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Relator Excel
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INDICE
INDICE..............................................................................................................................2 LA VENTANA DE EXCEL.....................................................................................3 Columnas y filas........................................................................................................4 Calibrar las columnas................................................................................................4 Ajustar las filas..........................................................................................................5 Cmo moverse dentro de la hoja...............................................................................6 Nombrar y seleccionar celdas y rangos.....................................................................7 INGRESANDO DATOS...............................................................................................7 Texto..........................................................................................................................7 FORMATO DE CELDAS...........................................................................................11 Utilizar la barra de formato.....................................................................................11 Utilizar el cuadro de dilogo de Formato /Celdas...................................................12 COPIAR FRMULAS................................................................................................14 Cambiar entre referencias relativas y absolutas.......................................................15 AUTOLLENADO...................................................................................................15 NOMBRES..................................................................................................................17 DEFINIR NOMBRES.............................................................................................17 FUNCIONES...............................................................................................................18 REGLAS PARA EL USO DE FUNCIONES.........................................................18 Funciones ms usadas:.................................................................................................18 SUMA......................................................................................................................19 MAX, MIN, PROMEDIO.......................................................................................19 FECHA / HOY........................................................................................................21 EL ASISTENTE PARA FUNCIONES.......................................................................22 Funcin: BSQUEDA Y REFERENCIA...............................................................23 SI..............................................................................................................................27 INTRODUCCION A TABLAS DINMICAS...........................................................28 TABLAS DINAMICAS..........................................................................................28 MACROS ...................................................................................................................39 Qu es una macro? ................................................................................................39 Cundo debe construirse una macro? ...................................................................39 El ejemplo ms simple ............................................................................................39 Ejecutar una macro .................................................................................................40 Otro ejemplo muy simple .......................................................................................41 Referencias relativas ...............................................................................................42 Asignacin de una macro a un botn en la barra de herramientas..........................44 Asignacin de una macro a una nueva opcin del Men........................................46 DICCIONARIO ..........................................................................................................48
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LA VENTANA DE EXCEL
Comenzamos a trabajar con Excel. Lo primero ser trabajar en el libro abierto o abrir uno nuevo. Cada libro tendr varias hojas y a su vez, cada hoja puede ocupar varias pginas. No debemos confundir, por tanto, el concepto de hoja con pgina (normalmente tamao DIN 4)
Las operaciones que pueden realizar con las hojas de Excel son:
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Pablo Cruzat P. Relator Excel Moverse por las hojas, basta con hacer clic encima de la pestaa de la hoja a la
que queramos movernos
Insertar hojas nuevas, con la opcin del men Insertar/ Hoja de clculo. La hoja
se insertar delante de la hoja en la que estemos situados.
Seleccionar hojas, cuando nos movemos a una hoja, sta queda seleccionada. Si
queremos seleccionar varias hojas a la vez, haremos lo mismo pero manteniendo la tecla Ctrl. presionada.
Eliminar hojas, una vez hayamos seleccionado las hojas que queramos eliminar,
elegimos la opcin eliminar hoja de clculo del men Edicin .
Mover y copiar hojas, podemos utilizar la opcin Mover o copiar hoja del men
Edicin.
Columnas y filas
Calibrar las columnas
Una de las tareas de nunca acabar en la hoja es el ajuste de la amplitud de la columna. Pareciera que, tan pronto como termina de poner todas las columnas en orden, hiciera un cambio en la hoja (como formatear una tabla de figuras) y este cambio requiriera un nuevo ajuste en la am-plitud de la columna. Afortunadamente, Excel hace que los cambios en la amplitud de la columna sean sencillos. La forma ms fcil para ajustar una columna es hacerle un ajuste perfecto, utilizando la caracterstica de Ajustar a la seleccin (AutoFit). A travs de este mtodo, Excel determina automticamente cunto ampliar o angostar la columna para que la entrada actual ms larga de todas se ajuste a dicha columna.
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Tambin puede moverse a una celda especificada introduciendo la referencia de la celda en el cuadro de nombres y apretando la tecla [Intro]. Queda claro, que para seleccionar una celda, basta con estar situados en ella, sin embargo tambin podemos seleccionar varias celdas (que estn seguidas) con el tpico mtodo de pinchar y arrastrar, o bien (si no estn seguidas) manteniendo presionada la tecla Crtl. y haciendo clic en aquellas celdas que queramos seleccionar.
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INGRESANDO DATOS
Para introducir datos en una hoja, posicione el apuntador en la celda en donde quiere los datos, y luego comience a escribir la entrada. Mientras contina escribiendo, Excel muestra su progreso tanto en la barra de frmula como en la celda activa en la hoja. Sin embargo, el punto de insercin (la barra vertical destellante que acta como su cursor) se visualiza slo al final de los caracteres visibles en la celda. Al terminar de introducir los datos debe validar lo que acaba de introducir, para ello basta con moverse a otra celda (presionando enter, con los cursores del teclado, con el ratn,...)
Texto
Al comenzar a trabajar en Excel, utilizamos un formato predefinido llamado formato General. Entre otras caractersticas, hace que al introducir texto, este se alinee a la izquierda de la celda. De modo que siempre que introduzcamos datos y se alineen a la izquierda al validarlos, significar que hemos introducido texto.
Nmeros
Algo parecido ocurre con los nmeros cuando comenzamos a trabajar utilizando el formato General, en este caso cuando introduzcamos nmeros en una celda, se alinearn a la derecha.
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Ambos tipos de datos, realmente son lo mismo. Es decir tanto las fechas como las horas son nmeros. Simplemente se trata de nmeros a los que se les ha cambiado el formato, para hacer que se muestren con el aspecto de fechas u horas. As pues, podemos realizar todo tipo de operaciones entre fechas, horas y nmeros, ya que realmente todo es lo mismo. Muy a menudo, en Excel interesa calcular el porcentaje de cualquier cantidad. Calcular el X% de algn nmero, es lo mismo que multiplicar dicho nmero por 0,0X. Para Excel X% y 0,0X es el mismo nmero. Realmente lo nico que cambia es el formato (0,05=5% ; 0,2 = 20% ;...)
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Frmulas
Una frmula consiste en dos elementos: operandos y operadores. Un operando representa el dato que se usar en el clculo y puede incluir constantes, y/o referencias de celdas; un operador indica la operacin que se realizar con los diferentes operandos y puede incluir cualquiera de las siguientes funciones:
Para introducir una frmula en una hoja de clculo: Seleccione la celda donde deba aparecer la frmula. Teclee el signo igual ( = ). (De este modo se activa la barra de frmulas). Especifique una constante u operador teclendolo.
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Funciones
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones. La estructura o sintaxis de toda funcin es: (ponemos como ejemplo la funcin SUMA)
Como se puede observar en la figura anterior, los argumentos deben ir entre parntesis, separados por ;. Desde el botn pegar funcin asistente. situado en la barra de herramientas Estndar, podemos
abrir el cuadro de pegar funcin, esta opcin nos ayudar a introducir funciones utilizando un
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FORMATO DE CELDAS
Hay dos formas para dar formato a las celdas de Excel: Un modo sencillo y rpido, utilizando la barra de formato Ms complicado, pero con muchas ms opciones, sera utilizar el men Formato/Celdas
seleccionadas
Con este botn podemos cambiar el tamao del texto para la celda o celdas seleccionadas.
subrayado derecha.
Como no, tambin podemos cambiar la alineacin horizontal de los datos introducidos en las celdas seleccionadas. Alinean a la izquierda, centrado y,
Este botn debe ser utilizado cuando tengamos varias celdas seleccionadas. Sirve para combinar las celdas seleccionadas y centrar el contenido. (al seleccionar las celdas debemos asegurarnos que como mximo una de ellas contenga datos).
Ambos botones dan formato de moneda a los nmeros. El primero aade Ptas y el segundo Euros (no divide el nmero entre 166), adems ponen los puntos de millares y quitan decimales.
Se trata de aplicar el formato de porcentaje, multiplica el nmero por 100, quita decimales y aade el smbolo del %.
Formato de millares. Pone los puntos de los millares y quita decimales. Aumentar decimales y disminuir decimales, siempre redondeando Disminuir sangra y aumentar sangra. Desplazan el texto hacia la izquierda o la derecha (segn el botn) dentro de la celda
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tanto si queremos imprimir algn borde, podemos utilizar este botn. Da color de fondo a la celda o celdas seleccionadas. Cambia el color del texto de los datos que aparecen en las celdas seleccionadas.
En la pestaa Nmero, podemos dar distintos formatos a los datos numricos, e incluso cambiar algunas opciones dentro de cada formato. La segunda pestaa Alineacin, sirve para cambiar la alineacin dentro de las celdas seleccionadas tanto horizontalmente como verticalmente, tambin podemos cambiar la orientacin de los datos (en grados) La pestaa Fuente, es muy conocida para todos los que conozcan cualquier procesador de textos, ah aparecen las opciones para cambiar el formato del texto. En Bordes, tenemos la posibilidad de dar bordes a las celdas seleccionadas, e incluso cambiar el estilo y el color del borde
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COPIAR FRMULAS
Es muy corriente encontrarse con que se quiere realizar el mismo clculo sobre distintas celdas y posiblemente con distintos valores. Es aqu donde resulta til usar la copia inteligente, en concreto la copia de frmulas.
En esta tabla se ha introducido una frmula en la celda A4 y posteriormente se ha copiado a las celdas B4 y C4. Para conseguirlo, primero seleccionamos la celda donde aparece la frmula que se quiere copiar, nos situamos en su esquina inferior de la derecha (donde aparece el punto negro) y con el cursor de la cruz sencilla (+) pinchamos y arrastramos hasta llegar a la ltima celda donde se quera copiar la frmula. En esta ocasin se han utilizado referencias relativas. Sin embargo en otras ocasiones puede ser necesario el uso de referencias absolutas, o referencias mixtas
Referencias relativas
Cuando se crea una frmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posicin relativa respecto a la celda que contiene la frmula. En el siguiente ejemplo, la celda B6 contiene la frmula=A5; Microsoft Excel buscar el valor una celda por encima y una celda a la izquierda de B6. Este mtodo se denomina referencias relativas.
Si se copia una frmula que utiliza referencias relativas, Excel ajustar automticamente las referencias en la frmula pegada para hacer referencia a diferentes celdas relativas a la posicin de la frmula. En el siguiente ejemplo, la frmula en la celda B6, =A5, que corresponde a una celda por encima y a la izquierda de B6, se ha copiado en la celda B7. Excel ha ajustado la frmula en la celda B7 a =A6, que hace referencia a la celda que est una celda por encima y a la izquierda de la celda B7.
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Referencias absolutas
Si no desea que Excel ajuste las referencias cuando se copie una frmula en una celda diferente, utilice una referencia absoluta. Por ejemplo, si la frmula multiplica la celda A5 por la celda C1 (=A5*C1) y puede copiarse la frmula en otra celda, Excel ajustar ambas referencias. Puede crearse una referencia absoluta a la celda C1 colocando un signo de dlar ($) delante de las partes de la referencia que no cambia. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda C1, agregue signos de dlar a la frmula como se indica a
continuacin:
=A5*$C$1
Cambiar entre referencias relativas y absolutas Si ha creado una frmula y desea cambiar las referencias relativas a absolutas (y viceversa), seleccione la celda que contenga la frmula. En la barra de frmulas, seleccione la referencia que desee cambiar y, a continuacin, presione F4. Cada vez que presione F4, Excel alterna las combinaciones: columna absoluta y fila absoluta (por ejemplo, $C$1); columna relativa y fila relativa (C$1); columna absoluta y fila relativa ($C1); y columna relativa y fila relativa (C1). Por ejemplo, si se selecciona la direccin $A$1 en una frmula y se presiona F4, la referencia ser A$1. Al presionar de nuevo F4, la referencia ser $A1 y as sucesivamente.
AUTOLLENADO
Muchas de las hojas que se crean con Excel requieren la entrada de una serie de fechas o nmeros secuenciales. Por ejemplo, una hoja puede requerir que usted le ponga titulo a las columnas con los 12 meses, desde Enero hasta Diciembre, o numerar las filas de 1 a 100. La caracterstica de Autollenado de Excel hace que esta repetitiva tarea se vuelva corta. Todo lo que tiene que introducir usted son los valores iniciales para las series. En la mayora de los casos, Autollenar es lo suficientemente listo para descifrar cmo extender las serie por usted cuando arrastra el asa de Ilenar hacia la derecha (para llevar las series a lo largo de las columnas a la derecha) o abajo (para extender las series a las filas de abajo). Recuerde que el asa de Autollenado se ve como un signo + y aparece (nicamente cuando usted pone el indicador del ratn en la esquina inferior - derecha de la celda (o de la ltima celda, cuando usted ha seleccionado un bloque de celdas). Tenga en cuenta que si usted arrastra una seleccin de celda con el indicador del ratn de la cruz blanca en vez de hacerlo con el asa de Autollenado, Excel simplemente extiende la seleccin de celda a aquellas celdas
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NOMBRES
Un nombre es un identificador fcil de recordar que se crea para referirse a una celda, a un grupo de celdas, a un valor o a una frmula. El utilizar nombres ofrece las siguientes ventajas: Cada libro de trabajo puede compartir slo un conjunto de nombres. Los nombres que se crean para hacer referencia a celdas en una hoja de clculo pueden usarse en todo el libro de trabajo, eliminando la necesidad de tener que volver a crear nombres para cada hoja nueva o escribir las referencias de las hojas en frmulas. Pueden crearse nombres especiales para una hoja en particular. Esta caracterstica permite utilizar nombres comunes para definir las celdas relacionadas en las distintas hojas de clculo de un mismo libro de trabajo. Las referencias con nombre pueden usarse en casi todos los lugares en que se usara una referencia regular, incluyendo frmulas y cuadros de dilogo. Las frmulas que usan nombres son ms fciles de leer y recordar que las que usan referencias de celda; por ejemplo: la frmula =Precio_unitario*Cantidad+IVA es ms fcil de leer que la frmula =D5*A5+E5. Si se cambia la estructura de la hoja de clculo, puede actualizarse la referencia en un solo lugar y todas las frmulas que usan ese nombre se actualizan automticamente. Pueden pegarse nombres en las frmulas rpida y fcilmente usando el cuadro de nombres en la barra de frmulas. Excel puede crear automticamente nombres para las celdas basados en los ttulos de las filas o de las columnas en la hoja de clculo, o pueden escribirse los nombres para las celdas o las frmulas.
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FUNCIONES
Una funcin es una frmula especial que ya est escrita y que acepta un valor o valores, que realiza una operacin y devuelve un valor o valores. Las funciones pueden utilizarse solas o como componentes para construir frmulas ms extensas. El uso de funciones simplifica y acorta las frmulas en las hojas de clculo, especialmente aquellas que efectan clculos extensos y complejos. Una funcin es una frmula especial que ya est escrita y que acepta un valor o valores, que realiza una operacin y devuelve un valor o valores. Las funciones pueden utilizarse solas o como componentes para construir frmulas ms extensas. El uso de funciones simplifica y acorta las frmulas en las hojas de clculo, especialmente aquellas que efectan clculos extensos y complejos. Los parntesis indican a Microsoft Excel dnde comienzan y terminan los argumentos. Siempre deber existir un parntesis de apertura y otro de cierre, sin espacios antes ni despus de cada uno. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos, matrices, valores de error o referencias, y deben producir un valor vlido. Los argumentos tambin pueden ser constantes o frmulas, y las frmulas pueden contener otras funciones. Cuando el argumento para una funcin es otra funcin, se dice que est anidado. En Microsoft Excel, podrn anidarse hasta siete niveles de funciones en una frmula.
Funciones ms usadas:
Como se puede observar en el cuadro de dilogo pegar funcin, hay muchas funciones distintas, y adems cada una de ellas se maneja de forma diferente. Para poder manejarlas
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SUMA
Suma todos los nmeros de un rango. Sintaxis: SUMA(nmero1;nmero2; ...) Ejemplo: SUMA(3; 2; A7; C5:E8) Es igual a la suma de 3 + 2 + el contenido de la celda A7 + el contenido de las celdas del rango C5:E8 Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros cuya suma desea obtener. Se toman en cuenta nmeros, valores lgicos y representaciones de nmeros que escriba directamente en la lista de argumentos. Consulte los dos primeros ejemplos. Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarn los nmeros de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error en esa matriz o referencia. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros causarn errores.
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Los argumentos deben ir en ese orden, a diferencia de las funciones anteriores, en las que el orden no importaba. Adems vemos como el nmero de argumentos es limitado (no puede haber ms de tres argumentos) Ejemplo: FECHA( A3;1;B7) dnde los tres argumentos deben ser numricos . El resultado ser una fecha [contenido de A3]/01/[contenido de B7]
2. HOY : Devuelve la fecha actual del sistema. Adems esta fecha se ir actualizando, segn
vayan transcurriendo los das Sintaxis. HOY() Aunque no necesita ningn argumento, es necesario abrir y cerrar parntesis. Esta claro que basta con introducir la sintaxis anterior en cualquier celda para que aparezca la fecha actual de nuestro sistema.
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4. Elegir en el cuadro de lista Seleccionar una funcin:, el nombre de la funcin deseada. Nota: Cuando se seleccione una funcin del cuadro de lista, la definicin de la funcin y de sus argumentos aparecer automticamente; as como la posicin correcta de los puntos, comas (,) y parntesis [( )].
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7. Introducir en los cuadros de edicin para argumentos: nmeros, referencias, nombres, frmulas, texto u otras funciones. 8. Hacer clic en el botn Aceptar
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La forma matricial de BUSCAR es muy parecida a la de las funciones BUSCARH y BUSCARV. La diferencia es que BUSCARH busca valor_buscado en la primera fila, BUSCARV busca en la primera columna y BUSCAR busca de acuerdo a las dimensiones de la matriz. Si la matriz es cuadrada o cubre un rea que es ms ancha que alta (ms columnas que filas), la funcin buscar valor_buscado en la primera fila. Si la matriz es ms alta que ancha (ms filas que columnas), BUSCAR buscar en la primera columna. BUSCARH y BUSCARV permiten especificar una celda buscando hacia abajo o a travs de filas o de columnas pero BUSCAR siempre selecciona el ltimo valor de la fila o columna. Importante: Los valores deben colocarse en orden ascendente: ...;-2; -1; 0; 1; 2; etc.; A-Z; FALSO; VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El texto en maysculas y en minsculas es equivalente. Para usar la funcin BUSCAR seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la funcin
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7. Seleccionar la opcin deseada Valor_buscado,vector_de_comparacin,vector_resultado Hacer clic en el botn Aceptar Se desplegar la siguiente ventana: Ingresar en el cuadro de edicin: Valor_buscado, el valor que se desea encontrar Ingresar en el cuadro de edicin: Vector_de_comparacin, el rango en el que se desea buscar, el cual deber contener slo una columna o una fila Ingresar en el cuadro de edicin: Vector_resultado, el rango en el que se desea que se muestren los resultados, el cual deber contener slo una columna o una fila Hacer clic en el botn Aceptar.
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TABLAS DINAMICAS
La planilla de la Figura siguiente es un listado de pagos realizados a distintos proveedores, en diferentes meses e imputables a distintas obras.
Esta lista de gastos puede analizarse desde diferentes puntos de vista . Por lo que puede verse, la informacin fue cargada en la planilla de forma completamente desordenada. Sera interesante saber cuanto se le pag a cada proveedor, o por cada obra, o que monto se le pag a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en una obra especfica. Lo que se est buscando es, por ejemplo, una tabla como la de la Figura que se muestra a continuacin.
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En esta tabla se puede organizar la informacin de la planilla de la Figura Anterior de modo que resulta ms til. En cierta forma las dos planillas contienen la misma informacin. Pero la segunda esta organizada en forma tal que resulta ms til. La tabla de la Figura anterior es lo que se llama una tabla dinmica, la cual se obtiene con ayuda de un asistente .
Este cuadro de dilogo es el primer paso del Asistente para crear una tabla dinmica . Este cuadro de dilogo pregunta de donde saldrn los datos que se desea analizar, se marca Lista o base de datos de Microsoft Excel y se da un clic en Siguiente como lo muestra la Figura siguiente.
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El segundo paso del asistente. Aqu se debe indicar el rango donde est la lista a analizar.
En el siguiente cuadro de dilogo el asistente pregunta por el rango ocupado por los datos a analizar. Normalmente, Excel identifica el rango en forma automtica. En cualquier caso : Se selecciona, arrastrando el mouse, el rango de la tabla. Debe incluir la fila de ttulos, Se hace clic en Siguiente. El paso siguiente es indicar la estructura de la tabla que se desea. Se hace de la siguiente forma: Al dar el clic en Siguiente en el paso anterior aparece el cuadro de la Figura que se muestra a continuacin :
En este cuadro se arma la tabla ubicando cada campo en el lugar que se desea. 1. Se lleva el pequeo rectngulo que dice Obra a donde dice Columna. 2. Se lleva el pequeo rectngulo que dice Concepto a donde dice Fila. 3. Se lleva el pequeo rectngulo que dice Importe a donde dice Datos. 4. Al final el cuadro debe quedar como se muestra en la Figura siguiente. 5. Se da un clic en Siguiente.
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El Asistente pregunta donde se desea ubicar la tabla dinmica, si en una hoja nueva o en la misma hoja. En este caso le indicamos una hoja de clculo nueva.
La Tabla dinmica aparecer en una hoja de clculo nueva, como se muestra en la Figura siguiente.
La tabla dinmica terminada, tambin aparece tambin una barra de herramientas especial .
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Corresponde a los datos de la Figura anterior, slo que se le cambi el formato para permitir verlos mejor (sobre todo si se van a presentar a la Gerencia).
Como era de esperar, la tabla de la Figura de ms arriba muestra informacin que no se poda visualizar con los datos de la lista original. Por ejemplo, ahora nos podemos dar cuenta que no hubo pagos al electricista por la obra de San Ignacio 1041, tambin se dispone de los subtotales por concepto y por obra. Adems, se puede observar que el mayor gasto corresponde al electricista y que la obra que produjo un mayor gasto es la de Brasil 678.
Actualizar la tabla
Contra lo que sugiere su nombre, la tabla de la Figura anterior no es verdaderamente dinmica, en el sentido de que no se actualiza automticamente cuando se cambia algn dato en la lista original. Pero se puede hacer de la siguiente forma : Se cambia algn dato en la lista original (la de la primera figura). Se da un clic en el botn actualizar datos, en la barra de herramientas de que apareci con la tabla Figura de ms arriba. El botn Actualizar datos es el que tiene el signo de exclamacin en color rojo. Si la tabla de herramientas no existe se puede obtener con Ver/Barras de Herramientas/Tablas Dinmicas.
Un clic en el botn actualizar datos (el del signo de exclamacin en color rojo) actualiza la tabla dinmica luego de modificar algn dato en la lista original.
El botn de la Figura anterior, hace lo mismo que la opcin Datos/Actualizar datos del men de Excel. Tanto el botn como la opcin aparecen desactivados si no est el cursor colocado sobre la tabla.
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Esta tabla dinmica indica cuantos pagos se hicieron por cada concepto y obra, independientemente de los importes .
Esta tabla puede hacerse a partir de la anterior, de la siguiente forma: Se coloca el cursor sobre la tabla dinmica inicial. Se hace un clic en el botn Campo de tabla (es el botn que tiene una letra i en un crculo y es el tercero en la fila superior) dentro de la barra de herramientas Tabla dinmica. Aparece en el cuadro de la Figura anterior. Entonces aparece el cuadro de la Figura que se muestra ms abajo.
.
El botn para cambiar la operacin de sumarizacin en la tabla dinmica.
Este cuadro ofrece diversas operaciones de sumarizacin (Clculos) para la tabla dinmica .
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Se coloca el mouse sobre el campo Concepto y se da un clic con el botn derecho del mouse, aparece un men donde se elige Campo. Entonces aparece la lista de conceptos, aparte de otros elementos, como se muestra en la Figura siguiente.
Este cuadro de dialogo permite filtrar los conceptos que no se desean marcndolos en Ocultar Elementos.
En el cuadro de dilogo de la Figura anterior se marcan los elementos que no se desea que aparezcan, y se da un clic en Aceptar.
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Ahora la tabla deber mostrar solamente la informacin especificada, como en la Figura de ms arriba.
Obtencin de sub-tablas
En la Tabla dinmica de la Figura de ms arriba se vio como se pag $ 36.500 por concepto de plomera de la obra de calle San Ignacio 1041. Pero ese es el total, y la tabla no detalla los pagos individuales. Se puede obtener una sub-tabla a partir de ese total. Se hace de la siguiente forma : En la tabla dinmica se hace doble clic sobre el total (o sub-total) que se desea abrir, entonces Excel crear una nueva hoja en el libro y pondr el listado de la Figura que se muestra.
Esta lista indica como se compone el total de pagos por concepto de plomera de la obra de la calle San Ignacio 1041.
La Figura muestra una tabla dinmica ms compleja que las anteriores. Permite analizar los pagos clasificados no slo por obra y concepto, sino tambin por mes. Es una tabla de tres dimensiones. Se construye de la misma forma que las tablas anteriores; slo cambia la parte del diseo : 1. Hay que ubicarse en la lista de datos a partir de la cual se obtendr la tabla. La lista bsica de datos. 2. Se toma la opcin Datos/Asistente de tablas dinmicas. Aparece otra vez un cuadro de dilogo como el de una de las figuras anteriores, que ya debe tener marcadas las opciones correctas. 3. Se hace un clic en Siguiente.
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Cuando se crea una segunda tabla dinmica a partir de la misma lista, el asistente sugiere tomar como base la primera tabla.
7. En el tercer paso se debe disear la tabla, para eso se maniobra con los cartelitos que identifican los campos de la lista (tomndolos y llevndolos con el mouse) hasta que el cuadro de diseo se vea como en la Figura siguiente. El campo Mes se lleva a donde dice Pgina.
8. Se da un clic en Aceptar.
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Forma de Operar 1. En la variable Mes, se descuelgan las opciones con clic, como se muestra en la Figura anterior. 2. Se marca el mes de Febrero. 3. Se da un clic en Aceptar. 4. Aparece la tabla como en la Figura siguiente, con slo la informacin de Febrero.
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MACROS
Qu es una macro?
Una macro es un supercomando: un comando que hace, a travs de una sola orden, lo que normalmente requerira de varios pasos. En otras palabras, una macro es un programa: una lista de instrucciones u operaciones que se ejecutan cuando el usuario da la orden adecuada.
El ejemplo ms simple
El ejemplo ms simple que pude encontrar es cambiar el tipo de letra, tamao y color a una celda determinada. Haga lo siguiente: En la Celda A1 escriba su nombre, En la Celda B1 escriba su apellido paterno, En la celda C1 escriba su apellido materno, y Seleccione la celda A1.
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La macro ofrece como nombre de la nueva macro el nombre de Macro1 2, aqu usted puede cambiarle el nombre a la macro, colquele como nombre: CambioFuente y oprima Enter para empezar a grabar la macro. Observe que aparece la palabra Grabando en la barra de estado de la venta y normalmente aparece la barra de Herramientas Detener grabacin. Seleccione Formato/Celdas y se desplegar el cuadro de dilogo Formato de Celdas. Seleccione la ficha Fuente. Establezca a 16 el tamao de la fuente, el color azul y tipo de letra Courier New. Haga click en Aceptar. Haga click en el botn Detener grabacin de la barra de herramientas. Con esto finaliza la sesin de grabacin de la macro. Despus de que se haya grabado la macro se puede ejecutarla.
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Lo que se acaba de hacer es echar a andar el grabador de la macro, desde ahora en adelante, hasta que se oprima el botn Detener Grabacin de la barra de herramientas de la Macro,
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Referencias relativas
Supongamos que se tiene una planilla en la que, por alguna razn, debe escribirse muy a menudo el nombre de quien la hace. Podra escribirse la primera vez en una celda y luego, cada vez que se necesita repetirlo, usar las opciones de copiar y pegar. Sin embargo se desea que el nombre aparezca donde est el cursor en la momento de la ejecucin, para eso se usan las referencias relativas. Se hace de la siguiente forma : Se ubica en la celda donde se desea aparezca el nombre. Por ejemplo : A1. Se toma las opciones Herramientas/Macros/Grabar nueva macro. Aparece el cuadro que se muestra a continuacin. Donde dice nombre de la macro escriba su_nombre o cualquier otro que le parezca ms adecuado, sin espacios en blanco ni caracteres especiales. D un click en Aceptar.
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Lo que se acaba de hacer es echar a andar el grabador de la macro, desde ahora en adelante, hasta que se oprima el botn Detener Grabacin de la barra de herramientas de la Macro, todo lo que se haga se graba en la macro . A continuacin se muestra la barra de herramientas de la macro:
La barra de herramientas de la macro tiene dos botones, el primero de ellos de izquierda a derecha (el que tiene el cuadro en azul) es para detener la ejecucin de la macro, el segundo es para darle a la macro una referencia relativa, es decir que se ejecute a partir de la celda en donde esta posicionado el cursor en el momento de la ejecucin. Ahora debe dar un clic el botn de referencia relativa, una vez hecho esto contine con la construccin de la macro. Mientras usted lee esto el grabador de la macro est funcionando, por lo tanto: Escriba su nombre, D enter, Apague el grabador, dando un click en el botn Detener Grabacin de la barra de herramientas de la macro. Si se hizo todo bien, ya est lista la macro. Para ejecutarla se repite el procedimiento anterior: se coloca en cualquier celda y Seleccione: Herramientas/Macro/Macros y se desplegar el cuadro de dilogo que se muestra a continuacin, ya mostrado donde usted selecciona la macro su_nombre y, despus, Ejecutar. Entonces aparece su nombre a partir de la celda donde se coloc el cursor.
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2) En la lista de categoras de la izquierda, buscamos y hacemos un clic en macros Aparecer en el lado derecho una lista de comandos disponibles, como se muestra a continuacin:
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3) En esta lista se toma el botn Personalizar botn y se arrastra a donde estn las barras de herramientas. El botn quedar ubicado donde se lo suelte. 4) Se hace un clic en Cerrar. El botn queda en la barra de herramientas tal como se muestra a continuacin:
Con esto se tiene un nuevo botn en la barra de herramientas, pero no hay ningn comando asignado al mismo. Para asignarle un comando se hace lo siguiente: 1. Se hace un clic sobre este botn, aparece el cuadro de dilogo que se muestra a continuacin, donde aparecen todas las macros asociadas a este libro de excel (en este caso slo muestra la macro Pago :
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2. Se presiona sobre la macro que se quiere asignar al botn. 3. Se da un clic en asignar. La prxima vez que se de un clic en el nuevo botn se ejecutar la macro que se le haya asignado.
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Como en el caso del botn se tiene la nueva opcin, pero no hay ninguna macro asignada a ella, para solucionar esto hacemos lo siguiente: 1) Se abre la opcin Edicin/Personalizar elemento del Men (es decir la nueva opcin), vuelve a aparecer el cuadro para asignar la macro:
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2) Se da un clic sobre la macro que queremos asignarle a la nueva opcin. 3) Se da un clic en asignar.
DICCIONARIO
Archivo: Conjunto de datos de un mismo tipo (llamado tambin Tabla), que permite guardar informacin. Ejemplos : Archivo de Proveedores, Tabla de Ordenes de Compra, Archivo de Clientes, etc ... Archivo de Respaldo : Llamado tambin Respaldo, es un conjunto de Tablas o Archivos que, por razones de seguridad, se guardan en medios magnticos ajenos al computador mismo, por ejemplo en disquetes o CD. Byte : Mnima informacin disponible en un archivo o memoria del computador. Un byte puede contener slo un carcter, ya letra, nmero o carcter especial. Evento : Accin de un sistema o usuario que determina una o ms reacciones en el sistema o en otro sistema. Ejemplo: El marcaje de una tarjeta de ingreso o salida de un funcionario a una empresa, en un sistema conectado a un computador. El marcaje
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