Manual

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Ministerio de Cultura y Deportes

Almacn

MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES

Manual de Almacn

2007 Ministerio de Cultura y Deportes 12 Avenida 11-11 Zona 1 Ciudad de Guatemala Telfono 2253-0543 al 48 Fax 2253-0535

T abla de Contenidos
MANUAL DE ALMACN 1 2 2 3 4 4 5 6 9 9 10 10 11 12 13 13 13 14 14 15

Qu es el almacn Principios Esquema organizacional Procesos de almacn Ingresos Almacenamiento Despachos Control de existencias Parmetros para la organizacin Formularios Normativa generales Requisicin Constancia de Ingresos (1-H) Control de movimientos Funciones de los responsables Jefatura de Almacn Encargado de Recepcin Encargado de Almacenamiento Encargado de Despacho Encargado de Control Existencias

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Manual de Almacn
Qu es el almacn

lmacn es el lugar fsico destinado al resguardo de materiales, suministros o insumos en forma temporal y en el que se desarrolla una completa gestin de las mismas. Es el ltimo eslabn en la cadena de suministros de bienes a los usuarios y conecta por tanto a los procesos de compras. Sus funciones principales las siguientes: Ingreso e identificacin de materiales, suministros e insumos Almacenamiento (colocacin y custodia) Despacho de materiales, suministros e insumos Control de existencia

Por ser parte del proceso de suministros, el Almacn proceder a acortar al mximo el tiempo que transcurre desde la llegada de los materiales, suministros e insumos al almacn hasta el despacho a los solicitantes. En tal virtud, el Almacn en el Ministerio de Cultura y Deportes no tiene funciones de bodega, o de archivos muertos, por lo que el mobiliario que haya sido entregado mediante requisicin y que ya no se utilice en las distintas dependencias que la conforman, debe ser trasladado al encargado de inventarios correspondiente. Por tanto, los objetivos del Almacn son: 1. Resguardar y suministrar los materiales, suministros e insumos requeridos por las dependencias en la calidad, cantidad y oportunidad precisas. 2. Desarrollar un sistema que comprenda la recepcin y entrega adecuada y oportuna, que incluya su clasificacin, ubicacin, control de calidad y custodia con seguridad. 3. Evaluar las necesidades de suministros y materiales de las distintas dependencias del Ministerio. 4. Entregar los materiales, suministros e insumos almacenados en ptimas condiciones a los solicitantes.

Para fines del presente manual vamos a entender por materiales todos los elementos necesarios para la construccin, reparacin o mantenimiento de una obra; como suministros a los elementos necesarios para el desarrollo de las actividades de las dependencias que integran el Ministerio de Cultura y Deportes, que comprende caf, azcar, vasos plsticos, servilletas, llantas para vehculos, artculos de limpieza, etc.; e insumos a cada uno de los factores que intervienen en el desarrollo de las actividades laborales y la prestacin de servicios, tales como formas, papelera y tiles de oficina, etc.

Principios de la administracin del Almacn

Para que la administracin de los bienes almacenados en forma temporal sea eficiente, el Ministerio de Cultura y Deportes considera los siguientes principios bsicos:
Integracin de acciones

El mejor almacenaje es el que integra todos sus medios y acciones, de acuerdo a las necesidades se implementan los programas presupuestarios.

Existencia econmica

Si la demanda es escasa, lo mejor ser comprar a medida que se vaya necesitando para el consumo inmediato, sin constituir existencias que se agotan lentamente o en forma incompleta. Las distancias y recorridos en la manipulacin interna del almacenaje deben minimizarse, para evitar el deterioro de los materiales y el incremento de los costos de operacin. Procurar que los materiales almacenados se movilicen con la mxima capacidad de los medios de transporte dentro del Almacn. Usar de modo efectivo todo el espacio disponible para almacenaje en superficie y altura.

Distancia y recorrido mnimo

Carga completa

Uso adecuado del espacio

Flexibilizacin y simpleza

Organizar las operaciones de tal modo que sean simples y permitan ajustes y reordenamientos frente a la evolucin de las necesidades, con menores costos. Eliminar los procesos burocrticos innecesarios. Hacer el trabajo ms satisfactorio y seguro para el personal encargado de almacenar.

Satisfaccin y seguridad

Esquema organizacional
El rea de Almacn para llevar a cabo sus funciones de manera eficiente y dependiendo del volumen de trabajo, as como del personal disponible en cada una de las unidades ejecutoras del Ministerio de Cultura y Deportes, puede adoptar la organizacin interna siguiente:

Procesos de Almacn
Los procesos que se llevan a cabo en el Almacn, comprenden desde el ingreso de los materiales, suministros e insumos hasta la determinacin de existencias; los cuales se llevarn cabo de la siguiente manera:
Ingreso a Almacn

Constituye el registro que corrobora lo que se ha recibido la cual debe quedar debidamente documentada en los formularios respectivos, debiendo realizarse una inspeccin general de los materiales, suministros e insumos recibidos (faltas, daos, equivocacin de artculos u otros). 1. La unidad de compras debe recibir conforme y sellar factura, as como enviar a Almacn copia del pedido para que est enterado al momento de recibir los materiales, suministros o insumos. 2. Antes de efectuar un ingreso a Almacn se debe verificar que exista una orden de compra, cotizacin o pedido debidamente autorizado. 3. Solamente se recibirn las facturas de proveedores con la constancia de entrega. 4. Previo a realizar un ingreso de materiales, suministros o insumos a Almacn debe comprobar la correspondencia entre los datos de los documentos de llegada y los pedidos. 5. Previo a los trmites de autorizacin de factura por la administracin, el ingreso de materiales, suministros e insumos al Almacn, se efectuar por medio del Formulario 1-H y su correspondiente tarjeta kardex. 6. Se debe verificar que todos los materiales, suministros e insumos que se reciben cumplan con las condiciones descritas en el pedido o en la orden

de compra, es decir que se encuentren en perfectas condiciones y las cantidades solicitadas. 7. Si los artculos no corresponden a la calidad y cantidad especificada, se comunica al encargado de compras de forma que este realice la reclamacin y devolucin oportuna del proveedor. El flujo de las actividades que deben llevar a cabo tanto el Jefe de Almacn como su auxiliar al momento del ingreso es el siguiente:

Almacenamiento de materiales, suministros o insumos

Una vez ingresado los materiales, suministros e insumos al Almacn, estos deben ser almacenados o colocados de manera ordenada, fcil de ubicar y en un ambiente limpio, de tal manera que su ubicacin no sea factor para su deterioro o prdida. 1. Cuando la unidad ejecutora administre un considerable volumen de materiales, suministros e insumos, ser necesario asignar personal para atender dentro del Almacn las funciones de almacenamiento. 2. El Encargado de Almacenamiento debe prever e informar al Jefe de Almacn sobre la necesidad de ubicar ms y mejores estantes para la fcil clasificacin de los materiales, suministros o insumos.

3. Todo espacio fsico para almacenamiento debe estar en condiciones salubres y de limpieza para preservar la calidad de los artculos, como tambin la salud del personal que es asignado al Almacn. Las funciones que debe atender son las siguientes:

Despacho de materiales, suministros o insumos

Es el proceso que se lleva a cabo cuando el Almacn despacha materiales, insumos o suministros a las distintas dependencias que integran el Ministerio de Cultura y Deportes. El mismo es desarrollado en el Almacn, del cual queda constancia en los formularios respectivos, para ello debe considerarse: 1. Todo despacho o salida se origina con una requisicin de artculos (Forma Requisicin a Almacn) 2. Slo se despacharn materiales, suministros e insumos cuando la requisicin cuente con la autorizacin del Director, Jefe de Departamento o Jefe de Unidad, en caso contrario no se dar trmite a la solicitud. 3. Cuando no haya en existencia los materiales, suministros o insumos solicitados, se har constar la inexistencia, la cual deber ser anotada por el Jefe del Almacn y proceder a elaborar la solicitud y la trasladar al Encargado de Compras. 4. Controlar las salidas de los materiales, suministros o insumos para dar un buen servicio y proteger contra requisiciones no autorizadas.

Control de existencias de materiales, suministros o insumos

El control de existencias se lleva a cabo en el Almacn diariamente, consiste en registrar en la Tarjeta de Control de Movimiento de Bodega, conocido tambin como kardex, cada una de las entradas y salidas de materiales, insumos o suministros, para poder programar los pedidos que se necesitan hacer al Encargado de Compras, se tomar en cuenta lo siguiente: 1. Cualquier movimiento en la Tarjeta de Control de Movimiento de Bodega se origina con una requisicin o despacho y un ingreso a Almacn. 2. Las entradas o salidas de materiales se evaluarn por medio del mtodo PEPS; es decir, los primeros materiales en entrar sern los primeros en salir, esto debido a la naturaleza de los materiales e insumos que se utilizan.

3. Antes de analizar cualquier registro, se debe verificar que la documentacin cuente con la debida autorizacin. 4. Cuando se despachen los materiales, suministros e insumos, hay que rebajarlos inmediatamente de la Tarjeta de Control de Movimiento de Bodega para que est actualizado y permita establecer el momento preciso para el aprovisionamiento. Las actividades a desarrollar son:

Parmetros para la organizacin eficaz del Almacn

Para que la organizacin del almacn sea eficaz, el Encargado del Almacn debe tomar en consideracin los siguientes parmetros: 1. La instalacin de estanteras deben ser de buena calidad y resistencia, las que han de colocarse en forma ordenada y para fcil clasificacin de los bienes. 2. Respecto al acceso, debe tomarse en cuenta las puertas de acceso o salida, nmero de ellas y su ubicacin. 3. Debe considerar el tamao de la instalacin en funcin de peso, forma y manejo de los bienes, por lo que dependiendo del tamao y cantidad de los mismos, debe considerarse la posibilidad de entrada y salida de camiones o furgonetas. 4. Los pasillos o corredores dentro del Almacn deben permitir libertad de paso. 5. Debe utilizar medios mecnicos para el transporte y elevacin para colocacin de los bienes, debiendo tomar en consideracin el volumen y peso de los mismos. 6. Los bienes por su fragilidad, deben moverse lo menos posible y dotarlos de seguridad especial. 7. Tomar en cuenta la posicin del sol, especialmente para aquellos que se daan por su frgil resistencia al mismo. 8. Evaluar la cantidad de bienes que salen y almacena por unidad de tiempo. 9. Debe considerar servicios auxiliares como ventilacin, iluminacin, mitigacin contra incendios y limpieza. Los servicios de incendios deben estar situados de forma adecuada en relacin con los bienes almacenados. 10. Dosificar, marcar y clasificar los bienes a fin de que sean fcilmente accesibles. 11. Los espacios altos deben utilizarse para artculos ligeros o protegidos. 12. Los materiales inflamables y peligrosos deben ser almacenados en un lugar aislado y los artculos grandes, dependiendo de su naturaleza no se deben ubicar en el Almacn, por lo que debern ser resguardados en un lugar adecuado.

Formularios de Almacn
Son tres los formularios que se utilizan en las operaciones de almacn, los cuales deben regirse segn las normas generales detalladas ms abajo. A continuacin se detallan los modelos autorizados por la Contralora General de Cuentas:

Normas generales para el uso de formas

1. Los formularios debern ser llenados a mquina o con formato en computadora para facilitar el proceso y debidamente autorizados por el jefe de la unidad correspondiente. 2. Los formularios deben estar permanentemente numerados en forma correlativa. 3. En el formato de los formularios debe constar la referencia al nmero de copias, al destino de cada una de ellas y las firmas de autorizacin necesarias. 4. El encargado de almacn ser el responsable del extravo o prdida de los formularios hasta que hayan sido utilizadas o inutilizadas. 5. Los formularios debern ser archivados siguiendo un orden lgico, de fcil acceso y utilizacin, deber ser conservadas adecuadamente preservndola de cualquier contingencia. 6. En el archivo y proteccin de formularios se debern tomar las medidas de seguridad correspondientes (extintor de incendios, rtulos de se prohbe fumar, restringir el acceso a almacn. 7. Cuando se anula cualquier forma deber estampar un sello de anulado en el formulario original y las copias del documento respectivo. 8. Los formularios de constancia de ingreso a almacn y a inventario y las tarjetas de control de movimiento de bodega, debern ser autorizadas por la Contralora General de Cuentas.
Requisicin a Almacn

Es el formulario que se utiliza para solicitar cualquier material, suministro o insumo que requieran las unidades administrativas del Ministerio de Cultura y Deportes, debe ser firmado por el solicitante, el jefe administrativo que autoriza y de quien despacha en el Almacn. Los formularios debern tener un original y una copia, distribuidas as: original blanco, archivo de almacn y la copia verde para el solicitante. El formato a utilizar es el siguiente:

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Constancia de Ingreso a almacn y a Inventario

Ms conocido como el Formulario 1-H, es el nico documento autorizado legalmente para efectuar ingresos al libro de Almacn e Inventarios, independiente si es por venta, donacin o traslado, el cual debe estar autorizado por la Contralora General de Cuentas. El formato a utilizar es el siguiente:

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Los formularios deben estar permanentemente numerados en forma correlativa. El juego de formularios incluye un original y 4 copias, las que se distribuyen as: original para adjuntar al expediente, duplicado para la Direccin de Contabilidad del Estado, triplicado para Seccin de Inventarios, cuadruplicado para el archivo de Almacn, quintuplicado para el Departamento de Formas y Talonarios de la Contralora General de Cuentas. Tales formularios deben contener el nmero de copias, el destino de cada una de ellas y las firmas de autorizacin correspondientes. El encargado de Almacn es el responsable de la custodia de los formularios, por lo que deber responder por el extravo o prdida de los mismos, as como informar sobre las que han sido utilizadas o inutilizadas. Por lo que cuando se anule alguno, deber anularse el original y sus respectivas copias.
Control de movimiento de bodega

Conocido tambin como kardex, es el formulario que permite llevar el control de las existencias por material, suministro o insumo. En el se registran las alzas (ingresos a Almacn) y las bajas (despachos de Almacn), dando como resultado la existencia real de cada uno de los materiales que obran en poder del Almacn. Tienen acceso a la informacin documentada de Almacn las personas cuyo nombre aparece en la parte inferior de los formularios, as como Auditora Interna y Contralora General de Cuentas. El formato es el siguiente:

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Funciones de los responsables del Almacn

Existen funciones bsicas del Almacn que, independientemente de las diferencias entre las dependencias, son comunes en la administracin de los mismos, por lo que slo varan en la magnitud y/o complejidad. Este manual describe las funciones de cada una de ellas, pero cada unidad ejecutora la implementar de acuerdo a la carga de trabajo que cada Almacn lleve a cabo. Las funciones por responsables son las siguientes:
Jefatura de Almacn

La Jefatura del Almacn tiene como misin procurar que funcione el Almacn en condiciones ptimas, de tal forma que las unidades ejecutoras, encargadas de las actividades sustantivas o de apoyo, dispongan en forma oportuna de los suministros necesarios para el cumplimiento de sus objetivos. Las principales funciones son: Planificar, dirigir y controlar el proceso de recepcin, almacenamiento y distribucin de materiales, insumos y suministros. Coordinar, supervisar y evaluar las funciones que desarrollan las diferentes unidades que conforman el Almacn. Revisar la documentacin de los ingresos, salidas y autorizar el seguimiento de los trmites posteriores. Tramitar ante la autoridad respectiva las solicitudes de asesoramiento para el control de calidad, cuando las circunstancias as lo requieran. Promover y sostener la coordinacin con los dems departamentos de la Institucin, para lo cual debe mantener un intercambio oportuno de informacin. Velar porque todas las funciones se lleven a cabo de acuerdo con las normas de la Institucin. Atender y resolver en primera instancia los reclamos de las unidades consumidoras.

Encargado de Recepcin

El objetivo de este cargo es lograr un funcionamiento coordinado y eficaz de las actividades de recepcin y garantizar que los artculos que se reciban cumplan los requisitos estipulados en los documentos de compra, en cuanto a cantidad, calidad y condiciones de entrega. Las principales funciones son: Establecer los mecanismos que aseguren el fiel cumplimiento de las casas proveedoras. Establecer los mecanismos de control para que los materiales que se reciban pasen a las reas fsicas de almacenamiento respectivas.

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Velar porque los trmites para el control de calidad de los productos, se realicen adecuada y oportunamente. Recibir los materiales adquiridos, verificando que se ajusten a las previsiones de cantidad y calidad descritas en los documentos que respaldan su compra. Elaborar los informes de ingreso de las mercaderas, dejando constancia que se recibieron satisfactoriamente. Mantener actualizados los controles de recibo de las mercaderas.

Encargado de Almacenamiento

La finalidad del Encargado del Almacenamiento es garantizar un adecuado y eficiente almacenaje de los bienes bajo su custodia. Las principales funciones son: Recibir, almacenar y custodiar los materiales recibidos. Mantener control sobre obsolescencias, daos, vencimientos, etc., para actualizar inventarios. Mantener condiciones de seguridad e higiene en el almacenamiento de los artculos. Recibir los artculos de acuerdo con las normas preestablecidas. Mantener los registros necesarios (sobre los ingresos y egresos), en cuanto a calidad y cantidad.

Encargado de Despacho

Este cargo tiene la responsabilidad de alistar los artculos que salen del Almacn para las unidades consumidoras, asegurndose que los empaques sean los ms adecuados y seguros. Las principales funciones son: Entregar los artculos de acuerdo con la solicitud y las normas preestablecidas. Empacar los materiales en la forma ms adecuada y evitar la multiplicidad de paquetes por pedido. Embalar cada artculo de acuerdo con su unidad de prestacin, con miras a su mejor manejo. Embalar la mercadera, hasta donde sea posible, en el menor nmero de bultos (este nmero ir en relacin con las caractersticas y requerimientos). Poner a la mercadera de manejo delicado la etiqueta de FRGIL, y rellenar los espacios que quedan libres con papel o cartn picado, paja u otro tipo de relleno.
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Poner las advertencias correspondientes a las mercaderas txicas, bien visibles. Rotular cada bulto con la descripcin del contenido, la direccin del destinatario, etc. Procurar la economa del material usado en los empaques, sin arriesgar la seguridad de los artculos.

Encargado de Control de Existencias

El Encargado de esta funcin tiene a su cargo la tarea de asegurar la existencia de mecanismos de control y registro, que permitan mejorar el funcionamiento del almacn. Las principales funciones son: Mantener controles sobre todos los ingresos y egresos de materiales en el Control de Movimiento de Bodega. Mantener identificados todos los estantes y estibas conforme a las tarjetas de registros. Identificar los artculos prximos a su vencimiento. Efectuar inventarios selectivos, para conocer oportunamente las desviaciones que se presentan (estos inventarios son ajenos a los inventarios practicados por agentes ajenos al almacn). Mantener control sobre los perodos de despacho. Todo despacho debe estar respaldado por la solicitud respectiva. Las normas deben rechazar toda desviacin en forma inflexible. Establecer identificaciones adecuadas sobre vencimientos de artculos. Velar por el fiel cumplimiento de las fechas de ingreso y egreso de las mercaderas.

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