You are on page 1of 44

SEIEM

MANUAL D E PROC EDIMIENT OS PARA LA ENT REGA REC EPC IN D E PLANT ELES EDUC AT IV OS DIRECC IN D E EDUC AC IN ELEMENT AL

NOVIEMBRE DE 2010

MANUAL D E PROC EDIMIENT OS PARA LA ENT REGA REC EPC IN D E PLANT ELES EDUC AT IV OS DIRECC IN D E EDUC AC IN ELEMENT AL

NOVIEMBRE 2010

DERECHOS RESERVADOS
Primera edicin 2010 Gobierno del Estado de Mxico Secretara de Educacin Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico Av. Prof. Agripn Garca Estrada #1306 Santa Cruz Azcapotzaltongo Toluca, Estado de Mxico C. P. 50030 Impreso y hecho en Toluca, Mx. Printed and made in Toluca, Mx. La reproduccin parcial o total de este documento, podr efectuarse mediante la autorizacin exprofeso de la fuente y dndole el crdito correspondiente.

El cimiento de la Seguridad Integral ser la organizacin innovadora de la administracin pblica. Los tiempos exigen renovar a las instituciones, para hacerlas ms eficientes, coordinando adecuadamente sus actividades para resolver los problemas de la poblacin Enrique Pea Nieto

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: I

NDICE
PG.

I. II. III. IV. V. VI. VII. IX.

Presentacin Objetivo general Identificacin e interaccin de procedimientos Relacin de procesos y procedimientos Descripcin de los procedimientos Entrega recepcin de planteles de educacin bsica Simbologa Registro de ediciones Validacin

II III IV V 205C21000/01 VI VII VIII IX

VIII. Distribucin

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: II

I. PRESENTACIN La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercana y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y acciones, mejores condiciones de vida y constante prosperidad. Por ello, el Licenciado Enrique Pea Nieto, Gobernador Constitucional del Estado de Mxico, impulsa la construccin de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generacin de acuerdos y consensos para la solucin de las demandas sociales. El buen gobierno se sustenta en la administracin pblica estatal ms eficiente en el uso de sus recursos y ms eficaz en el logro de sus propsitos. El ciudadano es el factor principal de su atencin y la solucin de los problemas pblicos su prioridad. En este contexto, la Administracin Pblica Estatal transita a un nuevo modelo de gestin, orientado a la generacin de resultados de valor para la ciudadana. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de las instituciones que han demostrado su eficacia, pero tambin por el cambio de aquellas que es necesario modernizar. La solidez y el buen desempeo de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prcticas administrativas emanadas de la permanente revisin y actualizacin de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, del diseo e instrumentacin de proyectos de innovacin y del establecimiento de sistemas de gestin calidad. El presente manual administrativo documenta la accin organizada para dar cumplimiento a la misin de Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico. La estructura organizativa, la divisin del trabajo, los mecanismos de coordinacin y comunicacin, las funciones y actividades encomendadas, el nivel de centralizacin o descentralizacin, los procesos clave de la organizacin y los resultados que se obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la gestin administrativa de este organismo descentralizado. Este documento contribuye en la planificacin, conocimiento, aprendizaje y evaluacin de la accin administrativa. El reto impostergable es la transformacin de la cultura de las dependencias y organismos auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organizacin, liderazgo y productividad.

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: III

II. OBJETIVO GENERAL


Lograr y mantener la eficiencia del proceso de entrega recepcin de los planteles de educacin bsica, de Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico (SEIEM), mediante la formulacin y estandarizacin del procedimiento de trabajo y el establecimiento de las polticas necesarias que faciliten su ejecucin.

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: IV

III. IDENTIFICACIN E INTERACCIN DE PROCESOS

COMUNICACIN CON EL USUARIO

SOLICITUD DE TRMITE

NIVELES Y/O PLANTELES DE EDUCACIN BSICA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES DE EDUCACIN BSICA

PROCESO SUSTANTIVO

ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: V

IV. RELACIN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Entrega recepcin de planteles educativos: de la notificacin de destitucin del directivo del plantel educativo a la elaboracin del acta de entrega recepcin. Procedimientos: 1. Entrega recepcin de planteles de educacin bsica.

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 1 de 28

V. DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIENTOS Nombre del procedimiento: Entrega recepcin de planteles de educacin bsica. Objetivo: Mejorar el cumplimiento de la entrega recepcin de los planteles de educacin bsica, mediante la formulacin y estandarizacin del procedimiento de trabajo y el establecimiento de las polticas necesarias. Alcance: Aplica al personal directivo de los planteles de educacin bsica en sus diferentes vertientes. Se excluye al personal docente y de apoyo y asistencia a la educacin, adscrito al plantel educativo. Referencias:
Ley que Crea el Organismo Pblico Descentralizado denominado Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico, Artculo 3 Fraccin XV; Artculo 4 Fraccin II y IV; Gaceta del Gobierno, 3 de junio de 1992. Reglamento para la Entrega-Recepcin de Oficinas de la Administracin Pblica Estatal, Artculos 2, 3 y 4, de fecha 13 de marzo de 1997.

Reglamento Interior de Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico, Captulo VI Artculo 26 Fraccin VIII y X, 11 de junio del 2003. Manual General de Organizacin de Servicio Educativos Integrados al Estado de Mxico, VII. Objetivo y funciones por unidad administrativa, 205C21000 Direccin de Educacin Elemental, Funciones I y IV; 25 de noviembre de 2003. Responsabilidades: El Director de Educacin Elemental y/o Subdirector y/o Jefe del Departamento del nivel educativo que corresponda, ser responsable de notificar al director del plantel de educacin bsica sobre su destitucin, as como de informar a la Contralora Interna solicitndole su intervencin en el acto de entrega recepcin del plantel de educacin bsica. El director del plantel de educacin bsica saliente ser responsable de preparar y elaborar la documentacin correspondiente a su gestin, a efecto de realizar el acto de entrega recepcin del plantel educativo.

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 2 de 28

El director entrante ser responsable de revisar la documentacin de la gestin saliente, a fin de verificar que est en orden y completa y realizar el acto de entrega recepcin del plantel educativo. La Contralora Interna ser responsable revisar y analizar la documentacin y los anexos elaborados por el director del plantel de educacin bsica saliente, a fin de verificar que cumpla con los requisitos establecidos. Tambin ser responsable de levantar el acta correspondiente. Definiciones: Entrega-recepcin: proceso mediante el cual el directivo del plantel de educacin bsica saliente entrega al director entrante los bienes, recursos y todos los elementos que tenga designados, a efecto de dar continuidad al ejercicio de la funcin del plantel escolar correspondiente. Acta: documento en que se da constancia de los hechos, acuerdos y decisiones efectuadas en la celebracin de una reunin. Insumos: Oficio de notificacin de destitucin del director del plantel de educacin bsica. Resultados: Acta de entrega recepcin del plantel de educacin bsica. Interaccin con otros procedimientos: Ninguna. Polticas: La notificacin de destitucin se le har llegar al director saliente, en un plazo no mayor a 15 das hbiles, a partir de la fecha de la misma; con el propsito de que ste realice las actividades necesarias para la entrega de la administracin del plantel de educacin bsica. El nombramiento del servidor pblico que tomar el cargo de director, se har en un plazo de 15 das hbiles, comprobando as la fecha en que ste se hizo responsable de la direccin del plantel de educacin bsica. El Director de Educacin Elemental y/o Subdirector y/o Jefe del Departamento del nivel educativo que corresponda, deber informar y solicitar con 5 das de anticipacin, la intervencin de la Contralora Interna, a fin de que el personal que designe presida el acto de entrega recepcin del plantel de educacin bsica.

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 3 de 28

Las personas involucradas en el acto de entrega recepcin del plantel de educacin bsica (Director, Supervisor General de Sector Escolar, Supervisor de Zona Escolar, Subdirector y/o Jefe de Departamento o representante), debern presentar original y copia de identificacin oficial. Los servidores pblicos representantes de SEIEM que participan en la entrega-recepcin del plantel de educacin bsica, asumirn un carcter de supervisores y darn fe de la misma y, si es el caso, podrn manifestar, en el apartado de observaciones del acta de entrega recepcin, los aspectos que a su juicio requieran algn comentario adicional. La integracin de la documentacin de entrega del plantel de educacin bsica, incluir un informe de gestin (formato 3), el que deber reflejar la situacin administrativa del mismo. La documentacin sujeta al acto de entrega recepcin del plantel de educacin bsica ser la que a continuacin se seala: Recursos Humanos: - Plantilla de personal. - ltima nmina de pago. - Relacin y oficios del personal comisionado. - Relacin y expedientes del personal a su cargo. Recursos Financieros: - Informe y libros de tiendas escolares. - Reportes del manejo de fondos de la Asociacin de Padres de Familia. - Reportes del manejo de fondos del Programa Escuelas de Calidad (ltimo reporte fiscalizado). - Contrato de apertura de la cuenta bancaria (ltimo estado de cuenta recibido). - Oficio de cancelacin de la cuenta bancaria. Recursos Materiales: - Inventario de bienes inmuebles. - Inventario de mobiliario y equipo (copia del levantamiento censal, copia del listado de inventarios, avisos de alta, baja y transferencia de mobiliario y equipo, etc.). - Inventario de cultivos (parcelas). - Inventario de especies vivas. - Inventario de bienes de consumo, papelera y materiales varios. Acervos Documentales: - Inventario de acervos bibliogrficos y hemerogrficos. (formato 7). - Inventario de expedientes en archivo (concentracin). (formato 6). - Inventario de documentos no convencionales (audiovisuales, acetatos, videocasetes, fonocasettes, diapositivas, negativas, diskettes). (formato 5).

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 4 de 28

En Materia Administrativa: - Estructura orgnica autorizada. - Ordenamientos jurdicos. - Manual de organizacin. - Libros o registros de asistencia. - Relacin de formatos estadsticos. - Relacin de formatos que se controlan mediante folio. - Relacin de llaves (archiveros, escritorios, gavetas, puertas, etc.). Informe de Gestin: - Informe de gestin. - Informe de compromisos y actividades a realizar en los 90 das posteriores a la entregarecepcin del plantel educativo. La documentacin referente al personal comisionado, deber estar respaldada por el oficio de comisin correspondiente. La informacin y documentacin del acto de entrega-recepcin, estar sujeta a entregarse en un concentrado documental y para los bienes muebles e inmuebles se har mediante inventario fsico. En lo referente a la situacin jurdica de los inmuebles, ser necesario que la Unidad de Asuntos Jurdicos de SEIEM, revise la situacin legal que guardan los mismos. Para la entrega de la documentacin e informacin relativa a la situacin jurdica del inmueble o plantel, se anexar(n) documento(s) expedido(s) por cualquier autoridad estatal o municipal, avalando la situacin legal del mismo. La documentacin y los formatos, relativos a la situacin fsica y jurdica que guarda el inmueble debern estar firmados por el director del plantel de educacin bsica saliente, entregando las copias correspondientes. La documentacin y el formato relativo al inventario de bienes muebles, deber estar requisitado por el Departamento de Inventarios de SEIEM, con la asignacin del nmero de lote, nmero censal y nmero de serie. En lo referente al inventario de tierras de cultivo (parcelas), se sealar la superficie que se tiene en ese concepto y el tipo de siembra. El director del plantel de educacin bsica saliente, deber presentarse en el centro de trabajo asignado, por virtud del cambio, en un plazo no mayor de 2 das hbiles despus de haber entregado, y no quedar exento de las responsabilidades en que hubiere incurrido, conforme a las disposiciones legales vigentes en la materia.

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 5 de 28

El director del plantel de educacin bsica entrante contar con 15 das hbiles, a partir de la fecha del acto de entrega recepcin, para revisar la documentacin y, en su caso, inconformarse de alguna irregularidad, informando a las autoridades competentes, en un plazo no mayor de 10 das hbiles, para que se proceda conforme a la ley. Si algn directivo se negara a realizar la entrega en tiempo y forma o se encuentre imposibilitado para ello; entonces se levantar el acta administrativa circunstanciada; este documento deber ser requisitado en presencia del Supervisor General de Sector Escolar y/o del Supervisor de Zona Escolar. En el caso de que se posponga el acto de entrega-recepcin, se dar un margen de 3 das hbiles a partir de la suspensin, para reanudarlo. Se elaborar el acta de entrega recepcin, con los anexos necesarios, firmando estos al finalizar el acto de entrega-recepcin. Deber integrarse el expediente original y sus anexos a la Subdireccin y/o Departamento de la modalidad correspondiente, una copia a la Contralora Interna (con anexos), una copia al director entrante y una copia al director saliente. Para aclaraciones posteriores a la entrega-recepcin, se rubricarn cada una de las fojas y se le asigne un nmero de folio a cada uno de los expedientes, mencionando en el acta el nmero de fojas que lo integran. Los directivos que se encuentren en Acuerdo Presidencial, no llevarn a cabo todo el protocolo de entrega-recepcin, solamente integrarn y entregarn un acta informativa donde especifiquen el grado de avance del ciclo escolar en curso, en materia administrativa, financiera, de inventario y de personal (plantilla).

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 6 de 28

Desarrollo: PROCEDIMIENTO: Entrega recepcin de planteles de educacin bsica. No. 1 RESPONSABLE Director, Subdirector y/o Jefe de Departamento del nivel educativo Director saliente del plantel de educacin bsica ACTIVIDAD Elabora y enva oficio de notificacin de destitucin al director del plantel de educacin bsica, con 10 das hbiles a partir de la fecha de entrega. Recibe oficio de notificacin, prepara y elabora documentacin correspondiente a su gestin (recursos humanos, recursos financieros, recursos materiales, acervos documentales, en materia administrativa y el informe de gestin). Requisita Solicitud para Intervencin en Actos de Entrega- Recepcin y enva solicitando con 5 das de anticipacin la intervencin del personal autorizado para llevar a cabo el acto de entrega recepcin del plantel de educacin bsica. Recibe Solicitud para Intervencin en Actos de EntregaRecepcin y se presenta en el plantel de educacin bsica en el que se llevar el acto correspondiente. Al inicio del acto de entrega recepcin, verifica presencia de autoridades designadas para la realizacin del mismo (director saliente, director entrante, representantes de la Contralora Interna) y se encuentre la documentacin correspondiente y determina. Existen las condiciones para el acto de entrega recepcin? No existen. Levanta acta circunstanciada, asentando las causas de la cancelacin del acto de entrega recepcin, fijando nueva fecha y hora para la realizacin del mismo. El acta circunstanciada se elabora en original y cinco copias, distribuyndose de la siguiente manera: Original.- Director entrante. 1 copia.- Director saliente. 2 copia- Representante de la Contralora Interna.

Director, Subdirector y/o Jefe de Departamento del nivel educativo

Supervisor General de Sector Escolar y/o Supervisor de Zona Escolar

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 7 de 28

No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD 3 copia.- Subdireccin y/o Departamento del nivel educativo. 4 copia.- Supervisor General de Sector Escolar. 5 copia.- Supervisor de Zona Escolar. Reinicia procedimiento. Si existen. Solicita al director saliente presente la documentacin de su gestin al frente del plantel de educacin bsica, revisa y determina. Existen inconsistencias? Si existen. Elabora aviso de alta complementaria, en caso de existir informacin faltante lo establece en el acta de entrega recepcin en la clausula correspondiente, detallando el motivo del faltante. No existen. Elabora Acta de Entrega Recepcin en seis tantos, detallando los anexos que se incluyen, da lectura y recaba las firmas de los que en ella intervienen (al margen y al calce de cada una de las hojas del acta y sus anexos) y se distribuye de la siguiente manera: Contralora Interna. Subdireccin y/o Departamento del nivel educativo. Supervisor General de Sector Escolar. Supervisor de Zona Escolar. Director entrante. Director saliente. Recibe Acta de Entrega Recepcin, revisa junto con anexos y determina. Existen irregularidades? Si existen. Elabora acta circunstanciada asentando las irregularidades detectadas y la turna al Departamento de Quejas y Denuncias de la Contralora Interna para lo procedente. Se enlaza con el procedimiento administrativo o legal al que hubiera lugar. No existen. Archiva Acta de Entrega Recepcin. Fin

10

Contralora Interna

11

12

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 8 de 28

Diagramacin:
PROCEDIMIENTO: ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES DE EDUCACIN BSICA. DIRECTOR, SUBDIRECTOR Y/O JEFE DE DEPARTAMENTO DEL NIVEL EDUCATIVO
INICIO

DIRECTOR SALIENTE DEL PLANTEL DE EDUCACIN BSICA

SUPERVISOR GENERAL DE SECTOR ESCOLAR Y/O SUPERVISOR DE ZONA ESCOLAR

CONTRALORA INTERNA

ELABORA Y ENVA OFICIO DE NOTIFICACIN

RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIN, PREPARA Y ELABORA DOCUMENTACIN DE SU GESTIN

REQUISITA SOLICITUD PARA INTERVENCIN EN ACTOS DE ENTREGA-RECEPCIN Y ENVA

RECIBE SOLICITUD PARA INTERVENCIN EN ACTOS DE ENTREGA-RECEPCIN Y SE PRESENTA EN PLANTEL

VERIFICA PRESENCIA AUTORIDADES, DOCUMENTACIN DETERMINA

DE Y

NO 6

EXISTEN CONDICIONES PARA EL ACTO DE ENTREGA RECEPCIN?

SI 7

LEVANTA ACTA CIRCUNSTANCIADA, ASENTANDO CAUSAS DE CANCELACIN Y FIJANDO NUEVA FECHA Y HORA

SOLICITA DOCUMENTACIN DE GESTIN SALIENTE, REVISA Y DETERMINA

SI 1 8

EXISTEN INCONSISTENCIAS?

ELABORA AVISO DE ALTA COMPLEMENTARIA, EN CASO DE INFORMACIN FALTANTE LO ESTABLECE EN ACTA DE ENTREGA RECEPCIN

NO

ELABORA ACTA DE ENTREGA RECEPCIN, DA LECTURA, RECABA FIRMAS Y DISTRIBUYE 10

RECIBE ACTA DE ENTREGA RECEPCIN, REVISA JUNTO CON ANEXOS Y DETERMINA

SI 11

EXISTEN IRREGULARIDADES?

SE ENLAZA CON EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO O LEGAL AL QUE HUBIERA LUGAR

ELABORA ACTA CIRCUNSTANCIADA Y TURNA AL DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS

NO

ARCHIVA ACTA DE ENTREGA RECEPCIN

FIN

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 9 de 28

Medicin: Indicador para medir la entrega recepcin de planteles de educacin bsica: Nmero de actos de entrega recepcin realizados Nmero de notificaciones elaboradas Registro de evidencias Los oficios de notificacin elaborados para la destitucin de directores de planteles de educacin bsica y las actas de entrega recepcin elaboradas, quedan registradas en los controles internos que para tal efecto establezcan las subdirecciones y/o departamentos del nivel educativo que corresponda. Formatos e instructivos: % de actos de entrega recepcin realizados

X 100 =

SEIEM
Solicitud para Intervencin en Actos de Entrega-Recepcin Fecha:______/___(3)_/______/_______ Recibe Motivo Fecha y Hora de Entrega Hoja_(1)_de___ Entrega

Nivel Educativo:_______(2)______________________

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

No. Prog.

Domicilio y Centro de Trabajo

Pgina: 10 de 28

Edicin: Primera

Cdigo: 205C21000

Fecha: 15 de noviembre, 2010

1 Coordinacin de Administracin y Finanzas 2 Coordinacin de Operacin Educativa

Firma

FORMATO 1

Jefe del Nivel Educativo

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 11 de 28

Instructivo de llenado: Solicitud para Intervencin en Actos de Entrega-Recepcin.


NO. CONCEPTO SE ANOTARA (N)

1 2 3 4 5

Nmero de hoja Nivel y modalidad educativa Fecha No. progresivo Nombre, centro de trabajo y domicilio. Entrega Recibe Motivo Fecha y hora de entrega Firma

El nmero de hojas que contiene el documento. A qu nivel y modalidad educativa corresponde. Fecha en que se lleva a cabo la entrega-recepcin. El nmero progresivo que le corresponde. Nombre, centro de trabajo y domicilio del plantel educativo motivo del acto de entrega-recepcin. El nombre y apellidos del directivo que realiza la entrega (saliente). El nombre y apellidos del directivo que recibe (entrante). El motivo por el cual se hace el cambio de directivo. Fecha y hora de entrega del plantel educativo. El nombre y firma del Jefe del Departamento del nivel y modalidad educativa.

6 7 8 9 10

Copias 1.- Contralora Interna. 2.- Jurdico Contencioso. 3.- Supervisin General de Sector Educativo y/o Supervisin de Zona Escolar. 4.- Director escolar saliente. 5.- Director escolar entrante.

__________________________________ Firma, Subdirector y/o Jefe de Departamento de la modalidad correspondiente

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 12 de 28

ACTA DE ENTREGA-RECEPCION En _____________________________________ (1) _________________________Estado de Mxico, Siendo las ___ (2)___horas del da_____(3)________del mes de ______________(3)________________del 200___(3)___en el lugar que ocupa la escuela_______________(4)___________________,clave_________(5)_________C.T.______(6)____ Con domicilio en: _____________________ (7) __________________________ (7) __________________ CALLE NUMERO COLONIA (7)________________________________ (7) ________________________________ (8) ___________ MUNICIPIO, ESTADO CODIGO POSTAL TELEFONO Se lleva a cabo la entrega-recepcin de la administracin y patrimonio del plantel por parte del C.___________________ (9) ____________________________________________________________ Quien deja de ocupar el cargo de ________________ (10) ________________________________________________________________ Dejndole el cargo al C._______________________________ (11) _______________________________________________ Quien ha sido designado por el C.______________ (12) ________________________________________________________________ mediante el oficio No.____(13)________de fecha___(14)_______del mes de __(14)______del 200__(14) como titular del centro de trabajo__________(15)_______________________, y ante la presencia del (la) C.______________________________(16)________________________________________________ Representante de _______________________________ (17) ___________________________en este acto. Se hace constar que la veracidad de la informacin contenida en la presente acta y sus anexos, es responsabilidad tanto del servidor pblico que entrega como de quien o quienes fueron designados para elaborarlos, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento para la Entrega-Recepcin de Oficinas de la Administracin Pblica Estatal, Artculos 2, 3 y 4, de fecha 13 de marzo de 1997.

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 13 de 28

E X Original

S Copia Cantidad

I. EN MATERIA DE PERSONAL: Plantilla de Personal Ultima nmina de pago Relacin y oficios de personal comisionado Relacin y expedientes del personal a su cargo II. EN MATERIA FINANCIERA: Informe y libros de tiendas escolares Reporte del manejo de fondos de la Asociacin de Padres de Familia Reporte del manejo de fondos del Programa Escuelas de Calidad (ltimo reporte fiscalizado) Contrato de apertura de la cuenta bancaria (ltimo estado de cuenta recibido) Oficio de cancelacin de cuentas bancarias

(18) __________ __________ __________ __________ (19) __________ __________ __________ __________ _________ _________ __________ __________ __________ __________ _________ _________ _________ _________

__________

__________

_________

__________ __________ (20)

__________ __________

_________ _________

III. EN MATERIA DE RECURSOS MATERIALES: Inventario de Bienes Inmuebles Inventario de Mobiliario y Equipo Inventario de Cultivos (parcelas) Inventario de especies vivas Inventario de bienes de consumo,

__________ __________ __________ __________

__________ __________ __________ __________

_________ _________ _________ _________

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 14 de 28

papelera y materiales varios IV. ACERVOS DOCUMENTALES: Inventario de Acervos Bibliogrficos y Hemerogrficos. Inventario de Expedientes en Archivo. (Concentracin) Inventario de documentos no convencionales (audiovisuales, acetatos, videocasettes, fonocasettes, diapositivas, negativas, diskettes). V. EN MATERIA ADMINISTRATIVA: Estructura orgnica autorizada Ordenamientos Jurdicos Manual de organizacin Libros o registros de asistencia Relacin de formatos estadsticos Relacin de formatos que se controlan mediante folio Relacin de llaves (archiveros, escritorios, gavetas, etc.). VI. INFORME DE GESTION: Informe de gestin Informe de compromisos y actividades a realizar en los 90 das posteriores a la entrega-recepcin

__________ (21) __________ __________

__________

_________

__________ __________

_________ _________

__________ (22) __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ (23) __________

__________

_______

__________ __________ __________ __________ __________ __________ __________

________ _________ _________ _________ _________ _________ _________

__________

_________

__________

__________

_________

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 15 de 28

ENTREGA

RECIBE

(24) __________________________ Nombre, R.F.C., Firma

(25) ________________________ Nombre, R.F.C., Firma

AUTORIDAD QUE INTERVIENE

(26) __________________________________ Nombre, R.F.C., Firma

TESTIGOS ______________________ Nombre, R.F.C., Firma (28) Distribucin del Acta de Entrega-Recepcin O Contralora Interna 1 Departamento de la Modalidad Educativa 2 Supervisin General de Sector Educativo y/o Supervisin de Zona Escolar 3 Director Entrante 4 Director Saliente (27) _______________________ Nombre, R.F.C., Firma _______________________ Nombre, R.F.C., Firma

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 16 de 28

Instructivo de llenado: Acta de Entrega-Recepcin.


NO. CONCEPTO SE ANOTAR(N)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

En Hora Da, mes y ao. Escuela Clave C.T. Domicilio Telfono C. Cargo C. C. Oficio No. Fecha Centro de trabajo Del (la) C. Representante
EN MATERIA DE PERSONAL

19
EN MATERIA FINANCIERA

20
EN MATERIA DE RECURSOS MATERIALES

21
ACERVOS DOCUMENTALES

22
EN MATERIA ADMINISTRATIVA

Lugar donde se levantar el acta de entrega-recepcin. La hora en que se levantar el acta. El da, mes y ao en que se llevar a cabo la entrega-recepcin. El nivel y nombre de la escuela donde se llevar a cabo la entrega-recepcin. La clave que le corresponde al centro de trabajo. La clave del centro de trabajo. La calle, nmero, colonia, cdigo postal del plantel educativo donde se llevar acabo la entrega-recepcin. El telfono con que cuenta el plantel educativo. El nombre del director saliente. El cargo que vena ocupando en ese plantel educativo. El nombre del directivo entrante. El nombre de la persona que design al director entrante. El nmero del oficio de designacin de puesto. El da, mes y ao de la designacin del puesto. El centro de trabajo donde ser asignado como titular del mismo. El nombre del representante legal. A que rea educativa representa legalmente. La cantidad de documentacin referente a los Recursos Humanos que entregar en original, copias y nmero de fojas de cada documento. (Ejemplo: 1 original, 2 copias, 129 hojas cada uno). La cantidad de documentacin referente a los Recursos Financieros que entregar en original, copias y nmero de fojas de cada documento. (Ejemplo: 1 original, 2 copias, 129 hojas cada uno). La cantidad de documentacin referente a los Recursos Materiales que entregar en original, copias y nmero de fojas de cada documento. (Ejemplo: 1 original, 2 copias, 129 hojas cada uno). La cantidad de documentacin referente a los Acervos Documentales que entregar en original, copias y nmero de fojas de cada documento. (Ejemplo: 1 original, 2 copias, 129 hojas cada uno). La cantidad de documentacin que en materia administrativa deber entregar en original, copias y nmero de fojas de cada documento. (Ejemplo: 1 original, 2 copias, 129 hojas cada uno).

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 17 de 28

NO.

CONCEPTO

SE ANOTAR(N)

23 24 25 26 27 28

INFORME DE GESTION Entrega Recibe Autoridad que interviene Testigos Distribucin

La cantidad de documentacin que en materia administrativa deber entregar en original, copias y nmero de fojas de cada documento. (Ejemplo: 1 original, 2 copias, 129 hojas cada uno). El nombre, R.F.C. y firma de quien realiza la entrega. El nombre, R.F.C. y firma del responsable que recibe la nueva administracin de la escuela. El nombre, R.F.C. y firma del representante legal de la institucin. Los nombres, R.F.C. y firmas de los testigos que estuvieron presentes en el acto de entrega-recepcin. La distribucin del acta (original y copias) de entrega-recepcin.

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 18 de 28

SEIEM

RUBRO: INFORME DE GESTIN OBJETIVO: Dejar constancia del cumplimiento de las metas planteadas para el ejercicio del ao escolar correspondiente en que se realiza la entrega-recepcin.

DESCRIPCIN DEL DOCUMENTO: Es el reporte de avance en el cumplimiento de los indicadores estratgicos del plantel educativo al momento de la entrega-recepcin del plantel; as como, de los proyectos, programas y acciones que se encuentran en curso.

OBLIGADOS: El director escolar saliente.

VIGENCIA DE LA INFORMACIN: El reporte deber considerar la informacin de los indicadores estratgicos; as como, de los proyectos, programas y acciones que se susciten hasta el segundo da inmediato anterior a la fecha de entrega.

SECRETARA DE EDUCACIN SERVICIOS EDUCATIVOS INTEGRADOS AL ESTADO DE MXICO UNIDAD DE MODERNIZACIN PARA LA CALIDAD DEL SERVICIO

PROFR. AGRIPN GARCA ESTRADA NO. 1306, SANTA CRUZ AZCAPOTZALTONGO, TOLUCA, ESTADO DE MXICO, C.P. 50030 TELS: (01 722) 279 77 00 , EXT. 7584 Y 7339 www.edomexico.gob.mx\seiem\principal.htm

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 19 de 28

SEIEM
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL INFORME DE GESTIN OBJETIVO: Proporcionar al titular entrante una visin general de la gestin del plantel educativo que recibe. OBLIGADOS: Director Escolar saliente. VIGENCIA DE LA INFORMACIN: El reporte deber considerar la informacin de los indicadores estratgicos, proyectos, programas y acciones que se susciten hasta el segundo da inmediato anterior a la fecha de entrega. Estructura para la elaboracin del Informe de Gestin: ndice 1. Situacin del plantel educativo al inicio de la gestin. En este apartado se describirn de forma breve y precisa los aspectos ms relevantes al tomar posesin del cargo: 1.1. Situacin general del plantel. En este punto se describir la informacin general del plantel educativo, en relacin con las caractersticas de cmo se encontraba al momento de recibirlo; esto es, los proyectos, programas y acciones concluidos o en proceso. 1.2. Finanzas. Describir cmo se recibi el plantel y cmo estaba conformada su estructura financiera. 1.3. Recursos humanos. Se informar la composicin de los recursos humanos, anotando el nmero y tipo de personal que labora en ese plantel, as como, las particularidades sobresalientes (personal comisionado, de permiso, etc.). 1.4. Recursos materiales. Describir los inventarios y existencias, los bienes muebles e inmuebles, consumibles, almacenes, etc. 1.5. Funciones y atribuciones. Se sealarn las ms representativas del plantel al inicio de la gestin y las modificaciones que se instrumentaron. 1.6. Normatividad interna. Se describirn los reglamentos y manuales con los que inici la operacin, as como las modificaciones que hubieran tenido lugar. 1.7. Normatividad externa. Se sealarn las leyes, reglamentos, decretos, lineamientos, etc., federales y estatales que fueron aplicables para el desarrollo de las funciones. 2. Situacin del plantel educativo al trmino de la gestin. En este apartado se informar finalmente, como esta funcionando el plantel educativo con las modificaciones que se han tenido en cuanto a su sustento orgnico funcional de recursos humanos, financieros y materiales. 2.1. Finanzas. La informacin que se incluir en este ndice se tomar de los Estados Financieros, y deber resumir la situacin financiera del plantel al momento de la entrega-recepcin. 2.2. Recursos Humanos. Se tomar la informacin del Resumen de la plantilla de personal y se describir de forma genrica como se entrega, as como el nmero de plazas en comisin y los oficios respectivos.

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 20 de 28

2.3. Recursos Materiales. Se describir brevemente la situacin actual de los bienes muebles e inmuebles, con los datos de los inventarios respectivos. 2.4. Funciones y atribuciones. Se describirn los cambios ms significativos que sobre el particular se dieron. 2.5. Normatividad Interna. Se describirn los reglamentos interiores, manuales, lineamientos, circulares, etc., con que opera el plantel. 2.6. Normatividad Externa. Aqu se sealan las Leyes, Reglamentos, lineamientos, circulares, etc., vigentes y aplicables en el plantel educativo. 2.7. El ejercicio de las actividades. Se informar el avance de avance en el cumplimiento de los indicadores estratgicos del plantel educativo al momento de la entrega-recepcin del plantel; as como, de los proyectos, programas y acciones que se encuentran en curso.

SEIEM
(1)
HOJA ______DE______

INFORME DE COMPROMISOS Y ACTIVIDADES EN LOS 90 DAS POSTERIORES A LA ENTREGARECEPCIN


FECHA DE ELABORACIN (5) _____ _____ _____ DIA MES AO

DEPENDENCIA U ORGANISMO: ________(2)__________________________________ UNIDAD ADMINISTRATIVA: ________(3)__________________________________ PLANTEL EDUCATIVO: __________(4)_________________________________________

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

DESCRIPCIN DEL ASUNTO Y RESPONSABLE ACCIONES A REALIZAR

LUGAR FECHA

HORA

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

Pgina: 21 de 28

Edicin: Primera

Cdigo: 205C21000

RESPONSABLE DE LA ELABORACIN (11) NOMBRE Y FIRMA

Fecha: 15 de noviembre, 2010

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 22 de 28

INFORME DE COMPROMISOS Y ACTIVIDADES PRIORITARIAS EN LOS 90 DAS POSTERIORES A LA ENTREGA-RECEPCIN

SEIEM

INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL INFORME DE COMPROMISOS Y ACTIVIDADES


OBJETIVO: Indentificar el inventario de existencias en el almacn o bodega del plantel educativo correspondiente. OBLIGADOS: Director (a) del Plantel Educativo y Supervisor Escolar. VIGENCIA DE LA INFORMACIN: Los compromisos y actividades ms relevantes de los 90 das posteriores a la entrega-recepcin. No. (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8,9 y 10) (11) SE ANOTAR (N) Nmero de hoja que le corresponde y la referencia del nmero total de hojas utilizadas para el mismo formato, por ejemplo: hoja 1 de 5. Denominacin de la Dependencia u Organismo Auxiliar con la nomenclatura que establece la Ley Orgnica de la Administracin Pblica. Denominacin de la unidad administrativa que especiicamente hace entrega de la informacin consignada en el formato concentrador. Ejemplo: Departamento, Subdireccin, Direccin, Direccin General, etc. El nombre del plantel educativo. .

El da, mes y ao en que se llena el formato, que deber ser la fecha ms prxima posible de la entrega-recepcin La descripcin de aquellos compromisos o actividades a los cuales debe darse atencin durante los noventa das posteriores del inicio de la nueva gestin, as como el cargo del servidor pblico encargado de ello. Se refiere a las actividades concretas a realizar. Ejemplo: Pagos, cobros, asistencia a eventos, reuniones, etc.
Lugar, fecha y hora donde se realizarn las actividades. Nombre y firma del Servidor Pblico responsable de la elaboracin.

INVENTARIO DE DOCUMENTACIN NO CONVENCIONAL


(1) HOJA____DE____
FECHA DE ELABORACIN (5) ____ DA ____ ____ MES AO

SEIEM

DEPENDENCIA U ORGANISMO: _____(2)________________________________________________ UNIDAD ADMINISTRATIVA: ________(3)_____________________________________________ PLANTEL EDUCATIVO: _____________(4)_________________________________________

No.

CLAVE TIPO DE SOPORTE

CLAVE INTERNA

No. DE PARTES

DESCRIPCIN O TITULO DEL DOCUMENTO

FECHA DE ELABORACIN

OBSERVACIONES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

Pgina: 23 de 28

Edicin: Primera

CLAVE: TIPO SOPORTE

Cdigo: 205C21000

A) MICROFILM: 1. ROLLO, 2. MAGAZINE, 3. CARTERA DE PLASTICO, 4. MICROFICHA, 5. TARJETA DE ABERTURA. B) AUDIOVISUAL: 1. VIDEOCASETE, 2. FONOCASSETTE, 3.CORTOMETRAJE, 4. DIAPOSITIVAS, 5. NEGATIVOS, 6. ACETATOS, 7. FILMINAS, 8. DISCO COMPACTO C) MATERIAL DE COMPUTO: 1. CINTA MAGNTICA, 2. DISKETTE, 3. DISCO COMPACTO, 4. DVD, 5. VIDEO DISCOS, 6, ARCHIVOS ELECTRNICOS EN GENERAL D) PAPEL: 1. ESTUDIO, 2. PROYECTO, 3. INVESTIGACIN, 4. MANUALES, 5. PRESUPUESTOS, 6. ESTADSTICAS, 7. FOTOGRAFAS, 8.PLANES, 9. PROGRAMAS, 10. MATERIAL E) OTRO, PRECISAR CUAL CARTOGRFICO

RESPONSABLE DE LA ELABORACIN

Fecha: 15 de noviembre, 2010

(13)
NOMBRE Y FIRMA

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 24 de 28

INVENTARIO DE DOCUMENTACIN NO CONVENCIONAL INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL INVENTARIO

SEIEM

OBJETIVO: Dar a conocer a la prxima administracin la documentacin no convencional con la que cuenta el plantel educativo, especificando sus caractersticas. OBLIGADOS: Todos los servidores pblicos que realicen entrega de un puesto, cargo o comisin. VIGENCIA DE LA INFORMACIN: La necesaria para las funciones del plantel educativo y vigente a la fecha de la entrega.
No . SE ANOTAR (N)

(1)

Nmero de hoja que le corresponde y la referencia del nmero total de hojas utilizadas para un mismo formato, por ejemplo: hoja 1 de 5 Denominacin de la Dependencia u Organismo Auxiliar con la nomenclatura que establece la Ley (2) Orgnica de la Administracin Pblica del Estado, respectivo. Denominacin de la unidad administrativa que especficamente hace entrega de la informacin (3) consignada en el formato concentrador. Por ejemplo: Departamento, Subdireccin, Direccin Direccin General, etc.
(4) (5) (6) El nombre del Plantel Educativo, que cuenta con la documentacin no convencional El da, mes y ao en que se llena el formato, que deber ser la fecha ms prxima posible a la entregarecepcin. El nmero secuencial que corresponda, iniciando con el 001. En el espacio de esta columna se anotar la letra y nmero (clave) que corresponda al tipo de soporte del documento, como se describe a continuacin: CLAVE TIPO DE SOPORTE A) Microfilm 1. Rollo, 2. Magazine, 3. Cartera de plstico, 4. Microficha, 5. Tarjeta de Abertura B) Audiovisual 1. Videocasete, 2. Fonocassete, 3. Cortometraje, 4. Diapositiva, 5. Negativos, 6. Acetatos, 7. Filminas, 8. Discos compactos C) Material de computo 1. Cinta magntica, 2. Diskette, 3. Disco compacto, 4. DVD, 5. Video Discos, 6. Archivos electrnicos en general. D) Papel 1. Estudio, 2. Proyecto, 3. Investigacin, 4. Manuales, 5. Presupuestos, 6. Estadsticas, 7. Fotografas, 8. Planes, 9. Programas, 10. Material Cartogrfico E) Otro, precisar cual

(7)

(8) (9)
(10) (11) (12) (13)

Este espacio esta destinado para anotar la clave de clasificacin interna que se lleve en este plantel educativo En esta columna se anotar el nmero de partes o unidades del tipo documental inventariado, tomando como referencia los tipos de soporte. En esta columna se registrar el nombre, descripcin ttulo que identifique el documento, tomando como referencia el tipo de informacin que contiene. En esta columna se anotar el da, mes y ao en que se elabor cada documento inventariado. Este espacio esta destinado para hacer las notas que se consideren pertinentes a fin de aclarar situaciones referentes a los acervos inventariados. El nombre y firma del servidor pblico responsable de la elaboracin.

INVENTARIO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIN


(1) HOJA_____DE____ FECHA DE ELABORACIN

SEIEM

DEPENDENCIA U ORGANISMO: _________(2)___________________________________ _____________(3)_______________________________ ____________________(4)________________________ ________ AO

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

PLANTEL EDUCATIVO:

(5) ______ ______ DA MES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

No.

CLAVE DEL EXPEDIENTE NOMBRE DEL EXPEDIENTE PERODO

No. DE LEGAJOS

No. DE HOJAS

OBSERVACIONES

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

Pgina: 25 de 28

Edicin: Primera

Cdigo: 205C21000

Fecha: 15 de noviembre, 2010

(13) NOMBRE Y FIRMA

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 26 de 28

INVENTARIO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIN

SEIEM

INSTRUCTIVO DE LLENADO OBJETIVO: Dar a conocer a la prxima administracin la composicin del archivo de concentracin con que cuenta el plantel educativo , especificando sus caractersticas . OBLIGADO: Todos los servidores pblicos que ralicen entrega de un cargo u comisin. VIGENCIA DE LA INFORMACIN : La documentacin del plantel educativo existente a la fecha de entrega en el archivo de concentracin .

No.
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

SE ANOTAR ( N )
Nmero de hoja que le corresponde y la referencia del nmero total de hojas utilizadas para un mismo formato , por ejemplo : hoja 1 de 5 Denominacin de la Dependencia u Organismo Auxiliar con la nomenclatura que establece la Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado . La denominacin de la Unidad administrativa que especifique hace entrega de la informacin consignada en el formato concentrador, Ejemplo : Departamento , Subdireccin , Direccin, Direccin General, Etc. El nombre del plantel educativo, resposable de la documentacin existente en el archivo de concentracin. que tiene a su cargo. El da, mes y ao en que se llena el formato, que deber ser la fecha ms prxima posible a la entregarecepcin El nmero progresivo que corresponda, iniciando con el 001. , otorgada por el plantel educatvo En esta columna la clave del expediente . El nombre del expediente o acervo a concentrar , que deber de coincidir con el que tenga escrito en la ceja de la carpeta En esta columna se deber de anotar el perdo, en meses o aos, a que corresponda la documentacin que integra el expediente, ejemplo : 1994; enero 95, etc. .

(10) La columna en que se escribir el nmero de legajos, que integran el expediente . (11) En esta columna el nmero de hojas que integran el expediente en su conjunto (12) (13)

Espacio destinado para adicionar cualquier informacin que se considere pertinente referir, tanto para el plantel educativo que concentra el acervo . El nombre y firma del servidor pblico responsable de la elaboracin .

INVENTARIO DE ACERVOS BIBLIOGRAFICOS Y HEMEROGRAFICOS


(1) HOJA DE

SEIEM

DEPENDENCIA U ORGANISMO: ____(2)____________________________________________________ ___________(3)_____________________________________________ ____________________(4)____________________________________ BIBILIOGRFICO HEMEROGRFICOS


FECHA DE ELABORACIN (5) _____ _____ ____ DA MES AO

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

PLANTEL EDUCATIVO:

ACERVOS:

(6)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

No.
TITULO AUTOR

No. DE CLASIFICACIN

EDITORIAL Y FECHA DE PUBLICIDAD

OBSERVACIONES

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

Pgina: 27 de 28

Edicin: Primera

Cdigo: 205C21000

RESPONSABLE DE LA ELABORACIN (13) NOMBRE Y FIRMA

Fecha: 15 de noviembre, 2010

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: 28 de 28

INVENTARIO DE ACERVOS BIBLIOGRFICOS Y HEMEROGRFICOS INSTRUCTIVO DE LLENADO

SEIEM

OBJETIVO: Dar a conocer a la prxima administracin el acervo bibliogrfico y hemerogrfico con que cuenta el plantel educativo, especificando sus caractersticas. OBLIGADOS: Todos los servidores pblicos que realicen entrega de empleo, cargo o comisin. VIGENCIA DE LA INFORMACIN: La existente en el plantel a la fecha de la entrega No . (1) (2) (3) SE ANOTAR (N) El nmero de hoja que le correponde y la referencia del nmero total de hojas utilizadas para un mismo formato, por ejemplo: hoja 1 de 5. La Dependencia u Organismo Auxiliar con la nomenclatura que establece la Ley Orgnica de la Administracn Pblica del Estado. La unidad administrativa que especficamente hace entrega de la informacin consignada en el formato concentrador, Ejemplo: Departamento, Subdireccin, Direccin, Direccin General, etc.

(4) El nombre del plantel educativo, que presenta la informacin (5) El da, mes y ao en que se llena el formato,que deber ser la fecha ms prxima posible en la entregarecepcin.

(6) Se marcar con una x el cuadro al que corresponda el tipo de acervo a inventariar. (7) El nmero progresivo del documento inventariado. (8) La clave y/o nmero correspondiente de acuerdo al sistema de clasificacin interna del acervo referido. (9) El nombre completo que corresponde a la obra bibliogrfica o hemerogrfica.
(10) Los nombres de los autores de las obras bibliogrficas y hemerogrficas inventariadas. (11) El nombre de la editorial y la fecha de publicacin. (12) El espacio de esta columna estar destinado para anotar alguna informacin adicional. (13) El nombre y firma del servidor pblico responsable de la elaboracin.

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: VI

VI. SIMBOLOGA

INICIO O FINAL DEL PROCESO

Seala el principio o terminacin de un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio de un proceso se anotar la palabra INICIO, en el segundo caso, cuando se termine la secuencia de operaciones, se escribe la palabra FIN. Para representar una actividad o proceso, sea manual, mecanizado o mental, se utilizar este smbolo el cual muestra las principales fases del procedimiento, emplendose cuando el material, formato o la propia accin va a cambiar, por ejemplo: enviar, anotar, tramitar, modificar, contestar, ejecutar, etc., se anotar dentro del smbolo un nmero en secuencia, concatenndose con las verificaciones o actividades combinadas nicamente; del mismo modo se escribir una breve descripcin al margen del smbolo de lo que sucede en ese paso. El cuadro es utilizado como smbolo de inspeccin, revisin verificacin, o bien cuando se examine una accin, una forma o una actividad; as como consultar o cotejar sin modificar las caractersticas de la accin o actividad.

OPERACIN

INSPECCIN

ACTIVIDAD COMBINADA

Figura que se utiliza en los casos en que en un mismo paso se realiza tanto una operacin como una verificacin.
LNEA CONTINUA

La lnea continua marca el flujo de informacin, documentos o materiales que se estn realizando en el rea; su direccin se maneja a travs de terminar la lnea con una pequea lnea vertical; puede ser utilizada en la direccin que se requiera y para unir cualquier smbolo empleado. Como su nombre lo indica esta representacin se aplica en formas impresas, documentos, reportes, listados, etc., y se anota despus de cada operacin, inspeccin o actividad combinada, indicando dentro del smbolo el nombre del formato; cuando se requiera indicar el nmero de copias de formatos utilizados o que existen en una operacin, se escribir la cantidad en la esquina inferior izquierda en el caso de graficarse un original se utilizar la

FORMATO IMPRESO

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: VII

letra O. Cuando el nmero de copias es elevado, se interrumpe la secuencia; despus de la primera se deja una sin numerar y la ltima contiene el nmero final de copias, esta disposicin se ejercer cuando el juego de formatos siga un mismo flujo, ahora bien si se desconoce el nmero de copias en el primer smbolo se anotar una X y en el ltimo una N. Finalmente para indicar que el formato se elabora en ese momento, se marcar en el ngulo inferior derecho un tringulo lleno.
ARCHIVO TEMPORAL

La situacin de archivo temporal en un procedimiento, se presenta cuando un documento o material por algn motivo debe guardarse durante un perodo indefinido para despus utilizarlo en otra actividad, representa espera y se aplica cuando el uso del documento o material se conecta con otra operacin. Smbolo que se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo procede o no, identificando dos o ms alternativas de solucin. Para fines de mayor claridad y entendimiento, se describir brevemente en el centro del smbolo lo que va a suceder, cerrndose la descripcin con el signo de interrogacin. Este smbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran tamao que lejos de facilitar el entendimiento del procedimiento, lo hace ms complejo, el cual muestra al finalizar la hoja, hacia donde va y el principio de la siguiente hoja de donde viene. Asimismo, se deber utilizar el menor nmero de veces, lo cual se puede lograr distribuyendo los smbolos de tal manera que slo se empleen los necesarios a efecto de evitar confusiones en la secuencia del procedimiento; para fines de control se escribir dentro de la figura una letra (mayscula) del alfabeto, empezando con la A y continuando con la secuencia del mismo.

DECISIN

CONECTOR DE HOJAS EN UN MISMO PROCEDIMIENTO

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: VIII

VII. REGISTRO DE EDICIONES


Primera edicin (15 de noviembre de 2010): elaboracin del manual.

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: IX

VIII. DISTRIBUCIN El original del Manual de Procedimientos para la Entrega Recepcin de Planteles Educativos, de la Direccin de Educacin Elemental, se encuentra en poder de la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio. Las copias estn distribuidas de la siguiente manera: 1. Direccin de Educacin Elemental

Cualquier sugerencia, aportacin o comentario sobre este documento, podr enviarse a la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio, sita en Av.1 de Mayo No. 801 Esq. Gonzlez Arratia, Colonia Reforma y Ferrocarriles Nacionales, Toluca, Mxico, Tel. (722) 2-79-77-00 Exts.5600 y 5596.

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: X

IX. VALIDACIN

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: XI

MP/
Manual de Procedimientos para la Entrega Recepcin de Planteles Educativos Secretara de Educacin Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico Direccin de Educacin Elemental Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio Responsables de su elaboracin:
Profr. Valdemar Molina Grajeda Director de Educacin Elemental Lic. Mauricio Ernesto Sotelo Cruz Jefe de la Oficina de Modernizacin Administrativa Direccin de Educacin Elemental

Responsables de su revisin:
Lic. Francisco Raymundo Nava Gonzlez Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional Lic. Ramn Garca Alemn Analista Profesional Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional

Toluca, Estado de Mxico Noviembre, 2010

Edicin: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIN DE PLANTELES EDUCATIVOS

Fecha: 15 de noviembre, 2010 Cdigo: 205C21000 Pgina: XII