UNIDAD IV: SISTEMA DE CONTROL INTERNO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO (S.C.I.) CONCEPTO. Es un conjunto de normas, controles, consideraciones y aspectos a tener en cuenta por el propio ente que los ha de adoptar, cuyo objetivo es: Evitar la comisin de errores y fraudes Ganar seguridad y confiabilidad en la operatoria de la organizacin

sin que ello signifique prdida de eficiencia administrativa. CARACTERSTICAS. El control interno, debe ser por naturaleza interno al sistema que sirve y a la empresa u organizacin que lo alberga, y tiene por finalidad principal: prevenir (no se pretende actuar a destiempo y tener que lamentar) evitar que se den condiciones favorables para la comisin de errores, fraudes y anomalas en general, que puedan causarle perjuicios de la naturaleza referida anteriormente.

Por lo tanto, el S.C.I. ES Preventivo Continuo indisolublemente unido a los sistemas administrativos y contables de la organizacin incorporado al diseo de la estructura, de los procedimientos y sistemas administrativos, y de los sistemas de informacin Espordico externo al sistema al que sirve, ni a la empresa u organizacin en que ste opera eficacia en los procedimientos y controles eficiencia operativa seguridad en materia de informacin (acceso vlido slo para usuarios autorizados y con motivos lcitos de utilizacin) la relacin Costo/Beneficio para determinar la configuracin y la profundidad de los controles a efectuar

EST

NO ES

IMPLICA

UTILIZA

NORMAS GENERALES Y PARTICULARES. A- NORMAS GENERALES 1. FORMACIN DE UN AMBIENTE DE CONTROL: Certeza de que ninguna operacin importante quede sin controlar, y que este hecho se

difunda y sea conocido por los distintos integrantes de la organizacin. Es un incentivo para que el personal cuide los aspectos que le competen, y acta como elemento de disuasin para determinados individuos frente a la posibilidad de actuar en violencia de las normas y conductas establecidas por la organizacin, reforzando la sensacin de que la impunidad no existe. 2. EVITAR ZONAS DISPUTADAS O TIERRAS DE NADIE: Las zonas grises y la falta de definiciones claras producen efectos desagradables como la generacin de conflicto y la cada de la moral del personal afectado. Esto es as debido a las confusiones creadas por la falta de informacin o imprecisin respecto de las tareas que debe desempear cada sector o empleado. Estos inconvenientes se atacan con claridad en la definicin: del sistema estructura y las reas de autoridad/responsabilidad asignadas a cada sector y de las relaciones asesoras, funcionales, jerrquicas y de control. Al respecto, resultar de importancia contar con manuales de funciones y de procedimientos para definir con claridad las funciones, caractersticas de las tareas y responsabilidades de cada uno. 3. FORMALIZACIN DE OPERACIONES POR ESCRITO: Las distintas operaciones que se realizan en una organizacin deberan formalizarse por escrito, a travs de distintos tipos de documentos o formularios que las contengan y describan adecuadamente. Y las decisiones y aprobaciones que se realicen con relacin a estas operaciones, deberan volcarse sobre los instrumentos escritos utilizados. Adicionalmente, es de importancia contar en cada caso con la correspondiente documentacin de respaldo, a los fines de evitar malos manejos de fondos e inconvenientes por inspecciones de los organismos estatales de contralor. 4. AUTORIZACIN DE OPERACIONES-NIVELES DE AUTORIZACIN: Debe quedar claramente establecido quin puede autorizar cada operacin y los rangos de importes para los cuales la autorizacin es vlida. Generalmente se materializa a travs de una planilla o formulario de Registro de firmas y operaciones que pueden autorizar los distintos funcionarios de la empresa, y en ella se establecen los lmites para la naturaleza y los montos de la operacin. Evita la gran prdida de tiempo que ocasionara a los funcionarios de niveles jerrquicos muy altos efectuar la totalidad de autorizaciones de compras y gastos. 5. SEPARACIN DE FUNCIONES/CONTROL CRUZADO POR OPOSICIN DE INTERESES: El procesamiento completo de una operacin debe ser tarea de varios sectores, para establecer un genuino control de intereses en el que jams una sola persona o sector podra tener a su cargo cumplir la totalidad de las decisiones de autorizacin y sus respectivos controles. 6. PRENUMERACIN (DE IMPRENTA) DE LOS FORMULARIOS UTILIZADOS: Se recomienda la prenumeracin de todos los formularios, an de

aquellos de carcter y uso exclusivamente interno, y ms all de los requerimientos legales. Objetivo perseguido: a. Evitar salteos de nmeros o su asignacin a ms de un juego de ejemplares b. Dificultar maniobras anmalas consistentes sustitucin de un ejemplar por otro. en la

c. Facilitar controles de correlatividad numrico-cronolgica. d. Facilitar controles de seguimiento de formularios en su curso interno y/o externo. En ciertos formularios, la prenumeracin de imprenta es obligatoria, ej. factura. 7. CONTROL NUMRICO DE FORMULARIOS EN LAS DITINTAS REAS RECEPTORAS (CONTROL DE INTEGRIDAD): Los sectores receptores deben asegurarse haber recibido la totalidad de los comprobantes que fueron emitidos para su uso. El control numrico de los formularios en destino permitir asegurarnos que ningn ejemplar se ha perdido en el camino, y que todo comprobante ha llegado a su legtimo receptor. 8. CONTROL DE CORRELATIVIDAD NUMRICO-CRONOLGICA: Consiste en verificar ante la emisin de un nuevo nmero de un determinado formulario que su fecha sea similar o posterior a la del nmero precedente. La existencia de errores de correlatividad numricocronolgica podra causar serios cuestionamientos por parte de la AFIP y otros organismos estatales de control. 9. EXISTENCIA DE DETERMINADAS FUNCIONES: OPERATIVAS, DE CONTROL Y DE ASESORAMIENTO: Cada una de las familias de funciones son importantes, pero no todos los sectores las tienen desarrolladas en similar proporcin, hay algunos eminentemente operativos, otros eminentemente de control, otros con fuerte desarrollo en la funcin de asesoramiento, etc. No se debe desvirtuar la naturaleza propia de cada rea (perfil operativo, de control o de asesoramiento previsto), por motivos de un supuesto mejor aprovechamiento de su capacidad, que podra daar la eficacia, eficiencia operativa y confiabilidad de sus controles. 10. ANLISIS DE RIESGOS/COBERTURA DE SEGUROS/ANLISIS DE CONVENIENCIA: Se recomienda analizar la conveniencia de contratar seguros con el objeto de salvaguardar el patrimonio de la organizacin, y no dejarla en situacin de desproteccin frente a la eventual ocurrencia de un siniestro. Existen distintos tipos de seguros: seguros obligatorios (seguro de vida para los empleados), cobertura de dinero, de inmuebles, muebles y tiles e instalaciones, seguros contra accidentes, etc.

11. DEPENDENCIA ENTRE SECTORES/EL SECTOR QUE EJERCE EL CONTROL NO DEBE DEPENDER DEL SECTOR CONTTROLADO: El sector que ejerce control debe ubicarse en un nivel superior o al menos similar al del sector controlado para asegurar no slo su independencia, imparcialidad y libertad de movimiento, sino tambin la autoridad y poder necesario para ello. 12. REVALORIZACIN DE LA FUNCIN ARCHIVO: La informacin bien archivada es adecuadamente recuperada en el momento oportuno. a) Objetivos: 1. Fcil y rpida recuperacin documentacin necesaria. de la informacin y

2. Evitar riesgos de prdida de documentacin y deterioro por malas condiciones de archivo 3. Realizar la funcin oportunamente y sin atrasos. b) Medidas concretas: 1. Racionalizar espacios fsicos destinados al archivo de documentacin. 2. Nombrar un responsable de su mantenimiento 3. Archivar la documentacin segn atributos en funcin de la cual vaya a ser recuperada. 4. Considerar aspectos normativos y legales respecto al plazo exigido para su conservacin (transcurrido el cual deber evaluarse la posibilidad de su destruccin) 13. CUSTODIA DE FORMULARIOS SIN UTILIZAR: Los talonarios de diversos formularios sin utilizar deberan ser guardados en un lugar cerrado y bajo responsabilidad de un funcionario de jerarqua ajeno al manejo de fondos, el que debe llevar un registro en el que conste la numeracin de todos los talonarios an no utilizados para proceder, a medida que se van utilizando, a colocar la fecha y nombre del responsable que los ha solicitado. La entrega de talonarios en blanco debera efectuarse slo ante la rendicin de los talonarios ya utilizados. 14. ROTACIN INTERNA DEL PERSONAL AFECTADO A REAS SENSIBLES: Intenta prevenir los efectos indeseables derivados de la permanencia de personas en reas sensibles durante prolongados perodos, lo que podra dar lugar a desviaciones en el ejercicio de sus funciones. 15. EVITAR ROTACIN INTERNA ACELERADA DE PERSONAL: Hace que el plantel no logre la estabilidad necesaria para que su tarea comience a rendir sus frutos ms valiosos, con el efecto adicional de

proyectar todas las consecuencias negativas de esta anomala sobre las dems reas de la empresa que interactan con el sector en cuestin. Otros inconvenientes son la reiteracin de capacitacin y entrenamiento del personal afectado, y sus costos de adaptacin al nuevo puesto de trabajo. 16. REGISTRACIONES CLARAS, ADECUADAS Y AL DA: La registracin adems de realizarse en forma cronolgica y con el grado de detalle que requiere el Cdigo de Comercio, debe encontrarse actualizada con el objeto de permitir el ejercicio del control, particularmente el anlisis de cuentas y seguimiento de operaciones. Es importante tambin contar con un plan de cuentas acorde a las necesidades y que permita suficiente segregacin en lo que respecta a las operaciones que se desean controlar o destacar. 17. MECANISMOS O CANALES PARA RECLAMOS DE LOS CLIENTES: Se recomienda evaluar la necesidad de colocar anuncios en lugares visitantes del establecimiento invitando a clientes a manifestar su desagrado o disconformidad con el servicio recibido, o su sugerencia para mejorar el mismo, por ejemplo a travs de un Libro de Quejas o de un servicio especialmente creado. La gerencia as, podra conocer mejor los inconvenientes operativos de las distintas reas de la empresa expuestas a brindar servicios a clientes y disponer los mecanismos de correccin que se estimen necesarios.

NORMAS PARTICULARES. Estn dedicadas a cada rea y comprenden grupos singulares claramente diferenciados, cuyos objetivos y formas de desarrollo y aplicacin tambin son distintos: Normas de control interno a la estructura de la organizacin (horizontal y vertical) y a la separacin de funciones. Crean la estructura adecuada para que las restantes puedan ser de aplicacin. Normas de control interno relativas a las medidas concretas de control conducentes a evitar la posibilidad de cometer errores o fraudes que atenten contra el patrimonio de un ente, o sobre la continuidad de sus operaciones. Ej. recuento de las mercaderas recibidas de proveedores y su control. Mejoramiento de procedimientos y rutinas administrativas, cumplimiento facilita el ejercicio del control interno. Cumplimiento de disposiciones y normas legales. Medidas concretas que mejoran la eficiencia administrativa. Ej. aprovechar un formulario proveniente de un cliente para hacerlo circular internamente como si fuera nuestro. cuyo