ic] | Universidad Nacional de Ingeniera | | |Ingeniera en Computacin |

Economa de Proyectos Informticos Grupo 4T1-Co

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD DEL SISTEMA DE INVENTARIO Y FACTURACIN EMPRESA MICROTECNOLOGA (SINFAMIC)

Docente: Ing. Flor de Mara Valle

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|GRUPO # 2 | |Nombre |Carnet |eMail | |Harvin Manuel |2008-23634 |harvintoledo@gmail.com | |Toledo Polanco | | | |Erving Jos |2008-23110 |ervingbonilla@hotmail.com | |Bonilla Garca | | | |Dietmar Bayardo Navarro Santos |2008-23675 |ditnasa@yahoo.com.mx |

Fecha de entrega: [11/08/2011]

Tabla de Contenido

1. Introduccin 5

2. Descripcin de la Situacin 6

3. Objetivos 7

3.1 Objetivo General 7

3.2 Objetivos Especficos 7

4. Beneficios de Automatizar 8

4.1 Beneficios Cuantificables 8

4.2 Beneficios No Cuantificables 9

5. Requerimientos Funcionales 10

6. Restricciones del Sistema 13

7. Diagramas de Flujo de Dato 14

7.1 Diagrama de Contexto 14

7.2 DFD Nivel 1 15

8. Anlisis de Riesgo 16

9. Factibilidad Tcnica 17

9.1 Inventario 17

9.1.1 Hardware 17 9.1.2 Software 17 9.1.3 Comunicaciones 17

9.2 Alternativa 1 17

9.2.1 Estrategia del Hardware/Comunicaciones 17 9.2.2 Estrategia del Software 17 9.2.3 Estrategia de RRHH 18 9.2.4 Metodologa de Desarrollo 18 9.2.5 Estrategia de Procesamiento 18

9.3 Alternativa 2 18

9.3.1 Estrategia del Hardware/Comunicaciones 18 9.3.2 Estrategia del Software 18 9.3.3 Estrategia de RRHH 18 9.3.4 Metodologa de Desarrollo 18 9.3.5 Estrategia de Procesamiento 18

9.4 Alternativa 3 19

9.4.1 Estrategia del Hardware/Comunicaciones 19 9.4.2 Estrategia del Software 19 9.4.3 Estrategia de RRHH 19 9.4.4 Metodologa de Desarrollo 19

9.4.5 Estrategia de Procesamiento 19

10. Factibilidad de Cronograma 19

11. Factibilidad Econmica 19

11.1 Alternativa 1 19

11.1.1 Costos de Inversin 19 11.1.2 Costos de Desarrollo 21 11.1.3 Costos Complementarios 21 11.1.4 Costo Total 22

11.2 Alternativa 2 22

11.2.1 Costos de Inversin 22 11.2.2 Costos de Desarrollo 23 11.2.3 Costos Complementarios 23 11.2.4 Costo Total 24

11.3 Alternativa 3 24

11.3.1 Costos de Inversin 24 11.3.2 Costos de Desarrollo 25 11.3.3 Costos Complementarios 26 11.3.4 Costo Total 26

12. Factibilidad Operativa 27

13. Factibilidad Legal 29

14. Anlisis de Alternativas 29

14.1 Anlisis Costo Beneficio 29

14.1.1 Costos Totales 29 14.1.2 Costo / Beneficio 29

14.2 Anlisis Tcnico de las Alternativas 30

14.3 Alternativa recomendada 31

15. Conclusiones 32

16. Bibliografa 33

17. Anexos 34

17.1 Entrevistas 34

17.2 Muestra de formatos / tablas de informacin 34

17.3 Estimacin de Esfuerzo (4T1-Co -> COCOMO, 4T3-Co -> Puntos de Funcin) 35

17.4 Cotizaciones 35

17.5 Tabla Anlisis de Riesgo (hoja de calculo) 35

17.6 Soporte de Elementos de Funcin 35

17.6.1 DER 36 17.6.2 Entradas 38 17.6.3 Salida 41 17.6.4 Consultas 44

Introduccin

La idea de crear un Sistema de Inventario y Facturacin para la empresa Microtecnologa (SINFAMIC) fue concebida por la necesidad que tena dicha empresa de llevar un mejor control de los productos que estn almacenados en bodega as como su entrega y recepcin, tambin contar con una mayor agilizacin en la facturacin a los clientes brindando un mejor servicio y una mejor atencin por ende contar con un sistema que cumpla con esta necesidades vendra a mejorar en gran manera la eficiencia de la misma Es por lo tanto, que a un analista de sistema le corresponde estudiar los requisitos bsicos para las gestiones empresariales y como se combinan los recursos. Este caso hemos realizado un estudio de la manera en que se utilizan los bienes y servicios de la empresa Microtecnologa para realizar los procesos de control de inventario y facturacin. Para ello es necesario hacer ver al cliente varios puntos importantes: Que los sistemas automatizan las operaciones diarias que realizan las empresas. Esto es, que pueden realizar labores que para los humanos toman mucho tiempo y sin errores y que son ms precisos.

 Que son capaces de ayudar a tomar decisiones inteligentes y tomar estrategias de negocios ms adecuadas.

Que agilizan los procesos de venta y compra de productos y mantienen al tanto al personal de cualquier producto que falte, o este tenga demanda.

Descripcin de la Situacin

Actualmente La empresa Microtecnologa maneja un inventario de manera poco ortodoxa en hojas de clculo de Excel o contando los productos manualmente conllevando as a errores humanos y un mal control de los productos en existencia perdiendo valioso tiempo a la hora de hacer pedidos a sus proveedores. Para la realizacin de inventario se llenan hojas con los siguientes datos:

- Descripcin del producto - Marca - Fecha de ingreso en bodegas - Fecha de salida en bodegas - Si el producto ha sufrido daos o est en buen estado - Si se le da de baja a un producto por fallas que sufre si se le da de baja - La marca del producto - El cdigo del producto

- El tipo de producto

Puedes ser que los productos sufran bajas por otro motivo en este caso que se

hayan vencido como es el caso de: cartuchos de tinta, los tner, etc.

Con respecto a la facturacin es realizada por medio de un talonario de facturas mandado a hacer por encargo a una imprenta, al momento de facturar esta es realizada por los mismos vendedores perdiendo as tiempo valioso y provocando atraso a la hora de entregar los productos. Tambin se da el caso de la perdida de facturas acarreando problemas al momento de alguna auditoria o control de comisiones.

La distribucin de los productos es hecha bajo las siguientes condiciones: La empresa no da crdito de ningn tipo a ningn cliente , por el momento. La empresa sigue todos los pasos que contempla la ley para la distribucin de los productos. La empresa brinda garanta de todos sus productos segn el marco legal y las condiciones impuestas por las empresas proveedoras. La empresa no responde por daos causados por el mal manejo o cualquier descuido por parte del cliente.

La empresa distribuye sus productos mediante vehculos. Objetivos

5 Objetivo General

Implementar un sistema de inventario y facturacin para la empresa Microtecnologa

6 Objetivos Especficos

o Agilizar el proceso de realizacin de Inventario mediante la implementacin de un sistema o Acelerar el proceso de facturacin como son llenado de formulario de factura e impresin de la misma o Disminuir la cantidad de errores que se comenten en el proceso de facturacin para venta de equipos o Mejorar la atencin y el servicio al cliente o Llevar el control de ventas de equipos informticos o Llevar el control de inventario de equipos informticos

o.

Beneficios de Automatizar

8 Beneficios Cuantificables

|Cantidad |Descripcin |Precio Unitario |Ahorro mensual | |mensual | | | | |ahorrada | | | | |50 |Talonarios de Facturas |$3.50 |$175 | |5 |Cartucho de Tinta |$12 |$60 | | |Impresin Epson | | | |7 |Resmas de Papel Bond |$7 |$49 | ||||| ||||| |Total mensual | |$294 |

9 10 Beneficios No Cuantificables

o Ordenamiento ms adecuado de archivos lo que permitir su rpida consulta o Generacin automtica de facturas de venta o Servicio y atencin al cliente ms eficaz y rpido. o Precisin en la manipulacin de la informacin que se hace del inventario y la facturacin. o Ahorro de insumos como papelera, tinta y uso de impresoras lo que les permite un tiempo de vida mas prolongado. o Mejoramiento de las condiciones de trabajos para empleados o Mejoramiento del servicio y atencin al cliente o Formulacin ms rpida de los pedidos que la empresa realiza a sus clientes o Cuantificacin ms rpida de los productos o

Requerimientos Funcionales

1) Llevar el control la entrada y salida de cada producto por fecha, cdigo y tipo de producto.

2) Generar un detallado del comportamiento de las ventas de los productos.

3) Generar un reporte de las ventas de productos detallando la fecha, el precio por motivos fiscales.

4) Llevar el control de fecha de vencimiento de productos que lo tienen

5) Llevar el control de la fecha de expiracin de la garanta de equipos informticos que la empresa adquiere con sus proveedores

6) Llevar el control de la fecha de expiracin de la garanta de equipos informticos que la empresa vende a sus clientes

7) Llevar el control las ganancias por las ventas realizadas.

8) Llevar el control las ventas diarias cuando se realizan los arqueos de los asistentes vendedores.

9) Llevar el control del pago de bonos que realizan los clientes especiales que tienen crdito con la empresa.

10) Generar reporte de ventas y adquisiciones de productos para controlar la oferta y la demanda de estos

11) Llevar el control detallado de cada pedido que la empresa Microtecnologa realiza a sus proveedores.

12) Generar y registrar facturas para los clientes sobre venta de equipos informticos por parte de la empresa

13) Registrar facturas externas sobre equipo informtico que la empresa compra proveedores

14) Registrar facturas sobre equipo de todo tipo que la empresa adquiere para su desenvolvimiento

15) Registrar cada pago que se haga con tarjeta de crdito para su posterior inspeccin y/o comprobacin

16) Registrar cada bono que se haga por uno o varios productos por parte de los clientes-crdito

17) Mostrar el comportamiento de las ventas mediante grficos de barra y pastel

18) Mostrar niveles de existencia de equipos informticos por orden de tipo de producto, marca y prioridad de compra

19) Mostrar mediante una lista los productos con ms demanda por parte de los cliente de la empresa Microtecnologa

20) Mostrar un reporte cuando sea necesario de los clientes que ms visitan la empresa Microtecnologa por motivos de promocin y descuentos especiales

21) Registrar fecha de rdenes que los clientes hagan junto con los detalles de los equipos informticos que estos soliciten

22) Registrar las fechas de envi que sean realizada a los clientes por parte de la empresa Microtecnologa

23) Registrar las fechas de cancelacin de clientes crdito

24) Registrar las ventas por da y vendedor a cargo de ese momento por motivos de facturacin

25) Registrar detalles de devolucin por fecha, tipo de producto cantidad si esta es realizada por un cliente

26) Registrar el informacin bsica de los clientes sean tanto particulares como empresas a las que se vende productos informticos al por mayor

27) Registrar por fecha, cantidad, descripcin y marca la salida de equipos informticos justificando el motivo de salida por parte del usuario

28) Registrar por fecha, cantidad, descripcin y marca la entrada de productos de equipos informticos justificando el motivo de entrada por parte del usuario

29) Advertir sobre el agotamiento de equipos informticos

30) Advertir sobre productos que estn por vencerse

31) Advertir sobre la caducidad de garanta de equipos informticos para su revisin

32) Imprimir hoja de pedidos que la empresa realiza a sus proveedores

33) Imprimir factura de venta con detalle del cliente y productos vendidos

34) Imprimir hoja de devolucin de productos que son regresados por motivos especficos por parte del cliente, ya sea daos en el producto, expiracin de fecha de vencimiento etc.

35) Imprimir hoja de bonos o mejor dicho comprobantes de pago, realizados por clientes que tienen crditos como comprobantes de pago

36) Exportar a Excel cuando sea necesario cualquier factura por motivos de portabilidad

37) Exportar a Excel hojas electrnicas de pedido por motivos de portabilidad

Requerimientos no funcionales

Requerimientos de entorno

1) Agregar bateras UPS a cada computadora para que los usuarios puedan guardar su trabajo cuando haya cortes de energa

2) Conectar en red las computadoras con un servidor para hacer un respaldo de informacin del sistema mismo

Requerimientos de adaptabilidad

1) Dejar previsto el sistema para que pueda ampliarse cuando se hagan mejoras del servicio de venta como son suministros de crdito, promociones etc.

Facilidad de uso

1) Mostrar cuadros de dilogo con mensaje de error cuando ciertos campos requeridos por el sistema no puedan ir en blanco como por ejemplo en facturas y nombres de proveedores

2) Mostrar mensajes de advertencia cuando cierto equipo informtico solicitado por algn cliente se haya agotado

Restricciones del Sistema

El sistema se limitar solamente a almacenar el conteo de inventario y algunos datos sobre su fecha de entrada o salida de los productos. El sistema solo controlar algunos datos de la facturacin ya que el formato de factura es solamente fsico. El sistema podr imprimir o realizar reportes de facturacin solamente con el fin de ser escrito haciendo esto en correspondencia con las leyes fiscales. El sistema permitir ciertos campos vacos en un formulario de factura e xcepto nombre y apellidos al cliente que se emitir la factura de compra por productos que este haya realizado El sistema imprimir factura solamente una vez en caso contrario la otra factura emitida ser catalogada como copia en caso de prdida de la misma o para alguna reposicin. Diagramas de Flujo de Dato

16 Diagrama de Contexto

[pic]

17 DFD Nivel 1

[pic]

Anlisis de Riesgo

Riesgo Numero 1: El sistema nunca ser entregado Bajo Factores: La empresa si necesita llevar el control de todos los productos que vende y tener una idea de los precios presentes en el mercado es por esta razn que la empresa si necesita hacer el uso de un sistema. Riesgo Numero 2: El sistema ser entregado tarde Factores: Debido a que la empresa SINFAMIC tiene ventas que no son de tan elevado nivel esta ha solicitado pocas funcionalidades del sistema. Las necesidades de la empresa no reflejan un volumen elevado y por esto han solicitado que el sistema tenga pocas caractersticas. Riesgo 3: Los costos del proyecto excedern el presupuesto bajo Factores: Ya haba existido alguien encargado de realizar los estudios para implementar un sistema y ya se haban evaluado algunas caractersticas de lo que se necesitaba y como el nmero de requerimientos del sistema es mnimo entonces los costos del proyecto en esta situacin no excedern el presupuesto. Riesgo 4: Los usuarios no estarn involucrados medio Se pens en implementarse primero el subsistema de inventario para llevar el control de los productos mientras se implementaba el subsistema de facturacin as que mientras se desarrollaba el proyecto se pens en hacer las pruebas y activar y poner en funcionamiento el sistema. Riesgo 5: El sistema tendr carencia de funcionalidad Medio Factores: Debido que el sistema tendr por el momento pocas funcionalidades harn falta implementar algunas caractersticas deseables en el sistema como son conexiones en red etc. Riesgo 6: El sistema tendr errores Bajo Factores: Al contar con una buena herramienta de desarrollo de software

adecuado y un gestor de base de datos de calidad esto disminuye que el sistema tenga errores ya que estos cuentan con bastantes herramientas de depuracin. Riesgo 7: El sistema ser de difcil utilizacin Bajo Factores: se prepararn interfaces de usuario para que el cliente tenga un rpido acceso a la informacin ya que la filosofa en el estudio para la implementacin de un software que se est haciendo en estos momentos es facilitarle las cosas a los usuarios para que estos puedan realizar las operaciones adecuadas. Riesgo 8: El sistema en operacin tendr cadas o no cumplir los estndares requeridos. Debido al tamao del sistema este no tendr cadas ya que no ser diseado para ser implementado en ningn tipo de red. Pero si hay que tener la precaucin de revisar y dar mantenimiento al equipo del hardware para darle mayor rendimiento. Riesgo 9: El sistema ser de difcil o costoso mantenimiento Bajo Factores: La manera en que ser operado el sistema es sencillo ya que n o contar con una gran complejidad para realizar los procesos de facturacin e inventario as que las actualizaciones ocuparn poco tiempo.

Factibilidad Tcnica

21 Inventario

1 Hardware

Se confirm la existencia de los siguientes equipos dentro de la empresa: - 3 Computadoras de Escritorio Clones con estas caractersticas: -> Procesador Intel Pentium Dual-Core de 2.30 Ghz.

-> 1 GB Memoria RAM DDR2 -> 160GB de Disco Duro -> Monitor LCD de 15 Pulgadas - 1 Computadora Portatil. - 4 Estabilizadores de Energia junto con Respaldo de Bateria de 20 minutos. - Aire acondicionado para ventilacion.

2 Software

-Microsoft Office 2007 Professional.

3 Comunicaciones

- 1 Router Inalambrico.

22 Alternativa 1

1 Estrategia del Hardware/Comunicaciones

Se propone la adquisicin de 2 computadoras de escritorio de caractersticas confortables, con el objetivo de establecer una de ellas como el servidor de base de datos al cual las terminales (entre ellas la segunda computadora y las existentes) accedern mediante la aplicacin grafica cliente para los procesos de consulta de existencias y facturacin.

La forma de comunicacin es mediante una red cableada LAN, conectadas a un switch de 24 puertos, el cual este a su vez esta interconctado al router que tiene la empresa para recibir conexin a internet y tener acceso a otras maquinas y al

mismo servidor. Aqu se encuentra conectada una impresora a una de las terminales de igual forma compartida para que pueda ser utilzada por todos.

2 Estrategia del Software

- Dado a que es una aplicacin Cliente-Servidor, se requiere de un software donde se ejecute el servidor. Esta alternativa propone usar Oracle Enterprise 11 como gestor del servidor de base de datos. Asimismo se recomienda usar el Paquete Visual Studio 2010 Ultimate para desarrollar la aplicacin cliente debido a su f acilidad de uso tanto para el programador como para el usuario final. Todo esto en la plataforma del Sistema Operativo Windows 7 Ultimate, por su amplia compatibilidad.

3 Estrategia de RRHH

- 1 Desarrollador de Software.

4 Metodologa de Desarrollo

- Metodologia en Cascada

5 Estrategia de Procesamiento

- Procesamiento Centralizado.

23 Alternativa 2

PODRA DIFERENCIARSE DE LA ALTERNATIVA 1 EN UNA O MAS

ESTRATEGIAS

1 Estrategia del Hardware/Comunicaciones

Es en base similar a la alternativa anterior. Las variaciones consisten en equipos informticos ms eficientes y mas poderosos. La estructura de comunicacin seria la misma de una red LAN con la relacin cliente-servidor. Se obtendran 3 terminales de bajo poder para enlazarlas al servidor de base de datos para trabajar con la aplicacin grafica.

2 Estrategia del Software

- Montaje del Servidor en SQL Server 2008 con su respecitva licencia de uso. - Software de Aplicacin para el usuario desarrollado en OpenJAVA. - Sistema Operativo Windows 7 Ultimate.

3 Estrategia de RRHH

- 1 Desarrollador en Jefe - 1 Equipo de 3 Programadores

4 Metodologa de Desarrollo

- Metodologia en Cascada

5 Estrategia de Procesamiento

- Procesamiento Centralizado.

24 Alternativa 3

1 Estrategia del Hardware/Comunicaciones

En esta se propone trabajar con el hardware con nfasis en disminuir la necesidad de conseguir equipo nuevo y sofisticado para poder mantener la mejor relacin precio-rendimiento. En esta se propone comprar una computadora de mediano poder para actuar como el servidor de base datos. La estrategia de comunicacin comprene un switch pequeo para conectar las computadoras existentes hacia el servidor. En las maquinas actuales se instalara la aplicacin grafica del usuario.

2 Estrategia del Software

- Servidor de Datos en PostgreSQL - Aplicacin Grafica de Usuario en OpenJAVA - Windows XP Professional.

3 Estrategia de RRHH

- 1 Programador.

4 Metodologa de Desarrollo

- Metodologia de Cascada.

5 Estrategia de Procesamiento

- Procesamiento Centralizado.

Factibilidad de Cronograma

Factibilidad Econmica

27 Alternativa 1

Desarrollo del software por acceso en red LAN.

1 Costos de Inversin

|HARDWARE | |Cantidad |Descripcin |Precio Unitario |Precio Total | |2 |Computadoras de Escritorio para Terminal Servidor(Dual Core, 1GB RAM, 250GB de Disco Duro) |$340 |$680 | |1 |Impresora Laser de alto rendimiento (5000-8000 copias) |$150 |$150 | ||||| ||||| ||| || |Subtotal |$830.00 | |SOFTWARE | |Cantidad |Descripcin |Precio Unitario |Precio Total | |1 |Licencia Standalone de Visual Studio 2010 |$650 |$650 | |1 |Licencia de Oracle |$210 |$210 | |1 |Licencia de Windows 7 Ultimate |$170 |$170 | |||||

||||| ||||| |Subtotal |$1030.00 | |COMUNICACIONES | |Cantidad |Descripcin |Precio Unitario |Precio Total | |24 |Cable UTP |5$ |$120 | |1 |Switch de 24 Puertos |$170 |$170 | ||||| ||||| ||||| ||||| |Subtotal |$290 | |TOTAL |$2150 |

2 Costos de Desarrollo

|Cantidad |Rol |Salario Mensual |Meses |Total | |1 |Desarrollador de Aplicacion |500$ |2 |$1000 | |||||| |||||| |||||| |||||| |TOTAL |$1000.00 |

3 Costos Complementarios

|Cantidad |Descripcin |Precio Unitario |Precio Total |

||||| ||||| ||||| ||||| ||||| ||||| ||||| |Subtotal | | |TOTAL | |

4 Costo Total

|Cantidad |Totales | |Costo de Inversin |$2150 | |Costo de Desarrollo |$1000 | |Costos Complementarios | | |Subtotal |$3150 | |GRAN TOTAL |$3150 |

28 Alternativa 2

1 Costos de Inversin

|HARDWARE | |Cantidad |Descripcin |Precio Unitario |Precio Total | |1 |Equipo Servidor |$750 |$750 | |3 |Equipos Terminales | $380 |$1140 | |||||

||||| ||||| |Subtotal |$1890 | |SOFTWARE | |Cantidad |Descripcin |Precio Unitario |Precio Total | |1 |Licencia SQL Server 2008 |$770 |$770 | |1 |Licencia de Windows 7 Ultimate |$550 |$550 | ||||| ||||| ||||| ||||| |Subtotal |$1320 | |COMUNICACIONES | |Cantidad |Descripcin |Precio Unitario |Precio Total | |1 |Switch de 24 puertos |$150 |$150 | |10 |Cables UTP |$5 |$50 | ||||| ||||| ||||| ||||| |Subtotal |$200 | |TOTAL |$3410 |

2 Costos de Desarrollo

|Cantidad |Rol |Salario Mensual |Meses |Total | |1 |Desarrollador en Jefe |$900 |4 |$3600 |

|2 |Progamadores |$350 |4 |$1400 | |||||| |||||| |||||| |TOTAL |$5000 |

3 Costos Complementarios

|Cantidad |Descripcin |Precio Unitario |Precio Total | ||||| ||||| ||||| ||||| ||||| |Subtotal | | |TOTAL | |

4 Costo Total

|Cantidad |Totales | |Costo de Inversin |$3410 | |Costo de Desarrollo |$5000 | |Costos Complementarios | | |Subtotal |$8410 | |GRAN TOTAL |$8410 |

29 Alternativa 3

1 Costos de Inversin

|HARDWARE | |Cantidad |Descripcin |Precio Unitario |Precio Total | |1 |Computadora de Escritorio(Dual Core, 2GB de Ram, 250GB de Disco Duro, Monitor de 17 Incluido) |$450 |$450 | ||||| ||||| ||||| ||||| |Subtotal |$450 | |SOFTWARE | |Cantidad |Descripcin |Precio Unitario |Precio Total | |1 |Licencia para Windows XP Professional |$130 |$130 | ||||| ||||| ||||| ||||| ||||| |Subtotal |$130 | |COMUNICACIONES | |Cantidad |Descripcin |Precio Unitario |Precio Total | |1 |Switch de 8 Puertos |$25 |$25 | |8 |Cables UTP |$5 |$40 | ||||| |||||

||||| ||||| |Subtotal |$65 | |TOTAL |$645 |

2 Costos de Desarrollo

|Cantidad |Rol |Salario Mensual |Meses |Total | |1 |Programador |$200 |3 |$600 | |||||| |||||| |||||| |||||| |TOTAL |$600 |

3 Costos Complementarios

|Cantidad |Descripcin |Precio Unitario |Precio Total | ||||| ||||| ||||| ||||| ||||| |Subtotal | | |TOTAL | |

4 Costo Total

|Clasificacin de Costos |Totales | |Costo de Inversin |$645 | |Costo de Desarrollo |$600 | |Costos Complementarios | | |Subtotal |$1245 | |GRAN TOTAL |$1245 |

Factibilidad Operativa

Cambios organizacionales

El desarrollo de un nuevo sistema para la empresa Microtecnolga requiere que se capacite todo el personal involucrado y que se reestructure todo el personal ra su posterior uso.

As que el personal quedara jerarquizado de la siguiente manera como administrador tenemos al gerente, para el ingreso y salida de productos y tambin con la facultada para ingresar los datos de estos al sistema tenemos al encargado de bodega y tambin un agente de ventas o vendedor que podr facturar los productos.

Para realizar cada operacin en el sistema sern definidos roles de usuario los cuales tendrn una contrasea y un nombre de usuario lo cual permitir extender o restringir ciertas operaciones en el sistema como ingresar productos nuevos, sacar productos para venta, modificar precios etc.

Normas, mtodos y funciones organizacionales vigentes Actualmente la empresa se subdivide en varios cargos que se desempean segn

la funcin que se le haya asignado.

El gerente tiene la facultad de controlar los ingresos de los productos y realizar las compras a proveedores, as como tomar decisiones en base a una evolucin emprica de que productos comprar y cules pueden ser los ms adecuados para su venta en el mercado.

Un encargado de bodega que es el que lleva el control de los ingresos de los productos que son adquiridos a los proveedores as como tambin es encargado de realizar las entregas a domicilio con vehculo a clientes que hacen las rdenes va telefnica.

Un vendedor o agente de ventas que es el que promueve los productos a proveedores y otro que despacha localmente de clientes que visitan la empresa.

Desarrollo organizativo alcanzado Con la implementacin del sistema se pretende el manejo del sistema segn el cargo y que este se mejore segn la utilizacin del mismo. Con esto tambin se pretende que se respeten las reglas de acceso al sistema mismo.

Conflictos potenciales Los conflictos que presentar esta organizacin son mnimos excepto porque algunas tareas estarn restringidas a un usuario segn el cargo.

Por motivos administrativos se hacen estas restricciones de uso del sistema dejando claro que esto permitir realizar operaciones ms adecuadas en el uso del sistema.

Adaptacin al cambio

Los usuarios fcilmente podrn adaptarse al cambio debido a que el sistema realizar operaciones con las que los usuarios de esta empresa estn familiarizados como son hojas electrnicas de factura, hojas de pedidos, y operaciones como guardar modificar, buscar etc., datos concernientes al manejo y de ventas y compras de productos.

Factibilidad Legal

Segn la legislacin de Nicaragua, este sistema debe emitir las facturas con ciertos requisitos en ella. Se ha ajustado su estructura de salida para no infringir ningn articulo y evitarle a la empresa problemas legales en cuanto a la mala emisin de facturas.

Para la realizacin del sistema hemos sido muy cuidadosos con el manejo de facturas: tanto las que vienen de proveedores a los cuales la empresa Microtecnologa adquiere los productos como los que son clientes de la empresa misma.

Anlisis de Alternativas

34 Anlisis Costo Beneficio

1 Costos Totales

|Clasificacin de Costos |Alternativa 1 |Alternativa 2 |Alternativa 3 | |Costo de Inversin |$2150 |$3410 |$645 |

|Costo de Desarrollo |$1000 |$5000 |$600 | |Costos Complementarios | ||| |TOTAL | $3150 |$8410 |$1245 |

2 Costo / Beneficio

|Costo / Beneficio |Alternativa 1 |Alternativa 2 |Alternativa 3 | |Costo Total |$3150 |$8410 |$1245 | |Beneficio Total |$17740 |$17740 |$17740 | |COSTO / BENEFICIO |5.63 |2.10 |14.24 |

VIDA UTIL DEL SISTEMA: 60 MESES

35 Anlisis Tcnico de las Alternativas

Alternativa 1 (Sistema Cliente-Servidor con LAN de Alta Velocidad)

Ventajas Al contar con un servidor de bases de datos, no se necesita mantener el manejador instalado en todas las terminales. Se garantiza estabilidad y mayor velocidad de respuesta para las consultas en el momento que el cliente necesite. Mejor manejo de productos en existencia asi como mayor eficiencia del proceso de facturacin. o Desventajas Al presentarse una cada del servidor afectara a las terminales tambin.

Alternativa 2 (Sistema Cliente-Servidor con un equipo de altas prestaciones)

Ventajas Excelente estabilidad y eficiencia del sistema al emplear un equipo profesional. Desempeo notable en el proceso de consulta, compra-venta de los productos. Desventajas Alto costo de inversin. Alto costo de mantenimiento del servidor y base de datos. Licencias de Software difciles de obtener.

Alternativa 3 (Sistema Cliente-Servidor con alto Nivel de Economia)

Ventajas Economia en la inversin al ser esta alternativa las menos costosa. Buena relacin precio-rendimiento. Excelentes beneficios cuantificalbes durante el tiempo de vida del sistema. Reutilizacion de los equipos ya disponibles. Desventajas Tecnologia Defasada. Alto costo de mantenimiento por posibles consecuentes fallas de los equipos. Mayor esfuerzo de trabajo al utilizar software gratuito.

36 37 Alternativa recomendada

Por medio de las tablas de costo-beneficio y las estrategias analizadas, podemos escoger una alternativa la cual vendra a ser la ms factible. En este caso la alternativa sugerida seria la alternativa numero 3. Las razones vendran a ser su mejor relacin de beneficios obtenidos a raz de la inversin realizada en dicho

sistema, lo cual tiende a atraer ms a los superiores de la empresa.

Conclusiones

En este estudio de factibilidad de la implementacin de un Sistema para la empresa Microtecnologa hemos llegado a concluir que el proyecto trae bastantes beneficios y que existe un buen tiempo de recuperacin del dinero invertido para ejecutar dicho proyecto.

La agilizacin de los procesos que intervienen en el levantamiento de un inventario y facturacin de la venta hace que este sistema sea un xito y los errores que cometen los usuarios al trabajar con precios y cdigos disminuyan por lo que el sistema es el encargado de realizar la comprobacin de los datos de los productos, c lientes y proveedores.

Adems la readaptacin de las tareas que va a realizar el personal fue un factor clave ya que los usuarios inexpertos pueden desestabilizar el sistema, por eso en la factibilidad operativa se ha sugerido cambiar el rol de trabajo de venta, distribucin, almacenamiento de los equipos informticos que son el corazn de la empresa Microtecnologa.

Bibliografa

Kendall E. Kennet; Julie Kendall L.; Analisis y Dise;o de Sistemas; Editorial Pearson Educacin; 2005

Roger S. Pressmann; Ingeniera de Software; Editorial Mc Graw Hil; 2005

Hawryszkiewycz; Analisis y Dise;o de Bases de Datos; Editorial Limusa 1994

Web sites

Anexos

44 Entrevistas

45 Muestra de formatos / tablas de informacin

Formato para Factura [pic]

Formato para levantar inventario [pic]

46 Estimacin de Esfuerzo (4T1-Co -> COCOMO, 4T3-Co -> Puntos de Funcin)

47 48 Cotizaciones

Cotizacin de Empresa Microtecnologa

Nombre: Dietmar Bayardo Santos Atencin: Email: Telfono:

Atendido Por: Jorge Novoa Fecha: 08 de Agosto del 2011

|Cantidad |Descripcin |Precio Unitario |Precio Total | |1 |Procesador Intel Core i5 2.2Ghz |$680.00 |$680.00 | | |Tarjeta Madre Intel | | | | |Memoria DDR3 8Gb | | | | |Disco Duro 2TB | | | | |Case | | | | |Teclado | | | | |Mouse | | | | |Parlantes | | | | |Monitor AOC LCD de 18 | | | | |Quemador de DVD LG MultiRecord | | | | | |Subtotal |$680.00 | | | |IVA% |$96.00 | | | |Total General |$776.00 | | | |Crdobas |C$17,615.2 |

Por motivos de que la empresa es una empresa de ventas de productos

informticos, sta ya contaba con equipo capacitado para la instalacin del sistema. Una alternativa sugerida es la compra de un equipo para servidor por lo que anexamos esta cotizacin extendida por dicha empresa por contar con mejores precios.

50 Tabla Anlisis de Riesgo (hoja de calculo)

51 Soporte de Elementos de Funcin

1 2 DER

[pic]

3 4 Entradas

Rojo: Etiquetas datos no editables Negro: Campos editables que estn dentro de tablas Azul: datos que siempre van Detalle de Factura Cliente Formato modificable Archivos 7 atrubutos 12

|Empresa Microtecnologia |R.U.C |#de factura:0001 | | |Direccion: Barrio Los Laureles, km 5, | | | | |carretera Norte | | | | |Telfono: 22631878 |Fax: 22631887 | | | |Nombre del Cliente: |Direccion: |Telfono: | | |Cod. Producto |Descripcin: |Precio Unitario |Cantidad | ||||| |||||

||||| ||||| | | |Subtotal | | | | |Descuento | | | | |Total | |

Formato de hoja de Pedido a Proveedores Formato Modicable Archivos 7 Atributos 12

|Empresa Microtecnologia |R.U.C | | | |Direccion: Barrio Los Laureles, km 5, | | | | |carretera Norte | | | | |Telfono: 22631878 |Fax: 22631887 | | |Nombre de empresa: |Direccion: |Telfono: | | |R.U.C Empresa: |Pedido Nro: | | | |Cod. Producto |Descripcin: |Precio Unitario |Cantidad | ||||| ||||| ||||| ||||| | | |Subtotal | | | | |Descuento | | | | |Total | |

Informacin Bsica Del Cliente Del Cliente Particular |Nombre: Marvin Jos | |Apellido: Rojas Medina | |Telefono:861888537 |

|Direccin: Barrio Sandino, Ocotal, Nueva Segovia |

Acceso: 3 Archivos Atributos 4

Informacin total del cliente Particular |Nombre: Marvin Jos | |Apellido: Rojas Medina | |Telefono:22631827 | |Direccin: Barrio Sandino, Ocotal, Nueva Segovia | |Movil:86188537 | |Pais:Nicaragua | |Ciudad:Managua |

Acceso: 3 Archivos Atributos 7 Informacin Bsica Del Cliente Del Cliente Empresa |Nombre: Marvin Jos | |R.U.C: 2637ABC | |Telefono:861888537 | |Direccin: Barrio Sandino, Ocotal, Nueva Segovia |

Acceso: 3 Archivos Atributos 4

Informacin total del cliente Empresa |Nombre: Marvin Jos | |R.U.C: 2637ABC | |Telefono:22631827 | |Direccin: Barrio Sandino, Ocotal, Nueva Segovia | |Movil:86188537

| |Pais:Nicaragua | |Ciudad:Managua |

Acceso: 3 Archivos Atributos 7

Acceso a archivos:7 archivos

Ingreso y actualizacin de nuevos productos |Codigo de Producto |Descripcin |Marca |Cantidad |Precio Compra |Precio | | | | | | |Venta | ||||||| ||||||| ||||||| ||||||| ||||||| ||||||| |||||||

Acceso a 3 archivos

Detalle venta de producto |Descripcion |Marca |Precio |Cantidad | ||||| ||||| |||||

Acceso: 5 Archivos

Detalle de Datos de Clientes Particulares |Nombre |Apellidos |Telefono |e-mail |Nota | |||||| |||||| ||||||

Acceso: 5 Archivos

Detalle de datos de Clientes Empresa |Nombre Empresa |RUC |Telefono |e-mail |Nota | ||| ||| |||||| ||||||

Acceso: 5 Archivos

Detalle de Datos de Proveedores |Nombre Empresa |RUC |Tipo |Telefono |e-mail |Nota | ||||||| ||||||| |||||||

Acceso: 5 Archivos Salidas de Productos |Producto: | | |Marca: | |

|Motivo Salida: | | |Cantidad Minima: |No editable | |Cantidad Actual: |No editable | |Cantidad A sacar: | |

Numero de campos: 6 Acceso a Archivos: 7 Entrada de Productos |Producto: | | |Marca: | | |Motivo entrada: | | |Cantidad Minima: |No editable | |Cantidad Actual: |No editable | |Cantidad A introducir: | |

Numero de campos: 6 Acceso a Archivos: 7

Modificar producto |Nombre Actual de producto: |No editable | |Nuevo Nombre producto: | | | ||

Numero de campos: 2 Acceso a archivos: 1 Modificar Marca |Nombre Actual de Marca: |No editable |

|Nuevo Nombre marca: | | |||

Numero de campos: 2 Acceso a Archivos: 1

5 Salida

Detalle de Factura Cliente Formato a Imprimir

|Empresa Microtecnologia |R.U.C |#de factura:0001 | | |Direccion: Barrio Los Laureles, km 5, | | | | |carretera Norte | | | | |Telfono: 22631878 |Fax: 22631887 | | | |Nombre del Cliente: |Direccion: |Telfono: | | |Cod. Producto |Descripcin: |Precio Unitario |Cantidad | ||||| ||||| ||||| | | |Subtotal | | | | |Descuento | | | | |Total | |

Formato de hoja de Pedido a Proveedores

|Empresa Microtecnologia |R.U.C | | | |Direccion: Barrio Los Laureles, km 5, | | | | |carretera Norte | | | |

|Telfono: 22631878 |Fax: 22631887 | | | |Nombre de empresa: |Direccion: no: | | |R.U.C Empresa: |Pedido Nro: | | | |Cod. Producto |Descripcin: |Precio Unitario |Cantidad | ||||| ||||| ||||| ||||| | | |Subtotal | | | | |Descuento | | | | |Total | |

Impresin de reportes Acceso: 7 archivos Impresin de reportes de proveedores |Empresa Microtecnologia | |R.U.C | | |Direccion: Barrio Los Laureles, km 5, | | | | |carretera Norte | | | | |Telfono: 22631878 | |Fax: 22631887 | | |Nombre de empresa: |R.U.C |Direccion: |Telfono: | ||||| ||||| ||||| |||||

Acceso:7 archivos Reporte de Artculos en existencia

|Empresa Microtecnologia | | |R.U.C | |Direccion: Barrio Los Laureles, km | | | | |5, carretera Norte | | | | |Telfono: 22631878 | | |Fax: 22631887 | |Codigo del producto: |Descripcin del |Marca del Producto |Cantidad Existente | | |Producto ||| ||||| ||||| ||||| |||||

7 archivos

6 7 Consultas

Nota: los datos en este caso son solo para mostrar valores de los datos, y las casillas no son editables

Detalle venta de producto |Descripcion |Marca |Precio |Cantidad | ||||| ||||| |||||

Acceso: 5 Archivos

Detalle de Datos de Clientes Particulares

|Nombre |Apellidos |Telefono |e-mail |Nota | |||||| |||||| ||||||

Acceso: 5 Archivos Detalle de clientes que son empresa |Nombre Empresa |RUC |TIPO |Telefono |e-mail |Nota | ||||||| ||||||| |||||||

Acceso: 4 Archivos

Detalle de Datos de Proveedores |Nombre Empresa |RUC |Tipo | |Telefono |e-mail |Nota | |||||||| |||||||| ||||||||

Acceso: 5 Archivos