Ingeniera de Minas - Excel Bsico

Formulas (Referencias, Operadores, Operandos)

FORMULAS
INTRODUCCION:
Una FORMULA es una expresin que sirve para realizar clculos produciendo un valor que se asigna a la celda en la que se introduce dicha expresin. Las frmulas estn formadas por operadores( smbolos matemticos ) y operandos, que pueden ser nmeros, referencias a celdas y funciones, estas funciones deben entregar un valor numrico o lgico, esto ltimo es debido a que para Excel VERDADERO es equivalente al nmero uno y FALSO al cero.

UNIDAD 9
Bsico: Referencias y Nombres (I)
Referencias
Cuando trabajamos en Excel y ms concretamente cuando hacemos usos de frmulas y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda donde tenemos la formula. Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1. Existen 3 tipos de referencias: Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opcin que ofrece Excel por defecto. Supongamos el ejemplo: A 15 =A1+2 B 20 30

1 2

Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la frmula cambiar por: =B2+2 . Lo que variar es la referencia a la celda A1, al copiarla una columna hacia la derecha se incrementar el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondr B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondr 2, resultado =B2+2. Para mantener en la frmula sumar 2 al contenido de la celda superior.

Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas. Supongamos el ejemplo:

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1 2 A 15 =$A$1+2

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B 20 30

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variar la frmula y en B3 pondr =$A$1+2 .

Referencia Mixta: Podemos hacer una combinacin de ambas referencias, podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa. Supongamos el ejemplo: A 15 =$A1+2 B 20 30

1 2

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una columna ms a la derecha sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiar por 2 en vez de 1 y el resultado ser =$A2+2 . Supongamos el ejemplo: A 15 =A$1+2 B 20 30

1 2

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la fila aunque se copie una fila hacia abajo sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una columna ms a la derecha la columna cambiar por B en vez de A y el resultado ser =B$1+2 .

Cmo cambiar el tipo de referencia

Una opcin para cambiar el tipo de referencia una vez sabemos distinguir entre los diferentes tipos de referencias que existen y la que ms nos interesa en cada momento es hacerlo a mano. Las referencias relativas se escriben tal cual vemos la interseccin de la celda con la columna y la fila (A2, B3, D1...). Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la columna y a la fila el signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...). Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre relativa y absoluta por tanto pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...). Otra opcin, en lugar de escribirlo a mano es hacerlo cuando estemos editando la formula, en el momento en el que se incluyan las celdas referenciadas podemos pulsar sobre la tecla F4 y vemos que va cambiando a los posibles tipos de referencias que podemos hacer con la celda.

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Referencias y Nombres (II)

Nombres
Las personas estamos ms acostumbradas a nombrar las cosas por su nombre que por nmeros de referencia, lo vemos todo mucho ms claro e intuitivo. Podemos ver una frmula relativamente sencilla pero si contiene muchas referencias nos puede costar interpretarla. Por eso Excel nos facilita un poco las cosas permitiendo que podamos ponerles nombre a las celdas y a las frmulas para as identificarlas ms fcilmente. Para dar nombre a una celda, debemos lanzar el Administrador de Nombres haciendo clic en el botn Administrador de nombres de la pestaa Frmulas, o pulsar la combinacin de teclas Ctrl+F3.

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Aqu encontraremos un listado de todos los nombres que hayamos creado y a qu celda o rango de celdas hacen referencia. Para crear un nuevo nombre slo tienes que hacer clic en el botn Nuevo.

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Se abrir el cuadro de dilogo Nombre nuevo como vemos en la imagen. En el recuadro Nombre: escribimos el nombre que le queremos dar a la celda. En Hace referencia a: escribimos la referencia de la celda como vemos en la imagen. Es importante escribir el signo igual y utilizar referencias absolutas ($A$1). Excel rellena de forma automtica el cuadro Hace referencia a: con la referencia de la celda activa, por lo que es ms cmodo posicionarse primero en la celda a la cual queremos asignar un nombre y luego abrir el cuadro de dilogo Definir nombre, as ya tendremos el cuadro rellenado con la referencia correcta. Tambin podemos asignar un nombre a un rango de celdas. Crear una constante. Una constante es un elemento que siempre tiene el mismo valor, por ejemplo la constante matemtica pi siempre tiene el mismo valor " 3,1415..." o nuestro propio nombre. Podemos crear constantes sin necesidad de utilizar una celda en nuestra hoja, y pueden ser constantes numricas o de texto. Para crear una constante abrimos de igual modo el cuadro de dilogo Nombre nuevo seleccionando la opcin Administrador de Nombres y luego haciendo clic en Nuevo. En el recuadro Nombre: escribimos el nombre que le queremos dar a la constante. En el recuadro Hace referencia a: escribimos el valor de la constante sin incluir el signo =. Para finalizar pulsamos sobre Aceptar.

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Crear una Frmulas.

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Del mismo modo podemos crear frmulas con nombres, y sin necesidad de hacer uso de celdas para guardar esa frmula. Abrimos de igual modo el cuadro dilogo Nombre nuevo, escribimos el nombre de la frmula y en el campo Hace referencia a: escribimos la frmula, en este caso s es necesario el signo =. Luego podremos utilizar ese nombre en vez de escribir la frmula. Tambin si tenemos frmulas ya creadas en celdas de la hoja podemos darles nombre, siguiendo los mismos pasos que hemos visto y en campo Hace referencia a: indicar dnde se encuentra la frmula con la nomenclatura =Hojadondeseencuentra!Celda. Despus, para hacer referencia a esa frmula desde otra celda pondremos =nombreformula. Por ejemplo: Escribimos la frmula =SUMA(A1:A8) en la celda B1 y le damos el nombre Sumar a la celda, despus en la celda D5 podemos escribir simplemente =Sumar y realizar la operacin de la frmula que hemos definido, en este caso como hemos utilizado referencias relativas, sumar de la celda C5 a la celda C13.

Aplicar cambios de nombre a referencias

Cuando asignamos nombres a diversas celdas, las frmulas que hagan referencia a estas celdas no se cambian automticamente sustituyendo la nomenclatura de columna-fila por el nombre. Por ejemplo: Si tenemos la formula =A1+B1 y posteriormente asociamos la celda A1 con el nombre Gasto1 y la celda B1 con el nombre Gasto2. En la frmula continuar saliendo =A1+B1.

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Para que los nombres se actualicen en todas las referencias debemos ir a la pestaa Frmulas, desplegar el men que se encuentra en la opcin Asignar un nombre a un rango y selecciona Aplicar nombres....

En el cuadro de dilogo Aplicar nombres que nos aparece debemos seleccionar los nombres que queramos aplicar y hacemos clic en Aceptar. Ahora en la frmula veremos =Gasto1+Gasto2, que queda bastante ms claro si sabemos a qu celdas hacen referencia los nombres Gasto1 y Gasto2. Para evitar las confusiones que pueden surgir en el orden en que se realizan las operaciones, existe una jerarqua que determina que operaciones se realizan primero y cuales despus, tal jerarqua se denomina GERARQUIA DE PRECEDENCIA DE OPERADORES y est en la siguiente tabla TABLA DE PRECEDENCIAS

Por ejemplo: -5+7*8 da como resultado 51, pues se realiza primero el producto (56) y luego se resta el 5. Este orden se puede alterar colocando parntesis, ya que estos tienen el orden de precedencia ms alto, veamos cmo se puede transformar una expresin segn donde se coloque el parntesis, veamos

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En la primera frmula la prioridad es del producto que tiene un orden de precedencia mayor y el resultado es 61.Esto se altera en la segunda frmula poniendo parntesis, se efecta primero la suma y luego el producto y el resultado es 96

FORMULAS LOGICAS
Las frmulas lgicas se diferencian de las frmulas matemticas, en que estas ltimas devuelven un resultado numrico, en tanto que las primeras entregan un resultado lgico, es decir: verdadero o falso. Las ms simples sirven para hacer la comparacin entre el contenido numrico de dos celdas utilizando los operadores lgicos que se muestran en la siguiente tabla

Precedencia de los operadores

Hemos visto que una frmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de operadores. Excel como cualquier operador matemtico tiene unas ciertas reglas para saber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el correcto. En la siguiente tabla mostramos las precedencias establecidas por Excel. SIGNO () ^ * / + & OPERACIN QUE REALIZA PARENTESIS EXPONENCIACIN MULTIPLICA DIVIDE SUMA RESTA UNIN / CONCATENAR PRECEDENCIA 0 1 2 2 3 3 4

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= > < >= <= <> Comparacin IGUAL QUE Comparacin MAYOR QUE Comparacin MENOR QUE

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5 5 5 5 5 5

Comparacin MAYOR IGUAL QUE Comparacin MENOR IGUAL QUE Comparacin DISTINTO

Adems de esta tabla de precedencias la precedencia mxima, es decir la operacin que antes se evalua, es aquella que va entre parntesis. Estos operadores se llaman binarios ya que la operacin se realiza entre dos operandos, para Excel estos operandos son el contenido numrico de dos celdas, por lo tanto podemos compararlas. Supongamos que una empresa quiere saber si el balance semanal de un determinado mes tuvo ganancias o prdidas, para lo que confeccion la siguiente tabla

Donde se introdujo la frmula

En la celda D3 y luego se la arrastr hasta la fila 6

UNIDAD 10.
Las funciones (I)
Esta unidad es la unidad una de las ms importantes del curso, pues en su comprensin y manejo est la base de Excel. Qu es una hoja de clculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de frmulas para

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evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilizacin de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2010 para agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas.

9.1. Introducir funciones

Una funcin es una frmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier funcin es:

nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador " :" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C 7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

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Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

9.2. Autosuma y funciones ms frecuentes

Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea. En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn de Autosuma que nos permite

realizar la funcin SUMA de forma ms rpida. Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botn. Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Adems de poder accesar al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones.... Para utilizar stas opciones, asegrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres que se realice la operacin antes de pulsar el botn.

Las funciones (II)

9.3. Insertar funcin
Para insertar cualquier otra funcin, tambin podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una funcin en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. Hacer clic en la pestaa Frmulas Elegir la opcin Insertar funcin.

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O bien, hacer clic sobre el botn

de la barra de frmulas.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

Excel 2010 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn , de esta forma

no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta.

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Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin. A final, hacer clic sobre el botn Aceptar. La ventana cambiar al cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().

En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre el botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la

hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo. En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin , Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).
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Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

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Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado. Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

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