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Una base de datos es una serie de registros de datos, organizados en filas y columnas. De manera que a una fila le corresponde un registro y a una columna le corresponde un campo de este registro. Ejemplo de una base de datos. Recupere el archivo BASE1.XLS.

Operaciones con una base de datos. Ordenar registros. Puede ordenar una base de datos, por uno o ms campos (columnas).

Ejemplo. Ordene la base de datos por el campo Nombre . 1. Site el cursor en la primera fila, primera columna de la tabla. 2. Active opcin Datos/Ordenar . Se seleccionar toda la tabla. 3. Pulse sobre el botn Opciones, en apartado Orientacin , seleccione Ordenar de arriba abajo . Aceptar. Pulse

4. En la ventana Ordenar , en primer apartado Ordenar por, escoja Nombre, active el botn de radio Ascendente . Pulse Aceptar. Si quiere ordenar por ms de un campo a la vez, en apartado Luego por, escoja el segundo campo a ordenar. Una ordenacin por dos campos significa que cada grupo de valores repetidos en el primer criterio, se tiene que ordenar por el segundo criterio, y as sucesivamente.

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* Cuando pulse el botn Opciones , en apartado Orientacin , hay otra opcin, Ordenar de izquierda a derecha , esta opcin ordenar las columnas, por la fila que se el indique en apartado Ordenar por de la ventana Ordenar . Ejemplo: Ordene la base de datos por los siguientes campos: . Por Edad. . Por Sexo y Edad. . Por Aficin y Cuota. . Por Aficin y fecha ingreso. . Por Fecha Ingreso y Cuota. . Per Sexo, aficin y Cuota. Seleccionar registros. Una seleccin de registros, filtra los registros de la base de datos de manera que slo se visualicen los que cumplan una determinada condicin. Para hacer un seleccin o filtrado de registros, siga los pasos siguientes: Ejemplo. Realice un filtrado que muestre los registros que tienen una M en la columna sexo. 1. Site el cursor en la primera fila, primera columna de la tabla. 2. Active opcin Datos/ Filtro/ AutoFiltro . En cada columna aparecer un botn con una flecha. 3. Haga clic sobre el seleccione la M. botn de la columna Sexo, y

Ver que la tabla, slo muestra las mujeres. Para quitar las condiciones de filtrado, vaya a opcin Datos/Filtro/Mostrar todo , o bien en la lista que se despliega de cada fila, seleccione Todas. Para quitar el modo de filtrado automtico,active Datos/ Filtro/ AutoFiltro .

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Para hacer un filtrado personalizado.

Ejemplo . Seleccione los registros que tengan en el campo cuota, valores comprendidos entre 3000 y 5000. 1. Active el filtrado automtico. 2. Despliegue la lista de la columna Cuota, seleccione Personalizadas. 3. En la ventana que se activa, en el cuadro donde pone Nombre, seleccione de la lista es mayor que, y en el cuadro de al lado, ponga 3000. 4. Active el botn de radio de Y, y en el cuadro de debajo, seleccione es menor que, al lado, ponga 5000. Pulse Aceptar. Observe que slo se muestran los registros que tienen una cuota entre 3000 y 5000.

Haga las siguientes selecciones: . Aficionados al Baloncesto. . Hombres . Personas que paguen ms de 4000 pesetas de Cuota. . Personas que tengan entre 20 y 35 aos. . Mujeres aficionadas al baloncesto. . Hombres aficionados a la natacin o al ftbol. . Hombres mayores de 30 aos. . Hombres con una cuota entre 2000 y 5000. . Aficionados al Baloncesto que paguen una cuota superior a 4000. . Hombres aficionados al ftbol que paguen una cuota entre 5000 i 7000.

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Utilizacin del filtro avanzado. Ejemplo. Filtrar todos el que tengan 52 aos. 1. En la casilla A24, fuera de la tabla, ponga Edad, y en la casilla de debajo, A25, ponga 52. 2. Active opcin Datos/Filtro/Filtro avanzado . 3. En apartado Accin, seleccione el botn de radio Copiar a otro lugar . 4. Site el cursor en cuadro de Rango de la lista, y con el ratn, seleccione todo el rango de la tabla, normalmente ya aparece seleccionado. 5. Site el cursor en cuadro de Rango de criterios, y con el ratn, seleccione la casilla de la A24 a A25. 6. Site el cursor en Copiar a y seleccione la casilla A26. 7. Pulse Aceptar. Fjese como aparece una tabla con todas las personas de la lista que tienen 52 aos. Ejemplo. Filtre los hombres con aficin al ftbol. 1. En la casilla A24, ponga Sexo, debajo, H, en la casilla B24, ponga Aficin y en la de debajo Ftbol. 2. Siga los mismos pasos , y en paso 5, ponga el rango de casillas de la A24 a la B25. Fjese como mostrar una tabla con todos los que cumplen estas dos condiciones.

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Clculo de subtotales. Esta opcin permite hacer clculos con registros que tengan valores iguales en un campo determinado. Por ejemplo, saber cual es la media de edad de cada aficin. Es muy importante que la tabla est ordenada por la columna por la cual se quiere subtotalizar, de esta manera los valores repetidos de la columna estarn agrupados.

Ejemplo . Encuentre la media de edad de cada aficin. Antes, ordene la tabla por esta columna. 1. Site el cursor en la primera fila, primera columna. 2. Active opcin Datos/Subtotales . Aparece un cuadro de dilogo: 3. En apartado Para cada cambio en: , ponga Aficin. 4. En apartado Promedio. Usar funcin: , escoja la funcin

5. En apartado Agregar subtotal a: , seleccione Edad. 6. Pulse sobre Aceptar.

Calcule el total de cuotas por sexo. Calcule la media de edad per sexo. Calcule cuantos registros hay de cada aficin. Utilice la funcin Cuenta sobre este campo. Calcule el total de cuota por aficin. Calcule la media de cuota por aficin.

* Para quitar los subtotales, active opcin Datos/Subtotales/Quitar Todos.

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Gestin de una base de datos con la opcin Datos/Formulario. Esta opcin permite una gestin rpida y sencilla de una base de datos. Para activar esta opcin. 1. Seleccione la primera fila, primera columna de la base de datos. 2. Active opcin de la barra de men Datos/ Formulario . Aparece el cuadro siguiente,

Nuevo : Eliminar : Restaurar :

Inserta un nuevo registro a la base de datos. Elimina el registro activo. Cancela la ltima modificacin. Busca el anterior registro que cumpla el criterio. Busca el siguiente registro que cumpla el criterio.

Buscar anterior : Buscar siguiente : Criterios:

Establece criterios de filtrado o seleccin de registros.

Pulse sobre el botn Nuevo y aada los registros siguientes. Indiana Jones Luke SkyWalker Eleanor Rigby 43 Natacin H 32 Baloncesto H 55 Volei M
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4500 5/05/96 3200 6/07/95 4300 7/07/95

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Sitese sobre el registro Luke Skywalker y brrelo. Active opcin Criterios y en campo edad ponga > 25. Pulse alternativamente sobre botones Buscar siguiente y Buscar anterior para comprobar que slo se muestran los registros que tienen en el campo edad un valor superior a 25. Repita el ejercicio anterior con los criterios siguientes. . Aficionados al Baloncesto. . Hombres. . Personas que paguen ms de 4000 pesetas de Cuota. Tablas dinmicas. Esta opcin permite resumir y analizar rpidamente valores contenidos en una tabla o base de datos. Excel activa un asistente cuando se ejecuta esta opcin. Ejemplo . Construir una tabla dinmica que muestre la edad media por sexo y aficin. 1. Site el cursor en la primera fila, primera columna de la base de datos. 2. Active opcin del men Datos/ Informe de tablas y grficos dinmicos. Se despliega la primera ventana del asistente donde se pregunta sobre el origen de la base de datos, deje activada la opcin Lista o Base de datos de Microsoft Excel , en la opcin de qu tipo de informe desea crear? Pulse, Tabla dinmica y pulse sobre Siguiente . 3. Ahora, el asistente pide que seleccione el rango que contiene los datos que se quieren utilizar. Como el rango ya aparece seleccionado, pulse sobre Siguiente . 4. Se le pide donde desea situar la tabla dinmica, lo mejor es situarla en una hoja de clculo nueva. Para situar los elementos en la tabla dinmica, pulse el botn Diseo... Al pulsar el botn, parece una ventana con los nombres de los campos y la descripcin de los elementos de la tabla. 5. Seleccione el campo Aficin y arrstrelo hasta posicin Fila de la tabla.
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6. Seleccione campo Sexo y arrstrelo hasta posicin Columna de la tabla. 7. Seleccione campo Edad y arrstrelo hasta posicin Datos de la tabla. 8. Seguramente en Datos aparecer Suma de Edad, para cambiar por Promedio de Edad, haga doble clic sobre Suma de Edad, se desplegar un cuadro con una lista de funciones, seleccione Promedio y pulse Aceptar para volver al asistente, pulse sobre Aceptar. 9. Es interesante, hecharle un vistazo al contenido del botn Opciones... ya que aqu podemos decirle, entre otras cosas, el contenido de las celdas vacas y celdas con resultado errneo. 10. Ahora, despus de mirar este botn, ya puede finalizar el asistente para tablas dinmicas. Excel ha generado la siguiente tabla que muestra la media de edad por sexo y aficin. Promedio de Edad Sexo Aficin H D TOTAL Baloncesto 52,5 35,33333333 42,2 Bolos 55 14 34,5 Ftbol 37 37 Natacin 32,33333333 42 36,2 Volei 35,66666667 42 37,25 TOTAL 39,21428571 35,14285714 37,85714286 Operaciones con una tabla dinmica. Cuando se genera una tabla dinmica, Excel muestra una barra de herramientas para poder realizar diferentes operaciones con los datos obtenidos de la tabla.

Construya una tabla dinmica que muestre la suma de cuotas por aficin y sexo. Haga una tabla dinmica que muestre la media de edad por Cuota y Sexo.

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