MACROS EN EXCEL Parte I Excel es un programa que tiene un gran potencial, pero la mayora de la gente lo maneja de una forma

muy simple, utilizando solo opciones bsicas, pero hay algo muy importante que tengo que decirles. Excel cuenta con un lenguaje muy poderoso llamado Visual Basic, este es solo una parte del lenguaje, pero permite hacer o resolver los problemas mas fcilmente, solo debemos aprender a programarlo y para eso es este curso, podra la gente decir que este curso es un nivel muy alto de Excel y quizs si lo sea, pero es fcil de aprender ya que se manejaran trminos sencillos, a mi me gusta hablar con palabras que todo el mundo entienda y eso lo hace mas fcil. La programacin que emplea en este curso o las estructuras que aparecen son creadas por suservidor, ya que para manejar la programacin de Visual Basic con Excel es necesario tener mucha creatividad, cada persona puede crear estructuras diferentes pero que trabajen igual. As que manos a la obra.

Fase 1

Primeramente debemos de saber que es una Macro y a continuacin se explica el termino:

Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra. Por ejemplo, todos los das empleo frecuentemente en mis celdas los mismos pasos: Tamao de Fuente (Tamao de la letra), Negrita, Fuente(Tipo de letra) y Color de Fuente(Color de Letra), para no estar repitiendo estos pasos los puedo almacenar en una macro y cuando ejecute la macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las veces que yo lo desee. A continuacin te muestro como grabar una macro y ejecutarla:

1. 2. 3.

Trasldate a la celda A1 y escribe tu Nombre. Por ejemplo, Ramn y presiona Enter Regrsate a la celda A1, porque cuando diste Enter bajo de celda o cambio el rumbo. Da clic en el Men Ver, seguido por la Opcin Barra de Herramientas y elija Visual Basic. Se activara la barra de herramientas Visual Basic.

1.

Da clic en el botn Guardar Macro, el que tiene la ruedita Azul. Windows activa el cuadro de dialogo Grabar Macro, el cual permitir darle el nombre a la macro y cual ser el mtodo abreviado para ejecutarla. El mtodo Abreviado se refiere con que letra se va activar la macro, obviamente se activara con la tecla Control

y la letra que usted quiera, de preferencia en minscula, porque si activa las maysculas la macro se activara presionando la tecla Shift + Control + la letra que usted indico.

1. 2.

Donde dice Nombre de la macro ya aparece el nombre que llevara la macro en este caso Macro1. si desea cambiar el nombre escriba uno nuevo, pero yo le recomiendo que as lo deje. En la opcin Mtodo Abreviado aparece que se activara con la tecla Control(CTRL) + la letra que usted indica, de clic en el cuadrito y ponga una letra, por ejemplo ponga la letra a(en minsculas). La macro se activara cuando este lista con la tecla Control + a De clic en el Botn Aceptar. Windows empezara a grabar todos los pasos en la Macro1.y el botn de la ruedita azul cambiara de forma ahora ser un cuadrito Azul, se llamara Detener grabacin. Lo utilizaremos cuando terminemos de indicarle los pasos para detener la grabacin. Cambie el Tipo de Letra en el Botn Fuente de la barra de herramientas Formato Cambie el tamao de la letra en el Botn Tamao de Fuente de la barra de herramientas Formato Presione el Botn Negrita de la barra de herramientas Formato Cambie el color de la letra en el Botn Color de Fuente de la barra de herramientas Formato. Recuerde que todos estos pasos estn siendo almacenados en la macro que estamos grabando y tambin recuerde que estos pasos se estn efectuando en la celda A1. Presione el Botn Detener Grabacin de la barra de Herramientas de Visual Basic. El que tiene el cuadrito azul presionado.

3.

4. 5. 6. 7.

8.

Listo Excel guardo los pasos en la Macro1 que se activara presionado la teclaControl + a

1. 2.

Escribe otro nombre en la celda C1 y presiona Enter, despus regresa a la celda C1. Presiona la tecla Control + a. Windows efectuara todos los pasos grabados sobre la celda C1, esto quiere decir que el nombre que esta en C1 tendr las caractersticas del que esta en A1. Tipo de letra, tamao, negrita y el color que indicaste al grabar la macro.

Nota. Cada vez que presiones Control + a Excel ejecutara la macro y efectuara los pasos en la celda que te encuentres . Puedes grabar todas las macros que desees.

Ahora te recomiendo que domines estos pasos antes de pasar a la siguiente fase. Trata de crear macros que almacenen pasos como estos, recuerda los pasos los vas a indicar tu, que no se te olvide detener la grabacin despus de que indicaste los pasos, repite este ejercicio las veces que sea necesario para aprendrtelo bien.

Practica I

Genera las siguientes Macros:

Graba una Macro que se active con Control + b y que esta macro permita abrir un archivo Graba una Macro que se active con Control + c y que esta macro permita insertar un WordArt Muchos pensaran que esto no es nada pero ya veremos mas adelante cuando mezclemos los cdigos que genera Excel con los de Visual Basic. Esto ser pura Dinamita. Fase 2 Bien, ahora despus de practicar la Fase 1 con diferentes ejemplos o Macros pasaremos a la siguiente Fase que nos permitir observar los cdigos que hemos generados con nuestra macros. Te recomiendo que salgas de Excel y vuelvas a entrar, para que trabajes limpio sin ninguna macro y empezando de la macro1 de nuevo.

OBSERVANDO LOS CODIGOS DE UNA MACRO DE EXCEL Crearemos una macro y veremos sus cdigos: Para observar los cdigos de una macro debemos de seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Primeramente trasldese a la celda A5 antes de empezar la grabacin de la Macro Presione el Botn Grabar Macro de la barra de Herramientas Visual Basic. Excel muestra el cuadro de Dialogo Grabar Macro en la opcin Mtodo Abreviado escriba la letra r, por lo tanto la macro se llamara con Control + r Presione el botn Aceptar. Excel inicia la grabacin del la Macro1 Trasldese ala celda A1 y escriba Ramn, despus presione Enter para aceptar el valor en la celda Pare la grabacin de la macro presionando el botn Detener Grabacin de la barra de herramientas Visual Basic. Excel a grabado los pasos y a generado un cdigo, Observmoslos: Presione la tecla Alt + la tecla de funcin F11(Alt + F11). Excel nos traslada al Editor de Visual Basic. Si este editor no se activa es que Excel no esta bien instalado o se a borrado. Tambin puede acceder desde el Men Herramientas, Macro y Editor de Visual Basic. Active los siguientes cuadros o ventanas:

8.

o o

De clic en el Men Ver y elija la opcin Explorador de Proyectos De clic en el Men ver y elija la opcin Ventana Propiedades

Estas dos opciones deben de estar siempre activadas ya que de ah depende todo lo que vallamos a hacer.

1. 2.

Del cuadro Proyecto de doble clic en Mdulos o simplemente presione el signo de + que aparece en la opcin Mdulos. Se activara debajo de Mdulos la Opcin Modulo1 De doble clic en Modulo1. Se mostrara en el Editor de Visual Basic el cdigo de la macro que grabamos de la siguiente forma:

Sub Macro1() ' ' Macro1 Macro ' Macro grabada el 08/04/2001 por RAMON MENDOZA OCHOA ' ' Acceso directo: CTRL+r ' Range("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ramn" Range("A2").Select End Sub

Que es lo que significa esto nos preguntaremos asombrados, a continuacin se da una explicacin de lo que ha hecho Excel:

Sub y End Sub indican el inicio y el final del procedimiento de la Macro1 Todo lo que aparece con un apostrofe indica que no se tomara en cuenta que es solo texto o comentarios y ese texto debe de aparecer en un color, ya sea el color verde. Range("A1").Select Indica que lo primero que hicimos al grabar la macro fue trasladarnos a la celda A1.La orden Range nos permite trasladarnos a una celda ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ramn" Esto indica que se escribir en la celda en que se encuentra el valor de texto Ramn. Todo lo que aparece entre comillas siempre ser un valor de texto. La orden ActiveCell.FormulaR1C1 nos permite escribir un valor en la celda activa. Range("A2").Select Otra vez indicamos que se traslade a la celda A2. Esto se debe a que cuando escribimos el nombre de Ramn en A1 presionamos Enter y al dar Enter bajo a la celda A2.

Para comprender mejor alteraremos el cdigo dentro del editor de Visual Basic.

Que crees que pasara aqu con nuestra Macro:

Sub Macro1() ' ' Macro1 Macro ' Macro grabada el 08/04/2001 por RAMON MENDOZA OCHOA ' ' Acceso directo: CTRL+r ' Range("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ramn" Range("B1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Calle 21 de Marzo #280" Range("C1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "31-2-47-13" Range("D1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Nogales Sonora" Range("E1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "CONALEP NOGALES"

End Sub

As es acabo de alterar el cdigo y cuando regrese a Excel y ejecute la macro con Control + r har lo siguiente:

En A1 escribir Ramn

En B1 escribir Calle 21 de Marzo #280 En C1 escribir 31-2-47-13 En D1 escribir Nogales Sonora En E1 escribir CONALEP NOGALES

As que salgamos del editor dando clic en el Men Archivo y eligiendo la opcinCerrar y volver a Microsoft Excel. Si no desea salir por completo de clic en el botn Microsoft Excel que se encuentra activado en la barra de tareas y cuando dese volver al editor de clic en el botn Microsoft Visual Basic que se encuentra en la barra de Tareas.

Ahora ya que salimos de Visual Basic y estamos en Excel de Nuevo ejecutemos la macro presionando Control + ry veamos los resultados de nuestra modificacin. Que te parece es sencillo o No?, Claro necesitamos practicar bastante para dominar esto, as que repasa la Fase 2 cuantas veces sea necesario, otra cosa no trates de generar cdigos muy complejos en tus macros porque te vas a enredar, poco a poco se va lejos.

Practica II

Genera una Macro que escriba un nombre en una celda y lo ponga negrita y observa el Cdigo. Genera una Macro que escriba un nombre en una celda y lo Centre y observa el Cdigo. Genera una Macro que escriba un nombre en una celda y cambie el tamao de la letra a 20 puntos y observa el Cdigo.

Cdigos Ms comunes:

Trasladarse a una Celda Range("A1").Select Escribir en una Celda Activecell.FormulaR1C1="Ramon" Letra Negrita Selection.Font.Bold = True

Letra Cursiva Selection.Font.Italic = True Letra Subrayada Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle Centrar Texto With Selection .HorizontalAlignment = xlCenter End With Alinear a la izquierda With Selection .HorizontalAlignment = xlLeft End With Alinear a la Derecha With Selection .HorizontalAlignment = xlRight End With Tipo de Letra(Fuente) With Selection.Font .Name = "AGaramond" End With Tamao de Letra(Tamao de Fuente) With Selection.Font .Size = 15 End With Copiar Selection.Copy Pegar

ActiveSheet.Paste Cortar Selection.Cut Ordenar Ascendente Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlAscending, Header:=xlGuess, _ OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom Orden Descendente Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlDescending, Header:=xlGuess, _ OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom Buscar Cells.Find(What:="Ramon", After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, LookAt _ :=xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlNext, MatchCase:= _ False).Activate Insertar Fila Selection.EntireRow.Insert Eliminar Fila Selection.EntireRow.Delete Insertar Columna Selection.EntireColumn.Insert Eliminar Columna Selection.EntireColumn.Delete Abrir un Libro Workbooks.Open Filename:="C:\Mis documentos\video safe 3.xls" Grabar un Libro ActiveWorkbook.SaveAs Filename:="C:\Mis documentos\piscis.xls", FileFormat _ :=xlNormal, Password:="", WriteResPassword:="", ReadOnlyRecommended:= _ False, CreateBackup:=False

Estos serian algunos cdigos muy comunes en Excel, pero si usted desea puede generar mas cdigos de otras opciones, es cuestin de que los ocupe.

Antes de pasar a la Fase 3 es necesario que domines generar Macros y Observar sus cdigos que se encuentran en la Fase 2. Recuerda esto es de mucha practica y para eso es necesario aprender bien las fases Anteriores. . Fase 3

CREANDO FORMULARIOS Y PROGRAMNDOLOS

Antes de Empezar esta nueva fase te recomiendo que salgas de Excel y vuelvas a entrar, esto es por si estuviste practicando los cdigos, para que no quede una secuencia de Macros.

Ahora te enseare a dominar lo mximo de Excel que es crear formularios y programarlos, bueno un formulario es una ventana que se programa por medio de controles y estos controles responden a sucesos que nosotros programamos. Todo esto se encuentra dentro de Visual Basic.

A continuacin Muestro como crear un formulario y como programarlo:

1. 2.

Presione La Teclas Alt + F11, para entrar al editor de Visual Basic. Activa las siguientes opciones:

o o

De clic en el Men Ver y elija la opcin Explorador de Proyectos De clic en el Men ver y elija la opcin Ventana Propiedades

2.

Del Men Insertar elija la Opcin UserForm. Esto inserta el Formulario que programaremos concontroles. En el Explorador de Proyecto se observara que se inserto el UserForm.

Tambin cuando de clic en el Formulario USERFORM1 se debe de activar el Cuadro de Herramientas, si no se activa de clic en el Men Ver y elija la opcin Cuadro de Herramientas.

1.

Elija del Cuadro de Herramientas el Control Etiqueta el que tiene la A y Arrastre dibujando en el Formulario USERFORM1 la etiqueta. Quedara el nombre Label1, despus de un clic en la etiqueta dibujada y podr modificar el nombre de adentro y pondremos ah Nombre. Si por error da doble clic en la etiqueta y lo manda a la pantalla de programacin de la etiqueta, solo de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto.

2. Elija del Cuadro de Herramientas el control Cuadro de Texto el que tiene ab y arrastre dibujando en el formulario USERFORM1 el cuadro de texto a un lado de la etiqueta que dice Nombre. El cuadro de texto debe de estar vaco y su nombre ser Textbox1, el nombre solo aparecer en el control.

3.

4.

5.

Haga los dos pasos anteriores igualmente poniendo Direccin en la Label2 y Telfono en la Label3 y tambin dibjeles su Textbox. Esto quedara as despus de haberlo hecho

Si tiene algn problema al dibujar las etiquetas o los cuadros de texto, solo cmbiele el nombre a la etiqueta o el cuadro de texto en la Ventana Propiedades la opcin se llama (Name). El Error que marque puede ser Nombre Ambiguo, pero si le cambias el Nombre al control se quitara el error. Puedes ponerle cualquier nombre en lugar de Label1.

Solo altera esto si te marca error, si NO djalo as.

Los controles como las Etiquetas y Cuadros de Textos pueden modificrseles algunas opciones en la Ventana PropiedadesPara hacer esto es necesario tener conocimiento sobre las propiedades de los controles. No altere las propiedades si no las conoce.

1.

Elija del Cuadro de Herramientas el control Botn de Comando y Arrastre dibujando en el Formulario USERFORM1 el Botn, despus de un clic en elnombre del Botn dibujado y podr modificar el nombre y pondremos ah Insertar. Si por error da doble clic en la Botn y lo manda a la pantalla de programacin de la etiqueta, solo de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto.

As quedara el Formulario formado por los controles:

1.

Ahora de doble clic sobre el control Textbox1 para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo:

Private Sub TextBox1_Change() Range("A9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox1 End Sub

Esto indica que se valla a A9 y escriba lo que hay en el Textbox1

Nota.-Lo que esta en azul lo genera Excel automticamente, usted solo escribir lo que esta en Negrita.

Para volver al Formulario y programar el siguiente Textbox de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto. 1. Ahora de doble clic sobre el control Textbox2 para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo:

Private Sub TextBox2_Change() Range("B9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox2 End Sub

Esto indica que se valla a B9 y escriba lo que hay en el Textbox2

Para volver al Formulario y programar el siguiente Textbox de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto.

1.

Ahora de doble clic sobre el control Textbox3 para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo:

Private Sub TextBox3_Change() Range("C9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox2 End Sub

Esto indica que se valla a C9 y escriba lo que hay en el Textbox3

Para volver al Formulario y programar el Botn de ComandoInsertar de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto.

1.

Ahora de doble clic sobre el control Botn de Comando para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo:

Private Sub CommandButton1_Click() Rem inserta un rengln Selection.EntireRow.Insert Rem Empty Limpia Los Textbox TextBox1 = Empty TextBox2 = Empty TextBox3 = Empty Rem Textbox1.SetFocus Enva el cursor al Textbox1 para volver a capturar los datos TextBox1.SetFocus End Sub

Nota.-El comando Rem es empleado para poner comentarios dentro de la programacin, el comando Empty es empleado para vaciar los Textbox.

1.

Ahora presione el botn Ejecutar User/Form que se encuentra en la barra de herramientas o simplemente la tecla de funcin F5

Se activara el Userform1 y todo lo que escriba en los Textbox se escribir en Excel y cuando presione el botn Insertar, se insertara un rengln y se vaciaran los Textbox y despus se mostrara el cursor en el Textbox1.

En este archivo que usted bajo se encuentra una hoja de Excel Libre de Virus o sea que esta limpio, bralo sin ningn problema, ya que ah viene un ejemplo de la Macro ya realizada y solo la ejecutara y vera como trabajan las Macros. Espero y ests pendiente porque vienen mas partes sobre este interesante curso de Macros. El Archivo Viene con el Nombre de Macro1

Macros en Visual Basic

Objeos

Objetos: InputBox, MsgBox

InputBox y MsgBox: Ingresar datos y tener resspuesta Valo aqu

Mensaje: estructura simple Valo aqu Sub mensaje() MsgBox "Texto del mensaje", vbOKOnly + vbInformation, "Titulo del Mensaje" End Sub Mensaje: con avisos de opciones Valo aqu Sub pregunta() intRespuesta = MsgBox("Desea terminar el proceso?", vbYesNo + vbQuestion, "MsgBox como funcin") If intRespuesta = vbYes Then MsgBox ("guarde previamente la planilla") ' Terminar el proceso Else MsgBox ("guarde la planilla y luego salga del sistema") ' Continuar con el proceso End If End Sub Mensaje: Redondeo de valores dentro del mensaje Valo aqu Sub redondeado() Dim Fraccion As Single Fraccion = 3.8 MsgBox "El nmero redondeado es: " & CInt(Fraccion), vbOKOnly, "Ejemplo" End Sub Botones: barra de herramientas Valo aqu Sub Herramientas() Dim EnMenu As CommandBar

Dim miboton As CommandBarButton Dim micontrol As CommandBarControl 'estas son para los botones de la barra de herramientas o Standard Set EnMenu = Application.CommandBars("Standard") For Each miboton In EnMenu.Controls On Error Resume Next 'para conocer los nmeros de cada botn MsgBox miboton.Caption & " - " & miboton.ID 'esto es para saber el nmero de control 'If miboton.ID = 3 Then miboton.Enabled = False 'inhabilita el botn de Guardar 'volverla a True antes de cerrar el libro Next Set EnMenu = Nothing 'estas son para las opciones del men Edicin Set EnMenu = Application.CommandBars("Edit") For Each micontrol In EnMenu.Controls On Error Resume Next 'para conocer los nmeros de cada opcin del men MsgBox micontrol.Caption & " - " & micontrol.ID 'esto es para saber el nmero de control 'If micontrol.ID = 19 Then micontrol.Enabled = false 'inhabilita la opcin Copiar 'volverla a True antes de cerrar el libro Next Set EnMenu = Nothing End Sub

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Tabla de contenidos

CyTA - http://www.cyta.com.ar

Programacio nFacil
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UNIDAD VISUAL BASIC II INSTRUCCIONES DE CONTROL DE PROGRAMA 15.- CICLO FOR VISUAL BASIC

Este ciclo es uno de los mas usados para repetir una secuencia de instrucciones, sobre todo cuando se conoce la cantidad exacta de veces que se quiere que se ejecute una instruccin simple o compuesta. Su formato general es:

FOR VARCICLO=VALORINICIAL TO VALORFINAL [STEP INCR O DECR] INSTRUCCION(ES) NETX VARCICLO

EJEMPLO

Como se observa, instrucciones de ciclo, si ocuparan que se declaren variables de control de ciclo, ya sea de tipo byte,integer o long. Casos Particulares; 1.- El ciclo comienza en uno y se incrementa de uno en uno, este es el caso mas general. 2.- Pero el valor inicial puede se diferente de uno, ejemplo; DIM X AS INTEGER FOR X=5 TO 28 LABEL4.CAPTION=X NEXT X 3.- Incluso el valor inicial puede ser negativo, ejemplo; DIM X AS INTEGER FOR X= -5 TO 18 LABEL4.CAPTION=X NEXT X

4.- Los incrementos tambin pueden ser diferentes al de uno en uno, ej.; DIM X AS INTEGER FOR X=1 TO 50 STEP 4 LABEL4.CAPTION=X NEXT X 5.- Incluso pueden ser decrementos, solo que en este caso, recordar; * el valor inicial de la variable debe ser mayor que el valor final. DIM X AS INTEGER FOR X=100 TO 20 STEP - 5 LABEL4.CAPTION = X NEXT X 6.- Un ejemplo para usarlo en los problemas sugeridos mas adelante; ejemplo; Desplegar los nmeros enteros, comprendidos entre el 1 y el 20. Se ocupa ahora un componente que pueda almacenar y desplegar un conjunto de los 10 resultados, el nico componente visto hasta ahora con esta capacidad es el componente ComboBox, sin embargo existe otro componente llamado ListBox muy similar a ComboBox, excepto que no tiene encabezado y todos sus elementos los mantiene a la vista del usuario, no ocultos como el ComboBox, dicho componente ListBox se analiza a fondo en la siguiente UNIDAD VISUAL BASIC , pero de momento permite resolver el problema del for (desplegar un conjunto de resultados a la vez). Tanto ComboBox como ListBox permiten cargar todos sus elementos o valores, dentro de un programa, usando un mtodo llamado AddItem(valor), como se ve en el siguiente programa ejemplo; Para este problema se ocupa poner en Form1, un componente Command1 OK que en su evento Click contiene el for y la carga del componente ListBox; Pantalla de diseo

B) Programa

la pantalla de salida es:

Este procedimiento y mtodo igualmente trabaja con un componente ComboBox. Practicar hasta conseguir tener esta pantalla de salida o de ejecucin, cuando se consiga entonces ya se esta listo para lo siguiente;

TAREAS PROGRAMACION VISUAL BASIC 1.- CONSTRUIR UN PROGRAMA QUE DESPLIEGUE LOS NMEROS DEL 20 AL 30. 2.- DESPLEGAR LOS ENTEROS ENTRE 50 Y 30 ACOMPAADOS DE SU POTENCIA CUADRADA Y RAZ CUBICA RESPECTIVA ( OCUPA TRES ListBox). 3.- DESPLEGAR LOS MLTIPLOS DE 5, ENTRE 10 Y 50, ACOMPAADOS DE SU FACTORIAL Y LOGARITMO RESPECTIVO. 4.- DESPLEGAR LA TABLA DE MULTIPLICAR QUE EL USUARIO INDIQUE. 5.- EVALUAR LA FUNCION <m> Y=5X^2 + 3X + 8 </m> CUANDO X -310 (RANGO DE -3 HASTA 10)

Tutorial Excel: Cmo crear una lista desplegable mltiple

POSTED ON 23/11/2010 IN TIPS, TUTORIALES EXCEL

En muchas ocasiones nos encontramos trabajando con mltiples listas desplegables en una misma hoja de clculo que ocupan un espacio que podramos aprovechar para otros fines; en nuestra experiencia este suele ser un molesto inconveniente cuando se trata de

disear paneles de control, balanced scorecards o dashboards desde Excel con controles de interactividad que permitan explorar mltiples fuentes de datos, instrumentos en donde por premisas de diseo debemos aprovechar al mximo cada espacio disponible, dndole siempre el mejor uso posible. Afortunadamente de una forma muy sencilla podemos forzar que una lista desplegable cambie automticamente a partir de nuestra seleccin en una combinacin de botones de opcin (tambin disponibles en los Controles de Formulario), los cuales ocupan considerablemente menos espacio. En este tutorial detallaremos como hacerlo partiendo de tres sencillos pasos a seguir:
1. 2. 3.

Prepararnuestrahoja de clculo. Insertary configurarnuestrosbotonesde opcin. Insertary configuranuestralista desplegablemltiple. El resultado final que obtendrn al aplicar nuestras instrucciones deber ser muy similar al de la imagen anexa:

Si les gusta el resultado, veamos entonces en detalle como hacer nuestra lista desplegable mltiple en Excel.

En prctica!
Paso 1: Preparar nuestra hoja de clculo.
Nuestro primer paso ser preparar nuestra hoja de clculo para los cambios que vamos a realizar. Para este fin tan solo es necesario que seleccionemos tres celdas de nuestra preferencia en donde alojaremos tres datos que sern de importancia para crear nuestra lista desplegable mltiple en Excel:

Una celda para cargar los datos de seleccin de nuestro botn de opcin Una celda para cargar la direccin de referencia de los datos a mostrar en nuestra lista desplegable mltiple.

Una celda para cargar los datos de la seleccin una vez que se comience a interactuar con nuestra lista desplegable mltiple. En nuestro caso seleccionamos las celdas D3 , D4 y D5 de nuestra hoja de clculo, trabajando con una tabla configurada de C7 a E19, tal como lo pueden apreciar en la imagen anexa:

Para un manejo ms sencillo de la formulacin asignaremos un nombre a la celda en la que cargaremos los datos que nos indican que botn de opcin se encuentra seleccionado. Para ello recuerda que solo debes acceder a la ficha Frmulas, seccin Nombres definidos, icono Asignar nombre a un rango:

En el cuadro de dilogo que te aparecer asignars cual es el nombre que deseas asignar, a que mbito se refiere, un comentario entorno a para que sers empleado y a que celda hace referencia. En nuestro caso se trata de la celda D3 y la llamamos Boton:

Para mayores detalles entorno a como asignar nombre a un rango de datos no dudes en visitar este artculo dedicado al tema.

Paso 2: Insertar y configurar nuestros botones de opcin.

Luego de configurar nuestra hoja de clculo procederemos a insertar nuestros botones de opcin que emplearemos para configurar la lista desplegable mltiple. Para ello iremos a la ficha Programador, seccin Controles, botn Insertar:

Una vez all seleccionaremos en la seccin Controles de Formulario, el icono de Botn de Opcin, tal como lo pueden apreciar en la imagen anexa:

Insertaremos tantos botones de opcin como categoras tenga nuestro cuadro de origen. En nuestro caso insertaremos tres botones de opcin, uno para la categora Das, uno para la categora Meses y otro para la categora Empresas. Luego podemos cambiar los nombres de cada uno de nuestros botones de opcin haciendo clic izquierdo sobre cada uno de ellos y asignndole el nombre correspondiente. Para configurar nuestros botones de opcin mantendremos pulsada la tecla Control , hacemos clic en cada uno de los botones de opcin de forma que todos queden seleccionados. Luego haremos clic sobre los mismos con el botn derecho del ratn y seleccionamos la opcin Formato de Control:

En la pestaa Control especificaremos a que celda queremos vincular nuestros controles. En nuestro caso ser con la celda D3, a la cual llamamos Boton. Si deseamos agregar un efecto 3D a nuestro botones es posible tambin hacerlo desde esta ficha marcando la opcin

Paso 3: Insertar y configurar nuestra lista desplegable mltiple.

Como paso siguiente insertaremos nuestra lista desplegable. Para ello iremos nuevamente a la ficha Programador, seccin Controles, botn Insertar:

Una vez all seleccionaremos en la seccin Controles de Formulario, el icono de Cuadro Combinado (controles de formulario), tal como lo pueden apreciar en la imagen anexa:

Una vez insertado nuestro cuadro combinado que emplearemos como lista desplegable mltiple procederemos a emplear una frmula que nos permitir conocer cual lista de datos debe ser mostrada de acuerdo a nuestra seleccin. Emplearemos para este fin la funcin de MS Excel DIRECCION . En nuestro caso ser cargada en la celda D4 de nuestra hoja de clculo, nuestra celda Direccin, haciendo referencia al rango de datos de nuestra tabla (c7:E19): =DIRECCION(8;Boton+2)&:&DIRECCION(19;Boton+2) En el primer argumento de la primera funcin DIRECCION colocaremos un nmero que ser el resultado de sumarle 1 a el valor de referencia de la fila en que inicia nuestra tabla para que el rango a asignar se encuentre justo por debajo del encabezado de la tabla (en nuestro caso 7+1=8). En el primer argumento de la segunda funcin DIRECCION colocaremos un nmero que ser igual al valor de la fila en que finaliza nuestra tabla (en nuestro caso 19). El segundo argumento de ambas funciones DIRECION depender tambin de la ubicacin de nuestra tabla. Si inicia en la columna A no debemos sumarle nada a nuestra celda botn pero en caso contrario debemos sumar uno por cada columna de separacin que este el inicio de nuestra tabla de la primera columna de nuestra hoja de clculo (en nuestro caso la tabla comienza en la columna C, por lo que sumamos 2: Boton+2)

Como resultado de aplicar esta frmula obtendremos la direccin del grupo de celdas que deben ser mostradas en nuestra lista desplegable mltiple de acuerdo a nuestra seleccin en los botones de opcin, en la imagen anexa resaltada en azul:

Nuestra siguiente accin ser crear una referencia a esta Direccin que pueda interpretar nuestra lista desplegable mltiple. Para ello debemos ir a la ficha Frmulas, seccin Nombres definidos, icono Asignar nombre a un rango:

En el cuadro de dilogo que te aparecer asignars cual es el nombre que deseas asignar, a que mbito se refiere, un comentario entorno a para que sers empleado y a que celda hace referencia. En nuestro caso asignamos como nombre Direccion. En el cuadro de texto Se refiere a escribiremos lo siguiente y haremos clic en Aceptar:

=INDIRECTO($D$4) Para finalizar haremos clic con el botn derecho del ratn en nuestro cuadro de dilogo que aadimos anteriormente y seleccionaremos la opcin Formato de Control. En la pestaa Control escribiremos Direccion en el cuadro de texto Rango de Entrada, vinculando con la celda $D$5 (nuestra celda Seleccin). Para finalizar haz clic en Aceptar.

InformacinImportante: Con el objeto de hacer ms didctico este tutorial de cmo crear una lista desplegable mltiple en Excel, hemos empleado celdas de referencia (D3, D4 y D5) que se encuentran a la vista de los usuarios. Recomendamos que en sus propias configuraciones estas celdas no se encuentren a la vista de los usuarios para evitar que puedan daar sin desearlo la lista desplegable mltiple. Recuerden que deben adaptar para ello toda la formulacin empleada. Hemos culminado! Si han seguido los pasos detallados debern obtener un resultado muy similar al anexo:

Dejamos a su disposicin archivos de prctica para que puedan detallar como se encuentran configurada nuestra lista desplegable mltiple en Excel: