Reglas del cargo y el abono

Objetivo: Practicar las reglas del cargo y el abono. Para registrar correctamente en las cuentas las variaciones de los valores que representan es necesario considerar tanto la causa como el efecto que produce cada operacin, por sencilla que sta sea afectar cuando menos a dos cuentas. Con el propsito de analizar lo anterior, veamos los siguientes ejemplos: 1. Si compramos mercancas y las pagamos en efectivo, debemos considerar, al mismo tiempo y por la misma cantidad, tanto el aumento del Activo en mercancas, como la disminucin del Activo en caja. 2. Si pagamos en efectivo una letra de cambio a nuestro cargo, debemos considerar, al mismo tiempo y por la misma cantidad, tanto la disminucin del Pasivo en documentos por pagar, como la disminucin del Activo en caja. 3. Si pagamos en efectivo algn gasto, debemos considerar, al mismo tiempo y por la misma cantidad, tanto la disminucin que por el gasto sufre el Capital, como la disminucin del Activo en clientes. Como puede verse en los ejemplos anteriores, cualquiera que sea la operacin que se haya efectuado, siempre habr una causa y un efecto que, por la misma cantidad, variar nuestros valores del Balance. Las variaciones, o sea, los aumentos y disminuciones que sufran los valores del Activo, Pasivo y del Capital, por las operaciones que se efectan en el negocio, se deben registrar en las cuentas correspondientes por medio de cargos y abonos Ahora bien, como las cuentas representan valores de distinta naturaleza, se presenta el problema de saber qu cargos y qu abonos van a significar los aumentos o las disminuciones en las diferentes cuentas del Activo, Pasivo y del Capital. Reglas o principios: Con base en la causa y el efecto, se instituyeron las siguientes reglas. Toda cuenta del Activo debe empezar con un cargo, es decir, con una anotacin en el debe. Toda cuenta del Pasivo debe comenzar con un abono, o sea, con una anotacin en el haber. La cuenta del Capital debe empezar con un abono, es decir, con una anotacin en el haber

Principios que deben observarse.

a) Los aumentos del Activo se cargan. b) Las disminuciones del Activo se abonan. c) Los aumentos del Pasivo se abonan. d) Las disminuciones del Pasivo se cargan. e) Los aumentos del Capital se abonan. f) Las disminuciones del Capital se cargan.

Reglas del cargo y del abono:

Tomando en consideracin los casos en los cuales se cargan y se abonan las diferentes cuentas del Activo, del Pasivo y del Capital, se instituyeron las siguientes reglas:

Se debe cargar:

{ {

Cuando aumenta el Activo Cuando disminuye el Pasivo Cuando disminuye el Capital

Cuando disminuye el
Se debe abonar:

Activo Cuando aumenta el Pasivo Cuando aumenta el Capital

Cuentas del Capital o de resultados:

Gastos de venta Gastos y productos financieros Otros gastos y productos Gastos de administracin

Las cuentas de Gastos de venta y de administracin estn destinadas nicamente al registro de operaciones que producen disminuciones del capital, razn por la cual siempre se deben cargar, puesto que, de acuerdo con las reglas instituidas, las disminuciones del capital se deben cargar; en consecuencia, como nicamente se cargan, su saldo siempre ser deudor. Las cuentas de Gastos y productos financieros y de Otros gastos productos, por estar destinados al registro de operaciones que produzcan, tanto un aumento como disminuciones del capital, lo mismo se pueden cargar que abonar, segn sea la clase de operacin que en ellas se registre. Se debe cargar, cuando en ellas se registren disminuciones del capital, de acuerdo con las reglas establecidas, las disminuciones del capital se debe cargar, en el caso contrario, su saldo podr ser deudor o acreedor.

Cuenta: Es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos del activo, pasivo y del capital. Nombre de la cuenta: El nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara y presisa del valor o concepto que controla. La cuenta no es otra cosa que un medio contable con instrumentos de operacin, mediante el cual podemos subdividir, el activo, el pasivo y el capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas caractersticas de afinidad y la cual nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuacin. Ejemplo: Si queremos conocer el movimiento del efectivo en caja, utilizaremos una cuenta que refleje ese bien y que llamaremos "caja". Si queremos conocer el movimiento que afecta a los derechos que tenemos sobre tercero denominaremos la cuenta "Cuenta por cobrar" Las sillas, mesas, archivos, etc., se reflejaran en una cuenta denominada "Mobiliario". Los que debemos a tercero mediante facturas lo mantendremos en una cuenta de pasivo denominada "Cuenta por pagar" La forma y el contenido de la cuenta va a variar de acuerdo de una empresa a otra. Y principalmente va a depender del tipo de sistema contable que se est utilizando para registrar las transacciones. Podemos enumerar algunos de los mtodos para hacer registros de dato dentro de una empresa. 1. Libros empastados (donde se utiliza una hoja para cada cuenta). 2. Libro de hojas movibles (tipo carpeta de gancho, donde se pueden ir agregando hojas de acuerdo de las transacciones). 3. Tarjetas sueltas para las cuentas donde hay que emplear mquinas de contabilidad. 4. Sistemas de tarjetas o cintas para computadoras (este sistema lo utiliza empresas grandes donde existen volmenes importantes de operaciones y para lo cual tienen que valerse de procesamiento electrnico de datos, por medio del computador). Sin embargo cualquiera que sea el mtodo a utilizar toda "cuenta" presenta caractersticas comunes: a.) En la parte superior se coloca el nombre y un cdigo para diferenciarla de otra cuenta que exprese con claridad su contenido "vehculo, mobiliario, caja, banco, efecto por pagar, etc.". b.) En la columna de fecha se describe el da mes y ao en que ocurre la operacin que se va a registrar en la cuenta el ao y el mes no es necesario repetirlo sino cuando vara. c.) En la columna denominada descripcin se describe en forma breve pero clara el motivo que a originado el aumento o disminucin de la cuenta, por ejemplo venta de contado. Cobro de P. Prez, pag a sueldos, etc. d.) En la columna del "debe" se anotan los importes en trminos monetarios que significan cargo o dbito para la cuenta. e.) En la columna del "Haber" se anotan los importes en trminos monetarios que represente abono o crdito para la cuenta. f.) En la columna de saldo sealaremos lo que va quedando en la cuenta en trmino monetario, despus de cada cargo o abono. g.) En la columna de "folio" se presenta una referencia donde sealaremos el libro de contabilidad de donde proviene la operacin que se est registrando. ELEMENTOS DE LA CUENTA
Siguiendo el principio de dualidad econmica se estableci un mtodo para representar la cuentas el cual guarda similitud con la balanza y que se ha denominado esquema de libro mayor o cuenta T, por la similitud que existe entre el fiel de la balanza y sus dos brazos con esa letra del alfabeto, la cual queda presente en cada cuenta. En este esquema, se personaliza la cuenta pues cada una de ellas debe poseer un nombre el cual va situado en la parte superior cubriendo los brazos que conforman la T, la columna situada a la izquierda se denomina como se dijo DEBE y la de la derecha HABER y el registro en la columna del DEBE se conjuga como debitar o cargar y la afectacin en la columna del HABER se conjuga como acreditar o abonar. Esta representacin de la cuenta en esquema de mayor, la podemos ejemplarizar de la siguiente manera:

Dbito o debitar, cargo o cargar, tiene como significado registrar una cantidad en la parte izquierda de la cuenta o columna DEBE Crdito o acreditar, abono o abonar, tiene como significado registrar una cantidad en la parte derecha de la cuenta o columna HABER

MOVIMIENTO DE LA CUENTA
La suma de los valores registrados en la columna izquierda (HABER) o valores acreditados y la suma de los valores registrados en la columna derecha (DEBE) o valores debitados constituye lo que se denomina movimiento. La suma de los cargos o dbitos de una cuenta se denomina movimiento deudor, igualmente la suma de los abonos o crditos de una cuenta es el movimiento acreedor

SALDO DE LA CUENTA
En forma simple el saldo de una cuenta es la diferencia entre los movimientos deudor y acreedor en otras palabras es el valor residual de la cuenta despus de un movimiento. Dado que existen dos tipos de movimientos tambin existirn dos clases de saldos: saldo deudor y saldo acreedor. Las cuentas cuyo valor residual o saldo se acumula en la columna del DEBE, se conocen como cuentas de naturaleza dbito, siendo estas todas las que representan un recurso o un egreso para la empresa; as mismo, las cuentas cuyo saldo se acumula en la columna HABER, se denominan cuentas de naturaleza crdito y son las que representan una obligacin o un ingreso para la empresa.

SALDO DEUDOR
Para obtener el valor residual de la cuenta o saldo se utiliza el siguiente mtodo: Se totalizan los valores registrados en las columnas del DEBE y del HABER o sea los movimientos deudor y acreedor. En las cuentas de naturaleza dbito, lgicamente la columna DEBE ser mayor que la del HABER, lo cual representar un desequilibrio que es necesario restablecer, colocando una cantidad en la columna HABER de tal manera que esta se iguale a la columna del DEBE, la cantidad que restablece el equilibrio (homeostasis)es el balance de la cuenta y ser el valor residual que queda despus de las operaciones relacionadas con la misma o saldo. Cuando no existen registros en la columna del HABER, entonces el saldo es el total que arroja la columna del DEBE. Al totalizar las dos columnas y obtener el equilibrio, se debe trazar una lnea doble que indica que las cantidades subrayadas por esta doble lnea no cuentan para clculos posteriores.

SALDO ACREEDOR

El procedimiento es el mismo para las cuentas de naturaleza crdito, se totalizan los valores registrados en las columnas del DEBE y HABER, la columna HABER, ser mayor que la del DEBE lo cual representar un desequilibrio que tambin es necesario restablecer, colocando una cantidad en la columna DEBE de tal manera que esta se iguale a la columna del HABER, igualmente la cantidad restablecedora del equilibrio (homestasis) es el balance de la cuenta y ser el valor residual que queda despus de las operaciones relacionadas con la misma o saldo. Cuando no existen registros en la columna del DEBE, entonces el saldo es el total que arroja la columna del HABER.

En resumen, los saldos de la cuenta se obtendrn segn el siguiente esquema:

CUENTA SALDADA
Una cuenta se salda o cierra cuando la sumatoria de los valores registrados en la columna DEBE es igual a la sumatoria de los valores registrados en la columna HABER. En este caso no existe desequilibrio y por tanto el sistema mantiene su homeostasis, es decir, no hay cantidad restablecedora del equilibrio, no hay saldo.

Contabilizacin de Transacciones en el Diario General y en el Mayor General A Continuacin aparecen las transacciones de la Lavandera Carlos & Reyes Asoc. 1- La Compaa se formo con un Capital de $500,000.00 de la Manera siguiente, Sr. Carlos RD$ 250,000.00 y Sr. Reyes RD$ 250,000.00. 2-Se compro de Contado un Equipo de Lavandera por $ 54,000.00. 3-Se Compro de Contado un Edificio por $ 250,000.00, el terreno fue evaluado en 2/5 del valor total. 4-Se compro a crdito un equipo de oficina por S7, 000.00 (Cetecom). 5-Se Compro una camioneta de reparto por $ 125,000.00- condiciones de pago 80,000 de Contado y una letra a los 60 das por la diferencia. 6-Se vendi el terreno por $100,000.00 condiciones de pago de contado $ 80,000.00 y una letra por cobrar por la diferencia. (Sr. Fragozo) 7-Se Abonaron $ 2,500.00 a la cuenta Equipos de Oficina (Cetecom) 8-Se hizo un prstamo en el Banco Popular por $75,000.00 9-Se compro a Crdito Materiales de Oficina por $ 2,500.00 (Librera la Fuente).

Rentas y Gastos
Asiento de Cierre Ganancia Neta: Cuando los activos netos y por consiguiente el patrimonio de una determinada empresa aumentan en el curso de un periodo contable, sin innovaciones adicionales, se dice que el negocio esta obteniendo una ganancia neta. De manera que, cuando un negocio produce una ganancia neta, significa en trminos de contabilidad, que sus activos netos estn aumentando y por ende, la inversin de los dueos. Rentas y Gastos: Renta: Cuando una empresa vende un producto o un servicio, recibe la compensacin correspondiente y esa compensacin, expresndola en trminos de contabilidad se llama renta (o Ingreso). La renta se considera como tal en el periodo en que se causa y no necesariamente cuando se recibe su pago. Gasto: Gasto o egreso son los desembolsos (disminuciones de activo) que la empresa debe hacer para ayudar a crear la renta. Los gastos deben reconocerse, cuando suceden y no cuando se vaya a hacer el pago (causacin). Cuando los ingresos son mayores que los gastos se produce una utilidad neta, en caso contrario es una perdida neta. Contabilizacin de Rentas y Gastos Generalmente para contabilizar las rentas y los gastos, se citan tantas cuantas de rentas y de gastos segn haya en la empresa. La diferencia neta entre la renta y los gastos se lleva a la cuenta Supervit Ganancias Retenidas. La cuenta de rentas y gastos deben ser cerradas al final de cada periodo contable, contra la cuenta de

resumen de ganancias y perdidas. Cuentas Reales: Son aquellas que permanecen abiertas durante la existencia de la empresa, estas son activo, pasivo y capital. Cuentas Nominales: Son aquellas que se cierran al final de cada periodo contable, estas son ingresos, costos y gastos.