PROCESO ADMINISTRATIVO DE LAS COMPRAS EN UNA EMPRESA

JUDY TATIANA BUSTAMANTE LOPEZ

UNIVERSIDAD LIBRE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y CONTABLES ADMINISTRACION DE EMPRESAS ABRIL 8 DE 2013

INTRODUCCIN

Las compras comprenden un proceso complejo que va ms all de la negociacin y del trmite burocrtico. Con una buena gestin de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestin de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga xito o fracaso. En este trabajo estudiaremos en qu consiste el proceso de compras, desde donde inicia hasta donde culmina, sus respectivas etapas.

PROCESO DE LAS COMPRAS

Los procesos de compras se inician con la necesidad de un bien o servicio y culminan con la adquisicin y pago de stos. Esta necesidad es planteada por el departamento o unidad que la requiere; de esta forma, las solicitudes de bienes o servicios dependen de un departamento diferente al de compras. Toda empresa necesita adquirir recursos para la realizacin de sus operaciones. La gestin de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo.

IMPORTANCIA DE LA FUNCIN DE LAS COMPRAS Medir la competitividad de una empresa es medir su participacin en el mercado. Uno de los medios para mejorar la competitividad es producir a bajos costos y con alta calidad. Esta afirmacin implica que el sistema de produccin debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones ms ventajosas posibles, las cuales son: El precio de compra El plazo de pago El plazo de entrega el servicio de posventa La calidad La estabilidad del proveedor

Una de las responsabilidades de los que conducen empresas es dirigir y coordinar el proceso de compras para cumplir con la produccin y las ventas. La planificacin de este proceso se relaciona directamente con las funciones de stock. La gestin exitosa en las compras y en el manejo de inventarios permite: asegurar el normal flujo de materiales para las reas que los transforman en los productos que la empresa comercializa; y la distribucin y entrega del producto terminado a los clientes. La eficacia en la gestin de compras se medir en funcin de: El control de gastos y costos que permita ahorrar recursos financieros El manejo de stocks mnimos que aseguren el cumplimiento de las ventas esperadas La habilidad para encontrar fuentes de abastecimiento

La posibilidad de investigar y conocer nuevos materiales disponibles en el mercado.

EL AREA DE COMPRAS Compras tiene una importancia sustantiva en las empresas, porque es el rea que articula las necesidades de produccin de la empresa al proveerla de los materiales que necesita para cumplir su tarea y porque es el rea en la que se genera el proceso de pagos, por lo tanto tiene gran incidencia en la operatoria de la empresa. Es el rea desde donde sale el dinero de la empresa, para lo cual se debe garantizar comprar la mejor calidad al menor costo posible. Existen 2 factores que hacen que el departamento de compras se site en un determinado nivel jerrquico en la estructura de la empresa: la naturaleza o el tipo del negocio al que se dedica la empresa y la especializacin. La compra, en general, se inicia a partir de los requerimientos de los distintos sectores de la empresa y se formaliza con un documento escrito; ste es el momento en el que el rea de Compras inicia su gestin. El responsable realiza compulsas de los precios y selecciona al proveedor. Luego genera la orden de compra para notificar al proveedor que se le ha adjudicado la compra y adems para notificar a las dems reas de la empresa. El proceso contina con la recepcin de lo adquirido y de la factura para emitir el pago. Comprar es una ciencia y comprar bien es vender bien. Cada peso ahorrado tiene efecto directo sobre las utilidades de la empresa. En la actualidad, la direccin requiere del profesional de compras: Capacidad para negociar Capacidad de liderar Mantenerse actualizado sobre el mercado Seleccionar adecuadamente a los proveedores Reducir la gestin administrativa de compras Contar con conocimiento tcnico.

El planeamiento de compras es el conjunto de planes sistematizados y encaminados a dirigir las compras dentro de la empresa, el cual responde a las siguientes preguntas: qu comprar?, cunto?, cmo?, cundo?, a quin?. Del anlisis del presupuesto de produccin surgen las necesidades de materiales a comprar, por lo que debe efectuarse el presupuesto de compras. Al comienzo de cada perodo se calculan los requerimientos que sern indispensables, a fin de cubrir las necesidades de fabricacin y mantener las existencias en los niveles de stock de seguridad.

PROCEDIMIENTOS DE LAS COMPRAS

1. Deteccin de la bienes/servicios

necesidad de

comprar

requerimiento

de

Cualquier rea de la empresa que requiera mercadera puede consultar disponibilidad en Almacn de la mercadera requerida. De no contar con la existencia solicitada, se identifica la necesidad de reponer los bienes. El rea compras elabora una planificacin diaria, incluida en el presupuesto de la empresa. El rea solicitante emite una solicitud de compra y conserva un duplicado hasta recibir la mercadera. Es importante considerar que, desde que se identifica la necesidad de compra hasta que se reciben las mercaderas, transcurre un tiempo considerable en el cual, de no contar con los bienes, se podra llegar a parar la produccin. El stock tiene como propsito conocer las existencias de los insumos, productos intermedios y productos terminados, y de la disponibilidad para su venta. Siempre ha sido motivo de preocupacin la cantidad mnima en las que se debe determinar el momento de la recompra para que no queden desprovistas de productos. Existen mecanismos que permiten identificar anticipadamente el momento ptimo para realizar los pedidos. De esta manera, programando el consumo de insumos en el proceso productivo, se puede planificar el abastecimiento de stos, fijando un punto de repedido en un plazo determinado anterior a que se consuma la existencia.

2. Recepcin de la Solicitud de Requisicin: Para iniciar una compra, cualquier departamento de la Empresa emite una solicitud de requisicin. Esta emisin debe surgir por una necesidad especfica, la cual puede originarse por varias razones, entre las cuales tenemos: - Generacin de un punto de reorden del inventario de mercancas. - Cumplimiento del presupuesto de inversiones de capital. - Surgimiento de necesidades de mercancas de acuerdo con el plan de trabajo. - Otras.

Una vez detectada la necesidad, el departamento o unidad solicitante, completa una requisicin o solicitud de los bienes a ser comprados y la enva al departamento de contabilidad. Es necesario que el departamento de compras conozca los materiales y los proveedores, as la primera actividad del proceso consistir en contactar los proveedores, con el propsito de obtener cotizaciones de los bienes a ser adquiridos. Como toda transaccin potencialmente puede generar un compromiso para la Empresa, la solicitud de requisicin debe tener ciertas aprobaciones de acuerdo con las polticas que establezca la Empresa. Tpicamente, los campos de aprobacin que lleva una solicitud de requisicin son los siguientes:

- Persona o unidad solicitante - Jefe de la unidad solicitante - Funcionarios de la Empresa 3. Emisin de la Orden de Compra: Una vez que la solicitud es recibida en el departamento de compras, debe ser procesada para proceder a suministrar los bienes o servicios requeridos. Un documento de orden de compra es aquel en el se le solicita a un proveedor, la provisin de un bien o prestacin de un servicio para la Empresa. Las decisiones de compra son plasmadas en la orden de compra, la cual debe incluir por lo menos las siguientes informaciones: - Departamento que solicita el bien o servicio - Concepto o descripcin de los bienes o servicios - Cantidad de los bienes o servicios - Costo unitario y total - Fechas de solicitud y de disposicin de los bienes o servicios - Autorizaciones necesarias Cuando se coloca la orden de compra, es necesario establecer en la misma, todas las condiciones necesarias para evitar problemas relacionados con retrasos en la entrega, cambios en la calidad y/o cantidad de los productos, cambios de precios y modificaciones en las condiciones de financiamiento.

Ejemplo de Una orden de compra

4. Aprobacin de la Orden de Compra: La aprobacin de este documento est sujeta a las polticas de autorizacin que establezca la Empresa. Investigacin de Proveedores Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigacin la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificacin de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores buscan las empresas a travs de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, va Internet (e-mail, correo electrnico); estos para ser calificados para posibles consultas, envan datos para su registro, como nombre, direccin, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc. Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e insumos necesarios y que los venden.

Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los abastecimientos realizados y las condiciones en que se negocio. Este registro facilita enormemente los trabajos de investigacin y seleccin de proveedores ya que adems de los datos del proveedor, el organismo de compra debe mantener todo texto posible como listas telefnica, revistas tcnicas, catlogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer informacin sobre los posibles proveedores. En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es aquel que ya efectu ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos.

5. Envo de la Orden de Compra a los Proveedores: La autorizacin de la orden de compra a travs del formulario de orden de compra, es emitida por el departamento de contabilidad. Esta responsabilidad implica que el departamento de compras, en todo el proceso de revisin de la orden de compra, tiene las siguientes responsabilidades: - Conocer los bienes utilizados por la Empresa y sus diferentes proveedores, es necesario que el personal del departamento conozca si se trata de productos importados o nacionales, condiciones de almacenamiento y transporte, requisitos de importacin y otros aspectos. - Realizar las compras con base en los requerimientos establecidos en cuanto a cantidad y calidad: La responsabilidad del departamento de contabilidad est limitada a cumplir con las requisiciones establecidas, en caso de existir necesidad de cambios se debe consultar con la unidad que solicit el bien o servicio. - Controlar que las mercancas se reciban oportunamente: Este aspecto es importante porque la recepcin oportuna influye en las operaciones de la Empresa. - Realizar los reclamos por los faltantes o defectos en calidad: La responsabilidad del departamento de contabilidad incluye negociar con los proveedores, los reclamos por faltantes o defectos en el producto. 6. Seleccin de Proveedores.

La Seleccin: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena seleccin del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc. Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la referencia ms importante en la seleccin de los proveedores. La investigacin de los proveedores bsicamente es una estadstica del mercado que permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido. La tarea de seleccin y eleccin de proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la comparacin entre los posibles proveedores. De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigacin permite una comparacin de los diversos proveedores calificados, mientras que la seleccin es una decisin sobre cul ser el escogido para proveer el material requerido. 7. Negociacin con el proveedor: Una vez que se ha escogido el proveedor ms adecuado, el organismo de compras empieza a negociar con l la adquisicin del material requerido, dentro de las condiciones ms adecuadas de precios y pago. La atencin y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociacin. La negociacin es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cmo se har la emisin de la orden de compra al proveedor. La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realiz la negociacin, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptacin implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente informado de todas las clusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepcin del material, los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido.

8. Acompaamiento del Pedido. Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se har de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a travs de constantes contactos personales o telefnicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor despus de haber emitido la orden de compra. El seguimiento o acompaamiento representa una constante supervisin del pedido y una cobranza permanente de resultados. Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aqu la denominacin Follow-Up, trmino en ingles que significa seguir, acompaar, fechar. La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y xitos, sorpresas desagradables; a travs de l, el organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros proveedores.

9. Recepcin de los Bienes y/o Servicios: En este momento el proveedor recibi el documento original de la orden de compra y procedi a suministrar los bienes o servicios requeridos. Se pueden presentar los siguientes casos: - El encargado de almacn recibe lo requerido, en este caso la conformidad de lo recibido la tiene que dar esta unidad y enviar la documentacin necesaria al departamento de contabilidad para su registro.

- La unidad solicitante no es quien recibe lo requerido, sino otra dependencia fsica, en cuyo caso la unidad solicitante debe efectuar un seguimiento a las rdenes de compra que tiene pendiente por recibir.

Para que la recepcin de bienes y/o servicios, se efecte de acuerdo con las polticas de autorizacin establecidas por la gerencia, una copia de las rdenes de compras emitidas, debe estar disponible en el departamento que recibir el bien o servicio. Este control permite que nicamente se reciban los bienes o servicios sobre una base de autorizaciones preestablecidas. 10. Control de la recepcin del material comprado. El organismo de compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepcin del material, el organismo de compras verifica si las cantidades estn correctas y, junto con el organismo de control de calidad, realiza la inspeccin para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operacin es la que se llama Inspeccin de calidad en la recepcin del material. Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega o almacn, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorera o Cuentas por Pagar, la autorizacin para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado. El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen de trabajo que realiza un organismo de compras exige una agenda de seguimiento y cobranza muy intensa, principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de produccin que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de materiales. 11. Registro de la Entrada del Activo o Recepcin del Servicio. Una vez recibidos los bienes o servicios, y luego que el departamento de contabilidad de la conformidad de recepcin, se debe realizar el correspondiente registro de entrada del activo o de la recepcin del servicio. Para realizar esto, es necesario remitir al departamento de contabilidad la siguiente documentacin para su registro:

- Copia de la orden de compra - Factura original del proveedor - Entrada de almacn - Documentos aduanales, en caso de tratarse de importaciones Se debe clasificar y codificar los bienes o servicios recibidos, a fin de registrarlos en la cuenta correspondiente de inventario, activo fijo, suministros o gastos por servicios.

12. Pago del Bien o Servicio Recibido: El pago del bien o servicio se origina luego de haberse emitido la orden de pago por la unidad solicitante. El pago de los pasivos est sujeto a lo establecido al respecto en las polticas de la Empresa con relacin al manejo del efectivo.

13. Registro del Pago: Esta fase es un paso netamente contable, y debe ser efectuado en el momento en que la Empresa emite el cheque a favor del proveedor o beneficiario. Debemos tener presente que el proceso de emisin de rdenes de compra, por lo general, no genera obligaciones para la Empresa, debido a que hasta ese momento no se ha generado transferencia de propiedad de los bienes comprados; la necesidad de realizar registros contables surge cuando realizamos un pago anticipado al proveedor.

CONCLUSIONES

El proceso de las empresas es una de las ms importantes. Los trminos y significados que se usan para definir elementos que la conforman en la prctica se usan casi de manera indistinta. Compras, suministros, materiales, logstica entre otros son de los trminos ms importantes para referirse a las actividades que se desempean en el rea de compras.