POLITICA CERO PAPEL

Consiste en la sustitucin de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrnicos, sustentados en la utilizacin de tecnologas de la Informacin y las telecomunicaciones.

En que consiste el cero papel en las Oficinas

El concepto de oficinas cero papel u oficina sin papel se relaciona con la reduccin sistemtica del uso del papel mediante la sustitucin de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrnicos. Es una consecuencia de la administracin electrnica que se refleja en la creacin, gestin y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrnicos, gracias a la utilizacin de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones. La oficina Cero Papel no concibe la eliminacin radical de los documentos en papel. La experiencia de pases que han adelantado iniciativas similares ha demostrado que los documentos en papel tienden a convivir con los documentos electrnicos en la medida que El Estado no puede negar a los administrados la utilizacin de canales presenciales o en papel.

En que consiste el cero papel en las oficinas

Una forma de representar el paso de modelos basados en papel a electrnicos es el siguiente: Fase 1: Uso exclusivo de papel, administracin manual. Fase 2: Uso exclusivo de papel, administracin apoyada en aplicaciones de tecnologa. Fase 3: Combinacin de papel con documentos digitalizados, administracin apoyada en aplicaciones de tecnologa. Fase 4. Combinacin de papel y documentos digitalizados con documentos electrnicos, administracin apoyada en aplicaciones de tecnologa. Fase 5. Uso exclusivo de documentos electrnicos, administracin exclusiva mediante aplicaciones de tecnologa.

BENEFICIOS DE LA POLITICA CERO PAPEL

Para las entidades y servidores pblicos Procesos y servicios ms eficaces y eficientes Aumento de la productividad Optimizacin de los recursos Buenas prcticas en gestin documental Disminucin de los costos asociados a la administracin de papel, tales como almacenamiento e insumos Mejorar el acceso a la informacin dentro y entre las entidades Mayor control y seguridad en el manejo de la informacin Eliminar la duplicidad de documentos Disminuir los tiempos de localizacin de los archivos Reducir las necesidades de espacio de almacenamiento Mejorar el entorno de trabajo y la comunicacin en las entidades.

BENEFICIOS DE LA POLITICA DE CERO PAPEL

Para los ciudadanos, empresas y otras entidades Acceso rpido y fcil a la informacin y a los servicios de las entidades Mejorar la calidad y rapidez del servicio al reducir los tiempos de respuesta Disminuir tiempos de espera y atencin Evitar traslados a puntos de atencin presencial, ahorro en tiempo Mejorar la informacin al permitir seguimiento de los trmites realizados Mejorar la relacin entre organizaciones, empresas y ciudadanos

BENEFICIO DE LA POLITICA CERO PAPEL

Para el ambiente Ahorro de papel Reduccin de emisin de residuos Disminucin del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacin del papel: rboles, agua y energa Disminucin de la contaminacin producida por los productos blanqueadores de papel Disminuir el consumo de energa empleada en imprimir, fotocopiar, etc. Reducir los residuos contaminantes como tner, cartuchos de tinta, etc. Contribuir al desarrollo sostenible, el consumo responsable de recursos que no comprometa el desarrollo social y ambiental de las generaciones futuras

COMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL?

La implementacin de la iniciativa cero papel en las entidades contempla cuatro componentes principales: 1.Los procesos y procedimientos 2. La cultura organizacional 3. El componente normativo y de gestin documental 4. El componente de tecnologa El Gobierno Nacional se encargar de promover la adquisicin e implementacin de las herramientas de tecnologa y los ajustes normativos necesarios. Por su parte las entidades debern promover activamente el cambio de cultura y los ajustes a nivel de procesos y procedimientos que se requieran.

COMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL?

Como parte de la preparacin de la implementacin del modelo de cero papel se recomienda seguir las siguientes indicaciones bsicas: Diseo de un programa de gestin documental que incorpore la gestin electrnica de documentos4 Promocin de buenas prcticas para reducir el consumo de papel Formulacin de indicadores: facilitarn posteriores tareas de diagnstico a la vez que permite controlar los avances e identificar oportunidades de mejora. Equipo humano: Identificar e involucrar a las personas lderes en la implementacin de cero papel en las entidades. Comunicacin. Difundir la iniciativa por mltiples canales y promover el cambio de cultura organizacional en cuanto a la utilizacin de documentos y procedimientos normalizados para la administracin de documentos electrnicos de archivo.

Promocin de buenas prcticas para reducir el consumo de papel

Promocin de buenas prcticas para reducir el consumo de papel. Todos podemos contribuir adoptando algunos hbitos en nuestra vida diaria, dentro de la oficina, en nuestras casas, en el colegio, la universidad, etc. La siguiente no constituye una lista exhaustiva, as que es probablemente en la bsqueda de disminuir el consumo las entidades puedan identificar otras estrategias creativas, que esperamos puedan ser compartidas y promovidas en todos los niveles.

USANDO EL PAPEL DE FORMA RACIONAL(REDUCIR)

Fotocopiar e imprimir a doble cara. Un mecanismo eficaz para reducir el consumo de papel en la oficina es utilizar ambas caras de la hoja, en lugar de solo una. Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, envos, espacio de almacenamiento, se reduce el peso, son ms cmodos para engrapar, encarpetar y transportar. Es recomendable que en la tercerizacin o contratos de servicios de fotocopiado e impresin, o en la compra de estos equipos se fije prioridad a aquellas fotocopiadoras, impresoras y multifuncionales que tengan habilitada la funcin de impresin a doble cara (dplex) de forma automtica.

Usando el papel de forma racional (Reducir)

En el caso de los servidores pblicos, debern utilizar por defecto la impresin y fotocopia a doble cara, con excepcin de aquellos casos en que normas internas, como las del Sistema de Gestin de Calidad o Programa de Gestin Documental, o requerimientos externos, exijan el uso de una sola cara de la hoja.

Reducir el tamao de los documentos al imprimir o fotocopiar

Es recomendable utilizar las funciones que permiten reducir los documentos a diferentes tamaos, que permiten que en una cara de la hoja quepan dos o ms pginas por hoja, que para revisin de borradores resulta fantstico. Un amplio porcentaje de las fotocopiadoras modernas tienen la funcin de reducir el tamao, situacin que deber verificarse con los proveedores de estos equipos y servicios.

Elegir el tamao y fuente pequeos

Elegir el tipo de letra ms pequeo posible en la impresin de borradores (por ejemplo 10 puntos), mientras se trabaja en la pantalla de la computadora con un tipo de letra ms grande, por ejemplo de 14 o 16 puntos, permite aprovechar mejor el rea de impresin de las hojas. En las versiones finales o en documentos oficiales debern utilizarse las fuentes y tamaos determinados por el Sistema de Gestin de Calidad o las normas relacionadas con estilo e imagen institucional.

Configuracin correcta de las pginas

Muchas de las impresiones fallidas se deben a que no verificamos la configuracin de los documentos antes de dar la orden de impresin. Para evitar estos desperdicios de papel es importante utilizar las opciones de revisin y vista previa para identificar elementos fuera de las mrgenes. En el caso de los borradores o documentos internos, pueden usarse mrgenes ms pequeos y cambiar a los mrgenes definidos por los manuales de estilo y directrices del Sistema de Gestin de Calidad en los informes y oficios definitivos.

Revisar y ajustar los formatos

Otra estrategia es la de optimizar el uso del espacio en los formatos usados por las dependencias con el fin de lograr usar menores cantidades de papel. Igualmente es necesaria la revisin de los procedimientos para identificar la posibilidad de integrar varios documentos o formatos en uno solo, reducir el nmero de copias elaboradas, entre otras.

Lectura y correccin en pantalla

Durante la elaboracin de un documento, es comn que se corrija entre dos y tres veces antes de su versin definitiva. Al hacer la revisin y correccin en papel se est gastando el doble del papel, de modo que un mtodo sencillo para evitar el desperdicio de papel es utilizar el computador para hacer la revisin en pantalla, que adicionalmente nos ofrece la posibilidad de utilizar correctores ortogrficos y gramaticales antes de dar la orden de impresin. De esta manera solo se imprime la versin final del documento para su firma o radicacin.

Evitar copias e impresiones innecesarias

Es importante determinar, antes de crear o generar mltiples ejemplares de un mismo documento, si son realmente indispensables. En la mayora de los casos, existen medios alternativos para compartir o guardar copias de los documentos de apoyo tales como el correo electrnico, la intranet, repositorios de documentos o carpetas compartidas.

Evitar copias e impresiones innecesarias

Un ejemplo de impresiones innecesarias puede ser los correos electrnicos, ya que pueden ser ledos en la pantalla y guardar, de ser necesario, en el disco duro del computador. Si no sabe cmo hacer una copia de seguridad de sus correos electrnicos solicite la colaboracin de los expertos en informtica de la entidad, usualmente existen mesas de ayuda donde le aclararn todas sus dudas al respecto.

Guardar archivos no impresos en el computador

En los casos que no se requiera copia impresa de los documentos, se recomienda almacenarles en el disco duro del computador, discos compactos, DVD u otro repositorio o medio tecnolgico que permita conservar temporalmente dicha informacin. Es importante que las entidades cuenten con polticas claras sobre la forma de nombrar o rotular, clasificar y almacenar documentos digitales, con el fin de que puedan ser preservados y garanticen su recuperacin y acceso para consulta. En este aspecto es importante que los servidores pblicos adopten las directrices formuladas por el Comit de Archivo de la entidad, atendiendo a las recomendaciones y normas que en materia de preservacin digital emita el Archivo General de la Nacin.

Conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadores

Es importante que todos los servidores pblicos conozcan el correcto funcionamiento de impresoras, fotocopiadoras y multifuncionales para evitar el desperdicio de papel derivado por errores en su utilizacin. De ser necesario, debern realizarse sesiones de asistencia tcnica sobre el manejo de estos equipos.

Reutilizar el papel usado por una cara

Se

utilizarn las hojas de papel usadas por una sola cara para la impresin de borradores, toma de notas, impresin de formatos a diligenciar de forma manual, listas de asistencia, entre otros.

Reciclar

El reciclaje del papel disminuye los requerimientos de rboles para la fabricacin de papel reciclado, as como la emisin de elementos contaminantes. Por tal motivo las entidades y los servidores pblicos debern mantener polticas y acciones que faciliten la seleccin en la fuente y el reciclaje del papel.

Promover la implementacin de herramientas de tecnologa [Sustituir]

Uso de la Intranet La mayora de las entidades deben aprovechar al mximo sus servicios de red interna y sus portales de Intranet. Dentro de alcance y uso de estos servicios se puede evitar la impresin est la posibilidad de publicar o compartir documentos, incluso aquellos de gran tamao que no admiten el correo electrnico. Adicionalmente la Intranet puede configurar servicios de informacin y referencia en lnea y eventualmente constituyen el medio ideal para consolidar elementos de interaccin y trabajo colaborativo tales como blogs, wikis, foros, entre muchos otros, que pueden convertirla en soporte para la gestin de conocimiento y la innovacin en las entidades.

Uso del correo electrnico

El correo electrnico debe constituir la herramienta preferida para compartir informacin evitando el uso de papel, pero es necesario que las entidades establezcan y promuevan polticas de uso apropiado entre los servidores pblicos para evitar que se transformen en repositorios de basura digital, por ejemplo: No imprimir correos electrnicos a menos que sea estrictamente indispensable. En caso de necesitar la impresin, depurar de contenido que no aporte informacin como los textos de Este mensaje puede contener informacin confidencial, entre otros.

Herramientas de colaboracin

Herramientas de colaboracin tales como espacios virtuales de trabajo, programas de mensajera instantnea, aplicaciones de teleconferencia, calendarios compartidos, aplicaciones para uso y edicin de documentos compartidos, entre otros, pueden ofrecer oportunidades significativas para intercambiar informacin de forma rpida y efectiva, evitando la utilizacin del papel. Las entidades debern promover su uso, cuidando de implementar las medidas de seguridad necesarias para garantizar que no se ponen en riesgo sus activos de informacin.

Aplicaciones de gestin de documentos electrnicos de archivo y gestin de contenido

El elemento ms importante para disminuir la utilizacin del soporte en papel es el empleo de documentos en formato electrnico, bien sea que estos hayan sido migrados mediante procedimientos de escaneo, o que hayan sido creados mediante aplicaciones ofimticas, programas de diseo, entre otras herramientas informticas.

Aplicaciones de gestin de documentos electrnicos de archivo y gestin de contenido

Para garantizar la correcta administracin de estos documentos electrnicos de archivo es necesario el uso de una aplicacin que permita su captura, registro, clasificacin, archivo, que controle el acceso, facilite la publicacin y recuperacin as como su disposicin final, con todas las medidas de seguridad necesarias. Las entidades debern implementar herramientas de gestin de documentos electrnicos de archivo y de gestin de contenido con el fin de asegurar un adecuado manejo de su informacin.

Aplicaciones de gestin de documentos electrnicos de archivo y gestin de contenido

La implementacin deber ajustarse a las normas, polticas y estndares internacionales y aquellas normas tcnicas que sean adoptadas y/o homologadas por parte del Archivo General de la Nacin y el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

COMO COMENZAR UNA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL?

1.Seleccione un lder para la estrategia de cero papel. 2.Conforme un equipo de trabajo. 3.Documente los costos y ahorros. 4.Formalice el compromiso de la entidad con la estrategia de cero papel. 5.Reduzca el volumen de impresiones y fotocopias en la entidad. 6.Implemente el uso de firmas digitales. 7.Implemente la automatizacin de comienzo a fin en un procedimiento interno libre de riesgos. 8.Implemente proyectos de escaneo en procesos de alto valor.

SELECCIONE UN LIDER PARA LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL

El coordinador debe ser alguien que se comunica bien con sus compaeros de trabajo y puede dedicar tiempo en el futuro inmediato para establecer una estrategia efectiva. No tiene que ser una dedicacin de tiempo completo, pero debe tener la autoridad o habilidad para lograr que la estrategia se haga realidad. Un buen candidato puede ser el lder de Gobierno en lnea en la entidad.

CONFORME UN EQUIPO DE TRABAJO

El coordinador debe formar un grupo o equipo con representantes de oficinas responsables de temas clave, tales como medio ambiente, sistemas de gestin de calidad, archivo y correspondencia, sistemas de informacin, compras, entre otros, para discutir cmo implementar mejor la estrategia para lograr la reduccin de consumo de papel en su lugar de trabajo. Un equipo bien conformado le permitir establecer sinergias con otras iniciativas que se desarrollen en la entidad, evitando sobrecargar a los empleados, y maximizando esfuerzos y recursos.

DOCUMENTE LOS COSTOS Y AHORROS

Disponer de informacin acerca de los beneficios econmicos y ambientales de la reduccin del uso de papel le ayudar a "vender la estrategia". Los beneficios econmicos incluyen el ahorro potencial a travs de prevenir y eliminar el consumo de recursos, espacio de almacenamiento, costos de administracin, gestin de los residuos, as como mejores decisiones a la hora de comprar. A nivel ambiental los beneficios incluyen la reduccin de gases de efecto invernadero y el ahorro en recursos naturales, energa y agua, porque se utilizan menos materiales y necesitan menos transporte.

FORMALICE EL COMPROMISO DE LA ENTIDAD CON LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL

Emitir una poltica interna en forma de una carta de compromiso, circular o resolucin. En ella se deben establecer metas generales de la estrategia, medidas bsicas a implementar, responsables en temas especficos, entre otros.

REDUZCA EL VOLUMEN DE IMPRESIONES Y FOTOCOPIAS EN LA ENTIDAD

Campaas para promover buenos hbitos de consumo de papel. Ofrezca documentos electrnicos a sus clientes internos y externos. Involucre al equipo legal para verificar el cumplimiento normativo.

IMPLEMENTE EL USO DE FIRMAS DIGITALES

Identifique oportunidades de utilizacin de firma digital en procedimientos (Ejemplo: documentacin del sistema de gestin de calidad, comunicaciones internas, certificaciones o solicitudes entre dependencias, entre otros). Una buena forma de sensibilizar a los directivos es promoviendo el uso de firmas digitales en los correos electrnicos que envan con el fin de brindar mayores garantas de seguridad y autenticidad ante delitos como la suplantacin. Adopte lineamientos internos para uso de firma digital.

IMPLEMENTE LA AUTOMATIZACION EN UN PROCEDIMIENTO INTERNO LIBRE DE RIESGOS

Seleccione procedimientos de bajo riesgo, que ofrezcan ganancias rpidas a bajo costo y mejoren la productividad. implemente formularios electrnicos y firmas digitales en estos procedimientos. Verifique cumplimiento de requisitos de archivo, y que los procedimientos cumplan las condiciones del Sistema de Gestin de Calidad.

IMPLEMENTE PROYECTOS DE ESCANEO EN PROCESOS DE ALTO VALOR

Seleccione procesos y documentos estratgicos para la entidad, en los que su digitalizacin y disponibilidad en lnea permita mejoras evidentes en los servicios prestados a clientes internos o externos. Disee un proyecto de escaneo cuidando de adoptar las mejores polticas y procedimientos de digitalizacin establecidos. Puede que requiera recursos adicionales para llevar a cabo este proyecto, pero contar con un plan de trabajo facilitar su obtencin