vea al ejemplo: En la celda F4 tenemos la frmula =PROMEDIO(B4:E4) Si copiamos la frmula de la celda F4 para otras celdas el resultado ser el siguiente: Copia en F5: Copia en F6: Copia en F7: =PROMEDIO(B5:E5) =PROMEDIO(B6:E6) =PROMEDIO(B7:E7)
Seleccione la celda que ser copiada. Apunte en los controladores de tamao que existe en la esquina inferior derecha de la celda. Repare que el puntero muda de forma cuando apuntamos para en los controladores de tamao de la celda.
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3.
Arrastre el a controladores de tamao para las celdas vecinas, seleccionando las celdas en las cuales usted quiere pegar el contenido.
4.
Suelte el botn del mouse. Listo el contenido de la celda fue copiado en las celdas vecinas.
A3:A10 puede ser ledo como intervalo de celdas entre A3 y A10, o sea, estn incluidas en el intervalo las celdas A3, A4, A5, A6, A7, A8, A9 y A10.
Leemos la frmula as: Suma de los valores de los intervalos de A3 hasta A6 y de A8 hasta A10. O sea, ser hecha la suma de los valores de A3, A4, A5, A6 y tambin de A8, A9 y A10.
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El si
ocurre
intentamos copiar esta frmula para las otras celdas. Copiando para la celda C5 el resultado ser
Figura 43 Planilla de precios
=B5*B12.
Como
no hay cotizacin de dlar en B12 la tabla saldr con error. En un caso de estos es mejor escribir $B$11 en vez de B11. El smbolo dlar hace con que la identificacin de la celda no se altere se movemos o copiamos la frmula. B8 es una referencia relativa. $B$8 es una referencia absoluta.
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Grficos
Con los datos de Excel podemos crear grficos para presentar mejor la informacin. En este captulo veremos como crear, formatear y editar grficos.
Con Excel creamos grficos de los ms variados tipos. Los grficos mejoran la visualizacin de los datos. Muchas veces, pasando los ojos en un grfico el lector consigue obtener una conclusin instantneamente.
Para crear grficos en Excel el primero paso ser digitar en una planilla los datos que servirn de base para el montaje del grfico (Fig. 44). Despus de digitar los datos podemos iniciar la creacin del grfico que es orientado por el
Asistente para grficos.
Figura 44 Planilla de Evolucin de la populacin paraguaya
Insertar
y en el comando
Grfico...
3.
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En la ficha
Rango,
En la ficha Serie (Fig. 46) quite la primera serie de datos, pues, ella se refiere a los aos y no queremos que ellos aparezcan como barras.
3. 4. 5. 6.
En el campo nombre de la serie digite Populacin. En el campo valores digite C5:C10, que es al rango de valores de populacin. En el campo Rtulos del eje X digite B5:C5, que es al rango de valores de aos. Haga clic en Siguiente.
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Digite un ttulo para el grfico (Fig. 47). En nuestro caso: Evolucin de la populacin paraguaya. Digite un ttulo para el eje horizontal. En nuestro ejemplo: Aos. Digite un ttulo para el eje vertical: En nuestro caso: Populacin en millones. En la ficha
Leyenda
Mostrar leyenda,
pues en nuestro
caso es desnecesaria.
5.
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Formateando el grfico
Despus de crear el grfico siempre aparecen detalles para ajustar. Es hora de formatear el grfico. El grfico es compuesto por varios elementos. Los principales son:
rea del grfico
rea de trazado
Son planos que quedan atrs de las barras En los ejes aparecen los valores del grfico Son filas auxiliares que forman una divisin en las paredes y facilitan la lectura de los datos
Son las barras en el grfico de barras La leyenda identifica las secuencias de datos
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Nota:
barras es formateado en forma diferente del grfico tipo circular o del tipo filas.
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rea de trazado
El rea de trazado es un cuadro menor que contiene todos los elementos del grfico menos al ttulo. Podemos moverla y redimensionarla. Bsicamente lo que podemos formatear en ella es el estndar de colores (Fig. 53). Para hacer eso seleccinela y con el men emergente seleccione Formato de rea de trazado... (Fig. 54).
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seleccione
Paredes
Ejes
Haga clic en uno de los ejes, horizontal o vertical, y en el men
seleccionado... Formato
seleccione
Eje
Ser posible formatear la fuente, la alineacin del texto, la escala del eje, etc. (Fig. 55).
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Serie de datos
Recuerde: otra forma de abrir es seleccionado una de las barras del grfico y presione el botn secundario (Fig. 56). Haga clic en una de las barras del grfico para formatear la serie de datos. En el men
Formato
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Lneas de divisin
Las filas de divisin dividen la pared del grfico en etapas. Sirven para auxiliar la lectura del grfico. Para formatearlas (Fig. 59) haga clic en una lnea de divisin y en el men Formato seleccione Lneas
de divisin...
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Observe la figura siguiente y compare con el grfico antes del formateo. Vea como el formato puede mejorar la apariencia de un grfico (Fig. 60).
Editando el grfico
Las veces que creamos y formateamos un grfico y solo ms tarde notamos que alguna informacin necesita ser cambiada. Con Excel, a cualquier momento, podemos alterar valores, ampliar datos, cambiar el tipo del grfico, cambiar los ttulos, etc. Si un valor del grfico necesita ser cambiado, basta digitar el nuevo valor en la planilla base del grfico. Alteraciones hechas en los valores de la planilla alteran inmediatamente el grfico. Para modificar un grfico, seleccione el rea del grfico. Nota que surge en la barra de mens de Excel el tem
Grfico.
Dados de origen
Con este comando podemos mudar los intervalos de la planilla base que alimentan el grfico con informaciones
Con este comando alteramos los ttulos, leyenda, rtulos, etc. Para alterar el local donde el grfico es insertado. Altera la apariencia de grficos tridimensionales.
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Gerenciando datos
En este captulo veremos como gerenciar volmenes grandes de informacin clasificando, filtrando, resumiendo y analizando datos.
Vamos ejemplificar el gerenciamento de datos con los datos de la planilla siguiente:
Ordenacin
En Excel no es necesario preocupar se con el orden que digitamos las listas de datos. Excel tiene la herramienta de ordenacin para ayudarnos.
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Vamos clasificar la planilla Precios de automviles de la siguiente manera: vamos organizar los autos por marca y por precio, comenzando por el auto ms caro de cada marca. Haga as:
1.
2.
cuadro de dilogo
Ordenar (Fig. 64).
Figura 63 Intervalo seleccionado
3.
En el campo Ordenar por seleccione la columna Marca y orden Ascendente. De este modo Excel va reorganizar las filas para que los autos de la misma marca queden juntos.
4.
En el campo columna
Luego por
seleccione la y orden
Precio
(Gs.)
Descendente. De este modo, despus de organizar por marca Excel va organizar por el precio, comenzando
Figura 64 Caja de dilogo Ordenar
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Herramientas
En este captulo veremos varias herramientas que nos ayudan a mejorar la calidad de las planillas, como deshacer y repetir un comando, verificacin ortogrfica, bsqueda y reemplazo de datos, proteccin de datos.
Deshacer y repetir
Cuando cometemos algn equivoco, o queremos retornar atrs en lo que hicimos usamos el comando
Deshacer.
Repetir.
La
Para deshacer su ltima accin haga clic en el men Edicin y en el comando Deshacer. Para repetir su ltima accin haga clic en el men Edicin y en el comando Repetir. Excel memoriza las 100 ltimas acciones del usuario.
Buscar y reemplazar
Con los comandos Buscar y reemplazar podemos sustituir palabras y varios otros tems de la planilla. Son comandos muy tiles en planillas grandes.
Reemplazar
Digamos que el usuario digit una planilla con precios de software. En el final del trabajo el autor concluye que es mejor usar Microsoft Office, en vez de Office. La substitucin manual es muy trabajosa, pues la planilla es larga. Para automatizar la substitucin hacemos lo siguiente:
1.
En el men Edicin haga clic en Reemplazar... ( o presione las teclas Ctrl+L) Surgir el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar (Fig. 66).
2.
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En el campo Reemplazar por digite la palabra que entrar (reemplazar) en el lugar de la anterior.
4. 5.
Para reemplazar apenas la primera palabra encontrada haga clic en Reemplazar. Para reemplazar todas las ocurrencias de la palabra en la planilla haga clic en Reemplazar
todo.
6.
Proteccin de datos
Muchas veces creamos planillas para que otras personas lo usen. La proteccin de datos evita que otros usuarios alteren nuestro trabajo. A veces protegemos datos para que nosotros mismos no los alteremos por equivocacin. La proteccin puede bloquear alteraciones en el Libro entero, en una hoja especfica o apenas en algunas celdas. El estndar del Excel es iniciar un Libro nuevo con la proteccin desactivada. Para activar la proteccin. Haga as:
1.
2. 3. 68 / 119
Seleccione la opcin de proteccin. Por ejemplo: Proteger hoja.... Seleccione el tipo de informacin que ser protegida (Fig. 68).
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4. 5.
Digite, si desea, una sea. Ella es pedida cuando alguien desea desactivar la proteccin. Haga clic en Aceptar.
Listo. La proteccin est activa. Si alguien intentar alterar los datos recibir el mensaje que los datos estn protegidos. Algunas celdas, tal vez, pueden haberse quedado de fuera del bloqueo. Esto es interesante cuando queremos dejar algunas celdas liberadas para el digitado. Para definir que una o ms celdas no queden trabadas cuando la planilla fuera protegida haga as:
1. 2.
Antes de activar la proteccin seleccione las celdas. En el men Formato seleccione Celdas... Surgir el cuadro de dilogo Formato Celdas (Fig. 69).
3.
En la ficha Proteccin desmarque la opcin Bloqueada. De este modo, cuando la planilla fuera protegida, estas celdas no quedarn trabadas.
4.
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Complementos
En este captulo veremos algunos recursos complementares para aumentar la productividad del trabajo en Excel, como modelos, tcnicas de formateo, y de exhibicin.
Combinar celdas
Observe al aspecto de la planilla de abajo (Fig 70). Esa presentacin solo es posible con la combinacin de celdas.
Use tambin el botn Combinar y centralizar de la barra de formato que mezcla las celdas y centraliza el texto
Combinar celdas es reunir dos o ms celdas para que Excel las trate como si fuesen una sola. En el ejemplo la celda con el texto Disciplinas es la combinacin de B3 y B4. La celda donde est escrita Media Anual es la combinacin de dos celdas (G3 y G4). Observe que en esta planilla las celdas H3 y H4 no estn combinadas Para combinar ambas celdas haga as:
1.
Seleccione las celdas para combinar, en este caso las celdas H3 y H4 (Fig. 71).
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En el men
Formato
seleccione
Celdas...
(Fig. 72).
Otra manera de abrir el mismo cuadro de dilogo es presionando las teclas de acceso rpido Ctrl+1.
Figura 72 Celdas seleccionadas
3.
4.
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Comentarios
Comentarios son etiquetas amarillas de texto que fijamos en una celda. Una celda con comentario queda marcada con un signo rojo en la esquina superior derecha. Al apuntar la celda con el mouse, el comentario es exhibido al lado. Los comentarios son usados para dar informaciones al usuario sobre el contenido de la celda, o para que otras personas hagan comentarios de revisin. Para insertar un comentario en una celda, seleccinela. En seguida, haga clic en
Figura 74 Comando Insertar Comentario
Insertar/Comentario
Para editar un comentario, seleccione la celda y haga clic en Insertar/Edicin comentario o haga clic con el botn secundario sobre la celda que tiene la etiqueta del comentario y presione sobre el comando Modificar comentario (Fig. 76).
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Para editar varios comentarios, haga clic en Ver/Comentarios (Fig. 77). Surgir la barra de revisin (Fig. 78). Puede que la barra de revisin no se encuentra en la parte superior (Fig. 78) o se encuentra (Fig. 79) y no este flotando como muestra la siguiente figura (Fig. 80).
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1.
Seleccione la celda que est formateada (Fig. 82) y haga clic en el botn pincel de la barra de herramientas (Fig. 83).
2.
Listo. El formateo de la primera celda ser copiada en la segunda. Los valores de cada celda no sufren alteraciones (Fig. 84).
Secuencias y listas
Excel nos libera del servicio arduo que es digitar secuencias. Imagine crear una planilla con centenas de filas y tener que digitar el nmero de cada lnea. Para crear secuencias automticamente haga lo siguiente:
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EXCEL XP - V2 1. 2. 3.
Digite los dos primeros nmeros de la serie. Por ejemplo: 1 y 2. Use dos celdas seguidas. Seleccione las dos celdas iniciales de la serie (Fig. 85). Apunte en el controladores de tamao de la seleccin y arrstrela con el mouse hasta donde desea (Fig. 86). La serie va siendo creada automticamente. El controladore de tamao queda en la esquina inferior derecha de la seleccin.
4.
Listas
Las listas de Excel son secuencias de textos almacenadas en la memoria del programa. Por ejemplo: LUN, MAR, MIE, JUE, VIE, SAB y DOM. Con ellas Excel nos auxilia a crear listas largas y repetitivas. Si usted digita en dos celdas seguidas LUN y MAR, puede dejar que a continuacin Excel le ayudar. Apenas arrastre la seleccin de las dos celdas con el mouse para continuar la serie. Despus de DOM Excel vuelta a continuar con LUN.
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Para conocer las listas memorizadas por Excel haga clic en el comando Opciones... del men
Herramientas.
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Clculo de edades
Tenemos una lista donde registramos datos de personas, inclusive la fecha de nacimiento. Queremos ampliar una columna en la lista con la edad de las personas. Para hacer el clculo de la edad automticamente, teniendo la fecha de nacimiento, hacemos as: La fecha de nacimiento est en la celda B4 (Fig. 92). En la celda de la edad incluya la frmula: =((HOY()B4)/365) Formatee la celda de la edad para exhibir nmeros enteros (Fig. 93).
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Ahora vamos entender: La funcin HOY() provee la fecha de hoy, o sea la fecha registrada en el reloj del computador. Digamos que la fecha de nacimiento sea 30/01/1961 y la fecha de hoy sea 12/02/2004. Cuando Excel hace la operacin 17/02/1936 menos () la fecha de HOY (en este caso 12/02/2004) el resultado es 24.832 das (Fig. 94).
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O sea, cuando opera con fechas Excel devuelve resultados en das. Dividiendo 24.983 das por 365 das anuales (Fig. 95) tendremos 68 aos (Fig. 96).
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En la celda de las horas trabajadas H4 digite la frmula: =(C4-B4)+(E4-D4)+(G4-F4) (Fig. 98). Listo. Excel hace las operaciones con horas y nos proporciona el total de horas trabajadas.
Inmovilizacin de paneles
Cuando trabajamos con planillas grandes tenemos que usar las barras de desplazamiento. Solo que al desplazar una planilla para arriba los ttulos de las columnas desaparecen de nuestra vista. Del mismo modo al desplazar una planilla para la izquierda perdemos de vista los ttulos de las filas. Es incomodo trabajar sin ver los ttulos de las columnas (Fig. 99).
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Figura 99 Planilla extensa que no permite ver las los Ttulos de las columnas
Para resolver este problema existe la inmovilizacin de paneles. Congelar paneles es dejar algunas filas o columnas de la planilla fijas en la pantalla (Fig. 100). Mismo si desplazamos la planilla, las celdas inmovilizadas continan visibles. Veamos un ejemplo:
Figura 100 Planilla con paneles inmovilizados y pgina desplazada para arriba
Las filas 1, 2 y 3 de la planilla estn inmovilizadas. En la segunda imagen de la planilla las filas 4 hasta 5 estn ocultas por causa del desplazamiento de la pgina para arriba, pero las filas 1, 2 y 3 continan fijas en la pantalla. Para congelar paneles haga lo siguiente:
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1.
Haga clic en la celda que delimitar los paneles inmovilizados. En el ejemplo es la celda B4. Siempre posicinese al lado derecho de la fila a ser inmovilizada y debajo de la columna a ser inmovilizada.
2.
Listo. Las filas arriba y las columnas a la izquierda de la celda seleccionada quedan inmovilizadas. Vea como las filas y las columnas estn envueltas por una lnea ms gruesa o ms oscura (Fig. 102). Para deshacer la inmovilizacin de paneles haga clic en el men Ventana y en el comando
Movilizar paneles.
Figura 102 Planilla con paneles inmovilizados y pgina desplazada para arriba
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Divisin de ventana
Las veces cuando trabajamos en una planilla grande (Fig. 103) queremos visualizar algo en el inicio de la planilla y algo que est en el final. Para trabajar en dos partes diferentes de la planilla al mismo tiempo existe la divisin de ventana.
Figura 103 Planilla extensa que no permite ver la primera celda y la ltima al mismo tiempo
Haga clic en una lnea para definir que la divisin ser arriba de esta lnea. En el men Ventana seleccione Dividir (Fig. 104).
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Listo. El rea de trabajo est dividida en dos partes, con barras de desplazamiento independientes (Fig. 105).
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Ahora
usted
ya
tiene
dividido las ventanas de la planilla y puede recorrer en la segunda ventana como las flechas de desplazamiento y/o las barras de desplazamiento (Fig. 106).
y en
Remover
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Barras de herramientas
Excel tiene varias barras de herramientas. El rea de trabajo quedara congestionada si todas fuesen exhibidas al mismo tiempo. Exhiba solamente las barras que usted necesita para las tareas que est realizando.
Para exhibir u ocultar una barra de herramientas haga clic en el men Ver, en
Barras de herramientas (Fig.
Hay dos modos de exhibicin de las barras: fluctuante o entonces, adherida (Fig. 108) a uno de los laterales del rea de trabajo del Excel.
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Una barra puede adherirse a cualquier uno de los cuatro lados del rea de trabajo. Para desprender una barra del lateral, arrstrela con el mouse por el controlador de tamao (Fig. 109) que est ubicada en la esquina de la barra.
Si arrastramos el controlador de tamao de la barra para dentro del rea de trabajo la barra se vuelve fluctuante. Vea en seguida como personalizar las barras o crear barras nuevas.
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Impresin de un documento
En este captulo vamos a configurar segn el tipo de hoja que disponemos y daremos el formato adecuado al documento (la planilla) como para que tengamos una salida correcta de la misma (impresin sin errores) y verificar las opciones generales y puntuales de una impresin personalizada.
Configurando la pgina
Antes de imprimir una planilla es necesario definir algunos detalles y lo ms correcto es definir la configuracin de la pgina antes misma de comenzar a cargar los datos en la planilla. Esto es necesario ya que muchas veces estamos cargando los datos y formateando el documento, pero realizamos la configuracin de la pgina a ltimo momento y eso provoca a veces que parte del documento no sea impreso en la hoja, ya que al principio el tamao de nuestra planilla era bastante grande, pero al definir el nuevo tamao de papel, esto genera el inconveniente mencionado. Entonces comience por la configuracin de la pgina. En seguida visualice la impresin para tenerse una vista previa de como la planilla ser impresa. Por ltimo defina la impresin propiamente. Veamos cada etapa:
haga clic en
Configurar pgina...
correspondiente (Fig. 110). En la configuracin de la pgina usted define varias cosas y estn divididas en fichas:
1. Ficha PGINA
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Orientacin de las pginas: La Orientacin Vertical es utilizada cuando los documentos no son muy anchos (caben en la pgina) y permiten trabajar ms en lo alto que a lo largo (Fig. 111). La Orientacin Horizontal es especial cuando el documento es muy ancho (Fig. 112). Escala:
Reduce o ampla la hoja de clculo, o bien, ajusta la hoja de clculo a un nmero determinado de pginas cuando se imprime. Reduce o aumenta el tamao de la hoja de clculo impresa. Active la casilla de verificacin Ajustar al y, a continuacin, escriba un porcentaje en el cuadro % del tamao normal. La hoja de clculo puede reducirse hasta un 10 % de su tamao normal o ampliarse hasta un 400%.
Reduce la hoja de clculo o la seleccin al imprimirla para que se ajuste al nmero de pginas especificado. Active la casilla de verificacin Ajustar a, escriba un nmero en el cuadro
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pginas de ancho por y, a continuacin, especifique un nmero en el cuadro que indica el alto. Para llenar el ancho del papel y utilizar todas las pginas necesarias, escriba 1 en el cuadro pginas de ancho por y deje en blanco el cuadro que indica el alto.
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Tamao de papel: seleccione el formato de papel que est en su impresora. Los ms comunes son Oficio (21,5 x 33 cm), Carta (21,59 x 27,94 cm) y A4 (21 x 29,7 cm) e incluso sobres (vea el manual de la impresora). Calidad de impresin: seleccione la resolucin que desee para especificar la calidad de impresin de la hoja activa. La resolucin es el nmero de puntos por pulgada lineal (ppp) que aparecer en la pgina impresa. Una resolucin mayor proporciona una impresin de mejor calidad en las impresoras que lo permitan. Pero a mejor calidad mayor consumo de tinta. Lo normal es imprimir para documentos que no son importantes a 96 ppp o 150 ppp como mximo y para un documento oficial o importante a 300 ppp y si su impresora permite puede imprimir a 600 ppp. Primer nmero de pgina: Escriba Automtico para comenzar la numeracin de las pginas por el nmero "1" (si es la primera pgina de la tarea de impresin) o por el nmero siguiente de la secuencia (si no es la primera pgina de la tarea de impresin). Escriba un nmero para especificar un nmero de comienzo de la numeracin de pgina que no sea el "1".
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2. Ficha MRGENES:
los resultados en el cuadro de vista preliminar. Para especificar la distancia entre los datos y el borde de la pgina impresa, ajuste las medidas en los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Antes de realizar esto debemos de verificar el manual de la impresora, para saber cules son los lmites de impresin. Recuerde que de acuerdo al modelo y marca de impresora estos valores pueden variar. Superior: es el margen de arriba de la hoja. Inferior: es el margen de abajo de la hoja. Izquierdo: es el margen normalmente utilizado para perforar o encuadernar, si estamos utilizando la Orientacin Vertical, sino sera, el Superior el usado para perforar o encuadernar. Derecho: es el margen derecho, esto no debe ser mayor al izquierdo, se recomienda (por esttica) por lo menos 1,5 cm menos que el de la izquierda. Pero nada impide que los gustos prevalezcan sobre la esttica. Encabezado: Escriba un nmero en el Encabezado para ajustar la distancia entre el encabezado y la parte superior de la pgina. La distancia deber ser menor que los valores de los mrgenes para evitar que el encabezado oculte los datos. Pie de pgina: Escriba un nmero en el Pie de pgina para ajustar la distancia entre el pie y la parte inferior de la pgina. La distancia deber ser menor que los valores de los mrgenes para evitar que el pie de pgina oculte los datos. Centrar en la pgina: Ampla el grfico hasta el margen de pgina ms prximo antes de imprimir. El grfico se expandir en ambas direcciones (ancho y alto) de forma proporcional hasta que una de las dimensiones llene el espacio comprendido entre los mrgenes. Para centrar los datos de la pgina entre los mrgenes, active la casilla de verificacin Verticalmente, Horizontalmente o ambas.
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pi de pgina (Fig. 114) como: el nombre de la planilla, numeracin de las pginas, etc.
Figura 114 Caja de dilogo Configurar pgina ficha Encabezado y pie de pgina
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Para crear un pie de pgina personalizado para la hoja de clculo, haga clic en la ficha Encabezado y Pie de pgina y, a continuacin, haga clic en Personalizar pie de pgina; donde podr darle el formato o modificarlo. Estas modificaciones se vern segn el formato que usted defina a travs de lo Botones de Configuracin de Encabezado y Pie de pgina (Fig. 115).
Encabezado: Nos permite seleccionar algunos encabezados estndar que vienen definidos con Excel. Personalizar encabezado: cuadro de dilogo que nos permite ajustar segn nuestras necesidades el Encabezado (Fig. 116).
Pie de pgina: Aqu tambin tenemos opciones que vienen estandarizados en Excel.
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Personalizar Pie de pgina: cuadro de dilogo que nos permite ajustar segn nuestras necesidades el Pie de pgina (Fig. 117). Este es el mismo cuadro que el de Encabezado la nica diferencia es el nombre en la barra de ttulo.
1.
Botn Fuente:
pgina al imprimir una hoja de clculo. Microsoft Excel actualiza estos nmeros automticamente al agregar o eliminar datos o al establecer saltos de pgina. 3.
Botn Pginas totales:
activa. 10.
Botn Formato de imagen:
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4. Ficha HOJA:
planilla ser distribuida. Seleccione correctamente para que los datos no salgan muy pequeos o muy grandes.
rea de impresin: Para seleccionar el rango de la hoja de clculo que desee imprimir, haga clic en el cuadro rea de impresin y arrastre hacia las reas de las hojas de clculo que desee imprimir. El botn Contraer dilogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de dilogo, desplazar de forma temporal el cuadro de dilogo para que pueda especificar el rango mediante la seleccin de las celdas de la hoja de clculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic otra vez en el botn para presentar todo el cuadro de dilogo. Imprimir ttulos: Seleccione una opcin en Imprimir ttulos para imprimir las mismas columnas o filas como ttulos en cada pgina de una hoja de clculo impresa. Si desea especificar alguna fila como el ttulo horizontal de cada pgina, seleccione Repetir filas en extremo superior. Si desea ttulos verticales en cada pgina, seleccione Repetir columnas a la izquierda. A continuacin, en la hoja de clculo, seleccione una o varias celdas en las columnas o filas de ttulo que desee. El botn Contraer dilogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de dilogo, desplazar de forma temporal el cuadro de dilogo para que pueda especificar el rango mediante la seleccin de las celdas de la hoja de clculo.
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Cuando haya finalizado, puede hacer clic otra vez en el botn para presentar todo el cuadro de dilogo. Imprimir: Especifica lo que se imprime de la hoja de clculo, independientemente de si la impresin se realiza a color o en blanco y negro, as como la calidad de impresin. Para controlar el orden en que se numerarn e imprimirn los datos cuando no se ajusten a una pgina, haga clic en Hacia abajo, luego hacia la derecha o Hacia la derecha, luego hacia abajo. La vista preliminar de la imagen de muestra presenta la direccin en que se imprimir el documento cuando se seleccione una de estas opciones: Lneas de divisin: Para imprimir en las hojas de clculo las lneas de divisin de celdas horizontales y verticales, active la casilla de verificacin Lneas de divisin. Blanco y negro: Active la casilla de verificacin Blanco y negro si ha dado formato de color a los datos pero van a imprimirse en una impresora en blanco y negro. Si utiliza una impresora a color y activa esta casilla, el tiempo de impresin puede ser menor. Calidad de borrador: Para reducir el tiempo de impresin, active la casilla de verificacin Calidad de borrador. Si se selecciona esta opcin, Microsoft Excel no imprimir ni las lneas de divisin ni la mayora de los grficos. Ttulos de filas y columnas: Para imprimir los nmeros de fila y las letras de columna con el estilo de referencia A1 o las filas y las columnas numeradas con el estilo de referencia L1C1, active la casilla de verificacin Ttulos de filas y columnas.
Para imprimir comentarios al final del documento y al comienzo de otra pgina, seleccione la opcin Al final de la hoja. Para imprimir los comentarios en la misma ubicacin en que aparecen cuando se ve la hoja de clculo, seleccione la opcin Como en la hoja. Si hace clic en esta opcin, Microsoft Excel solamente imprimir los comentarios mostrados. Para que se muestren todos los comentarios, haga clic en la opcin Comentarios del men Ver. Para presentar un comentario, haga clic con el botn secundario en la celda que lo contiene y, a continuacin, en la opcin Mostrar comentario del men contextual.
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Permite especificar la forma en que aparecern los errores en el documento impreso. Seleccione mostrado para imprimir los errores como aparecen en la pantalla. Seleccione <espacio vaco> para imprimir celdas en blanco en vez de errores. Seleccione -- o #N/A para que se impriman esos caracteres en vez del error de celda.
Orden de las pginas: Especifica lo que se imprime de la hoja de clculo, independientemente de si la impresin se realiza a color o en blanco y negro, as como la calidad de impresin. Para controlar el orden en que se numerarn e imprimirn los datos cuando no se ajusten a una pgina, haga clic en Hacia abajo, luego hacia la derecha o Hacia la derecha, luego hacia abajo. La vista preliminar de la imagen de muestra presenta la direccin en que se imprimir el documento cuando se seleccione una de estas opciones.
Para controlar el orden en que se numerarn e imprimirn los datos cuando no se ajusten a una pgina, haga clic en Hacia abajo, luego hacia la derecha o Hacia la derecha, luego hacia abajo. La vista preliminar de la imagen de muestra presenta la direccin en que se imprimir el documento cuando se seleccione una de estas opciones.
Especifica lo que se imprime de la hoja de clculo, independientemente de si la impresin se realiza a color o en blanco y negro, as como la calidad de impresin. Para controlar el orden en que se numerarn e imprimirn los datos cuando no se ajusten a una pgina, haga clic en Hacia abajo, luego hacia la derecha o Hacia la derecha, luego hacia abajo. La vista preliminar de la imagen de muestra presenta la direccin en que se imprimir el documento cuando se seleccione una de estas opciones.
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Vista preliminar
del men
Archivo
para
tener una previa de la impresin. Si todo estuviere correcto pase para la impresin
Este modo permite ver como quedar la planilla antes de ser impresa, evitando posibles desperdicios de papel, de tinta y de tiempo. Para accederlo vaya al men Archivo y haga clic en Vista preliminar.
Imprimir
Este es el momento ltimo antes de hacer la impresin del documento, pero aqu tambin se exige algunos conocimientos de las diferentes opciones que dispone el cuadro de dilogo Imprimir (Fig. 119). Para abrir este cuadro use el comando Imprimir... del men Archivo.
Para una impresin rpida haga clic en el botn Imprimir de la barra estndar.
Aqu usted puede seleccionar una de las impresoras configuradas en su computadora (PC), con el que ser impreso, cuantas copias se harn y si las copias sern agrupadas. Si usted no tiene nociones como se utiliza este cuadro de dilogo, vea ms abajo para qu sirven cada una de las opciones disponibles (Fig. 120).
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Abra el archivo ControlGastosDomesticos2004, guardado anteriormente. Vaya al men archivo y haga clic sobre el comando Configurar pgina. En la ficha Pgina haga clic sobre Orientacin Horizontal. En escala ajuste a 150%.
la ficha
Mrgenes,
en el cuadro
Superior
digite 3,5. En el
Inferior:
1,5. En el
la ficha
personalizar
encabezado.
En la
seccin Izquierda
Seccin central
digite: 2004, en la
seccin derecha
sobre Aceptar.
13. Haga
clic sobre
En el cuadro de dilogo
Pie de pagina
(Fig. 122) Haga un clic en la seccin Izquierda y presione el botn fecha, en la Seccin
central
el total de pginas que se habilita presionando el botn Pginas totales, presione la tecla
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Enter y haga un clic en el botn Ruta y archivo; en la seccin derecha haga clic sobre el
botn fecha. Haga clic sobre Aceptar.
Ms abajo usted puede observar como quedar los datos que usted ingreso para el Encabezado y para el Pie de pgina (Fig. 123).
Figura 123 Aspecto final de la ficha Encabezado y pie de pgina despus de configurar
14. Haga
Hoja.
Habilite la opcin
15.
Para finalizar haga clic sobre el icono Vista Preliminar. Luego de confirmar que todo este en condiciones de imprimirse haga clic sobre el botn Imprimir (Fig. 124). Aparecer el
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cuadro de dilogo
Imprimir.
16.
Elija la impresora en la cual se har la impresin, y en nmero de copias, digite 2 y por ltimo presione el botn Aceptar.
La impresin debera estar saliendo por la bandeja de la impresora (depende de la velocidad de la impresora que se est usando y de la calidad de impresin que fue seleccionada); si no fuere as debera consultar con el Tcnico de su empresa, para verificar que est correctamente configurado y conectado la impresora.
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Glosario
Excel XP
A
Accesible: calidad de un sistema de hardware o software que posibilita su uso por parte de personas con discapacidades fsicas, como movilidad limitada, ceguera o sordera.) Acceso: ver accesibilidad. Acceso directo: icono que seala a un programa o archivo que se almacena en otra ubicacin. Accesibilidad: calidad de un sistema de hardware o software que posibilita su uso por parte de personas con discapacidades fsicas, como movilidad limitada, ceguera o sordera.) Actualizar: renovar datos de un origen de datos externo. Cada vez que se actualicen los datos, se ver la versin ms reciente de la informacin en la base de datos, incluidos los cambios que se hayan realizado en los datos. Actualizar: renovar el contenido de un informe de tabla dinmica o grfico dinmico para reflejar los cambios realizados en el origen de datos subyacente. Si el informe est basado en datos externos, la actualizacin ejecuta la consulta subyacente para recuperar los datos nuevos o modificados. Archivo de rea de trabajo: archivo que guarda informacin de visualizacin sobre libros abiertos, de manera que pueda reanudar su trabajo ms adelante con los mismos tamaos de ventana, reas de impresin, ampliaciones de pantalla y configuraciones de visualizacin. Un archivo de rea de trabajo no contiene los libros en s. Archivos de cubo sin conexin: archivo que se crea en el disco duro o en un recurso compartido de red para almacenar datos de origen OLAP para un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Los archivos de cubo sin conexin permiten continuar trabajando cuando no se est conectado al servidor OLAP. reas de colocacin: rea de un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico donde puede colocar campos del cuadro de dilogo Lista de campos para mostrar los datos del campo. Los rtulos de cada rea de colocacin indican los tipos de campos que puede crear en el informe. rea de copia: celdas que se copian cuando se desea pegar datos en otra ubicacin. Tras copiar las celdas, aparece un borde en movimiento alrededor de ellas para indicar que se han copiado. rea de impresin: uno o ms rangos de celdas que se designan para imprimirlos cuando no se desea imprimir la hoja de clculo completa. Si una hoja de clculo incluye un rea de impresin, solalo se imprime dicha rea. rea de pegado: zona de destino de los datos que se han cortado o copiado mediante el Portapapeles de Office. rea de trazado: en un grfico 2D, rea delimitada por los ejes, incluidas todas las series de datos. En un grfico 3D, rea delimitada por los ejes, incluidas las series de datos, los nombres de categora, los rtulos de marcas de graduacin y los ttulos de eje. Autoforma: grupo de formas ya elaboradas que incluye formas bsicas, como rectngulos y crculos, ms una gran variedad de lneas y conectores, flechas de bloque, smbolos de diagrama de flujo, cintas y estrellas, y llamadas.
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Autoformato: coleccin incorporada de formatos de celda, como tamao de fuente, tramas y alineacin, que puede aplicar a un rango de datos. Excel determina los niveles de resumen y detalle del rango seleccionado y aplica los formatos en consecuencia. Ayuda para accesibilidad (complementos de accesibilidad): utilidades que facilitan el uso de equipos a personas con discapacidades. Ejemplos de complementos de accesibilidad son los lectores de pantalla, programas de reconocimiento de voz y teclados en pantalla. AVI: formato de archivo multimedia de Microsoft Windows para sonido y vdeos que utiliza la especificacin Microsoft Resource Interchange File Format (RIFF).
B
Barra de frmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o frmulas en celdas o grficos. Muestra la frmula o el valor constante almacenado en la celda activa. Barras de error: se suelen utilizar en datos estadsticos o cientficos y muestran un posible error o grado de incertidumbre relativa a cada marcador de datos de una serie. Barra de estado: barra horizontal en la parte inferior de la pantalla que muestra informacin acerca de la condicin actual del programa, como el estado de los elementos en la ventana, el progreso de la tarea actual o informacin acerca del elemento seleccionado. Barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, utilice el cuadro de dilogo Personalizar (elija Barras de herramientas en el men Ver y haga clic en Personalizar). Para ver ms botones, haga clic en Opciones de barra de herramientas al final de la barra de herramientas. Barra de herramientas acoplada: barra de herramientas que est unida a un borde de la ventana de programa. Cuando arrastre una barra de herramientas debajo de la barra de ttulo del programa o al borde izquierdo, derecho o inferior de la ventana del programa, la barra de herramientas se ajusta al borde de la ventana del programa. Barra de herramientas integrada: barra de herramientas que viene con los programas de Microsoft Office y no la crea el usuario. Barra de herramientas flotante: barra de herramientas que no est unida al borde de la ventana del programa. Es posible cambiar la forma de algunas barras de herramientas flotantes.) Barra de mens: barra horizontal debajo de la barra de ttulo que contiene los nombres y mens. Una barra de mens puede ser la barra de mens incorporada o una barra de mens personalizada. Barra de ttulo: barra horizontal en la parte superior de una ventana, cuadro de dilogo o barra de herramientas que muestra el nombre del documento, programa o barra de herramientas.) Barra de ubicaciones: barra de la parte izquierda de determinados cuadros de dilogo (como Abrir, Guardar como, o Insertar imagen) que contiene accesos directos a las carpetas Historial, Mis documentos, Escritorio, Favoritos y Carpetas Web. Base de datos: coleccin de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos, la informacin sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se categoriza en tablas, registros y campos. Biblioteca de documentos: carpeta donde se comparte una coleccin de archivos y estos archivos usan a menudo la misma plantilla. Cada archivo de una biblioteca est asociado con informacin definida por el usuario que se muestra en el contenido que se enumera para esa biblioteca. Bloqueo de desplazamiento: si est activo, las teclas de flecha desplazan la hoja activa en lugar de activar una celda diferente. Para activar o desactivar el bloqueo de desplazamiento, presione la tecla BLOQ DESPL. Botones de campo: botn que identifica un campo en un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Puede arrastrar los botones de campo para cambiar el diseo del informe, o hacer clic en las flechas que aparecen juntos a los botones para cambiar el nivel de detalle que se muestra en el informe.
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Borde mvil: borde dinmico que aparece alrededor de un rango de hoja de clculo que se ha cortado o copiado. Para cancelar un borde susceptible de moverse, presione ESC. Bsquedas en lenguaje natural: mtodo de bsqueda que le permite dirigir la bsqueda utilizando el lenguaje conversacional. Esto le permite dar instrucciones de bsqueda como "Buscar todas las citas de hoy."
C
Clculos personalizados: mtodo para resumir valores del rea de datos de un informe de tabla dinmica utilizando los valores de otras celdas del rea de datos. Utilice la lista Mostrar datos como del cuadro de dilogo Campo de tabla dinmica para un campo de datos con el fin de crear clculos personalizados. Campos: categora de informacin, como apellido o cantidad de pedidos, que se almacena en una tabla. Cuando Query muestra un conjunto de resultados en su panel de datos, un campo se representa como una columna. Campos calculados: campo de un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico que utiliza una frmula que usted cree. Los campos calculados pueden realizar clculos utilizando el contenido de otros campos del informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Campo de categora: campo que se muestra en el rea de categora del informe de grfico dinmico. Los elementos de un campo de categora aparecen como rtulos en el eje de categoras. Campos de datos: campo de una lista, tabla o base de datos de origen que contiene datos que se resumen en un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Un campo de datos suele contener datos numricos, como estadsticas o ndices de ventas. Campo de columna: campo asignado a una orientacin de columna en un informe de tabla dinmica. Los elementos asociados con un campo de columna se muestran en rtulos de columna. Campo de fila: campo asignado a una orientacin de fila en un informe de tabla dinmica. Los elementos asociados con un campo de fila se muestran como rtulos de fila. Campos de pgina: campo asignado a una orientacin de pgina en un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Puede mostrar un resumen de todos los elementos de un campo de pgina o un elemento cada vez, que filtra los datos para los dems elementos. Campos de propiedad: atributos independientes asociados con elementos, o integrantes, de un cubo OLAP. Por ejemplo, si los elementos de ciudad tienen propiedades de tamao y poblacin almacenados en el cubo del servidor, un informe de tabla dinmica puede mostrar el tamao y la poblacin de cada ciudad. Campo de serie: campo que se muestra en el rea de series de un informe de grfico dinmico. Los elementos de un campo de serie se enumeran en la leyenda y proporcionan los nombres de cada serie de datos. Campo de texto enriquecido: campo que puede mostrar formato y grficos, como un objeto incrustado, en vez de mostrar solalo texto. Caracteres neutros: caracteres que no tienen atributos fuertes de derecha a izquierda o de izquierda a derecha. Los nmeros son un ejemplo de caracteres neutros. Carpeta de inicio alternativa: carpeta adems de la carpeta XLStart que contiene libros u otros archivos que desee abrir automticamente cuando inicie Excel y plantillas que desee tener disponibles cuando cree nuevos libros. Carpeta Web: acceso directo que es posible utilizar para guardar, abrir, copiar o eliminar archivos en un servidor Web o FTP. Algunas carpetas Web, como bibliotecas de documentos, tienen funcionalidad que no est disponible en carpetas locales. Encontrar las carpetas Web en Mis sitios de red o Carpetas Web. Celda activa: celda seleccionada en la que se escriben datos cuando comienza a escribir. Slo una celda est activa cada vez. La celda activa tiene un borde grueso.
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Celdas combinadas: celda creada al combinar dos o ms celdas seleccionadas. La referencia de celda para una celda combinada es la celda superior izquierda del rango original seleccionado. Codificacin: byte o secuencia de bytes que representa cada carcter de un archivo de texto sin formato o HTML. La codificacin Unicode admite todos los tipos de caracteres de todos los idiomas y se puede leer en Microsoft Internet Explorer 4.0 o posterior y Netscape Navigator 4.0 o posterior. Columna: campo asignado a una orientacin de columna en un informe de tabla dinmica. Los elementos asociados con un campo de columna se muestran en rtulos de columna. Compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios en una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por otros usuarios. Debe disponer de Excel 97 o posterior para modificar un libro compartido. Complemento: programa suplementario que agrega funciones o comandos personalizados a Microsoft Office. Complemento o macro automtica: componentes que se pueden instalar en el equipo para agregar comandos y funciones a Excel. Estos programas complementarios son especficos de Excel. Otros programas de este tipo que estn disponibles para Excel u Office son los componentes COM (Plantilla de objetos componentes). Complementos COM (Plantilla de objetos componentes): programa suplementario que ampla la funcionalidad de un programa de Microsoft Office agregando comandos personalizados y funciones especializadas. Los complementos COM se pueden ejecutar en uno o ms programas de Office. Los complementos COM utilizan la extensin de archivo .DLL o .ese. Conectividad abierta de bases de datos (ODBC): mtodo estndar para compartir datos entre bases de datos y programas. Los controladores ODBC utilizan SQL (Lenguaje de consulta estructurado) para obtener acceso a datos externos. Conexin de datos de Office (archivo de Office Data Connection (ODC): un archivo que almacena informacin acerca de una conexin a un origen de datos (como un origen de datos OLE DB) y los datos asociados con la conexin. Constante: valor que no se calcula y, por tanto, no cambia. Por ejemplo, el nmero 210, y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresin o un valor que resulte de una expresin no son una constante. Contrasea: modo de restringir el acceso a una hoja de clculo, una hoja de datos o parte de una hoja de clculo. Las contraseas de Excel pueden tener hasta 255 letras, nmeros, espacios y smbolos. Debe escribir correctamente las letras maysculas y minsculas cuando defina y especifique las contraseas. Controlador de tamao: uno de los pequeos crculos o cuadrados que aparecen en las esquinas y los lados de un objeto seleccionado. Arrastre estos controladores para cambiar el tamao del objeto. Controladores de origen de datos: archivo de programa utilizado para conectarse a una base de datos especfica. Cada programa o sistema de administracin de bases de datos requiere un controlador diferente. Consulta: en Query o Access, medio de buscar registros que responden a una pregunta concreta sobre los datos de una base de datos. Consulta de parmetros: tipo de consulta que, cuando se ejecuta, pide los valores (criterios) que se utilizarn para seleccionar los registros para el conjunto de resultados, de modo que una misma consulta puede utilizarse para recuperar diferentes conjuntos de resultados. Consulta Web: consulta que recupera datos almacenados en una intranet o en Internet.. Controles ActiveX: control como una casilla de verificacin o un botn que ofrece opciones a los usuarios o ejecuta macros o secuencias de comandos que automatizan una tarea. Puede escribir macros para el control en Microsoft Visual Basic para Aplicaciones o secuencias de comandos en el Editor de secuencias de comandos de Microsoft. Controlador de origen de datos: archivo de programa utilizado para conectarse a una base de datos especfica. Cada programa o sistema de administracin de bases de datos requiere un controlador diferente. Controlador de relleno: pequeo cuadrado negro situado en la esquina superior derecha de la seleccin. Cuando se sita el puntero del mouse (ratn) sobre el controlador de relleno, el puntero cambia a una cruz negra. Controladores de tamao: uno de los pequeos crculos o cuadrados que aparecen en las esquinas y los lados de un objeto seleccionado. Arrastre estos controladores para cambiar el tamao del objeto. 108 / 119 SNPP-SENAI
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Controlador ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): archivo de programa utilizado para conectarse a una base de datos concreta. Cada programa de base de datos, como Access o dBASE, o sistema de administracin de bases de datos, como SQL Server, requiere un controlador diferente. Controladores de seleccin: uno de los pequeos crculos o cuadrados que aparecen en las esquinas y los lados de un objeto seleccionado. Arrastre estos controladores para cambiar el tamao del objeto. Criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro. Por ejemplo, el siguiente criterio selecciona registros para los que el valor del campo Cantidad de pedidos es mayor que 30.000: Cantidad de pedidos > 30000. Criterios de comparacin: conjunto de condiciones de bsqueda que se utiliza para buscar datos. Los criterios de comparacin pueden ser una serie de caracteres que desea que coincidan, como "Northwind Traders," o una expresin, como ">300.". Cuadro de nombres: cuadro situado en el extremo izquierdo de la barra de frmulas que identifica la celda, elemento de grfico u objeto de dibujo seleccionado. Para dar nombre a una celda o rango, escriba el nombre en el cuadro Nombre y presione ENTRAR. Para desplazarse hasta una celda con nombre y seleccionarla, haga clic en su nombre en el cuadro Nombre. Cubo: estructura de datos OLAP. un cubo contiene dimensiones, como Pas, Regin, Ciudad, y campos de datos, como ndice de ventas. Las dimensiones organizan los tipos de datos en jerarquas con niveles de detalle y cantidades de medida de campos de datos.
D
Datos de detalle: para subtotales automticos y esquemas de hoja de clculo, filas o columnas de subtotal que totalizan los datos de resumen. Los datos de detalle suelen ser adyacentes, por encima o a la izquierda, a los datos de resumen. Datos de origen: lista o tabla que se utiliza para crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico. Los datos de origen pueden tomarse de una lista o rango de Excel, una base de datos o cubo externos, u otro informe de tabla dinmica. Datos externos: datos que se almacenan fuera de Excel; por ejemplo, bases de datos creadas en Access, dBASE, SQL Server o en un servidor Web. DDE (intercambio dinmico de datos): protocolo establecido para intercambiar datos entre programas basados en Microsoft Windows. Definicin de cubo: informacin, almacenada por el Asistente para cubos OLAP en un archivo .oqy, que define cmo se construye un cubo OLAP en la memoria utilizando datos recuperados de una base de datos relacional. Delimitadores de secuencia de comandos: representacin visual de una secuencia de comandos de una pgina Web que se abre en un programa de Microsoft Office. Los delimitadores de secuencia de comandos no se muestran de manera predeterminada. Diferentes delimitadores representan secuencias de comandos escritas en diferentes lenguajes. Destino: trmino general para designar el nombre del elemento al que se salta desde un hipervnculo. Dimensin: estructura OLAP que organiza los datos en niveles, como Pas, Regin y Ciudad para una dimensin Geografa. En un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico, cada dimensin se convierte en un conjunto de campos donde se puede ampliar o contraer el nivel de detalle. Directorio raz: carpeta de una unidad de donde parten todas las dems carpetas. El nombre de la carpeta raz consiste en una barra invertida ( \ ). Por ejemplo, en la unidad C, esta carpeta se representa en el sistema de archivos como C:\. Direccin URL: ver URL. Direccin UNC (convencin de nomenclatura universal): convencin de nomenclatura para archivos que proporciona un sentido de ubicacin de un archivo independiente del equipo. En vez de especificar una ruta de acceso y una letra de unidad, un nombre UNC utiliza la sintaxis \\servidor\recurso_compartido\ruta_acceso \nombre_archivo.
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Discusiones sobre documentos Web: comentarios que los usuarios unen a documentos y pginas Web. Tambin se conocen como "discusiones de documentos Web" para diferenciarlos de los paneles de discusin. Requiere un servidor Web que ejecute Microsoft SharePoint o Microsoft SharePoint Portal Server.
E
Editor de secuencias de comandos de Microsoft: utilizado para agregar texto, editar etiquetas HTML y editar cdigo de Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) en una pgina de acceso a datos. Puede ver tambin su pgina en el Editor de secuencias de comandos tal y como aparecera en un explorador Web. Editor de Microsoft Visual Basic: entorno en que pueden modificarse las macros que se hayan grabado y escribirse nuevas macros y programas de Visual Basic para aplicaciones. Ejes: lnea que rodea el rea de trazado de un grfico utilizada como marco de referencia de medida. El eje y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje x suele ser el eje horizontal y contener categoras. Elementos: subcategora de un campo en informes de tabla dinmica y de grfico dinmico. Por ejemplo, el campo "Mes" podra tener los elementos "Enero," "Febrero,", etc. Elementos calculados: elemento de un campo de tabla dinmica o grfico dinmico que utiliza una frmula que usted cree. Los elementos calculados pueden realizar clculos utilizando el contenido de otros elementos del mismo campo del informe de tabla dinmica o grfico dinmico. Elementos de campo de pgina: campo asignado a una orientacin de pgina en un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Puede mostrar un resumen de todos los elementos de un campo de pgina o un elemento cada vez, que filtra los datos para los dems elementos. Encabezados o pies de pgina: un encabezado, que puede constar de texto o grficos, aparece en la parte superior de cada pgina de una seccin. Un pie aparece en la parte inferior de cada pgina. Los encabezados y pies contienen a menudo nmeros de pgina, ttulos de captulo, fechas y nombres de autor. Estilos: combinacin de caractersticas de formato, como fuente, tamao de fuente y sangra, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al mismo tiempo. Escenarios: conjunto de valores de entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede reemplazarse en un plantilla de hoja de clculo. Esquemas: datos de una hoja de clculo donde las filas o columnas de datos de detalle estn agrupadas de manera que pueda crear informes resumidos. El esquema puede resumir una hoja de clculo entera o una parte seleccionada de la misma. Explorador Web: software que interpreta archivos HTML, les da formato en pginas Web y los muestra. Un explorador Web, como Microsoft Internet Explorer, puede ir a hipervnculos, transferir archivos y reproducir archivos de sonido o vdeo que estn incrustados en pginas Web. Extensiones HTML: funcin o configuracin que es una ampliacin de la especificacin HTML formal. No todos los exploradores Web admite estas, pero los autores Web las pueden usar ampliamente. Un ejemplo de extensin es texto desplazndose en una marquesina.
F
Filtros: mostrar nicamente las filas de una lista que satisfacen las condiciones especificadas. Utilice el comando Autofiltro para mostrar filas que coincidan con uno o ms valores, valores calculados o condiciones especficos. Fila (campo de fila: campo asignado a una orientacin de fila en un informe de tabla dinmica. Los elementos asociados con un campo de fila se muestran como rtulos de fila.
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Formatos condicionales: formato, como un sombreado de celda o un color de fuente, que Excel aplica automticamente a las celdas si la condicin que se especifica es cierta. Frmulas: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=). Frmula matricial: frmula que lleva a cabo varios clculos en uno o ms conjuntos de valores y devuelve un nico resultado o varios resultados. Las frmulas matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican presionando CTRL+MAYS+ENTRAR. Fuente estndar: fuente de texto predeterminada para las hojas de clculo. La fuente estndar determina la fuente predeterminada para el estilo de celda Normal. Editor de secuencias de comandos de Microsoft: utilizado para agregar texto, editar etiquetas HTML y editar cdigo de Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) en una pgina de acceso a datos. Puede ver tambin su pgina en el Editor de secuencias de comandos tal y como aparecera en un explorador Web. Esquemas: datos de una hoja de clculo donde las filas o columnas de datos de detalle estn agrupadas de manera que pueda crear informes resumidos. El esquema puede resumir una hoja de clculo entera o una parte seleccionada de la misma. Fichas inteligentes o etiquetas inteligentes: datos reconocidos y etiquetados como un tipo determinado. Por ejemplo, un nombre de una persona o el nombre de un destinatario de correo electrnico de Microsoft Outlook reciente es un tipo de datos que es posible reconocer y etiquetar con una etiqueta inteligente. Fila (campo de fila: campo asignado a una orientacin de fila en un informe de tabla dinmica. Los elementos asociados con un campo de fila se muestran como rtulos de fila. Forma: ver Autoformas. Formato condicional: formato, como un sombreado de celda o un color de fuente, que Excel aplica automticamente a las celdas si la condicin que se especifica es cierta. Frmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=). FTP: protocolo de comunicaciones que permite al usuario transferir archivos entre ubicaciones remotas de una red. Este protocolo permite a los usuarios utilizar comandos FTP, como crear listas de archivos y carpetas, para trabajar con archivos de una ubicacin remota. Funcin: frmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operacin y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar frmulas en una hoja de clculo, especialmente aquellas que llevan a cabo clculos prolargados o complejos. Funciones de resumen: tipo de clculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinmica o una tabla de consolidacin, o cuando se insertan subtotales automticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.)
G
GIF: formato de archivo de grficos (extensin .gif en Windows) utilizado para mostrar grficos con colores indizados en el World Wide Web. Admite hasta 256 colores y utiliza compresin sin prdida, es decir, no se pierde ningn dato de la imagen cuando se comprime el archivo. Grfico dinmico o informe de grfico dinmico: grfico que proporciona anlisis de datos interactivo, como un informe de tabla dinmica. Puede cambiar las vistas de los datos, ver niveles de detalle diferentes o reorganizar el diseo del grfico arrastrando campos y mostrando u ocultando elementos de los mismos. Grfico incrustado: grfico que se coloca en una hoja de clculo en lugar de una hoja de grfico separada. Los grficos incrustados son muy tiles cuando se desea ver o imprimir un grfico o un informe de grfico dinmico con su origen de datos u otra informacin en una hoja de clculo.
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H
Hipervnculos: texto con color y subrayado o grfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicacin en un archivo, una pgina HTML en World Wide Web o una pgina HTML en una intranet. Los hipervnculos tambin pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP. Historial de cambios: en un libro compartido, informacin que se mantiene sobre los cambios realizados en sesiones de edicin pasadas. La informacin incluye el nombre de la persona que realiza cada cambio, cundo se realiz el cambio y los datos que han cambiado. Hoja de clculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de clculo se almacena siempre en un libro. Hoja de clculo de historial: hoja de clculo separada que muestra los cambios de los que se est realizando un seguimiento en un libro compartido, incluido el nombre del usuario que ha realizado el cambio, la fecha en que se ha realizado, qu datos se han reemplazado o eliminado y cmo se han resuelto los conflictos. Hojas de estilo u hoja de estilos XML: contiene las reglas de formato que se aplican a un archivo XML que hace referencia a la hoja de estilos. El conjunto estndar de reglas para las hojas de estilos XML es Extensible Style Language (XSL). Hoja de grfico: hoja de un libro que contiene solalo un grfico. Una hoja de grfico es muy til si se desea ver un grfico o un informe de grfico dinmico separado de los datos de una hoja de clculo o un informe de tabla dinmica. HTML: lenguaje de marcado estndar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cmo deben mostrar los exploradores Web los elementos de pgina, como texto y grficos, y cmo deben responder a las acciones del usuario.
I
Imagen: archivo (como un metarchivo) que puede desagrupar y manipular como dos o ms objetos o un archivo que permanece como un solo objeto (como mapas de bits). Imprimir ttulos: rtulos de fila o columna que se imprimen en la parte superior o en el lado izquierdo de cada pgina de una hoja de clculo impresa. Incrustados o grfico incrustado: grfico que se coloca en una hoja de clculo en lugar de una hoja de grfico separada. Los grficos incrustados son muy tiles cuando se desea ver o imprimir un grfico o un informe de grfico dinmico con su origen de datos u otra informacin en una hoja de clculo. Informacin de pantalla: notas que aparecen en la pantalla para proporcionar informacin sobre un botn de una barra de herramientas, un cambio del que se ha mantenido un seguimiento o un comentario; o bien, para mostrar una nota al pie o una nota al final. La Informacin de pantalla muestra tambin el texto que aparecer si elige insertar una fecha o una entrada de Autotexto. Informe de grfico dinmico: grfico que proporciona anlisis de datos interactivo, como un informe de tabla dinmica. Puede cambiar las vistas de los datos, ver niveles de detalle diferentes o reorganizar el diseo del grfico arrastrando campos y mostrando u ocultando elementos de los mismos. Informes de tabla dinmica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orgenes incluidos los externos a Excel. Informe de tabla dinmica asociado: informe de tabla dinmica que proporciona los datos de origen a un informe de grfico dinmico. Se crea automticamente cuando se crea un nuevo informe de grfico dinmico. Cuando se cambia el diseo de alguno de los informes, el otro cambia tambin. Intercambio dinmico de datos (DDE): protocolo establecido para intercambiar datos entre programas basados en Microsoft Windows.
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Internet: red mundial con miles de pequeas redes de equipos y millones de equipos empresariales, educativos, estatales y personales. Internet es como una ciudad electrnica con bibliotecas, almacenes, galeras de arte virtuales, etc. Intranet: red de una organizacin que utiliza tecnologas de Internet (como el protocolo HTTP o FTP). Si utiliza hipervnculos, puede explorar objetos, documentos, pginas y otros destinos en Internet.
J
JPG: formato de archivo de grficos (extensin .jpg en Microsoft Windows) compatible con numerosos exploradores Web que se desarroll para comprimir y almacenar imgenes fotogrficas. Est especialmente indicado para grficos con muchos colores, como fotografas digitalizadas. JavaScript: lenguaje de secuencias de comandos del World Wide Web de plataforma cruzada. El cdigo JavaScript se inserta directamente en una pgina HTML. JavaScript permite crear programas Java. El delimitador de secuencia de comandos representa una secuencia de comando escrita en JavaScript.
L
Leyenda: cuadro que identifica los diseos o colores asignados a las series de datos o categoras de un grfico. Libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios en una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por otros usuarios. Debe disponer de Excel 97 o posterior para modificar un libro compartido. Libros predeterminados o libro de inicio predeterminado: libro nuevo, sin guardar, que se muestra cuando se inicia Excel. El libro de inicio predeterminado aparece nicamente si no ha incluido otros libros en la carpeta XLStart. Lista: serie de filas de hoja de clculo con un rtulo que contiene datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y nmeros de telfono de clientes. La primera fila de la lista tiene rtulos para las columnas. Lneas de tendencia: representacin grfica de tendencias en series de datos, como una lnea inclinada ascendente para representar el aumento de ventas a lo largo de un perodo de meses. Las lneas de tendencia se utilizan para el estudio de problemas de prediccin, lo que se denomina tambin anlisis de regresin. Listas de tabla dinmica: componente de Microsoft Office Web Components que permite crear una estructura similar a la de un informe de tabla dinmica de Excel. Los usuarios pueden ver la lista de tabla dinmica en un explorador Web y cambiarle el diseo de manera similar a un informe de tabla dinmica de Excel.
M
Macro: accin o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programacin Visual Basic para Aplicaciones. Marcador: ubicacin o seleccin de texto en un archivo al que se da un nombre para usarlo como referencia. Los marcadores identifican una ubicacin dentro de un archivo al que se se puede hacer referencia o crear un vnculo ms adelante. Marcadores de datos: barra, rea, punto, sector u otro smbolo de un grfico que representa un nico punto de datos o valor que procede de una celda de una hoja de clculo. Los marcadores de datos relacionados en un grfico constituyen una serie de datos. Mrgenes: espacio en blanco fuera del rea de impresin de una pgina.
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Matriz: utilizada para crear frmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una frmula comn; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento. Men: lista de comandos que se muestra al hacer clic en un nombre de men de una barra de mens u otra barra de herramientas. Men contextual: men que muestra una lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Para mostrar un men contextual, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el elemento, o presione MAYS+F10. Microsoft Internet Explorer: explorador Web, es decir, software que interpreta archivos, les da el formato de pginas Web y los muestra al usuario. Puede descargar Internet Explorer del sitio Web de Microsoft en la direccin http://www.microsoft.com. Microsoft Office Web Components: componentes interactivos, como hojas de clculo, grficos y listas de tabla dinmica en pginas Web que facilitan el anlisis de datos. Para utilizar estos componentes, debe tener una licencia de Microsoft Office 2002. Microsoft Visual Basic: versin visual del lenguaje de programacin Basic de alto nivel. Microsoft ha desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en Windows. Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript): subconjunto del sistema de programacin de Microsoft Visual Basic. Microsoft Internet Explorer 3.0 o posterior, junto con el resto de exploradores Web, puede leer programas VBScript que se incrusten en pginas HTML. MIME: lista de estndares para transportar recursos multimedia a travs de conexiones de Internet. El tipo MIME informa a un programa del objeto que contiene (por ejemplo, grficos, sonidos o vdeos). Mdulo: coleccin de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre. Existen dos tipos de mdulos: mdulos estndar y mdulos de clase.
N
Niveles: parte de una dimensin OLAP. En una dimensin, los datos se organizan en niveles de detalle inferiores y superiores, como niveles de Ao, Trimestre, Mes y Da en una dimensin de Tiempo. Nombres: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, frmula o valor constante. Utilice nombres fciles de entender, como Productos para referirse a rangos difciles de entender, como Ventas!C20:C30. Nombre definido: vea nombres.
O
Objetos de acceso a datos (DAO): interfaz de acceso a datos que se comunica con orgenes de datos compatibles con ODBC y Microsoft Jet para conectarse a, recuperar, manipular y actualizar datos de la estructura de base de datos. Objetos de datos ActiveX (ADO): interfaz de acceso a datos que se comunica con orgenes de datos compatibles con OLE DB para conectarse a, recuperar, manipular y actualizar datos. Objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y se inserta en un archivo de destino, manteniendo una conexin entre los dos archivos. El objeto vinculado se actualizar en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de origen. ObjectLink: formato de datos OLE que describe un objeto vinculado, identificando la clase, el nombre de documento y el nombre de un objeto. Cada uno de estos elementos de datos es una cadena que termina con un valor nulo. ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): mtodo estndar para compartir datos entre bases de datos y programas. Los controladores ODBC utilizan SQL (Lenguaje de consulta estructurado) para obtener acceso a datos externos.
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Operadores: signo o smbolo que especifica el tipo de clculo que se debe llevar a cabo en una expresin. Hay operadores matemticos, comparativos, lgicos y referenciales. Operador de comparacin: signo que se utiliza en criterios de comparacin para comparar dos valores. Los operadores son: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que, <> No igual a. Operador de texto: signo o smbolo que especifica el tipo de clculo que se debe llevar a cabo en una expresin. Hay operadores matemticos, comparativos, lgicos y referenciales. OLAP: tecnologa de base de datos que se ha optimizado para la elaboracin de consultas e informes, en lugar de de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan jerrquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas. OLE: tecnologa de integracin de programas que se puede utilizar para compartir informacin entre programas. Todos los programas de Office admiten OLE, de manera que puede compartir informacin a travs de objetos vinculados e incrustados. Origen o archivo de origen: el archivo que contiene informacin que se ha utilizado para crear un objeto vinculado o incrustado. Cuando se actualiza la informacin en el archivo de origen, tambin es posible actualizar el objeto vinculado en el archivo de destino. Origen de datos: conjunto almacenado de informacin de "origen" utilizado para conectarse a una base de datos. Un origen de datos puede incluir el nombre y la ubicacin del servidor de la base de datos, el nombre del controlador de la base de datos e informacin que necesita la base de datos cuando se inicia una sesin.
P
Pgina de bsqueda: pgina desde la que puede buscar e ir a otros sitios de Internet o a documentos en una intranet. Muchas pginas de bsqueda ofrecen varias formas de buscar, como puede ser por tema, por palabra clave o por coincidencias con consultas de usuario. Pgina de inicio: primera pgina que aparece cuando se inicia un explorador Web. Puede establecerla a un sitio Web o a un documento en el disco duro del equipo. Una pgina de inicio puede contener hipervnculos con otros documentos del equipo, de la red o del Web. Palabras clave: palabra o frase que identifica temas importantes en un libro, una presentacin u otro documento de Microsoft Office. Puede utilizar palabras clave para indizar archivos que cree en Microsoft Excel, Word, PowerPoint y Outlook. Panel: parte de la ventana de documento unida y a la vez separada de otras partes por barras verticales u horizontales. Panel de tareas: ventana de una aplicacin Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicacin y pequeo tamao le permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos. Panel de tareas Nuevo archivo: panel en aplicaciones Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente para abrir y crear archivos. El ttulo del panel de tareas es distinto para cada aplicacin Office. Por ejemplo, ver "Nuevo documento" en Word y "Nueva hoja" en Excel. Plantilla: archivo o archivos que contienen la estructura y las herramientas para dar forma a elementos como el estilo y el diseo de pgina de los archivos terminados. Por ejemplo, las plantillas de Word puede dar forma a un nico documento y las plantillas de FrontPage pueden dar forma a todo un sitio Web. Plantilla de hoja predeterminada: plantilla Hoja.xlt que se crea para cambiar el formato predeterminado de nuevas hojas de clculo. Excel utiliza la plantilla para crear una hoja de clculo en blanco cuando se agrega una nueva hoja a un libro. Plantillas de informe: plantilla de Excel (archivo .xlt) que incluye una o ms consultas o informes de tabla dinmica que se basan en datos externos. Cuando se guarda una plantilla de informe, Excel guarda la definicin de la consulta, pero no almacena los datos consultados en la plantilla. Plantilla de libro predeterminada: plantilla Libro.xlt que se crea para cambiar el formato predeterminado de nuevos libros. Excel utiliza la plantilla para crear un libro en blanco cuando se inicia Excel o se crea un libro nuevo sin especificar una plantilla.
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Plantilla de hoja de clculo predeterminada: plantilla Hoja.xlt que se crea para cambiar el formato predeterminado de nuevas hojas de clculo. Excel utiliza la plantilla para crear una hoja de clculo en blanco cuando se agrega una nueva hoja a un libro. Programa de complemento: programa suplementario que agrega funciones o comandos personalizados a Microsoft Office. Propiedades: atributo con nombre de un control, campo u objeto de base de datos que se establece para definir una de las caractersticas del objeto (por ejemplo, el tamao, el color o la posicin en pantalla) o un aspecto de su comportamiento (por ejemplo, si el objeto est oculto o no). Protocolo: mtodo de acceso a un documento o servicio en Internet, como el Protocolo de transferencia de archivos (FTP) o el Protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP). Proveedores OLAP: conjunto de software que proporciona acceso a un tipo concreto de base de datos OLAP. Este software puede incluir un controlador de origen de datos y otro software de cliente necesario para conectarse a una base de datos. Proveedor de servicios de Internet (ISP): empresa que proporciona acceso a Internet, para diversas cosas como correo electrnico, salas de charlas o utilizar World Wide Web. Algunos ISP son multinacionales, que ofrecen acceso en varios lugares, mientras que otros se limitan a un rea determinada. Publicar: guardar una copia de un archivo en un formato HTML (Lenguaje de marcas de hipertexto) en un servidor Web. Puntos de datos: valores individuales que se trazan en un grfico. Los puntos de datos relacionados constituyen una serie de datos. Los puntos de datos se representan con barras, columnas, lneas, sectores, puntos y otras formas. Estas formas se denominan marcadores de datos.
R
Rango: dos o ms celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes. Rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de clculo pero que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en clculos como hara con otros datos. Red de rea local (LAN) Hipervnculo activo: hipervnculo que est seleccionado actualmente en un explorador Web. Algunos exploradores Web indican el hipervnculo activo cambindole el color. Referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de clculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la interseccin de la columna B y la fila 3 es B3. Referencias de celda absolutas: en una frmula, direccin exacta de una celda, independientemente de la posicin de la celda que contiene la frmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1. Referencias de celda relativas: en una frmula, direccin de una celda basada en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la frmula, la referencia se ajusta automticamente. Una referencia relativa toma la forma A1. Referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o ms hojas de clculo en un libro. Referencia de frmula 3D: ver referencia 3-D. Regin actual o regin actual: bloque de celdas rellenas que incluye la celda o celdas seleccionadas actualmente. La regin se extiende en todas las direcciones hasta la primera fila o columna vaca. Regin de datos: conjunto de celdas que contiene datos y que est delimitado por celdas vacas o por los bordes de la hoja de clculo.)
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Rtulos de datos: rtulo que proporciona informacin adicional acerca de un marcador de datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de clculo. Ruta de acceso: ruta que utiliza el sistema operativo para ubicar una carpeta o un archivo; por ejemplo, C:\Finanzas\Marzo.doc.
S
Saltos de pgina: elemento que divide una hoja de clculo en pginas separadas para imprimirlas. Excel inserta saltos de pgina automticos segn el tamao del papel, la configuracin de los mrgenes, las opciones de escala y las posiciones de los saltos de pgina manuales que se hayan insertado. Secuencias de comandos Web: tipo de cdigo de equipo que se utiliza para realizar tareas en una pgina Web, como aumentar el contador de "nmero de visitantes" cada vez que hay un nuevo visitante. Es posible escribir las secuencias de comandos Web en varios lenguajes de secuencias de comandos. No es necesario compilar las secuencias de comandos para ejecutarlas. Seleccionada: un botn de la barra de herramientas siempre tiene un borde a su alrededor cuando est seleccionado, incluso cuando el puntero no se encuentra sobre el botn. Selecciones no adyacentes: seleccin de dos o ms celdas o rangos que no se tocan. Cuando trace selecciones no adyacentes en un grfico, asegrese de que las selecciones combinadas constituyen una forma rectangular. Series: puntos de datos relacionados que estn trazados en un grfico y proceden de filas y columnas de una hoja de datos. Cada serie de datos de un grfico tiene una trama o un color exclusivo. Puede trazar una o ms series de datos en un grfico. Los grficos circulares tienen solalo una serie de datos. Series de datos: ver series. Servidor: en una red de rea local, equipo que controla el acceso a toda una red o parte de ella y sus recursos, como impresoras. En el World Wide Web, un equipo que ejecuta software de servidor Web que responde a solicitudes del protocolo HTTP. Tambin se denomina host. Servidor Web: equipo que alberga pginas Web y responde a las solicitudes de exploradores. Tambin se le conoce como servidor HTTP, un servidor Web que almacena archivos cuyas direcciones URL comienzan con http://. Smbolos del esquema: smbolos que se utilizan para cambiar la vista de una hoja de clculo esquematizada. Se pueden mostrar u ocultar los datos detallados haciendo clic en el signo ms, en el signo menos y en los nmeros 1-2-3-4 indicando el nivel de esquema. Sitios de red: carpeta en un servidor de archivos de red, servidor Web o servidor Exchange 2000. Puede crear un acceso directo a un Sitio de red para trabajar con los archivos del sitio. Algunos Sitios de red, como bibliotecas de documentos, tienen caractersticas que no estn disponibles en carpetas locales. Sitio Web del equipo: sitio Web personalizable con caractersticas que ayudan a un equipo a trabajar unido. El sitio predeterminado tiene pginas para bibliotecas de documentos, anuncios y eventos del equipo. Slo los miembros, especificados por el autor del sitio, pueden utilizar el sitio. Sitio Web del grupo: ver Web del equipo. Sitios Web del grupo de SharePoint: sitio Web personalizable con caractersticas que ayudan a un equipo a trabajar unido. El sitio predeterminado tiene pginas para bibliotecas de documentos, anuncios y eventos del equipo. Slo los miembros, especificados por el autor del sitio, pueden utilizar el sitio. Slo lectura: configuracin que permite leer o copiar un archivo, pero no cambiarlo ni guardarlo. Si cambia un archivo de solalo lectura, puede guardar los cambios solalo dndole un nombre nuevo al archivo. Submen: men que aparece cuando un usuario seala un comando de un men de nivel superior.
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Subprograma Java: pequeo programa escrito en Java, lenguaje de programacin que se utiliza principalmente en el World Wide Web. Un subprograma Java se coloca dentro de un documento HTML y se puede utilizar para agregar animacin, msica, actualizaciones de pgina, etc. Sugerencias o Informacin de pantalla: notas que aparecen en la pantalla para proporcionar informacin sobre un botn de una barra de herramientas, un cambio del que se ha mantenido un seguimiento o un comentario; o bien, para mostrar una nota al pie o una nota al final. La Informacin de pantalla muestra tambin el texto que aparecer si elige insertar una fecha o una entrada de Autotexto.
T
Tablas: conjunto de datos acerca de un tema determinado que se almacena en registros (filas) y campos (columnas). Tabla dinmica: ver informe de tabla dinmica. Ttulos o ttulos de grficos: texto descriptivo que se alinea automticamente con un eje o se centra en la parte superior de un grfico. Ttulos impresos: rtulos de fila o columna que se imprimen en la parte superior o en el lado izquierdo de cada pgina de una hoja de clculo impresa.
U
Ubicaciones de archivo fijas: direccin completa o absoluta de un archivo; por ejemplo, www.microsoft.com/ubicacion/sububicacion/nombrearchivo.htm. En contraste, una ubicacin relativa de archivo es una direccin que es relativa al documento activo o una base de hipervnculo. UNC (convencin de nomenclatura universal: convencin de nomenclatura para archivos que proporciona un sentido de ubicacin de un archivo independiente del equipo. En vez de especificar una ruta de acceso y una letra de unidad, un nombre UNC utiliza la sintaxis \\servidor\recurso_compartido\ruta_acceso \nombre_archivo. Unicode: codificacin de caracteres estndar desarrollada por Unicode Consortium. Al utilizar ms de un byte para representar cada carcter, Unicode permite que casi todos los idiomas se representen mediante un nico juego de caracteres. URL (Localizador de recursos uniforme: direccin que especifica un protocolo (como HTTP o FTP) y la ubicacin de un objeto, documento, pgina World Wide Web u otro destino en Internet o una intranet por ejemplo: http://www.microsoft.com/. Utilidades de revisin en pantalla: ayudas a la accesibilidad para personas con discapacidades visuales o de aprendizaje, como dislexia. Estas ayudas hacen disponible la informacin en pantalla como una voz sintetizada o una pantalla del Braille actualizable.
V
Validacin de datos: funcin de Excel que se puede utilizar para definir restricciones sobre los datos que se pueden insertar en una celda, y para mostrar mensajes que insten a los usuarios a especificar entradas correctas y les notiqueden las entradas incorrectas. Vnculo u objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y se inserta en un archivo de destino, manteniendo una conexin entre los dos archivos. El objeto vinculado se actualizar en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de origen. Vnculos relativos: cuando un hipervnculo utiliza una ruta basada en un vnculo relativo, puede mover el archivo que contiene el hipervnculo y el destino del hipervnculo sin interrumpir el hipervnculo. Mueva el archivo que contiene el hipervnculo y su destino juntos. Vistas: conjunto de valores de visualizacin e impresin a los que se puede dar un nombre y se pueden aplicar a un libro. Se pueden crear ms de una vista del mismo libro sin guardar copias diferentes del libro.
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Vista de diseo de la pgina de acceso a datos: ventana de Access en la que se disean pginas de acceso a datos, pginas Web con conexiones a bases de datos. Vista preliminar de los saltos de pgina: vista de la hoja de clculo que muestra las reas que se imprimirn y las posiciones de los saltos de pgina. El rea que se imprimir se muestra en blanco, los saltos de pgina automticos aparecen como lneas discontinuas y los saltos de pgina manuales se muestran como lneas solalidas. Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versin del lenguaje de macros-de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones Microsoft.
W
World Wide Web (World Wide Web (WWW): rama multimedia de Internet que presenta no solalo texto, sino tambin grficos, sonido y vdeo. En el Web, los usuarios pueden saltar fcilmente de un elemento a otro, de una pgina a otra o de un sitio a otro utilizando hipervnculos.
X
XML (Lenguaje de marcado extensible): formato para entregar datos estructurados y enriquecidos desde una aplicacin de un modo coherente y estndar. XML describe el contenido de un documento Web, donde las etiquetas HTML describen la apariencia del documento. XSL (Lenguaje de estilos extensible): lenguaje de transformacin que pueden utilizar los desarrolladores para transformar datos XML en HTML por medio de una hoja de estilos que define reglas de presentacin.
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