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Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la funcin REDONDEAR redondea un nmero en la celda A10.
=5+2*3
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En la barra de frmulas (barra de frmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o frmulas en celdas o grficos. Muestra la frmula o el valor constante almacenado en la celda activa.) , escriba = (signo igual). Siga uno de estos procedimientos: Para crear una referencia, seleccione una celda, un rango de celdas, una ubicacin de otra hoja de clculo o una ubicacin de otro libro. Puede arrastrar el borde de la seleccin de celdas para mover la seleccin, o bien arrastrar la esquina del borde para ampliar la seleccin. Para crear una referencia a un rango con nombre, presione F3, seleccione el nombre en el cuadro Pegar nombre y haga clic en Aceptar. Presione ENTRAR. Crear una frmula que contenga una funcin: =PROMEDIO(A1:B4) Las siguientes frmulas contienen funciones (funcin: frmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operacin y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar frmulas en una hoja de clculo, especialmente aquellas que llevan a cabo clculos prolongados o complejos.). Frmula de ejemplo =SUMA(A:A) Accin Suma todos los nmeros de la columna A
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Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA (). En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTRO (ENTER) para volver al cuadro de dilogo. En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin , Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5) . En la Barra de herramientas existe el botn Autosuma que nos permite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida. Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botn. Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha: Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Ademas de poder accesar al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones... Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado. Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.
FUNCION SI
Comprueba si se cumple una CONDICIN y devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.
Sintaxis: SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como
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VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula. Frmula =SI(A2<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto excedido") Descripcin (Resultado) Si el nmero anterior es menor o igual que 100, la frmula muestra "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la funcin mostrar "Presupuesto excedido" (Dentro de presupuesto) Si el nmero anterior es 100, se calcula el rango B5:B15. En caso contrario, se devuelve texto vaco ("") () B Gastos previstos 900 900 925 Descripcin (Resultado) Comprueba si la primera fila sobrepasa el presupuesto (Presupuesto excedido) Comprueba si la segunda fila sobrepasa el presupuesto (Aceptar)
=SI(A2=100;SUMA(B5:B15);"")
A Gastos reales 1500 500 500 Frmula =SI(A2>B2;"Presupuesto excedido";"Aceptar") =SI(A3>B3;"Presupuesto excedido";"Aceptar")
FUNCION SUMAR.SI
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis: SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Rango: es el rango de celdas que desea evaluar. Criterio: es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas". Rango_suma: son las celdas que se van a sumar. Observaciones: Las celdas contenidas en rango_suma se suman slo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio. 1 2 3 4 5 Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango. A Valor de propiedad 100.000 200.000 300.000 400.000 Frmula =SUMAR.SI(A2:A5;">160000";B2:B5) B Comisin 7.000 14.000 21.000 28.000 Descripcin (Resultado) Suma de las comisiones para los valores de propiedad superiores a 160000 (63.000)
FUNCION CONTAR
Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros, adems de los nmeros dentro de la lista de argumentos. Utilice CONTAR para obtener el nmero de entradas en un campo numrico de un rango o de una matriz de nmeros. Sintaxis:
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CONTAR(ref1;ref2;...)
Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros. Observaciones: Los argumentos que son nmeros, fechas o representaciones textuales de nmeros se cuentan; los argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a nmeros se pasan por alto. Frmula =CONTAR(A2:A8) =CONTAR(A5:A8) =CONTAR(A2:A8;2) Descripcin (Resultado) Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en la lista anterior (3) Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en las ltimas 4 filas de la lista (2) Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en la lista, adems del valor 2 (4) Si un argumento es una matriz o referencia, slo se considerarn los nmeros en esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. Utilice la funcin CONTARA si necesita contar valores lgicos, texto o valores de error.
FUNCION CONTARA
Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que hay en la lista de argumentos. Use CONTARA para contar el nmero de celdas que contienen datos en un rango o matriz. Sintaxis CONTARA(valor1;valor2;...)
Valor1, valor2, ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de informacin, incluyendo texto vaco ("") pero excluyendo celdas vacas. Si un argumento es una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacas que se encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesita contar valores lgicos, texto, o valores de error, use la funcin CONTAR. Frmula =CONTARA(A2:A8) =CONTARA(A5:A8) Descripcin (Resultado) Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco en la lista anterior (6) Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco en las ltimas 4 filas de la lista (4) =CONTARA(A1:A7;2) Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco en la lista anterior, adems del valor 2 (7) =CONTARA(A1:A7;"Dos") Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco en la lista anterior, adems del valor "Dos" (7)
FUNCION CONTAR.SI
Cuenta las celdas, dentro del rango, que coinciden con la condicin dada. Sintaxis: CONTAR.SI(rango;criterio)
Rango: es el rango dentro del cual desea contar las celdas. Criterio: es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.
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B Datos 32 54 75
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86 Descripcin (resultado) Nmero de celdas con manzanas en la primera columna anterior (2) Nmero de celdas con un valor superior a 55 en la segunda columna anterior (2) Nmero de celdas con un valor distinto a 75 en la segunda columna anterior (2)
BUSCARV
Funciones de Bsqueda
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulas diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de datos. Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna informacin de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una bsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto fsico, si buscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que s conocemos. Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas: Funcin BUSCAR(...) Esta funcin busca un valor en un rango de una columna o una fila o una matriz. Debes indicar el valor a buscar, dnde quieres que busque y de dnde obtendrs el resultado. Ejemplo: Tenemos en la columna B una lista de nombres de amig@s y en la columna C sus e-mails, escribimos en la celda A1 el nombre del amig@ del cual queremos buscar el e-mail. Escogemos en la celda E1 la funcin BUSCAR y le pasamos como parmetros: "valor_buscado= A1", "vector_de_comparacin= B:B" y "vector_resultado = C:C". Nos devuelve como resultado el e-mail perteneciente a la persona buscada. Funcin BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado) Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores y devuelve el resultado en la misma columna desde una fila especificada. Ejemplo: Supongamos la misma situacin anterior una columna con nombres y otra con los e-mails, y queremos que nos diga quin est 2 puestos ms abajo de un amig@ en la lista o el e-mail que est dos filas ms abajo del que buscamos. Seleccionamos la funcin BUSCARH con los siguientes parmetros: "valor_buscado= A1", "Matriz_buscar_en= B:C" y "indicador_filas=2" Nos devuelve como resultado el e-mail perteneciente a la persona situada dos filas ms abajo del buscado.
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Busca un valor en la primera columna de la izquierda y devuelve el valor en la misma fila desde una columna especificada. La tabla matriz tiene que estar ORDENADA en forma ascendente.
Valor_buscado: Es el valor buscado en la primera columna de la tabla y puede ser un valor, una cadena o texto o referencia. Matriz_buscar_en: Es una tabla de texto, nmero o valores lgicos en los cuales se recuperan datos. Matriz_buscar_en puede ser una referencia a un rango o a un nombre de rango. Indicador_columnas: Es el nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor que coincida. La primera columna de valores en la Tabla es la Columna 1. Ordenado: Es un valor lgico: para encontrar la coincidencia ms cercana en la 1 columna (ordenada en forma ascendente) =VERDADERO u omitido; para encontrar la coincidencia exacta =FALSO.
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