j. k.

el estudiante como resultado de una vista disciplinaria a una alegada vctima de un delito de violencia

10. Qu es el directorio de informacin? Las instituciones podrn ofrecer informacin de un estudiante sin violar la Ley a travs del Directorio de Informacin. El directorio incluye el nombre, direccin, telfono, fecha y lugar de nacimiento, programa de estudios, participacin de deportes, peso y estatura de los atletas, perodo de asistencia, grados y honores recibidos e informacin relacionada. Las instituciones anualmente deben notificar a sus estudiantes el propstito del directorio de informacin. A su vez, la institucin debe obtener de los estudiantes el consentimiento o denegacin para ofrecer informacin contenida en el Directorio. 11. Cmo el crecimiento de la tecnologa impacta FERPA en nuestra Institucin y Recintos? El uso de sistemas computadorizados para guardar informacin ha crecido vertiginosamente. La informacin electrnica eventualmente reemplazar la mayora de los documentos en papel. La Institucin trata de asegurar que las polticas apropiadas sean establecidas para proteger la confidencialidad de los expedientes. Adems, procuramos educar a la facultad, los administradores, el personal y los estudiantes, sobre las polticas, asegurndonos que stas se cumplan. El mismo principio de confidencialidad que aplica a los documentos en papel aplica de igual forma a la informacin electrnica. 12. Dnde obtener ms informacin sobre FERPA? Estas guas generales no pretenden ser advertencias legales. Este documento provee un resumen general de la Ley FERPA. Para mayor informacin sobre la Ley refirase al CODE OF FEDERAL REGULATIONS 34 CFR PARTE 99. Tambin puede comunicarse con el (la) representante de FERPA en la Oficina de Registradura.

BOLETN INFORMATIVO LEY F.E.R.P.A.

34 CFR PARTE 99
Family Educational Rights and Privacy Act Ley de Derechos Educacionales y Privacidad de la Familia, 1974 34 CFR parte 99

OFICINA DE REGISTRADURA BAYAMN PO BOX 2036 BAYAMN, PR 00960 TEL. (787) 780-5134 Ext. 4153 ARECIBO PO BOX 4035 MSC 452 ARECIBO, PR 00612 TEL. (787) 879-5044 Ext. 5225 RO GRANDE PO BOX 3064 RO GRANDE, PR 00745 TEL. (787) 809-5100 Ext.6300, 6334 PONCE PO BOX 801243 Cotto Raurel, PR 00780-1243 TEL. (787) 840-4725

Crece con nosotros

1.

F.E.R.P.A.

4. a.

Qu es FERPA? La Ley de Derechos Educacionales y Privacidad de la Familia de 1974, tambin conocida como Enmienda Buckley, tiene como propsito proteger la privacidad de los expedientes acadmicos de los estudiantes a nivel postsecundario, de los padres y custodios de los estudiantes menores de 18 aos. Qu provee FERPA? La Ley provee el derecho a examinar los expedientes acadmicos, de solicitar, enmendar estos expedientes y limitar la divulgacin de la informacin contenida en stos. A qu instituciones aplica FERPA? La Ley aplica a toda institucin que recibe fondos federales.

b.

c.

d.

e.

Qu no incluye un expediente acadmico? Documentos pertenecientes a un funcionario o notas privadas dadas por un personal educativo las cuales no estn accesibles o autorizadas a otro personal. Documentos disciplinarios los cuales son exclusivamente para el cumplimiento de la seguridad y el orden en el campus universitario. Documentos relacionados con el empleo de una persona por la institucin, excepto que el empleo est directamente relacionado con su estatus de estudiante. Documentos relacionados al tratamiento de un mdico, psiquiatra, psiclogo u otro profesional reconocido o paramdico y revelada solamente al brindar tratamiento. Documentos que solamente contengan informacin acerca de un individuo obtenida despus que ste dej de ser estudiante de la institucin (Ej. ex -alumnos).

7.

Cundo se necesita el consentimiento del estudiante para mostrar informacin personal del expediente acadmico?

Cualquier persona o entidad que desee obtener informacin del expediente deber presentar un consentimiento escrito actualizado y firmado por el estudiante antes de mostrarle la informacin solicitada. Adems, deber presentar una identificacin con retrato. El consentimiento deber indicar lo siguiente: a. documentos a mostrarse b. indicar el propsito c. identificar la persona o entidad a quien se le mostrar el expediente 8. Qu se considera informacin personal del expediente acadmico del estudiante? a. El nombre del estudiante. b. El nombre de los padres del estudiante o cualquier otro miembro de la familia. c. La direccin del estudiante o su familia. d. Una identificacin personal, tal como el seguro social o el nmero de estudiante. e. Una lista de caractersticas personales que permitan identificar al estudiante con facilidad. 9. Cundo no se requiere el consentimieto escrito del estudiante para ofrecer informacin del expediente acadmico? Las siguientes excepciones estn contenidas en la Ley: a. la facultad institucional, personal y administradores con un legtimo inters educativo b. padres de un hijo dependiente reclamado en la Planilla de Contribucin Sobre Ingresos c. autoridades educativas, federales, estatales y locales en el desempeo de auditoras o evaluaciones relacionadas con programas educativos d. en el proceso de ayudas financieras e. organizaciones realizando estudios para instituciones educativas f. para las agencias acreditadoras g. con el propsito de cumplir con una orden judicial o sopena h. emergencia mdica o de seguridad i. directorio de informacin

2. Quines estn protegidos por FERPA? Estn protegidos por FERPA los estudiantes matriculados en una institucin postsecundaria sin importar la edad de stos o su estatus en relacin a la dependencia de sus padres. 3. Qu es un expediente acadmico? El expediente acadmico generalmente incluye cualquier expediente propiedad de la institucin el cual contiene informacin relacionada con el estudiante. La Ley no contiene reglamentacin relacionada a conservar ciertos expedientes. Esta situacin pasa a ser poltica institucional o reglamentacin del estado. El alcance de la Ley incluye expedientes, documentos e informacin relacionada directamente con el estudiante. Esto incluye, adems, transcripciones de crditos y cualquier otro documento obtenido de la institucin en la cual el estudiante estuvo previamente matriculado. El estudiante tiene derecho a examinar aquellos expedientes que estn directamente relacionados con l y que corresponden a una institucin educativa o a una entidad autorizada a custodiar expedientes de la institucin.

5.

a. b. c.

Qu documentos se pueden remover del expediente acadmico antes de que el estudiante lo examine? Cualquier informacin perteneciente a otro estudiante. Documentos financieros de los padres del estudiante. Cartas e informacin de recomendacin confidenciales bajo las condiciones descritas en la Ley seccin 99.12 (34 CFR parte 99).

6. a. b. c.

Quin puede revisar el expediente acadmico sin el consentimiento escrito del estudiante? Cualquier funcionario institucional que tenga legtimo inters educativo. Padres de un hijo dependiente, segn se define en la Planilla de Contribucin Sobre Ingresos. Cualquier persona que presente una orden judicial o sopena, la cual obliga a la institucin a mostrar el expediente acadmico sin el consentimiento del estudiante. Sin embargo, un esfuerzo razonable generalmente debe realizarse para notificar al estudiante antes de cumplir con la orden.