Auditoría SGC PDF

13/05/2013
Objetivos Generales
Auditoria de Sistema Integral de Gestin

Ing.M.A.E. Luis Alfonso Lescano San Martn
Anlisis e identificacin factores crticos para programa de auditora calidad.
de un de
Aplicar los criterios necesarios para una implantacin exitosa del sistema de auditora ISO 9001:2008.
Temario
Revisin de la norma ISO 9001:2008 y los 8 principios de la Gestin de la Calidad. Revisin de la norma ISO 19011:2011 y sus lineamientos para la realizacin de auditorias.
La norma ISO 9001:2008

Temario
Modelo de gestin de calidad. Los 8 principios de la gestin de calidad. Conceptos sobre procesos. Clusulas norma. principales de la
Modelo del Sistema de Gestin de Calidad

MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
Informacin
C l i e n t e
R e q u e r i m i e n t o s
Entrada
S a t i s f Medicin, a Administracin anlisis, c de Recursos mejora c Informacin i o n Realizacin Producto del Producto / Servicio (y/o servicio)
Responsabilidad de la Direccin
C l i e n t e
Salida
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ISO 9001 y el Ciclo de Mejora

Acciones Correctivas y Preventivas Actuar Planear Poltica y objetivos de calidad Documentacin
Los 8 Principios de la Gestin de Calidad

1. Enfoque al cliente 5. Enfoque de sistema para la gestin 2. Liderazgo 3. Participacin del personal 7. Enfoque basado en hechos para la decisin 4. Enfoque basado en procesos 8. Relaciones beneficiosas con el proveedor
Revisin de la Direccin
Verificar
Hacer
Capacitacin
6. Mejora Continua
Auditoras de calidad
Implantacin
Cadena de valor son las actividades que la empresa debe realizar para disear, ordenar, producir y embarcar productos y servicios al cliente. Transformacin de materias primas en productos terminados. Flujo de informacin que soporta el flujo de materiales y su transformacin desde materias primas a productos terminados
Mapeo de la cadena de valor Procesos principales
La cadena de valor de Porter

Procesos de soporte Infraestructura Gestin de recursos humanos Desarrollo tecnolgico Abastecimiento
Logstica Opera de Entrada ciones Logstica Ventas / Servicio de MercaSalida dotecnia Utilidad
INSUMOS
PRODUCTO
Procesos primarios
Definicin de procesos
Proceso es la organizacin lgica de personal, materiales, energa, equipo e informacin en actividades diseadas para producir un resultado requerido (producto o servicio). Consta de entradas, actividades y salidas interdependientes.
Determinar los requerimientos del cliente. Disear los productos de acuerdo a las expectativas del cliente. Disear los procesos de manufactura necesarios. Fabricar el producto de acuerdo a los requerimientos del cliente. Medir y analizar la retroalimentacin del cliente. Satisfaccin de los requerimientos del cliente, regresar.
Secuencia de procesos con enfoque al cliente
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Indicadores de desempeo de procesos

Efectividad: que tan bien la salida cubre los requisitos del cliente. Eficiencia: la habilidad efectivo al menor costo. de ser
Sta ff
Funciones vs Proceso
P ro ce s o d e n e g oc io (---) v s Fu n ci n o rg a n iza cio n a l (O )
Ve n ta s y M k tg. In g en ier a Ad m n . F in a nz a s O p e ra c io ne s R ec u rs o s Hum anos T ec n o lo g a s In fo rm ac in E je c u tivo s
G e re n te s
In ge n ie ro s
Adaptabilidad: la habilidad para permanecer efectivo y eficiente a pesar del cambio.
Su p er vis o r es
O p er ad o re s
E n tra d a
S a lid a
Diagrama de tortuga del proceso

Con qu? Recursos
ENTRADAS: INSUMOS, INFORMACIN
Elementos de procesos: SIPOC

Un cambio en la Salida debe estar relacionado con algn cambio en los pasos anteriores SIPs. Esto forma un ciclo cerrado entre SIPs y Os.
Modelo SIPOC
Proveedores de recursos Entradas, insumos Procesos, actividades que agregan valor Salidas, producto o servicio Clientes, reciben el producto
Cunto, cules? Indicadores, eficiencia, eficacia

SALIDAS: PRODUCTOS, INFORMACIN
ACTIVIDADES
Con quien? Personal involucrado
Cmo? Procedimientos de Auditoras yCurso mtodos
DIAGRAMA DE FLUJO DESPLEGADO Tiempo

Area
Necesidad de Nuevo producto
Hoy Ficha tecnica
Clasulas Principales de ISO 9001:2008

5. Responsabilidad de la Direccin 4. Sistema de Gestin de la Calidad
Cliente
Cuestionario Tcnico (Nuevo Formato)
Ventas
Levantamiento de pedido
Prototipo cuando aplique BOM, ruta de proceso, (Preliminares)
Ingenieria
Evaluacin de Factibilidad de Fabricacin Apoyo en la evaluacin de factibilidad e Fabricacin
Aprobacin de la ficha tcnica
Emisin de la matriz tcnica
Preliminar de costos por Ingenieria
ISO 9001:2008
1
Adquisiciones
6. Gestin de Recursos
Curso de Auditoras Cotizacin formal
7. Realizacin del Producto 8. Medicin, Anlisis y Mejora
17
Finanzas
2
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Enfoque al cliente Poltica de Calidad
Compromiso de la Direccin.

Recursos Humanos
5. Responsabilidad de la Direccin
Planificacin
Responsabilidad autoridad y comunicacin
Provisin de Recursos Revisin por la Direccin
6. Gestin de Recursos
Ambiente de Trabajo.
Infraestructura

Control de los dispositivos de seguimiento y medicion Planificacin de la realizacin del producto Procesos relacionados con el cliente

Generalidades Mejora Seguimiento y Medicin.
7. Realizacin del producto

Produccin y Prestacin del servicio Compras Diseo y Desarrollo
8. Medicin, Anlisis y Mejora
Anlisis de Datos
Control de producto no conforme
Documentacin del sistema de calidad

Documentos controlados 1. Manual de Calidad Poltica, objetivos, procesos, Ref. a procedim. y respons.
Implantacin de El Cmo de los procedimientos
2. Procedimientos la poltica 3. Instructivos
Registros de calidad
Formatos Llenos
Formatos Vacios 4. Formatos y Registros
Planes de Calidad
Comunicacin positiva y autoritaria. Mejora el control de las prcticas. Da continuidad ante situaciones de cambio de personal. Capacitacin constante al personal nuevo. Mtodo de presentacin ante los clientes. Proporciona bases para las actividades de auditoria.
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Requerimientos mnimos: Poltica y objetivos de calidad y su despliegue. Manual de calidad. Proc. Documentados req. por ISO 9001. Documentos necesarios para asegurar la planeacin, operacin y control efectivo de los procesos. Registros de calidad.

Procedimientos Documentados requeridos por ISO 9001: Auditorias internas; Control de producto no conforme; Acciones correctivas; Acciones preventivas; Control de documentos; Control de registros de calidad

Manual
Manual de Calidad
Es el documento en que se define: Alcance del sistema de gestin de calidad y exclusiones. Mapa de procesos de la empresa y sus interrelaciones. La Poltica y los objetivos de Calidad. Responsabilidad y Autoridad del Personal involucrado en el Sistema de Gestin de Calidad. Actividades relativas a la Calidad, en base al estndar ISO 9001 y especificaciones del producto aplicables. Referencia a los procedimientos que apoyan al Manual de Calidad.
de Calidad Quin hace Qu? Procedimientos Cmo se Hace? Planes de Calidad Cmo se controla? Instructivos Paso a paso como se hace? Especificaciones Cules son sus requisitos? Dibujos Cules son sus dimensiones? Registros de Calidad Qu se hizo?
Procedimientos
Son los documentos en que se define: Cmo se debe realizar en forma especifica las actividades opeativas y tcnicas de acuerdo al Manual de Calidad y a las especificacin del producto. Responsable de la realizacin de la acticividad. Registros a utilizar para documentar que la actividad fue realizada. Documentos de apoyo: Organigramas, descripcin y perfil de Puestos Se pueden revisar antes o despus comparando las prcticas observadas.
Son los documentos en que se define: Las Practicas relevantes especificas de Calidad, los recursos y secuencias de actividades pertenecientes al Sistema de Gestin de Calidad de un producto. Responsable de la realizacin de la actividad. Referencia a los documentos a ser utilizados para la secuencia de actividades. Requisitos epeciales del cliente, cuando sean requeridos.
Planes de Calidad
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Son los documentos en que se define: La secuencia paso a paso de la actividad establecida en un procedimiento. Criterios de aceptacin y rechazo. Referencia a la norma, estandar, codigo o especificacin aplicable al producto y/o a la actividad a realizar. Actividades que normalmente pueden ser establecidas son: Diseo, Procesos de manufactura. Inspeccin y prueba, Manejo, Empaque, etc.
Instructivos
Estndares y especificaciones
Son los documentos en que se define: Las caractersticas con los valores cuantitativos y/o cualitativos, que deben cumplir una actividad, el material y/o producto; por ejemplo: Propiedades Mecanicas Anlisis Qumicos Pruebas de Aplicacin Acabados.
Dibujos
Son los documentos en que se define: Forma grfica y dimensional que tiene un: Material. Producto en proceso. Componente. Subensamble. Ensamble del producto final.
Registros de Calidad
Es un formato diseado por los responsables del rea, con el fin de registrar los datos obtenidos, en la realizacin de la actividad o manufactura del producto, como por ejemplo: Revisin de contrato. Compras, Manufactura del producto. Inspeccin y Prueba al material y producto.
Calibracin del equipo de medicin y prueba.
Control del producto no conforme. Acciones correctivas y preventivas. Recepcin y entrega de material y producto Auditorias de Calidad, Capacitacin, Reclamaciones del cliente.
Introduccin
Ha sido preparada de manera conjunta entre el ISO/TC 176 SC 3 y el ISO/TC 207 SC 2 Cancela y remplaza a:
ISO 10011-1:1990 ISO 10011-2:1991 ISO 10011-3:1992 ISO 14010:1996 ISO 14011:1996 ISO 14012:1996

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Introduccin
Esta segunda edicin cancela y remplaza la primera edicin (ISO 19011:2002), la cual ha sido revisada tcnicamente. Las principales diferencias comparada con la primera edicin son: Se ha ampliado el alcance de auditora a sistemas de gestin de calidad y ambiental a la auditora de cualquier sistema de gestin;
Introduccin
Se ha aclarado la relacin entre ISO 19011 e ISO/IEC 17021; Se han introducido mtodos remotos de auditora y el concepto de riesgo; Se ha adicionado la confidencialidad a los principios de auditora; Las clusulas 5, 6 y 7 han sido reorganizadas;
Introduccin
Se ha incluido informacin adicional en un Nuevo Anexo B; Los procesos de determinacin de competencias y de evaluacin han sido fortalecidos; Se han incluido ejemplos ilustrativos de conocimiento especfico de disciplina y otras habilidades en el Nuevo anexo A; Lineamientos adicionales estn en: www.iso.org/19011auditing.
Temario
Alcance. Referencias normativas. Trminos y definiciones. Principios de auditora. Administracin del programa de auditora. Actividades de auditora. Competencia y evaluacin de auditores.
Alcance
Proporciona lineamientos para:
Auditorias. Administracin de programas de auditora. Conduccin de auditoras a sistemas de calidad y medio ambiente. Competencia de los auditores de sistemas de calidad y medio ambiente.
Referencias normativas
Aplicable a las auditoras de calidad o medio ambiente, tanto internas como externas. Aplicable para otro tipo de auditoras, con las competencias adecuadas de auditores. Normas de referencia: 9000:2000, ISO 14050:2000 ISO
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Trminos y Definiciones
Alcance de auditora. Extensin y fronteras de una auditora. Competencia. Atributos personales y habilidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.
Auditora. Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencia de auditora y evaluarla objetivamente para determinar el grado en los criterios de auditora se han cumplido. Criterio de auditora. Conjunto de polticas, procedimientos o requerimientos.
Evidencia de auditora. Registros, hechos u otra informacin que sea verificable y relevante para el criterio de auditora. Observacin (no definida en normas). Oportunidad de mejora o reas de debilidades potenciales en el sistema.
No Conformidad. Incumplimiento de un requerimiento. Si no hay un requerimiento, no podr existir una no conformidad. Si no se tiene evidencia objetiva, no se puede redactar una no conformidad.
Auditado. Organizacin que recibe la auditora. Auditor. Persona con la competencia para conducir una auditora. Equipo auditor. Uno o mas auditores que conducen una auditora, soportados en caso de ser necesario, por expertos tcnicos.
Experto tcnico. Persona que proporciona conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor. Programa de auditora. Conjunto de una o ms auditoras planeadas para un periodo especfico o dirigidas a un propsito particular. Plan de auditora. Descripcin de las actividades y detalles acordados para una auditora.
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Hallazgos de auditora. Resultados de la evaluacin de evidencia de auditora recolectada contra el criterio de auditora. Conclusin de auditora. Resultado de una auditora proporcionado por el equipo auditor, despus de considerar los objetivos de la auditora y los hallazgos de la misma. Cliente de la auditora. Organizacin o persona que solicita una auditora.
Trminos y Definiciones Pasos de la auditoria

Establecer CRITERIO contra el cual se realiza La auditoria Bosquejar CONCLUSIN con base a hallazgos Evaluar la EVIDENCIA para obtener hallazgos
Recolectar EVIDENCIA buena o mala
Determinar el ALCANCE de la auditoria
Principios de auditoria
a) Integridad: El profesionalismo. fundamento del
b) Presentacin ecunime: Obligacin de
Principios de auditoria
e) Independencia. La base para la imparcialidad de la auditora y la objetividad de las conclusiones de la auditora. f) Enfoque basado en evidencia: El mtodo racional para alcanzar conclusiones de auditora fiables y reproducibles en un proceso de auditora sistemtico.
reportar con veracidad y exactitud. c) Debido cuidado profesional: La aplicacin de diligencia y juicio al auditar. d)Confidencialidad: Seguridad de la informacin.
Programa de Auditora
Programa de auditoria
Diagrama de flujo del proceso para la gestin de un programa de auditora
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Administracin del Programa de Auditora
Autoridad para el programa de auditora Planear Establecimiento del programa de auditora Hacer Actuar Mejora del programa de auditora Implantacin del programa de auditora Competencia y evaluacin de auditores Actividades de auditora Verificar Monitoreo y revisin del programa de auditoras
Autoridad para el Programa de Auditora
La alta direccin debe garantizar la autoridad para la administracin del programa de auditora. El responsable del programa debe:
Establecer, monitorear, revisar y mejorar el programa. Identificar los recursos necesarios y asegurarse de que son proporcionados.
Objetivos de un Programa de Auditoras
Se deben considerar:
Prioridades de la Direccin. Intenciones comerciales. Requisitos de los sistemas de gestin. Requisitos normativos, regulatorios y contractuales. Necesidades de evaluacin de proveedores. Requisitos de los clientes. Necesidades de otras partes interesadas.
Extensin del Programa de Auditora
Depende del tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin y por: El alcance, objetivo y duracin de cada auditora. La frecuencia de las auditoras. El nmero, importancia, complejidad, similitud y sitios de las actividades a ser auditadas.
Extensin del Programa de Auditora
Normas, requisitos regulatorios, normativos y contractuales. Necesidad de acreditacin o certificacin. Conclusiones de auditoras previas o revisin del programa previo de auditora. Aspectos culturales, sociales o de lenguaje.
Responsables del Programa de Auditora
Deben tener conocimiento de los principios de auditora, de la competencia de los auditores y de la aplicacin de tcnicas de auditora. Deben contar tambin con habilidades administrativas, as como con conocimientos tcnicos y de negocio sobre las actividades a ser auditadas.
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Responsabilidades en el Programa de Auditora
Recursos para el Programa de Auditora
Deben considerar: Recursos financieros necesarios para desarrollar, implantar, administrar y mejorar las actividades de auditora. Procesos para alcanzar y mantener la competencia de los auditores y mejorar su desempeo.
Las responsabilidades incluyen:

Establecer los objetivos y extensin del programa de auditora. Establecer las responsabilidades y procedimientos, y asegurarse que se proveen los recursos necesarios. Asegurar la implantacin del programa. Asegurar que se mantienen los registros de auditora. Monitorear, revisar y mejorar el programa.
Procedimientos para el Programa de Auditora
Procedimientos para el Programa de Auditora
Deben atender siguientes:
los
aspectos
Planear y agendar auditoras. Asegurar la competencia de los auditores y los lderes del equipo auditor. Seleccionar los equipos de auditora adecuados y la asignacin de sus roles y responsabilidades. Conducir auditoras. Conducir el seguimiento de auditora, en caso de ser aplicable.
Deben atender siguientes:
los
aspectos
Mantener registros de auditora. Monitorear el desempeo y efectividad del programa de auditora. Reportar a la Direccin los resultados generales del programa de auditora.
Implementacin del Programa de Auditora Se debe atender lo siguiente:
Comunicar el programa de auditora a las partes interesadas. Coordinar y agendar las auditoras y otras actividades relevantes para el programa. Establecer y mantener un proceso para la evaluacin de los auditores y su continuo desarrollo profesional. Asegurar la seleccin de los equipos de auditora.
Implementacin del Programa de Auditora Se debe atender lo siguiente:
Asegurar la realizacin de auditoras programadas. Asegurar el control de registros de las actividades de auditora. Asegurar la revisin y aprobacin de los reportes de auditora y su distribucin al cliente de la auditora y otras partes interesadas. Asegurar el seguimiento, en caso de ser aplicable.
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Involucramiento de administradores y sensibilizacin de las reas Auditadas
Registros del Programa de Auditora
Relativos a auditoras individuales:
Planes de auditora. Reportes de auditora. Reportes de no conformidades. Reportes de acciones correctivas y preventivas. Reportes de seguimiento (en caso de ser aplicables). Resultados de la revisin del programa de auditora.
Para que una auditora sea til debe existir apoyo de los administradores de la empresa:
Entender que no se trata de una cacera de brujas. Destinar recursos. Buscar la mejora. Partir de la premisa del cumplimiento. Ser propositivos.
Registros del Programa de Auditora
Relativos auditor: al personal
Monitoreo y Revisin del Programa de Auditora
Competencia y evaluacin del desempeo. Seleccin del equipo auditor. Mantenimiento y mejora de la competencia.
La implantacin del programa debe monitorearse y revisarse a intervalos adecuados para asegurar que se cumplen sus objetivos y para identificar oportunidades de mejora. Deben reportarse los resultados a la direccin.
Capacidad de los equipos de auditores para cumplir con el plan
Cumplimiento de los programas de auditoras agendados
Retroalimentacin de los clientes, auditores y auditados
Resultados y tendencias del monitoreo. Conformidad con procedimientos. Evolucin de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Registros del programa de auditoras. Alternativas y nuevas prcticas de auditora. Consistencia del desempeo de los equipos de auditores en situaciones similares.
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Competencia y Evaluacin
Evaluacin de Auditores
Los auditores deben proyectar una buena imagen: Vestir apropiadamente y comportamiento tico. Ser puntuales y estar bien preparados. Ser especficos, precisos, directos y decisivos. Ser humanos y honestos. Controlar la auditoria y tiempo. Permanecer calmados y corteses. Elogiar y dar crdito cuando sea debido.
Realizacin de la Auditora
Realizacin de la Auditoria
Actividades tpicas de auditoria
Inicio de la auditora Revisin documental Preparacin
Conduccin en sitio
Reporte de auditora
Conclusin
Seguimiento
Inicio de la auditoria
De 2da. parte por el cliente y 3ra. parte por agencia. Designacin del auditor lder. Definicin de objetivos, alcance y criterios. Determinacin de la factibilidad de la auditora. Seleccin del equipo auditor. Contacto inicial con el auditado.
Revisin Documental
Determinar la conformidad del sistema documentado (manual de calidad y procedimientos), con criterios de auditora. La documentacin puede incluir documentos y registros relevantes, as como reportes previos de auditora En caso de detectar que la documentacin es inadecuada debe comunicarse al cliente de la auditora, as como al auditado.
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Preparacin
Plan de Auditoria: Objetivos. Criterios y documentos de referencia. Alcance (procesos y unidades funcionales). Fechas y lugares. Agenda de auditora. Roles y responsabilidades. Recursos necesarios.
Preparacin
Plan de auditoria: Representante del auditado. Idioma de la auditora y del reporte. Elementos del reporte. Arreglos logsticos. Aspectos relacionados con la confidencialidad. Acciones de seguimiento de auditora.
Preparacin
Asignacin de funciones al equipo auditor Procesos reas Lugares Actividades
Preparacin
Documentos de Trabajo: Listas de verificacin. Formatos de registro: Muestreo. No conformidades. Listas de Asistencia. Hallazgos.
Listas de verificacin
Gua para el auditor. Ayuda a tener meticulosidad. Ayuda a controlar el tiempo. Evitar discusiones triviales, interrupciones continuas al Dir., ofertas de tours o ver videos. Ayuda a elaborar el reporte. Asiste al auditado. Proporciona evidencia efectiva. Proporciona consistencia.
Contenido de las listas de verificacin
Paso 1. Investigar la efectividad de los procesos ms que conformidad a procedimientos: Cul es el propsito de este proceso? Cmo interacta este proceso con otros procesos? Cules son las etapas relevantes a ser desarrolladas? Cules son los resultados del proceso? Cmo se est midiendo o monitoreando el proceso? Existe algn objetivo por mejorar?
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Paso 2. Investigar la conformidad del sistema de calidad con los requerimientos de la norma, calificar: Los requerimientos especficos de la norma para los procesos en revisin Requerimientos genricos de la norma que aplican a todos los procesos.
Paso 3. Requerimientos adicionales de otras fuentes requeridas:
Documentacin especfica de una funcin/actividad. Documentacin estatutaria/reglamentaria vigente Requerimientos especficos del cliente.
No se recomienda utilizar listas de verificacin estndar, dados los cambios.
Conduccin de la Auditora en Sitio
Reunin de apertura por Auditor lder Circular lista de asistencia. Confirmar el plan de auditora. Hacer un breve resumen de las actividades. Confirmar los canales de comunicacin. Dar la oportunidad al auditado de hacer preguntas.
Reunin de apertura
Introduccin del equipo auditor, relajacin. Revisin del alcance (productos y servicios). Establecer los criterios de la auditoria. Revisin de mtodos a utilizar:
Evaluacin de la documentacin vs norma. Entrevistas con empleados para determinar el nivel de conocimiento e implementacin. Revisin de los registros como evidencia de implementacin.
Comunicacin durante la auditora: Intercambio de informacin entre el equipo auditor. Comunicacin de avances al auditado y al cliente de la auditora. Reportar inmediatamente cualquier situacin que provoque que el objetivo de la auditora sea inalcanzable.
Roles y responsabilidades de los guas y observadores: Los guas y observadores no toman parte en la auditora, sus responsabilidades son:
Establecer contactos y tiempos para las entrevistas. Procurar las visitas a sitios especficos. Asegurar que se cumplen las reglas de seguridad.
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Roles y responsabilidades de los guas y observadores: Testificar la conducta tanto del auditor como del auditado. Clarificar y asistir en la recoleccin de la informacin.
Mtodos de auditoria: Entrevista al supervisor y despus al personal. Auditoria horizontal, evaluar cada pregunta de la lista en todo el departamento o rea, consume tiempo y es poco prctico. Auditoras verticales, seleccionar un proyecto o productos y revisar los registros en todas las reas involucradas.
Mtodos de auditoria: Auditoras verticales, seleccionar un proyecto o productos y revisar los registros en todas las reas involucradas. Permite evaluar la interaccin . Rastreo desde el inicio o desde el final. Auditoras aleatorias y combinadas, son ms recomendables.
Recoleccin y verificacin informacin: Muestreo de evidencia: de la
No aceptar documentos ofrecidos por el auditado, ms bien deben seleccionarlos al azar.
Entrevista amigable al auditado:

Oyente activo, usar lenguaje corporal, contacto visual. Preguntar Qu, Por qu, cundo, cmo, dnde, quin?
Recoleccin y verificacin de informacin: Lista de verificacin. Observacin de actividades condiciones: la
Fuentes de Informacin
Recoleccin, muestreo y verificacin Evaluacin vs criterios Revisin Conclusiones de Auditora
Evidencia de Auditora Hallazgos
Pedir el Mustreme .... y observar con cuidado.
Enfoque ms profundo en procesos no documentados. Seguir el hilo y observar mejora continua.
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Generacin de Hallazgos de Auditora: Evaluacin de la evidencia contra los criterios. Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad. El equipo auditor debe reunirse para revisar los hallazgos. Los hallazgos deben ser registrados Las no conformidades deben registrarse.
No conformidades
Es el incumplimiento de un requisito:
Del manual de calidad, del manual de procesos, procedimientos, instrucciones, inf. de los clientes o cdigos legislativos.
Fallas: Las fallas en el sistema generan problemas. Evidencia: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Declaraciones verbales del personal.
Documentando una no conformidad
Se revisan con el auditado quien firma de aceptacin. Se describen claramente en: Reporte de incumplimiento. Notificacin de desviacin. Requisicin de accin correctiva. Formato de potencial de mejora. Disparan el proceso de accin correctiva.
Categoras de no conformidad
No conformidad mayor/menor categora 1/categora 2: o
Las de categora 1 indican ausencia o inefectividad en la implementacin de uno o ms elementos requeridos por el sistema o dudas de que el producto o servicio cumpla con lo especificado. Las de categora 2 indican una inadecuada implementacin de un elemento de la norma. Un nmero de menores forman una mayor.
Preparacin auditora: de conclusiones de
Conduccin de la Auditora en Sitio Reunin de cierre
Propsito:
Presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado.
El equipo auditor debera reunirse antes de la reunin de cierre para:

Revisar los hallazgos y otra informacin relevante. Acordar las conclusiones de auditora. Preparar las recomendaciones (si se ha especificado dentro del objetivo de la auditora). Discutir el seguimiento.
Agenda, direccin del auditor lder:

Introduccin, resumen de hallazgos, detalles de no conformidades, tiempos de acciones correctivas, dudas o preguntas, entrega de reporte y agradecimientos a la direccin.
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Reunin de Cierre: Es conducida por el auditor lder. Se presentan los hallazgos y conclusiones. Se presentan las situaciones relevantes que se encontraron. Aclarar opiniones divergentes (falta de firmas). Si es parte del objetivo, hacer recomendaciones para la mejora.
Reunin de Cierre problemas: Creacin de nuevas evidencias o procedimientos durante esta reunin, no cancelar no conformidades. No se puede limitar el alcance eliminando reas de no conformidades. Para evitar discusiones, tratar de firmar la no conformidades antes de la junta.
Reporte Final
Preparacin del Reporte de Auditora: Es responsabilidad del auditor lder y debe incluir los hallazgos de la auditoria: Objetivo y alcance de la auditoria Cliente de la auditora. Auditor lder y equipo auditor. Fechas y lugares de la auditora. Criterio de auditora.
Reporte Final
Referencia de los documentos contra los cuales se audit el sistema (norma, manual de calidad, etc.). Hallazgos y declaraciones de observaciones y no conformidades. Debilidades y fortalezas del sistema. Declaracin de los resultados de la evaluacin del equipo auditor respecto al grado de cumplimiento del sistema con el criterio de auditoria. Conclusiones y recomendaciones.
Reporte Final
Preparacin del Reporte de Auditora Puede incluir tambin:
El plan de auditora. Lista de los representantes del auditado. Un resumen del proceso de auditora. Confirmacin de que los objetivos se cumplieron. reas no cubiertas an dentro del alcance. Opiniones divergentes entre el equipo auditor y el auditado.
Reporte Final
Puede incluir: Recomendaciones (en caso de formar parte del objetivo). Planes de seguimiento acordados. Clusulas de confidencialidad. Lista de distribucin del reporte.
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Reporte Final
Aprobacin y distribucin del Reporte: Dentro del periodo acordado. Fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoras. Distribuido a las personas designadas por el cliente de la auditora. El reporte es propiedad del cliente y debe ser manejado de manera confidencial.
Conclusin de la Auditora
La auditora se considera concluida una vez que han sido llevadas a cabo todas las actividades definidas en el plan y el reporte ha sido distribuido. Los documentos obtenidos pueden ser resguardados o destruidos. El equipo auditor no debe divulgar el contenido de los documentos u otra informacin obtenida sin la autorizacin del auditado.
Seguimiento de la Auditora
Puede surgir la necesidad de acciones correctivas o preventivas. El seguimiento no se considera parte de la auditora. La verificacin de que las acciones han sido tomadas y son efectivas formar parte de una auditora subsecuente. El mismo equipo auditor puede llevar a cabo el seguimiento pero debe asegurarse su independencia.
La respuesta est dirigida a la causa del problema o es un arreglo momentneo a un sntoma evidenciado por el auditor? Se ha revisado el sistema de forma que sea un arreglo permanente? El problema si tiene repercusiones se han tomado las medidas para que la accin correctiva se haya aplicado a travs del sistema donde pueden ocurrir estos problemas?
Preguntas antes del cierre de no conformidades
Las Auditoras y el Proceso de Mejora

Son un requisito de ISO 9001:2000 como parte de la medicin, anlisis y mejora. Actan como una herramienta de gestin para la evaluacin independiente de cualquier proceso o actividad. Permiten una revisin tctica del sistema. Slo sern tiles si se toman acciones de mejora como respuesta a sus resultados.
Las Auditoras y el Proceso de Mejora

Auditora de Calidad Documentacin de Mejoras Acciones correctivas y preventivas Determinacin de causas de no conformidades
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Auditoras y Revisin del Sistema de Gestin de Calidad

Los resultados de auditora son un insumo fundamental para la Revisin por parte de la Direccin. Adems de las auditoras debe considerarse: La retroalimentacin del cliente. El desempeo de los procesos y la conformidad del producto. El estado de las acciones correctivas y preventivas. Acciones de seguimiento de revisiones previas.
Auditoras y Revisin del Sistema de Gestin de Calidad

Adems de las auditoras debe considerarse: Cambios que podran afectar al sistema de gestin. Recomendaciones para la mejora. Desempeo de proveedores.
Competencia y Evaluacin de los Auditores

Calidad
Conocimientos y habilidades en calidad
Competencia y Evaluacin de los Auditores

Ambiente
Conocimientos y habilidades en medio ambiente
Conocimientos y habilidades generales
Educacin
Experiencia en auditoras
Entrenamiento como auditor
Experiencia Profesional
Atributos personales
Atributos Personales
tico. Mente abierta. Diplomtico. Observador. Perceptivo de situaciones. Verstil, ajustarse a situaciones. Tenaz, enfocado a objetivos Capaz de tomar decisiones. Independiente.
Atributos Personales no deseados
Argumentativos, entran en discusiones. Obstinados, se ciegan con sus puntos. Flojos. Fciles de influenciar. Saltar a conclusiones ante de reunir los hechos.
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Competencia del equipo auditor
Competencia laboral de auditores. Conocimiento de las actividades y procesos a evaluar incluyendo los administrativos. Conciencia de las regulaciones externas aplicables a la empresa. Se puede incluir a un especialista tcnico en el equipo para asesorar a los auditores .
Conocimiento y Habilidades de los Auditores Tcnicas, procedimientos y principios de auditora. Sistemas de gestin y documentos de referencia. Situaciones reales de las organizaciones. Leyes y regulaciones aplicables.
Conocimiento y Habilidades del Auditor Lder
Planeacin y manejo efectivo de los recursos durante la auditora. Capacidad de representar al equipo auditor. Organizacin y direccin de equipos de trabajo. Proporcionar direccin y gua a los auditores en entrenamiento. Alcanzar conclusiones. Prevenir y resolver conflictos. Preparar el reporte de auditora.
Conocimiento y Habilidades en Calidad
Mtodos y relacionadas calidad. tcnicas con la
Productos y procesos (incluyendo servicios),
Conocimiento y Habilidades en Medio Ambiente Mtodos y tcnicas de gestin ambiental. Tecnologa y ciencia ambiental. Aspectos tcnicos y ambientales de las operaciones.
Ejemplo de Parmetros para determinar la Competencia de un Auditor
PARMETRO Educacin Experiencia profesional AUDITOR Preparatoria 5 aos AUDITOR EN AMBAS DISCIPLINAS Preparatoria 5 aos AUDIT OR LDER Preparatoria 5 aos
Experiencia profesional en el Al menos 2 de los 5 campo de gestin de aos calidad o ambiental 40 horas de Entrenamiento como entrenamiento en auditor auditoras Cuatro auditoras completas para un total de al menos 20 das de experiencia en auditora como auditor en entrenamiento bajo la direccin y gua de un auditor lder competente. Las auditoras deben completarse dentro de los 3 aos anteriores
2 aos en la segunda disciplina 24 horas de entrenamiento en la segunda disciplina Tres auditoras completas. Al menos 15 das de experiencia en auditora en la segunda disciplina, bajo la direccin y gua de un auditor lder competente en la segunda disciplina. Las auditoras deben haberse completado dentro de los dos ltimos aos.
La misma que el auditor
La misma que el auditor Tres auditoras completas para un total de al menos 15 das de experiencia en auditora, actuando en el rol de miembro del equipo auditor bajo la direccin y gua de un auditor lder. Las auditoras deben haberse completado dentro de los ltimos dos aos.
Experiencia como auditor
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13/05/2013
Mantenimiento y Mejora de la Competencia
Desarrollo profesional continuo: Experiencia profesional, entrenamiento, estudios personales, reuniones profesionales, seminarios, conferencias. Mantenimiento de la capacidad para auditar. Participacin regular en auditoras.
Etapas de la Evaluacin
Desarrollo de la Competencia
No OK Evaluacin Inicial OK
Evaluacin continua de desempeo
OK
Auditor
No seleccionado
Seleccin
No OK Mantenimiento y mejora de la competencia
Seleccionado
Auditora
Identificar los atributos personales, as como las habilidades y conocimientos para cumplir con las necesidades del programa de auditora. Definir el criterio de evaluacin: Cuantitativo (aos de experiencia, auditorias realizadas, horas de auditoria, entrenamiento) o; Cualitativo (demostrado con atributos personales, conocimien., desempeo de habilidades en el entrenamiento o en el sitio de trabajo).
Seleccionar el mtodo apropiado de evaluacin: Revisin de registros, retroalimentacin positiva y negativa, entrevistas, observacin, pruebas orales y escritas, revisiones post auditorias Tpicamente se usan varios mtodos Llevar a cabo la evaluacin: Comparar contra los criterios establecidos.
Mtodo de Evaluacin Revisin de registros Retroalimentacin positiva y negativa Objetivos Verificacin de los antecedentes del auditor Proveer informacin sobre la forma en que es percibido el auditor Evaluar los atributos personales y las habilidades de comunicacin, para verificar informacin, probar el conocimiento y adquirir informacin adicional Evaluar los atributos personales y la capacidad de aplicar los conocimientos y habilidades Evaluar los atributos personales, conocimiento y habilidades en su aplicacin Proveer informacin donde la observacin directa no fue posible o apropiada Ejemplos Anlisis de registros de educacin, entrenamiento, experiencia profesional y de auditora Encuestas, cuestionarios, referencias personales, testimonios, quejas, evaluacin de desempeo, revisin de pares Entrevistas frente a frente o telefnicas
Ahora:
Entrevista
Observacin
Auditoras testificadas, juego de roles, desempeo en el trabajo Exmenes orales y escritos, pruebas psicomtricas Revisin del reporte de auditora y discusin con el cliente de la auditora, auditado, colegas y el propio auditor
Pruebas
Revisin Postauditora
A compartir lo aprendido !!!
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13/05/2013

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Trminos y Definiciones Pasos de la auditoria

Recolectar EVIDENCIA buena o mala

Determinar el ALCANCE de la auditoria

La norma ISO 19011:2011

Las responsabilidades incluyen:

Deben atender siguientes:

Deben atender siguientes:

Cumplimiento de los programas de auditoras agendados

Retroalimentacin de los clientes, auditores y auditados

La norma ISO 19011:2011

No se recomienda utilizar listas de verificacin estndar, dados los cambios.

No aceptar documentos ofrecidos por el auditado, ms bien deben seleccionarlos al azar.

Entrevista amigable al auditado:

Recoleccin, muestreo y verificacin Evaluacin vs criterios Revisin Conclusiones de Auditora

Evidencia de Auditora Hallazgos

Pedir el Mustreme .... y observar con cuidado.

Enfoque ms profundo en procesos no documentados. Seguir el hilo y observar mejora continua.

El equipo auditor debera reunirse antes de la reunin de cierre para:

Agenda, direccin del auditor lder: