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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES DEPARTAMENTO DE ECONOMIA

Frmulas en Microsoft Excel 1[1]


Prof. Israel J. Ramrez 1. QU ES UNA FRMULA EN EXCEL ?
Las frmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar clculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que ser asignado a la celda en la cual se introduce dicha frmula. En una frmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o ms celdas de un libro de trabajo. Las frmulas estn conformadas por operadores de clculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una frmula en una celda, se debe entrar como primer carcter el signo igual ( El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una frmula ). Cuando se escribe la frmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma. Por ejemplo, la frmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuacin, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se ver mas adelante la multiplicacin * tiene mayor prioridad que la suma + ). Si la celda A5 contiene el valor numrico 15, la celda A4 contiene el valor numrico 4, entonces, esta frmula al ser calculado por el Excel producir 27 como resultado final, el cual ser asignado a la celda en la que se ingres la frmula.

1.1. Componentes de una frmula


Una frmula en Excel puede contener cualesquiera de los siguientes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones. Por ejemplo, la frmula que permite calcular el rea de la superficie que est dentro de una circunferencia, A = R2, se puede escribir en Excel como: =PI()*B1^2 En esta frmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente: - Referencias a celdas: B1. Se hace referencia al valor que contiene la celda B1. - Constantes: el valor 2. Nmeros o valores escritos directamente en una frmula.
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Recopilacin realizada en base a la ayuda que acompaa a Microsoft Excel. Microsoft Excel es una marca registrada de Microsoft Corporation.

- Operadores: ^ y *. El operador ^ (acento circunflejo) eleva un nmero a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica. - Funciones: la funcin PI(). Esta funcin al ser invocada devuelve el valor de pi: 3,141592...

2. OPERADORES
Los operadores especifican el tipo de operacin o procesamiento que se desea realizar con los elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritmticos, de comparacin, texto y de referencia.

2.1. Tipos de operadores


- Operadores aritmticos: Se utilizan para realizar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin (combinando los valores numricos y generando resultados numricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritmticos. Operador aritmtico + * / % ^ (signo ms) (signo menos) (asterisco) (signo de porcentaje) (acento circunflejo) Significado Suma Resta Cambio de signo Multiplicacin Porcentaje Exponenciacin Ejemplo A3+3 B3-B1 -A1 B3*C3 D3/3 20% C3^2

(barra diagonal o slash) Divisin

- Operadores de comparacin: Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos valores. Como operadores de comparacin tenemos los siguientes: Operador de comparacin = > < >= <= ( igual ) ( mayor ) ( menor ) ( mayor o igual ) ( menor o igual) Significado Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1

<> (distinto) Distinto de A1<>B1 ( Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores de comparacin, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO ). - Operador de concatenacin de texto: Se utiliza el signo ( & ampersand ) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de texto & ( "y" comercial)

Significado

Ejemplo

- "Sierra"&" Nevada" Concatena o une dos produce el valor Sierra Nevada valores para generar un - A3&B3 nuevo valor de texto crea un nuevo valor de texto continuo. formado por el valor de texto que contiene la celda A3 concatenado o unido con el valor de texto que contiene la celda B3

Operadores de referencia: Permiten utilizar rangos de celdas, produciendo referencias a una lista de celdas, para ser utilizadas por otras operaciones en los clculos; por ejemplo, como argumentos en las funciones. Operador de referencia Significado Ejemplo

(dos puntos)

Operador de rango que genera B5:B15 una referencia a todas las Hace referencia a todas las celdas celdas que se encuentran en el que se encuentran entre dos rango B5 hasta B15 referencias a celdas. Operador de unin que B5:B15;D5:D15 combina varias referencias en Hace referencia a las celdas una sola. que se encuentran en el rango B5 hasta B15 ms las celdas en el rango D5 hasta D15 Operador de interseccin que B7:D7 C6:C8 genera una referencia a Hace referencia a la celda C7 celdas comunes a las dos referencias.

; (punto y coma)

(espacio)

Una frmula simple en Excel ( tiene un solo operador ), se puede representar de la forma siguiente:

= < operando_A > < operador > 2.2 Frmulas compuestas en Excel

< operando_B >

No siempre las frmulas que se requieren utilizar son frmulas simples ( frmulas en las que slo se utiliza un operador ), ya que es mas frecuente necesitar frmulas en donde se requieren dos o mas operadores, lo cual implica cierta dificultad tanto para expresar correctamente la frmula, as como tambin, para la evaluacin de los diferentes operadores de manera que se obtenga el resultado correcto, como por ejemplo, la

frmula =PI()*B1^2 que se present anteriormente, es una frmula compuesta ya que tiene 2 operadores aritmticos ( * y ^ ). Una frmula compuesta se puede representar de la forma siguiente:

= <operando_A> <operador 2> <operando_C > .

1> <operando

B>

<operador

Cualquiera de los operandos puede ser a su vez una frmula, esto es, puede estar formado por otros operandos y operadores.

2.2.1 Orden en que Excel realiza las operaciones en las frmulas


Como se mencion anteriormente, una frmula est compuesta por los elementos o valores que se van a procesar ( los operandos ), combinados mediante los operadores. Excel realiza las operaciones especificadas en la frmula, indicadas por los operadores, de acuerdo a un orden que ya tiene preestablecido. Para el clculo de la frmula Excel primero evala, de izquierda a derecha, los distintos operadores que la conforman determinando en que orden los debe procesar, para luego realizar los diferentes clculos u operaciones segn el orden encontrado.

2.2.2 Precedencia de los operadores


Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden correspondiente a cada operador segn la tabla que se muestra a continuacin. Si una frmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel realizar primero la operacin que est mas a la izquierda. Orden 1 2 3 4 5 6 7 8 Operador : (dos puntos) (un solo espacio) ; (punto y coma) % ^ * y / + y & Descripcin Operadores de referencia

Cambio de signo (como en -A10) Porcentaje Exponenciacin Multiplicacin y divisin Suma y resta Une dos cadenas (concatenacin) de texto

= < > <= >= <> Comparacin Tabla de precedencia de los operadores

2.2.3 Uso de parntesis

Para cambiar el orden de evaluacin de los operadores, se debe escribir entre parntesis la parte de la frmula a la que se requiere cambiar el orden preestablecido, de tal forma que sta se procese antes que las dems. Los parntesis se deben colocar por pares, es decir, un parntesis que abre y otro parntesis que cierra. Por ejemplo, la siguiente frmula:

=5+2*3

Produce como resultado 11 porque Excel calcula la multiplicacin (5 lugar segn la tabla) antes que la suma (6 lugar segn la tabla). La frmula multiplica 2 por 3 y luego suma 5 al resultado. Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar el orden de evaluacin, la frmula se puede escribir como: =(5+2)*3 En este caso Excel sumar 5 ms 2 y luego multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula le indican a Excel que calcule primero la suma del valor que contiene la celda B4 ms el valor constante 25, y despus divida el resultado obtenido entre la sumatoria de los valores que contienen o se encuentran en las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5) 3 OPERANDOS EN LAS FRMULAS


En una frmula los operandos son los distintos valores que se utilizan para realizar las operaciones especificadas por los distintos operadores. Estos operandos pueden ser valores constantes, referencias a celdas, funciones.

3.1 Constantes
Una constante es un valor que no se calcula ya que el mismo representa su valor. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el nmero 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una referencia a una celda, una frmula, o un valor obtenido como resultado de una frmula, no son constantes. Si se utilizan slo constantes en una frmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia slo si modifica la frmula, por lo que no tiene sentido utilizar este tipo de frmulas.

3.2 Referencias a celdas


Una referencia a celda o celdas, identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que se requieren en una frmula. En las referencias se puede utilizar celdas de distintas partes de una hoja de clculo. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en

el mismo libro de trabajo y a otros libros de trabajo. Las referencias a celdas de otros libros de trabajo se denominan vnculos.

3.2.1 Estilo de referencia A1 De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a las columnas identificadas mediante letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas identificadas mediante nmeros (del 1 al 65.536). Estas letras y nmeros se denominan ttulos o nombres de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, se debe escribir la letra de la columna seguida del nmero de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda que se encuentra ubicada en la interseccin de la columna B y la fila 2. Hace referencia a: A10 A10:A20 B15:E15 A10:E20 5:5 5:10 H:H H:J La celda que se encuentra en la columna A y la fila 10 El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20. El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. Todas las celdas de la fila 5 Todas las celdas de las filas 5 a 10. Todas las celdas de la columna H Todas las celdas desde la columna H hasta la columna J

3.2.2 Referencia a celdas en otra hoja de clculo


En el siguiente ejemplo, la funcin PROMEDIO calcula el valor promedio de los valores contenidos en el rango B1:B10 de la hoja de clculo denominada Marketing del mismo libro de trabajo. Nombre de la hoja Referencia a una celda o rangos de celdas de la hoja

=PROMEDIO(Marketing!B1:B10) Separa la referencia de la hoja y la referencia de las celdas En este ejemplo se puede observar la referencia a otra hoja de clculo en el mismo libro, donde el nombre de la hoja de clculo seguido de un signo de exclamacin (!) preceden a la referencia de un rango de celdas.

3.2.3 Referencias relativas y absolutas en las frmulas

- Referencias relativas Una referencia relativa de celda en una frmula, siempre conserva la posicin relativa entre la celda que contiene la frmula y la celda a la que hace referencia. Si se traslada dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) se modifica la referencia de celda en la frmula que se crea en la celda destino. De forma predeterminada, cuando se ingresa una frmula se utilizan referencias relativas. Cuando se copia una frmula de una celda a otra celda, la referencia a celdas en las frmula que se crea en la celda destino se ajusta automticamente; como por ejemplo, si la celda B2 contiene la frmula =A1 (que hace una referencia relativa a la celda A1) y se copia a la celda B3, se modifica automticamente la frmula obtenindose en la celda B3 la nueva frmula como =A2.

Frmula, con referencia relativa, copiada de la celda B2 a la celda B3

- Referencias absolutas Una referencia absoluta de celda en una frmula, siempre hace referencia a la misma celda ubicada en una columna y fila especfica. Si se traslada dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) la referencia absoluta de celda en la celda destino no varia. De forma predeterminada cuando se ingresa una frmula se utilizan referencias relativas y para cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el signo $ antes del nombre de columna y del nmero de fila de la celda, por ejemplo $A$1. Si una frmula que contiene referencias absolutas se copia a otra u otras celdas, la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la frmula =$A$1, que contiene una referencia absoluta a la celda A1, se copia de la celda B2 a la celda B3, la frmula es la misma en ambas celdas.

Frmula, con referencia absoluta, copiada de la celda B2 a la celda B3

- Referencias mixtas Una referencia mixta de celdas tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc.; mientras que una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si se traslada dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia), se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si una frmula que contiene referencias mixtas se copia a otra u otras celdas, la referencia relativa se modifica automticamente y la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la frmula =A$1, que contiene una referencia mixta que indica que la fila no debe variar, se copia de la celda B2 a la celda C3, la nueva frmula que contendr la celda C3 es entonces =B$1.

Frmula, con referencia mixta, copiada de la celda B2 a la celda C3

3.3

Funciones

Las funciones son frmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan clculos utilizando los valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la funcin REDONDEAR(A10;2) redondea un valor numrico que est en la celda A10 hasta 2 posiciones decimales.

3.3.1 Estructura de las funciones


Todas las funciones incluidas en Excel tienen la siguiente estructura:

Nombre(arg 1;arg 2;;arg n)


La estructura de una funcin comienza por el nombre de la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por punto y coma2[2] y un parntesis de cierre. - Nombre de funcin. Cada una de las funciones incluidas en Excel tiene un nombre nico que las diferencia unas de otras, este nombre es una cadena de caracteres alfabticos, por ejemplo la funcin PROMEDIO. En algunos casos el nombre incluye uno o ms puntos (.) dentro de la cadena de caracteres que lo conforman, como por ejemplo la funcin PAGO.INT.ENTRE. Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y se presiona el botn para insertar una funcin en la barra de frmulas , si est activa esta barra de frmulas; o se abre el men Insertar y a continuacin se selecciona la opcin Funcin. - Argumentos. Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma (;), y pueden ser nmeros, referencias de celda, texto entre comillas, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, o valores de error como #N/A. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones. La cantidad de argumentos que deban ingresarse a una funcin es definido por la funcin misma, y cada uno de estos argumentos deber ser un valor vlido y del tipo requerido por el correspondiente orden en que es especificado por la funcin. Algunas funciones no necesitan argumentos como la funcin PI( ). Ntese que a pesar de no tener
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Por lo general, cuando la versin del Excel est en espaol se debe utilizar como separador de argumentos el caracter punto y coma. Si el Excel est en ingls el separador que se utiliza es el caracter coma.

argumentos esta funcin, es obligatorio colocarle tanto el parntesis de apertura como el de cierre. Informacin sobre la estructura de la funcin . Cuando se escribe la funcin, aparece la informacin sobre la estructura de esta funcin, con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, al ingresar en una celda =REDONDEAR( aparecer la descripcin de esta funcin. La informacin de la estructura de las funciones slo aparece para las funciones que vienen integradas en Excel3[3]. En este ejemplo, el signo igual ( = ) se ingresa antes del nombre de la funcin para indicar que la funcin est incluida en una frmula.

3.3.2 Funciones Anidadas


En algunos casos, puede ser necesario utilizar una funcin como uno de los argumentos de otra funcin. Por ejemplo, la siguiente frmula utiliza la funcin SI (=SI(arg1;arg2;arg3)), la cual compara el resultado producido por la funcin PROMEDIO (funcin anidada) con el valor 50, para determinar cual valor se le va a asignar a la celda en la que se introduce la frmula.

Resultados vlidos Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, sta deber devolver el mismo tipo de valor que el requerido por este argumento. Por ejemplo, si el argumento especifica un valor VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber devolver VERDADERO o FALSO. Si ste no es el caso, Excel mostrar el valor de error #VALOR! Lmites del nivel de anidamiento Una frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Funcin B se utiliza como argumento de la Funcin A, la Funcin B es una funcin de segundo nivel. En el ejemplo anterior, la funcin PROMEDIO y la funcin SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la funcin SI. Una funcin anidada dentro de la funcin PROMEDIO ser una funcin de tercer nivel, etc.

3.4 Introducir una frmula


Como se mencion anteriormente, las frmulas son expresiones que efectan clculos con los valores que se encuentran en la misma hoja de clculo o en otra hoja del mismo libro de trabajo, para producir un nuevo valor que se va a asignar a la celda en la cual se introduce la frmula. Para introducir una frmula en una celda, se debe entrar como primer carcter el signo igual ( = ). 3.4.1 Introducir una frmula sencilla

3[3]

Los usuarios pueden programas sus propias funciones e incorporarlas para ser utilizadas dentro de Excel.

Una frmula sencilla o simple contiene un solo operador y uno o dos operandos, ejemplos de estas frmulas se muestran a continuacin: Frmula Accin =128+345 =5,25^2 Suma 128 y 345 Halla el cuadrado de 5,25

Para introducir estas frmulas se puede seguir el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la celda en que desee introducir la frmula. 2. Escribir el signo igual (=). 3. Introducir la frmula. 4. Presionar ENTRAR. Otra forma para ingresar una frmula, es utilizar la barra de frmulas est activada. 3.4.2 Introducir una frmula que contenga referencias de celdas: si

Las siguientes frmulas contienen referencias relativas de celdas. La celda que contiene la frmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas. Por ejemplo si la celda B2 contiene la frmula =C2, entonces se tiene que la celda B2 es dependiente de la celda C2. Frmula =C2 =Hoja2!B2 =-A10 =A1+23 Utiliza el valor de la celda C2 Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2 Cambia de signo al valor numrico que se encuentra en la celda A10 Suma al valor que contiene la celda A1 el nmero 23 Accin

Para introducir estas frmulas se puede seguir cualquiera de los siguientes procedimientos: - Procedimiento 1 1. Seleccionar la celda en que desee introducir la frmula. 2. En la celda seleccionada o en la barra de frmulas igual). 3. Escribir a continuacin la frmula. 4. Al finalizar de escribir la frmula se presiona ENTRAR o se presiona el botn introducir . - Procedimiento 2 , escribir = (signo

1. Seleccionar la celda en que desee introducir la frmula. 2. En la celda seleccionada o en la barra de frmulas igual).

, escribir = (signo

3. Comenzar a escribir la frmula y para ingresar las referencias a celdas dentro de la frmula, se selecciona una celda, un rango de celdas, una ubicacin de otra hoja de clculo o una ubicacin de otro libro. Puede arrastrar el borde de la seleccin de celdas para mover la seleccin, o bien arrastrar la esquina del borde para ampliar la seleccin. 4. Al finalizar de escribir la frmula se presiona ENTRAR o se presiona el botn introducir . Cuando se introduce una frmula que contiene referencia de celdas Excel muestra en colores diferentes las distintas referencias. Por ejemplo, al introducir en la celda D9 la frmula =(C9*B9) se podr observar algo como lo siguiente:

3.4.3 Introducir una frmula que contenga una funcin Las siguientes frmulas contienen funciones. Frmula =SUMA(A:A) =PROMEDIO(A1:B4) Accin Suma todos los valores numricos en la columna A Calcula el promedio de todos los valores numricos en el rango A1:B4

Para introducir en Excel una frmula que contenga funciones, como las mostradas en el cuadro anterior, se puede seguir el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la celda en que se desee introducir la frmula. 2. Para iniciar la frmula con la funcin, se debe hacer clic en Insertar funcin en la barra de frmulas , o abrir el men insertar y seleccionar la opcin Funcin. 3. Seleccionar la funcin que desee utilizar. Se puede seleccionar de la lista de funciones que se muestra el nombre de la funcin; si se hace difcil localizar el nombre de la funcin que interesa, se puede seleccionar la categora a la cual pertenece la funcin o escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una funcin (por ejemplo, al escribir "sumar nmeros" devuelve la funcin SUMA). 4. Luego se introducen los argumentos en su correspondiente cuadro de dilogo que se muestran en la ventana Argumentos de funcin, siguiendo las especificaciones indicadas para cada argumento. Para introducir referencias de

celdas como argumentos, se pueden escribir directamente con el teclado o, como es ms fcil y seguro, presionando el botn Contraer dilogo , para ocultar el cuadro de dilogo temporalmente, y se procede a seleccionar la celda o celdas en la hoja de clculo, despus se presiona el botn Expandir dilogo , para volver al cuadro de dilogo. 5. Una vez que se tenga completa la frmula se debe presionar el botn aceptar, para que la frmula se introduzca en la celda y se calcule su resultado. 3.4.4 Introducir una frmula con funciones anidadas Como se mencion anteriormente, una funcin anidada es aquella en que uno o varios de sus argumentos son a su vez funciones. Como por ejemplo: =SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0) Esta frmula produce como resultado la sumatoria de un conjunto de nmeros (SUMA) que se encuentran en el rango de celdas comprendido desde la celda G2 hasta la celda G5 (G2:G5), slo si el PROMEDIO de otro conjunto de nmeros, que se encuentran en el rango de celdas comprendido desde la celda F2 hasta la celda F5 (F2:F5), es mayor que 50; en caso contrario, produce como resultado el valor 0 (cero).

Para introducir esta frmula se puede seguir el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la celda en que desee introducir la frmula. 2. Para iniciar la frmula con la funcin, se debe hacer clic o presionar el botn Insertar funcin en la barra de frmulas . 3. Seleccionar la funcin que se necesita utilizar como funcin de primer nivel. Se puede seleccionar de la lista de funciones que se muestra el nombre de la funcin correspondiente; si se hace difcil localizar el nombre de la funcin, se puede seleccionar la categora a la cual pertenece la funcin o escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una funcin (por ejemplo, al escribir "sumar nmeros" devuelve la funcin SUMA). 4. Se introducen los argumentos en su correspondiente cuadro de dilogo que se muestran en la ventana Argumentos de funcin, siguiendo las especificaciones indicadas para cada argumento.
o

Para introducir referencias de celdas como argumentos, se pueden escribir directamente con el teclado o, como es ms fcil y seguro, presionando el botn Contraer dilogo , para ocultar el cuadro de dilogo temporalmente, y se procede a seleccionar la celda o celdas en la hoja de clculo, despus se debe presionar el botn Expandir dilogo , para volver al cuadro de dilogo.

Para escribir otra funcin como uno de los argumentos, se introduce la funcin en el cuadro de argumento deseado. Por ejemplo, se puede agregar SUMA(G2:G5) en el cuadro de edicin valor_si_verdadero.

5. Para cambiar las partes de la frmula mostradas en el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, se debe hacer clic en el nombre de funcin en la barra de frmulas . Por ejemplo, si se hace clic en SI, aparecer la descripcin de la estructura de la funcin SI, con una lista de los argumentos requeridos por esta funcin.

Para introducir la misma frmula en un rango de celdas, se debe seleccionar en primer lugar el rango, luego se introduce la frmula y, a continuacin, se presionan simultneamente las teclas <CTRL> y <ENTRAR>. Si se est familiarizado con los argumentos de una funcin, se puede utilizar la informacin sobre funciones que aparece despus de escribir el nombre de la funcin y el parntesis de apertura. Se puede hacer clic en el nombre de la funcin para ver el tema de la Ayuda correspondiente a la funcin o hacer clic en un nombre de argumento para seleccionar el argumento correspondiente de la frmula. Para ocultar la informacin sobre funciones, en el men Herramientas hacer clic en Opciones y desactivar la casilla de verificacin Informacin sobre herramientas de funciones de la ficha o pestaa General.

4 COPIAR UNA FRMULA


Cuando se trabaja con una hoja de clculo, el objetivo primordial es expresar los clculos requeridos que llevan a la solucin de un problema mediante una o ms frmulas. Pero es frecuente que, por la naturaleza del problema, una frmula que se ha introducido en una celda se necesite copiarla a otra u otras celdas donde se aplica la misma frmula. Al copiarse una frmula de una celda a otras celdas, las referencias de celda pueden cambiar de acuerdo al tipo de referencia que se utilice. Para copiar se pueden utilizar los siguientes procedimientos: - Procedimiento 1 1. Seleccionar la celda que contenga la frmula a copiar. 2. Comprobar que las referencias de celda utilizadas en la frmula producirn el resultado deseado. Si se requiere, se debe cambiar el tipo de referencia de celda, por ejemplo, si en una frmula se necesita que siempre se haga referencia a una misma celda, entonces esta referencia se debe cambiar a referencia absoluta o mixta. 3. Abrir el men Edicin, y elegir la opcin Copiar. 4. Luego seleccionar la celda o celdas en la que se desea copiar la frmula. 5. Abrir de nuevo el men Edicin. Para copiar la frmula y el formato hacer clic en Pegar.

6. Para copiar la frmula solamente hacer clic en Pegado especial y, a continuacin, en Frmulas. - Procedimiento 2 Si la frmula que se necesita copiar va a ser copiada a una celda o rango de celdas que estn contiguas o adyacentes a la misma, se puede copiar la frmula utilizando el cuadro de llenado o botn de relleno (cuadrado negro pequeo situado en la esquina inferior derecha de la seleccin. Cuando se sita el cursor del mouse (ratn) sobre el controlador de relleno, el apuntador cambia a una cruz negra) .

1. Seleccionar la celda que contenga la frmula a copiar. 2. Comprobar que las referencias de celda utilizadas en la frmula producirn el resultado deseado. Si se requiere, se puede cambiar el tipo de referencia de celda, por ejemplo, si en una frmula se necesita que siempre se haga referencia a una misma celda, entonces esta referencia se debe cambiar a referencia absoluta o mixta. 3. Colocar el cursor sobre el cuadro de llenado y, a continuacin, arrastrar el cuadro de llenado, presionando el botn izquierdo del mouse o ratn, hasta la celda o rango de celdas en las que se desear copiar la frmula. 4.1 Procedimiento utilizado por Excel para crear las frmulas que se copian

Cuando se copia una frmula de una celda a otras u otras celdas el Excel aplica el siguiente procedimiento: 1. Obtiene el desplazamiento en columnas y filas que existe entre la celda origen y la celda destino. 2. Para crear la frmula en la celda destino, utiliza como base la frmula existente en la celda origen o celda que se copia, modificando, en cada una de las referencia de celdas que se encuentran en esta frmula, la referencia a la columna sumndole o restndole el desplazamiento de columna obtenido antes, y luego hace lo mismo con la referencia a la fila. Si la referencia a columna o fila est escrita en forma absoluta, el desplazamiento encontrado no es aplicado, esto es, la referencia a la columna o fila permanece igual o no es modificada. En el ejemplo siguiente se explicar que sucede con las referencias de celda cuando se copia una frmula de la celda A1 a la celda C3:

Frmula que se copia de la celda A1 a la celda C3

Como se puede observar, entre las celdas A1 y C3 hay un desplazamiento en columnas de 2 y un desplazamiento de filas de 2.

Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =A2*B3 (columna relativa y fila relativa), entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =C4*D5, en donde se observa que a cada columna de las referencias de celda de la frmula original se le suma 2, y a cada fila tambin se le suma 2. Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =A$2*B$3 (columna relativa y fila absoluta), entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =C$2*D$3, en donde se observa que a cada columna de las referencias de celda de la frmula original se le suma 2, y las filas permanecen sin variar o fijas ya que estn escritas como absolutas (el signo $ antes del nmero de fila). Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =$A2*$B3 (columna absoluta y fila relativa), entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =$A4*$B5, en donde se observa que las columnas de las referencias de celda de la frmula original permanecen sin variar o fijas ya que estn escritas como absolutas (el signo $ antes del nombre de columna) y a cada fila se le suma 2. Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =$A$2*$B$3 (columna absoluta y fila absoluta), entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =$A$2*$B$3, en donde se observa que tanto las columnas y filas de las referencias de celda de la frmula original permanecen sin variar o fijas ya que estn escritas como absolutas (el signo $ antes del nombre de columna). Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =$A2*B$3, entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =$A4*D$3. Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =A2*$B$3, entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =C4*$B$3. Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =A2*B$3, entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =C4*D$3. Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =A$2*$B$3, entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =C$2*$B$3. Tipo de referencias (columna relativa y fila relativa) (columna relativa y fila absoluta) (columna absoluta y fila relativa) (columna absoluta y fila absoluta) (columna o fila absoluta o relativa) (columna o fila absoluta o Frmula en C3 =C4*D5 =C$2*D$3 =$A4*$B5 =$A$2*$B$3 =$A4*D$3 =C4*$B$3

Frmula en C1 (origen) =A2*B3 =A$2*B$3 =$A2*$B3 =$A$2*$B$3 =$A2*B$3 =A2*$B$3

relativa) =A2*B$3 =A$2*$B$3 (columna o fila absoluta o relativa) (columna o fila absoluta o relativa) =C4*D$3 =C$2*$B$3

5.

MODIFICAR O EDITAR UNA FRMULA

Sin por alguna razn, una frmula que ya se ha ingresado en una celda necesita ser modificada, no es conveniente volver a escribir la frmula desde el principio, sino utilizar el procedimiento para modificacin o edicin del contenido de una celda, el cual se muestra a continuacin: 1. Haga doble clic en la celda que contiene la frmula que desea modificar. 2. Modifique el contenido de la celda preferiblemente en la barra de frmulas 3. Realice las modificaciones que sean necesarias (insertar, cambiar o eliminar caracteres en la frmula), utilizando para desplazarse en la misma el cursor del mouse y/o las teclas de direccionamiento del cursor. 4. Para finalizar la edicin y aceptar las modificaciones realizadas presione la tecla ENTRAR o presione el botn introducir de la barra de frmulas. ( para cancelar los cambios presione la tecla ESCape o presione el botn ).

6. ELIMINAR FRMULAS
Para eliminar frmulas que se encuentren en una hoja de clculo, el procedimiento ms directo y sencillo es el siguiente: 1. Seleccionar la celda que contenga la frmula. 2. Presionar la tecla <SUPR>. Se pueden eliminar todas las frmulas que estn en un rango de celdas, para lo cual se debe seleccionar primero el rango de celdas y luego se presiona la tecla <SUPR>.

7.

CORREGIR FRMULAS

Al igual que un corrector gramatical, Excel emplea algunas reglas para comprobar si hay problemas en las frmulas. Estas reglas no garantizan que la hoja de clculo no tenga ningn problema, pero ayudan en gran medida a encontrar los errores ms comunes.

Los problemas se pueden revisar de dos formas: de uno en uno, como con el corrector ortogrfico, o inmediatamente sobre la hoja de clculo mientras se trabaja. Cuando Excel detecta un problema, muestra un pequeo tringulo en la esquina superior izquierda de la celda. Ambos mtodos presentan las mismas opciones. Celda que posiblemente tiene un problema de frmula Si se selecciona la celda que muestra este tringulo aparece al lado de la misma el botn que al hacer clic en l muestra un conjunto de opciones. Se puede solucionar el problema utilizando alguna de las opciones que aparecen u omitirlo. Si se omite, ya no volver a aparecer en las comprobaciones de errores subsiguientes. Sin embargo, todos los errores que haya omitido se pueden restablecer para que vuelvan a mostrarse. Es frecuente que en una hoja de clculo nos aparezca este indicador de error en celdas que con toda seguridad sabemos que no tienen errores, como cuando Excel detecta que al copiarse una frmula a una celda, una de las celdas contiguas a sta contiene una frmula que es diferente, lo cual lo podramos interpretar como una seal de precaucin. Ms adelante se explicar con errores. detalle estos y otros procedimientos para corregir

8. EJEMPLOS Y APLICACIONES
A continuacin se encuentran algunos ejemplos de cmo llevar una expresin matemtica a su correspondiente frmula en Excel. Es el usuario del Excel quien debe encontrar la forma correcta de expresar la frmula para luego ingresarla al Excel, ya que ste solamente se encarga de realizar las operaciones o clculos, segn se lo indique el usuario mediante la frmula ingresada, y en ningn momento el Excel le va a indicar al usuario que el valor obtenido est correcto, es decir, que este valor sera exactamente igual al que se obtendra al calcular de forma manual la expresin matemtica correspondiente.

a. Escribir la frmula para la siguiente expresin matemtica e indique el orden


cmo se debe evaluar dicha frmula para calcular el valor correspondiente. La frmula en Excel se debe ingresar en la celda D3, con el valor de A en la celda D1, el valor de B en la celda E1 y el valor de C en la celda F1. AxB 2C C 1 A C B Como primer paso, antes de ingresar la frmula en la hoja de clculo, el usuario debe escribir est expresin matemtica como una frmula que se pueda utilizar en la mayora de los lenguajes de programacin o en la mayora de los programas de aplicacin como es el caso del Excel. Siendo La primera dificultad escribir la frmula en una sola lnea, donde no se refleja el orden en que estamos acostumbrados a realizar las operaciones cuando el clculo lo realizamos de forma manual. Entonces, la frmula la podramos escribir como: A*B/RAIZ(C)/C-1/B-2*C/A Si en esta frmula analizamos el orden de evaluacin que se tiene establecido para cada uno de los operadores4[4], evaluando los diferentes operadores de izquierda a derecha de la frmula, y aplicando para cada operador el orden que se tiene establecido para cada uno de stos, como se muestra en la tabla de precedencia de los operadores que se encuentra en la pgina 4. Adems se debe tener presente que cuando en una frmula se tienen varios operadores del mismo orden jerrquico, como por ejemplo dos o ms multiplicaciones o una multiplicacin y una o ms divisiones, primero se realizar el clculo que se corresponde al operador mas a la izquierda y luego se continuar con los otros operadores. En nuestro caso, al aplicar el procedimiento descrito anteriormente, siguiente: A*B/RAIZ(C)/C-1/B-2*C/A 2 3 1 4 5 .........
4[4]

tenemos lo

Cuando en una frmula aparecen una o varias funciones, se tiene establecido que estas funciones se calcularan antes que las operaciones indicadas por los operadores.

Vemos que el resultado que se obtendra al calcular la frmula, tal cual se ha escrito, estara errado; ya que la divisin entre C, indicada por la operacin 4, se estara realizando fuera de orden y, por lo tanto, alterara el resultado; por lo que se deben insertar parntesis para cambiar este orden (primero se debe calcular C-1/B y luego realizar la divisin). Entonces al agregar los parntesis, la frmula quedar como: A*B/RAIZ(C)/(C-1/B)-2*C/A 4 5 3 6 2 1 97 8 En esta frmula, al realizar el usuario la evaluacin del orden de los operadores, primero se evalan todos los operadores que estn dentro de los parntesis y despus los operadores que estn fuera de los parntesis. Esta frmula, tal cual est escrita, calcula correctamente el valor de la expresin matemtica, ya que las operaciones se realizan en el orden requerido o necesario, que se corresponde con uno de los varios ordenes en que se pueden realizar los clculos de forma manual. Una expresin matemtica para ser utilizada en el computador puede ser escrita de varias formas equivalentes, ya que producen el mismo resultado final cambiando solamente el orden en que se realizan las operaciones. En este ejemplo podemos tener las siguientes formas de escritura de la frmula que calculan correctamente el valor correspondiente a la expresin matemtica indicada. Forma 1: Forma 2: Forma 3: Forma 4: A*B/RAIZ(C)/(C-1/B)-2*C/A 4 5 3 6 2 1 97 8 (A*B/RAIZ(C))/(C-1/B)-2*C/A 2 3 1 6 5 4 9 7 8 (A*B/RAIZ(C))/(C-1/B)-(2*C/A) 2 3 1 8 5 4 9 6 7 ((A*B/RAIZ(C))/(C-1/B))-(2*C/A) 2 3 1 6 54 9 7 8 (forma bsica)

Como se indic en el enunciado del ejercicio, la frmula en Excel correspondiente debe ser ingresada en la celda D3, con el valor de A en la celda D1, el valor de B en la celda E1 y el valor de C en la celda F1. Al hacer los cambios aqu sealados, podemos entonces escribir las correspondientes frmulas en Excel. Forma 1: Forma 2: Forma 3: Forma 4: =D1*E1/RAIZ(F1)/(F1-1/E1)-2*F1/D1 =(D1*E1/RAIZ(F1))/(F1-1/E1)-2*F1/D1 =(D1*E1/RAIZ(F1))/(F1-1/E1)-(2*F1/D1) =((D1*E1/RAIZ(F1))/(F1-1/E1))-(2*F1/D1)

S ingresamos en la celda D3 la primera frmula, utilizando 1 como valor de A (celda D1), 3 como valor de B (celda E1) y 4 como valor de C (celda F1), se obtiene como resultado el valor -7,59090909 Si se ingresan en otras celdas de la hoja de clculo las otras tres frmulas (por ejemplo en las celdas D4, D5 y D6), se observar que el resultado que obtiene el Excel es el mismo para las cuatro frmulas. Entonces, la nica diferencia que hay entre estas cuatro formas de expresar correctamente la frmula en Excel correspondiente a la expresin

matemtica que se est estudiando, es el orden en que el Excel realiza los clculos en cada una de ellas. Para observar el orden que sigue el Excel en el clculo de las frmulas, se utiliza la herramienta Auditora de frmulas opcin Evaluar Frmula, siguiendo el siguiente procedimiento: Seleccionar la celda donde est la frmula Luego abrir el men Herramientas Seleccionar la opcin Auditora de frmulas Del nuevo men que se presenta seleccionar Evaluar frmula Para que se vaya realizando cada operacin paso a paso presionar el botn Evaluar Para finalizar presionar el botn Cerrar

En nuestro caso si se manda a Evaluar las frmulas en cada una de las celdas donde se ingresaron, se observa que el orden en que el Excel realiza los clculos es diferente en cada de estas frmulas, siendo la forma 4, la que tiene un orden de clculo mas semejante al orden que nos sirvi para llegar a la escritura correcta de la frmula. La utilizacin de la herramienta Auditora de frmulas opcin Evaluar Frmula, es muy til cuando se est implementando una expresin matemtica compleja, ya que permite observar como Excel est realizando los clculos y, a partir de esto, determinar si una operacin se est realizando fuera de orden lo que llevara a clculos errados.

b. Escribir la frmula para la siguiente expresin matemtica e indique el orden


cmo se debe evaluar dicha frmula para calcular el valor correspondiente. La frmula en Excel se debe ingresar en la celda E5, y que la celda E1 contiene el valor de A, la celda E2 el valor de B, la celda E3 el valor de C. B 2A C B x 1 4 C+ B Aplicando el mismo procedimiento que se utiliz en el ejercicio a, llegamos a las siguientes frmulas que se corresponden con la expresin matemtica indicada. Forma 1: Forma 2: Forma 3: (2*A-B/RAIZ(C))/(C+1/B)*B/4 2 43 1 7 65 89 (2*A-B/RAIZ(C))/(C+1/B)*(B/4) 2 43 1 8 6 5 9 7 ((2*A-B/RAIZ(C))/(C+1/B))*(B/4) 2 43 1 7 6 5 9 8 (forma bsica)

La frmula en Excel correspondiente debe ser ingresada en la celda E5, con el valor de A en la celda E1, el valor de B en la celda E2 y el valor de C en la celda E3. Forma 1: =(2*E1-E2/RAIZ(E3))/(E3+1/E2)*E2/4

Forma 2: Forma 3:

=(2*E1-E2/RAIZ(E3))/(E3+1/E2)*(E2/4) =((2*E1-E2/RAIZ(E3))/(E3+1/E2))*(E2/4)

Al ingresar ests formulas en una hoja de Excel, utilizando 2 como valor de A, 5 como valor de B y 9 como valor de C, obtenemos para las tres formas de escribir correctamente la frmula el valor 0,31702899 c. La expresin matemtica para el clculo del monto de la cuota postpagable de un prstamo (la cuota se paga al final del perodo), viene dada como: T .(1 + T ) N VA (1 + T ) N 1 Escribir la frmula correspondiente a esta expresin matemtica e indicar el orden cmo se debe evaluar dicha frmula para calcular el valor de la cuota postpagable: Forma 1: Forma 2: Forma 3: Forma 4: VA*T*(1+T)^N/((1+T)^N-1) 6 7 1 5 8 2 3 4 VA*(T*(1+T)^N)/((1+T)^N-1) 7 3 1 2 8 4 5 6 VA*(T*(1+T)^N/((1+T)^N-1)) 8 6 1 5 7 2 3 4 VA*((T*(1+T)^N)/((1+T)^N-1)) 8 3 1 2 7 4 5 6 (forma bsica)

Si la celda B5 contiene el valor de la variable VA (valor actual), la celda B6 el valor de la variable T (tasa de inters), la celda B7 el valor de la variable N (nmero perodos), la celda B8 el valor de la variable VF (valor final) y la celda B9 el valor de la variable TIPO. Escribir la frmula en Excel correspondiente a esta expresin en la celda B11. Forma 1: Forma 2: Forma 3: Forma 4: en B11: =B5*B6*(1+B6)^B7/((1+B6)^B7-1) =B5*(B6*(1+B6)^B7)/((1+B6)^B7-1) =B5*(B6*(1+B6)^B7/((1+B6)^B7-1)) =B5*((B6*(1+B6)^B7)/((1+B6)^B7-1))

Se debe ingresar la primera forma de la frmula anterior en la celda B11 y asignarle los valores que se indican a cada una de las variables. VA = 2.000.000 T = 1,5% N = 72 VF = 0 B11 = TIPO = 0

Se obtiene el resultado

de la celda

45.615,58

Para observar que la nica diferencia que hay entre estas 4 formas de escribir correctamente la frmula en Excel de la expresin matemtica es el orden en que se realizan los clculos, se deben ingresar en una hoja de Excel las cuatro frmulas, en diferentes celdas, donde se observa que el resultado es el mismo; y para observar cmo realiza los clculos el Excel, se utiliza la opcin Evaluar Formula, siguiendo el siguiente procedimiento: Seleccionar la celda donde est la frmula

Luego abrir el men Herramientas Seleccionar la opcin Auditora de frmulas Del nuevo men que se presenta seleccionar Evaluar frmula Para que se vaya realizando cada operacin paso a paso presionar el botn Evaluar Para finalizar presionar el botn Cerrar

Microsoft Excel tiene incorporada la funcin PAGO para el clculo del monto de la cuota para el pago de un prstamo, basndose en pagos constantes y en una tasa de inters constante. La funcin PAGO tiene la sintaxis siguiente: PAGO(tasa;nper;va;[vf];[tipo]) tasa es el tipo de inters del prstamo. Nper es el nmero total de pagos del prstamo. Va es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos futuros, tambin se conoce como el principal. Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar el ltimo pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un prstamo es 0). Tipo es el nmero 0 (cero) 1 e indica el vencimiento de los pagos, 0 u omitido para el pago al final del perodo y 1 para pago al inicio del perodo. Al ingresar en la celda B20 la funcin de Excel que calcula la cuota postpagable, el 5 argumento correspondiente a Tipo es igual a 0 (cero). En la celda B20: =PAGO(B6;B7;B5;B8;B9), la cual produce como resultado = (Bs. 45.615,58). Esta frmula tambin puede ser ingresada como =PAGO(B6;B7;B5;0;0) =PAGO(B6;B7;B5). El valor obtenido con esta funcin es igual al que se obtuvo con la frmula en Excel que se determin a partir de la expresin matemtica, lo que nos lleva a concluir que la implementacin que se hizo de esta expresin es correcta. Cmo la funcin PAGO es una funcin financiera, Excel le aplica, automticamente, a la celda en la cual est la funcin el formato moneda indicado por las siglas Bs., u otro formato de moneda segn sea el caso, antes del valor numrico; adems, este valor se muestra como negativo. Si el resultado se necesita que aparezca como positivo, se podra utilizar uno de los cambios siguientes: En la celda B20: En la celda B20: =-PAGO(B6;B7;B5;B8;B9) =PAGO(B6;B7;-B5;B8;B9)

Utilizar la misma frmula para calcular el valor de la cuota postpagable para los siguientes valores:

VA =

2.000

T = 2,5%

N = 48

VF = 0

TIPO = 0

Para realizar el nuevo clculo de la cuota postpagable no es necesario hacerle ningn cambio a la frmula, slo se requiere introducir los nuevos valores en las celdas respectivas, 2000 en la celda B5, 2,5% en la celda B6 y 48 en la celda B7. Con los valores indicados los nuevos resultados son entonces: B11 = 72,0119876 B20 = (Bs 72,01) Los cuales eran de esperar. d. La expresin matemtica para el clculo del monto de la cuota prepagable de un prstamo (la cuota se paga al comienzo del perodo), viene dada como: T .(1 + T ) N VA (1 + T ) N +1 (1 + T ) Escriba la frmula correspondiente a esta expresin matemtica e indicar el orden cmo se debe evaluar dicha frmula para calcular el valor de la cuota prepagable: Forma 1: Forma 2: Forma 3: VA*T*(1+T)^N/((1+T)^(N+1)-(1+T)) 8 9 1 7 10 2 5 3 6 4 VA*(T*(1+T)^N)/((1+T)^(N+1)-(1+T)) 9 3 1 2 10 4 7 5 8 6 VA*((T*(1+T)^N)/((1+T)^(N+1)-(1+T))) 10 3 1 2 9 4 7 5 8 6 (forma bsica)

Si la celda D5 contiene el valor de la variable VA (valor actual), la celda D6 el valor de la variable T (tasa de inters), la celda D7 el valor de la variable N (nmero perodos), la celda D8 el valor de la variable VF (valor final) y la celda D9 el valor de la variable TIPO. Escriba la frmula en Excel correspondiente a esta expresin en la celda D11. Forma 1: Forma 2: Forma 3: =D5*D6*(1+D6)^D7/((1+D6)^(D7+1)-(1+D6)) =D5*(D6*(1+D6)^D7)/((1+D6)^(D7+1)-(1+D6)) =D5*((D6*(1+D6)^D7)/((1+D6)^(D7+1)-(1+D6)))

Ingrese la primera forma de la frmula anterior en la celda D11 y asgnele los valores que se indican a cada una de las variables Qu valor calcula y asigna Excel a la celda D11 ? VA = 2.000.000 T = 1,5% N = 72 VF = 0 D11 = TIPO = 1
44.941,46

Se obtiene como resultado en la celda

Al Ingresar en la celda D20 la funcin de Excel que calcula la cuota prepagable, el 5 argumento correspondiente a tipo es igual a 1.

En la celda
(Bs. 44.941,46)

D20:

=PAGO(D6;D7;D5;D8;D9), la cual produce como resultado

Utilizar la misma frmula para calcular el valor de la cuota prepagable para los siguientes valores: VA = 2.000 T = 2,5% N = 48 VF = 0 TIPO = 1 Para realizar el nuevo clculo de la cuota prepagable no es necesario hacerle ningn cambio a la frmula, slo se requiere introducir los nuevos valores en las celdas respectivas: 2000 en la celda D5, 2,5% en la celda D6 y 72 en la celda D7. Con los valores indicados los nuevos resultados son: D11 = 70,2555976

D20 = (Bs 70,26) e. Escribir en Excel la frmula correspondiente a la funcin de densidad de la Distribucin Normal, la cual est dada por: donde:

(mu) es la media (sigma) es la desviacin estndar

Al llevar esta expresin matemtica a una frmula en Excel, tendremos lo siguiente: 1/*RAIZ(2*PI())*EXP(-(x-)^2/2*^2) 3 2 1 5 4 6 7 Al analizar el orden de evaluacin de los operadores que se encuentran en esta primera aproximacin a la frmula requerida, encontramos que este orden no se corresponde con el orden en que se deben realizar los clculos que lleven al resultado correcto, ya que como operacin 4 se realizara el clculo de (x-) y despus como operacin 5 el cambio de signo, lo que llevara que al realizar la operacin 6 este valor obtenido se eleve al cuadrado lo cual cambiara el resultado. Por lo tanto, se deben colocar entre parntesis las operaciones que requieren cambio en su orden de evaluacin, obteniendo las tres formas siguientes para escribir la expresin matemtica de la funcin de densidad de la Distribucin Normal. Forma 1: Forma 2: Forma 3: 1/(*RAIZ(2*PI()))*EXP(-((x-)^2/(2*^2))) 12 4 3 2 1 13 11 10 5 8 9 7 6 (1/(*RAIZ(2*PI())))*EXP(-((x-)^2/(2*^2))) 5 4 3 2 1 13 12 11 6 9 10 8 7 (1/(*RAIZ(2*PI())))*EXP(-(((x-)^2)/(2*^2))) 5 4 3 2 1 13 12 11 6 7 10 9 8

Si utilizamos la celda B3 para contener el valor de , la celda B4 para contener el valor de y la celda B6 para contener el valor de x; entonces, las frmulas en Excel

correspondientes a las formas como podemos escribir la frmula que calcula el valor de la funcin de densidad de la Distribucin Normal sern: Forma 1: Forma 2: Forma 3: 1/(B4*RAIZ(2*PI()))*EXP(-((B6-B3)^2/(2*B4^2))) (1/(B4*RAIZ(2*PI())))*EXP(-((B6-B3)^2/(2*B4^2))) (1/(B4*RAIZ(2*PI())))*EXP(-(((B6-B3)^2)/(2*B4^2)))

Luego, para probar la frmula encontrada, escribimos en la celda B10 cualquiera de estas tres expresiones, e ingresamos para el valor 1 (celda B3), para el valor 2 (celda B4) y para x el valor 0 (celda B6), entonces Excel va a mostrar el valor 0,176032663 como resultado de esta frmula. Microsoft Excel tiene incorporada la funcin DISTR.NORM para el clculo del valor de la funcin de densidad de la Distribucin Normal. La funcin DISTR.NORM tiene la sintaxis siguiente: DISTR.NORM(x;;;[Acum]) X El valor particular de la variable X al cual se le calcula la funcin de densidad La media aritmtica de la distribucin La desviacin estndar de la distribucin, la cual debe ser un nmero positivo Acum Un valor lgico que permite seleccionar el clculo de: - El valor de la funcin de densidad acumulada cuando este valor es VERDADERO - El valor de la funcin de densidad en un punto cuando este valor es FALSO Al ingresar en la celda C10 la frmula =DISTR.NORM(B6;B3;B4;FALSO), el Excel obtiene como resultado para esta celda el valor 0,176032663, el cual es el mismo que se obtuvo con la implementacin de la expresin matemtica de la funcin de densidad.

f. Escribir en la celda D5 una frmula que calcule la sumatoria de los valores que estn
en el rango D1 hasta M1, dividido entre el promedio de los valores que se encuentran en el rango D3 hasta M3, y multiplique el resultado anterior por la raz cuadrada del mayor valor que se encuentre en el rango D1 hasta M1. La Expresin matemtica de este problema podra ser escrita como: Sumatoria ( D1 : M 1) * Mayor ( D1 : M 1) Pr omedio( D3 : M 3) Si se ingresan los valores requeridos en una hoja de clculo de Excel en los rangos indicados, entonces en la celda D5 se puede ingresar la siguiente frmula: En D5: =SUMA(D1:M1)/PROMEDIO(D3:M3)*RAIZ(MAX(D1:M1))

g. Escribir en la celda C20 una frmula que promedie los valores que estn en las celdas
C1 hasta C18, multiplique este resultado por la sumatoria de los valores que se encuentra en la celda D1 hasta D18, y dividida todo entre la raz cuadrada de la suma de los valores que se encuentra en la celda D1 hasta D18 . Si se ingresan los valores requeridos en una hoja de clculo de Excel en los rangos indicados, entonces en la celda C20 se puede ingresar la siguiente frmula: En C20: =PROMEDIO(C1:C18)*SUMA(D1:D18)/RAIZ(SUMA(D1:D18))

9. BSQUEDA Y CORRECCIN DE PROBLEMAS EN LAS FRMULAS


Es frecuente encontrarnos con uno o varios problemas cuando tenemos frmulas en una hoja de Clculo de Excel, como pueden ser: La frmula ingresada no calcula el valor correcto, ya sea por que la misma no utiliza los valores que deben ser o que realiza los clculos en un orden que altera el resultado; o que el Excel muestra alguna seal de advertencia o de error. Para encontrar y poder solucionar estos problemas podemos valernos de lo siguiente:

9.1 Reglas y errores que se detectan al corregir frmulas


- Errores de valores: La formula no usa la sintaxis, argumentos o tipos de datos esperados. Los valores de error que se pueden mostrar incluyen #DIV/0!, #N/A, #NAME?, #NULL!, #NUM!, #REF!, y #VALUE!. Cada valor de error tiene distintas causas y se resuelve de diferente modo. Si se introduce un valor de error directamente en una celda, no se marcar como problema. - Ao con dos dgitos en fecha de texto: La celda contiene una fecha de texto en la que el siglo se puede interpretar incorrectamente si se utiliza en frmulas. Por ejemplo, la fecha de la frmula =AO("1/1/31") podra ser 1931 2031. - Nmero almacenado como texto: La celda contiene nmeros guardados como texto. Suelen proceder de datos importados de otros orgenes. Los nmeros guardados como texto pueden ocasionar cambios inesperados en la forma de ordenar, es preferible convertirlos a nmeros. - Formulas incoherentes en una parte de la hoja de clculo La frmula no coincide con el patrn de las dems frmulas cercanas. En muchos casos, las frmulas adyacentes a otras slo se diferencian en las referencias empleadas. Frmulas =SUMA(A1:F1) =SUMA(A2:F2) =SUMA(A10:F10) =SUMA(A4:F4) En este caso, la frmula =SUMA(A10:F10) se marcar porque las frmulas adyacentes cambian en una fila, y sta cambia en 8 filas. Si las referencias utilizadas en una frmula no son coherentes con las de las frmulas adyacentes, se indicar el problema. - La frmula omite celdas de una parte de la hoja de clculo

La frmula puede no incluir una referencia correcta. Si una frmula hace referencia a un rango de celdas y se agregan celdas debajo y a la derecha del mismo, las referencias pueden dejar de ser correctas. La frmula no siempre actualiza automticamente su referencia para incluir las nuevas celdas. Esta regla compara la referencia de una celda con las celdas adyacentes. Si las celdas adyacentes contienen ms nmeros (no son celdas en blanco), entonces se indica el problema. En el caso siguiente, la frmula =SUMA(A2:A4) se marcar con esta regla, puesto que las celdas adyacentes contienen datos. A 1 15.000 2 9.000 3 8.000 4 20.000 5 5.000 6 22.500 =SUMA(A2:A4)

- La frmula hace referencia a celdas vacas La frmula contiene una referencia a una celda vaca. Esto puede dar lugar a resultados no deseados, como en el siguiente ejemplo. Suponga que desea obtener el promedio de los nmeros indicados a continuacin. Si la tercera celda hacia abajo del rango indicado est en blanco, el resultado es 22,75. Si la tercera celda hacia abajo del rango indicado contiene 0, el resultado es 18,2. A 1 2 3 4 5 45 =PROMEDIO(A2:A6) 6 10 24 12 24 12 0 45 10 =PROMEDIO(B2:B6) B

9.2

Auditoria de frmulas

Utilice Auditora de frmulas para reflejar grficamente, o rastrear, las relaciones entre las celdas y las frmulas que tengan flechas azules. Puede rastrear los precedentes (las celdas que proporcionan datos a una celda concreta) o los dependientes (las celdas que dependen del valor de una celda especfica).

Hoja de clculo con flechas de rastreo

9.3

Buscar y corregir errores en frmulas

Corregir un valor de error, como #NOMBRE? Si una frmula no puede evaluar adecuadamente un resultado, Microsoft Excel presentar un valor de error. Cada tipo de error tiene distintas causas y diferentes soluciones. Los errores en las frmulas pueden dar lugar a valores de error, as como a resultados no deseados. A continuacin se facilitan algunos procedimientos que le ayudarn a detectar y analizar los errores.

a.

#####

Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. Posibles causas y soluciones El ancho de la columna no es suficiente para mostrar el contenido

- Aumentar el ancho de la columna Seleccione la columna, elija Columna en el men Formato, haga clic en Ancho y, a continuacin, escriba un nmero. - Reducir el contenido para ajustarlo a la columna Seleccione la columna, haga clic en Celdas en el men Formato, elija la ficha Alineacin y, a continuacin, active la casilla de verificacin Reducir hasta ajustar. - Aplicar un formato de nmero diferente En algunos casos, se puede cambiar el formato de nmero de la celda para ajustarlo al ancho de celda existente. Por ejemplo, disminuya el nmero de decimales despus del separador decimal.

b.

Las fechas y las horas son nmeros negativos

Si utiliza el sistema de fechas 1900, las fechas y las horas en Excel deben ser valores positivos. - Si se restan fechas y horas, asegrese de que se genera la frmula correctamente. - Si la frmula es correcta, aunque el resultado sea un valor negativo, se puede mostrar el valor dando a la celda un formato que no sea un formato de fecha o de hora. Haga clic en el comando Celdas del men Formato, haga clic en la ficha Nmero y, a continuacin, seleccione un formato que no sea un formato de fecha ni de hora.

c.

#VALOR!

Se produce cuando se utiliza un tipo de argumento o de operando incorrecto. 1. Seleccione la celda que muestra el error, haga clic en el botn que aparece y, a continuacin, haga clic en Rastrear error si aparece. 2. Revise las posibles causas y soluciones. Posibles causas y soluciones - Se ha escrito texto y la frmula requiere un nmero o un valor lgico, como VERDADERO O FALSO Excel no puede convertir el texto en el tipo de dato correcto. Asegrese de que la frmula o la funcin es correcta para el operando o el argumento necesario y de que las celdas a las que hace referencia contienen valores vlidos. Por ejemplo, si la celda A5 contiene un nmero y la celda A6 contiene el texto "No disponible", la frmula =A5+A6 devolver el error #VALOR! - Se ha proporcionado un rango a un operador o a una funcin que requiere un nico valor, no un rango de valores

Cambie el rango para que slo tenga un valor. Cambie el rango para que incluya la misma fila o la misma columna que contenga la frmula.

d.

#DIV/0!

Se produce cuando se divide un nmero por cero (0). 1. Seleccione la celda que muestra el error, haga clic en el botn que aparece a continuacin, haga clic en Rastrear error si aparece. 2. Revise las posibles causas y soluciones. Posibles causas y soluciones - Se ha escrito una frmula que contiene una divisin explcita por cero (0), por ejemplo, =5/0. Cambie el divisor por un nmero que no sea cero. - Se ha utilizado una referencia de celda a una celda en blanco o a una celda que contiene un cero como divisor Nota Si el operando es una celda en blanco, Excel interpreta el blanco como cero.

y,

Cambie la referencia de celda a otra celda. Escriba un valor distinto de cero en la celda utilizada como divisor. Escriba el valor #N/A en la celda a la que se hace referencia como divisor, que cambiar el resultado de la frmula por #N/A de #DIV/0! para indicar que el valor del divisor no est disponible. Evite que se muestre el valor de error, utilizando la funcin de hoja de clculo SI. Por ejemplo, si la frmula que genera el error es =A5/B5, en su lugar utilice =SI(B5=0;"";A5/B5). Las dos comillas representan una cadena de texto vaca.

- Compruebe que el divisor en la funcin o en la frmula no es ni cero ni se ha dejado en blanco.

e.

#NOMBRE?

Se produce cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. 1. Seleccione la celda que muestra el error, haga clic en el botn que aparece y, a continuacin, haga clic en Rastrear error si aparece.

2. Revise las posibles causas y soluciones. Posibles causas y soluciones - Se ha utilizado una funcin que es parte del complemento Herramientas para anlisis sin que ste estuviera cargado Instale y cargue el complemento Herramientas para anlisis, realizando lo siguiente: 1. En el men Herramientas, elija Complementos. 2. En la lista Complementos disponibles, seleccione el cuadro Herramientas para anlisis y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. Si es necesario, siga las instrucciones del programa de instalacin. - Se ha utilizado un nombre que no existe Asegrese de que el nombre existe. En el men Insertar, elija Nombre y, a continuacin, haga clic en Definir. Si el nombre no aparece en la lista, agrguelo mediante el comando Definir. - Error al escribir el nombre Compruebe la ortografa. Seleccione el nombre en la barra de frmulas , presione F3, elija el nombre que desea utilizar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. - Se ha utilizado un rtulo en una frmula sin que est permitido el uso de rtulos Permita el uso de rtulos. En el men Herramientas, elija Opciones y, a continuacin, haga clic en la ficha Calcular. En Opciones del libro, active la casilla de verificacin Aceptar rtulos en las frmulas. - Se ha cometido un error al escribir el nombre de una funcin Corrija el error ortogrfico. Inserte el nombre correcto de la funcin en la frmula haciendo clic en Funcin en el men Insertar. - Se ha escrito texto en una frmula sin poner el texto entre comillas (Excel tratar de interpretar la entrada como un nombre, aunque se haya querido escribir como texto). Escriba el texto de la frmula entre comillas dobles. Por ejemplo, la siguiente frmula inserta la porcin de texto "El importe total es " en el valor de la celda B50: ="El importe total es "&B50 - Se han omitido los dos puntos (:) en una referencia de rango Asegrese de que en todas las referencias del rango de celdas en la frmula utilizan dos puntos (:); por ejemplo, SUMA(A1:C10).

- La referencia a otra hoja no est entre comillas simples Si la frmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de clculo u otros libros y el nombre del otro libro o de la otra hoja de clculo contiene un carcter no alfabtico o un espacio, se deber escribir su nombre entre comillas simples ( ' ).

f.

#N/A

Se produce cuando un valor no est disponible para una funcin o una frmula. 1. Seleccione la celda que muestra el error, haga clic en el botn que aparece y, a continuacin, haga clic en Rastrear error si aparece. 2. Revise las posibles causas y soluciones. Posibles causas y soluciones - Faltan datos, y en su lugar se ha escrito #N/A o NOD() Reemplace #N/A con nuevos datos. Nota Puede escribir #N/A en las celdas que an no tengan datos disponibles. Las frmulas que hagan referencia a esas celdas devolvern #N/A en lugar de intentar calcular un valor. - Se ha dado un valor inadecuado para el argumento valor_buscado en las funciones de la hoja de clculo BUSCARH, BUSCAR, COINCIDIR o BUSCARV. Compruebe que el argumento valor buscado tiene el tipo de valor correcto, por ejemplo, un valor o una referencia de celda, pero no una referencia de rango. - Se han utilizado las funciones de la hoja de clculo BUSCARV, BUSCARH o COINCIDIR para buscar un valor en una tabla no ordenada. Como valor predeterminado, las funciones que buscan informacin en las tablas debern ordenarse en orden ascendente. Sin embargo, las funciones de la hoja de clculo BUSCARV y BUSCARH contienen un argumento de rango buscado que da instrucciones a la funcin para buscar una coincidencia exacta incluso si la tabla no est ordenada. Para buscar una coincidencia exacta, defina el argumento de rango buscado como FALSO. La funcin de la hoja de clculo COINCIDIR contiene un argumento de tipo de coincidencia que especifica el orden en que la lista debe ordenarse para buscar una coincidencia. Si la funcin no puede encontrar ninguna coincidencia, intente cambiar el

argumento de tipo de coincidencia. Para buscar una coincidencia exacta, establezca el argumento tipo de coincidencia en 0.

g.

#REF!

Se produce cuando una referencia de celda no es vlida. 1. Seleccione la celda que muestra el error, haga clic en el botn que aparece y, a continuacin, haga clic en Rastrear error si aparece. 2. Revise las posibles causas y soluciones. Posibles causas y soluciones - Se han eliminado celdas a las que hacan referencia otras frmulas o se han pegado celdas movidas sobre otras a las que se haca referencia en otras frmulas Cambie las frmulas o restablezca las celdas de la hoja de clculo eligiendo Deshacer inmediatamente despus de eliminarlas o pegarlas. - Se ha utilizado un vnculo a un programa que no est en funcionamiento Inicie el programa. - Se ha intentado vincular a un tema de intercambio dinmico de datos (DDE), como "sistema", que no est disponible Asegrese de que est utilizando el tema DDE correcto. - Se ha ejecutado una macro que introduce una funcin que devuelve #REF! Compruebe si un argumento de la funcin hace referencia a una celda o rango de celdas no vlido. Por ejemplo, si la macro introduce una funcin que hace referencia a una celda situada sobre la funcin y la celda que contiene la funcin est en la fila 1, se devolver #REF! debido a que no existen celdas sobre la fila 1.

h.

#NUM!

Se produce cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o una funcin. 1. Seleccione la celda que muestra el error, haga clic en el botn que aparece y, a continuacin, haga clic en Rastrear error si aparece. 2. Revise las posibles causas y soluciones.

Posibles causas y soluciones - Se ha utilizado un argumento inaceptable en una funcin que necesita un argumento numrico Asegrese de que los argumentos utilizados en la funcin son numricos. Por ejemplo, aunque el valor que desee introducir sea 1.000 $, introduzca 1000 en la frmula. - Se ha utilizado una funcin de hoja de clculo que realiza iteraciones, como TIR o TASA, y la funcin no encuentra un resultado Utilice otro valor inicial para la funcin de la hoja de clculo. Cambie el nmero de veces que Excel itera frmulas, realizando lo siguiente: 1. En el men Herramientas, elija Opciones y, a continuacin, haga clic en la ficha Calcular. 2. Active la casilla de verificacin Iteracin. 3. Para definir el nmero de veces que Microsoft Excel repetir los clculos, escriba el nmero de iteraciones en el cuadro N mximo de iteraciones. Cuanto mayor sea el nmero de iteraciones, ms tiempo necesitar Excel para calcular una hoja de clculo. 4. Para definir el nmero mximo de cambio que se aceptar entre los resultados de los clculos, escriba la cantidad en el cuadro Cambio mximo. Cuanto menor sea el nmero, ms preciso ser el resultado y ms tiempo necesitar Excel para calcular una hoja de clculo. - Se ha escrito una frmula que devuelve un nmero demasiado grande o demasiado pequeo para que Microsoft Excel lo represente Cambie la frmula para que su resultado est comprendido entre y .

i.

#NULO!

Este error se genera cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan. El operador de interseccin es un espacio entre referencias. 1. Seleccione la celda que muestra el error, haga clic en el botn que aparece y, a continuacin, haga clic en Rastrear error si aparece. 2. Revise las posibles causas y soluciones. Posibles causas y soluciones - Se ha utilizado un operador de rango incorrecto

Para hacer referencia a un rango de celdas contiguas, utilice dos puntos (:) para separar la referencia a la primera celda en el rango de la referencia a la ltima celda. Por ejemplo, SUMA(A1:A10) hace referencia al rango desde la celda A1 a la celda A10 inclusive. Para hacer referencia a dos reas que no se intersectan, utilice el operador de unin, el punto y coma (;). Por ejemplo, si la frmula suma dos rangos, asegrese de que el punto y coma separa los dos rangos (SUMA(A1:A10;C1:C10)).

- Los rangos no se intersectan Cambie la referencia para que se intersecten. Puede realizar lo siguiente: Al introducir o modificar una frmula, las referencias de celda y los bordes alrededor de las celdas correspondientes estn codificados por color.

Referencias de celda codificadas por color

Si no hay cuadrados en cada esquina del borde codificado por color, se trata de una referencia a un rango con nombre. - Cambiar las referencias que no sean a un rango especificado 1. Haga doble clic en la celda que contiene la frmula que desee cambiar. Excel resaltar cada celda o cada rango de celdas con un color diferente. 2. Siga uno de estos procedimientos:
o

Para mover una celda o un rango de celdas a otra celda u otro rango, arrastre el borde codificado por color de la celda o del rango de celdas a la nueva situacin. Para incluir ms o menos celdas en una referencia, arrastre una esquina del borde. En la frmula, seleccione la referencia y escriba una nueva.

3. Presione ENTRAR. - Cambiar las referencias que no sean a un rango con nombre 1. Siga uno de estos procedimientos: o Seleccione el rango de celdas que contenga las frmulas en las que desee sustituir referencias por nombres.

Seleccione una nica celda para cambiar las referencias por nombres en todas las frmulas de la hoja de clculo.

2. En el men Insertar elija Nombre y, a continuacin, haga clic en Aplicar. 3. En el cuadro Aplicar nombres, haga clic en uno o varios. - Inspeccionar una frmula y el resultado de una celda Inspeccione las celdas y sus frmulas en la barra de herramientas Ventana Inspeccin aunque las celdas no estn visibles.

Barra de herramientas Ventana Inspeccin 1. Seleccione las celdas que desee inspeccionar. Para seleccionar todas las celdas de una hoja de clculo con frmulas, haga clic en Ir a en el men Edicin, elija Especial y, a continuacin, haga clic en Frmulas. 2. En el men Herramientas, elija el men Auditora de frmulas y, a continuacin, haga clic en Mostrar ventana Inspeccin. 3. Haga clic en Agregar inspeccin . 4. Haga clic en Agregar. 5. Mueva la barra de herramientas Ventana Inspeccin a la parte superior, inferior, izquierda o derecha de la ventana. 6. Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde derecho del ttulo de la columna. 7. Para mostrar la celda a la que hace referencia una entrada en la barra de herramientas Ventana Inspeccin, haga doble clic en la entrada. Nota Las celdas que tienen vnculos a otros libros slo se muestran en la barra de herramientas Ventana Inspeccin cuando el otro libro est abierto.

9.4

Calcular una frmula anidada paso a paso

Puede ver las distintas partes de una frmula anidada evaluadas en el orden en el que se calcula la frmula. Por ejemplo, puede ver sto en la siguiente frmula donde la funcin PROMEDIO(F2:F5) se muestra como su valor, 80. =SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0) como =SI(80>50;SUMA(G2:G5);0) 1. Seleccione la celda que desee evaluar. Slo se puede evaluar una celda a la vez. 2. En el men Herramientas, elija Auditora de frmulas y, a continuacin, haga clic en Evaluar frmula. 3. Haga clic en Evaluar para examinar el valor de la referencia subrayada. El resultado de la evaluacin se muestra en cursiva. Si la parte subrayada de la frmula es una referencia a otra frmula, haga clic en Paso a paso para entrar para mostrar la otra frmula en el cuadro Evaluacin. Haga clic en Paso a paso para salir para volver a la celda y frmula anteriores. 4. Contine hasta que haya sido evaluada cada una de las partes de la frmula. 5. Para ver de nuevo la evaluacin, haga clic en Reiniciar. Para finalizar la evaluacin, haga clic en Cerrar. Nota El botn Paso a paso para entrar no est disponible para una referencia la segunda vez que sta aparece en la frmula, ni si la frmula hace referencia a una celda de un libro distinto.

9.5

Rastrear la relacin entre frmulas y celdas

Puede mostrar celdas precedentes y celdas dependientes de frmulas. 1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y en la ficha Ver. 2. Compruebe que est seleccionado Mostrar todos o Mostrar marcadores de posicin en Objetos. 3. En el men Herramientas, elija Auditora de frmulas y, a continuacin, haga clic en Mostrar barra de herramientas Auditora de frmulas. 4. Siga uno de estos procedimientos.

- Rastrear celdas que proporcionan datos a una formula (precedentes) 1. Seleccione la celda que contenga la frmula para la que se desee buscar las celdas precedentes.

2. Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que proporcione directamente datos a la celda activa, haga clic en Rastrear precedentes la barra de herramientas Auditora de frmulas.

en

3. Para identificar el siguiente nivel de celdas que proporcionan datos para la celda activa, haga clic otra vez en Rastrear precedentes . 4. Para quitar las flechas de rastreo de nivel en nivel, comenzando por la celda precedente ms alejada de la celda activa, haga clic en Quitar un nivel de precedentes . Para quitar otro nivel de flechas de rastreo, haga clic otra vez en el botn. - Rastrear frmulas que hacen referencia a una celda en concreto (dependientes) 5. Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes. 6. Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda dependiente de la celda activa, haga clic en Rastrear dependientes en la barra de herramientas Auditora de frmulas. 7. Para identificar el siguiente nivel de celdas que dependen de la celda activa, haga clic otra vez en Rastrear dependientes 8. Para quitar las flechas de rastreo de nivel en nivel, comenzando por la celda precedente ms alejada de la celda activa, haga clic en Quitar un nivel de dependientes . Para quitar otro nivel de flechas de rastreo, haga clic otra vez en el botn. 5. Para quitar todas las flechas de rastreo que haya en la hoja de clculo, haga clic en Quitar todas las flechas en la barra de herramientas Auditora de frmulas. Nota Las flechas de color rojo muestran las celdas que generan errores. Si una celda de otra hoja de clculo o de otro libro hace referencia a la celda seleccionada, se mostrar una flecha de color negro que seala de la celda seleccionada a un icono de hoja de clculo . El otro libro debe estar abierto para que Microsoft Excel pueda rastrear las dependencias. Sugerencias

Para ver las precedentes codificadas por colores de los argumentos de una frmula, seleccione una celda y presione F2. Para seleccionar la celda situada en el otro extremo de una flecha, haga doble clic en la flecha. Si la celda est en otra hoja de clculo o en otro libro, haga doble clic en la flecha negra y, a continuacin, haga doble clic en la referencia deseada en la lista Ir a.

Para ver todas las relaciones de una hoja de clculo, escriba = (signo igual) en una celda vaca y, a continuacin, haga clic en el botn Seleccionar todo. Seleccione la celda y presione dos veces Rastrear precedentes .

9.6

Corregir problemas comunes en las frmulas

Al igual que un corrector gramatical, Excel emplea algunas reglas para comprobar si hay problemas en las frmulas. Estas reglas no garantizan que la hoja de clculo no tenga ningn problema, pero ayudan en gran medida a encontrar los errores ms comunes. Los dos mtodos empleados a continuacin tienen las mismas opciones. - Cambiar los problemas comunes que comprobar Excel 1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Comprobacin de errores. 2. Active o desactive la casilla de verificacin deseada. - Corregir los problemas comunes de las frmulas de uno en uno, como con un corrector ortogrfico Precaucin Si la hoja de clculo ya se revis previamente para buscar problemas y stos no se tuvieron en cuenta, los problemas no aparecern hasta que se restablezcan los problemas omitidos. 1. Seleccione la hoja de clculo cuyos errores desee revisar. 2. Si la hoja de clculo se calcula manualmente, presione F9 para actualizarla. 3. En el men Herramientas, haga clic en Comprobacin de errores. 4. Si no ha tenido en cuenta algunos errores anteriormente y desea volver a revisarlos, haga clic en Opciones, a continuacin en Restablecer errores omitidos, despus en Aceptar y, por ltimo, en Reanudar. Coloque el cuadro de dilogo Comprobacin de errores justo debajo de la barra de frmulas . La barra de frmulas es el lugar ms adecuado para realizar cambios en una frmula cuando se utiliza la Herramienta de comprobacin de errores.

5.

6. Haga clic en un botn situado a la derecha del cuadro de dilogo. Las opciones son distintas para cada tipo de problema.

Si hace clic en Omitir error, se marcar el problema para omitirlo en las revisiones subsiguientes. 7. Haga clic en Siguiente. 8. Contine hasta finalizar la revisin de errores.

- Marcar los problemas comunes de las frmulas en la hoja de clculo y corregirlos directamente Si una celda contiene una frmula que incumple alguna regla, aparece un tringulo en la esquina superior izquierda de la celda.

Celda con un problema de frmula 1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Comprobacin de errores. 2. Active la casilla de verificacin Habilitar comprobacin de errores en segundo plano. 3. Para cambiar el color del tringulo que marca dnde est el problema, seleccione otro color en el cuadro Color del indicador de error. 4. Seleccione una celda que tenga un tringulo en la esquina superior izquierda. 5. Junto a la celda, haga clic en el botn que aparece y, a continuacin, haga clic en la opcin deseada. Las opciones varan para cada tipo de problema, que se describe en la primera entrada. Si hace clic en Omitir error, se marcar el problema para omitirlo en las revisiones subsiguientes.

10. REFERENCIAS
Microsoft Office Excel 2003 SP3. Microsoft Corporation. 2003

Ramrez, Israel J. Notas de Clases de Microsoft Excel. Universidad de Los Andes, FACES. Mrida, Venezuela. 2007

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