Manual de Rendicin de Cuentas para Proyectos

(Proyectos BMZ)

Una herramienta de trabajo editada por

Sozial- und Entwicklungshilfe des Kolpingwerkes e.V.

www.kolping.net

Indice
0 Introduccin .................................................................................................................... 5 ndice de abreviaturas....................................................................................................... 6 1 1.1 1.2 1.3 1.4 2 3 3.1 3.2 3.3 3.4 4 4.1 4.2 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.8.1 5.8.2 5.9 Reglamentos generales .................................................................................................. 7 El BMZ .............................................................................................................................. 7 El reglamento financiero y las directrices de fomento ....................................................... 7 Fomento de medidas de la poltica social y socioestructural ............................................ 8 El manual.......................................................................................................................... 8 Solicitud de proyecto como base de la direccin de proyectos................................. 9 El presupuesto .............................................................................................................. 10 Compilacin del presupuesto (plan de costos) ............................................................... 10 Gastos financiables por fondos del BMZ......................................................................... 10 Gastos no financiables por el BMZ ................................................................................. 10 Supervisin del presupuesto........................................................................................... 11 El flujo de fondos.......................................................................................................... 12 Solicitud de fondos.......................................................................................................... 12 Resumen mensual de ingresos y gastos (por tems) ...................................................... 13 Utilizacin de fondos .................................................................................................... 13 Sistemas de control interna / reglamentos internos ........................................................ 13 El mandamiento de la eficacia econmica ...................................................................... 14 Adjudicacin de encargos y trabajos............................................................................... 15 El inventario .................................................................................................................... 15 La lista de bienes inmuebles........................................................................................... 16 Convenio de traspaso ..................................................................................................... 16 Los plazos vinculatorios.................................................................................................. 16 Personal nacional ........................................................................................................... 17 Personal empleado de forma permanente ...................................................................... 17 Personal suplente y personal con contratos temporales................................................. 18 Instrumentos de financiamiento ...................................................................................... 18

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5.9.1 5.9.2 5.10

Programas de crdito...................................................................................................... 18 Mantenimiento corriente / Subvencin de entidades sociales (por ejemplo centros de formacin)................................................................................. 19 Obras de construccin .................................................................................................... 19

5.10.1 Reglamentos generales .................................................................................................. 19 5.10.2 Condiciones bsicas ....................................................................................................... 20 5.10.3 El procedimiento para la solicitud.................................................................................... 21 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 6 6.1 6.2 6.3 6.3.1 6.3.2 6.4 6.5 6.5.1 6.5.2 6.5.3 6.5.4 6.5.5 6.5.6 7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.4.1 Vehculos ........................................................................................................................ 21 Seguros........................................................................................................................... 22 Viajes de servicio ............................................................................................................ 22 Hipotecas y crditos / prstamos .................................................................................... 22 Procedimiento de quiebras o ajustes .............................................................................. 23 Particularidades de los tems individuales al elaborar la rendicin anual.......................................................................................................... 23 tem 1.0: Actividades de formacin en pases en desarrollo ........................................... 23 tem 2.0: Actividades de formacin fuera de los pases en desarrollo ............................ 24 tem 3.0: Instrumentos de financiamiento, equipamiento, ayudas de materiales ....................................................................................................................... 25 Inversiones...................................................................................................................... 25 Programas de crditos.................................................................................................... 25 tem 4.0: Obras de construccin ..................................................................................... 25 tem 5.0: Infraestructura de proyecto .............................................................................. 26 Inversiones...................................................................................................................... 26 Personal.......................................................................................................................... 26 Vehculos ........................................................................................................................ 27 Viajes de servicio ............................................................................................................ 27 Gastos de administracin................................................................................................ 28 Gastos de representacin ............................................................................................... 28 Comprobacin de la utilizacin ................................................................................... 28 Trabajos preparativos ..................................................................................................... 28 Confirmacin de las cuotas de proyectos recibidos ........................................................ 29 Resumen de los cambios de divisas en moneda nacional.............................................. 29 Resumen sobre otros ingresos ....................................................................................... 29 Ingresos por intereses..................................................................................................... 29 3

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7.4.2 7.4.3 7.5 7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.5.5 7.6 7.7 7.1.1 7.7.2

Otros ingresos de actividades de proyecto ..................................................................... 29 Aportes de terceros en relacin a la medida de proyecto ............................................... 30 Descripcin de los gastos ............................................................................................... 30 Qu son gastos?........................................................................................................... 30 Ningn gasto sin comprobante! ..................................................................................... 31 Qu comprobantes deben presentarse?....................................................................... 31 Cmo se debe ordenar los comprobantes? .................................................................. 31 Deben estar traducidos los comprobantes?.................................................................. 32 Resumen general............................................................................................................ 32 Todo listo? .................................................................................................................... 33 Lista de Control no. 1: Trabajos preparativos para la Rendicin Financiera ................... 33 Lista de Control no. 2: La Rendicin Financiera del Proyecto......................................... 34

Notas ........................................................................................................................................ 36

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Introduccin
La presente edicin revisada del Manual de Rendicin de Cuentas para Proyectos est concebida como herramienta de apoyo para el trabajo de las contrapartes del SEK activas en todo el mundo, facilitndoles la comprensin de las Directrices de Fomento del Ministerio Federal de la Cooperacin Econmica y el Desarrollo de la Repblica Federal de Alemania (BMZ) y su utilizacin practicable e ilustrativa en el trabajo concreto de proyectos de Kolping. El Manual del ao 2002 fue revisado completamente y adaptado a las reformas de las disposiciones legales en materia de los aportes financieros del BMZ. La experiencia ganada con las revisiones del BMZ realizadas en las oficinas del SEK, los comentarios de las revisiones y las sugerencias de las contrapartes de su prctica tambin forman parte de este Manual. Aparte de explicaciones textuales que se orientan en su mayora al ciclo de una fase de proyecto empezando con la presentacin de la solicitud de proyecto, pasando por el monitoreo del proyecto hasta la rendicin final hay formularios y ejemplos sobre los temas distintos. A travs de un enlace directo del texto se puede abrir los formularios y dado el caso rellenarlos inmediatamente. Este modo de proceder deber facilitar el empleo de los formularios y asegurar que la rendicin pueda ser enviada al SEK de forma completa. El Manual ha sido concebido explcitamente como HERRAMIENTA DE TRABAJO en el sentido de una coleccin de Best Practices que deber ayudar a elaborar las rendiciones de proyecto. Sin embargo, lo que es realmente til en el trabajo slo puedan juzgar aquellas personas que tienen que ejecutar este trabajo. Por esta razn se les pide a las contrapartes del SEK revisar este Manual de manera crtica y hacernos llegar sugerencias y crticas para asegurar que podamos juntos contribuir a optimizar el Manual y de este modo mejorar el trabajo de proyectos. Colonia, en Septiembre de 2010

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ndice de abreviaturas
BHO BMZ FR Bundeshaushaltsordnung (Reglamento Presupuestario del Estado Alemn) Bundesministerium fr wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (Ministerio Federal de la Cooperacin Econmica y el Desarrollo) Richtlinie fr die Frderung von Manahmen der Gesellschafts- und Sozialstrukturpolitik (Directrices de Fomento de medidas de Poltica social y Socioestructural) Sozial- und Entwicklungshilfe des Kolpingwerkes e.V. (Asociacin de Ayuda Social y al Desarrollo de la Obra Kolping, Asociacin registrada) Verwaltungsvorschriften zur Bundeshaushaltsordnung (Disposiciones administrativas del Reglamento Presupuestario)

SEK VV-BHO

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1.1

Reglamentos Generales
El BMZ

El Ministerio Federal de la Cooperacin Econmica y el Desarrollo (BMZ) fue fundado en el ao 1961 bajo el nombre Ministerio Federal de Cooperacin Econmica con el fin de concentrar las responsabilidades en el rea de la cooperacin de desarrollo que hasta entonces haban sido ubicadas en ministerios diferentes. En el ao 1993 se adjunt el trmino y el Desarrollo. La tarea del BMZ es la concepcin fundamental de la cooperacin de desarrollo de la Repblica Federal de Alemania que tambin debe considerar la puesta en prctica de principios democrticos y los derechos humanos en los pases contrapartes. Sobre la base de estos principios se acuerdan, en contratos bilaterales, objetivos y medidas con los pases contrapartes. Los resultados son controlados por el Ministerio. Para la realizacin prctica de las medidas se coopera con entidades ejecutoras y Organizaciones No Gubernamentales y se les otorga apoyo econmico.

1.2

El reglamento financiero y las directrices de fomento

El reglamento presupuestario del estado alemn (BHO) es a pesar de su denominacin reglamento, una ley federal formal que reglamenta la economa presupuestaria del Gobierno Alemn incluyendo la rendicin de cuentas y la revisin por el tribunal federal de cuentas. Las disposiciones administrativas detalladas sobre el reglamento presupuestal (VV-BHO) promulgadas por el Ministro Federal de Finanzas son importantes para la interpretacin y el empleo de la ley. Segn el reglamento presupuestal los crditos de compromiso son gastos y fondos previsiblemente disponibles para los prximos 3 aos para prestaciones a organismos fuera de la administracin federal para el cumplimiento de ciertos fines. El tratamiento de los diferentes tipos de crditos de compromiso as como de los asignatorios / receptores est reglamentado sobre la base de las disposiciones administrativas generales y en las directrices de fomento del BMZ. Las directrices de fomento (FR) toman en cuenta las especialidades de los diferentes asignatorios / receptores. Los proyectos del SEK son financiados en su mayora del ttulo presupuestario fomento de medidas de poltica social y socioestructural.

Directriz BMZ

www.bmz.de

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1.3

Fomento de medidas de la poltica social y socioestructural

Bajo el trmino fomento socioestructural se entiende medidas orientadas a los siguientes objetivos: Desarrollo y consolidacin de estructuras democrticas y de una sociedad civil Fomento de un desarrollo econmico autnomo que sea econmicamente sostenible y socialmente justo Intensificacin de la cooperacin regional e internacional y de la colaboracin pacfica. Reduccin de la pobreza a travs del desarrollo y fomento de estructuras sociales estables

En este contexto se presta atencin especial al fomento de iniciativas propias en los pases contrapartes, al fomento de la autoorganizacin de la gente con menores oportunidades y al fomento de oportunidades de autoadministracin y estructuras sociales pluralistas. Lo que es prioritario desde el punto de vista de la poltica de desarrollo es la organizacin de la autoayuda de grupos de la poblacin desfavorecidos. La iniciativa y responsabilidad propia de los grupos e individuos tiene la mxima prioridad en la implementacin del proyecto. Los recursos propios de los grupos e individuos fomentados as como capacitarles a asumir proyectos tambin son imprescindibles. www.sozialstruktur.org 1.4 El manual

Con la propuesta de sus proyectos el SEK se compromete frente al BMZ a cumplir con las directrices de fomento. Con eso el SEK asume la responsabilidad de que tambin sus contrapartes cumplen con los reglamentos. El manual pretende traducir las directrices de fomento al idioma del trabajo Kolping. Con la firma del contrato de proyectos la contraparte se compromete a aplicar el manual, sobre todo al compilar las rendiciones anuales.

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La solicitud de proyecto como base de la direccin de proyectos

Aqu no se intenta abarcar el procedimiento de la solicitud en general, sino slo queremos destacar algunos hechos relevantes para la implementacin de proyectos y su tramitacin financiera. La solicitud de proyecto es el documento fundamental para la realizacin de proyectos. Con la presentacin de la solicitud de proyecto la contraparte o sea el SEK declara su voluntad frente al BMZ de realizar las medidas en la forma y cantidad en que han sido solicitadas. Con la aprobacin por parte del BMZ, la solicitud de proyecto entra en vigor. El SEK, a su vez, firma un contrato de proyecto con la contraparte en el cual se compromete a realizar el proyecto segn la planificacin presentada y cumplir con los reglamentos del BMZ y del SEK. Contrato de proyecto El cumplimiento de los objetivos cualitativos y cuantitativos definidos en la solicitud de proyecto es la base de la cooperacin de proyecto. La implementacin de las medidas planificadas es obligatoria a lo largo de todo el proyecto. Est sujeto a una medicin de impacto realizada al final de la duracin de proyecto. Sin embargo, durante el curso del proyecto pueden originarse cambios debido a circunstancias diferentes. Por ejemplo, es posible que no se puedan realizar medidas planificadas o sea que se realicen medidas adicionales. Si las condiciones marco de un proyecto cambian de tal manera que no se puedan alcanzar los objetivos planificados o slo alcanzarlos de manera limitada, se debe informar al SEK. Lo mismo rige si resulta que no se puede alcanzar el objetivo del proyecto con los fondos de proyectos aprobados. En estos casos es absolutamente necesario informar al SEK sin demora para que pueda, dado el caso, solicitar una modificacin de la aprobacin al BMZ. En un primer momento, esto no afecta la parte financiera. Aun cuando el financiamiento de medidas adicionales no tenga ningn efecto al financiamiento, el hecho de ampliar las medidas debe ser comunicado al BMZ y tiene que ser aprobado. De otro modo puedan resultar reducciones o restituciones al BMZ al final del proyecto debido a medidas no aprobadas. En caso extremo esto podr provocar el cese de la cooperacin. En caso de que los cambios tambin afecten el financiamiento (superar o quedar por debajo de presupuesto por ms de un 20%), se debe, en cada caso, informar al SEK (ver tambin captulo 3.2 supervisin del presupuesto).

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El presupuesto

El presupuesto de proyecto o el plan de costos es uno de los instrumentos ms importantes para el direccionamiento y el control de proyectos. El presupuesto refleja (en cifras) los objetivos de proyecto y su realizacin. Por eso es necesario efectuar cada mes un ajuste del plan de costos con los ingresos y egresos reales. De este modo se puede detectar e interpretar de forma inmediata posibles divergencias de las cantidades planificadas (ver tambin captulo 4.2). 3.1 La compilacin del presupuesto (plan de costos)

La contraparte local elabora el presupuesto (plan de costos) para la duracin total de proyecto (por regla general 3 aos) y lo acuerda con el coordinador de proyectos responsable del SEK e.V. Al elaborar el plan de costos para los proyectos de la estructura social se debe observar una cierta estructura segn tems. Los costos planificados se deben adaptar a esta estructura. Se trata de los siguientes tems superiores: 1.0 Actividades de formacin en pases en desarrollo 2.0 Actividades de formacin fuera de los pases en desarrollo 3.0 Instrumentos de financiamiento, equipamiento y ayudas de materiales 4.0 Obras de construccin 5.0 Personal e infraestructura A causa de la planificacin y control de costos eficientes est muy recomendado el despliegue ms profundo de estos tems. Plan de costos (Ejemplo) 3.2 Gastos financiables por fondos del BMZ

Por regla general, slo los siguientes instrumentos de fomento pueden ser financiados en el marco de los objetivos de proyectos aprobados: Medidas de formacin y asesoramiento Medidas de investigacin aplicada Establecimiento y desarrollo de instituciones Materiales Publicaciones y medios de comunicacin sobre temas de desarrollo Instrumentos de financiamiento y de crditos Obras de construccin (Para ello rige un procedimiento de solicitud especial!) (ver captulo 5.8.3)

3.3

Gastos no financiables por el BMZ

No pueden ser financiados con los fondos del BMZ los siguientes gastos (por mencionar algunos) Medidas religiosas y pastorales (seminarios, cursos talleres, retiros espirituales, peregrinaciones, literatura religiosa) Construccin y equipamiento de iglesias y capillas Eventos culturales y de tiempo libre 10

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Gastos de representacin (servicios de cliente/agasajos en caso de duda consultar al SEK) Artculos de propaganda Viajes areos internacionales (en casos excepcionales, es absolutamente necesario obtener la autorizacin del SEK) Adquisicin de instrumentos musicales, artculos deportivos o de tiempo libre Alquiler de vehculos (slo tras acuerdo) Boletines de federaciones y materiales si no sirven para objetivos de desarrollo

3.4

Supervisin del presupuesto

Con la aprobacin por parte del BMZ de la solicitud de proyecto, el plan de costos se vuelve vinculante. Se debe cumplir con los costos indicados segn los tems. Es posible superar un tem con un 20%, siempre y cuando se efecte ahorros en otros tems. Excepciones Gastos que no pueden ser financiados por el BMZ o que han sido rechazados as como todos los cambios en el personal de proyecto o de personas externas con contratos temporales. Sin embargo, un ahorro en el tem actividades de formacin (tem 1.0) o en el tem instrumentos de financiamiento (tem 3.0) a beneficio de los gastos administrativos puede resultar en un desequilibrio en el proyecto - incluso si es debajo de un 20%. Lo que es normativo es el objetivo general del proyecto. La relacin entre los gastos para la administracin y las medidas de proyecto tiene que ser apropiada a los objetivos de poltica de desarrollo. Habitualmente se elabora el plan de costos, como parte de la solicitud de proyecto, en Euros y se lo presenta al BMZ. Sin embargo, siempre se basa en un clculo en la moneda nacional de la contraparte respectiva. Fluctuaciones de tipo de cambio pueden resultar en diferencias considerables en la masa monetaria realmente existente. Por eso es necesario vigilar de forma permanente los tipos de cambio y ajustar el presupuesto correspondientemente. De este modo se puede detectar tempranamente ganancias o prdidas en el cambio y con eso gastos adicionales o reducidos en ciertos tems. De ser as se deben iniciar los pasos correspondientes acerca de la modificacin del plan de costos (ver abajo). Si se puede prever, durante el ao presupuestario en curso, que ciertos tems van a ser superados o inferiores en un 20%, es necesario informar al SEK inmediatamente por escrito y fundamentando las razones. Se debe tambin presentar un plan de costos modificado con indicaciones claras acerca de las modificaciones (inicial/actual/diferencia) en los tems individuales. Plan de costos (Modificaciones) Posteriormente, el SEK presenta una solicitud de modificacin del plan de costos al BMZ. Slo despus de la autorizacin por el BMZ se pueden realizar las modificaciones. Para la rendicin frente al BMZ a final de la duracin del proyecto, el plan de costos global de proyecto es decisivo. Por eso se debe ajustar el plan de costos hasta la fecha tope del 31 de agosto del ltimo ao de proyecto. Para ello, se contrapone a los costos (originados) hasta ahora los del ltimo plan de costos aprobado. A travs de una proyeccin de los 4 meses restantes se determina las deviaciones totales del proyecto. Plan de costos (Ajuste en el 3 ao)
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Se debe enviar sin demora este ajuste al SEK (hasta el 15 de septiembre a ms tardar) para que se puedan solicitar posibles modificaciones al BMZ antes de la terminacin de la fase de proyecto. Cambios de las condiciones marco del proyecto o correcciones de la planificacin interna pueden resultar en ahorros en el proyecto. En este caso es de necesidad absoluta observar que no se permite transferir estos recursos no consumidos al ao presupuestario siguiente, es decir no se debe crear reservas. Segn previo acuerdo con el SEK, los recursos de un ao presupuestario pueden ser recortados y luego puestos a disposicin en el ao siguiente, siempre y cuando la planificacin de proyecto lo permita. De este modo, los recursos para medidas necesarias y slo postergadas no son perdidos. En cada caso es necesario presentar al SEK una planificacin detallada con el plan de costos modificado. Plan de costos (Modificaciones 3 aos) Si se recibe aportes adicionales de terceros o de otras organizaciones pblicas para el mismo proyecto (o tambin para partes de proyecto) se debe comunicar al SEK y describirlo en el plan de costos y de financiamiento. En ningn caso debe ocasionar un doble financiamiento de proyectos o de medidas parciales.

4 El flujo de fondos
4.1 Solicitud de fondos

Sobre la base del plan de costos autorizado, los recursos de proyecto tienen que ser solicitados mensualmente con antelacin. Slo en casos excepcionales es posible presentar solicitudes intermediarias. En general, se debe solicitar slo la cantidad de recursos de proyecto necesaria para alcanzar el objetivo de proyecto. Tan pronto como hayan llegado los fondos en la cuenta bancaria de la contraparte, tienen que ser gastados dentro de 3 meses. Sin embargo, por regla general rige que los recursos de proyectos solicitados deben ser gastados hasta el momento en que se presente la siguiente solicitud de fondos. Las solicitudes de fondos para el prximo mes tienen que ser recibidas por el SEK hasta el 20 del mes en curso. Fondos de proyecto (Solicitud)

Ojo Al comienzo del proyecto se debe abrir una cuenta (bancaria) exclusivamente para transferencias de fondos del BMZ. Los recursos del BMZ no deben ser mezclados con otros aportes (donaciones, fondos de otras organizaciones). Esto rige tambin para cuentas en divisas. Al solicitar los fondos se debe indicar los recursos de proyecto necesarios segn la necesidad actual en los tems fijados. El SEK slo aceptar la solicitud de fondos si contiene el estado de los recursos de proyectos existentes en el momento de presentar la solicitud de fondos (banco y caja). Esto es necesario para asegurar que la contraparte de proyecto no disponga de mayores reservas.

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De las solicitudes de fondos recibidos por la contraparte, el SEK elabora la solicitud global de fondos a presentar al BMZ. Tambin el SEK esta comprometido a cumplir con las fechas vinculantes. Ojo Si el SEK no recibe las solicitudes de fondos hasta la fecha tope, el SEK presupone que la contraparte no necesite fondos para el mes que viene. Solicitudes recibidas atrasadas slo pueden ser tomadas en cuenta en el prximo mes.

4.2

Resumen mensual de ingresos y gastos (por tems)

Para averiguar la necesidad del prximo mes es imprescindible estar informado sobre el estado de los gastos de proyectos realizados hasta el presente. Para este fin la contraparte tiene que presentar una planificacin de gastos y liquidacin interna que siempre debe reflejar el estado actual de las cuentas. De esta planificacin se debe desprender en cada momento en forma de un libro diario (por ejemplo a travs de un extracto de la contabilidad o de forma manual utilizando los formularios del Manual) los gastos ocasionados en el ao presupuestario en curso (clasificados segn los tems respectivos). Este libro diario de gastos de los meses anteriores tiene que ser mandado al SEK hasta el 20 de cada mes, junto con la solicitud para el mes que viene. Fondos de Proyecto (Rendicin mensual)

La utilizacin de fondos

Los recursos de proyecto slo pueden ser utilizados para lograr los fines de proyecto. Los gastos deben efectuarse con un criterio econmico y de ahorro. Los recursos de proyecto (dinero) o tambin bienes de inversin, que no puedan ser utilizados de acuerdo con los objetivos de proyecto, deben ser restituidos al SEK por la contraparte receptora. En el momento de firmar el contrato, la contraparte receptora asume la correspondiente obligacin de restitucin. Tambin existe una obligacin de restitucin cuando se establece, durante el perodo del plazo vinculatorio, que los objetos inventariados ya no se utilizan o ya no se precisan segn la aprobacin por el BMZ (tambin ver abajo: inventario). Todos los objetos adquiridos o producidos para lograr los objetivos de proyecto tienen que ser manejados cuidadosamente.

5.1

Sistemas de control interno / Reglamentos internos

Sin contar con reglas claras para la tramitacin de transacciones financieras (imposiciones, pagos, adjudicaciones de encargos y trabajos etc.) puedan fcilmente ocurrir casos de corrupcin. En el sentido de una lucha eficiente contra la corrupcin es imprescindible que la contraparte elabore un

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sistema de control o sea que establezca un reglamento interno para el manejo de los recursos de proyectos. Este tiene que establecer lo siguiente Quin est autorizado a recibir los recursos de proyecto? Quin est autorizado a gastar los recursos de proyecto? Quin - junto con quin (firma colectiva) - est autorizado a firmar? (El principio de los cuatro ojos - en ningn caso una sola persona est autorizada a firmar.) Quin controla la observancia del reglamento interno? Quin es responsable de la caja? Quin extiende la orden de pago? (en ningn caso el contador!) Cmo se pagan y descuentan los adelantados? Cul es el nivel medio del dinero en caja? Desde qu suma se pagan las facturas por transferencia? Quin junto con quin toma las decisiones acerca de inversiones? Quin autoriza viajes de servicio y seminarios?

5.2

El mandamiento de la eficacia econmica

Al adquirir objetos de proyectos o al comprar servicios (por ejemplo personal) siempre hay que observar la rentabilidad y la adecuacin de los gastos. Se debe aspirar a la mayor utilidad para el proyecto y los grupos meta. Criterios importantes de la rentabilidad son, por ejemplo: Cmo puedo adquirir lo que necesito a un precio lo ms moderado posible? (principio mnimo - minimizacin de costos) Cmo puedo conseguir la mayor utilidad posible con una cierta suma? (principio mximo maximizacin de utilidad) Qu tipo de adquisicin me trae el mayor beneficio posible para alcanzar mis objetivos individuales y especficos, considerando todos los factores? (anlisis de costo-beneficio).

La adquisicin ms barata no es necesariamente la ms econmica. Si se toma en cuenta ciertos factores como, por ejemplo las modalidades de financiamiento, los costos de mantenimiento y transporte, el producto ms barato pueda posiblemente ser el ms caro. En estos casos es til evaluar los diferentes factores de influencia (por ejemplo con un sistema de puntos) o sea fijar prioridades para la decisin (a las cuales la decisin pueda orientarse). Lo que es imprescindible como parte de la rendicin es en todos los casos una documentacin suficiente por escrito.

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5.3

Adjudicacin de encargos y trabajos

La adjudicacin de encargos para suministros y prestaciones tiene que efectuarse, por regla general, bajo las condiciones de la libre competencia. El volumen de la cotizacin de los precios o sea la obtencin de ofertas depende del volumen del encargo: Una averiguacin simplificada del precio es posible si se trata de una suma de encargo entre los 500,-- hasta los 999,-- (sin IVA). Puede efectuarse a travs de la averiguacin de precios de catlogos, precios pblicamente accesibles, etc. Sin embargo, la averiguacin del precio debe ser comprensible. Desde una inversin con un valor neto de 1.000,-- se debe obtener por lo menos 3 ofertas escritas. Si en el pas contraparte las licitaciones pblicas son costumbres entonces estas debern ser empleadas, particularmente en caso de inversiones por un valor superior a los 7.500,--. En cada caso es necesario documentar en acta (con apunte) la averiguacin del precio y la decisin de compra. Apunte adjudicacin de encargos y trabajos Los documentos relativos a cotizacin as como las ofertas diferentes y su evaluacin deben ser adjuntados a la rendicin. A partir de una suma de pedido superior a los 5.000,-- se debe enviar el apunte sobre la adjudicacin del encargo al coordinador de proyectos del SEK antes de efectuar la compra.

5.4

El inventario

La inventarizacin se efecta, por regla general, sobre la base de las disposiciones legales de uso habitual en el pas. Si la legislacin nacional no estipula algo diferente, objetos con un valor de compra o objetivo de ms de 410,-- tienen que ser inventariados. Este valor se refiere al dado por la legislacin alemana. Sin embargo, el lmite de inventarizacin pueda ser fijada a un valor ms bajo. Este procedimiento es oportuno en aquellos pases en los que los precios son muy debajos del lmite estipulado por la legislacin alemana. A travs de una reduccin individual del lmite de inventarizacin se asegura que los objetos de equipamiento de la contraparte estn registrados efectivamente y que as tambin sean controlables. Equipamiento de proyecto (Inventario) Puesto que la mayor parte de las contrapartes tambin recibe recursos de otras fuentes y efectan adquisiciones con ellos, es oportuno registrar los objetos adquiridos por fondos del BMZ en un archivo especfico, o por lo menos, clasificarlos correspondientemente. Ojo Depreciaciones deben efectuarse siguiendo las disposiciones legales de uso habitual en el pas. Sin embargo, la depreciacin no puede ser registrada como tem en la rendicin BMZ, dado que la adquisicin ya ha sido financiada al 100% por el BMZ.

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El inventario debe ser mantenido de modo correlativo. Del inventario debe desprenderse si los plazos vinculatorios (ver abajo) han sido cumplidos.

5.5

La lista de bienes inmuebles

En el caso de los bienes inmuebles adquiridos con recursos del BMZ, debe llevarse una lista separada. Esta lista actualizada deber ser presentada al SEK hasta el 31 de enero de cada ao. Si se presenta una solicitud correspondiente es posible presentarla junto con la rendicin hasta el 31 de marzo. Equipamiento de proyecto (Lista de bienes inmuebles)

5.6

Convenio de traspaso

Todos los bienes materiales o bienes inmuebles adquiridos o fabricados son, en primera instancia, propiedad del SEK y slo podrn pasar a ser propiedad de la contraparte mediante un convenio de traspaso. Al comprar el objeto, la contraparte debe enviar el convenio de traspaso con todos los datos al SEK, que lo devuelve aprobado a la contraparte. Con eso, los objetos adquiridos se convierten en propiedad de la contraparte. El plazo vinculatorio entra en vigor en la fecha de traspaso. Equipamiento de proyecto (Convenio de traspaso)

Ojo En los casos en que el contrato de proyecto ya prev el traspaso de propiedad, la elaboracin de un convenio de traspaso no es necesaria. Ya con la compra la contraparte se convierte en el propietario del bien material correspondiente.

5.7

Los plazos vinculatorios

Por regla general rige que todos los objetos adquiridos con fondos del BMZ deben ser puestas a disposicin durante toda su vida til para alcanzar los objetivos de proyecto. El BMZ prev plazos vinculatorios que se orientan a la vida til y el valor de adquisicin. Durante el plazo vinculatorio un objeto no debe ser enajenado ni utilizado para fines ajenos a la finalidad. Durante este perodo el enajenamiento o la utilizacin para fines ajenos a la finalidad de proyecto slo son posibles con la aprobacin del SEK o sea del BMZ. En casos especiales se puede presentar una correspondiente solicitud. Ojo Despus del trmino de los plazos vinculatorios, los objetos adquiridos o el beneficio de su venta slo pueden ser utilizados para alcanzar los objetivos de proyecto. Es imprescindible acordarlo previamente con el SEK.

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Los plazos vinculatorios en detalle:

Terrenos / bienes inmuebles u otros objetos con un valor superior a los 25.000,-Objetos con una vida til de ms de 1 ao y un valor entre los 5.000,-- y los 24.999,-Vehculos con un valor superior a los 25.000,--

15 aos 5 aos 5 aos

Todos los otros objetos con una vida til de ms de 1 ao y un valor entre los 410,-- y los 2 aos 4.999,--

5.8 5.8.1

Personal nacional Personal empleado de forma permanente

Personal nacional slo debe ser contratado cuando esta contratacin es absolutamente necesaria para lograr los objetivos de proyecto. Debe existir la garanta de que una vez terminado el proyecto, el personal pueda seguir trabajando contratado por la contraparte. De todas formas, la contratacin de personal nacional debe ser solicitada al SEK en cada caso. Junto a la solicitud debe presentarse una plantilla de personal para la duracin del proyecto, cuya observancia de parte de la contraparte del proyecto es obligatoria. Personal (Plantilla) Modificaciones de la plantilla de personal, especialmente ampliaciones, deben ser comunicadas al SEK en cada caso. Despus de verificar las razones de la modificacin, el SEK tiene que presentar una solicitud al BMZ. Slo despus de la aprobacin explicita del BMZ, se pueden realizar modificaciones del personal. Se debe llevar una hoja de servicios. Personal (Ficha) Los contratos de trabajo deben ser celebrados siguiendo las disposiciones legales del pas. Estos deben contener los siguientes datos: Descripcin de funciones Tipo y extensin del trabajo Duracin del empleo/relacin laboral Sueldos e imposiciones sociales

No se podrn efectuar pagos que superen lo estipulado en el contrato de trabajo, a menos que estos se funden en las leyes nacionales. Ojo Las leyes sociales del pas deben ser cumplidas de todos modos. Infracciones contra disposiciones laborales legales y multas que resultan de esto no pueden ser pagados con recursos del BMZ.

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La adecuacin y conformidad habitual de los sueldos planificados deben ser certificadas por un rgano/entidad competente antes del comienzo del perodo de proyecto. Para ello hay que presentar la plantilla de personal para el perodo de proyecto, los contratos de proyecto y las descripciones de funciones. Por regla general, este certificado puede ser extendido por la Embajada de la Repblica Federal de Alemania, pero tambin por cmaras de comercio o auditores independientes. En el caso de que resulten modificaciones en la plantilla de personal durante el curso de proyecto es necesario obtener de nuevo un certificado sobre la conformidad de las remuneraciones. Una copia de los contratos de trabajo por escrito as como las descripciones de las funciones deben ser presentadas al SEK al comienzo del proyecto. No es necesario presentar cada ao los contratos de proyecto, siempre y cuando no hayan resultado cambios en el personal. En el caso de que por disposicin legal o tarifaria se exige el pago de una indemnizacin en el momento del despido, esta disposicin debe anexarse a cada contrato de trabajo. Medidas de formacin y de perfeccionamiento para colaboradores pueden bsicamente ser financiadas con recursos del BMZ. Sin embargo, estas medidas siempre deben ser acordadas con el SEK y tienen que ser tomadas en cuenta en el plan de costos.

5.8.2

Personal suplente y personal con contratos temporales

Para tareas especiales (limitados temporalmente) y para la suplencia de personal de proyecto nacional planificado, se puede emplear a personal suplente con contratos de trabajo limitados. Sin embargo, esto ya tiene que ser previsto al presentar la solicitud, en la plantilla de personal. Ojo El criterio para el empleo de personal suplente no es el tipo de actividad, sino exclusivamente la limitacin temporal. Tambin para el personal suplente y personal con contratos temporales, hay que realizar contratos de trabajo de forma escrita, sin embargo, en forma simplificada.

5.9 5.9.1

Instrumentos de financiamiento Programas de crdito

Muchas contrapartes ortorgan crditos a grupos o particulares para financiar proyectos de autoayuda. El otorgamiento de crditos slo puede efectuarse sobre la base de un contrato de crdito. Este contrato debe contener las siguientes informaciones: Prestatario Uso previsto Monto de crdito Duracin (plazo de vigencia) Tipo de inters Modalidades de devolucin

En muchos casos el contrato es considerado como comprobante de pago. En este caso, el recibo del dinero tiene que ser confirmado en el contrato. Los contratos deben ser anexados a la rendicin.

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Frente al BMZ, el primer otorgamiento de un crdito es la suma presentada en la rendicin. Reflujos no tienen que ser documentados en la rendicin. Sin embargo, la contraparte est obligada a poner a disposicn los reflujos (= sumas de crditos + intereses) para otros crditos (fondo rotativo). El plazo vinculatorio de un fondo rotativo es la duracin del proyecto. Dentro de este perodo, estos fondos slo deben ser utilizados para el fondo rotativo mismo. Aunque el plazo vinculatorio sea expirado y existan graves razones para liquidar el fondo, los fondos rotativos solamente deben ser utilizados dentro de los objectivos del proyecto. La contraparte de proyecto est obligada a registar el otorgamiento y devolucin de crdito en una rendicin separada. En cada momento la contraparte debe estar en condiciones de dar informaciones sobre el estado del fondo rotativo frente al BMZ y al SEK. Fondo Rotativo (Resumen)

5.9.2

Mantenimiento corriente / Subvencin de entidades sociales (por ejemplo centros de formacin, Casas Kolping)

Para el tiempo de desarrollo y la fase de inicio de una entidad social, los costos operacionales pueden ser financiados con recursos del BMZ. Sin embargo, el objetivo del autofinanciamiento siempre debe estar en primer plano, y la subvencin de un proyecto no debe en ningna manera, influir en los esfuerzos de autofinanciamento. Por eso, la rentabilidad del proyecto individual respectivo deber ser verificada peridicamente y el resumen de los ingresos y egresos deber ser adjuntada a la rendicin. Despus de descontar todos los costos - tambin costos calculatorios como depreciaciones, el beneficio neto restante tiene que ser atribuido al proyecto como otro ingreso (adicional) para el cumplimiento de los objetivos de proyecto (ver tambin captulo 7.4.2).

5.10

Obras de construccin

5.10.1 Reglamentos generales Segn las directrices de fomento, medidas de construccin pueden ser fomentadas, si contribuyen de manera conocible a alcanzar los objetivos de proyecto y a la sostenibilidad del proyecto. La rentabilidad de la obra de construccin debe ser justificada a travs de clculos correspondientes (tambin ver el tema rentabilidad, captulo 5.1). Adems debe estar garantizado que la contraparte puede financiar los gastos futuros. Segn las directrices del BMZ, obras de construccin no slo es la nueva construccin de edificios, sino tambin toda obra de refaccin o ampliacin de edificios existentes, as como la compra de edificios o de terrenos para la edificacin. En este contexto no importa el volumen de los costos pues no hay un tope mnimo. Por lo tanto, las normas aqu descritas deben ser respetadas, independientemente del volumen de los costos.

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5.10.2 Condiciones bsicas Rigen las siguientes condiciones bsicas para el financiamiento de proyectos inmobiliarios: Las obras de construccin slo pueden ser financiadas hasta un 30% del monto del proyecto en el perodo de duracin de proyecto. Para cada obra de construccin debe ser solicitada la autorizacin por separado (ante el SEK, que presentar a su vez la solicitud al BMZ). Es imprescindible que se respete esta reglamentacin. La inclusin de la obra en el plan de costos no reemplaza la obligacin de solicitar la obra de construccin por separado en caso concreto. Todo proyecto inmobiliario debe ser revisado previamente por el responsable del proyecto y por el SEK. Se debe fundamentar suficientemente la razn por la cual la obra de construccin planificada es indispensable para el xito de proyecto. Se deber revisar qu alternativas podra haber. Una alternativa para la compra o construccin de inmuebles puede ser su alquiler. Ambas alternativas se deben presentar de modo transparente desde el punto de vista econmico y del contenido. Como base de clculo se podr tomar el anlisis econmico a lo largo de un perodo de cinco aos. Obras de Construccin (Lista de control: Construir, comprar o alquilar?) La solicitud de proyectos de compra y/o construccin debe ser amplia y estar completa (ver abajo). Independientemente de las reglamentaciones especiales rigen tambin las restantes disposiciones del presente Manual, en cuanto sean aplicables: Se deben respetar las condiciones de adjudicacin, es decir, los encargos a partir de una suma de los 7.500,-- se deben someter a una licitacin pblica de conformidad con las presentes directrices de este Manual (ver captulo 5.2). Se debe presentar una rendicin en regla. Dicha rendicin debe incluir los contratos, los presupuestos, descripcin de construccin incluyendo utilizacin del espacio, las liquidaciones detalladas de las distintas etapas de la obra con todos los pagos parciales, facturas y recibos y una rendicn final transparente. Al celebrar el contrato se debe prever un determinado monto por concepto de garanta y retenerlo hasta la entrega de la obra terminada. En el marco de la obligacin general de informar, se debe hacer esto con claridad suficiente acerca de la implementacin del proyecto (observancia de los plazos, observancia de los costos, puesta en funcionamiento, eventuales problemas en la ejecucin de la obra y en la puesta en funcionamiento). Se debe observar el plazo vinculatorio. En el caso de obras de construccin, dicho plazo es de 15 aos. Durante este perodo, el inmueble debe ser utilzado exclusivamente para los fines indicados en la solicitud presentada al SEK/al BMZ. Slo se podr comenzar con las medidas preparatorias, la compra de inmuebles, la construccin, refaccin o la ampliacin, una vez que se cuente con la autorizacin del SEK. Toda modificacin posterior debe presentarse al SEK para su aprobacin. Esto rige especialmente para la modificacin de los planos de construccin, sobre todo si los cambios implican una modificacin en los costos, y para los cambios que afecten la finalidad de la construccin. Si se modifican los planos sin mediar aprobacin previa, eso se consider construccin sin aprobacin. Ojo La no-observancia de estas normas podr provocar la rescisin y el cese de la cooperacin!

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5.10.3 El procedimiento para la solicitud Documentacin del proyecto a presentar con la solicitud: Descripcin del objetivo del proyecto (quin construye para quin, para qu grupo meta y para qu impactos planificados) Planificacin de necesidades incluyendo la estimacin de los gastos futuros Presentacin de las alternativas en cifras: - alternativa A - alternativa B - compra - construccin Descripcin de la ubicacin con plano de la ciudad y del lugar concreto Situacin geogrfica y demogrfica Presentacin de planos de construccin y clculos de volumen Documentacin de la licitacin pblica y exposicin de las razones para la eleccin de una oferta determinada Plan de costos completo (abarcando la construccin y el equipamiento) Cronograma individual de tareas Plan de financiamiento - aporte solicitado - proporcin de recursos propios - recursos de terceros - costos en total

El contrato con la empresa constructora debe contener los siguientes datos: Eventualmente, comprobante de solvencia Garanta de precio fijo Garanta de los trabajos realizados Modalidades de pago Descripcin de sanciones (penas contractuales) Cronograma Monto de garanta

5.11

Vehculos

La adquisicin de vehculos debe ser solicitada al SEK en cada caso. Para vehculos del proyecto adquiridos mediante recursos a travs del BMZ, se aplica el siguiente reglamento: Deben utilizarse solamente para viajes que sirvan a los objetivos del proyecto. Su uso debe limitarse a lo absolutamente necesario. Todos los vehculos deben ser tratados y mantenidos cuidadosamente. Para cada uno de los vehculos debe llevarse un libro de ruta. Los libros de ruta y el resultado de la anlisis del mismo deben ser adjuntados a la rendicin. Vehculos (Lista y Libro de Ruta)

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Los plazos vinculatorios para vehculos deben ser respetados. En algunos casos fundamentados, se permite vender vehculos antes de la terminacin del plazo vinculatorio. Sin embargo, esto debe ser acordado previamente con el SEK; se debe presentar una fundamentacin por escrito. Por regla general, se debe atribuir las ganancias de la venta de vehculo al proyecto y describirlas como otros ingresos (adicionales). Lo mismo rige en caso de robo y la devolucin por un seguro. Tambin este tipo de ingreso debe ser atribuido al proyecto.

5.12

Seguros Seguros estipulados por la ley nacional Otros seguros en excepciones fundamentadas (slo tras previo acuerdo con el SEK)

Con recursos del proyecto se puede contratar slo los siguientes seguros:

Todos los seguros deben ser fundados en cuanto a su necesidad. En caso de vehculos de servicio se puede contratar un seguro a todo riesgo en casos especiales y con previo acuerdo con el SEK o si la ley nacional lo estipula de forma obligatoria. Todos los casos de siniestro deben ser reportados inmediatamene al seguro (a la empresa de seguros) y al SEK. Devoluciones de seguros (por ejemplo en caso de robo) deben ser atribuidos al proyecto como otro ingreso (adicional).

5.13

Viajes de servicio

Los viajes de servicio del personal nacional deben limitarse a lo ms estrictamente necesario. Cada viaje de servicio debe ser solicitado y autorizado por el superior. Los costos de viaje deben fijarse lo ms econmicamente posible y segn los montos habituales en el respectivo pas o de acuerdo con los costos generados realmente. En el caso de rendiciones segn montos habituales, estos deben ser confirmados por un rgano competente (cmara de comercio, auditor) o en caso de que se aplica una ley nacional, se debe adjuntar a la rendicin el texto de la ley correspondiente. Rige el principio de la rentabilidad. El medio de transporte as como la estancia y el tipo de alojamiento deben fijarse bajo aspectos econmicos y deben ser verificados por el superior. Tal como rige para adquisiciones en general, en el caso de costos mayores, por ejemplo para viajes areos, se deben comparar y documentar los diferentes precios. Esta documentacin debe adjuntarse a la rendicin.

5.14

Hipotecas y crditos/prstamos

Antes de tomar hipotecas y prstamos se debe obtener la autorizacin por escrita del SEK.

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5.15

Procedimientos de quiebras o ajustes

Si se han iniciado o solicitado un procedimiento de quiebra o ajuste contra la contraparte, este hecho debe ser comunicado al SEK de forma inmediata. Esto rige tambin para personas jurdicas (fundaciones, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad annima), fundadas por la contraparte y las que trabajan con capital o bienes de inversin provenientes de recursos de proyectos.

Particularidades de los tems individuales al elaborar la rendicin anual

La condicin previa para una rendicin correcta y la facultad para recibir fondos por el BMZ para financiar los gastos, es el cumplimiento de los reglamentos referente a los tems individuales. Las condiciones y procedimientos explicados en lo siguiente forman la base para el reconocimiento de la rendicin. Si faltan partes esenciales de los documentos requeridos o si no se cumplen con los reglamentos estipulados por el BMZ para recibir recursos, el SEK no puede aceptar la rendicin. En los captulos anteriores ya se han hecho constataciones generales sobre la utilizacin de recursos en los tems individuales. Lo siguiente se refiere sobre todo a la parte administrativa de los gastos y las preparaciones y la compilacin de la rendicin. En este contexto no se puede excluir repeticiones. 6.1 tem 1.0: Actividades de formacin en pases en desarrollo Todo tipo de eventos de formacin, seminarios, cursos talleres con enfoque de impartir formacin, que se realizan para alcanzar los objetivos de proyecto Impresos y literatura elaborados para impartir contenidos de poltica de desarrollo (material didctico)

Las siguientes actividades pueden ser financiadas por recursos del BMZ:

si se presentan la documentacin completa justificando el financiamiento. Ojo No pueden ser financiados por recursos del BMZ: Actividades religiosas y pastorales (retiros espirituales, peregrinajes, eventos religiosos) Eventos o impresos con contenido interno de la asociacin (por ejemplo fiestas conmemorativas de Kolping, aniversarios/jubileos, Da Mundial de la Oracin, boletines) Eventos culturales o recreativos

En caso de duda debe consultarse al SEK antes de realizar la actividad. Cada actividad de formacin debe presentarse por separado como actividad global. Hay que indicar los siguientes datos: Ttulo del evento / finalidad del evento Lugar y duracin Colaborador responsable (por ejemplo formador) Anticipos efectuados Rendicin global

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Se recomienda tratar las actividades de formacin por separado al contabilizar los costos en la contabilidad (por ejemplo a travs de introducir centros de costos o subcuentas). La rendicin debe ser elaborada segn los formularios Rendicin de cuentas de actividades de formacin en los cuales se pueden indicar los costos individuales, deben adjuntarse los comprobantes correspondientes. Actividades de formacin (Rendicin) En el caso de seminarios con el mismo tema (ciclo del seminario) cuyos costos individuales no superan los 100,-- o cuya duracin no supera un da, se puede confeccionar una documentacin global por mes o ao. Ejemplo Curso taller sobre el tema democracia en diferentes regiones o Familias Kolping. Los siguientes anexos deben ser adjuntados en todo caso a la rendicin de cuentas del seminario: Comprobantes de gastos Contratos a honorario para los docentes Lista de asistentes (firmada por los asistentes) Programa (breve) Informe (La amplitud del informe depende de la duracin y los costos del evento.) Material elaborado, si lo hubiera

Los costos de los colaboradores empleados que ejecutan o participan en actividades de formacin (siempre y cuando no se trate de formaciones de colaboradores) se deben rendir bajo el tem de viajes de servicio. Ver tambin captulo 6.4.4. Formaciones de colaboradores no son considerados actividades de formacin en el sentido del tem 1.0, sino que son gastos de personal que deben ser rendidos bajo el tem 5.0 (subpartida personal). Sin embargo, rigen los mismos requerimientos para la rendicin como en el caso de actividades de formacin. Se puede utilizar el mismo formulario. Ver captulo 6.4.2. Todos los seminarios realizados durante el curso del ao deben ser adjuntados a la rendicin en forma de un resumen global y ordenados por temas. Actividades de formacin (Lista)

6.2

tem 2.0: Actividades de formacin fuera de los pases en desarrollo

En este tem se rinde cuentas de eventos supraregionales organizados normalmente por el SEK. Por eso, este tem no afecta a la contraparte del SEK.

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6.3 6.3.1

tem 3.0: instrumentos de financiamiento, equipamiento, ayudas de materiales Inversiones / subvenciones Otorgamiento de crditos Inversiones

Los gastos a rendir bajo este tem se refieren a las siguientes operaciones:

En el curso del desarrollo de proyectos de autoayuda que deben asegurar la capacidad de supervivencia de la asociacin, se pueden efectuar inversiones con recursos de proyectos. Ejemplo Adquisicin de un tractor para prestar maquinaria agrcola o equipamiento de cocina para una Casa Kolping. La adquisicin de estos bienes materiales est sujeto a directrices de adjudicacin (ver adjudicacin de encargos y trabajos, captulo 5.2). Los siguientes documentos deben ser adjuntados a los comprobantes: Ofertas comparativas Apunte sobre la adjudicacin del encargo Contrato de compra (en caso de inversiones mayores) Plan de pago parcial (en el caso de pagos iniciales o pagos a plazos)

Los bienes de inversin estn sujetos a la obligacin de inventarizacin (ver inventario captulo 5.3). 6.3.2 Programas de crditos

En los casos en que el desembolso/pago del crdito est documentado en el contrato de crdito, se debe adjuntar una fotocopia del contrato a la rendicin. En todos los otros casos una copia modelo es suficiente, que sirve de ejemplar del original para el contrato de crdito. Los propios comprobantes de pago forman, por supuesto, parte de la rendicin. Adems se debe adjuntar a la rendicin un resumen sobre el estado del fondo rotativo (en forma de tabla o en forma narrativa). En los casos de otorgamientos de crditos en especies (ejemplo: crianza de vacas) tambin se debe documentar el desarrollo al respecto. Fondo rotativo (Lista de los beneficiarios)

6.4

tem 4.0: Obras de construccin

La solicitud de una obra de construccin presupone que antes del comienzo de la medida ya se haya mandado todos los documentos relevantes (croquis de construccin, contratos de compra, presupuestos de costos/clculos, estudio de rentabilidad etc.) al SEK. Si luego se realiza la medida sin modificaciones, no es necesario adjuntar todos estos documentos a la rendicin.

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Sin embargo, de los comprobantes de rendicin presentados como facturas, pagos parciales, recibos de compra, se deber desprender claramente la referencia del clculo de costos y la seccin respectiva de la construccin. En caso de obras de construccin que duran ms de un ao presupuestario, es absolutamente necesario describir/documentar los pagos parciales efectuados y presentar una rendicin/factura final. Obras de construccin (Rendicin) 6.5 tem 5.0: Infraestructura de proyecto

Bajo el tem 5.0 se debe rendir cuenta de todos los costos corrientes del proyecto as como inversiones que sirven para el desarrollo de la infraestructura del proyecto.

6.5.1

Inversiones

Para la rendicin de inversiones en la infraestructura del proyecto rige lo mismo como para inversiones en proyectos de autoayuda (adjudicacin de encargos y trabajos, inventario, plazos vinculatorios ver arriba).

6.5.2

Personal

Contratos de trabajo, descripciones de funciones y la conformacin sobre la adecuacin y la conformidad con las normas habituales en el pas deben presentarse al SEK antes del comienzo de la duracin del proyecto. Todos los documentos de contrato que se refieren a cambios durante el ao presupuestario deben ser adjuntados a la rendicin anual. Junto con la rendicin anual se deber presentar un resumen que contiene, aparte de informaciones/indicaciones de la plantilla de personal, tambin la asignacin de los empleados trabajando por un perodo inferior a un ao con sus funciones respectivas. Los pagos de sueldos de cada uno de los empleados deben documentarse de manera transparente y detallada, es decir, los montos individuales para el sueldo, el pago de impuestos y de las imposiciones sociales/seguros sociales deben desprenderse de los listados y su pago tiene que ser comprobado a travs de comprobantes correspondientes. Personal (Pago de sueldos) Pagos especiales en relacin con el personal tienen que ser justificados por disposiciones legales vigentes en el pas o sea actuaciones habituales. Se deben adjuntar a la rendicin de cuentas los textos de las leyes o resoluciones del Directorio correspondientes. Actividades de formacin para colaboradores deben rendirse como gastos de personal en el tem 5.0 subposicin personal. En caso de seminarios se debe utilizar el formulario correspondiente para la rendicin de actividades de formacin. Se deber adjuntar a la rendicin todos los anexos necesarios.

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6.5.3

Vehculos

La adquisicin de vehculos de proyectos est sujeto a las disposiciones acerca de la adjudicacin de trabajos y encargos, inventario y plazos vinculatorios (ver arriba). Los siguientes costos corrientes de mantenimiento pueden ser financiados por fondos del BMZ. Impuestos Seguro de responsabilidad civil Combustible y aceite Neumticos Mantenimiento y reparaciones

Se debe confeccionar una lista de vehculos que debe adjuntarse a la rendicin. Vehculos (Lista) Los gastos corrientes para cada vehculo deben documentarse individualmente. Las sumas totales del ao deben rellenarse en el listado de vehculos. Deben llevarse libros de ruta para cada vehculo que permiten anlisis anual de los kilmetros conducidos en relacin al consumo de gasolina. Estos anlisis deben adjuntarse a la rendicin (ver captulo 5.9.). Vehculos (Libro de ruta y Anlisis)

6.5.4

Viajes de servicio

Para la rendicin de viajes de servicio, los costos efectuados en este contexto deben documentarse como rendicin global. Deben adjuntarse los comprobantes respectivos as como la documentacin sobre disposiciones legales a nivel nacional acerca de ciertas modalidades de rendicin de cuentas as como ofertas comparativas y apuntes sobre decisiones, por ejemplo en caso de viajes areos. Rendicin Viajes de servicio La participacin de colaboradores empleados en eventos de formacin realizados por la contraparte debe ser rendida como gasto de personal (viaje de servicio) bajo el tem 5.0 (no como parte de los costos del seminario!).

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6.5.5 -

Gastos de administracin Alquileres: Oficinas, equipamiento tcnico Costos de comunicacin: telfono, internet, franqueo Energa: corriente, gas, agua Artculos de oficina Seguros: edificios, enseres domsticos, responsabilidad civil, electrnica, vehculo

Gastos de administracin son:

6.5.6

Gastos de representacin

Slo en casos excepcionales se puede financiar gastos de representacin con recursos del BMZ. En cada caso debe consultar al SEK previamente.

La comprobacin de la utilizacin

Segn el contrato de proyecto, las contrapartes estn obligadas a elaborar, hasta el 31 de marzo, la rendicin sobre la utilizacin debida de los recursos de proyecto del ao anterior. La rendicin consiste de una parte narrativa as como de la parte financiera. En la parte financiera se documenta todos los ingresos y gastos del proyecto. La parte narrativa contiene la comparacin entre lo planificado y lo realizado; se debe comentar posibles divergencias. En lo siguiente se describe los pasos individuales para la elaboracin de la rendicin indicando los formularios respectivos que debern rellenarse. 7.1 Trabajos preparativos

Actividad

Hasta cundo?

Ver captulo 3.2

Ajuste del plan de costos para la duracin total del El 15 de septiembre (hasta la proyecto fecha tope del 31 de agosto) del ltimo ao de proyecto Solicitud de modificacin del presupuesto en caso de divergencias de ms de un 20 %. Proyeccin de los ingresos por intereses y/o otros El 15 de septiembre (hasta la ingresos con referencia a la duracin total y solicitud fecha tope del 31 de agosto) del al SEK ltimo ao de proyecto

7.4.1 7.4.2

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7.2

Confirmacin de las cuotas de proyecto recibidas

Se debe producir un acuse de recibo de las cuotas de recursos de proyecto recibidas. Hay que observar lo siguiente: Se indica las cuotas recibidas en la moneda en la que fueron recibidas en la cuenta de la contraparte (cuenta en Euros o Dlares). Si segn la ley nacional, se tiene que efectuar una valoracin inmediata en moneda nacional, o si es costumbre cambiar la suma recibida en la moneda nacional, se debe indicar el contravalor correspondiente. Sin embargo, si se cambia ms tarde las divisas recibidas en la moneda nacional, estos cambios deben ser documentados de forma separada. Fondos de proyecto (Acuse de recibo)

7.3

Resumen de los cambios de divisas en moneda nacional

Por regla general, los cambios de recursos de proyectos slo deben efectuarse oficialmente (por una casa de cambio o un banco) y se debe adjuntar un comprobante respectivo a la rendicin. Hay que observar que siempre deben indicarse montos brutos. Tasas de transferencia o de cambio del banco descontadas eventualmente deben rendirse en el proyecto como costos administrativos (tem 5.0). Deben adjuntarse los comprobantes de cambio a la rendicin. Fondos de proyecto (Cambios)

7.4

Resumen sobre otros ingresos

A los ingresos que deben ser indicados en la rendicin pertenecen todos los ingresos relacionados con la actividad de proyecto. Estos son: Otros ingresos (Listado)

7.4.1

Ingresos por intereses

La cuotas de proyecto deben ser gastados dentro de tres meses despus de la recepcin. Ingresos por intereses pueden ser utilizados en el proyecto para lograr los objetivos del proyecto dentro del plazo de tres meses. El BMZ acepta una suma max. de 500,-- por ao sin que sea necesario presentar una solicitud. En caso de ingresos por intereses de un valor superior a los 500,-- por ao se deber solicitar la aprobacin al BMZ.

7.4.2

Otros ingresos de actividades de proyecto

Ingresos obtenidos en relacin con la actividad de proyecto deben beneficiar otra vez al proyecto (como gastos adicionales) y deben ser incluidos en la rendicin. A stos pertenecen sobre todo: - Ingresos de unidades productivas de la Oficina Nacional
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- Ingresos de arrendamientos, salas, objetos, producidos o adquiridos por fondos del BMZ. - Cuotas de participacin para eventos de formacin Excepcin Las cuotas de socios de la asociacin no constituyen otros ingresos para el proyecto! Los ingresos a indicar es la ganancia neta deducidos los costos. Es decir: todos los costos incurridos en relacin con el proyecto productivo (en este caso tambin depreciaciones!) deben ser deducidos de los ingresos (ver captulo 6.2.3). Ingresos propios hasta una suma de los 25.000,-- anuales pueden ser utilizados en el proyecto para gastos adicionales sin solicitud previa al BMZ; estos ingresos no reduce la suma aprobada . En caso de otros ingresos superiores a los 25.000,-- anuales utilizados para fines de proyecto, es necesario presentar una solicitud al BMZ. Por este motivo la contraparte deber verificar hasta el 30 de septiembre de cada ao si la suma de ingresos por intereses excede el monto de los 500,-- o sea la suma de los otros ingresos sobrepasa el monto de los 25.000,-- y comunicarlo al SEK. Otros ingresos (Confirmacin intereses y otros ingresos)

7.4.3

Aportes de terceros en relacin a la medida de proyecto:

En caso de un cofinanciamiento del proyecto con otros organismos se debe incluir el monto de los aportes recibidos por terceros en la rendicin. Ojo Por ningn motivo debe producirse un doble financiamiento!

7.5
7.5.1

Descripcin de los gastos

Qu son gastos?

Gastos en el sentido de las directrices del BMZ son todos los gastos relacionados con pagos/desembolsos. Dbitos/obligaciones, transferencias o sea cheques ya no cargados o puestos en circulacin al fin del ao no pueden ser atribuidos a los gastos del ao presupuestario. Excepcin: Al final de la duracin del proyecto se pueden, en casos excepcionales, tomar en cuenta dbitos/obligaciones en la rendicin final del proyecto siempre y cuando sean cargados a muy corto plazo y estn vinculados estrechamente con las actividades de proyecto corrientes. Estos casos deben ser documentados de forma separada y clara en la rendicin. Debe asegurarse que estos gastos no figuren otra vez en la rendicin del ao siguiente.

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7.5.2

Ningn gasto sin comprobante!

Para cada gasto debe existir un comprobante correspondiente. Los comprobantes (facturas, recibos, dado el caso comprobantes propios) deben contener los siguientes datos: - Receptor del pago - Motivo de pago - Da/fecha de pago - Finalidad - tem segn plan de costos - Firma (= prueba de pago) del receptor en caso de pagos en efectivo - Extracto de banco en caso de transferencia o pagos por cheque En casos raros puede ocurrir que no se puede obtener comprobantes originales. En este caso deben extenderse comprobantes propios. Es imprescindible que estos tambin contengan los datos arriba mencionados as como una explicacin detallada por el uso del comprobante propio. Ejemplo comprobante

7.5.3

Qu comprobantes deben presentarse?

Segn las directrices del BMZ, los comprobantes originales deben ser adjuntados a la rendicin. Sin embargo, dado que stos por regla general deben quedarse en el pas contraparte debido a disposiciones legales nacionales y para evitar rendiciones dobles, es necesario emplear el siguiente procedimiento: Se estampa los originales (!) de los comprobantes de pago inmediatamente despus del recibo. Esta estampilla debe contener la fecha de recibo, financista (BMZ, donante xy, fondos propios etc.), el nmero de proyecto y el tem as como un nmero correlativo. Ojo En ningn caso se debe estampar posteriormente las fotocopias, sino slo los originales! Un auditor certifica una fotocopia del original estampado. Se puede presentar esta fotocopia junto con la rendicin. Tambin comprobantes propios tienen que ser certificados.

Para gastos individuales inferiores a los 50,-- no es necesario presentar fotocopias individuales, sino es suficiente confeccionar comprobantes colectivos. Comprobantes colectivos Estos deben rellenarse para cada tem. El responsable de proyecto tiene que firmar los comprobantes colectivos y tienen que ser certificados por un auditor.

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7.5.4

Cmo se debe ordenar los comprobantes?

Deben ordenarse los gastos segn tems y nmeros de comprobantes de forma cronolgica. Para cada tem (o subtem) debe rellenarse una portada propia. En la portada debe rellenarse el nmero correlativo que tambin debe figurar en el comprobante. Portada Se debe sumar los montos a una suma total. Los gastos deben ser especificados en la moneda en que fueron efectivamente efectuados. 7.5.5 Deben estar traducidos los comprobantes?

Comprobantes en las lenguas ingls, francs o espaol no tienen que ser traducidos. Tratndose de comprobantes en idiomas extranjeros poco comunes o en dialectos locales, debe efectuarse una traduccin de los conceptos clave por lo menos al ingls o al espaol.

7.6

Resumen general

Una vez consideradas todas las indicaciones sobre las cuotas de proyectos recibidas, ingresos por intereses u otros gastos de proyecto, se efecta la compilacin en un listado de ingresos y gastos. Fondos de proyecto (Ingresos Egresos, Resumen) Tambin hay que incluir eventuales reservas/recursos no consumidos del ao anterior. Se debe rellenar en la lista en la moneda de las cuentas de banco de la contraparte (por ejemplo reservas en cuentas de Dlares o Euros, reservas en moneda nacional en la caja). Se debe indicar los ingresos de cuotas de proyectos en una suma, al igual que los ingresos por intereses y los otros ingresos. Si se cambia las cuotas de proyecto inmediatamente despus de su recibo o si tienen que ser valorados con un cierto curso del da, se anota el contravalor en los ingresos. Si las cuotas de proyectos van primero a una cuenta en divisas y si los cambios se efectan en cuotas individuales, stas son indicadas como cambio de divisas en los gastos. En el caso de los gastos es necesario distinguir entre gastos en divisas y gastos en moneda nacional. El resultado muestra el flujo de fondos en las monedas individuales as como, dado el caso, las reservas que existen en las monedas respectivas al final del ao de proyecto. Es ideal si los saldos de este listado corresponden con los saldos de las cuentas de proyecto (divisas y moneda nacional).

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7.7

Todo listo?

Para terminar la rendicin y chequear si todos los documentos necesarios han sido compilados hay una lista de control. 7.7.1 Lista de control no. 1: Trabajos preparativos para la rendicin financiera del proyecto Fecha de entrega: 15 de Septiembre Lista de control: Trabajos preparativos Tema En caso de modificaciones del plan de costos por ms de 20 % Documentos Solicitud de modificar el presupuesto al SEK Formulario: Plan de Costos (Modificaciones) ms: Comentarios sobre las modificaciones Declaracin sobre la reduccin de los gastos y/o actividades del proyecto y solicitud de poder disponer de estos fondos en la fase de proyecto subsiguiente dirigir al encargado de proyecto y al departamento Rendicin de Cuentas del SEK Solicitud de utilizar estos ingresos en el proyecto Formulario: Otros ingresos (Informacin) Formulario: Ajuste Plan de Costos presente Si No Observaciones

En el caso de que no sea posible gastar todos los fondos recibidos

En el caso de que haya otros ingresos y / o intereses generados en el proyecto

Proyeccin de los gastos del ltimo ao del proyecto con la fecha del 31 de agosto

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7.7.2

Lista de control no. 2: La Rendicin Financiera del Proyecto Fecha de entrega: 31 de Marzo Lista de control: Rendicin Financiera del Proyecto Tema Documentos Formulario Fondos de Proyecto (Acuse de recibo) Movimientos / Extractos de las cuentas bancarias Formulario Fondos de Proyecto (Cambios) Comprobantes de cambio Movimientos / Extractos de las cuentas bancarias Formulario Otros Ingresos (Lista) Formulario Otros Ingresos (Lista) Comprobantes ordenados cronolgicamente, sellados Portadas: Formulario: Portada Formulario Fondos de Proyecto (Ingresos Egresos, Resumen) Extractos de las cuentas bancarias BMZ para ajustar los saldos con el saldo de proyecto Formulario Adjudicacin (Apunte) Ofertas Contratos presente si no Observaciones

Cuotas de proyecto recibidos

Cambio de las cuotas de proyecto a la moneda nacional Otros ingresos Ingresos por intereses Gastos de proyecto

Resumen de los ingresos y egresos

Inversiones / Equipamiento

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Lista de control: Rendicin Financiera del Proyecto Tema Inventario Documentos Formulario Equipamiento de Proyecto (Inventario, Bienes inmuebles, en el caso necesario: Convenio de traspaso) presente si no Observaciones

Personal

Formulario Personal (Plantilla, Pago de sueldos individuales, Ficha de Personal) Contratos de Trabajo Certificado sobre la adecuacin y conformidad de los sueldos Formulario Actividades de Formacin (Rendicin, Lista)

Actividades de Formacin

Vehculos En el caso de Auditora por Auditor Externo

Formulario Vehculos (Lista, Anlisis de los libros de ruta) Todos los documentos de arriba, ms: Contrato con el auditor Informe del Auditor segn reglas de la Directriz vigente Cuestionario

Directrices para la Auditora Externa

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Notas

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