Tema Nº2

MICROSOFT EXCEL
Sesin N 02:
Modificacin de una hoja de clculo

2.1. Modificacin de una hoja de clculo. 2.2. Crea y modifica un libro.
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2.1. Modificacin de una hoja de clculo

Al iniciar Excel 2010, el programa abre un libro en blanco con tres hojas de clculo de manera predeterminada. En funcin de sus requisitos, podra necesitar ms o menos de tres hojas de clculo. Puede agregar o eliminar con facilidad hojas de clculo en un libro de Excel 2010. Adems, Excel 2010 proporciona varias caractersticas para insertar datos en una hoja de clculo, como Autorrellenar, el controlador de relleno y Rellenar serie. 2.1.1. Seleccin de Rango de Celdas Seleccionar una Columna Hacer clic sobre la letra que identifica a la Columna a Seleccionar (Ej. Columna I)
Otra Forma: Utilizando el Teclado.- Ubicarse sobre una celda de la columna a seleccionar y presionar <<CONTROL>> + Barra Espaciadora. Seleccionar Columnas No Consecutivas Seleccionar una columna (Ej. Columna I) Mantener presionada la tecla <<CONTROL>> y Seleccionar otra columna. (Ej. Columna K) y as sucesivamente.
Seleccionar Columnas Consecutivas Seleccionar una columna (Ej. Columna I) Mantener presionada la tecla <<SHIFT>> y Seleccionar otra columna. (Ej. Columna L)
Seleccionar Una Fila Hacer clic sobre el nmero que identifica a la fila a seleccionar en el libro (Ej. Fila 3).
Otra Forma: Utilizando el Teclado.- Ubicarse sobre una celda de la columna a seleccionar y presionar <<SHIFT>> + Barra Espaciadora. Seleccionar Filas No Consecutivas Seleccionar una fila (Ej. fila 3) Mantener presionada la tecla <<CONTROL>> Seleccionar otra fila (Ej. Fila 6, 8) y as sucesivamente.
Seleccionar Filas Consecutivas Seleccionar una fila (Ej. fila 3) Mantener presionada la tecla <<SHIFT>> Seleccionar otra fila (Ej. Fila 6).
Seleccionar toda la Hoja Hacer clic en la interseccin de las etiquetas de las filas y columnas.
2.1.2.
Ingreso de Informacin En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: 1. 2. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos. Teclear los datos. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente: 3. Presionar la tecla Intro o Tab
Observacin
Introducir Texto En Microsoft Excel, se entiende por texto cualquier combinacin de nmeros, espacios y caracteres no numricos: Por ejemplo, las siguientes entradas se consideran texto: 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675. El texto en una celda siempre est alineado a la izquierda. Para cambiar esta alineacin, use los botones de Alineacin. Introducir Nmeros Los nmeros que escribe en una celda se introducen como valores constantes. En Excel, un nmero slo puede contener los siguiente caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ). / $ %, E Escriba el signo menos (-) antes de los nmeros negativos o bien encierre los nmeros entre parntesis ( ). Los signos ms (+) a la izquierda se ignoran, y una coma se considera un decimal. Las restantes combinaciones de nmeros y caracteres no numricos se consideran texto. Los nmeros en una celda siempre se alinean a la derecha. Para cambiar la alineacin use los botones de alineacin. Introducir fechas y horas Excel considera las fechas y horas como nmeros. El modo de presentacin de una hora o una fecha en la hoja de clculo depender del formato de nmero aplicado a la celda. Para escribir una fecha y hora en la misma celda, seprelas con un espacio. Para introducir una hora basada en el reloj de 12 horas, detrs de la hora inserte un espacio seguido de a.m. o p.m. (o bien a o p). Ej. Ingrese los siguientes datos a la hoja.
2.1.3. Modificar las filas y las columnas de una hoja de clculo

La modificacin de una hoja de clculo puede ayudarle a reorganizar y editar una tabla de datos. Imagine que tiene una hoja de clculo con los datos del inventario de su organizacin. En el inventario se detallan el nombre del producto, los datos del producto, el cdigo del producto y el nmero de unidades disponibles. Si en la columna de datos del producto hay una gran cantidad de datos, es posible que no se vea todo el contenido de la columna. Puede cambiar el ancho de la columna para que se muestren ms datos. Tambin puede insertar o eliminar una celda, una fila o una columna en la hoja de clculo. Por ejemplo, si desea agregar un nuevo producto a la lista del inventario, puede insertar una fila en la ubicacin apropiada de la hoja de clculo. En la tabla siguiente se describen las tareas necesarias para modificar las filas y las columnas de una hoja de clculo.
Tarea
Descripcin
Para insertar una celda nueva, realice los pasos siguientes: 1. Haga clic para seleccionar la celda que se encuentra en la posicin donde desea que aparezca la nueva celda. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuacin, en Insertar celdas.
Insertar y eliminar celdas
Cuando inserte una celda, debe desplazar las celdas adyacentes a las celdas insertadas hacia la derecha o por debajo de la celda insertada. Si desea insertar una celda en una columna, puede desplazar las celdas hacia abajo. Si desea insertar una celda en una fila, puede desplazar las celdas hacia la derecha. Al eliminar una celda, puede elegir cmo desplazar la posicin de las celdas adyacentes a la celda eliminada. Para insertar una fila por encima de cualquier fila que contenga la celda activa, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuacin, en Insertar filas de hoja. Para insertar una columna a la izquierda de cualquier columna que contenga la celda activa, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuacin, en Insertar columnas de hoja.
Insertar y eliminar columnas y filas
Para eliminar una fila o una columna, haga clic con el botn secundario en la fila o el encabezado de la columna y haga clic en Eliminar en el men contextual.
Para cambiar el ancho de una columna o el alto de una fila en una hoja de clculo, arrastre el borde de la columna o la fila hasta la posicin deseada. Cuando inserte una fila o una columna, la fila o la columna tienen el alto y el ancho predeterminados.
Cambiar el ancho de una columna y el alto de una fila
Lnea Divisoria
Lnea Divisoria
Mover datos de un grupo de celdas a otro
Para mover datos de un grupo de celdas a otra ubicacin de la hoja de clculo, seleccione las celdas que desee mover y coloque el puntero en el borde del rea seleccionada. Cuando el puntero cambia a una flecha de cuatro puntas, puede arrastrar las celdas seleccionadas hasta la ubicacin deseada en la hoja de clculo.
2.1.4. Opciones de entrada de datos

La manera ms sencilla de insertar datos en una hoja de clculo es seleccionar una celda y escribir un valor. Este mtodo slo es adecuado para escribir unos cuantos valores de datos. Si se van a escribir largas secuencias o series de valores en la hoja de clculo, hacerlo manualmente se vuelve una tarea muy laboriosa. En Excel 2010 hay diversas opciones de insercin rpida de datos en las hojas de clculo, por ejemplo la opcin Autorrellenar. Puede utilizar estas opciones para repetir o escribir datos automticamente en las celdas de una hoja de clculo. Puede utilizar la opcin Autorrellenar para escribir una secuencia reconocida, por ejemplo enero a diciembre, o lunes a viernes. Para utilizar la opcin Autorrellenar, escriba el primer elemento de la secuencia y, a continuacin, arrastre el controlador de relleno, que se encuentra en el ngulo inferior derecho de la celda, para rellenar todas las celdas seleccionadas con esa secuencia. Excel 2010 repite automticamente los elementos de la secuencia para rellenar las celdas hasta que deje de arrastrar el controlador de relleno. Puede utilizar otra herramienta parecida, llamada Rellenar serie, para escribir una serie de datos. Debe especificar los dos primeros valores en dos celdas y, a continuacin, utilizar el controlador de relleno para extender la serie en las celdas necesarias. Para escribir una serie que empieza en 2 y va en aumento de 2 en 2, escriba 2 en una celda y 4 en la celda siguiente. A continuacin, seleccione las dos celdas y utilice el controlador de relleno para extender la serie al nmero de celdas que desee. Excel 2010 escribe automticamente la serie 2, 4, 6 y 8. Tambin puede utilizar el controlador de relleno para escribir el mismo valor en varias celdas; para ello, mantenga presionada la tecla CTRL y arrastre el controlador de relleno. Por ejemplo, si selecciona una celda que contiene el valor Enero y, a continuacin, arrastra el controlador de
relleno hacia abajo, Febrero se escribe automticamente en la celda siguiente, y Marzo en la que viene a continuacin. Sin embargo, si mantiene presionada la tecla CTRL y, a continuacin, arrastra el controlador de relleno, aparece el mismo valor en todas las celdas. En la siguiente tabla se muestran las diversas opciones de entrada de datos.
Opcin
Copiar celdas
Accin
Con esta opcin, se copia el contenido de las celdas seleccionadas en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno. Con la opcin Rellenar serie, se inserta en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno el valor siguiente en la serie. Con esta opcin, se copia el valor de las celdas seleccionadas en el rango de celdas que se encuentran dentro del control de relleno con el siguiente valor de la serie. Con esta opcin se copian todos los valores en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno. Con esta opcin, se copia el valor de las celdas seleccionadas en el rango de celdas que se encuentran dentro del control de relleno con el siguiente valor de la serie. Con esta opcin, no se da formato al rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno. Con esta opcin, se escriben los siete das de la semana en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno. Esta opcin no se muestra si se no utiliza una secuencia reconocida. Con esta opcin, se especifican slo los das laborables en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno. Esta opcin no se muestra si se no utiliza una secuencia reconocida.
Rellenar serie
Rellenar slo formato
Rellenar sin formato
Rellenar das
Rellenar das de la semana
a) Generar serie de valores
Ingrese los datos en la hoja. Seleccione los datos (A3 : A9) Ubquese en la esquina inferior derecha de la seleccin. Arrastre el mouse hacia abajo y observar que se genera una serie de valores.
b) Generar lista de datos
Ingrese enero en la hoja, ubique el cursor en (A3) Ubquese en la esquina inferior derecha de dicha celda. Arrastre el mouse hacia abajo y observar que se genera una lista de datos.
2.1.5. Edicin de los datos de una hoja de clculo

Una hoja de clculo de Excel 2010 puede contener ms de un milln de filas de datos. Si desea buscar un valor de datos concreto en una hoja de clculo, puede utilizar el comando Buscar. Puede utilizar el comando Reemplazar para sustituir un valor de datos por otro. Adems, puede utilizar otros comandos del grupo Edicin, disponibles en la ficha Inicio, para copiar y pegar un rango de celdas de una hoja de clculo, o para darle formato. Si una hoja de clculo contiene el texto, puede corregir la ortografa del texto con el diccionario del que dispone Excel 2010.
1. Enumerar las opciones de pegado disponibles en Excel 2010

Si tiene que copiar y pegar datos de una hoja de clculo, puede utilizar las diferentes opciones de pegado que proporciona Excel 2010. Por ejemplo, suponga que es el jefe de ventas de una empresa con sucursales en 15 ciudades. Para llevar el registro de las compras, las entregas y el inventario de cada oficina, cree tres tablas en una hoja de clculo. Cada una de las tablas tiene un formato de distinto color. Las tablas contienen los nombres de las sucursales de la empresa. En lugar de escribir los nombres de las sucursales de cada una de las tres tablas y darle formato utilizando colores, puede usar las opciones de pegado y, as, pegar slo el nombre, slo el formato de color, o las dos cosas. En Excel 2010, al pegar un rango de celdas en una hoja de clculo, el botn Opciones de pegado aparece al lado de las celdas copiadas. Mediante las opciones de pegado, puede pegar slo los valores, slo el formato, o ambas cosas. Las opciones de pegado determinan tambin la forma en que se da formato a las celdas pegadas y la forma en que se vinculan las celdas de origen y de destino.
En la tabla siguiente se muestran las opciones de pegado disponibles y su funcin.
Opcin
Mantener tema de destino Coincidir con formato de destino Mantener formato de origen Slo valores
Funcin
Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino y da formato a los datos utilizando el tema aplicado al libro de destino. Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino y da formato a los datos utilizando el formato existente en las celdas de destino, sin tener en cuenta el tema del libro. Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino y aplica el formato de las celdas copiadas a las celdas de destino. Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino sin
aplicar ningn formato. Formatos de nmeros y valores Formatos de origen y valores Mantener ancho de columnas de origen Slo formato Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino, manteniendo slo los formatos numricos. Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino, conservando el formato de las celdas de origen. Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino y cambia el tamao de las columnas de las celdas de destino para que coincida con el ancho de las columnas de las celdas de origen. Aplica el formato de las celdas de origen a las celdas de destino, pero no copia el contenido de las celdas de origen. Muestra los valores de las celdas de origen en las celdas de destino y actualiza las celdas de destino siempre que cambia el contenido de las celdas de origen.
Vincular celdas
2.
Enumerar los controles del cuadro de dilogo Buscar y reemplazar

Para buscar datos concretos en una hoja de clculo, utilice el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. Este cuadro de dilogo tiene dos fichas: Buscar y Reemplazar. Puede utilizar los controles de estas fichas para buscar las celdas que contienen un valor determinado. Con los controles de la ficha Buscar, puede buscar las celdas que contienen datos concretos. Con los controles de la ficha Reemplazar, puede reemplazar un valor con otro. En la tabla siguiente se describen los controles disponibles del cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.
Control
Descripcin
Los controles de Buscar son:
Controles de Buscar
Buscar. Contiene el valor que se desea buscar o reemplazar. Buscar todos. Selecciona todas las celdas que contienen el valor del cuadro Buscar. Buscar siguiente. Selecciona la celda siguiente que contiene el valor del cuadro Buscar. Los controles de Reemplazar son:
Controles de Reemplazar
Reemplazar con. Contiene el valor con el que se sobrescribe el valor del cuadro Buscar. Reemplazar todos. Reemplaza todas las instancias del valor del cuadro Buscar con el valor del cuadro Reemplazar con. Reemplazar. Reemplaza la instancia seleccionada del valor del cuadro Buscar y resalta la celda siguiente que contiene el valor de dicho cuadro. Los controles de bsqueda son:
Controles de bsqueda
Dentro de. Determina si se debe buscar en la hoja de clculo activa o en todo el libro. Buscar. Determina si se debe buscar por filas o por columnas. Buscar en. Determina si se deben buscar frmulas o valores en las celdas. Los controles de coincidencia son: Coincidir maysculas y minsculas. Con este control se buscan todas las celdas que tienen el mismo uso de maysculas que el texto del cuadro Buscar. Coincidir con el contenido de toda la celda. Con este control se buscan todas las celdas que contienen exactamente el mismo valor que el cuadro Buscar. Otros controles que estn disponibles en el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar son: Opciones. Expande el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar para mostrar funciones adicionales. Formato. Muestra el cuadro de dilogo Buscar formato, que se puede usar para especificar el formato de los valores que se deben buscar o que se deben usar para reemplazar los valores buscados. Cerrar. Cierra el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.
Controles de coincidencia
Otros controles
3. Utilizar el diccionario y el diccionario de sinnimos. Una hoja de clculo puede contener diversos tipos de datos, por ejemplo numricos, de texto o ambos. Si los datos del libro son de texto, es posible que desee comprobar si hay palabras mal escritas antes de guardar la hoja de clculo. Puede utilizar el corrector ortogrfico y el diccionario para buscar las palabras mal escritas y corregirlas. Adems, para buscar un sinnimo o un antnimo de una palabra, puede utilizar el diccionario de sinnimos. Para traducir una palabra de un idioma a otro, puede utilizar las herramientas de traduccin que proporciona Excel 2010.
4. Proteccin de una hoja y Libro a) Proteccin de una Hoja Hacer Clic en la ficha Revisar Clic en la opcin Proteger Hoja
La contrasea es opcional. Si no existe contrasea fcilmente puede ser desprotegida.
b) Desproteccin de una Hoja Hacer Clic en la ficha Revisar Clic en la opcin Desproteger Hoja
c) Proteccin de un Bloque de Celdas Seleccionar las celdas Clic en ficha Celdas Seleccionar la opcin Formato Clic en Bloquear Celda
Ud. No podr ingresar dato alguno en el bloque seleccionado
Seleccionar las celdas a proteger Men Inicio Ficha Celdas Formato Formato de celdas Marcar Bloqueada Luego Proteger la Hoja (Procedimiento antes descrito) d) Desproteccin de un bloque de celdas Seleccionar las celdas a desproteger (A1:B5) Clic en la ficha formato Seleccionar la Formato de Celdas Clic en la Ficha Proteger Clic bloqueada Clic en aceptar 5. Estilos de celda: Permite establecer en un grupo de celdas, un estilo predefinido. Seleccione el rango al que desee dar formato. En la ficha estilo de celda En el cuadro seleccione el estilo que desee.
6.
Diseo de Pgina En esta opcin, prepararemos la pgina para impresin, como modificar los mrgenes de nuestra pgina, orientacin, y nivel de ampliacin (ZOOM), tamao de pgina a utilizar, etc. Podemos utilizar la pestaa diseo de pgina
Tamao y Orientacin de la Pgina Clic en la ficha diseo de pgina Configurar Pgina Seleccionar el tamao del papel (Ej. A4) Orientacin (Ej. Horizontal) Aceptar
Centrar en la Pgina Clic en la ficha diseo de pgina Configurar Pgina Activar la ficha Mrgenes Activar Horizontal y Verticalmente Aceptar Y hacer clic en Vista Preliminar para ver la apariencia de la hoja.
Luego, no tendremos ms que mandarla a la impresora, con CTRL + P.

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Modificacin de una hoja de clculo

2.1. Modificacin de una hoja de clculo

2.1.3. Modificar las filas y las columnas de una hoja de clculo

Insertar y eliminar celdas

Insertar y eliminar columnas y filas

Cambiar el ancho de una columna y el alto de una fila

Mover datos de un grupo de celdas a otro

2.1.4. Opciones de entrada de datos

Rellenar slo formato

Rellenar sin formato

Rellenar das de la semana

a) Generar serie de valores

b) Generar lista de datos

2.1.5. Edicin de los datos de una hoja de clculo

1. Enumerar las opciones de pegado disponibles en Excel 2010

En la tabla siguiente se muestran las opciones de pegado disponibles y su funcin.

Enumerar los controles del cuadro de dilogo Buscar y reemplazar

Ud. No podr ingresar dato alguno en el bloque seleccionado

Luego, no tendremos ms que mandarla a la impresora, con CTRL + P.

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