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Unidad 3: Personalizar Excel

3.0 Introduccin
Puesto que est realizando este curso, posiblemente usted pase o crea que va a pasar un tiempo significativo trabajando con Excel. Por lo tanto, debera saber que hay varias formas de hacer su vida mucho ms fcil. Esta unidad trata de ayudarle a realizar cambios permanentes, excepcionales y personales en su experiencia con Excel para que ahorre tiempo en el futuro.

Excel 2007
Puede tardar un tiempo en acostumbrarse a algunos de estos cambios, pero dejan muy buenos dividendos a largo plazo. Office 2007 ofrece estas opciones mediante el poco usado (porque parece parte del decorado) botn redondo Office:

que est ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla. Elija Opciones de Excel en la parte inferior de la ventana resultante. (en Office 2003 encontrar la mayora de estas opciones en: Herramientas > Opciones).

Excel 2010
Personalizar Excel 2010 es sobre todo en la Cinta de opciones que se explica en la Unidad 1: El cuadro de control de Excel. La mayora de las otras opciones tambin se pueden modificar, pero usted accede a ellas de otro modo, mediante Archivo > Opciones:

2010 Excel with Business

Unidad 3: Personalizar Excel

Lo que resulta en la siguiente pantalla de Opciones, casi idntica a la de Excel 2007:

Tenga en cuenta que al contrario que en gran parte del resto del curso, las sugerencias que le ofrecemos aqu son ajustes excepcionales (para cada ordenador en el que trabaje) que no tendr que realizar o pensar en ellos ms que esta vez. Las secciones siguientes (de la 3.1 a la 3.6) estn estructuradas segn las categoras de las seis opciones de la barra de navegacin a mano derecha de la pantalla de arriba.

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3.1 Ms frecuentes
Habilitar las vistas previas activas
Habilitar las vistas previas activas es una nueva caracterstica de Office 2007 que permite a los usuarios ver qu aspecto tendr la hoja de clculo con los cambios de formato realizados, simplemente pasando el puntero sobre cada botn diferente de efecto de formato. Cubriremos esto en la Unidad 27: Formato de celda. Algunos usuarios encuentran molesto o desconcertante ver que el aspecto de su documento cambia tan repentinamente, sin hacer clic realmente en ningn sitio. As que, para desconectarlo:
Botn Office > Opciones de Excel > Ms frecuentes > Desmarque la casilla Habilitar vistas previas activas

Fuente
Entre las versiones 2003 y 2007, Microsoft decidi que el tamao 10 de la fuente Arial debera ser reemplazada por el tamao 11 de la fuente Calibri. Si a usted no le gusta esta eleccin, puede cambiar el tipo y el tamao de fuente: Botn Office > Opciones de Excel > Ms frecuentes > Usar esta fuente y Botn Office > Opciones de Excel > Ms frecuentes > Tamao de fuente respectivamente.

Vista predeterminada
Puede cambiar la vista predeterminada de Excel a Diseo de pgina o a Vista previa de salto de pgina (ver Unidad 9: Vistas). Si la apariencia impresa de su hoja de clculo es de una gran importancia, podra tener en consideracin cambiar la apariencia predeterminada:

Le recomendamos que solamente aparezca una hoja de clculo cuando abra un nuevo archivo para: ahorrar tiempo a los usuarios y no tengan que comprobar si hay algo en las hojas 2 y 3 animar a los usuarios a poner nombre a las hojas de clculo en lugar de usar el predeterminado.

Botn de Office > Opciones de Excel > Ms frecuentes > Vista predeterminada para hojas nuevas > Vista previa de salto de pgina.

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Nmero de hojas de clculo


Por defecto, los nuevos archivos de Excel contienen tres hojas de clculo. Para cambiarlo: Botn Office > Opciones de Excel > Ms frecuentes > Incluir este nmero de hojas

Nombre de usuario
Puede cambiar el Nombre de usuario de quien utilice su ordenador. Esto es necesario principalmente si se enva la hoja de clculo a unas pocas personas y es importante conocer quin fue el creador. Tambin se utiliza cuando hay comentarios (ver Unidad 31: Revisar) en el archivo y necesita asegurarse de que los comentarios de cada persona estn etiquetados correctamente. Botn Office > Opciones de Excel > Ms frecuentes > Nombre de usuario

3.2 Frmulas
Excel le permite encontrar posibles errores en sus hojas de clculo. Aunque esta funcionalidad no le har infalible, es una valiosa ayuda para evitar algunos errores comunes. El conjunto completo de opciones est disponible en Botn Office > Opciones de Excel > Frmulas > Reglas de verificacin de Excel

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Le recomendamos dejar todas estas opciones activadas y que compruebe todos los avisos que aparecen. Si realmente quiere vivir al borde del peligro, pude desactivar todos los avisos: Botn Office > Opciones de Excel > Frmulas > Comprobacin de errores > Habilitar comprobacin de errores en segundo plano

3.3 Revisin
El ajuste principal que recomendamos alterar para las revisiones es Autocorreccin, aunque vale la pena ver las otras opciones. Al igual que en Word, usted especifica una cadena de caracteres (p. ej. "EwB") que quiere que Excel cambie automticamente por otra cosa (p. ej. "Excel with Business"). Las dos razones principales para hacer esto seran eliminar un error de ortografa al que usted es propenso o poder utilizar abreviaturas y que Excel haga todo el trabajo (como en nuestro ejemplo de EwB a Excel with Business). Para hacerlo: Botn Office > Opciones de Excel > Revisin > Opciones de autocorreccin

3.4 Guardar
Posiblemente este sea el ajuste ms importante a tener en cuenta. Los fallos de Excel, apagones y problemas de hardware son sucesos demasiado comunes como para ignorarlos. Por lo tanto, recomendamos que Excel guarde su trabajo cada pocos minutos en: Botn Office > Opciones de Excel > Guardar > Guardar informacin de Autorrecuperacin cada [x] minutos (marcar el cuadro a la izquierda de esta opcin). Tambin se aconseja establecer que la ubicacin del archivo para autorrecuperar sea su Escritorio. Cuando usted se arriesga a perder montones de trabajo, lo ltimo que quiere es ponerse a buscarlo. Dicho esto, cuando usted haya encontrado el archivo perdido, muvalo donde estaba y borre el archivo de su Escritorio.

3.5 Avanzadas
Vale la pena que ojee estas opciones, pero recomendamos particularmente: Despus de presionar Entrar (primera opcin). La opcin predeterminada es mover la celda destacada una hacia abajo tras pulsar Entrar. Las personas que trabajan en

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contabilidad o con bases de datos pueden preferir cambiar esta opcin a moverse una celda hacia la derecha. Permitir editar directamente en las celdas (cuarta opcin). Al desmarcar esta opcin, los usuarios pueden hacer doble clic en cualquier celda que est conectada a otra celda (en el archivo o fuera de l) y ser llevados a esa celda. Esto es muy til para auditar una hoja de clculo (ver Unidad 23: Auditora de frmulas). Seccin Mostrar. Estas opciones son muy especficas. No hay ningn inconveniente para incrementar el nmero de documentos recientes mostrados a alrededor de 30.

3.6 Personalizar
Las opciones de personalizacin estn ah para alterar lo que se incluye en la Barra de herramientas de acceso rpido. Cubriremos esto en la Unidad 1: El Cuadro de control de Excel.

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