UNIFAMMA-FACULDADE METROPOLITANA DE MARING

ODIRLEI SCHROEDER DE MATOS PAMELA ALVARES GONZALES PINHEIRO

A IMPORTNCIA DE UM SISTEMA DE INFORMAO NA GESTO DE EMPRESA BREVE ESTUDO DE CASO

MARING 2012

ODIRLEI SCHROEDER DE MATOS PAMELA ALVARES GONZALES PINHEIRO

A IMPORTNCIA DE UM SISTEMA DE INFORMAO NA GESTO DE EMPRESA BREVE ESTUDO DE CASO

Trabalho referente ao uso do sistema em uma empresa apresentado disciplina Sistema de Informao na Unifamma Faculdade Metropolitana de Maring, como parte dos requisitos para obteno do ttulo de Bacharel em Cincias Contbeis.
Orientador (a): Prof(a). Rosilene Nogueira

MARING 2012

3 O trabalho a seguir tem como principal objetivo analisar possveis falhas pelo mau uso do sistema de informao implantado na empresa Uniblanc, bem como dar solues para que todos os departamentos sejam beneficiados com a otimizao do mesmo. Em Junho de 2005 nasceu a Uniblanc, empresa especializada na confeco de sofs, poltronas, chaises e puffs, visando sempre o conforto, sofisticao, criatividade e a satisfao de seus clientes, atravs da qualidade da matria-prima utilizada e pelo excelente acabamento. A misso desta empresa : Trabalhar com seriedade, oferecendo produtos de qualidade, capazes de satisfazer os trs capitais (cliente, colaboradores e acionistas) que compe uma organizao. Preservao da natureza faz parte de sua cultura, pois em seus produtos so utilizados madeira de reflorestamento e as outras matrias primas so utilizadas de forma consciente e em sua totalidade sem desperdcio. As buscas pelas tendncias e exigncias norteiam o perfil do cliente da Uniblanc, que por sua vez deixa em evidncia seu espao diferenciado, harmnico e de beleza agradvel. A organizao optou pela utilizao do Sistema ACCION - Sistema para Excelncia em Gesto - devido a contatos particulares de longa data entre ambos os gestores das empresas em questo. A contabilidade da Uniblanc feita por escritrio, por isso no h um sistema contbil dentro da mesma. A seguir uma breve histria da empresa fornecedora de tal sistema.

Atuando desde 1992 com programas de qualidade e melhoria na gesto, agregou experincia e no ano 2000 lanou seu primeiro software de gesto. A busca contnua pela excelncia em gesto conduziu para o desenvolvimento de diversas ferramentas, hoje integradas nas solues ACCION. Sua principal chave para o sucesso o compromisso em fornecer produtos/servios que atendam as necessidades de seus clientes, produzindo assim, resultados rpidos. A misso promover a excelncia da gesto empresarial, atravs do desenvolvimento de solues baseadas em tecnologia, informao, relacionamento e resultados.

4 Os sistemas ERP - ACCION atendem as demandas de melhoria de processos nas empresas e vo alm, so utilizados na busca e manuteno de vantagens competitivas. Ela conta com novo servio de atendimento para empresas que buscam agregar melhorias em seus processos de gesto e disponibiliza, atravs de seu quadro de colaboradores ou consultores credenciados, os melhores profissionais do mercado que prestam consultoria e treinamentos. Oferece ainda treinamento gratuito ou Treinamentos in Company: So treinamentos solicitados pela empresa cliente para utilizao de recursos dos sistemas ACCION. Atravs de uma visita empresa Uniblanc, observamos que o Mdulo de Segurana do sistema ACCION fica sob a responsabilidade do Gestor ou Setor Financeiro que definem quais as reas e funes do mesmo cada usurio ter visualizao e acesso, por meio de senha e nome do usurio. Verificamos que o sistema ACCION eficiente, mas pode ser mais bem utilizado pelos departamentos, haja vista que, no utilizado por completo, apenas partes das rotinas departamentais so eficientemente aproveitados pelos usurios, neste caso seus respectivos responsveis. Os departamentos que usam a ACCION, em sua totalidade ou no, so: Diretoria: aproveita apenas os relatrios gerenciais. Compras: O Mdulo Compras do sistema utilizado apenas em parte. Financeiro: Utiliza o Mdulo Financeiro em sua quase totalidade. Comercial: Mdulo Vendas usado apenas em parte. PCP: O mdulo disponibilizado esse departamento no usado pelos departamentos compras e vendas. Marketing: integrou-se ao sistema por pouco tempo. Custos: seu sistema integrado parcialmente ao departamento de compras. Produo (marcenaria, montagem, laminao, espumao, costura, confeco da almofada, expedio e modelagem): o mdulo para este setor utilizado em parte pelos departamentos de compras e vendas. E seus Subdepartamentos, que correspondem ao cho de fbrica, no tem

5 acesso ao sistema. O acesso neste caso est restrito aos relatrios por ele gerado. Almoxarifado: sue mdulo integrado ao setor de compras. O apesar do mau aproveitamento do sistema, as informaes geradas so partilhadas por todos os departamentos. Apenas usurios internos tem acesso ele. Todavia, ele no eficaz nem tampouco eficiente, pois as informaes no so completas j que sua utilizao pelos departamentos se faz em parte. H a necessidade por parte dos usurios internos em aproveitar o sistema integralmente, mas no tem subsdios da diretoria para viabilizar a utilizao integral. Existem tambm falhas da prpria diretoria, pois no h espera para que os departamentos organizem as informaes necessrias no sistema para produo dos relatrios. Trabalha-se cotidianamente com informaes truncadas. Tais falhas, no que diz respeito utilizao do sistema, esporadicamente afetam o consumidor final quanto aos preos, qualidade e logstica. Para melhor entendimento quanto diviso e aproveitamento do sistema, um fluxograma e a explicao sobre o mesmo ser exposto a seguir:

Na aquisio de suprimentos, cabe ao comprador catalogar os produtos para o setor de suprimentos, gerar contas a pagar de fornecedores para o setor financeiro e alocar o material em estoque para que haja liberao de pedidos no setor comercial bem como fichas tcnicas de produtos acabados para o setor de marketing e resultados das negociaes com fornecedores para o setor de custos. O PCP utiliza-se das informaes sobre pedidos dos clientes, prazos de entrega e oramentos do setor comercial, cruza as informaes de prazos de entregas de matrias primas e estoques com o setor de compras, planeja toda a rotina mensal do que ser produzido para o setor de produo e seus subsistemas. Todas as informaes geradas nesse processo so agrupadas e analisadas na forma de relatrios gerenciais utilizados pela diretoria para apurara resultados e planejar aes futuras. Os produtos acabados e liberados pela produo so remetidos, reiniciando assim a necessidade de estoque no setor de suprimentos, compra de materiais para nova

7 produo, finalizao de pedidos pelo PCP e setor comercial e por fim a liberao para que o setor financeiro gere cobrana para o cliente. O sistema ACCION d suporte em todo o processo acima demonstrado, no entanto a Uniblanc opta em utiliz-lo parcialmente para agilizar o processo. RELATRIO: Diante da pesquisa conclui-se que o sistema adequado para uso em indstrias, porm se mostrar eficaz e eficiente se utilizado em sua totalidade para que os departamentos tenham a informao completa dentro de suas rotinas, para ter um processo de produo mais seguro com reduo da possibilidade de prejuzos por falta de informao adequada. Sugerimos que a alta administrao juntamente com os responsveis de cada setor realize reunies peridicas para constatar e solucionar as falhas apresentadas neste trabalho e que o gestor d suporte para que o sistema seja utilizado integralmente e disponibilizar cursos de aperfeioamento, que a prpria empresa ACCION fornece, aos seus funcionrios.