IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL EN EL INSTITUTO NACIONAL DE AGUAS POTABLES Y ALCANTARILLADOS (INAPA) BAJO LA NORMATIVA ISO-14000

Ing. Juan Jos Lugo Kiagiadaki, M.Sc (Ing. Civil/Ambiental), Ing. Leslie Porro, Especialista Ambiental (INAPA)

1. INTRODUCCIN
ANTECEDENTES a. El martes 22 de septiembre de 1998 el Huracn Georges impact el territorio de la Repblica Dominicana durante 15 horas dejando a su paso lluvias intensas y los efectos por vientos de hasta 170 Km/h. b. Los damnificados y los daos se estimaron en el orden de 235 muertes, 595 heridos y 59 desaparecidos, as como cuantiosos daos a la agricultura, bosques, infraestructura productiva y de servicios y edificaciones. Las prdidas econmicas estimadas por CEPAL ascienden al orden de 2,193.4 millones de dlares (14% del PIB) c. Se estima que ms de un 30% de los daos ocasionados se deben a prcticas incorrectas y explotacin de los recursos naturales: deforestacin, diseo inapropiado y ubicacin incorrecta de infraestructuras, descuido en el manejo y conservacin del recurso hdrico, deterioro de las cuencas y sobreuso de la tierra entre otros d. Como condicin estratgica general se busca reforzar el contextual para el cumplimiento de las normas de proteccin ambiental entre otras, as como, en cuanto al sector de abastecimiento de agua potable se pretende: Garantizar el adecuado y sostenible manejo del recurso hdrico, evitar su desperdicio, as como la contaminacin de las fuentes. Prevenir la contaminacin, salinizacin y degradacin precoz de los mantos acuferos subterrneos. Establecer controles estrictos sobre procedimientos de tratamiento de aguas. Desarrollar campaas de educacin ambiental y de aprovechamiento del recurso. Mejora de los aspectos institucionales relacionados con el control y vigilancia ambiental.

AMBITO DE IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL

El mbito de implantacin del Sistema de Gestin Ambiental, el cul an se encuentra en desarrollo, inicialmente, estar circunscrito a la Sub-Direccin de Operaciones del INAPA, e incluye los sistemas de abastecimiento de agua potable objeto de rehabilitacin a consecuencia del Huracn Georges y que actualmente la Unidad Ejecutora Sectorial ejecuta. As mismo, se realiz una seleccin de un conjunto de sistemas los cules opera y administra INAPA para ser incorporados tambin al SGA, los cules se tomaron considerando ciertas caractersticas tcnicas de los mismos y vulnerabilidad a distintos fenmenos naturales.

2.

OBJETIVOS PLANTEADOS
Se establecen los siguientes objetivos principales:
q

Implantar un SGA como componente de la estructura organizacional de la Unidad Ejecutora e Institucional en la Sub-Direccin de Operaciones del INAPA, con la finalidad
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de gestionar el impacto de los productos, servicios y procesos ejercidos sobre el ambiente en forma inmediata, a mediano y a largo plazo. Establecer procedimientos administrativos para revisar y auditar el SGA, y para identificar oportunidades de mejorar el sistema y el desempeo ambiental resultante.

En tal sentido, se plantearon los siguientes objetivos especficos : Desarrollar una Revisin Ambiental Inicial para detectar el estado actual de la q administracin ambiental que hace la organizacin. Identificar, caracterizar y valorar los impactos ambientales significativos en el entorno q fsico, qumico y biolgico, identificando y caracterizando los parmetros indicativos para la definicin de medidas de mitigacin, compensacin y/o prevencin de los impactos identificados en la revisin ambiental inicial de los sitios de toma. Identificar los aspectos ambientales con requerimientos legales y no legales, las q actividades, productos o servicios de la institucin, que puedan interactuar con el ambiente. Establecer los objetivos y metas ambientales con base en la poltica ambiental y el q diagnstico ambiental de las obras y servicios. Sentar las bases para asegurar a travs de programas de entrenamiento regulares, la q competencia para la ejecucin de las tareas relacionadas con la gestin ambiental. Adems, el entrenamiento deber asegurar la concientizacin del personal hacia una administracin ambiental responsable y el cumplimiento de la poltica ambiental de la administracin. Establecer canales adecuados de comunicacin con el personal involucrado en las q actividades relacionadas con la gestin ambiental. Dicha informacin deber incluir el desempeo ambiental del sistema. La institucin tambin debe desarrollar canales de comunicacin con las partes involucradas externamente a la compaa (contratistas, proveedores y usuarios) Desarrollar, conjuntamente con los funcionarios, un sistema de documentacin q fundamentado en una estructura de documentos referenciados entre s, en los cuales se definir la forma como la institucin va a dirigir, coordinar, planificar y controlar las actividades ambientales. Elaborar los procedimientos de control operacional en los cuales se define como se q ejecutarn aquellas tareas que puedan causar un impacto ambiental. Considerar la planificacin ambiental para situaciones de emergencia. De modo que la q institucin cuente con medidas de contingencia que le permitan mitigar los daos ambientales ante una eventual emergencia. Requirindose en trminos generales: Identificar las amenazas y los riesgos ambientales potenciales, tales como posibles derrames de combustibles, txicos, contaminantes, fuentes potenciales de contaminacin puntual o dispersa, obstruccin o ruptura del sistema de abastecimiento (obra de toma y lnea de conduccin) por avenidas extraordinarias, actividad ssmica o deposicin de sedimentos entre otros posibles. Preparar los planes preventivos y/o de contingencia segn la identificacin de amenazas y riesgos, considerando la ejecucin de acciones antes, durante y despus de la emergencia para restaurar las condiciones operativas del sistema de abastecimiento, (lnea de conduccin y obra de toma) en calidad y cantidad.

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Documentar de los procedimientos para dar seguimiento y medir regularmente las variables ambientales significativas, as como mantener los registros a fin de evaluar el desempeo ambiental. Establecer los programas y procedimientos para la realizacin de auditorias ambientales peridicas del SGA segn los lineamientos especficos de la norma (ISO14010, ISO14011 e ISO14012), al efecto de medir el grado de cumplimiento de lo planificado. Desarrollar un sistema de monitoreo ambiental de los parmetros de desempeo ambiental establecidos en el sistema de gestin ambiental, considerando especialmente la legislacin ambiental.

3.

CRONOGRAMA DE EJECUCIN

Basados en las exigencias contenidas de la normativa ISO14001, se desarroll un plan para la implementacin del SGA, que contempla el abordaje de los componentes o elementos bsicos considerados dentro de la Norma, las cuales se detallan ms adelante. Estos pasos estn dispuestos de manera que permitan obtener la mxima adecuacin a lo requerido para su implementacin exitosa y eficiencia del sistema. Este proceso de implementacin tiene previsto su culminacin en un lapso de (30) treinta semanas, encontrndose en los actuales momentos (Septiembre 2001) en la semana (15) quince de desarrollo, lo cul representa el 50% del proceso total.

4.

CONSIDIRACIONES TERICAS

Qu es un Sistema de Gestin Ambiental? Un sistema de gestin ambiental es aqul por el que una organizacin controla las actividades, los productos y los procesos que causan, o puedan causar, impactos ambientales y, as, minimiza los impactos ambientales de sus operaciones. Como puede observarse en la Figura 1.1, este enfoque se basa en la gestin de causa y efecto, donde las actividades, los productos y los procesos de su compaa sen las causas o los aspectos y sus efectos resultantes, o efectos potenciales, sobre el medio ambiente sen los impactos. Los impactos serian cosas como un cambio en la temperatura meda de un arroyo que recibe efluente, un aumento en la tasa de asmticos de una poblacin local como resultado de las emisiones de gases de combustin, o un terreno c ontaminado como resultado de una infiltracin. En consecuencia, como puede verse en la Figura 1.2, la gestin ambiental es esencial mente la herramienta que permite controlar los aspectos y que, por tanto, minimiza y elimina los impactos. Los sistemas de gestin ambiental pueden son formales y estar normalizados, como es el caso de ISO14001. Pueden ser informales, como un programa interno de reduccin de desechos, o bien, los medios y mtodos no documentados por los que una organizacin gestiona su interaccin con el medio ambiente.

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Aspectos: Actividades, productos y procesos que pueden interactuar o lo hacen con el medio ambiente Proceso de secado generado por petrleo

Impactos: Cambios en el medio ambiente provocados por aspectos ambientales

Emisiones al aire procedentes proceso de secado

Figura 1.1 - Definicin de aspectos e impactos: Causa y efecto. PREVENCIN, REDUCCIN Y CONTROL DE LOS ASPECTOS AMBIENTAL MEJORADA = MINIMZAR O ELIMINAR LOS IMPACTOS = ACTUCIN

PROCESO DE SECADO CON PETROLEO IMPACTO MEDIO AMBIENTE n Cambiar a gas natural n Disminuir el uso de fuel n Usar tecnologa de limpieza por gas de combustin

PROCESO DE SECADO CON PETROLEO

n Eliminacin o reduccin de

= MENOR

emisiones en el aire

Figura 1.2 - Aspectos, impactos y actuacin ambiental: la prevencin, la reduccin y el control llevan a la mejora.

Los sistemas de gestin ambiental estn muy relacionados con Los sistemas de gestin de calidad (QMS). Son mecanismos que proporcionan un proceso sistemtico y cclico de continua mejora. Como puede observarse en la Figura 1.3, el propio ciclo comienza con la planificacin de un resultado deseado (es decir, una mejora de la actuacin ambiental), implantando un plan, comprobando si el plan funciona y, finalmente, corrigiendo y mejorando el plan basndose en Las observaciones que surgen del proceso de comprobacin. Lgicamente , si el resultado inicial deseado se mantiene igual, un sistema de esta naturaleza, por defecto, generar mayores progresos que avanzarn continuamente hacia el resultado final. ISO14000 es una serie de normas internacionales para la gestin ambiental. Es la primera serie de normas que permite a las organizaciones de todo el mundo realizar esfuerzos ambientales y medir la actuacin de acuerdo con unos criterios aceptados internacionalmente. La ISO14001 es la primera de la serie 14000 y especifica los requisitos que debe cumplir un sistema de Gestin ambiental.

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PLANIFICAR

ACTUAR

MEJORA CONSTANTE

HACER

COMPROBAR Figura 1.3 - Ciclo de mejora constante ISO14001 es una norma voluntar la y fue desarrollada por la International Organization for Standardization (ISO) en Ginebra. La ISO 14001 est dirigida a ser aplicable a organizacin es de todo tipo y dimensiones y albergar diversas condiciones geogrficas, culturales y sociales. El objetivo general tanto de ISO14001 como de las dems normas de la serie 14000 es apoyar la proteccin ambiental y la prevencin de la contaminacin en armona con las necesidades socioeconmicas. La ISO 14001 se aplica a cualquier organizacin que desee mejorar y demostrar a otros su actuacin ambiental mediante un sistema de gestin ambiental certificado. ISO14001 no prescribe requisitos de actuacin ambiental, salvo el requisito de compromiso de continua mejora y la obligacin de cumplir la legislacin y regulacin relevantes. La norma no declara la cantidad mxima permisible de emisin de xido nitroso de gases de combustin, ni el nivel mximo de contenido bacteriolgico en el efluente de aguas residuales. La ISO14001 especifica Los requisitos del propio sistema de gestin, que, si se mantienen adecuadamente, mejorarn la actuacin ambiental reduciendo los impactos, tales como emisiones de Oxido nitroso y efluentes bacteriolgicos. Los requisitos de un SGA certificable con ISO14001 y su correlacin con el modelo cclico anteriormente mencionado de mejora continua (planificar, ejecutar, comprobar y corregir) con sus elementos bsicos que lo constituyen bsicos, se reflejan en la Figura 1.4.

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PLANIFICACIN q q q q q q Revisin Ambiental Inicial Registro de aspectos e impactos Poltica Ambiental Legislacin y Regulacin Ambiental Objetivos y Metas Ambientales Programa de Gestin Ambiental

PLANIFICACION

REVISIN DE LA GESTIN

MEJORA CONSTANTE

IMPLANTACIN Y FUNCIONAMIENTO

IMPLANTACIN Y FUNCIONAMIENTO

COMPROBACIN Y ACCIN CORRECTIVA

q q q q q q q q

Estructura y Responsabilidades Procedimientos Ambientales Formacin y Concientizacin Ambiental Comunicacin Ambiental Manual de Gestin Ambiental Control de la Documentacin Control de las Operaciones Preparacin y Respuesta a Emergencias

COMPROBACIN Y ACCIN CORRECTIVA q Monitoreo y Medicin q No-conformidad con SGA, correccin y prevencin q Registros Ambientales

Figura 1.4 Etapas de Implantacin del SGA bajo ISO14001 y sus elementos bsicos de cada etapa. Lo planteado en el esquema anterior, identifica claramente cada uno de los componentes bsicos del SGA y de su correlacin con cada una de las etapas del Ciclo de Mejora Continua ESTRUCTURA BSICA Y REQUERIMIENTOS DE LA NORMA ISO14001:1996 TITULO DE LOS REQUERIMIENTOS Requisitos generales Poltica ambiental Planificacin Implementacin y operacin Estructura y responsabilidad Capacitacin, entrenamiento, conocimiento y competencia Comunicacin Documentacin del sistema de gestin ambiental Clusula 4.1 4.2 4.3 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4
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Control de documentos Control de operaciones Preparacin y respuesta ante situaciones de emergencia Verificacin y accin correctiva Monitoreo y medicin No-conformidad y acciones correctivas y preventivas Registros Auditorias ambientales Revisin de la gerencia 6. METODOLOGIA

4.4.5 4.4.6 4.4.7 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.6

La estrategia metodolgica se plante de manera de desarrollar los elementos funcionales del sistema identificando cada uno de los elementos contenidos en la normativa, tal como se plante anteriormente. El enfoque inicial para el desarrollo de cada una de estos elementos, consisti en un diagnstico y evaluacin de los aspectos que deban ser tomados en consideracin para su implementacin. Como elementos fundamentales para el desarrollo del mismo, estos se disponen de forma sinergtica dentro del sistema para interaccionar tal como se indica en el esquema que se plantea a continuacin, indicando como se enlazan entre s estos elementos.

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METAS ORGANIZACIONALES

POLTICAS AMBIENTALES

ASPECTOS AMBIENTALES ASPECTOS SIGNICATIVOS

LEGISLACIN Y REGULACIONES

- AUDITORIA DEL SGA -COMUNICACION -DOCUMENTACION -CONTROL DOCUMENTACION -REGISTROS -N O-CONFORMIDAD

METAS Y OBJETIVOS AMBIENTALES

-MONITOREO Y MEDICIONES -ESTRUCTURA & RESP -CAPACITACIN -PREP. EMERGENCIAS -CONTROL OPERACIONAL

PROGRAMA DE GESTIN

REVISIN DE LA GESTIN

Figura 1.5 Interrelacin entre los elementos componentes del SGA 7. RESULTADOS INICIAL DEL DESARROLLO DE LOS ELEMENTOS QUE COMPONEN EL SISTEMA

1.

Revisin Ambiental Inicial (RAI) En la revisi n ambiental inicial se defini su abordaje y desarrollo en (4) cuatro fases de desarrollo, como se mencionan a continuacin: I. Revisin de las prcticas de gestin ambiental En consideracin que INAPA requiere mejorar su actuacin ambiental controlando aquellos aspectos que causan impactos identificados, requerir una estructura de gestin funcional para poder llevarlo a cabo. Por tanto, y como primera Fase, fue crucial determinar cul es la estructura de gestin ambiental existente. Al hacer esto, se determinaron qu mejoras de gestin estructural se requerirn para controlar efectivamente las actividades, los productos y los procesos que causan los impactos

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ambientales significativos identificados. Esta fase se encuentra culminada, siendo desarrollada, en trminos del tiempo, ms all de las estimaciones originales. Sin embargo, las actividades desarrolladas arrojaron aspectos interesantes que permiten definir oportunidades de mejoras para la institucin. II. Revisin de las actividades, los productos y los procesos de la organizacin Una vez que se han ido identificando lo que se necesita para desarrollar una estructura funcional de gestin ambiental, se defini de qu se ocupar tal estructura mejorada. Por tanto, la segunda rea clave que est siendo desarrollada en la RAI, es la identificacin de los aspectos ambientales de las actividades, productos y procesos (causas) que tienen un impacto ambiental significativo (efectos) sobre el medio ambiente. Actualmente se encuentra en proceso de ejecucin esta fase (aproximadamente en un 30% de avance, la cul consiste en visitas a lo sitios de operaciones de estos sistemas. Esta fase ha sido desfasada de su programacin original puesto que las necesidades de tiempo a dedicacin de la primera fase indicaron la conveniencia de culminar primero la fase inicial, para poder proseguir el desarrollo de esta. III. Revisin de los accidentes e incidentes ambientales previos Para preparar una identificacin detallada del impacto ambiental, es esencial evaluar cualquiera de los impactos presentes o futuros que pueden ser el resultado de actividades pasadas del lugar donde se opera. La tercera rea clave tratada en la RAI, fue la identificacin de accidentes e incidentes ambientales previos que hayan podido producirse en el lugar y que podran conducir a los impactos ambientales presentes o futuros. IV. Revisin de la legislacin y regulaciones relevantes Uno de los requisitos fundamentales del SGA certificable y de mejora ambiental continua es que, al menos, cumpla con toda la legislacin, regulaciones, autorizaciones y/o cdigos de conducta industriales que van asociados a los impactos ambientales (reales o potenciales) de las operaciones. Por tanto, la cuarta rea clave revisada en la RAI, fue la identifi cacin de toda la legislacin, regulaciones, autorizaciones y cdigos de conducta industriales asociada a los impactos ambientales reales o potenciales. Esta revisin de los aspectos legales se encuentra concluida, la misma permiti desarrollar cada una de los aspectos de la Ley 64-00 y las Normas correspondientes, que son aplicables a las Instituciones involucradas.

2.

Registro de aspectos e impactos El registro de los aspectos e impactos ambientales corresponde el registro documentado de los aspectos ambientales significativos y sus correspondientes impactos que la organizacin debe controlar y minimizar para mejorar la actuacin ambiental corporativa.

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En esta fase de registro de los aspectos e impactos se identificaron los aquellos que son significativos referidos a: Las entradas a las actividades, productos o procesos. Las salidas de las actividades, productos o procesos. Las emisiones al aire (controladas y no controladas) de las actividades, productos o procesos. La generacin o eliminacin de residuos slidos o de otro tipo (particularmente residuos nocivos) asociados a las actividades, productos o procesos. Contaminacin del terreno como resultado de las actividades, los productos o los procesos. Usos de materia prima y recursos naturales asociados a sus actividades, productos o procesos. Vertidos o emisiones asociados a las actividades, productos o procesos, tales como energa trmica, ruido, olores, polvo, vibraciones e impacto visual. Los asuntos ambientales de relevancia local o comunitaria asociados a sus actividades, productos o procesos y cualquier asunto relacionado con la actuacin ambiental. En los registros ambientales se identificaron los aspectos e impactos significativos que tienen su origen en: Las actividades, los productos y los procesos normales. Todas o algunas actividades, productos o procesos anmalos. Todos los accidentes y situaciones de emergencia potenciales asociados a sus actividades, productos o procesos. Adicionalmente, se encuentra en desarrollo el vaciado de toda esta informacin recopilada en un software especializado (Significance Wizard) que permitir obtener el grado de significancia de cada uno de los aspectos identificados. Esto permitir obtener una visin ms detallada de los aspectos ambientales y su relevancia para la institucin. En trminos referenciales esta fase se encuentra en un avance del 80%.

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Figura 1.6 Detalle de la interfaz del Software Significace Wizard

3.

Poltica Ambiental

La poltica corresponde al conjunto de normas o principios (normalmente formales y documentados) que la organizacin adopta para un determinado curso de accin elegida. La poltica ambiental no es diferente. Para este caso concreto, se refiere a un conjunto de principios e intenciones formales y documentados en relacin con el medio ambiente. Esencialmente, la poltica ambiental es el documento gua para la mejora ambiental corporativa y su cumplimento es fundamental para la integridad y el xito del SGA. Es oportuno que la poltica ambiental se desarrolle tras haber completado la revisin ambiental inicial. En el caso de INAPA, estos principios e intenciones generales debern incluir una mejora ambiental continua y constante, que se cumplir minimizando los impactos ambientales significativos de las actividades, los productos y los procesos. Esto beneficiar a la organizacin, en el sentido de que permitir discutir y tomar en cuanta los hallazgos de esta revisin con la finalidad de definir el alcance o metas a alcanzar para definir las lneas de desarrollo de la poltica de las instituciones. En relacin con la definicin de las polticas ambientales de la institucin se ha previsto desarrollar un taller con cada el equipo gerencial y la unidad de gestin ambiental con la finalidad de definir dentro del seno de la misma, las polticas que definirn las acciones de manejo ambiental.

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4.

Legislacin y Regulacin Ambiental

Uno de los requisitos fundamentales de la poltica ambiental es que contenga el compromiso declarado el cumplir con toda la legislacin y las regulaciones ambientales relevantes a las que la organizacin est vinculada. En consecuencia, para que un SGA sea realmente efectivo (y certificable), debe asegurar que todas sus actividades, productos y procesos cumplan la legislacin y las regulaciones ambientales relevantes. Al igual que se necesita identificar los aspectos e impactos para gestionarlos efectivamente, aceptar el compromiso de cumplimiento de la legislacin y de las regulaciones presupone que se han identificado y documentado exactamente la legislacin y las regulaciones que se cumplirn. Por lo tanto, un registro de la legislacin y de las regulaciones ambientales significa una lista de toda la legislacin y todas las regulaciones ambientales rele vantes a las que estn obligadas las instituciones involucradas. Este aspecto se encuentra concluido habindose identificado en su totalidad todos los aspectos legales y regulaciones relevantes para las instituciones. Esto ha permitido definir en principio el marco legal regulador de las actividades de las instituciones.

5.

Objetivos y Metas Ambientales

Habiendo completado la revisin ambiental inicial, hecho un registro tanto de los aspectos e impactos como de la legislacin y las regulaciones, el SGA ser funcional y certificable. En este punto, ha de haberse completado dos tareas fundamentales. En primer lugar, al completar la revisin ambiental inicial y preparacin de los registros, la identificacin y documentacin de cul es el impacto sobre el medio ambiente. En segundo lugar, al concluirse una poltica ambiental, se establecen claramente, por escrito, la intencin de mejorar la actuacin ambiental general, minimizando los impactos ambientales significativos identificados en la revisin ambiental inicial y documentados en el registro de los aspectos e impactos ambientales. En resumen, en este nivel se deber tener, por escrito, la voluntad de mejorar la actuacin ambiental (poltica ambiental) y lo que necesita ser mejorado (RAI/registro de los aspectos e impactos ambientales). El siguiente paso es determinar qu es lo que en realidad se har para lograr esta mejora. Los objetivos y las metas son precisamente eso: la identificacin de lo que se har para mejorar. Los objetivos ambientales son los fines generales que las instituciones marcarn para mejorar la actuacin ambiental. Los objetivos ambientales son fines tales como "reducir el uso del agua" o "mejorar la eficacia energtica". En el marco del desarrollo de esta fase se tiene que a la fecha se han cubierto parcialmente el registro los dos aspectos que implican la consecucin de lo establecido en la presente fase. Actualmente se tiene cubierto el registro de los aspectos e impactos de las actividades, productos y procesos y de manera parcial lo relativo a la revisiones ambientales, quedando pendiente el taller de desarrollo de las polticas ambientales institucionales. El avance especfico de esta fase se estima en un 40%.

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6.

Programa de Gestin Ambiental

En esta fase es esencial determinar exactamente qu acciones se requieren para mejorar. Estas acciones se conocen como Programas de Gestin Ambiental y no es ms que una frmula detallada para cumplir los objetivos y las metas establecidos. Lgicamente, si se cumple una meta, su correspondiente objetivo se cumplir igualmente y la poltica ambiental cumplir su intencin declarada. Por tanto, para un objetivo dado, el programa de gestin ambiental identifica cmo se cumplirn las metas, quin es el responsable de cada una de las actividades requeridas para cumplir esa meta y cundo se completarn tales actividades. En esta fase se emplearn los insumos obtenidos de lo siguientes aspectos: q Lo que est ocurriendo (RAI); q La necesidad de mejorar (los aspectos e impactos significativos); q La intencin de mejorar (poltica) y q Lo que conllevara la mejora (objetivos y metas). En relacin con la presente consultora, se ha completado parcialmente esta fase, pues los insumos bsicos citados anteriormente se encuentran parcialmente desarrollados, siendo desarrollada esta etapa completamente al concluir las etapas previas las cuales tienen un avance significativo lo cul representa una garanta de inicio inmediata. En trminos generales esta fase puede establecerse que tiene un avance del 25%.

7.

Estructura y Responsabilidades

La responsabilidad, sencillamente, se refiere al hecho de que, para que el SGA funcione de manera adecuada, todos los componentes de la estructura elegida deben tener asignada una responsabilidad. Igualmente, dado que una persona puede cumplir con las responsabilidades de un puesto identificado en la estructura elegida, no es necesariamente importante quin es el responsable de cada puesto en dicha estructura, sino que una persona es la responsable y que esa responsabilidad est claramente identificada y entendida. En resumen, la estructura se refiere a la forma administrativa del SGA y la responsabilidad se refiere a las funciones, competencias e interrelaciones del personal relevante requerido para asegurar la eficacia del SGA y de su estructura elegida. Entre los aspectos diagnosticados que requiere INAPA, se evidencian las necesidades siguientes:
q q q

Todos los empleados deben comprometerse a la implantacin con xito y al mantenimiento del SGA. La alta direccin debe designar un(os) representante(s) de la direccin y definir su(s) responsabilidad(es) y competencias con relacin al SGA. Todas las funciones, responsabilidades y competencias para la implantacin, funcionamiento y mantenimiento del SGA deben ser definidas, documentadas y comunicadas dentro del seno de las Instituciones. La alta direccin debe apoyar estas funciones, responsabilidades y competencias proporcionando los recursos humanos, financieros, formativos y tcnicos apropiados

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requeridos por las personas identificadas para poder cumplir sus responsabilidad es en la implantacin, funcionamiento y mantenimiento del SGA. q Todas las funciones, responsabilidades y competencias deben ser aprobadas y respaldadas por la alta direccin. q Las funciones, responsabilidades y competencias deben establecerse para asegurar que se establecen, implantan y mantienen todos los requisitos del SGA. q Deben establecerse las funciones, responsabilidades y competencias para informar a la alta direccin sobre la actuacin del SGA. q Las funciones, responsabilidades y competencias debern seguir las estruc turas jerrquicas existentes y debern integrarse en las responsabilidades generales de todo el personal de la organizacin. q Debe desarrollarse una estructura para la implantacin, el funcionamiento y el mantenimiento del SGA. Esta estructura deber incluir un diagrama organizativo que asigne las responsabilidades, las descripciones de los trabajos y las lneas de comunicacin entre los distintos niveles y funciones de la estructura. q Para el mejor funcionamiento del SGA lo indicado es que se mantenga y funcione a travs de un comit directivo de gestin ambiental, compuesto por personal de direccin media y baja con conocimiento prctico del impacto ambiental de las operaciones. En cuanto a lo planteado anteriormente se tiene bsicamente establecida la estructura organizativa y responsabilidades que permitirn acometer en cada una de las instituciones involucradas el funcionamiento del Sistema de Gestin Ambiental. Esta fase tiene una avance total del 90%.

8.

Procedimientos Ambientales

En esta fase, se estn desarrollando los procedimientos para asegurar que las operaciones reflejen las intenciones y el propsito del SGA diseado. La actuacin ambiental mejorada es el resultado directo de la minimizacin de los impactos ambientales significativos, mediante el control de los aspectos de las operaciones que causan los impactos identificados. Es por ello que, los procedimientos ambientales son las instrucciones paso a paso que, llevndose a cabo adecuadamente, controlarn tanto el SGA, como las actividades, los productos y los procesos (aspectos). Esto se traducir en la minimizacin de los impactos ambientales correspondientes y, por tanto, mejorar la actuacin ambiental global. Esencialmente, estos procedimientos entran dentro de dos categoras generales. La primera incluye procedimientos que dictan cmo funcionar el SGA y cmo ha de mantenerse. Estos procedimientos "administrativos" describen qu actividades se requieren para asegurar que el SGA cumple los requisitos de la norma del SGA a la que se ha prescrito. La segunda categora incluye procedimientos que dictan cmo han de controlarse sus operaciones para minimizar los aspectos ambientales significativos relacionados con tales operaciones. Estos procedimientos "operativos" estn determinados (y deberan ser anlogos) por los aspectos ambientales significativos de sus operaciones. En esta fase, an cuando los objetivos consecuencia de las polticas ambientales no han sido concluidos, los procedimientos estn definidos y claramente identificados, y son en muchos casos, evidentes los aspectos a desarrollar de las actividades tendientes la mejora en la actuacin ambiental de la institucin. Actualmente, en esta etapa se han recopilado el 85% de los procedimientos existentes dentro de las actividades que desarrollan. Posteriormente, se

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requerir adecuar estos proce-dimientos a las exigencias del SGA y su adecuacin a lo que se establezca dentro de las polticas ambientales. El avance alcanzado de esta fase se del 75%.

9.

Formacin y Concientizacin Ambiental

Para que el sistema funcione correctamente, cada persona del sistema debe entender claramente su posicin y cmo afectan sus acciones al sistema en general. Por consiguiente, para que el SGA en diseo tenga xito en el cumplimiento de las polticas y los objetivos establecidos, las distintas personas que componen el sistema necesitan estar concientes de tales polticas y objetivos y entender cmo afectan sus acciones al SGA y a la actuacin ambiental general del sitio de operaciones. Uno de los propsitos principales del SGA es controlar los aspectos ambientales del funcionamiento que causan, o podran causar, impactos ambientales. Igualmente, para controlar los impactos ambientales, primero debern ser identificados cules son tales impactos. Esta metodologa que viene siendo aplicada consiste en "primero identificar y luego tratar, controlar o gestionar" tambin se us para desarrollar el registro de la legislacin y las regulaciones, as como el registro de los aspectos e impactos. Lgicamente, como todos los SGA requieren que se proporcione formacin a quienes se ven implicados en el proceso del SGA, el primer paso importante es la evaluacin con referencia a qu formacin se requiere. Para ello, es imperativo que sea capaz de identificar claramente qu formacin se necesita para desarrollar, implantar y mantener el SGA funcional. Para el desarrollo, implantacin y el mantenimiento del SGA propuesto, se ha propuesto (3) tres niveles de formacin que permitan reflejar el grado de formacin ambiental general necesario para desarrollar, implantar y mantener el SGA de manera funcional. El primer nivel de formacin ser una formacin sobre concientizacin ambiental general y una introduccin a la gestin ambiental. El segundo nivel suministrar una formacin ms especfica para todo el personal cuyas actividades de trabajo estn relacionadas con los aspectos e impactos significativos identificados. El tercer nivel lo constituir una formacin avanzada de auditores de SGA para quienes tienen la responsabilidad identificada de mantener el SGA desarrollado. A la formacin del nivel 1 se le denominar Formacin de conciencia ambiental , la cul deber ofrecerse a todo el personal y:
q

Ofrecer una introduccin a los sistemas de gestin ambiental y al sistema que se est desarrollando en su lugar de trabajo. Desarrollar un claro entendimiento de la relacin existente entre los aspectos ambientales del lugar de trabajo y los impactos ambientales identificables, y la posterior correlacin con asuntos ambientales tanto globales como locales. Tratar la poltica ambiental de la institucin relacin con los sitios de operaciones, y la importancia del cumplimiento, as como los objetivos y metas establecidos para cumplir los propsitos de la poltica ambiental.

A la formacin del nivel 2 se le denominar Formacin sobre los aspectos e impactos y es normalmente ms especfica sobre los aspectos e impactos identificados en la revisin inicial y documentados en el registro de los aspectos e impactos ambientales. Esta formacin se

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deber proporcionar a todo el personal cuyas actividades de trabajo estn relacionadas o pudieran causar un impacto ambiental significativo. Esta formacin tendr como objetivo:
q q q q

Tratar los impactos ambientales de los aspectos significativos identificados en la revisin ambiental inicial y documentados en el registro de los aspectos e impactos ambientales. Ofrecer una visin clara de la correlacin entre los aspectos e impactos y cmo stos se ven afectados por las actividades de trabajo individuales. Desarrollar un claro entendimiento de los procedimientos requeridos para controlar los aspectos significativos identificados y de por qu se necesitan procedimientos. Tratar la importancia de la observacin de los procedimientos operativos y las consecuencias del incumplimiento de los procedimientos.

A la formacin de nivel 3 se le denominar Formacin del SGA o Auditoria del SGA y normalmente es una formacin ms detallada sobre el SGA que se est desarrollando. Se proporcionar a todo el personal que tenga funciones y responsabilidades identificadas para desarrollar, implantar, auditar y mantener el SGA. Este nivel de formacin deber:
q q q q

Tratar todos los requisitos del sistema para un SGA funcional. Tratar todas las funciones y responsabilidades requeridas para desarrollar, implantar y mantener el SGA en el sitio de operaciones. Tratar las consecuencias de no lograr cumplir las funciones y responsabilidades definidas. Tratar sobre las auditorias del SGA y los procedimientos de auditoria.

En resumen, se requiere formacin y capacitacin para asegurar que todas las personas involucradas en el SGA estn concientes de la poltica y los objetivos ambientales de la institucin (intencin de mejorar la actuacin ambiental) y de los impactos ambientales de sus acciones (control de los aspectos ambientales y minimizacin de los impactos ambientales correspondientes). Tambin se requiere formacin para todo el personal cuyas actividades puedan conducir a impactos ambientales significativos y, finalmente, se requerir formacin para todo el personal que tenga una funcin o responsabilidad identificada en el aseguramiento para que el SGA se mantenga y cumpla los requisitos de un SGA funcional. Esta fase, actualmente no tiene avance. Sin embargo, en consideracin de los tres niveles de formacin y concientizacin ya identificados se estima que deber iniciarse su documentacin al concluir la elaboracin de los procedimientos ambientales.

10.

Comunicacin Ambiental

Resulta esencial que todo el que est involucrado en el SGA sea formado y tome conciencia de las intenciones ambientales generales de la institucin y de cmo sus acciones individuales afectan el cumplimiento de esas intenciones. Similarmente, es esencial entender que u n sistema funcional depende no slo de individuos formados, sino tambin de la comunicacin entre ellos. Adems, un SGA funcional no slo depende de la comunicacin interna dentro del sistema, sino tambin entre el propio sistema y los numerosos terceros interesados externos a los que afecta. Entre estos terceros, se incluira a cualquiera que se vea afectado por sus impactos ambientales o por el SGA, tales como accionistas, vecinos, clientes, suministradores, etc. En el SGA en diseo, se subdivide la comunicacin ambiental dentro de dos categoras: la comunicacin interna y la comunicacin externa. La comunicacin interna es la que se da

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entre los distintos niveles y funciones implicados en el desarrollo, implantacin y mantenimiento de su SGA. La comunicacin ambiental interna estar orientada a: formar al personal sobre la poltica ambiental; interaccin entre el personal con responsabilidades identificadas para mantener el SGA; informar a la direccin superior sobre los cambios o resultados del SGA. La comunicacin externa es esencialmente la que se da con quienes se ven afectados por sus aspectos ambientales y/o su SGA. La poltica ambiental representar una forma de comunicacin externa. An cuando esta fase es simple, requiere esencialmente de los aspectos establecidos en la poltica ambiental. Sin embargo, se predisearon procedimientos que permitan cumplir los requerimientos de comunicacin, al menos hacia el interior de la organizacin.

11.

Manual de Gestin Ambiental

El desarrollo del SGA funcional, tal cul se ha venido desarrollando, es un proceso relativamente sencillo, organizado y que sigue un orden lgico. As mismo, se evidencia que para que el desarrollo del SGA sea funcional requiere de la documentacin. En esta etapa del proceso de implantacin del SGA, se deber haber desarrollado lo siguiente:
q q q q q q

Una poltica ambiental. Un registro de los aspectos e impactos. Un registro de la legislacin y las regulaciones. Los objetivos y metas. Programas de gestin ambiental. Procedimientos operativos y de mantenimiento del SGA.

Para que el SGA sea realmente funcional, esta documentacin debe ser sencilla, organizada y lgica. Es por ello, la necesidad del Manual de Gestin Ambiental (MGA). El Manual de Gestin Ambiental es la herramienta central o de referencia de los documentos claves que se requieren para mantener y auditar el SGA a lo largo del tiempo. Fsicamente , este manual puede ser una sola carpeta con todos los documentos principales del SGA o puede ser simplemente un ndice con referencias a la localizacin de esos documentos fundamentales. El MGA no es un requisito explcito de la ISO14001, pero se requiere que mantenga informacin o documentacin sobre los elementos centrales del SGA. Estos elementos centrales debern considerarse los esenciales para cumplir las intenciones establecidas y expresadas en la poltica ambiental, e incluiran: la poltica ambiental, los objetivos y las metas ambientales, los programas de gestin ambiental, los procedimientos, las funciones y responsabilidades dentro del SGA, y las distintas interacciones entre los elementos de su SGA. El MGA deber describir cmo trata estos elementos centrales y cmo se mantiene el SGA funcional. Para la implantacin con xito de esta etapa, y en consideracin de las caractersticas de la institucin, se establecieron los siguientes aspectos a ser considerados en la elaboracin de esta fase:

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q q

Se deber establecer y mantener toda la informacin sobre el SGA (en papel o en formato electrnico) que describa los elementos claves del SGA diseado y explicaciones detalladas de cmo interactan los distintos componentes de la informacin (Manual de Gestin Ambiental) El Manual de Gestin Ambiental representar el documento ms importante del SGA y funcionar como instrumento clave para controlar el sistema de gestin. El Manual de Gestin Ambiental ser el punto de referencia central para el mantenimiento y las auditorias del SGA. El Manual de Gestin Ambiental ser redactado de manera clara, concisa y fcil de leer y comprender. El Manual de Gestin Ambiental puede hacer referencia a otras formas de informacin o documentacin para evitar duplicar documentos. El Manual de Gestin Ambiental ser preparado y mantenido de manera que sea posible eliminar y revisar pginas de manera independiente. Cada pgina del Manual de Gestin Ambiental incluir: La seccin del SGA a la que pertenece. La fecha en que se prepar y la de la ltima revisin. Cundo y por quin fue autorizado. Nmero de pgina en relacin con el nmero total de pginas de la seccin. El Manual de Gestin Ambiental incluir y har referencia a lo siguiente: Un ndice general de las secciones, comenzando por una descripcin de cmo usar el MGA, dnde localizar copias del mismo y cundo es revisado. Una introduccin que incluya una descripcin la institucin, sus actividades, productos y procesos (incluido un organigrama de las operaciones). Una visin general del SGA, los componentes y cmo interactan. La estructura organizativa del SGA, incluyendo grficos y diagramas. La descripcin de las responsabilidades ambientales, incluyendo descripciones de los trabajos y las competencias. La poltica ambiental. Los objetivos y metas. Los programas de gestin ambiental (planes de accin ambiental). Los procedimientos operativos. Los planes de emergencia y su documentacin. El registro de los aspectos e impactos ambientales significativos. El registro de legislacin y regulaciones aplicables. Los registros que se necesitan para la implantacin y el mantenimiento del SGA. Los resultados de las auditorias anteriores al SGA. Los resultados de las revisiones de la gestin.

Esta fase, en el contexto de la consultora en desarrollo, representa el paso final es por ello que es evidente que el avance, an cuando se tiene parcialmente ciertos componentes del mismo, su avance puede considerarse nulo.

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12.

Control de la Documentacin

En la etapa anterior, relacionada con el manual de gestin ambiental, el punto clave planteado radic en el hecho de que un sistema de gestin funcional requiere el mantenimiento de la informacin de tal sistema. Utilizando una lgica similar, el punto clave del control de la documentacin es que, si se mantiene informacin documentada sobre el sistema, los documentos que se mantienen debern ser catalogados como "controlados". Esencialmente, el control de la documentacin representa el conjunto de procedimientos mediante los que se asegura que los documentos del SGA se organizan, se actualizan, se mantienen localizables y se "controlan" de manera que su eficacia quede garantizada. En el SGA en desarrollo, deber distinguirse claramente entre los documentos controlados y los no controlados. Como norma general, se otorgara el estado controlado a los documentos que son esenciales para la implantacin y el mantenimiento del SGA y que, peridicamente, puedan necesitar ser recordados, actualizados o sustituidos. Por el contrario, se otorgar el estado de no controlado a los documentos que no vayan o requieran ser actualizados, una vez que se han distribuido. En resumen, los documentos controlados siempre estarn actualizados y los que hayan sido actualizados, sern etiquetados como corresponde. Para asegurar una manipulacin apropiada de los documentos controlados, se mantendr un registro de qu documentos son controlados y dnde estn ubicados y, una vez actualizado un documento controlado, las nuevas versiones deben sustituir a todas las copias de la versin anterior de dicho documento. Se dispondr de un procedimiento con las lneas generales sobre cmo referenciar, autorizar, distribuir, almacenar, recuperar, corregir, redistribuir y sustituir este tipo de documentos. Para evitar la confusin, todos los documentos de este tipo sern referenciados con un nmero de referencia nico Para poder obtener un resultado satisfactorio en la implementacin de esta fase en las instituciones involucradas, se han previsto los siguientes aspectos
q

Se dispondr de un procedimiento que controle todos los documentos que se requieren para el desarrollo, la implantacin y el mantenimiento del SGA. Se dispondr de un procedimiento por escrito para preparar, almacenar, expedir, corregir y revisar documentos. Se establecern los mecanismos que permitan asegurar que todos los documentos que se requieren para el desarrollo, la implantacin y el mantenimiento de su SGA son legibles y estn claramente marcados con la fecha en que se prepararon, la fecha en que han de revisarse, el ttulo del documento y la versin del mismo. Los procedimientos de control de la documentacin sern diseados de manera que permitan asegurar que todos los documentos que se requieren para el desarrollo, la implantacin y el mantenimiento del SGA: Estn debidamente autorizados por un representante de la alta direccin. Estn localizables. Tienen un perodo de revisin previsto y que se revisarn y actualizarn segn esa revisin. Se actualizan y que las versiones actualizadas de los documentos sustituyen las versiones anteriores y obsoletas.

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Se actualizan y se distribuyen a todos los que los necesitan y en to dos los lugares donde se guardan. Estn claramente marcados como versiones antiguas si se mantienen por razones financieras, legales o de cualquier otra ndole. q El procedimiento de control de la documentacin diferenciar aquellos documentos controlados de los no controlados. Dado que el control de la documentacin representa una estrategia o accin orientada a disponer de tcnicas apropiadas para el control de documentos, y en virtud de que no est directamente ligada a la conclusin de etapas anteriores, se ha adelantado considerablemente la misma, alcanzndose un 80% de avance.

13.

Control de las Operaciones

Al igual que el control de la documentacin representa el conjunto de pro cedimientos mediante los que se asegura que los documentos de su SGA estn "controlados", el control de las operaciones es el conjunto de procedimientos que aseguran que sus operaciones (aspectos) son controlados . Por consiguiente, el control de las operaciones mejora la actuacin ambiental controlando los aspectos y minimizando los correspondientes impactos ambientales provocados por tales operaciones. Para el desarrollo de este elemento componente del SGA, es importante citar algunos de los aspectos bsicos evidenciados requeridos para alcanzar el xito en su implementacin:
q

q q q

Identificacin y control fsico de todas las actividades, productos y procesos que han estado relacionados con los impactos ambientales significativos identificados en la revisin ambiental inicial. El control de las operaciones incluir los procedimientos operativos que definen la manera en que la organizacin llevar a cabo las actividades, las funciones y los procesos (aspectos) que tienen, o podran tener si no se controlan, impactos ambientales significativos. Se dispondr de procedimientos operativos para todas las actividades, productos y procesos donde la ausencia de tales instrucciones inducira, o podra inducir, a un impacto ambiental significativo y, por tanto, comprometer su poltica ambiental. Deber disponerse o preparar los procedimientos operativos para todo el personal que trabaje en la organizacin, o en su nombre, si dichas actividades, productos y procesos inducen, o pudieran inducir, a un impacto ambiental significativo. Supervisar, con el objetivo de controlar, todos los impactos ambientales significativos de sus actividades, productos y procesos. Su control de las operaciones incluir la aprobacin (basada en criterios ambientales) de todas las actividades, productos, procesos y adquisiciones planificados. Su control de las operaciones incluir los criterios de actuacin para todas las actividades, productos y procesos que tengan, o puedan tener si no se controlan, un impacto significativo sobre el medio ambiente.

Esta fase ser completada oportunamente una vez que sean desarrollados los aspectos referidos al programa de gestin ambiental. Actualmente, no se ha avanzado significativamente el proceso de desarrollo de este elemento.

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14.

Preparacin y Respuesta a Emergencias

Si estuvisemos en un mundo perfecto, la implantacin del SGA contentivo de los elementos planteados inicialmente sera suficiente. Sin embargo, no es as y el componente final que deber aadirse para completar el proceso de implantacin es una metodologa procedimental y sistemtica para prevenir accidentes y situaciones de emergencia y controlarlos cuando ocurran, si se da el caso. Dado que la naturaleza y el impacto ambiental de accidentes y emergencias varan dependiendo de la organizacin en cuestin y de la naturaleza del accidente o la emergencia, no existe una definicin estndar de "accidente" y "situacin de emergencia" que pueda valer para desarrollar un SGA. En todo caso, el punto central y de capital importancia para el SGA funcional es el hecho que disponga de mecanismos procedimentales para identificar, prevenir y hacer frente a estas situaciones cuando surjan. Como se desprende de lo planteado, la mejora ambiental global est supeditada a la identificacin, y al subsiguiente control, de los aspectos ambientales significativos para minimizar el impacto ambiental de los aspectos identificados. Igualmente, un SGA funcional asegurar que los accidentes y las situaciones de emergencia, o su riesgo potencial, se identifican y se previenen en la medida de lo posible y se controlan en caso de que sucedan. Para el desarrollo de este elemento, en el marco de la consultora en desarrollo, es importante citar algunos aspectos bsicos para alcanzar el xito en su implementacin:
q

q q q

Se establecern y mantendrn procedimientos para identificar las posibilidades de situaciones de accidentes y de emergencia relacionadas con las ac tividades, productos y procesos. Se establecern y mantendrn procedimientos para responder convenientemente a las situaciones de accidentes y emergencia, y minimizar su impac to ambiental. Revisin regular, y modificacin, si resulta necesario, de los procedimientos ante accidentes y situaciones de emergencia. Comprobacin de manera regular la eficacia de los procedimientos de respuesta a accidentes y emergencias, y modificarlos si es necesario.

A tal efecto se han establecido las lneas bsicas de accin para la definicin de las situaciones de emergencia. En tal sentido, existen lineamientos y procedimientos que estn siendo revisados para cubrir lo establecido en este aspecto.

15.

Monitoreo y Medicin

El SGA en desarrollo debe proporcionar un punto de referencia comparativo a lo largo del tiempo mediante el cual pueda ser evaluado el progreso hacia el objetivo especfico declarado de mejora ambiental. El monitoreo y la medicin es el medio por el que la organizacin identifica el progreso hacia la minimizacin del impacto ambiental relativo a sus actividades, productos y procesos. Esto significa que si un impacto ambiental ha de minimizarse mediante el subsiguiente control de los aspectos ambientales de los que surge, entonces deberan monitorearse y medirse regularmente todas las actividades, funciones, productos y procesos (aspectos) que estn relacionados con tal impacto.
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Particularmente, para INAPA, se citan los aspectos importantes diagnosticados que requieren ser considerados para el desarrollo de este elemento y alcanzar as, el xito en su implementacin: Para mejorar la actuacin ambiental corporativa, deber establecerse y mantenerse procedimientos para monitorear las actividades, los productos y los procesos que estn relacionados con el impacto ambiental significativo (como indica la revisin ambiental inicial). Esto permite a la institucin involucrada controlar tales actividades, productos y procesos y reducir el impacto ambiental asociado. q Igualmente, para mejorar la actuacin ambiental corporativa, se establecern y mantendrn los procedimientos para medir el impacto de las actividades, productos y procesos anteriormente mencionados. q Se documentar qu ha de monitorear y medir. q Se registrarn los resultados del monitoreo y medicin. Esto proporcionar el punto de referencia de la actuacin ambiental mejorada y permitir evaluar la actuacin ambiental con respecto a su poltica ambiental y sus objetivos y metas. q Se establecern y mantendrn los procedimientos para la calibracin (y registro del resultado de tal calibracin) de todos los equipos de monitoreo y medicin. q Se establecern y documentarn los criterios de aceptacin para los resultados de las actividades de monitoreo y medicin. q Se establecern y documentarn la accin que se ha de tomar si los resultados de la monitoreo y medicin son insatisfactorios. q Se evaluarn y documentarn la validez de los registros anteriores si se determina que los sistemas de monitoreo y medicin funcionaron incorrectamente. Actualmente, esta fase se encuentra en un avance del 15%.
q

16. No-conformidad con SGA, correccin y prevencin

Este componente del SGA representa las estrategias que permiten identificar reas de noconformidad, mecanismos para corregirlas e impedir que vuelvan a ocurrir. La no-conformidad puede definirse como aquella situacin en la que los componentes esenciales del SGA estn ausentes o funcionando manera incorrecta, o cuando hay un control insuficiente de las actividades, productos o procesos hasta el punto en que estas deficiencias comprometen la poltica establecida, los objetivos y metas, los programas de gestin y la funcionalidad del SGA . La correccin se refiere a la accin de desarrollo o mejora all donde la no conformidad ha sido identificada. Al igual que los objetivos y las metas tienen programas de gestin ambiental (planes de accin) para asegurar que se cumplen los objetivos y las metas establecidas, la accin correctiva igualmente contar con los planes de accin documentados que deben ejecutarse para asegurar que se toman acciones correctivas y de que son efectivas. La prevencin no es ms que la accin de aseguramiento que la no-conformidad no vuelva a ocurrir. Como sucede con cualquier otro tipo de prevencin, la prevencin de la noconformidad requiere comprender qu es lo que provoc tal no-conformidad y asegurar que su causa sea evitada en el futuro. En el contexto de INAPA, la implementacin con xito de este componente deber considerar los siguientes aspectos evidenciados:

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El SGA y todos sus componentes, documentos y procedimientos estarn ajustados a la poltica ambiental, a los objetivos y metas y a los re quisitos de la norma de gestin a partir de la cual se ha diseado el sistema de gestin. En caso de haber una no -conformidad de la poltica ambiental, de los objetivos y las metas, y de los requisitos de la norma para la que ha diseado el sistema de gestin, investigar tal no-conformidad para: Determinar qu provoc la no-conformidad. Desarrollar un plan de correccin de la no-conformidad. Determinar qu medidas preventivas deberan adoptarse. Asegurarse que las medidas preventivas son efectivas. Asegurarse que se revisa debidamente cualquier procedimiento afectado por la accin correctiva adoptada.

Se dispondrn y mantendrn procedimientos que definan a la(s) persona(s) responsable(s), y sus competencias, para investigar, corregir, mitigar y prevenir la noconformidad. Se asegurar que cualquier accin correctiva, mitigadora o preventiva adoptada a la luz de alguna no-conformidad se ajuste a la naturaleza y magnitud del impacto ambiental asociado o al riesgo potencial de un impacto ambiental de tal no-conformidad. Se documentar y mantendr un registro de las no-conformidades.

Este elemento del SGA en desarrollo no tiene desarrollo alguno a la luz de lo establecido en la presente consultara.

17.

Registros Ambientales

Otro de los requisitos del SGA funcional es mantener lo que se denomina como registros del SGA. A primera vista, puede parecer que existe cierta redundancia con la necesidad de manuales, controles de documentos y, ahora, registros. Los "documentos " tratados anteriormente en el Manual son componentes esenciales de un SGA funcional. Estos documentos, tales como la poltica, los objetivos y metas, los programas de gestin ambiental y los procedimientos son los fundamentales para el propio SGA . Los registros del SGA se refieren a estos documentos, pero tambin incluyen los documentos que contienen los datos que actan como punto de referencia del comportamiento de su SGA . Los registros tienen el propsito de medir las operaciones (aspectos) relacionadas con los impactos ambientales significativos identificados en la revisin inicial y han de emplearse para evaluar el progreso en el cumplimiento de sus objetivos y metas. En el contexto INAPA, la implementacin con xito de este componente permite considerar los siguientes aspectos evidenciados:
q

Debe documentarse y registrarse varios indicadores de actuacin para llevar un seguimiento y evaluar la mejora ambiental en relacin con su poltica ambiental, los objetivos y las metas y los requisitos del SGA. Debe desarrollarse y retenerse todos los registros ambientales que se requieren para el desarrollo, la implantacin y el mantenimiento con xito del SGA.
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q q

Los Registros Ambientales debern incluir: Informacin de todas sus actividades, productos y procesos (aspectos) relacionados con los impactos ambientales significativos identificados. Informacin de toda la legislacin ambiental relevante, regulaciones y otros requisitos que sean aplicables a su organizacin (registros de la legislacin y las regulaciones ambientales). Informacin de la significacin ambiental de las actividades, productos y procesos. Informacin sobre la formacin ambiental que proporciona su organizacin. Informacin de quejas internas y externas relacionadas con el SGA o la actuacin ambiental general. Informacin sobre auditorias y revisiones del SGA. Informacin sobre suministradores, contratistas y otras personas que acten en nombre de su organizacin y que puedan afectar el funcionamiento del SGA y la actuacin ambiental general. Informacin de los planes de emergencia, procedimientos y actividades de respuesta. Informacin de la inspeccin y mantenimiento del equipamiento de monitoreo y medicin. Debe establecerse y mantenerse procedimientos de identificacin, mantenimiento, retencin y eliminacin de lo registros ambientales que haga. Los registros ambientales sern legibles, identificables, estarn fechados y claramente vinculados con la actividad, el producto o el proceso (aspecto) al que van asociados. Los registros ambientales sern fciles de localizar.

El proceso de desarrollo de este elemento involucra la culminacin de todos los aspectos procedimentales, en tal sentido esta etapa deber ser concluida al concluir con los Manuales de Gestin Ambiental y componentes afines los cuales se encuentran parcialmente desarrollados. El avance en relacin con la consultora en cuestin puede considerarse que es un 20% .

18.

Auditoria del SGA

Una vez que se establezca los mecanismos de monitoreo y medicin, de control de noconformidades y de los registros ambientales, el proceso de comprobacin y accin correctiva culmina con la auditoria del SGA. En este punto, los elementos fundamentales del SGA se deberan encontrar en funcionamiento y se requiere la evaluacin de su eficacia y mejorar aquello que se ha identificado como ineficaz. La auditoria del SGA, representa el proceso mediante el cual se evala si el sistema cumple una serie de criterios previamente definidos. En este caso, los criterios son los requisitos de la norma ISO14001. La auditoria evala el grado en que el SGA cumple tales criterios (es decir, est haciendo lo que dice que est haciendo?). En la realizacin de la auditoria del SGA, es imperativo que se planifique, ejecute e informe sobre su auditoria de manera que asegure la eficacia, no slo de la propia auditoria, sino tambin la eficacia de las recomendaciones de mejora del SGA que genere la auditoria. En la realizacin de esta auditoria, tiene una importancia crtica la planificacin de la misma, realizacin de la misma e informe de los resultados de la auditoria del SGA. Se han identificado las siguientes cuatro fases importantes que son aplicables a las instituciones involucradas:
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1.

El plan de la auditoria. Se deber asegurar la existencia de rigurosos planes de auditoria que incluyan un calendario, su mbito y la responsabilidad de la auditoria. Deber relacionarse el mbito y la frecuencia de las auditorias con las actuaciones pasadas y con los aspectos e impactos ambientales significativos. Procedimientos de la auditoria interna. Se deber asegurar que los planes de la auditoria cubren los procedimientos y la metodologa para realizar la auditoria. Los procedimientos de la auditoria debern ocuparse de la competencia, la experiencia, la formacin y la independencia de los auditores, as como de las comprobaciones y verificaciones que han de realizarse. Informe de la auditoria. Se deber asegurar que se ocupa de la metodologa para informar y difundir las conclusiones y recomendaciones de su auditoria al personal pertinente. Resultar til una lista de distribucin identifi cada del informe. Seguimiento de la auditoria. Se deber asegurar que se establezca un programa de accin para implantar las recomendaciones de la auditoria y de que existe un procedimiento para garantizar que se toman acciones correctivas para todos los casos identificados de no -conformidad.

2.

3.

4.

En el marco del INAPA, fundamentales para alcanzar con xito la fase de auditoria del SGA:
q

Debe estar definido claramente el o los programas de auditoria para llevar a cabo auditorias regulares del SGA. Debe estar definido claramente los procedimientos de auditoria para realizar las auditorias del SGA. Los programas y procedimientos de auditoria deben determinar si el SGA cumple los requisitos de la norma o regulacin relevante a la que se ha suscrito. Los programas y procedimientos de auditoria deben determinar si el SGA cumple la poltica ambiental declarada, los objetivos y metas, los programas de gestin y los requisitos reguladores. Los programas y procedimientos de auditoria deben asegurar si el SGA ha sido implantado correctamente y si se mantiene suficientemente. Los programas y procedimientos de auditoria deben incluir el informe de los resultados de la auditoria para los representantes de la alta direccin. Los programas de auditoria y su calendario de auditoria resultante deben basarse en la significacin ambiental de las actividades y de los resultados de anteriores auditorias o revisiones. Los procedimientos de auditoria deben incluir un mbito de auditoria claramente definido, que especifique el intervalo cubierto por la auditoria y las actividades, las reas y las normas del SGA que han de tenerse en cuenta. Los procedimientos de auditoria deben referirse a la frecuencia con que han de realizarse auditorias del SGA.

Los procedimientos de auditoria deben incluir las responsabilidades y condiciones relacionadas con la gestin, ejecucin e informe de los resultados de sus auditorias.

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La auditoria del SGA debe incluir una evaluacin de los datos relevantes que pueden emplearse para evaluar la actuacin de manera objetiva.

Los programas y procedimientos de auditoria deberan asegurar la competencia del auditor. La auditoria de su SGA debe ser dirigida por personas con la formacin y experiencia apropiadas en: Las reas y actividades que se van auditar. Los sistemas de gestin ambiental. Los requisitos tcnicos y legislativos. Las tcnicas particulares necesarias para conseguir los objetivos de auditoria del SGA. Los recursos y el tiempo asignado a la auditoria de su SGA deben ser proporcionales al mbito y a los objetivos de haya establecido. La alta direccin debe apoyar la auditoria de su SGA.

Los auditores seleccionados deben ser suficientemente independientes de las actividades y reas que se auditan para asegurar una evaluacin imparcial. Las auditorias del SGA deben planificarse y prepararse de modo que aseguren que las funciones y las responsabilidades de los auditores, la direccin y el personal se entiendan claramente y que proporcionen los suficientes recursos para realizar la auditoria. La preparacin de una auditoria del SGA debe incluir:

Un entendimiento de las actividades, los productos y los procesos de la organizacin. Familiarizacin con el SGA establecido en la organizacin. Un anlisis de los resultados de auditorias o revisiones anteriores.

Para evaluar la actuacin ambiental, las actividades de auditoria del SGA deben incluir: Discusiones o entrevistas con el personal en el sitio de operaciones. Investigacin de las operaciones del sitio y del equipamiento relacionado. Una revisin de la documentacin relevante del SGA, como son los procedimientos y registros. Las siguientes fases debern incluirse en el proceso de auditoria del SGA:

Entendimiento del SGA. Una revisin de los puntos fuertes y dbiles. Recopilacin de pruebas para la auditoria. Formacin de las conclusiones de la auditoria. Formacin las recomendaciones de la auditoria. Informe de las conclusiones y recomendaciones de la auditoria.

La auditoria del SGA deber realizarse de acuerdo con los principios aceptados de auditoria, como son los que se definen en la ISO14010 e ISO14011. La auditoria del SGA deber incluir la preparacin de un informe escrito por los auditores para asegurar la obtencin de conclusiones y recomendaciones al final de cada auditoria. Las conclusiones y los resultados de la auditoria del SGA debern darse a conocer a la alta direccin. Los objetivos fundamentales del informe de la auditoria del SGA sern:
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Documentar el alcance de la auditoria. Proporcionar gestin con un "anlisis diferencial" de la conformidad de la organizacin con los requisitos relevantes del SGA. Proporcionar gestin con una revisin de la conformidad con la poltica ambiental y un informe sobre la actuacin ambiental a la luz de los acuerdos planificados. Proporcionar gestin con un informe sobre la eficacia de los procedimientos para monitorizar y controlar aspectos e impactos medioambientales en el sitio de operaciones. Identificar la necesidad de mejoras y de accin correctiva. Deber disponer de un procedimiento adecuado para asegurar que se siguen las recomendaciones y las reas de accin correctiva identificadas en la auditoria.

19.

Revisin Gerencial

El elemento final del sistema est representado por la revisin gerencial, donde habindose auditado el SGA, e identificadas las reas de no-conformidad, se podr definir entonces las reas dnde es necesario realizar mejoras del sistema de gestin ambiental. Lgicamente, para mejorar el sistema y la actuacin ambiental, las no-conformidades identificadas deben corregirse y se ha de realizar mejoras donde sea preciso. La revisin de la gestin representa la evaluacin formal, mediante la gestin de las conclusiones de la auditoria que permiten definir el grado cumplimiento de lo establecido la poltica ambiental, los objetivos, metas y procedimientos como herramienta para mejorar la actuacin ambiental . La revisin de la gestin implicar, entre otras cosas, la revisin de las conclusiones y recomendaciones de la auditoria del SGA para evaluar posteriormente:
q q q q

La medida en que se sigue la poltica ambiental. Si se estn alcanzando los objetivos y metas medioambientales. La eficacia de los programas de gestin ambiental. La adecuacin de todo el SGA a la luz de las circunstancias cambiantes, los puntos de vista de terceras partes interesadas y el compromiso declarado de mejora continua.

VISIN GENERAL DE LOS ALCANCES Y CONCLUSIONES Beneficios Potenciales que se divisan a la luz de la implementacin del Sistema de Gestin Ambiental. 1. Un efecto positivo en el cumplimiento de los compromisos ambientales y de funcionamiento de la Institucin Se establece una estructura que permite asegurar o entender de manera ms amplia el marco regulador de los aspectos ambientales pertinentes a las actividades desarrolladas. Permite de manera integral disponer de empleados mejor preparados en las responsabilidades asignadas. 2. Mejor comunicacin en referencia a los aspectos ambientales hacia adentro y fuera de las Instituciones

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Se evidencia un mejor conocimiento de los asuntos ambientales relativos a la organizacin dentro y fuera a medida de que se desarrolla un formal conocimiento de las responsabilidades ambientales lo cul se traduce en una mejor interaccin con los entes reguladores, clientes y otras instancias que interactan con las organizaciones. 3. Eficiencia mejorada, costos de operacin reducidos y mayor consistencia En un perodo relativamente corto se prev alcanzar una mayor eficiencia en le gestin de las actividades de gestin ambiental. Establece un criterio ms claro en los costos asociados a los procesos de gestin ambiental. As mismo permitir entender qu se requiere realizar y los medios para desarrollarse de manera consistente y eficiente. 4. Mejores relaciones con los reguladores La oportunidad de modelar mejores relaciones de las instituciones involucradas con los entes reguladores permite a estos ltimos desarrollar auditorias con mayor confiabilidad y con una menor frecuencia.

Aspectos claves para el xito en la implementacin del SGA

Entre los aspectos evidenciados que definen una caracterstica clave para el xito del sistema se enumeran a continuacin: Involucramiento y apoyo de la alta gerencias resulta esencial para conformar un SGA estable con reales posibilidades de ser funcional totalmente. La creacin del SGA integrado a los procedimientos organizacionales existentes genera una concepcin mucho ms estable del sistema de aquel que es independiente de los procedimientos organizacionales. El apoyo institucional al equipo de implementacin es fundamental para la implementacin del mismo. La concientizacin, entendimiento e Involucramiento de todos los empleados en el SGA debe extenderse a la organizacin completa y debe ser definida como una de las prioridades de la organizacin. En conclusin, el proceso de implementacin del SGA en la institucin INAPA se vislumbra, como una herramienta integrada al Sistema gerencial, como la oportunidad de mejorar la actuacin ambiental de la misma hacia la consecucin de las obligaciones legales y otras regulaciones. Adems, permitir mejorar la eficiencia de todos los procesos componentes del sistema y que permiten orientar un uso eficiente de los recursos. La capacitacin y preparacin del personal involucrado en estas responsabilidades dar beneficios considerables hacia los objetivos propuestos. An cuando el proceso se encuentra en desarrollo, las metas alcanzadas permiten evidenciar un avance significativo en la actuacin de la organizacin hacia el medio ambiente.

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
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IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO14000

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