Sistema de Registro de Seguro Vida Ley

SISTEMA DE REGISTRO DE SEGURO VIDA LEY

Gua de Usuario - Carga Masiva Versin 1.0
Oficina de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones Oficina General de Estadstica y Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones

2011
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Historia de Revisiones tem 1 2 3 Fecha 03/10/2011 Versin 1.0 Descripcin Gua de usuario Autor Karina Yuliana Aguilar Lugo

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Contenido
INTRODUCCION .................................................................................................................................. 5 SISTEMA DE REGISTRO DE SEGURO VIDA LEY ................................................................................... 6 PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA MASIVA ....................................................................................... 6 1. Paso I ................................................................................................................................. 6 1.1. 1.2. 1.3. 2. 3. 4. Trabajador................................................................................................................ 10 PolizaxTrabajador................................................................................................... 10 PolizaxBeneficiario ................................................................................................. 10

Paso II .............................................................................................................................. 19 Paso III ............................................................................................................................. 25 Paso IV ............................................................................................................................. 28

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INTRODUCCION

En atencin a la Disposicin Complementaria Transitoria del D.S. N 003-2011-TR que aprueba el Reglamento de la Ley N 295549, donde seala que el Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo deber implementar el Registro Obligatorio de Contratos de Seguro Vida Ley. Con fecha 15 de Junio del 2011 se implement el Sistema de Registro Obligatorio de Contrato de Seguro Vida Ley el cual permite registrar los datos de la pliza, los trabajadores y beneficiarios que forman parte de la pliza. Asimismo, para agilizar y permitir realizar carga de datos en forma masiva, se implementa la funcionalidad denominada Carga Masiva en el Sistema de Registro Obligatorio de

Contrato de Seguro Vida Ley.

La presente gua tiene por finalidad facilitar en el manejo del uso de la funcionalidad Carga Masiva en el sistema.

Lima, 05 de Octubre del 2011

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PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA MASIVA
Los pasos que deben seguir para la carga masiva se detalla a continuacin: 1. Paso I

Los empleadores debern ingresar la informacin de la pliza, trabajadores y beneficiario en un archivo Excel el cual contiene el formato obligatorio. El archivo en Excel deber ser bajado de la pgina web del ministerio (www.mintra.gob.pe), el nombre del archivo es FORMATO_SEGUROVIDA.xlsm. Al abrir el archivo debern habilitar el contenido de la macro; para ello debern seguir las siguientes instrucciones: Dar clic a Opciones; como se muestra en la siguiente figura

Dar clic al botn Opciones

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Se mostrar la siguiente pantalla en el cual deber dar clic a Habilitar este contenido

Dar clic a Habilitar este contenido

Finalmente se abrir de manera correcta la plantilla en excell.

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La siguiente imagen muestra la plantilla en Excel

La plantilla en Excel contiene 3 hojas: TRABAJADOR, POLIZAxTRABAJADOR, POLIZAxBENEFICIARIO (MAYUSCULAS)

Las otras tres hojas que se muestran en minscula son los valores que se deben ingresar en las siguientes columnas que se encuentran de color azul o COD. TIPO DOCUMENTO IDENTIDADHace referencia a la hoja denominada Tipo Documento; el cual tiene los siguientes valores:

Cdigo Tipo Documento

Descripcin Tipo Documento DOCUMENTO NACIONAL DE IDENTIDAD PARTIDA DE NACIMIENTO CARNET DE EXTRANJERIA PASAPORTE

03 04 06 08

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o CODIGO TIPO MONEDAHace referencia a la hoja denominada Tipo Moneda ; el cual tiene los siguientes valores:
Cdigo Tipo Moneda

Descripcin Tipo Moneda SOLES DOLARES EUROS

01 02 03

o CODIGO TIPO VINVULO FAMILIARHace referencia a la hoja denominada Tipo Vinculo Familiar; el cual tiene los siguientes valores:

Cdigo Tipo Vinculo Familiar

Descripcin Tipo Vinculo Familiar HIJO(A) CONYUGUE CONCUBINO(A) PADRES HERMANOS MENORES DE 18 AOS

1 2 3 8 9

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El archivo Excel est formado por tres hojas como se detalla a continuacin:

1.1. Trabajador.- Contiene las siguientes columnas

N de documento de identidad

Nmero de documento de identidad

Cdigo de tipo de documento Cdigo de tipo de documento los valores son 03, 04, 06 y 08 Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Gnero Fecha Nacimiento Concatenar Apellido paterno del trabajador Apellido materno del trabajador Nombres del trabajador Gnero los valores son F M Fecha de Nacimiento de Trabajador Automticamente concatena las columnas descritas anteriormente

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1.2. PolizaxTrabajador.- Contiene las siguientes columnas:

Ruc Empresa Ruc empresa aseguradora Nmero de pliza Fecha suscripcin pliza

Ruc de la empresa Ruc de la empresa aseguradora Nmero de Pliza Fecha suscripcin de pliza o fecha de suscripcin de la renovacin Fecha inicio de vigencia de la pliza Fecha fin de vigencia de la pliza

Fecha vigencia pliza : inicio Fecha vigencia pliza: fin

N documento del trabajador Nmero de documento del trabajador Fecha aseguramiento del trabajador Reingreso Fecha de aseguramiento del trabajador

Los valores son S N; S cuando la respuesta es S y No cuando la respuesta es No Fecha de ingreso o reingreso Cdigo de tipo de moneda los valores son 01,02 y 03 Monto de remuneracin asegurable del trabajador

Fecha ingreso o reingreso Cdigo de tipo moneda Monto remuneracin asegurable

Cuenta con seguro de vida en Los valores son S N; S cuando la respuesta es S y No calidad de ex trabajador cuando la respuesta es No Concatenar Automticamente concatena las columnas descritas anteriormente

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1.3. PolizaxBeneficiario.- Contiene las siguientes columnas:

Ruc Empresa Ruc empresa aseguradora Nmero de pliza Fecha suscripcin pliza Ruc de la empresa Ruc de la empresa aseguradora Nmero de Pliza Fecha suscripcin de pliza o fecha de suscripcin de la renovacin

N documento del trabajador Nmero de documento del trabajador Fecha aseguramiento del trabajador Beneficiario N documento de identidad Beneficiario- cdigo de tipo de documento Fecha de aseguramiento del trabajador Nmero de documento de identidad del beneficiario Cdigo de tipo de documento los valores son 03, 04, 06 y 08

Beneficiario-apellido paterno Apellido paterno del beneficiario Beneficiario-apellido Materno Apellido materno del beneficiario Beneficiario-Nombres Beneficiario-fecha aseguramiento Beneficiario-gnero Cdigo vinculo familiar Concatenar Nombres del beneficiario Fecha aseguramiento del beneficiario

Gnero los valores son F M Cdigo de vinculo familiar los valores son 1, 2, 3, 8 y 9. Automticamente concatena las columnas descritas anteriormente

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Luego de ingresar la informacin en las tres hojas descritas en la parte superior se debe concatenar la informacin, para ello debe seguir los siguientes pasos: Hoja: TRABAJADOR.- Dar clic en la segunda fila de la Columna H (Concatenar) y arrastrar el mouse hasta la ltima fila donde haya ingresado la informacin.

Dar clic en la segunda fila de columna H

Al arrastrar el mouse se deber tener lo siguiente:

Al arrastrar el mouse se debe tener todas las filas concatenadas

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Hoja: POLIZAxTRABAJADOR.- Dar clic en la segunda fila de la Columna N (Concatenar) y arrastrar el mouse hasta la ltima fila donde haya ingresado la informacin.

Dar clic en la segunda fila de columna N

Al arrastrar el mouse se deber tener lo siguiente:

Al arrastrar el mouse se debe tener todas las filas concatenadas

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Hoja: POLIZAxBENEFICIARIO.- Dar clic en la segunda fila de la Columna P (Concatenar) y arrastrar el mouse hasta la ltima fila donde haya ingresado la informacin.

Dar clic en la segunda fila de columna P

Al arrastrar el mouse se deber tener lo siguiente:

Al arrastrar el mouse se debe tener todas las filas concatenadas

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Luego de concatenar la informacin en las tres hojas descritas en la parte superior se debe validar la informacin; para ello debern seguir las siguientes instrucciones Dar clic en el tem Vista; como se muestra en la siguiente imagen

Dar clic en el tem Vista

Dar clic en el tem Macros; como se muestra en la siguiente imagen

Dar clic en el tem Macros

Luego deber dar clic en el tem Ver macros

Dar clic en Ver macros

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Se mostrar la siguiente pantalla; el cual muestra la lista macros.

Lista de Macros

Las macros debern ejecutarse en el siguiente orden:

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1. ValidarTrabajador_1

Valida la hoja TRABAJADOR; si detecta alguna inconsistencia el mensaje error se mostrar de color rojo. Valida la hoja POLIZAxTRABAJADOR; si detecta alguna inconsistencia el mensaje error se mostrar de color rojo. Valida que los Nmeros de Documento de Identidad del Trabajador que se ingresaron en la columna G de la hoja POLIZAxTRABAJADOR se encuentren en la columna A de la hoja TRABAJADOR; si detecta alguna inconsistencia se mostrar el siguiente mensaje en color rojo: Nmero de Documento XXXXXXXX No Existe, verifique

2. ValidarPolizaxTrabajador_2

3. ValidarExistenciaTrabajador_3

4. ValidarPolizaxBeneficiario_4

Valida la hoja POLIZAxBENEFICIARIO; si detecta alguna inconsistencia el mensaje de error se mostrar de color rojo Valida que los Nmeros de Documento de Identidad del Trabajador que se ingresaron en la columna E de la hoja POLIZAxBENEFICIARIO se encuentren en la columna G de la hoja POLIZAxTRABAJADOR; si detecta alguna inconsistencia se mostrar el siguiente mensaje en color rojo: Nmero de Documento XXXXXXXX No Existe, verifique

5. ValidarExistenciaTrabajador_5

6. CrearArchivoTrabajador_6

Permite crear el archivo de extensin .txt de la hoja TRABAJADOR. Permite crear el archivo de extensin .txt de la hoja POLIZAxTRABAJADOR. Permite crear el archivo de extensin .txt de la hoja POLIZAxBENEFICIARIO.

7. CrearArchivoPolizaxTrabajador_7

8. CrearArchivoPolizaxBeneficiario_8

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Al ejecutar las macros del tem 6,7 u 8; los archivos de extensin .txt se almacena en la unida C:\ArchivosPoliza de su computadora.
Carpeta ArchivosPoliza

Archivos de extensin .txt

2. Paso II

Los empleadores debern ingresar al sistema de contratos de seguro vida Ley; para adjuntar los archivos con extensin .txt. Los pasos a seguir para adjuntar los archivos con extensin .txt, se detalla a continuacin: En el Sistema de Registro de Seguro Vida Ley, dar clic al men Masivo

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Dar clic al men masivo

La opcin del men masivo est formado por los siguientes tems: Ingreso de Archivos Masivos Ingreso de Archivos Masivos en Referencia a una Pliza que se encuentra Registrado Reporte de Errores de Migracin - Registro Masivo

Opciones del men Masivo

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Para realizar la carga inicial deber dar clic a la opcin nmero 1.- Ingreso de Archivos Masivo,

Para poder adjuntar los archivos de extensin .txt que fueron generados por las macros, deber seleccionar en la opcin Tipo de Archivos los siguientes tems en el orden como se detalla a continuacin: Trabajador PolizaxTrabajador PolizaxBeneficiario

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Luego deber adjuntar el archivo, para ello deber dar clic al botn Examinar y seleccionar de la carpeta ArchivosPoliza el archivo .txt segn c o r r e s p o n d a .

Luego deber dar clic al botn enviar, el cual les mostrar un mensaje con el nombre que el sistema internamente asign al archivo de extensin .txt.

Nombre asignado por el sistema

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Una vez ingresado los archivos de extensin .txt los empleadores debern esperar 24 horas para poder visualizar la informacin en el sistema. Para poder visualizar la informacin que se han cargado de los archivos de extensin .txt debern ir a la opcin del men Gestionar Contratos de Seguro Vida Ley y luego buscar la pliza (Procedimiento que se realiza a la fecha para buscar una pliza en el registro individual)

Paso 1 Buscar Paso 2 Dar clic

Luego deber dar clic al nmero de la pliza que se encuentra de color azul (Paso 2 como se muestra en la imagen anterior); el cual mostrar la pantalla con los trabajadores y beneficiarios ingresados en la carga masiva. Para listar los trabajadores y beneficiarios que no fueron registrados por alguna inconsistencia deber ir a la opcin del men Masivo3.-Reporte de errores de Migracin-Masivo.

Dar clic al tem nmero 3

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Luego deber seleccionar en la opcin Tipo los siguientes tems en orden que se detalla a continuacin: o Trabajador o PolizaxTrabajador o PolizaxBeneficiario En fecha de registro deber ingresar la fecha que hizo el envo de los archivos con extensin .txt; finalmente dar clic al botn imprimir.

Paso 1 Seleccionar uno de los tems

Paso 2 Ingresar Fecha de envo

Paso 3 Dar clic al botn imprimir

Si existiera error en la carga masiva el sistema mostrar un reporte de errores; en la columna observaciones se detalla el error por el cual no se realiz el registro en la base de datos.

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3. Paso III

Los empleadores que desean hacer carga masiva en relacin a una pliza que ya se encuentra registrado deber ir a la opcin del men masivo tem nmero 2.Ingreso de archivos masivos en referencia a una pliza que se encuentra registrado.

Dar clic al tem nmero 2

Debern buscar la pliza; para ello es obligatorio seleccionar la compaa aseguradora e ingresar el nmero de pliza.

Paso 1 Seleccionar la compaa aseguradora

Paso 2 Ingresar el nmero de pliza

Paso 3 Dar clic al botn buscar

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Se recomienda verificar la fecha de suscripcin de la pliza al cual va adjuntar los archivos de extensin .txt. (Recuerde que una pliza puede tener diferentes fechas de suscripcin ya que estas se pueden renovar)

Verificar la fecha de suscripcin de la pliza

Luego deber dar clic a la columna de Trabajador, PolizaxTrabajador o PolizaxBeneficiario segn corresponda para adjuntar los archivos con extensin .txt. La columna de nmero de operacin es un nmero de identificacin que el sistema asigna.

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Para adjuntar archivos de Trabajador

Para adjuntar archivos de PolizaxTrabajador

Para adjuntar archivos de PolizaxBeneficiario

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4. Paso IV Finalmente los empleadores debern enviar la pliza al Ministerio; para ello debern seguir las siguientes instrucciones. Ir al men Gestionar Contratos Seguro Vida

Dar clic en Gestionar Contratos Seguro Vida

Deber buscar la pliza; para ello es obligatorio seleccionar la compaa aseguradora e ingresar el nmero de pliza.

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Deber cargar los datos de la pliza para ello deber dar clic al nmero de la pliza

Dar clic al nmero de pliza

Deber adjuntar la pliza escaneada en formato pdf.

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Paso 1 : Adjuntar la pliza escaneada; se recomienda leer las recomendaciones

Paso 2: Enviar la Pliza

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Finalmente deber dar clic al botn Enviar Pliza como se muestra en el paso 2 de la imagen anterior.

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