UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMN RODRIGUEZ UNESR NCLEO SAN CARLOS SAN CARLOS ESTADO COJEDES

FACILITADORA Lcda. Francy Daz Torres

PARTICIPANTES Castillo Noris 11.962.056 Quintero Paola 24.014.078 Caballero Anglica 18.973.214 Gmez Heylin 23.515.168 Tejeda Danielis 23.246.455

SAN CARLOS, MARZO DE 2013

NDICE Pg. 3 5 5 5 6 7 8 8 9 9 12 16 17

INTRODUCCIN 1.- ORGANIGRAMAS 1.1.- Requisitos que debe tener un Organigrama 2.- TCNICAS PARA LA CREACIN DE UN ORGANIGRAMA 3.- FINALIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS 4.- FUNCIONES DE LOS ORGANIGRAMAS 4.1.- Ventajas del Uso de los Organigramas 4.2.- Desventajas del Uso de los Organigramas 5.- CLASES DE ORGANIGRAMAS 6.- SIGNOS CONVENCIONALES MS USADOS 7.- EJEMPLOS DE ORGANIGRAMAS CONCLUSIONES BIBLIOGRAFA

INTRODUCCIN La estructura organizacional est conformada por las partes que integran a la organizacin y las relaciones que las vinculan, incluyendo las funciones, actividades, relaciones de autoridad y de dependencia, responsabilidades, objetivos, manuales y

procedimientos, descripciones de puestos de trabajo, asignacin de recursos, y todo aquello que est previamente definido de alguna manera. Puede tener forma escrita y pblica o no, pero siempre se refiere a procesos, tareas y comunicaciones que habrn de tener lugar entre sus miembros. Por lo tanto, un plan, un programa, un presupuesto, un instructivo, las interrelaciones previstas entre el personal, forman parte de la estructura formal. Es habitual que se considere equivocadamente a un organigrama como la estructura de una organizacin, pero en realidad, si bien muestra la distribucin de actividades, relaciones de dependencia, lneas de comunicacin previstas, asignacin de responsabilidades, entre otras, no es ms que un modelo de representacin simplificado de la estructura organizacional formal. No obstante es de gran utilidad para lograr una rpida visualizacin de algunos aspectos formales sumamente importantes. Suele compararse a la estructura formal con el esqueleto de los animales, entendiendo por estructura, a la anatoma de una organizacin que proporciona y contiene las reas con las que debe funcionar. Por lo tanto, del mismo modo que la anatoma de un organismo vivo, la estructura de la organizacin acta como un marco. Esta idea est centrada en la diferenciacin de reas, de puestos de trabajo, la formulacin de normas y procedimientos y las relaciones de autoridad. En este contexto, la estructura, con una definicin bastante clara, regula, acota o reduce la incertidumbre con respecto al comportamiento real de los empleados. La comparacin con el esqueleto animal se basa en el hecho de proporcionar el fundamento bsico alrededor del cual se relacionan y funcionan varias partes o unidades y de proporcionar relaciones y restricciones establecidas y conocidas entre los miembros de una organizacin. El esqueleto es sostn o soporte, pero los rganos de un animal cumplen funciones indispensables para mantener al organismo vivo. Esto sera el equivalente a

los procesos productivos o administrativos. Ante cambios en las situaciones internas o ambientales tanto un animal, como las organizaciones adaptan su estructura y funcionamiento para sobrevivir, o para aprovechar coyunturas favorables. Para que una administracin sea eficiente requiere que su estructura est equilibrada internamente y adaptada al ambiente para lograr objetivos, facilitando la realizacin de las operaciones conducentes a ello.

1.- ORGANIGRAMAS El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para anlisis tericos y la accin prctica. Son la representacin grfica de la estructura de una organizacin, en donde se pone de

manifiesto la relacin existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa a cada cargo. Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador, sirvindole de anlisis terico y prctico de la organizacin. A travs de ellos, se fija la posicin, la accin y la responsabilidad de cada servicio 1.1.- Requisitos que debe tener un Organigrama Un elemento (figuras). La estructura de la organizacin (relacin o subordinacin existentes entre las unidades organizativas). Los aspectos ms importantes de la organizacin. Las funciones. Las relaciones entre las unidades estructurales. Los puestos de mayor y aun los de menor importancia. Las comunicaciones y sus vas (forma en cmo establecen las comunicaciones). Las vas de supervisin. Los niveles y los estratos jerrquicos. Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin. Las unidades de categora especial. 2.- TCNICAS PARA LA CREACIN DE UN ORGANIGRAMA a. Las casillas deben ser rectangulares.

b. Las lneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el rgano inmediato que va a recibir las rdenes del anterior. c. Las lneas de nivel son siempre horizontales. d. A las unidades de mando, las lneas de mando les caen siempre en forma vertical y por el lado superior del rectngulo. e. Para los organigramas consultivos, la lnea que indica su relacin de dependencia, es horizontal, tocndose por los lados menores del rectngulo. Al construir un organigrama se debe tener presente: a. Delimitar con precisin las unidades o Dependencias. b. Sealar de la forma ms completa las relaciones existentes. c. Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del grfico. d. Sealar mediante las tcnicas de elaboracin, las relaciones de: - Lnea o Ejecucin: Lnea de mando debe caer verticalmente. - Estado Mayor o Staff: La lnea que indica su relacin es horizontal. - Lnea Punteada: Para indicar relaciones de Coordinacin. - Lnea Quebrada: Representa discontinuidades. e. Las unidades que no tienen claramente definidas su ubicacin administrativa, pueden colocarse en el nivel especial. f. Cuando el nmero de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su inclusin en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente.

g. Ningn organigrama debe tener carcter definitivo, su verdadera utilidad est en revisarlo y actualizarlo peridicamente. 3.- FINALIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS a. Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa con sus respectivos niveles jerrquicos. b. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin. c. Muestra una representacin de la divisin de trabajo, indicando: - Los cargos existentes en la compaa. - Cmo estos cargos se agrupan en unidades administrativas. - Cmo la autoridad se le asigna a los mismos. 4.- FUNCIONES DE LOS ORGANIGRAMAS a. Para la ciencia de la administracin: Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones. b. Para el rea de organizacin y sistema: Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de organizacin. c. Para el rea de administracin de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal. Y en forma general sirve para: - Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin. - Comunicar la estructura organizativa. - Reflejar los cambios organizativos. 4.1.- Ventajas del Uso de los Organigramas Obliga a sus autores a aclarar sus ideas. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin. Muestra quin depende de quin. Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles. Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa. Son apropiados para lograr que los principios de la organizacin operen. Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organizacin. 4.2.- Desventajas del Uso de los Organigramas

 Muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de informacin. No sealan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sera posible construirlo con lneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, sta en realidad no se puede someter a esta forma de medicin. Adems si se dibujaran las distintas lneas indicativas de relaciones informales y de canales de informacin, el organigrama se hara tan complejo que perdera su utilidad. Con frecuencia indican la organizacin tal como debera ser o como era, ms bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organizacin es dinmica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos. Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status. 5.- CLASES DE ORGANIGRAMAS a. Segn la forma como muestran la estructura son: Analticos: suministran informacin detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor. Generales: este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los ms comunes. Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analtica o ms detallada. Son complemento de los analticos. b. Segn la forma y disposicin geomtrica de los organigramas, estos pueden ser:

 Verticales (tipo clsico): representa con toda facilidad una pirmide jerrquica, ya que las unidades se desplazan, segn su jerarqua, de arriba abajo en una graduacin jerrquica descendente. Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan las estructuras con una distribucin de izquierda a derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque pueden tambin colocarse las figuras geomtricas Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino lneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una lnea sale en sentido vertical de una lnea horizontal, muestra la autoridad de esta ltima. Organigrama circular o concntrico: Los niveles jerrquicos se muestran mediante crculos concntricos en una distribucin de adentro hacia a afuera. Este tipo de organigrama es recomendado por la prctica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinacin que traducen los organigramas verticales. 6.- SIGNOS CONVENCIONALES MS USADOS a. Nivel de Autoridad. Ejemplo:

b. Relacin de Mando o Jerarqua. Ejemplo:

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Las divisiones, son unidades especializadas que corren al mismo nivel de las lneas horizontal as la correlacin existente entre ellas. Las lneas verticales que caen directamente sobre y en la parte media del recuadro, indican mando. c. Relacin de Apoyo. Ejemplo:

Cuando la lnea horizontal est colocada lateralmente, indicar una relacin de apoyo; en el ejemplo, el Consejo General, colocado al lado de la unidad principal, seala la relacin de apoyo. d. Relaciones de Coordinacin. Ejemplo:

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Las lneas no continuas formadas por puntos o segmentos, se utilizan para expresar las relaciones de coordinacin. e. Continuidad de la Organizacin. Ejemplo:

f. Relaciones Especiales. Ejemplo:

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DIRECTORA

La lnea quebrada representa alguna relacin especial; tambin se utiliza este Asociacin Civil smbolo para expresar discontinuidad. En algunas ocasiones, para sealar Dependencias que participan en algn organismo asesor, se coloca un nmero en su interior con el objetivo de identificarlos. En el ejemplo anterior, se ha colocado el nmero (1) en las Dependencias que pertenecen al Consejo Tcnico. Subdirectora 7.- EJEMPLOS DE ORGANIGRAMAS ORGANIGRAMA DE FUNCIONAMIENTO C.E.I.B. ESTFANA GONZLEZ

Coordinadora Pedaggica

Docentes

Personal Administrativo

Personal Obrero

Estudiantes

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Pasantes

CONSEJO COMUNAL

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ORGANIGRAMA DEL PLANTEL

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ASOC. CIVIL --------------ESCOLAR

DIRECTORA

CONSEJO GENERAL DE DOCENTES

SUB-DIRECTOR

COORD. PEDAGGICA

COORDINACIN DE P.A.E.B.O.

Personal Docente

Docente Especialista

Personal Administrativo

Personal Obrero

Estudiantes

Madres Manipuladoras

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CONCLUSIONES La organizacin formal se pone de manifiesto a travs de actos y expresiones de voluntad de quienes ejercen la direccin, sea esta unipersonal, colectiva, o de la forma que adopte. Esta voluntad determina la lnea jerrquica de la organizacin, las funciones que se cumplirn, los roles que desempearn las personas, los contratos y normas laborales o reglamentarias especficas que se aplicarn. Esta construccin deliberada va a dar una ?lgica? a las relaciones, al funcionamiento esperado para el alcance de los objetivos deseados, que constituye la esencia del ?envase? o continente en que se van a procesar los vnculos, y tiene un impacto directo en la cultura de la organizacin. En muchas ocasiones, nos vamos a encontrar que debido al tamao y caractersticas de la organizacin no existe an un grado de formalizacin suficiente, y por lo tanto lo formal es igualmente bastante informal, no existiendo resoluciones ni documentos escritos, entre otros. De todas formas, lo que se ha formalizado tanto como lo que se ha postergado, son todos datos interesantes sobre cmo es la organizacin, sobre su estilo particular. En la pequea empresa de mantenimiento lo primero que me llam la atencin fue el orden imperante en el manejo de herramientas, el celo dispuesto para su cuidado. El ambiente estaba cargado de carteles al respecto, imponiendo de esa forma una suerte de procedimientos claros para todos. Otra realidad, era el espacio destinado al vnculo comercial, donde exista un gran desorden y no era raro que se facturara con errores o se extraviaran documentos, lo que haca de la tarea del contador una lucha cotidiana.

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BIBLIOGRAFA Melinkoff, Ramn V. (1969). La estructura de la organizacin. Caracas: Universidad Central de Venezuela. Terry, George (2000). Principios de administracin. Mxico: Ediciones Paids Universitarias. Riccardi, Ricardo (2001). El manual del director. Madrid: Service Editores S.A.

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