MAPA DE RIESGOS UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA

METALENGUAJE CAUSA PROCESO INTERNO Dedido a..

La institucin no cuenta con la normatividad interna requerida o las normas son obsoletas

EVENTO (RIESGO) EXTERNO Debido a Puede suceder

Vacios de la Universidad en materia normativa

CONSECUENCIA Lo que podria ocasionar

Soluciones mediticas y parciales

GESTION JURIDICA

GESTION JURIDICA

No se entera oportuna y completamente a la oficina de los asuntos de su competencia

Conocimiento parcializado de la informacin

Vencimiento de trminos Respuestas sin el debido soporte jurdico y fctico No se pueden evitar consecuencias negativas para la institucin

GESTION JURIDICA

Desconocimiento, incumplimiento e irrespesto por parte del personal de la Universidad, de los trminos de la oficina para tramitar los diferentes asuntos puestos a su conocimiento Falta de abogados de planta de la Universidad

Acumulacin de asuntos previamente solicitados

Errores formales de las respuestas. No entrega oportuna de asuntos que si siguen el trmite

GESTION JURIDICA

No existe continuidad ni estabilidad en el eje del proceso de calidad

GESTION JURIDICA

No hay una fuente de informacin y control digitalizada de los asuntos de la oficina

Inexistencia de Bases de Datos

No entrega de la respuesta en tiempo. Imposibilidad de consulta por parte de cualquier funcionario

IDENTIFICACIN DE RIESGOS GESTION JURIDICA

BOGTAD.C ALCDMYOR

Fecha: 22 DE Noviembre de 2011

Asesorar y representar judicial y extrajudicialmente a la Universidad de Cundinamarca, a travs del estudio y aplicacin de la normatividad pertinente para garantizar que todas las actividades realizadas en los procesos estn ajustadas a derecho. Asesorar a la Direccin de la institucin en los asuntos de carcter jurdico. Sustanciar recursos y coordinar el procedimiento de conciliacin.

OBJETIVO

IDENTIFICACION DEL RIESGO No. DEL RIESGO NOMBRE Conocimiento parcializado de la informacin R1 Acumulacin solicitados R2 de asuntos previamente SISTEMAS DE INFORMACIN CLASIFICACIN DESCRIPCION La oficina no recibe de forma oportuna y completa la informacin de los asuntos de su competencia lo que conlleva a retrasos en la entrega de la respuesta El personal de las dependencias internas de la Universidad en algunas ocasiones desconoce y en otras desatiende los trminos establecidos para que la oficina jurdica de el trmite correspondiente a los asuntos que son puestos en su conocimiento; plazos establecidos atendiendo la naturaleza y complejidad de los temas. el lider del proceso de calidad debe ser un funcionario de planta no un contratista de la universidad, ya que de esta manera se garantiza estabilidad y continuidad en los temas del proceso de calidad en lo atinente a la gestin jurdica. Al no existir una base de datos es dificil consolidar informacin de los procesos y trmites que se gestionan en la oficina y hacer el seguimiento. Archivo fsico La normatividad interna que le es dado a la universidad darse en virtud de la Autonoma Universitaria en algunas ocasiones genera muchos vacos o no es acorde a la dinmica jurdica.

GOBIERN

Secrta

CUMPLIMIENTO

No existe continuidad ni estabilidad en el eje del proceso de calidad R3 OPERACIN

Inexistencia de Bases de Datos R4 ESTRATGICO

Vacios de la Universidad en materia normativa R5 OPERACIN

ANALISIS DE RIESGOS GESTION JURIDICA

OBJETIVO NUMERO DEL RIESGO

Asesorar y representar judicial y extrajudicialmente a la Universidad de Cundinamarca, a travs del estudio y aplicacin de la normatividad pertinente para garantizar que todas las actividades realizadas en los procesos estn ajustadas a derecho. Asesorar a la Direccin de la institucin en CAUSAS CONSECUENCIAS CAUSAS RELACIONADO CON CONSECUENCIAS RELACIONADO CON

NOMBRE DEL RIESGO

R1

1. Creencia generalizada de que la Conocimiento parcializado informacin es de dominio comn de la informacin por lo que se omiten datos

FUNCIONARIOS

1. Retraso en el trmite dado que es necesario solicitar aclaraciones, ALTERACION DEL correcciones o informacin PROCESO - GESTION adicional

1. No hay cultura de respeto por los trminos establecidos para que la oficina de trmite a los asuntos

FUNCIONARIOS

1. Exigencia inmediata gestin de asuntos

de

la

ALTERACION DEL PROCESO - GESTION

R2

Acumulacin de asuntos 2. Remisin tarda de los asuntos previamente solicitados

PROCESO INTERNO

2. Vencimiento de trminos lo que ALTERACION DEL obliga a dar trmite de urgencia PROCESO - GESTION

3. Desconocimiento de que la oficina jurdica atiende centralizadamente los asuntos de la universidad, es decir que no esta a disposicin de una sola dependencia

FUNCIONARIOS

3. Presin que repercute en el irrespeto de trminos internos y en ALTERACION DEL la expedicin de respuestas que PROCESO - GESTION podran tener inconsistencias

ANALISIS DE RIESGOS GESTION JURIDICA

OBJETIVO NUMERO DEL RIESGO

Asesorar y representar judicial y extrajudicialmente a la Universidad de Cundinamarca, a travs del estudio y aplicacin de la normatividad pertinente para garantizar que todas las actividades realizadas en los procesos estn ajustadas a derecho. Asesorar a la Direccin de la institucin en CAUSAS CONSECUENCIAS CAUSAS RELACIONADO CON CONSECUENCIAS RELACIONADO CON

NOMBRE DEL RIESGO

R1

R3

1. La oficina jurdica en su totalidad esta conformada por abogados contratistas 1. Creencia generalizada de que la Conocimiento parcializado informacin es de dominio comn de la informacin por lo que se omiten datos 2, El coordinador de la oficina quien es el lder del proceso de calidad al asumir funciones incluso de sustanciacin no cuenta con el No existe continuidad ni tiempo que requiere este estabilidad en el eje del importante proceso proceso de calidad

OTRO PROCESO FUNCIONARIOS

ALTERACION DEL 1. Inestabilidad en los cargos PROCESO - GESTION 1. Retraso en el trmite dado que es necesario solicitar aclaraciones, ALTERACION DEL correcciones o informacin PROCESO - GESTION adicional PERDIDA O DETERIORO DE LA IMAGEN

2, No es posible una dedicacin PROCESO INTERNO real al proceso de calidad por parte del lder

3, Existe sobrecarga de trabajo lo que necesariamente implica que el ALTERACION DEL PROCESO INTERNO coordinador asuma funciones PROCESO - GESTION propias de los abogados, relegando su facultad de coordinacin. 3. Falta de abogados

R4

Inexistencia de Bases de Datos

1, Anteriormente no se haba generado la necesidad de consolidar informacin

PROCESO INTERNO

1. Actualmente no se cuenta con una informaicn completa de los trmites y procesos adelantados por la oficina, lo que impide su seguimiento

PERDIDAS DE INFORMACION

ANALISIS DE RIESGOS GESTION JURIDICA

OBJETIVO NUMERO DEL RIESGO

Asesorar y representar judicial y extrajudicialmente a la Universidad de Cundinamarca, a travs del estudio y aplicacin de la normatividad pertinente para garantizar que todas las actividades realizadas en los procesos estn ajustadas a derecho. Asesorar a la Direccin de la institucin en CAUSAS CONSECUENCIAS CAUSAS RELACIONADO CON CONSECUENCIAS RELACIONADO CON

NOMBRE DEL RIESGO

R1 R5

1, Adaptacin de textos normativos, 1. Errores formales de las normas REQUERIMIENTOS DE que en algunos casos no se ajusta PROCESO INTERNO que degeneran en problemas de ENTIDADES DE 1. Retraso en el trmite dado que a las necesidades de la 1. Creencia generalizada de que la aplicacin y ejecucin CONTROL Conocimiento parcializado Universidad es necesario solicitar aclaraciones, ALTERACION DEL informacin es de dominio comn FUNCIONARIOS de la informacin correcciones o informacin PROCESO - GESTION Vacios de la Universidad por lo que se omiten datos adicional en materia normativa 2. Inexistencia de regulacin de SANCIONES asuntos problemticos de la 2. Falta de regulacin de temas PROCESO INTERNO LEGALES, universidad que deberan contar DISCIPLINARIAS con disposiciones internas

CALIFICACIN Y EVALUACIN DE RIESGOS GESTION JURIDICA

OBJETIVO No. DEL RIESGO NOMBRE DEL RIESGO Conocimiento parcializado de la informacin

Asesorar y representar judicial y extrajudicialmente a la Universidad de Cundinamarca, a travs del estudio y aplicacin de la normatividad pertinente para garantizar que todas las actividades realizadas en los procesos estn CALIFICACION EVALUACIN PROBABILIDAD IMPACTO PERFIL DEL RIESGO ZONA RIESGO 3 10 30 IMPORTANTE

R1

R2

Acumulacin de asuntos previamente solicitados

20

60

INACEPTABLE

R3

No existe continuidad ni estabilidad en el eje del proceso de calidad

10

20

MODERADO

R4

Inexistencia de Bases de Datos

20

60

INACEPTABLE

R5

Vacios de la Universidad en materia normativa

10

20

MODERADO

Inaceptable Importante Moderado Tolerable Aceptable

VALORACIN DE CONTROLES 0

OBJETIVO

Asesorar y representar judicial y extrajudicialmente a la Universidad de Cundinamarca, a travs del estudio y aplicacin de la normatividad pertinente para garantizar que todas las actividades realizadas en los procesos estn ajustadas a derecho. Asesorar a la Direccin de la institucin en los asuntos de carcter jurdico. Sustanciar recursos y coordinar el procedimiento de conciliacin. CONTROLES

Nro. DEL RIESGO

NOMBRE DEL RIESGO DESCRIPCION (Control al riesgo) P x

CLASIFICACIN D C APLICA NO

ESTADO EFECTIVO NO DOCUMENTADO NO CALIFICACIN DEL ESTADO CALIFICACIN DEL CONTROL CONTROL DEL RIESGO CONTROL DEL PROCESO

R1

1.Proyectar un comunicado a la Conocimiento parcializado Comunidad Universitaria definiendo de la informacin algunos parametros al momento de remitir un caso a la Oficina Juridica

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

1. Divulgacin a las otras dependencias de los trminos de la oficina R2 Acumulacin de asuntos previamente solicitados 2. Comunicado en el que se seale el respeto a estos trminos 3. Dependiendo de la urgencia del asunto dar trmite en estricto orden de radicacin La oficina Jurdica no tiene competencia para implementar un control a este riesgo. Sin embargo es oportuno comunicar a la alta direccin las implicaciones de este riesgo

NO

NO

NO

NO

NO

NO

NO

NO

NO

0 0 0 0

0 0 0 0 40 0 0 40 0 0

0 0 0 0 20 0 0 0 0 0

0 12 0 0 0 100 0 0 80 0 0 80 100

R3

No existe continuidad ni estabilidad en el eje del proceso de calidad

x R4 Inexistencia de Bases de Datos Implementacin de la base de datos

SI

SI

SI

40 0 0

1. Deteccin de algunos vacos normativos internos R5 Vacios de la Universidad en materia normativa

x x

SI NO

SI NO

NO NO

40 0 0

2. Proposicin de regulacin

IDENTIFICACION DE RIESGOS GESTION JURIDICA

OBJETIVO

Asesorar y representar judicial y extrajudicialmente a la Universidad de Cundinamarca, a travs del estudio y aplicacin de la normatividad pertinente para garantizar que todas las actividades realizadas en los procesos estn ajustadas a derecho. Asesorar a la Direccin de la institucin en los asuntos de carcter jurdico. Sustanciar recursos y coordinar el procedimiento de conciliacin. GESTION JURIDICA
3

R1 R4 R2

Proceso

No. Riesgo

Impacto (X)

Probabilidad (Y)

R1

10

R2

20

2 R3 10 2

Probabilidad

GESTION JURIDICA

R5
R4 20 3

R3
ALTA

R5 MEDIA

10

Impacto

0 0 2 LEVE 4 6 8 10 12 14 16 18 20

Inaceptable Importante Moderado Tolerable Aceptable

MODERADO

CATASTROFICA

BAJA

RIESGO INHERENTE GESTION JURIDICA

OBJETIVO

Asesorar y representar judicial y extrajudicialmente a la Universidad de Cundinamarca, a travs del estudio y aplicacin de la normatividad pertinente para garantizar que todas las actividades realizadas en los procesos estn ajustadas

GESTION JURIDICA
PERFIL DEL RIESGO 30

Participacin del Ponderacin Perfil del riesgo en el riesgo proceso

RIESGOS

PROBABILIDAD

IMPACTO

ZONA RIESGO

R1

Conocimiento parcializado de la informacin

10

IMPORTANTE

16%

4,74

R2

Acumulacin de asuntos previamente solicitados

20

60

INACEPTABLE

32%

18,95

R3

No existe continuidad ni estabilidad en el eje del proceso de calidad

10

20

MODERADO

11%

2,11

R4

Inexistencia de Bases de Datos

20

60

INACEPTABLE

32%

18,95

R5

Vacios de la Universidad en materia normativa

10

20

MODERADO 190

11% 100%

2,11 46,84

RIESGO RESIDUAL GESTION JURIDICA

Asesorar y representar judicial y extrajudicialmente a la Universidad de Cundinamarca, a travs del estudio y aplicacin de la normatividad pertinente para garantizar que todas las actividades realizadas en los procesos estn ajustadas a derecho. Asesorar a la Direccin de la institucin en los asuntos de carcter jurdico. Sustanciar recursos y coordinar el procedimiento de

OBJETIVO

PERFIL DE RIESGO RESIDUAL CONSOLIDADO PERFIL RIESGO INHERENTE 47 CONTROL DEL PROCESO 12 RIESGO CONTROLADO RIESGO RESIDUAL 6 41,22

SEGUIMIENTO Y MONITORIO DE LAS MEDIDAS DE MITIGACIN GESTION JURIDICA

BOGTAD.C ALCDMYOR

GOBIERN

Secrta

OBJETIVO

Asesorar y representar judicial y extrajudicialmente a la Universidad de Cundinamarca, a travs del estudio y aplicacin de la normatividad pertinente para garantizar que todas las actividades realizadas en los procesos estn ajustadas a derecho. Asesorar a la Direccin de la institucin en los asuntos de carcter jurdico. Sustanciar recursos y coordinar el procedimiento de conciliacin.

TRATAMIENTO DE LOS RIESGOS No. DEL RIESGO NOMBRE DEL RIESGO PERFIL DEL RIESGO CAUSAS MEDIDA DE MITIGACIN
PREVENIR RIESGOPROTEGER Y COMPARTIR R1 Conocimiento parcializado de la informacin IMPORTANTE 1. Creencia generalizada de que la informacin es de dominio comn por lo que se omiten datos

DEFINICIN DE LA ACCIN PREVENTIVA

FECHA DE INICIO FECHA TERMINACIN

RESPONSABLE

INDICADOR

Proyectar un comunicado a la Comunidad Universitaria definiendo algunos parametros al momento de remitir un caso a la Oficina Juridica

11-Nov-10

19-Nov-10

FABIAN ACOSTA

Conmunicado proyectado

R2

Acumulacin de asuntos previamente solicitados

INACEPTABLE

1. No hay cultura de respeto por los trminos establecidos para que la oficina de trmite a los asuntos2. Remisin tarda de los asuntos3. Desconocimiento de que la oficina jurdica atiende centralizadamente los asuntos de la universidad, es EVITAR Y PREVENIR EL RIESGO-PROTEGER Y decir que no esta a disposicin de una sola dependencia COMPARTIR PREVENIR RIESGO1. La oficina jurdica en su totalidad esta conformada por abogados contratistas2, El coordinador de la oficina quien es el PROTEGER Y COMPARTIR lder del proceso de calidad al asumir funciones incluso de sustanciacin no cuenta con el tiempo que requiere este importante proceso3. Falta de abogados

Comunicado en el que se seale el respeto a estos trminos

11-Nov-10

19-Nov-10

JORGE OSPINA

Conmunicado proyectado

R3

No existe continuidad ni estabilidad en el eje del proceso de calidad

MODERADO

La oficina Jurdica no tiene competencia para implementar un control a este riesgo. Sin embargo es oportuno comunicar a la alta direccin las implicaciones de este riesgo

16-Nov-10

19 NOV 2010

RUTH QUINTERO / CINDY GONZALEZ

Desempeo de la oficina

R4

Inexistencia de Bases de Datos

INACEPTABLE

1, Anteriormente no se haba generado la necesidad de consolidar informacin

Implementacin de base de datos EVITAR Y PREVENIR EL RIESGO-PROTEGER Y COMPARTIR

11-Sep-10

actualmente

CANDY VERGARA

Bases de datos implementados

R5

Vacios de la Universidad en materia normativa

MODERADO

PREVENIR RIESGO1, Adaptacin de textos normativos, que en algunos casos no PROTEGER Y COMPARTIR se ajusta a las necesidades de la Universidad2. Falta de regulacin de temas

A medida que se va detectando los vacios normativos se proponen los correctivos necesarios

11-Sep-10

actualmente

RUTH QUINTERO / CINDY GONZALEZ

Normograma Actualizado

SEGUIMIENTO Y MONITOREO 01 FECHA DE SEGUIMIENTO META

20 NOV 2010 100 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 CONVENIENCIA: ADECUACIN: 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 EFICACIA: 100 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 CONVENIENCIA: ADECUACIN: 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 EFICACIA: 100 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 CONVENIENCIA: ADECUACIN: 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 EFICACIA: 100 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 CONVENIENCIA: ADECUACIN: 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 EFICACIA: 100 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 CONVENIENCIA: ADECUACIN: 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100

RESULTADOS
EFICACIA:

ANLISIS DE RESULTADOS

RESULTADO

50

META
20 NOV 2010

RESULTADO

50

META
20 NOV 2010

RESULTADO

40

META
20 NOV 2010

RESULTADO

30

META
20 NOV 2010

RESULTADO

25

SEGUIMIENTO Y MONITOREO 02 FECHA DE SEGUIMIENTO META

0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95

RESULTADOS
EFICACIA:

ANLISIS DE RESULTADOS

100 CONVENIENCIA: ADECUACIN:

RESULTADO 0 META
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

85

90

95

100
EFICACIA: 100 CONVENIENCIA: ADECUACIN:

RESULTADO 0 META
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

85

90

95

100
EFICACIA: 100 CONVENIENCIA: ADECUACIN:

RESULTADO 0 META
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

85

90

95

100
EFICACIA: 100 CONVENIENCIA: ADECUACIN:

RESULTADO 0 META
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

85

90

95

100
EFICACIA: 100 CONVENIENCIA: ADECUACIN:

RESULTADO 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100

SEGUIMIENTO Y MONITOREO 03 FECHA DE SEGUIMIENTO META

0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95

RESULTADOS
EFICACIA:

ANLISIS DE RESULTADOS

100 CONVENIENCIA: ADECUACIN:

RESULTADO 0 META
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

85

90

95

100
EFICACIA: 100 CONVENIENCIA: ADECUACIN:

RESULTADO 0 META
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

85

90

95

100
EFICACIA: 100 CONVENIENCIA: ADECUACIN:

RESULTADO 0 META
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

85

90

95

100
EFICACIA: 100 CONVENIENCIA: ADECUACIN:

RESULTADO 0 META
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

85

90

95

100
EFICACIA: 100 CONVENIENCIA: ADECUACIN:

RESULTADO 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100

SEGUIMIENTO Y MONITOREO 04 FECHA DE SEGUIMIENTO META

0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95

RESULTADOS
EFICACIA:

ANLISIS DE RESULTADOS

100 CONVENIENCIA: ADECUACIN:

RESULTADO 0 META
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

85

90

95

100
EFICACIA: 100 CONVENIENCIA: ADECUACIN:

RESULTADO 0 META
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

85

90

95

100
EFICACIA: 100 CONVENIENCIA: ADECUACIN:

RESULTADO 0 META
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

85

90

95

100
EFICACIA: 100 CONVENIENCIA: ADECUACIN:

RESULTADO 0 META
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

85

90

95

100
EFICACIA: 100 CONVENIENCIA: ADECUACIN:

RESULTADO 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100