LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA 1.

LA TEORA ORGANIZACIONAL Conceptos de organizacin Puede ser entendida como el desarrollo de una estructura intencional y formalizada de funciones o puestos; o como una entidad econmica-social (empresa), integrada por individuos y recursos (monetarios, tecnolgicos, materiales, etc) que generala beneficios para la sociedad, y en la cual se basa el desarrollo de una nacin. Una organizacin es una colectividad de personas, trabajadres y empleados, ligados por determinadas relaciones socioeconomicas condiconadas por el modo de produccon imperante en una sociedad concreta. Conceptos de organizacin La organizacin puede identificarse como un grupo de individuos que poseen objetivos comunes (por ejemplo, iglesia, familia, gobierno, escuelas, ejrcito). Es un sistema incluido en otro mas amplio: la sociedad con la que interactua. Modelo de la organizacin y su medio ambiente.

Es un sistema social integrado por personas y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura- dentro de un contexto al que controlan parcialmente, desarrollan actividades y aplican recursos encaminados a ciertos valores comunes.

ORGANIZACIN Y TEORIA DE LA ORGANIZACIN La organizacin es un sistema que est inmerso en un medio ambiente dinmico e inestable, con el cual se est relacionando. La teora de la organizacin considera a las organizaciones, su medio ambiente y las relaciones entre estos. Las organizaciones se encuentran inmersas en su entorno social, cultural, poltico, tecnolgico, econmico, con el cual se estn relacionando, entregndole productos, servicios o informacin. Las organizaciones son consideradas como redes sociales complejas, de hecho, es a travs de estas y de los medios de comunicacin como se establecen las relaciones dentro y fuera de la organizacin.

 En las metforas de tipo autoritario y rgido a la de sistemas flexibles y abiertos, ha permitido que las organizaciones evoluciones. Los factores cambiantes del entorno y su demanda, han logrado que las organizaciones cambien su estructura, que modifiquen sus procesos y que mejoren sus productos y servicios. La innovacin y adaptacin son factores que contribuyen a que una organizacin sea ms flexible con su entorno y se prepare para las contingencias de ste. Las decisiones en una organizacin han crecido en complejidad, no por la informacin que se requiere para tomarlas, sino por gran cantidad y diversidad que se tiene en sta. Las organizaciones son consideradas como o redes sociales complejas. La complejidad aumenta conforme se incrementa el nmero de vas de comunicacin internas y externas, es decir, entre empresas, grupos, reas e individuos. Entre elementos podemos tener ms de una va de comunicacin, pero las redes complejas sociales son de tipo conocidas como: libre escala, en donde, pocos nodos tiene una gran cantidadde vas de comunicacin y muchos nodos tienen pocas vas de comunicacin. Ejemplo de red de comunicacin en la organizacin

Organizaciones complejas o La complejidad en las organizaciones no solo se determina por el tamao de estas, mas bien, como se ha mencionado, es el resultado del crecimiento en el numero de variables, los elementos con los que cuenta (grupos, reas, personal) y las relaciones que se dan entre estos. o La cantidad y tamao en las relaciones entre el sistema y su entorno nos darn un parmetro de que tan permeable o no es el sistema, es decir, que tan abierto es. Organizaciones complejas o Para los sistemas complejos, lo ms difcil de predecir es su comportamiento y evolucin futura, ya que en muchos de los casos el comportamiento de los grupo de individuos son de naturaleza emergente. - Existe una gran diversidad de sistemascomplejos, entre los cuales podemos mencionar: los sistemas de cmputo, Los fsicos los biolgicos, los sociales los econmicos. - Una de las caractersticas bsicas que identifican a las organizaciones complejas, las cuales pueden ser vistas como sistemas complejos, son: el grupo numeroso de elementos que participan y sus relaciones internas y externas. Organizaciones complejas Relacin de la complejidad y el grado de desorden en los sistemas

Organizaciones complejas o Otros aspectos que se han considerado en el incremento de la complejidad de las organizaciones es la diversidad del medio, la diversidad de los productos y / o servicios que genera, y nuevamente las relaciones e interrelaciones entre ellos. o Bajo la perspectiva anterior y de acuerdo al modelo que presenta Mary Jo Hatch, con respecto a la incertidumbre, la complejidad y la velocidad de cambio del medio, se puede mencionar que: la incertidumbre es la respuesta a la velocidad de cambio del medio y a la complejidad. Organizaciones complejas

Incertidumbre del medio, velocidad de cambio del medio y complejidad del sistema La estructura organizacional o La estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad debe cumplir y el modo de comunicacin entre cada unidad.(Strategor) o El grado de especializacin de los trabajos, el incremento en el nmero de puestos y la comunicacin entre estos, ha sido otro detonante que ha permitido el incremento de la complejidad en las organizaciones y en sus estructuras.

Variables que intervienen en la complejidad del medio o El medio ambiente al influir en la incertidumbre y la dinmica del comportamiento de una organizacin, influye en la estructura organizacional de ste. o Las caractersticas de la organizacin mecnica son: De naturaleza rgida Muy centralizada Informacin orientada segn organigrama o La organizacin orgnica se caracteriza por: Equipos de trabajo transfuncionales y transjerarquicos Departamentalizada Informacin dirigida libremente entre el grupo de trabajo o La relacin que se da entre los recursos y la variedad requerida puede presentarse en tres estados: a) Los recursos son mayores que la variedad requerida; exceso de costo en el sistema

b) La empresa cuenta con los recursos necesarios para atender la variedad requerida; equilibrio dinmico. c) La empresa cuenta con recursos insuficientes para atender a la variedad requerida; la empresa est seriamente amenazada y pierde demasiada energa que la puede llevar a morir.

iniciales. 10. Lmites o fronteras: La organizacin presenta barreras entre el sistema y el ambiente. stos definen el campo de accin del sistema, como tambin su grado de apertura con relacin al ambiente.

PROPIEDADES DEL SISTEMA ORGANIZACIONAL Sistemas Artificiales MODELO GENERAL DE LA ORGANIZACIN COMO Las organizaciones sociales no son sistemas SISTEMA ABIERTO. naturales, como los mecnicos, biolgicos, son Para Katz y Kahn, la organizacin como sistema artificiales abierto presenta las siguientes caractersticas: Limites 1. Importacin (entradas): La organizacin recibe Ayuda a entender la distincin entre sistemas insumos del ambiente y necesita provisiones abiertos o cerrados. renovadas de energa de otras instituciones, o de Sistema cerrado: tiene limites rgidos e personas, o del medio ambiente material. Ninguna impenetrables. estructura social es autosuficiente ni autocontenida. Sistemas abiertos: tienen limites permeables 2. Transformacin (procesamiento): Los sistemas entre el propio sistema y el supra sistema en abiertos transforman la energa disponible. La general. organizacin procesa y transforma sus insumos en Entropa Negativa productos acabados, mano de obra, servicios, etc. La entropa est relacionada con la tendencia 3. Exportacin (salida): Los sistemas abiertos natural de los objetos a caer en un estado de exportan ciertos productos hacia el ambiente. desorden. Los sistemas cerrados estn sujetos a la 4. Los sistemas como ciclos de eventos que se fuerza de la entropa. En un sistema abierto la repiten: El funcionamiento de cualquier sistema entropa puede ser reducida y aun puede consiste en ciclos repetitivos de importacintransformarse en entropa negativa. transformacin- exportacin. El Estado estable o equilibrio dinmico 5. Entropa negativa: Los sistemas abiertos (homeoestasis) necesitan moverse para detener el proceso entrpico Este concepto se relaciona estrechamente con el para reabastecerse de energa manteniendo de la entropa negativa. Un sistema cerrado debe indefinidamente su estructura organizacional. de manera eventual, lograr un estado de 6. Informacin como insumo: Los sistemas abiertos equilibrio con mxima entropa(muerte o reciben tambin insumos de tipo informativo que desorganizacin). Un sistema abierto puede proporcionan seales a la estructura sobre el lograr un estado en que el sistema permanezca en ambiente y sobre el funcionamiento en relacin con equilibrio a travs del flujo continuo de ste. materiales, energa e informacin 7. Estado de equilibrio y homeostasis dinmica: Mecanismo de Retroalimentacin En este sentido, los sistemas abiertos se caracterizan o Sirve para entender como mantienen los sistemas por un estado de equilibrio: existe un flujo continuo un equilibrio dinmico. Mediante este proceso, el de energa del ambiente exterior y una continua sistema recibe continuamente de informacin exportacin de productos del sistema; sin embargo, el desde su medio externo, lo que le ayuda a cociente de intercambio de energa y las relaciones ajustarse. entre las partes siguen siendo los mismos. La retroalimentacin puede ser positiva o 8. Diferenciacin: La organizacin tiende a la negativa. multiplicacin y elaboracin de funciones, lo que le Mecanismo de adaptacin y mantenimiento trae tambin multiplicacin de roles y diferenciacin o El sistema debe tener mecanismos de adaptacin interna. que le permitan responder a los cambios internos 9. Equifinalidad: El cual plantea que un sistema y externos. puede alcanzar, por diversos caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones

II. LOS SISTEMAS DE INFORMACION Y LA TOMA DE DECICIONES LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA Sistemas de Informacin: Definicin Sistema de Informacin: Conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan y distribuyen informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una organizacin. Informacin: Se entiende como los datos que se han moldeado en una forma significativa y til para los seres humanos. Datos: Son secuencias de hechos en bruto que representan eventos que ocurren en las organizaciones o en el entorno fsico antes de ser organizados y ordenados en una forma en que se puedan entender y utilizar de manera efectiva. Sistemas de Informacin: Actividades Un Sistema de Informacin realiza cuatro actividades bsicas: Entrada de informacin: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la informacin, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnticas, cdigo de barras, etc. Almacenamiento de informacin: es una de las actividades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardad en la sesin o proceso anterior. Procesamiento de la informacin: esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de los datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un ao base. Salida de informacin: es la capacidad de un SI para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnticas, diskettes, la voz, etc.

Categorias de Sistemas de Informacin

Sistemas de Niveles operacionales Apoya a la gerencia operacional mantenindolos al tanto de las actividades elementales y las transacciones de la organizacin, tales como ventas, recibos, depsitos en efectivo, nominas, decisiones de crdito y el flujo de materiales en una fbrica. El propsito principal de estos sistemas es responder a preguntas de rutina y dar seguimiento a las transacciones a travs de la organizacin. Sistemas de Niveles de Conocimiento Son el apoyo al conocimiento y trabajo con datos en la empresa. El propsito de esos es ayudar al negocios a integrar nuevos conocimientos en l y controlar el flujo del trabajo oficinesco. En este sistema entrar las estaciones de trabajo y los sistemas de oficina. Sistemas de Niveles Administrativos Monitoreo, control, toma de decisiones y actividades administrativas de la gerencia mediana. Estos sistemas proveen reportes peridicos en lugar de informacin instantnea sobre las operaciones. El propsito principal es contestar la pregunta de Estan funcionando bien las cosas? Adems de Qu pasara si? Algunos apoyan las tomas de decisiones no rutinarias Sistemas de Niveles Estratgicos Ayudan a la alta gerencia a crear y implantar nuevas estrategias y tendencias a largo plazo. Su asunto principal es parear los cambios en el ambiente externo con las capacidades organizacionales existentes.

Dnde estar el nivel de empleos en cinco aos?, Qu productos producir la empresa en los aos prximos?, etc.

Tipos de Sistemas de Informacin Repasar: Evolucin de los Sistemas de Informacin a lo largo del tiempo:

Segn la funcin a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en: Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la informacin referente a las transacciones producidas en una empresa u organizacin. Sistemas de informacin gerencial (MIS).Orientados a solucionar problemas empresariales en general. Sistemas de soporte a decisiones (DSS).Herramienta para realizar el anlisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones. Ej: Sistemas Expertos Sistemas de informacin ejecutiva (EIS).Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un rea o unidad de la empresa a partir de informacin interna y externa a la misma. Sistemas de automatizacin de oficinas (OAS).Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organizacin. Estos sistemas de informacin no surgieron simultneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la dcada de los 60, y los

ltimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90. Sistemas de Apoyo de las Decisiones Las principales caractersticas de estos son: Suelen introducirse despus de haber implantado los Sistemas Transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que estos ltimos constituyen su plataforma de informacin. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As, por ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada, genera poca informacin como resultado, pero puede realizar muchos clculos durante su proceso. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversin.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones Las principales caractersticas de estos son: Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cundo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin de Negocios que apoye la decisin de introducir un nuevo producto al mercado. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la

participacin operativa de los analistas y programadores del rea de informtica. Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negocios, modelos de inventarios, etc.