Requisitos del sistema

Proyecto: INANNA (Sistema de Inventarios) Revisin 1

Sistema de Inventarios INANNA Descripcin del sistema

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Marzo 2013

FT ING.DDR Descripcin del sistema 01_00

Ficha del documento

Fecha 21/03/2013 Revisin 1 Autor Diego Fernando Ruiz Snchez Daniel Alberto Puccini Verificado dep. Calidad. [Firma o sello]

Documento validado por las partes en fecha: [Fecha] Por el cliente Por la empresa suministradora

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Contenido
FICHA DEL DOCUMENTO......................................................................................................... 3 CONTENIDO............................................................................................................................... 4 1 ALCANCE................................................................................................................................. 6 1.1 Identificacin ...................................................................................................................... 6 1.2 Visin general del documento ...........................................................................................6 1.3 Visin general del sistema ................................................................................................. 6 1.4 Personal involucrado ......................................................................................................... 6 2 DOCUMENTOS REFERENCIADOS.........................................................................................7 3 SITUACIN ACTUAL............................................................................................................... 8 3.1 Antecedentes........................................................................................................................ 8 3.2 Polticas y restricciones operacionales..............................................................................8 3.3 Descripcin del sistema o situacin actual .....................................................................8 3.4 Tipos de usuarios............................................................................................................... 10 3.5 Mantenimiento / soporte ................................................................................................... 10 3.6 Necesidad y naturaleza de los cambios...........................................................................10 3.7 Descripcin de los cambios deseados ............................................................................10 4 SISTEMA PROPUESTO......................................................................................................... 11 4.1 Antecedentes .................................................................................................................... 11 4.2 Polticas y restricciones operacionales ..........................................................................11 4.3 Descripcin del sistema propuesto ................................................................................11 4.4 Tipos de usuarios ............................................................................................................. 14 4.5 Mantenimiento / soporte ................................................................................................. 14 4.6 Escenarios operacionales................................................................................................. 14 4.7 Futuras evoluciones........................................................................................................... 14 4.8 Cambios considerados pero no incluidos.......................................................................14
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5 RESUMEN DE MEJORAS...................................................................................................... 15

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1 Alcance
Este documento se realiza con el fin de dar a conocer la situacin actual de la empresa Distribuidora LEE, y del sistema propuesto para la misma, este a la vez va dirigido al seor Jhon Lee representante legal de su empresa y al instructor Henry Garzn de seguimiento de proyecto. Tambin se busca organizar y establecer los parmetros generales del proyecto y del sistema de inventarios, dando a conocer desde cmo surgi el proyecto hasta como culminar el mismo.

1.1

Identificacin

SI INANNA, es un sistema de inventarios que permite el control, la consulta y la organizacin de la empresa Distribuidora LEE. El nombre designado es SI INANNA.

1.2

Visin general del documento

La visin general del documento es dar un relato detallado sobre el proceso del sistema de inventarios.

1.3

Visin general del sistema

La visin de sistema es elevar las ventas de la empresa Distribuidora LEE. As aumentando la productividad de la empresa; con esto llegar a ser una de las empresas ms reconocidas y prestigiosas del sector.

1.4

Personal involucrado
Diego Fernando Ruiz Snchez Analista, Diseador y Programador Estudiante ADSI Lder Proyecto, Analista, Diseador y Programador 311 223 86 50 [Inserte aqu el texto]

Nombre Rol Categora profesional Responsabilidades Informacin de contacto Aprobacin

Nombre Rol Categora profesional Responsabilidades Informacin de contacto Aprobacin

Daniel Alberto Puccini Analista, Diseador y Programador Estudiante ADSI Colabora Proyecto, Analista, Diseador y Programador [Inserte aqu el texto]

Nombre Rol Categora profesional Responsabilidades

Carlos Alberto Beltrn Melo Analista, Diseador y Programador Estudiante ADSI Colabora Proyecto, Analista, Diseador y Programador
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Informacin de contacto Aprobacin

[Inserte aqu el texto]

Nombre Rol Categora profesional Responsabilidades Informacin de contacto Aprobacin

William Javier Maldonado Snchez Analista, Diseador y Programador Estudiante ADSI Analista, Diseador y Programador [Inserte aqu el texto]

2 Documentos referenciados
N Ttulo Ruta Versin Fecha Autor

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3 Situacin actual
En la actualidad la empresa Distribuidora Lee, donde se va a implementar el Sistema de Inventario INANNA no cuenta con una base de datos para el almacenamiento de la informacin de las prendas con las que cuenta la empresa; todo este control se lleva a cabo en un archivo Excel, el cual hace la tarea ms difcil y lenta.

3.1

Antecedentes

En la actualidad la empresa Distribuidora Lee, maneja un archivo Excel para saber el movimiento de la mercanca, ha sido difcil alimentarlo ya que no hay un control adecuado de este y hace este recurso no muy fiable. Hasta el momento no est en su totalidad actualizado y no hay una idea clara de cuanta mercanca hay existente en la empresa.

3.2

Polticas y restricciones operacionales

El sistema de inventario INANNA est diseado nicamente para el uso del Administrador y la secretaria, a los cuales se les asignaran dos roles diferentes, uno es el Administrador ya que este es el encargado de alimentar la base de datos cuando llegue mercanca nueva y la existente en la empresa. Y un rol de Usuario que ser la secretaria que nicamente estar actualizando la base de datos diariamente con la mercanca que se despacha a cada local y se vende.

3.3

Descripcin del sistema o situacin actual

La situacin actual que se puede ver en Distribuidora Lee sobre el almacenamiento de la mercanca que estn en la empresa, son archivos Excel los cuales componen las siguientes celdas: Referencia Tipo Prenda Cantidad # Color Cantidad Color Tallas Cantidad Tallas

A continuacin se explicara los datos que maneja cada celda:

Referen cia SDD818 HB116 80348 10 810

En esta columna podemos ver que describe la cada prenda por un nmero de referencia.

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Tipo Prenda Blusa en blonda Pashmina sencilla Blusa arabesco Pashmina pepas chaqueta cremallera

En esta columna se describe en qu sede de Bogot se encuentra ubicado el equipo de Hardware.

Cantida # d Color 1200 5 1000 8 800 1 1500 5 1250 10

Cantidad Color Tallas 240 S y M 125 S,M,L,XL 800 Unica 300 S,M,XL 125 Unica

Cantidad Tallas 600 250 800 500 1250

Podemos observar que en estas columnas, nos muestra las diferentes variedades y cantidad de las prendas que se encuentran en la empresa.

Por lo que se observo anteriormente, este archivo de Excel es una forma desorganizada y desactualizada de almacenamiento de los datos, nada eficiente para una empresa que maneja una gran cantidad de prendas. Y no se tiene reportes del movimiento de la empresa en cuanto a ventas diarias, prenda de mayor movimiento, etc.

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3.4

Tipos de usuarios
Administrador Revisar los reportes y Modificar la base de datos Ing Sistemas Conocimiento sobre lenguajes de programacin Revisar la mercanca que sale hacia los locales Actualizacin de datos Secretaria Mantener la base de datos actualizada Auxiliar de contabilidad Conocimiento de ofimtica Actualizar la base de datos con la mercanca que llega, sale hacia los locales y se vende por locales Actualizacin de datos

Tipo de usuario Responsabilidad Formacin Habilidades Actividades Interaccin con el sistema Tipo de usuario Responsabilidad Formacin Habilidades Actividades Interaccin con el sistema

3.5

Mantenimiento / soporte

No hay una revisin constante del movimiento de la empresa ya que el archivo Excel no da reportes precisos del funcionamiento de la empresa.

3.6

Necesidad y naturaleza de los cambios

Como se vena mencionando, este archivo de Excel hace que el proceso de registro y control de la mercanca sea lento y nada eficiente, no hay una seguridad sobre los datos que se almacenan, ni respectivas copias de seguridad.

3.7

Descripcin de los cambios deseados

Con el Sistema de Inventario INANNA se pretende aadir nuevas funcionalidades que el archivo de Excel no posee, como por ejemplo: Roles: El sistema debe permitir el ingreso de dos roles con diferentes permisos; el administrador quien es el encargado de revisar y actualizar la base de datos. Y el usuario que solamente la podr diligenciar cuando llegue mercanca nueva, la salida de mercanca que necesita cada local para mantener surtido y las ventas que se hacen diarias. Referencia: Cada prenda posee una referencia nica que lo diferencia de las dems, y con este es posible localizar la prenda con mayor facilidad. Reportes: Tambin se aadir una funcin que son los reportes los cuales brindara una mayor comprensin de la movilidad de la empresa. Locales: se podr observar la cantidad de mercanca que hay en cada local, la frecuencia con que se vende y el abastecimiento del local de mercanca que se haya vendido. Estas nuevas funciones mencionadas fueron requeridas por el cliente, para una mejor informacin, eficiencia y seguridad del Sistema.

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4 Sistema propuesto
El sistema de inventario que se va a desarrollar, ayuda a agilizar, organizar y administrar la mercanca de la bodega, con el fin de evitar perdida de la misma y tener un mayor control de la empresa.

4.1

Antecedentes

Los objetivos y el alcance del Sistema de inventario propuesto se anexan del documento principal del proyecto.

4.2

Polticas y restricciones operacionales

Al Sistema de inventario solo podrn ingresar el administrador y la secretaria, este estar alojado en la oficina principal en un servidor local. A esta aplicacin solo podr ingresar aquellas personas que tengan usuario y contrasea, dependiendo el rol podr visualizar y modificar la base de datos.

4.3

Descripcin del sistema propuesto

4.3.1. Requerimientos:

Requerimientos funcionales
Agregar nuevo producto al inventario Modificar productos en el inventario Borrar productos del inventarios

Requerimientos no funcionales Computador sistema Aplicativo para acceder al

R Interfaz Fcil manejo Fcil accesibilidad Lista para actualizacin de datos Formulario con los campos requeridos para el registro de un componente Descripcin de prendas Campo donde se puede cambiar el precio del producto Campo para cambio de local Listado de reporte de ventas Campo para listar compras Campo para listar elementos faltantes del inventario general Listado de Reporte prendas por local
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Fcil portabilidad

Dar reporte de prdidas de productos Realizar seguimiento de ventas en los diferentes locales Registro de usuarios Reporte de disponibilidad de prendas o productos Reporte de ventas semanal, mensual y anual Reporte de cambio de precio de producto Reporte de prendas por local

Generar copias de seguridad Buen tiempo de respuesta para que permita un mejor rendimiento del trabajo. Mantenimiento Ser un sistema de fcil usabilidad para todas las personas que ingresen al sistema Los colores predominantes van a ser el blanco negro y gris El inventario contara con roles que tendrn sus respectivos permisos para el sistema de informacin El sistema de informacin debe ser seguro para que no haya ninguna

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infiltracin de informacin prdida de esta misma Registro de locales Reporte prendas existentes Reporte seguimiento de producto

o Campo para escribir registro Listado de Reportes de prendas Listado de seguimiento de producto

El sistema debe generar informes.

4.3.2. Diagrama de flujo: Llegada de la mercanca

Inicio Inicio

Operarios Operarios llevan llevan la la mercanca mercanca hacia hacia la la bodega bodega

Organizar Organizar la la mercanca mercanca en en los los estantes estantes disponibles disponibles

Revisin Revisin de de la la mercanc mercanc a a

No No llegada llegada del del pedido pedido completo completo

Generar Generar precios precios al al por por mayor y mayor y detal. detal.

Se Se genera genera una una constancia constancia de de la la mercanca mercanca faltante. faltante.

Dar Dar a a conocer conocer los los precios precios de de la la nueva nueva mercanca mercanca

Fin Fin
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Distribuir la mercancia nueva

Inicio Inicio

Administrador Administrador

Ir bajando Ir bajando poco poco a a poco poco la la mercanca mercanca

Bajar Bajar toda toda la la mercanc mercanc a a nueva nueva

Dar Dar nuevas nuevas referencia referencia y y precios precios

Se Se registr registr a la a la salida salida de de las las prenda prenda s s nuevas nuevas

Generar Generar reporte reporte al al bodeguero bodeguero

Revisar Revisar si si llego llego completa completa la la mercanca mercanca

Organizar Organizar y y exhibir exhibir las las prendas prendas nuevas nuevas Fin Fin Llamar Llamar a a clientes clientes que que hay hay mercanca mercanca nueva nueva

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4.4

Tipos de usuarios
Administrador (Encargado de la mercanca) Recibir, revisar y documentar la mercanca que ingresa y sale de la bodega. Asignar al bodeguero conteo y distribucin de la mercanca a los diferentes locales. Ing Sistemas Conocimiento en lenguajes de programacin Revisar la mercanca que sale hacia los locales Actualizacin de datos Secretaria (Encargada de actualizar el inventario) Mantener la base de datos actualizada Auxiliar de contabilidad Conocimiento de ofimtica Actualizar la base de datos con la mercanca que llega, sale hacia los locales y se vende por locales Actualizacin de datos

Tipo de usuario Responsabilidad Formacin Habilidades Actividades Interaccin con el sistema Tipo de usuario Responsabilidad Formacin Habilidades Actividades Interaccin con el sistema

4.5

Mantenimiento / soporte

El servidor donde se encuentra alojada la informacin del sistema propuesto, peridicamente realiza una copia de seguridad para que no haya prdida alguna de sus datos.

4.6

Escenarios operacionales

La aplicacin proporciona la informacin necesaria y permite aadir observaciones o modificaciones a la base de datos de las prendas que se encuentran en la empresa. Se pueden destacar los roles que se manejan, que simplemente son el usuario que en este caso ser el encargado de estar actualizando la base de datos diariamente. Otro rol que se maneja es el administrador que normalmente va hacer el encargado de bodega el cual tendr la tarea de actualizar la base de datos con la informacin de las prendas que entran y salen de esta.

4.7

Futuras evoluciones

La empresa maneja distintos procesos, en los cuales tambin hay manejo de facturacin; en los requerimientos que se realizaron con el cliente no se tuvo en cuenta de incluir esto, pero se espera que ms adelante el sistema de inventario contenga tambin la facturacin de la empresa.

4.8

Cambios considerados pero no incluidos

En este momento no se conocen los cambios no incluidos.

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5 Resumen de mejoras
Todos los beneficios que trae SI INANNA son bastante agradables para la empresa Distribuidora LEE entre ellos mejorar y facilitar el control de la informacin de sus inventarios con esto evitar prdidas de mercancas. Se hace con el fin de implementar un sistema de inventarios que permita y garantice la seguridad de sus datos, para as obtener el mximo beneficio de sus ventas y llevar el porcentaje de perdida casi que a un 0%. El sistema de inventarios INANNA tendr nuevas caractersticas tales como descripcin de cada prenda de ropa, esto quiere decir que cada prenda tendr su cdigo referencia, color, cantidad en stop, cantidad pedida entre otros, que a lo largo del desarrollo del SI se obtendrn. Se asumirn dos roles, el Administrador y la Secretaria; el administrador se encargara de mantener el sistema de informacin actualizado con todas las novedades de se le apliquen respecto a informacin y poseer el control total de este. La secretaria se encargara de ingresar informacin nica y exclusivamente.

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