1 EXPLORANDO LA HOJA DE CALCULO.............................................................

2 ABRIR ARCHIVO ................................................................................................11

2.1 Abrir Documentos de Excel........................................................................................................................11

2.2 Abrir Documentos de Calc.........................................................................................................................11

2.3 Abrir documentos de otras aplicaciones...................................................................................................11

2.3.1 Ventana importar archivo en Excel.......................................................................................................13
2.3.2 Ventana importar archivo en Calc.........................................................................................................15

2.4 Creación de nuevos libros en Excel y Calc...............................................................................................17

2.5 Nuevo libro en Excel...................................................................................................................................17

2.6 Nuevo libro en Calc....................................................................................................................................18

2.7 Guardar documento en Excel....................................................................................................................19

2.7.1 Guardar libro Como…..........................................................................................................................19

2.8 Guardar documento en Calc......................................................................................................................21

2.8.1 Guardar libro Como…..........................................................................................................................21

2.9 INSERCIÓN DE NUEVAS HOJAS A UN LIBRO DE CÁLCULO EN EXCEL.................................22

2.10 INSERCIÓN DE NUEVAS HOJAS A UN LIBRO DE CÁLCULO EN CALC.................................23

3 CELDAS Y RANGOS...........................................................................................25
3.1 NOMBRADO DE CELDAS Y RANGOS.................................................................................................26

3.2 INGRESO Y FORMATO DE DATOS DE LAS CELDAS.....................................................................29

3.2.1 Formato de celdas en Excel..................................................................................................................30
3.2.2 Formato de celdas en Calc....................................................................................................................32
3.2.3 Auto Rellenar:.......................................................................................................................................34

Figura 31. Control de autorrelleno................................................................................................................35

Figura 31. Control de autorrelleno para series.............................................................................................36

3.3 BORDES Y SOMBREADO ......................................................................................................................38

3.4 ANCHO DE FILA Y COLUMNA.............................................................................................................40

3.5 INSERTAR FILAS, COLUMNAS Y CELDAS.......................................................................................44

3.5.1 Insertar filas en una hoja ......................................................................................................................44
3.5.2 Insertar columnas en una hoja .............................................................................................................45
3.5.3 Insertar celdas en una hoja ...................................................................................................................45

3.6 OCULTAR Y MOSTRAR FILAS O COLUMNAS.................................................................................48

3.6.1 Ocultar y mostrar filas en Excel...........................................................................................................48
 3.6.2 Ocultar filas en Excel y Calc................................................................................................................48
3.6.3 Mostrar filas en Excel y Calc................................................................................................................49
3.6.4 Ocultar columnas en Excel y Calc........................................................................................................49
3.6.5 Mostrar Columnas en Excel y Calc......................................................................................................49

4 FORMULAS Y FUNCIONES................................................................................51
4.1 Referencia relativa y absoluta...................................................................................................................52

4.2 FORMULAS ..............................................................................................................................................56

4.3 FUNCIONES:.............................................................................................................................................56
4.3.1 Insertar función con el asistente ...........................................................................................................58
4.3.2 Diferentes Funciones............................................................................................................................59

4.4 FUNCIONES EN CALC............................................................................................................................87

IMPRESION............................................................................................................99
5.1 Impresión de hojas de cálculo en Word....................................................................................................99
4.4.1 Área de impresión.................................................................................................................................99
4.4.2 Vista Preliminar....................................................................................................................................99

4.5 IMPRIMIR UNA HOJA DE CÁLCULO EN CALC........................................................................101

5 GRÁFICOS.........................................................................................................104
5.1 CREACIÓN DE UN GRÁFICO.............................................................................................................104

5.2 Modificación y personalización de gráficos............................................................................................112

5.3 Cambiar tipo de grafico............................................................................................................................114

5.4 CREACIÓN DE GRAFICO EN OPENOFFICE CALC......................................................................116

5.5 EDICIÓN DE GRÁFICOS......................................................................................................................118

5.5.1 Cambiar el tamaño del gráfico............................................................................................................120
5.5.2 Cambiar rango de datos......................................................................................................................120
5.5.3 Cambia títulos y subtítulos.................................................................................................................121
5.5.4 Cambiar Propiedades objetos de los graficos.....................................................................................122
5.5.5 Cambio de tipo de gráfico...................................................................................................................123

6 ORDENAR DATOS Y FILTROS.........................................................................125

6.1 ORDENAR................................................................................................................................................125

6.2 FILTROS...................................................................................................................................................126
6.2.1 Auto Filtros.........................................................................................................................................126
6.2.2 Filtro Personalizado............................................................................................................................128
6.2.3 Filtro avanzado...................................................................................................................................130
6.2.4 Creación de listas................................................................................................................................133
6.3 Ordenar datos en Openoffice Calc..........................................................................................................134

6.4 FILTRAR REGISTROS DE UNA BASE DE DATOS..........................................................................136

6.5 Funciones de bases de datos de Calc.......................................................................................................138

7 EJERCICIOS......................................................................................................141
OPEN OFFICE VS MICROSOFT OFFICE:
COMO HACER EN CALC LO QUE HACES
EN EXCEL
 Barra de títulos Barra de menús

Barras de
herramientas

Cuadro de
Nombres Barra de Formulas
Encabezados de Columnas

Celda A1

Barra de Tareas

Encabezados de Filas

Barras de
Desplazamiento

Barra de desplazamiento Etiquetas Hojas del

entre Hojas libro de Excel

Figura 1. Imagen de Hoja de Excel 2003

 Barra de títulos
Barra de menús

Barras de
herramientas
Cuadro de
Nombres

Barra de
Formulas
Celda A1 Encabezados de
Columnas Barras de
Desplazamiento
Encabezados de
Filas

Barra de desplaza- Etiquetas Hojas del

miento entre Hojas libro

Figura 2. Imagen de Hoja Calc - OpenOffice 3.0

1 Explorando la hoja de calculo

La ventana principal de Excel y Calc tienen partes en común con la mayoría de

aplicaciones para Windows, encontramos la barra de títulos, la barra de menús,
las barras de herramientas y la barra de estado. En la figura 1 y 2 se
encuentran indicadas, tanto para Calc como para Excel, todas las partes de la
ventana principal y sus nombres. Estos nombres serán utilizados en adelante
cuando se expliquen los diferentes procedimientos. En la figura 3, se hace una
comparación gráfica de las barras de menú de del Calc (1) y del Excel (2)

Figura 3. Barras de Menú y Herramientas de Calc y Excel

Como puede verse, las similitudes son bastantes, tanto en el menú como en la
barra de herramientas.

Si observan ambos programas de arriba abajo encontramos las siguientes

partes:

- Barra de títulos: Es un elemento común en las aplicaciones para

Windows, en ella encontramos el nombre de la aplicación, el botón para
minimizar la ventana, restaurar y cerrar la ventana.
- Barra de menús: también es un elemento común en la mayoría de las
aplicaciones para Windows, en ella están los accesos a las diferentes
funciones de la aplicación.

- Barra de herramientas: esta compuesta por botónes que permiten

llegar de manera fácil y rápida a funciones que se utilizan
frecuentemente, cada botón de la barra de herramientas tiene un icono
que hace referencia a la función que activa, en EXCEL en caso de no
conocer el icono, se puede hacer uso de la ayuda contextual, esta se
activa si se deja el puntero del Mouse sobre el botón por mas de 2
segundos. Tanto en Calc como en Excel, para añadir una barra de
herramientas a la ventana principal, se de ingresar al menú VER, y en la
opción BARRAS DE HERRAMIENTAS se selecciona la barra de
herramientas que se quiera activar en la ventana principal de la
aplicación. En la figura a continuación se muestran los botones
equivalentes entre ambas aplicaciones en las dos barras que se activan
por omisión al iniciar las aplicaciones.. (En el centro de color azul, la
barra de herramientas de Excel y en los extremos las de Calc).

Figura 4. Comparación barras de herramientas de Calc y de Excel.

- Barra de fórmulas: En la barra de fórmulas encontramos dos

elementos, la barra de formulas como tal y el cuadro de nombres. La
primera es la que permite ingresar y modificar datos en la hoja de
cálculo. En Excel cuando se ingresa una fórmula, si la fórmula no tiene
ningún error esta arroja un resultado el cual no permite ver como se
 calculo el mismo, si se hace clic en la celda donde esta el valor, en la
barra de fórmulas aparece, en el caso que el valor sea calculado por una
fórmula, la fórmula con la cual se esta realizando el cálculo, es así como
se puede modificar una fórmula cualquiera. En caso que el valor de la
celda sea un número ó letra, en la barra de fórmulas aparecerá el valor.
El cuadro de nombre muestra el nombre de la celda que esta
seleccionada, las celdas tiene como nombre por defecto la coordenada
en al cual están, esta coordenada esta compuesta por una letra y un
número, mas adelante se explicara en mas detalle este punto.

- Área de trabajo: esta área es la cuadricula que ocupa la mayor parte

del espacio de la ventana principal, esta compuesta por columnas
nombradas con letras y filas nombradas con números, la intersección de
una fila y una columna da origen a una celda, la coordenada donde esta
ubicada esta intersección es la da el nombre inicial a la celda, este
nombre se puede ver en el cuadro de nombre. En la Figura 5 esta
seleccionada la celda de la intersección B3 en ambos programas.

Observe que aparece el

nombre de la celda

Los encabezados de la
columna y la fila toman un
color diferente a los demás

Celda B3

Figura 5. Barra de fórmulas y área de trabajo

- Etiquetas Hojas del libro de Excel: Los archivos de Excel tienen como
nombre libros y en Calc simplemente Hoja de cálculo. Los libros de
Excel y en Calc están compuestos por hojas de cálculo. Cuando se crea
un nuevo archivo, este viene por defecto con tres hojas de cálculo
marcadas como Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3. Para ingresar a una hoja
cualquiera se hace clic en encima de la etiqueta de la hoja de cálculo
que se desee.

Primera y última Haga clic en la etiqueta para Primera y última

ver una hoja de cálculo
cualquiera

Derecha e
izquierda

Para Ver hojas de calculo que no este visible haga clic en las flechas de la
barra de desplazamiento

Figura 6. Etiquetas y desplazamiento

- Barra de desplazamiento entre hojas: Un libro de Excel así como de

Calc pueden tener más de las tres hojas que viene por defecto al crear
el libro, esto hace que en algunos casos no sea posible ver todas las
hojas que componen el libro. Para lograr visualizarlas, las flechas que
tiene esta barra de desplazamiento permite ver una hoja que este oculta.

- Panel de Tareas: El Excel tiene el panel de tareas, que es otra forma de

llegar rápidamente a funciones de uso frecuente. Simplemente se hace
clic en la opción que se quiere utilizar.
2 Abrir Archivo

2.1 Abrir Documentos de Excel

Los archivos de Excel 2003 tienen la extensión .xls, este tipo de archivos son
los buscados por defecto al momento de entrar a la función abrir en el menú
archivo (figura 7), se identifican por la el tipo de archivo “Todos los archivos de
Excel”. Para cambiar la ubicación por defecto donde busca el archivo la cual es
“Mis Documentos”, se selecciona una ubicación en la parte izquierda de la
ventana que se abre después de hacer clic en abrir.

Para Abrir archivo hacer clic en

archivo y luego abrir

EXCEL CALC
Figura 7. Abrir Documentos en Excel y Calc

2.2 Abrir Documentos de Calc

La extensión de las hojas de cálculo en Calc es .ods. Para abrir una hoja de
cálculo, existente en el espacio de trabajo del usuario, debe ir al menú
Archivo/Abrir el cual se ve en la figura 7, o bien desde el botón Abrir archivo de
la barra de herramientas o utilizar la combinación de teclas CTRL. + A. Con
esto se abre el cuadro de diálogo Abrir de la figura 8b, desde donde debe
seleccionar el archivo y luego presionar el botón Abrir.

2.3 Abrir documentos de otras aplicaciones

Para abrir documentos de otras hojas de cálculo o archivos planos de bases de
datos, en la ventana abrir en la opción “tipo de archivo” (figura 8a), seleccione
el tipo de archivo que desea abrir, por ejemplo, .txt para archivos planos o mdb
para archivos de Access. Siempre que se abran archivos de otras aplicaciones
se abrirá la ventana de importar archivo.

Tipos de archivo,
Seleccione la para cambiar haga
ubicación donde clic en para abrir
quiere buscar el las opciones
archivo a abrir

Figura 8a. Abrir archivos en Excel

 Figura 8b. Abrir Archivos en Calc

2.3.1 Ventana importar archivo en Excel

Esta herramienta permite importar archivos de otras aplicaciones o de un
formato diferente a Excel, el proceso consta de 3 pasos, se debe tener en
cuenta que todo lo importado a Excel quedara como un arreglo de filas y
columnas.

1. Se debe establecer si los datos a importar están separados por algún

tipo de delimitador, o por un ancho fijo.

Figura 9. Paso 1 - Importar archivo texto

2. Esta opción varia según lo que se escoge en la opción 1, si se escoge

ancho fijo, el segundo paso consiste en eliminar, mover o añadir
columnas. Si se escoge la opción con delimitadores, el paso dos
consiste en escoger el tipo de delimitador y mirar si se ajusta a la
manera que queremos el arreglo de datos.
 Figura 10. Paso 2 - Importar archivo texto

3. El paso tres permite cambiar el formato de cada columna que se creo en

el paso anterior, permitiendo cambiar entre número, texto u otro tipo el
formato de la columna.
 Figura 11. Paso 3 - Importar archivo texto

2.3.2 Ventana importar archivo en Calc

En el caso de Calc se hace en dos pasos. Inicialmente, al entrar en el cuadro
de abrir documento, se le indica que el tipo debe ser texto CSV, el programa
automáticamente mostrará los archivos con esas características dentro del
directorio de búsqueda (Figura 12).
 Figura 12. Abrir documento .txt en Calc

Escogido el documento, se salta al cuadro de diálogo de la figura 13, en el se le

indica el tipo de caracteres y el tipo de tabulador. Una vez escogidos se
presiona aceptar.
 Figura 13. Selección de método de separación en Calc

2.4 Creación de nuevos libros en Excel y Calc

Como ya se mencionó, los archivos de Excel son llamados libros y en Calc
hojas de cálculo, en el caso de Excel, estos pueden estar en blanco o pueden
ser con base en una de las plantillas que trae el programa.

2.5 Nuevo libro en Excel

Para crear un nuevo libro de Excel se debe hacer clic en el menú archivo, luego

en la opción nuevo (figura 7) o pinchar en . Al hacer esto se activa el

panel de tareas en la parte izquierda de la pantalla, en este panel se debe
escoger si se quiere un libro en blanco o alguna de las plantillas existentes.
Los libros de Excel vienen de manera predeterminada con 3 hojas creadas, se
pueden añadir más hojas de ser necesarias hasta un total de 255. Cada hoja
de Excel contiene 65536 fila y 256 columnas.

2.6 Nuevo libro en Calc

Si se quiere crear una nueva hoja de cálculo, se debe acceder a la opción
Nuevo del menú Archivo (figura 7) y seleccionar Hoja de cálculo (figura 14) o

presionar en ..

Figura 14. Abrir nueva hoja de cálculo en Calc

Los libros de Calc vienen de manera predeterminada con 3 hojas creadas, se
pueden añadir más hojas de ser necesarias hasta un total de 255. Cada hoja
de Excel contiene 65536 fila y 1024 columnas.

Cuando se tiene más de una hoja de cálculo abierta, se puede acceder a ellas
a través de la barra de tareas, donde se encuentran visibles. Para pasar de una
hoja de cálculo a otra sólo debe pinchar sobre la ventana minimizada en dicha
barra, o a través del menú Ventana y pulsar sobre el nombre del archivo que
quiere visualizar.

2.7 Guardar documento en Excel

Cuando se crea un nuevo de Excel este tiene el nombre predeterminado de
librosX.xls, la X es el número de libro que puede ser 1 o superior dependiendo
del número de libros creados en la misma sesión de Excel.

A pesar de tener un nombre predeterminado, hace falta guardar el archivo

cuando menos una vez para completar el proceso de creación de un libro
nuevo, pues mientras el libro no sea guardado cuando menos una vez seguirá
siendo un archivo temporal que si se cierra la aplicación se pierden todos los
cambios hechos al libro.

Para guardar por primera vez el archivo, se puede hacer clic en el botón de la

barra de herramientas que tiene un icono que emula un disco de 3½ o se

puede ir al menú archivo y hacer pinchar en la opción guardar, cuando es la
primera vez aparecerá la ventana “guardar como…”, si no es la primera vez
simplemente se guardan los últimos cambios realizados al libro.

2.7.1 Guardar libro Como…

La ventana de “guardar como…” permite dar un nombre personalizado al libro
en el caso se ser la primera vez que se guarda el archivo, para esto se cambia
el nombre que aparece en el espacio nombre del archivo, y luego se hace clic
en el botón guardar. (figura 15)
 Figura 15. Cuadro de dialogo “Guardar como”

La opción “Guardar como…” permite también cambiar el nombre de un archivo

ya existente, este proceso crea un nuevo archivo con el nombre que se le
asigne y cierra el archivo anterior.

2.7.1.1 Extensiones por defecto

Cuando se guarda por primera vez o se cambia el nombre de un archivo
creando uno nuevo estos archivos quedan con la extensión por defecto de
Excel que es .xls, para cambiar el tipo de archivo a crear con guardar como se
debe cambiar la opción guardar como tipo haciendo clic en la ventana
desplegable en la parte inferior de la ventana “Guardar Como…”.

2.7.1.2 Tipos de archivos que se pueden crear

En Excel se pueden crear archivos de texto, archivos de plantillas de Excel o
archivos compatibles con otras aplicaciones como versiones anteriores de
Excel, Lotus 123, bases de datos, complementos de Excel o archivos .html
para publicar vía Web.
2.8 Guardar documento en Calc
Cuando se crea un nuevo de Excel este tiene el nombre predeterminado de
“Sin TítuloX", la X es el número de Hoja que puede ser 1 o superior
dependiendo del número de hojas de cálculo abiertas en la misma sesión de
Excel.

2.8.1 Guardar libro Como…

La ventana de “guardar como…” permite dar un nombre personalizado al libro
en el caso se ser la primera vez que se guarda el archivo, para esto se cambia
el nombre que aparece en el espacio nombre del archivo, y luego se hace clic
en el botón guardar. (figura 16)

Figura 16. Opción guardar Como de Calc

La opción “Guardar como…” permite también cambiar el nombre de un archivo
ya existente, este proceso crea un nuevo archivo con el nombre que se le
asigne y cierra el archivo anterior.

2.8.1.1 Extensiones por defecto de Calc

Cuando se guarda por primera vez o se cambia el nombre de un archivo
creando uno nuevo estos archivos quedan con la extensión por omisión el Calc
.ods, para cambiar el tipo o formato del archivo se pincha en la barra
despegable “tipo”, mostrando todas las opciones que permite el programa

2.8.1.2 Tipos de archivos que se pueden crear en Calc

En Calc se pueden crear varios formatos diferentes, algunos de ellos
compatibles con Excel. En la figura 17 se pueden ver los formatos que maneja
el Calc de OpenOffice 3.0. Esto es importante tenerlo en cuenta para el uso de
lso archivos por otros usuarios.

Figura 17. Formatos que utiliza Calc.

2.9 INSERCIÓN DE NUEVAS HOJAS A UN LIBRO DE CÁLCULO EN

EXCEL
Los libros de Excel se crean con un número predeterminado de tres hojas de
cálculo, para agregar una nueva hoja de cálculo y tener acceso a las plantillas
predeterminadas de hojas de cálculo, se hace clic derecho en cualquiera de las
etiquetas de una hoja de cálculo y se selecciona la opción insertar, selecciona
hoja de calculo de la opción GENERAL ó una plantilla de la opción
SOLUCIONES DE HOJA DE CÁLCULO. (Figura 18)

Seleccione de cualquiera de las dos opciones

la plantilla deseada. En la vista previa puede
ver como es la plantilla escogida

F
igura 18. Insertar hojas en libro de excel

2.10 INSERCIÓN DE NUEVAS HOJAS A UN LIBRO DE CÁLCULO EN CALC

Al igual que en Excel, el Calc viene con un numero predeterminado de hojas de

cálculo, y si se desea insertar mas hojas se be hacer a través de la opcion
“insertar” la cual se puede ejecutar a traves del menú (ver figura 20) o haciendo
clic con el botón derecho sobre las pestañas que representan las hojas abiertas
en el libro en el que se esta trabajando (ver figura 19).

Figura 19. Insertar hoja nueva

 Figura 20. Insertar hoja a través de menú Insertar

Después de seleccionar Insertar hoja, salta un cuadro de dialogo como lo

muestra la figura 21, en él se indica el número de hojas nuevas así como la
posición que tendrá con respecto a las ya existentes. Si se inserta una sola
hoja, se puede cambiar el nombre de esta, pero en caso de querer insertar dos
o mas, la opción de nombre queda desactivada y se tendrá que cambiar
nombre una a una.

Figura 21. Cuadro de dialogo para insertar hoja nueva

3 CELDAS Y RANGOS

Por definición las celdas son generadas por la intersección entre columnas y
filas, la coordenada de esta intersección da el nombre a la celda. En la figura
22 se puede observar un ejemplo de lo anterior. Cuando se trabaja, ya sea con
el Excel o con el Calc, con formulas y funciones se debe hacer referencia a
celdas ya sea como componentes de las formulas o argumentos de las
funciones.

En algunos casos es necesario hacer referencia a un conjunto de celdas, a

estos se les da el nombre de rangos. Existen tres tipos de rangos, rango de fila,
rango de columna y rango de matriz. Los rangos en su notación se establecen
con dos coordinas separadas por dos puntos su forma general es de la
siguiente forma ([Coordenada inicial]:[coordenada final]) (Ejemplo:
A1:B14)

Rango de fila: ([columna inicia , fila]):([columna final , fila]).

Un ejemplo de un rango de fila sería A2:C2. Como vemos, dado que es un

rango de fila, en la notación varían las columnas mas no las filas. En genera un
rango de fila describe una selección de celda de forma horizontal.

Rango de Columna: ([columna , fila inicia]):([columna , fila final]).

Un ejemplo de un rango de fila sería B4:B12. Como vemos, dado que es un

rango de columna, en la notación varían las filas más no las columnas. En
genera un rango de columna describe una selección de celda de forma vertical.

Rango de matriz: ([columna inicial , fila inicia]):([columna final , fila final])

Un ejemplo de un rango de fila sería D5:F9. En el rango de matriz varían las

dos coordinas dado que este rango consiste en una selección que describe un
cuadro.
La celda que se tiene elegida se denomina celda activa, es donde se puede
escribir cualquier entrada desde el teclado ó insertar cualquier función. Tanto
en Excel como en Calc, cuando se hace doble clic sobre la celda activa, se
entra al modo edición de la celda, este permite cambiar el contenido de la
celda, pero puede desactivar otras funciones del programa. Por la razón
anterior, una vez se termina de cambiar el contenido de una celda debe ser
oprimida la tecla Enter o Intro para poder usar todas las funciones del programa
o elegir otra celda sin que esta sea tomada como parte de los escrito en la
celda activa, esto ultimo en el caso se estar escribiendo fórmulas. Si en algún
momento se elige una celda por equivocación y se cambia el contenido de la
misma, se puede deshacer el cambio hundiendo la tecla ESC.

Cuando se selecciona un rango de celdas también se tiene solo una celda

activa. En este caso la celda activa es la primera que se eligió al momento de
seleccionar el rango. Otro método para saber cual es la celda activa es mirar la
referencia que aparece en el cuadro de nombres.
Figura 22. Representación de rangos en Hojas electrónicas

Rango de Fila A2:C3

Rango de Matriz
D5:F9

Rango de columna B4:B12

3.1 NOMBRADO DE CELDAS Y RANGOS

Las celdas y rangos como vimos anteriormente tienen asignados nombres
predeterminados, estos nombres están dado por una notación de coordenadas
de letras y números. Para facilitar el uso de celdas y rangos en las formulas
Excel permite asignarles nombres.
El proceso de asignación de nombres es sencillo, existen dos caminos para
hacerlo. El primero es seleccionar la celda ó rango, se ingresa al menú Insertar,
se selecciona la opción Nombre y después la opción Definir, ahí encontrara un
espacio para colocar el nombre, la lista de nombres definidos y el rango ó celda
a que hace referencia.

Figura 23. Secuencia para asignar nombre a un rango en Excel

Hecho lo anterior, saldrá el cuadro de dialogo de la figura 24. En el se indica el

Nombre que se desea dar a dicho rango y en la barra inferior se verá
referenciado el rango correspondiente, así como también es posible cambiar o
reasignar el rango.

Escribir nombre rango

Si no se ha seleccionado con anticipación el

rango, puede seleccionarlo haciendo clic aquí
 Figura 24. Cuadro de diálogo para asignar nombre a un rango en Excel
Para la definición de nombres se deben seguir tres normas sencillas:

- No pueden empezar por el signo $ ó %

- No puede tener espacio en el nombre
- No se puede asignar dos nombres diferentes a la misma referencia.

Par el caso del Calc, el procedimiento de dar nombre a un rango es bastante

similar. Se debe entrar en el menú insertar, luego la opción Nombre y pinchar
en la opción definir (Ver figura 25). Hecho lanterior, saltará el cuadro de dialogo
de la figura 26, en donde al igual que en Excel, se introduce el nombre y en la
barra de diálogo inferior se puede observar el rango bautizado con el nombre
escrito. También se pueden cambiar las coordenadas del rango de esta
ventana.
 Figura 25. Secuencia para asignar nombre a un rango en Calc

Figura 26. Cuadro de diálogo para asignar nombre a un rango en Calc

3.2 INGRESO Y FORMATO DE DATOS DE LAS CELDAS

En una celda de la hoja de cálculo se pueden escribir tres tipos de datos:

- Numéricos: Para el ingreso de números SE DEBE UTILIZAR EL

TECLADO DE NUMERO, los números solo deben ser ingresados con
comas que indiquen decimales y en el caso de porcentaje, el símbolo %
después de los números. Este procedimiento se debe a que si se
ingresan datos con un formato diferente, Excel asume que no es un
número sino texto. Para verificar que un dato ingresado es tomado como
 número por Excel, cuando se ingresan números estos quedan alineados
a la derecha
Ejemplo:
Para ingresar $ 1.452.058.25 se debe ingresar el valor sin los puntos
que marcar millos y miles, se debe colocar el punto que indica el valor
decimal. El signo de pesos es colocado por Excel por medio de la
función formato de celdas, si se añade este signo al ingresar el dato,
Excel asume que es texto. Debe ser ingresado 1452058.25

Si un valor que es interpretado como texto es utilizado en una

formula esta arroja un error, si es utilizado en una función y el
valor esperado por la función es numérico, la función arroja un
error. En las ocasiones el error arrojado es #Valor

- Alfanumérico y Texto: Es la combinación de números y letras ó solo

letras, este tipo de datos no puede se utilizado en formulas que deban
arrojar valores numéricos. En las funciones de búsqueda pueden ser
utilizadas como valor a buscar o puede ser arrojados como resultados
de una búsqueda. Cuando se ingresa un valor alfanumérico este queda
alienado a la izquierda.

3.2.1 Formato de celdas en Excel

 Los datos numéricos ingresados a una celda de Excel pueden ser visualizados
en diferentes formas, pero siguen siendo el mismo número, las diferencia de
visualización esta en el formato que se asigne a la celda donde es escrita.

Seleccione aquí otras opciones de formato

Seleccione Muestra preliminar

aquí el tipo de la visualización
de dato que
en la hoja de
quiera
visualizar cálculo

Descripción del
formato escogido

Figura 27. Cuadro de dialogo para dar formato a celdas en Excel

Para cambiar el formato de una celda se debe entrar al menú formato y en este
seleccionar la opción celdas, en la figura 27 se puede ver el cuadro de diálogo
de formatos de celdas en Excel, y en la figura 28, hay un ejemplo de cómo un
mismo valor numérico puede ser visualizado de diferentes formas.

Figura 28. Ejemplos de distintos

Formato original Diferentes visualizaciones del mismo valor por el
35861 formato seleccionado

formatos aplicadso a un mismo número.

3.2.2 Formato de celdas en Calc

Al Igual que en Excel, al introducir un dato en una celda, OpenOffice Calc va a

intentar, en primer lugar, interpretarlo como un número, y por defecto alineará
los números a la derecha y el texto a la izquierda e intentará, así mismo,
aplicarle un formato. Por ejemplo, si escribe en una celda 24601 y pulsa Intro
para fijar ese valor, Calc automáticamente interpreta ese dato como una fecha
y lo transforma a 24/06/01.

Si el número es muy grande y no es posible desplegarlo en la celda, Calc

aplicará el formato científico, cuya apariencia es 5,73478E+9. La interpretación
de esta expresión es fácil, el E+9 equivale a 10Exp(9), 10 elevado a 9, o lo que
es igual, a multiplicar por un 1 seguido de 9 ceros. Si aún de este modo, el
número no cupiese en la celda, ésta aparecerá rellena de los símbolos:
###########

Lo normal será esperar a introducir todos los datos para posteriormente pasar a
aplicar los formatos. Para esto, en primer lugar seleccione la celda o celdas en
cuestión y desde el menú Formato, ejecute el comando Celdas (Figura 29).
Con esto, Calc mostrará el cuadro de diálogo Atributos de celda que muestra la
Figura 30.
 Figura 29. Pasos para dar formato a celdas en Calc

Figura 30. Cuadro de Diálogo para dar formato a celdas en Calc.

Desde la sección Números de este cuadro, puede asignar formatos numéricos

tales como signos monetarios (opción Moneda), formato de porcentajes (opción
Porcentaje), número de posiciones decimales (disponible en todos los formatos
numéricos: Número, Moneda, Porcentaje, etc).

Además de las opciones del tipo de dato, el cuadro de diálogo Atributos de

celda permite realizar modificaciones al formato de la hoja de cálculo, a través
de las siguientes secciones:
 • En Fuente, puede seleccionar el tipo de letra, tamaño, estilo, efectos y
color del texto o números que ha insertado en las celdas seleccionadas.

• En Efectos de fuentes, puede escoger diferentes opciones para

enriquecer el formato de la celda o celdas seleccionadas.

• Desde Alineación, puede modificar la forma en que se alinean dentro de

la celda los datos seleccionados.

• En Borde puede escoger el tipo de líneas que rodearán las celdas

seleccionadas, su grosor, estilo, posición, etc.

• En Fondo, puede escoger un color para el fondo de la celda o del

conjunto de celdas seleccionadas.

Algunas de las opciones disponibles en el cuadro de diálogo de Atributos de

Celda, las puede encontrar disponibles en los botones de la barra de
herramientas Formato.

3.2.3 Auto Rellenar:

Tanto en Excel como en Calc, cuando se ingresan datos a la hoja de cálculo en

algunos casos esto se repiten ya sea en forma de columna o fila, ó siguen una
seria determinada. Por ejemplo si se quiere ingresar un mismo valor en 20 filas
(Sea texto o numero) ó en el caso de querer escribir los números (Pueden ser
también meses, fechas, códigos consecutivos creados por el usuario, letras,
etc.) de 1 al 20 no es necesario escribir 20 veces el mismo valor o los números
consecutivos, se puede utilizar la función de auto rellenar.

Para utilizar esta función se pueden utilizar varios métodos, el primero consiste
en escribir un valor en una casilla, seleccionar esta casilla y utilizando el control
de relleno rellenar hasta donde se quiera que este el valor (ver figura 31). La
segunda opción al querer ingresar un mismo dato en un rango determinado es
seleccionar primero el rango, al seleccionar el rango, la celda donde este se
comenzó a marcar queda activada, se escribe el valor y se oprimen a la vez las
teclas MAYÚSCULA + CONTROL + ENTER.

Para el ingreso de series, se deben ingresar por lo menos los dos primeros
valores de la serie, se selecciona el rango donde esta escritos y con es control
de relleno se rellena el rango donde se quiere que este la serie de datos (ver
figura 32). La segunda opción para esto es el uso de la herramienta series que
se encuentra en el menú EDICIÓN, en la opción rellenar, en la opción series
encontrara la posibilidad de crear serie lineales, geométricas y cronológicas.
Para utilizar la opción series se debe escribir el primer valor de la serie.

Coloque el puntero del

Mouse en este punto para
activar el control de
relleno

Figura 31. Control de autorrelleno

Escribe los dos primeros

números de la serie u utiliza
el control de relleno para
rellenar el rango deseado
 Figura 31. Control de autorrelleno para series

Tanto en Excel como en Calc para darle un formato atractivo a las celdas de
forma más fácil, puede utilizar la herramienta de formateado automático. Para
empezar, seleccione el área de datos a la que le quiere aplicar un formato (el
área mínima a la que le puede aplicar un formato es de 3 filas por 3 columnas),
luego, en le caso de Excel, se debe ir a la barra de menú, abrir Formato y luego
pinchar en Autoformato, apareciendo un cuadro de diálogo como el de la figura
32., En el caso de Calc, se debe ir a la barra de menú vaya a Formato y
seleccione Formateado automático, tras lo cual se verá la ventana de la Figura
33.

F igur
a 32.

Cuadro de diálogo de Formateado automático en Excel

 Figura 33: Cuadro de diálogo de Formateado automático en Calc

El botón Opciones permite elegir qué características de formato quiere aplicar:

• Formato numérico o número. Para que los datos de la celda a aplicar el

formato siga siendo de tipo numérico.

• Bordes. Conserva los bordes que haya definido para nuestras celdas.

• Fuente. Si marca esta opción el tipo de letra no se alterará al aplicar el

formato.

• Modelo. Marcar esta opción mantendrá el modelo de imagen original.

• Alineación. Si ha seleccionado previamente una alineación centrada, a la

izquierda o a la derecha ésta no se cambiará.

• Ajustar ancho/alto. Por defecto, cuando aplica un formato automático se

produce un ajuste automático de las filas y columnas al ancho y al alto.
Marque esta opción si no quiere que se produzca este ajuste.

Pulse Aceptar para que se aplique el formato.

 Si no hay algún formato automático que se ajuste a sus necesidades, podrá
crear su propio formato desde el botón Añadir del cuadro de diálogo Formato
automático. El área de datos mínima para poder crear un formato automático
es de 4 filas por 4 columnas.

3.3 BORDES Y SOMBREADO

Los bordes y sombreado son las herramientas que permiten mejorar la

presentación de la hoja de cálculo. Tanto para Excel como para Calca, para
entrar a las opciones de bordes y sombreado, primero se debe seleccionar el
rango ó celda a modificar, y en la barra de menú se entra al menú formato y se
pincha en la opción celdas. Una vez hecho lo anterior, el Excel muestra un
cuadro de diálogo como el de la figura 34. En el caso de Calc, siguiendo los
mismos pasos, aparece el cuadro de diálogo de la figura 35.

En la ventana de bordes y
sombreado encuentra las
diferentes opciones de formato
de la hoja de cálculo, entre ellas
esta bordes para colocar marco
a rangos ó celdas, tramas para
colocar color en fondo de rango
ó celdas. Fuente para cambiar el
tipo, tamaño y estilo de fuente.
Alineación permite utilizar
opciones como centrar,
combinar celdas.

Figura 34. Cuadro de dialogo para poner bordes en y sombrado en tablas de

Excel
Las distintas opciones del recuadro son:

• Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:

• Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

• Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas

seleccionadas.

• Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas

seleccionadas excepto alrededor de la selección.

• Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de

los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar
(superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones
correspondientes. Se debe tener cuidado al utilizar los botones
preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso
de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y
Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.

• Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

• Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre
la flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes.

En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá

modificar los bordes de forma más rápida, si se hace clic sobre el botón se
dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro
tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no encontrarás
todas las opciones vistas desde el recuadro del menú.
Figura 35. Cuadro de dialogo para poner bordes en y sombrado en tablas de
Calc

Como se puede ver, en el caso del Calc, las opciones son muy similares, con la
diferencia de la opción referente a la distancia del texto con respecto a los
bordes y en donde al dejar activada la opción de sincronización, todas las
distancias cambian simultáneamente. También esta la opción Distancia en
Sombra, hace referencia al ancho de sombra que se desea tenga la tabla.

3.4 ANCHO DE FILA Y COLUMNA

Tanto en Calc como en Excel, todas las columnas tiene un ancho predefinido
(10,71 puntos para Excel, 2,27 cm. para Calc) al igual que las filas (12,75 pts
para Excel y 0,45 cm. para Calc), pero estos valores pueden ser cambiados o
ajustados según la necesidad.

Una forma de hacerlo es la siguiente, en ambas aplicaciones, es ubicar el

cursor al final de la columna o fila hasta que aparezca una flecha de doble vía y
al hacer clic de manera sostenida arrastrarlo a la derecha o izquierda según el
caso y si es par las filas, arrastrarlo hacia arriba o hacia abajo.

Otra forma es entran la menú formato y seleccionar según sea el caso columna
o fila, y en estas opciones seleccionar ancho o alto según sea el caso (ver
figura 36) y una vez elegida la opción deseada sale una ventana de diálogo
según sea caso (ver figura 37) y allí se hace el cambio deseado.

Figura 36. Cambio de ancho de columna o alto de fila en Excel.

Figura 37. Cuadros de diálogo para alto fila y ancho columna en Excel.
Por defecto, Calc ajusta la altura de la fila al contenido de la misma. En cambio,
el ancho de la columna se mantiene fijo, y si el contenido no cabe en la celda,
este invadirá la celda contigua, siempre que esté vacía, de lo contrario los
datos quedarán ocultos.

Para cambiar el tamaño de una fila, acerque el cursor hasta el margen derecho,
en la zona en la que aparece la numeración de las filas, o bien al margen
superior, donde aparecen las letras que designan las columnas, para cambiar
el ancho de una columna. A continuación sitúe el cursor en la unión de dos filas
o dos columnas hasta que cambie de apariencia, adoptando la de una flecha
doble. Luego presione sin soltar el botón del ratón y arrástrelo hasta el alto de
fila o ancho de columna que desee.

Si conoce el valor exacto de la altura de la fila o del ancho de la columna, en el

menú Formato, elija el comando Fila o columna (ver figura 38) y en el siguiente
menú desplegable Altura o Ancho. Tras esto aparecerá un cuadro de dialogo
(ver Figura 39) que pide el valor de la altura de la fila o el ancho de columna
según corresponda.
 Figura 38.. Opciones del menú formato para cambiar Alto de fila o Ancho de
columna

Figura 39. Cuadro de diálogo Alto de fila o Ancho de columna.

Cuando comienza a trabajar con una hoja nueva, todas las filas y columnas
poseen el mismo ancho y alto predefinido. Este valor puede ser configurado
según sea su necesidad, de modo que al crear una nueva hoja todas las celdas
tengan el ancho y alto previamente definido. También se puede realizar este
cambio una vez que haya introducido datos en la hoja de cálculo, en este caso
el cambio afectará a todas las celdas que no hayan sido ajustadas
previamente.
Para establecer el ancho (columna) o alto óptimo (fila), acceda al menú
Formato y seleccione el comando Columnas o bien Filas, eligiendo
posteriormente Ancho Óptimo o bien Alto Óptimo, según corresponda. Con esto
se muestra el cuadro de diálogo de la Figura 40.
 Figura 40: Cuadro de diálogo de Alto o Ancho óptimo.

3.5 INSERTAR FILAS, COLUMNAS Y CELDAS

3.5.1 Insertar filas en una hoja

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo hará falta alguna
fila en medio de los datos ya introducidos. Para añadir una fila, seleccionar la
fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por
encima de la seleccionada, seleccionar el menú Insertar y elegir la opción Filas.
Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está
situado el cursor como fila seleccionada Si se desea añadir varias filas, basta
con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a añadir.

Añadir filas a una hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe,
seguirán habiendo 65536 filas, lo que ocurre es que la aplicación elimina las
últimas, tantas como filas añadidas. Si se intenta añadir filas y Excel no lo
permite, seguramente las últimas filas contienen algún dato.
3.5.2 Insertar columnas en una hoja

Para añadir una columna, seleccionar la columna delante de la cual quieres

añadir otra, ya que las columnas siempre se añaden a la izquierda de la
seleccionada, menú Insertar, elegir la opción Columnas.

Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel toma la columna
donde estamos situados como columna seleccionada. Si se van a añadir varias
columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como
columnas a añadir.

Añadir columnas a la hoja de cálculo no hace que el número de columnas

varíe, seguirán existiendo 256 columnas, lo que pasa es que se eliminan las
últimas, tantas como columnas añadidas. Si se intentan añadir columnas y
Excel no lo permite, posiblemente en las últimas columnas hay contenido algún
dato.

3.5.3 Insertar celdas en una hoja

En ocasiones, no interesa añadir ni filas ni columnas enteras sino únicamente

un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo. Para añadir varias celdas,
seleccionar las celdas sobre las que se quiere añadir las nuevas, seleccionar el
menú Insertar, situarse sobre el botón para ampliar el menú, elegir la opción
Celdas (Esta opción no aparecerá si no hay celdas seleccionadas) y Aparecerá
un cuadro de diálogo como el de la figura 41
 Figura 41. Cuadro de diálogo inserción celdas en Excel.

Elegir la opción deseada dependiendo de si se desea que las celdas

seleccionadas se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selección.
Desde aquí también te permite añadir filas o columnas enteras. Al añadir celdas
a nuestra hoja de cálculo, el número de celdas no varía ya que se eliminan las
del final de la hoja.

En el caso de la hoja Calc, al introducir un dato en una celda, el programa va a

intentar, interpretarlo como un número, y por defecto alineará los números a la
derecha y el texto a la izquierda. Al insertar una fila o una columna, primero
debe ubicarse en la celda donde desee hacer la inserción. La fila se insertará
sobre la fila de la celda seleccionada y la columna se insertará a la izquierda de
la columna de la celda seleccionada. Para insertar una fila o una columna se
puede seguir cualquiera de estas opciones:

• Hacer clic derecho sobre la primera columna de la hoja de cálculo (la

columna de numeración de filas) y, desde el menú contextual,
seleccionar Insertar filas o Insertar columnas, ir a menú Insertar y
seleccionar submenú Filas o Columnas.
 • Desde la barra de herramientas lateral izquierda, haga clic sobre el
botón Insertar celdas y manténgalo presionado hasta que aparezca el
menú. Seleccione allí Insertar filas o Insertar columnas.

Si se desea insertar un conjunto de celdas, y desplazar los datos hasta que

dejen espacio a la nueva selección, entonces, una vez realizada la operación
de Cortar o Copiar, se posiciona el cursor en el lugar en el que desea insertar la
selección y seguidamente se selecciona desde el menú Insertar, el comando
Celdas.

Otra opción, es ubicándose sobre la celda o rango de celdas sobre las que se
desea hacer la inserción, se pulsa el botón derecho del ratón, y desde el menú
contextual, y selecciona Insertar celdas.

Tras realizar esto, aparecerá el cuadro de dialogo Insertar celdas (ver Figura
41), en el cual debe elegir una de las cuatro opciones disponibles y hacer clic
en el botón Aceptar.

Figura 41. Cuadro de diálogo Insertar celdas Calc

Igual que en Excel, se debe elegir la opción deseada dependiendo de si se

quiere que las celdas seleccionadas se desplacen hacia la derecha o hacia
abajo de la selección. Desde aquí también te permite añadir filas o columnas
enteras. Al añadir celdas a nuestra hoja de cálculo, el número de celdas no
varía ya que se eliminan las del final de la hoja.
Para borrar una fila o columna, no basta con seleccionarla y pulsar la tecla
suprimir, ya que esta acción sólo borra el contenido de las celdas, pero la fila o
columna que contienen a esa celda se mantienen. Para borrar una o varias filas
o columnas completamente, se debe seleccionar la fila, haciendo clic sobre su
número, o columna, haciendo clic sobre la letra de encabezado, pulsar el botón
derecho del ratón y seleccionar la opción borrar filas o borrar columnas, según
corresponda.

Como alternativa se puede encontrar en la barra de menú Editar la opción

Borrar celdas, que elimina la fila o columna que tenga seleccionada.

3.6 OCULTAR Y MOSTRAR FILAS O COLUMNAS

3.6.1 Ocultar y mostrar filas en Excel

Tanto en Excel como en Calc las filas pueden ser ocultadas sin perder su
contenido con datos no imprescindibles a la hora de trabajar con la hoja de
cálculo o simplemente porque contengan fórmulas intermedias y a continuación
volver a visualizarlas.

3.6.2 Ocultar filas en Excel y Calc

La ocultación de filas es una operación que en algún momento puede ser útil si
por ejemplo en una fila aparecen fórmulas intermedias que no interesa
visualizar una vez concluida la hoja de cálculo. En este caso no se desea que
aparezcan las filas de datos intermediarios pero no pueden ser borradas
porque la hoja de cálculo las necesita para realizar sus cálculos.

Para ocultar las filas, se deben seleccionar las filas ocultar, entrar en el menú
Formato, elegir la opción Fila y elegir la opción Ocultar.
3.6.3 Mostrar filas en Excel y Calc

Si se desea mostrar las filas ocultas, por ejemplo para cambiar alguna fórmula
de cálculo intermedio, se seleccionan entre qué filas o columnas se encuentran
las filas a mostrar. Es decir, si se quieren mostrar las filas ocultas 4 y 5, habrá
que seleccionar desde la fila 3 hasta la 6, poniendo atención a que el rango
debe ser continuo, es decir, arrastrando desde 3 hasta 6 nunca con CTRL ya
que sino las filas a mostrar no estarían incluidas en la selección a mostrar.

A continuación seleccionamos del menú Formato la opción Fila, se pincha en

Mostrar.

3.6.4 Ocultar columnas en Excel y Calc

La mecánica es idéntica a la de ocultar y mostrar filas, seleccionar las

columnas ocultar, entrar en el menú Formato, elegir la opción columna y
pinchar la opción Ocultar.

3.6.5 Mostrar Columnas en Excel y Calc

Si se desea mostrar las columnas ocultas, por ejemplo para cambiar alguna
fórmula de cálculo intermedio, seleccionar entre columnas se encuentra la
columna oculta, es decir, si queremos mostrar la columna C oculta, habrá que
seleccionar desde la columna B hasta la D. El rango debe ser continuo, es
decir, arrastrando desde B hasta D nunca con CTRL ya que sino la columna C
no estaría incluida en la selección. A continuación seleccionamos del menú
Formato la opción Columna y se pincha en Mostrar.

Calc permite ocultar filas o columnas de forma similar que excel, de modo que,
aunque existan, pueden que no estén visibles en la hoja. Para ocultar una fila o
columna debe seleccionarla y luego desde el menú Formato, seleccionar Fila o
Columna y elija Ocultar. Si alguna celda de esa fila o columna contiene algún
dato que se usa en otro lugar de la hoja, ese dato seguirá existiendo.

Para mostrar una fila o columna que se encuentra oculta, en primer lugar
seleccione las filas o columnas anterior y posterior a la que se encuentra
oculta, y luego acceda al menú Formato, seleccione el comando Filas o
Columnas y elija Mostrar.
4 FORMULAS Y FUNCIONES

Las fórmulas y funciones son las que nos permiten hacer cálculos con los datos
de una hoja de cálculo.

En general toda formula o función esta precedida del signo “=”, al ingresar este
signo en una celda se activa esta celda y espera el ingreso de de un valor que
puede ser una constante, una referencia a una celda, una formula, una función
o una combinación de todas las anteriores.

Fórmula: se crean con la utilización de de los operadores básicos suma, resta,

multiplicación y división. Las formulas pueden contener dentro de ellas
constantes, referencias de celdas y funciones. Excel utiliza el concepto de
precedencia del operador al hacer los cálculos en las formulas, por lo tanto se
deben utilizar paréntesis para separar las diferentes operaciones de una
fórmula.

Operadores:
+ Suma 1 + 1
- resta (o números negativos) (2-1) –1
/ División 9/3
* Multiplicación 3*3% porcentaje 20%
^ Exponentes 5^2

Funciones: Son fórmulas precalculadas que se utilizan para calcular un valor

determinado, los datos ingresados a una función se llaman argumentos. Para el
uso de funciones se deben utilizar operadores de comparación, los operadores
de comparación son:

= Igual
> Mayor Que
< Menor Que
 >= Mayor O Igual Que
<= Menor O Igual Que
<> Diferente

4.1 Referencia relativa y absoluta

Las formulas así como los datos se pueden extender a un rango utilizando la
opción de auto rellenar, paro al utilizar esta función se debe tener en cuenta el
concepto de referencia relativa y absoluta. Se llama referencia relativa a el
cambio relativo que se genera en una formula el extender la formula en
cualquier dirección.

Aquí vemos la formula

original B2 + B3

Al extender la formula vemos

que la formula cambia de
forma relativa al movimiento,
en este caso el movimiento
fue vertical por lo tanto el
cambio relativo se refleja en
un cambio de filas.

Figura 42. Inserción formulas en Hojas de cálculo

Para bloquear el movimiento relativo de las referencias de una fórmula, se
debe escribir la referencia entre signo de Dólar (pesos), por ejemplo $A$3 en el
caso de una celda, para rangos un ejemplo seria $A$1:$C$5. Otra opción para
establecer una referencia absoluta es definir un nombre para la celda o rango
que queremos bloquear.

Aquí Vemos como en la

formula original se utilizo una
referencia absoluta en la
formula para la celda B3, al
estirar la fórmula esta sigue
haciendo referencia a la celda
B3 y solo cambia la referencia
que no esta bloqueada

Figura 43. Inserción formulas en Hojas de cálculo

Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca
un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto
siguiente

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el
botón Sí o rechazar utilizando el botón No. Podemos detectar un error sin que
nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior
izquierda tal como esto:
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá
saber más sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará
un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre
diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de
la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente
(por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas).

Figura 44. Cuadro de

diálogo de errores

Si no sabemos qué hacer,

disponemos de la opción
Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla

o no podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que

desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.
 Figura 45. Cuadro de diálogo corrección de errores

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda

#TEXTO, siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de
error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando

se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando

incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o

función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se

intersectan.
También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además
un símbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará
como hemos visto antes.

4.2 FORMULAS

Las formulas básicas son aquellas que esta conformadas solo por sumas,
restas, divisiones y multiplicaciones, estas son la base de todos los cálculos
que se realizan en Excel, par ingresar una formula se debe escribir el Signo “=”
y se prosigue con la inserción de la formula. Ejemplos: =A2+B4, B5/C3

Aquí se observa que las referencias

utilizadas en la formula muestran un
contorno de otro color

= A2+B4, Tenga en cuenta que al

ingresar las referencias de la formula
no se añaden espacios entre los
componentes de las misma

Figura 46. Elaboración fórmulas

4.3 FUNCIONES:

Excel trae predefinidas funciones para diversos tipos de cálculos. Las funciones
facilitan el calculo de valores puesto que no solo se le deben introducir los
valores que ellas requieren para hacer le calculo y así obtener el valor
deseado. Los valores que ingresan a la función reciben el nombre de
argumentos. Los argumentos pueden constantes, referencias de a celdas,
comparaciones entre celdas y constantes, comparaciones entre celdas y datos
calculados a partir de otras funciones que se ingresan en lugar de alguno de
los argumentos.
La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes

espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o

funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus

argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica
todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería
equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3
+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer

funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
 Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo
que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas,
financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y
referencia y de información.

4.3.1 Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si

conocemos su sintaxis, pero Excel2003 dispone de una ayuda o asistente para
utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Para acceder al asistente se ingresa al menú insertar, se escoger la opción

función o se pincha en el icono . Al entrar a esta opción se carga el cuadro

de diálogo de la figura ## para escoger la función que se desea utilizar.

Aquí puede escribir lo que quiere

hacer y Excel le sugiere las
funciones que le pueden ayudar

Las funciones están organizadas

por categorías, aquí puede
seleccionar la categoría que
quiera ver

Lista de funciones que varia

según la categoría escogida

Descripción de la función y
vínculo para ver ayuda sobre la
función escogida

Figura 47. Cuadro de diálogo insertar función

 Excel 2003 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una
breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función:
y a continuación hacer clic sobre el botón, de esta forma no es necesario
conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará
en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver
con la descripción escrita.

Una vez escogida la función a utilizar se carga la ventana de la función donde

se deben introducir los valores de los argumentos. En la imagen tomamos
como ejemplo la ventana de introducción de datos para la función BUSCARV.
Los argumentos en negrita no pueden quedar vacíos, los que están en letra
normal tienen un valor por defecto si se dejan vacíos.

Espacio donde se escriben

los argumentos, pueden
escribirse directamente ó
haciendo clic en un rango
o celda

Descripción de la
función

Cada vez que hace

clic en el espacio
de una argumento
explica a que se
refiere y que tipo Haga clic aquí para
de valor necesita minimaza la venta y poder
selecciona una celda o
rango

Figura 48. Cuadro de diálogo Argumentos función

4.3.2 Diferentes Funciones

4.3.2.1Función SI:
Las formulas con condicionales son básicas para la realización de cálculos en
Excel, con ellas podemos hacer comparaciones y evaluaciones que las
formulas simples o las mayorías de las funciones que trae Excel.

La función SI utiliza los siguientes operadores para de comparación (Están

expresados en la sintaxis de EXCEL):

= Igual
> Mayor Que
< Menor Que
>= Mayor O Igual Que
<= Menor O Igual Que
<> Diferente

La sintaxis general par el uso de la función SI es la siguiente:

=SI (Prueba Lógica, Valor si verdadero, Valor si falso)

Prueba lógica: Es una comparación que siempre da como resultado verdadero

o falso. Evalúa referencias de celdas, comparaciones entre celdas y
constantes, comparaciones entre celdas y datos calculados a partir de otras
funciones que se ingresan en lugar de cualquiera de los lados de la
comparación. Cuando se combina con funciones lógicas como “Y” u “O”, se
denomina como una formula condicional compuesta.

Valor si verdadero: Es el resultado que debe arrojar la función si la prueba

lógica es verdadera, puede ser una referencia a una celda, constantes o datos
calculados a partir de otras funciones que se ingresan en lugar de alguno de
este argumento

Valor si falso: Es el resultado que debe arrojar la función si la prueba lógica es

falsa, puede ser una referencia a una celda, constantes o datos calculados a
partir de otras funciones que se ingresan en lugar de alguno de este
argumento, si la función que reemplaza este argumento es otra condicional, la
formula se denomina formula condicional anidada, Excel puede anidar hasta
7 condiciones.

Ejemplo:

Formula condicional simple:

=SI (A1>1, B3,B4)

Formula condicional simple:

=SI (Y(A1>1,A2>2), B3,B4 )

=SI (O(A1>1,A2>2), B3, B4)

Formula condicional anidada:

=SI (A1>1, B3, SI (A1>2, B4, SI (A1>3,… )))

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones,

por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la
función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función
sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4))

donde:

A1 vale 1, A2 vale 5, A3 vale 2, A4 vale 3, Excel resolverá primero las

expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2
respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.
 4.3.2.2Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra

función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en
una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta
de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará
primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el
resultado de la suma y la celda B3.

4.3.2.3Funciones de fecha y hora

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las

funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas. Estas son todas las
posibles funciones de fecha y hora ofrecidas por Excel.

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que

nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie
al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha
introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a
partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie
como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda
que contenga una fecha.

Función Descripción
AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual
AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año en formato año
DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes
Calcula el número de días entre las dos
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)
fechas
DIASEM(núm_de_serie;tipo) Devuelve un número del 1 al 7
FECHA(año;mes;día) Devuelve la fecha en formato fecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato de fecha
HORA(núm_de_serie) Devuelve la hora como un número del 0 al 23
HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un número
HOY() Devuelve la fecha actual
Devuelve el número del mes en el rango del
MES(núm_de_serie)
1 (enero) al 12 (diciembre)
MINUTO(núm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59
Convierte horas, minutos y segundos dados
NSHORA(hora;minuto;segundo)
como números
SEGUNDO(núm_de_serie) Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

• Función AHORA()

Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con
formato de fecha y hora.
Ejemplo: =AHORA () devuelve 09/09/2004 11:50.

• Función AÑO(núm_de_serie)
Esta función tiene como parámetro un número de serie y devuelve el año
en formato año entre el rango de 1900-9999.
Ejemplo: =AÑO (38300) devuelve 2004.

En vez de un número de serie le podríamos pasar la referencia de una celda

que contenga una fecha: =AÑO(B12) devuelve también 2004 si en la celda B12
tengo el valor 01/01/2004

• Función DIA(núm_de_serie)
Devuelve el día del mes correspondiente al número de serie
proporcionado.
Ejemplo: =DIA (38300) devuelve 9.

• Función DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)
Calcula el número de días entre las dos fechas proporcionadas
basándose en años de 360 días. Los parámetros de fecha inicial y fecha final
es mejor introducirlos mediante la función Fecha (año;mes;dia). El parámetro
método es lógico (verdadero, falso), V --> método Europeo, F u omitido-->
método Americano.

Método Europeo: Las fechas iniciales o finales que corresponden al 31

del mes se convierten en el 30 del mismo mes
 Método Americano: Si la fecha inicial es el 31 del mes, se convierte en
el 30 del mismo mes. Si la fecha final es el 31 del mes y la fecha inicial es
anterior al 30, la fecha final se convierte en el 1 del mes siguiente; de lo
contrario la fecha final se convierte en el 30 del mismo mes
Ejemplo: =DIAS360 (Fecha(1975;05;04);Fecha(2004;05;04)) devuelve
10440.

• Función DIASEM(núm_de_serie;tipo)

Devuelve un número del 1 al 7 que identifica al día de la semana, el

parámetro tipo permite especificar a partir de qué día empieza la semana, si es
al estilo americano pondremos de tipo = 1 (domingo=1 y sábado=7), para estilo
europeo pondremos tipo=2 (lunes=1 y domingo=7).

Ejemplo: =DIASEM (38300;2) devuelve 2.

• Función FECHA(año;mes;día)

Devuelve la fecha en formato fecha, esta función sirve sobre todo por si
queremos que nos indique la fecha completa utilizando celdas donde tengamos
los datos del día, mes y año por separado.

Ejemplo: =FECHA (2004;2;15) devuelve 15/02/2004.

• Función FECHANUMERO(texto_de_fecha)

Devuelve la fecha en formato de fecha convirtiendo la fecha en formato

de texto pasada como parámetro. La fecha pasada por parámetro debe ser del
estilo "día-mes-año".

Ejemplo: =FECHANUMERO ("12-5-1998") devuelve 12/05/1998

4.3.2.4Funciones de texto

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los
números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para
la manipulación de texto.

Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.

Función Descripción
Devuelve el carácter
CARACTER(número)
especificado por el número
Devuelve el código ASCII
CODIGO(texto)
del primer carácter del texto
Devuelve una cadena de
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
caracteres con la unión
Redondea un número
DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares)
pasado como parámetro
Devuelve el número de
DERECHA(texto;núm_de_caracteres)
caracteres especificados
Devuelve la posición inicial
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
del texto buscado
Devuelve el mismo texto
ESPACIOS(texto)
pero sin espacios
Devuelve los caracteres
EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres)
indicados de una cadena
Encuentra una cadena
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
dentro de un texto

Devuelve un valor lógico

IGUAL(texto1;texto2)
(verdadero/falso)
Devuelve el número de
IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)
caracteres especificados
Devuelve la longitud del
LARGO(texto)
texto
Limpia el texto de
LIMPIAR(texto)
caracteres no imprimibles
MAYUSC(texto) Convierte a mayúsculas
MINUSC(texto) Convierte a minúsculas
MONEDA(número;núm_de_decimales) Convierte a moneda
Convierte a mayúscula la
NOMPROPIO(texto)
primera letra del texto
Reemplaza parte de una
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;texto_nuevo)
cadena de texto por otra
REPETIR(texto;núm_de_veces) Repite el texto
Reemplaza el texto con
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia)
texto nuevo
Comprueba que el valor es
T(valor)
texto
TEXTO(valor;formato) Convierte un valor a texto
Convierte un número a
TEXTOBAHT(número)
texto tailandés (Baht)
Convierte un texto a
VALOR(texto)
número

• Función CARACTER(número)
Devuelve el carácter específicado por el número de código correspondiente al
código de caracteres ASCII.

Ejemplo: =CARACTER(76) devuelve L

• Función CODIGO(texto)

Esta función devuelve el código ASCII del primer caracter del texto pasado
como parámetro.

Ejemplo: =CODIGO("L") devuelve 76

• Función CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)

Devuelve una cadena de caracteres con la unión de los textos pasados como
parámetros. Esta función es de utilidad cuando tenemos texto como puedan ser
el nombre completo de una persona pero está dividido en distintas celdas y en
alguna ocasión queremos fundir el nombre completo en una sola celda.

Ejemplo: =CONCATENAR("Antonio ";"Gutierrez ";"Fernandez " ) devuelve

Antonio Gutierrez Fernandez

• Función DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares)

Redondea un número pasado como parámetro a los decimales indicados y

devuelve el resultado en formato de texto. La última opción es una parámetro
lógico (VERDADERO, FALSO), si se omite coge como valor FALSO, mostrará
los puntos separadores de los millares.

Ejemplo: =DECIMAL(4005,75;3) devuelve 4.005,750 y

=DECIMAL(4005,75;3;verdadero) devuelve 4005,750

• Función DERECHA(texto;núm_de_caracteres)
Devuelve de la cadena de texto, el número de caracteres especificados
comenzando a contar desde el final del texto.

Ejemplo: =DERECHA("Bienaventurados los que estudien Excel...";12)

devuelve "ien Excel..."

• Función ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

Devuelve la posición inicial del texto buscado dentro de otro texto empezando a
buscar desde la posición núm_inicial. A diferencia de la función HALLAR,
ENCONTRAR distingue entre mayúsculas y minúsculas y no admite caracteres
comodín.

Ejemplo: =ENCONTRAR("Wally";"Siempre buscando nuevas aventuras

este Wally y siempre perdido, ayúdame a encontrarlo";1)

devuelve 40, que es la posición donde empieza la palabra Wally.

• Función ESPACIOS(texto)

Devuelve el mismo texto pero quitando los espacios que no sean espacios
simples entre palabras.

Ejemplo: =ESPACIOS("En un lugar de la mancha... ") devuelve "En un

lugar de la mancha..."

• Función EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres)

Devuelve los caracteres indicados de una cadena de texto a partir de una

posición inicial.

Ejemplo: =EXTRAE("Mirando el mar, me envuelve una emoción

intensa...";12;3) devuelve "mar"
• Función HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

Busca un texto dentro de otro y devuelve la posición del texto buscado. Realiza
la búsqueda leyendo el texto de izquierda a derecha a partir de la posición
inicial indicada en núm_inicial. A diferencia de la función ENCONTRAR,
HALLAR no distingue entre mayúsculas y minúsculas y admite caracteres
comodínes (? un solo carácter, * cualquier número de caracteres, ~ carácter de
escape).

Ejemplo: =HALLAR("Mar";"Mirando el mar, me envuelve una emoción

intensa...";1) devuelve 12

=HALLAR("M?r";"Mirando el mar, me envuelve una emoción intensa...";1)

devuelve 1

• Función IGUAL(texto1;texto2)

Devuelve un valor lógico (verdadero/falso) según las dos cadenas de texto

comparadas sean iguales o no.

Ejemplo: =IGUAL("esto es igual?";"es igual esto?") devuelve FALSO

Normalmente se utiliza para comparar los valores almacenados en dos celdas.

• Función IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)

Devuelve el número de caracteres especificados desde el principio de la

cadena de texto.

Ejemplo: =IZQUIERDA("El sol no puede competir con el brillo de tu

mirada";6) devuelve "El sol"
• Función LARGO(texto)

Devuelve el número de caracteres que tiene la cadena de texto, es decir su

longitud.

Ejemplo: =LARGO("El sol no puede competir con el brillo de tu mirada")

devuelve 51

• Función LIMPIAR(texto)

Limpia el texto de caracteres no imprimibles.

Ejemplo:Si escribimos en una celda:=CARACTER(7)&"Este texto si que

vale"&CARACTER(7) en la celda veríamos esto: si escribimos
=LIMPIAR(CARACTER(7)&"Este texto si que vale"&CARACTER(7)),
desaparecerán los caracteres no imprimibles y veremos :

• Función MAYUSC(texto)

Convierte a mayúsculas la cadena de texto.

Ejemplo: =MAYUSC("convierteme a mayuscula") devuelve

"CONVIERTEME A MAYUSCULA"

• Función MINUSC(texto)

Convierte a minúsculas la cadena de texto.

Ejemplo: =MINUSC("VENGA Y AHORA A MINUSCULA") devuelve "venga y

ahora a minuscula"
• Función MONEDA(número;núm_de_decimales)

Convierte a texto un número usando el formato de moneda.

Ejemplo: =MONEDA(25;2) devuelve "25,00 € "

• Función NOMPROPIO(texto)

Convierte la primera letra de cada palabra del texto a mayúscula y el resto de la

palabra a minúsculas.

Ejemplo: =NOMPROPIO("antonio manuel ramiro") devuelve "Antonio

Manuel Ramiro"

• Función
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;texto_nu
evo)

Reemplaza parte de una cadena de texto por otra.

Ejemplo: =REEMPLAZAR("Si este es el texto original, será

modificado";21;8;" Por este ") devuelve "Si este es el texto Por este , será
modificado"

• Función REPETIR(texto;núm_de_veces)

Repite el texto un número de veces determinado.

Ejemplo: =REPETIR("Como te repites ";5) devuelve "Como te repites

Como te repites Como te repites Como te repites Como te repites "

• Función
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia)

Reemplaza en texto, el texto_original por el texto_nuevo.

Ejemplo: =SUSTITUIR("El precio total del proyecto
conlleva...";"precio";"coste") devuelve "El coste total del proyecto
conlleva..."

• Función T(valor)

Comprueba que el valor es texto y devuelve texto si lo es o comillas dobles si

no lo es. Me permite eliminar de una celda los valores que no sean texto.

Ejemplo: =T("Esto es texto") devuelve "Esto es texto"

• Función TEXTO(valor;formato)

Convierte un valor en texto.

Ejemplo: =TEXTO(25;"0,00 €") devuelve "25,00 €"

• Función VALOR(texto)

Convierte un texto que representa un número en número.

Ejemplo: =VALOR("254") devuelve 254 en formato numérico.

4.3.2.5FUNCIONES MATEMATICAS Y TRIGONOMETRICAS

• Función ABS(número): Devuelve el valor absoluto del argumento número.
Ejemplos:

La funcion ABS(-5) da como resultado 5

La funcion ABS(10) da como resultado 10.

La función ABS(-2) da como resultado 2.

• Función ACOS(número)
Esta función devuelve el arco coseno del argumento número. Número debe
ser mayor o igual que –1 y menor o igual que 1. Los valores devueltos por la

• Función ACOSH(número)

Esta función calcula el coseno hiperbólico inverso del argumento número.

• Función ALEATORIO()

Esta función devuelve un valor al azar comprendido entre 0 y 1. Esta función no

tiene argumentos. Cada vez que se genere un valor aleatorio será diferente al
anteriormente calculado.

• Función ASENO(número)

Devuelve el arcoseno del argumento número. El valor devuelto por esta

función está expresado en radianes. El argumento número debe ser mayor o
igual que –1 y menor o igual que 1.

• Función ASENOH(número)

Esta función calcula el seno hiperbólico inverso del argumento número.

• Función ATAN(número)

Esta función calcula el arco tangente del argumento número.

• Función ATAN2(coord_x,coord_y)

Esta función devuelve la tangente inversa de las coordenadas especificadas

por los argumentos coord_x y coord_y. El valor devuelto por la función es un
ángulo. El resultado viene dado en radianes. Ejemplo:

ATAN2(2,1) da como resultado 0.46 radianes.

ATAN2(1,1) da como resultado 0.79 radianes.

• Función ATANH(número)
Esta función devuelve la tangente hiperbólica inversa del argumento número.

• Función COMBINAT(número,tamaño)

El resultado de la función es el número de combinaciones para un determinado

número de elementos. Número representa el número de elementos. El
argumento tamaño indica el número de elementos en cada combinación.
Ejemplo:

COMBINAT(25,2) da como resultado 300

COMBINAT(12,12) da como resultado 1

COMBINAT(12,3) da como resultado 220

• Función COS(número)

Esta función calcula el coseno del argumento número. El ángulo viene

expresado en radianes.

• Función COSH(número)

Calcula el coseno hiperbolico del argumento número.

• Función ENTERO(número)

Devuelve la parte entera del número, sin importar la magnitud de la parte

decimal. Es decir, devuelve el número eliminando la parte decimal. Por
ejemplo:

ENTERO(3.1) da como resultado 3

ENTERO(3.9) da como resultado 3

ENTERO(2.95) da como resultado 2

ENTERO(5) da como resultado 5

ENTERO(-10) da como resultado –10.

• Función EXP(número)

El resultado de esta función es el número e elevado a la potencia indicada en el

argumento.

• Función FACT(número)

Esta función devuelve el factorial del valor especificado como argumento. Por
ejemplo,

FACT(3) da como resultado 6

FACT(5) da como resultado 120

• Función GRADOS

Convierte el argumento expresado en radianes a grados. Por ejemplo,

GRADOS(PI()) da como resultado 180 grados

GRADOS(PI()/2) da como resultado 90 grados.

• Función LN(número)

Calcula el logaritmo natural del valor dado como argumento. El logaritmo

natural está definido únicamente para valores mayores que cero.

• Función LOG(número,base)

Calcula el logaritmo del argumento número, la base está dada por el segundo
argumento. Si no se le da valor al argumento base, lo calcula con la base 10. El
logaritmo está definido para valores positivos.

• Función LOG10(número)
Calcula el logaritmo con la base 10 del argumento número. El logaritmo está
definido para valores positivos.

• Función MDETERM(matriz)

Devuelve el determinante de una matriz. El argumento matriz puede ser un

rango de celdas o una constante. Esta función devuelve un único valor. Se
genera el código de error #¡VALOR! si al menos una celda de la matriz contiene
un valor no numérico o si la celda está vacía. La matriz debe tener el mismo
número de filas y de columnas; Si no se cumple con esta restricción, la función
devuelve el código de error #¡VALOR!

• Función MINVERSA(matriz)

El resultado generado por esta función es la matriz inversa del argumento que
es de tipo matriz. En el siguiente ejemplo, se explica cómo calcular la matriz
inversa. Cuando una función devuelve una matriz, como es este caso, el
procedimiento varía levemente, tal como se explicará en el siguiente ejemplo:

• Función MMULT(matriz1,matriz2)

El resultado de la función es el producto matricial de matriz1 y matriz2. El

número de columnas de matriz1 debe ser el mismo número de filas que
matriz2. La matriz resultado tiene el mismo número de filas que matriz1 y el
mismo número de columnas que matriz2. Recuerde que como se trata de una
función que devuelve una matriz, el procedimiento es similar al explicado para
la función MINVERSA.

• Función MULTIPLO.INFERIOR(número, cifra_significativa)

El múltiplo de un número es aquel que contiene a otro un número exacto de

veces, es decir que el resultado de la división es un valor entero. Ejemplo, 15
es múltiplo de 3 y 5 porque 15/3=5 y 15/5=3. En cambio, 15 no es múltiplo de 4
porque 15/4 da como resultado 3.75 que es un valor con parte decimal.
La función MULTIPLO.INFERIOR devuelve el múltiplo del argumento
cifra_significativa que es menor y más próximo al argumento número. Para el
caso de valores negativos, busca el múltiplo del argumento cifra_significativa
que es mayor y más próximo al argumento número. Ejemplo:

MULTIPLO.INFERIOR(25,3) da como resultado 24. Porque 24 es

el múltiplo de 3, que es menor y más próximo al número 25.

MULTIPLO.INFERIOR(18,5) da como resultado 15 porque 15 es

el múltiplo de 5 más próximo a 18.

NUMERO.INFERIOR(-18,-5) da como resultado –15 porque –15

es el múltiplo de –5 más próximo a –18. Observe que para el caso
de valores negativos, busca el número mayor que es múltiplo, no
menor para el caso de valores positivos.

NUMERO.INFERIOR(-25,-3) da como resultado –24.

NUMERO.INFERIOR(-30,2) da como resultado el error #NUM!

Porque los dos argumentos tienen diferentes signos, el primero
negativo y el segundo positivo.

• Función MULTIPLO.SUPERIOR(Número,Cifra_significativa)

Devuelve el valor que es múltiplo de cifra_significativa, siendo mayor y más

próximo al argumento Número. Para valores negativos busca el valor que es
múltiplo de cifra_significativa, siendo menor y más próximo al argumento
número. Ejemplo:

MULTIPLO.SUPERIOR(25,3) da como resultado 27. Porque 27

es el múltiplo de 3, siendo mayor que y al mismo tiempo más
próximo al número 25.

MULTIPLO.SUPERIOR(-25-3) da como resultado –27. Porque –

27 es el múltiplo de –3, siendo menor y al mismo tiempo más
próximo a –25.
 MULTIPLO.SUPERIOR(255,6) da como resultado 258. Porque
258 es el múltiplo de 6 que es mayor y al mismo tiempo más
próximo a 255.

MULTIPLO.SUPERIOR(-25, 4) da como resultado #NUM!

Indicando que los dos argumentos son de diferente signo, por lo
tanto no es posible hallar el valor.

• Función NUMERO.ROMANO(número,forma)

Esta función toma el argumento número y lo convierte a su equivalente en

romano. El argumento forma, es el tipo de número romano deseado, entre las
opciones presentadas enseguida:

Forma Tipo de romano

omitido Clásico
0 Clásico
1 Más conciso
2 Más conciso
3 Más conciso
4 Simplificado
VERDADERO Clásico
FALSO Simplificado

A continuación se muestran algunos ejemplos que indican la utilización de la

función número.romano:

NUMERO.ROMANO(399,0) da como resultado "CCCXCIX"

NUMERO.ROMANO(399,1) da como resultado "CCCVCIV"

NUMERO.ROMANO(399,2) da como resultado "CCCVCIV"

NUMERO.ROMANO(256,FALSO) da como resultado "CCLVI"

• Función PI()
Da como resultado el valor de la constante matemática pi.

• Función POTENCIA(número,potencia)

Toma el argumento número y lo eleva a la potencia indicada por el argumento

potencia. Ejemplo,

POTENCIA(2, 5) da como resultado 32

POTENCIA( 10, 3) da como resultado 1000

POTENCIA(2,4) da como resultado 16

POTENCIA(3,3) da como resultado 27.

• Función PRODUCTO(número1,número2,...)

Multiplica todos los valores dados como argumentos y devuelve su resultado.

• Función RADIANES(ángulo)

Esta función toma el argumento ángulo, que está expresado en grados y

devuelve su equivalente expresado en radianes. Por ejemplo:

RADIANES(90) da como resultado 1.571, es decir PI/2

RADIANES(180) da como resultado 3.142, es decir PI

• Función RAIZ(número)

Devuelve la raíz cuadrada del argumento número. Por ejemplo,

RAIZ(25) da como resultado 5

RAIZ(81) da como resultado 9

RAIZ(12) da como resultado 3.46.

• Función REDONDEA.IMPAR(número)
Toma el argumento número y lo aproxima al siguiente entero impar, que es
mayor que él. Cuando el argumento es un valor negativo, lo aproxima al
siguiente entero impar que es menor que él. Ejemplo:

REDONDEA.IMPAR(1.3) da como resultado 3.

REDONDEA.IMPAR(-1.3) da como resultado –3

REDONDEA.IMPAR(-4.6) da como resultado -5

REDONDEA.IMPAR(4.6) da como resultado 5

REDONDEA.IMPAR(7) da como resultado 7. Se puede apreciar

que aplicar esta función a un número entero impar da como
resultado el mismo número.

• Función REDONDEA.PAR(número)

Toma el argumento número y lo aproxima al siguiente entero par que es mayor

que él. En el caso de que el argumento sea un valor negativo, lo aproxima al
siguiente entero par que es menor que él. Ejemplos:

REDONDEA.PAR(4.3) da como resultado 6

REDONDEA.PAR(-4.3) da como resultado -6

REDONDEA.PAR(7) da como resultado 8.

REDONDEA.PAR(8) da como resultado 8. Al aplicar esta función

a un número entero par da como resultado el mismo número.

• Función REDONDEAR(número, núm_decimales)

Devuelve el argumento número, con la cantidad de decimales especificados en

el argumento núm_decimales, realizando las aproximaciones de redondeo
respectivas.

Por ejemplo,
REDONDEAR(1.4545, 2) da como resultado 1.45

REDONDEAR(2.94388,3) da como resultado 2.944

REDONDEAR(125.6898) da como resultado 125.69

REDONDEAR(35.458,2) da como resultado 35.46

REDONDEAR(-18.97,1) da como resultado –19.0

REDONDEAR(18.97,1) da como resultado 19.

• Función REDONDEAR.MAS(número,número_decimales)

Tal como con la función REDONDEAR, devuelve el argumento número con la

cantidad de decimales especificados en el argumento número_decinales En
este caso, las aproximaciones de los decimales siempre los hace a los valores
superiores. En el caso en que el argumento número es un valor negativo, las
aproximaciones siempre van a ser al valor menor. Por ejemplo,

REDONDEAR.MAS(3.2222,2) da como resultado 3.23

REDONDEAR.MAS(4.52,1) da como resultado 4.6

REDONDEAR.MAS(-3.25,1) da como resultado –3.3

REDONDEAR.MAS(3.25,1) da como resultado 3.3

• Función REDONDEAR.MENOS(número,núm_decimales)

Devuelve el argumento número con la cantidad de decimales especificada en el

argumento núm_decimales. Las aproximaciones de los decimales siempre las
hace al valor inferior más próximo. Cuando el argumento número es negativo,
las aproximaciones las hace al valor mayor. Ejemplo:

REDONDEAR.MENOS(3.99992,2) da como resultado 3.99

REDONDEAR.MENOS(4.52,1) da como resultado 4.5

 REDONDEAR.MENOS(-3.28,1) da como resultado –3.2

REDONDEAR.MENOS(3.28,1) da como resultado 3.2

• Función RESIDUO(número,núm_divisor)

La función divide el argumento número entre núm_divisor y devuelve el residuo

o resto de esta división. Si la división es exacta, el residuo da como resultado
cero. Ejemplo,

RESIDUO(20,5) da como resultado 0

RESIDUO(9,4) da como resultado 1

RESIDUO(12,8) da como resultado 4.

• Función SENO(número): Esta función devuelve el seno del ángulo

especificado en el argumento número. El ángulo va expresado en radianes.
• Función SENOH(número)

Devuelve el seno hiperbólico del valor dado como argumento. Se puede dar
como argumento cualquier número real.

• Función SIGNO(número)

Esta función devuelve –1 si el argumento número es negativo; devuelve cero si

el argumento número es cero; devuelve 1 si el argumento número es positivo.
Ejemplo:

SIGNO(12) da como resultado 1

SIGNO(-10) da como resultado –1

SIGNO(0) da como resultado 0

• Función SUBTOTALES(núm_función;ref1,..)
Devuelve el subtotal del rango o rangos dados como argumentos. El argumento
núm_función es un número entre 1 y 11 que indica el tipo de cálculo que debe
realizarse con los valores dados como argumento, por ejemplo, si es el
promedio, producto, etc. Los argumentos ref1, ref2, etc., son referencia a una
celda o un rango de celdas. Essta función no acepta como argumento una
constante. Todas las opciones de núm_función puede verlas en la tabla que se
muestra a continuación:

Núm_función Función
1 PROMEDIO
2 CONTAR
3 CONTARA
4 MAX
5 MIN
6 PRODUCTO
7 DESVEST
8 DESVESTP
9 SUMA
10 VAR
11 VARP

• Función SUMA(número1,número2,...)

El resultado devuelto por esta función es la suma de los argumentos número1,

número2, etc.. Los valores no numéricos no son tenidos en cuenta para el
cálculo. Los argumentos número1, número2, etc., pueden ser una constante, la
dirección de una celda, un rango de celdas. Ejemplo:

SUMA(3,3,5,8) da como resultado 19

SUMA(2.5,3,6,8) da como resultado 19.5

SUMA(18,26,12,22,6) da como resultado 84.

Función SUMA.CUADRADOS(número1,número2,...)
El resultado de la función es la suma de los cuadrados de los argumentos
número1, número2, etc. Es decir, eleva al cuadrado cada valor y va calculando
la suma total. Ejemplo:

SUMA.CUADRADOS(2,2,4,1) da como resultado 25

SUMA.CUADRADOS(2.5,7,2) da como resultado 59.25

SUMA.CUADRADOS({2;3;4\1;2;3}) da como resultado 43.

• Función SUMAPRODUCTO(matriz1,matriz2,matriz3,...)

Los argumentos de esta función son mínimo dos matrices y máximo 30. Todas
las matrices deben tener el número de filas, del mismo modo, todas las
matrices deben tener el mismo número y de columnas. A continuación se
muestran los subindices para matriz1 y matriz2.

Matriz1 Matriz2
A11 A12 A13 B11 B12 B13
A21 A22 A23 B21 B22 B23

La función sumaproducto, multiplica los componentes de las matrices y los

suma como se muestra enseguida: SUMAPRODUCTO(matriz1,matriz2) calcula
A11*B11 + A12*B12 + A13*B13 + A21*B21 + A22*B22 + A23*B23. En este caso se trata de
dos matrices de 2 filas y tres columnas, el cálculo es similar para las matrices
que tengan cualquier dimensión.

Ejemplos:

SUMAPRODUCTO({2;1\3;2},{6;4\1;2}) da como resultado 23.

SUMAPRODUCTO({2;3;5\1;2;2},{6;4\1;2}) da como resultado

#¡VALOR! porque las dos matrices son de diferentes
dimensiones.

• Función SUMAR.SI(rango,criterio,rango_suma)
Esta función se utiliza para sumar un conjunto de valores, dependiendo si
cumplen con una condición determinada. El argumento rango, es en donde se
va a evaluar la condición. El argumento criterio, es la condición que debe
cumplirse para llevar a cabo la suma. El argumento rango_suma establece los
valores que se van a sumar si se cumple con la condición. Si se omite el
argumento rango_suma, se suman los valores del argumento rango.

• Función SUMAX2MASY2(matriz_x,matriz_y)

Calcula la sumatoria de los cuadrados de los elementos que contienen las

matrices. A continuación aparecen la matriz1 y la matriz2 y se indicará cómo se
llevan a cabo los cálculos:

SUMAX2MASY2(matriz1,matriz2) se calcula (A11)2 + (B11)2 + (A12)2 + (B12)2 +

(A13)2 + (B13)2 + (A21)2 + (B21)2 + (A22)2 + (B22)2 + (A23)2 + (B23)2. Se puede
generalizar el procedimiento.

Matriz1 Matriz2
A11 A12 A13 B11 B12 B13
A21 A22 A23 B21 B22 B23

Los dos argumentos son de tipo matriz y las matrices deben ser del mismo
tamaño, de no ser así, la función devuelve el código de error #N/A. Ejemplo:

SUMAX2MASY2({2;3;5\1;2;3},{1;2;2\3;2;2}) da como resultado 78

SUMAX2MASY2({3;5\2;3},{2;3\4;4}) da como resultado 92.

• Función SUMAX2MENOSY2(matriz_x,matriz_y)

Esta función devuelve la sumatoria de la diferencia de los cuadrados de los

componentes de las matrices, como se aclara enseguida:

Matriz1 Matriz2
A11 A12 A13 B11 B12 B13
 A21 A22 A23 B21 B22 B23

SUMAX2MENOSY2(matriz1,matriz2) se calcula (A11)2 - (B11)2 + (A12)2 - (B12)2 +

(A13)2 - (B13)2 + (A21)2 - (B21)2 + (A22)2 - (B22)2 + (A23)2 - (B23)2. Para los casos en
que las matrices tienen diferentes dimensiones, la función realiza los cálculos
de manera similar. Matriz_x debe tener el mismo número de filas que matriz_y,
además, matriz_x debe tener el mismo número de columnas que matriz_y. Por
ejemplo,

SUMAX2MENOSY2({2;3\1;4},{2;6\3;7}) da como resultado –68

SUMAX2MENOSY2({4;"a"},{2;3}) da como resultado 12. Como el

segundo elemento de matriz1 no es numérico, no hace ningún
cálculo tampoco con el segundo elemento de matriz2.

• Función SUMAXMENOSY2(matriz_x,matriz_y)

Dadas las matrices que aparecen enseguida, esta función lleva a cabo el
siguiente cálculo, el resultado de esta función es un único valor numérico:

Matriz_x Matriz_y
A11 A12 A13 B11 B12 B13
A21 A22 A23 B21 B22 B23

SUMAXMENOSY2(matriz_x,matriz_y) se calcula (A11-B11)2 + (A12-B12)2 + (A13-

B13)2 + (A21-B21)2 + (A22-B22)2 + (A23-B23)2. En este caso se trata de dos matrices
que tienen 2 filas y 3 columnas, sin embargo, el lector puede comprender el
procedimiento para matrices con cualquier número de filas y de columnas.
Debe cumplirse con la condición de que el número de filas de matriz_x es igual
al número de filas de matriz_y y el número de columnas de matriz_x es igual al
número de columnas de matriz_y. Por ejemplo:

SUMAXMENOSY2({3;5\1;2},{4;7\6;5}) da como resultado 39

SUMAXMENOSY2({1;2;3\4;2;5},{2;3;6\1;2;7}) da como resultado

24
 SUMAXMENOSY2({2;3\3;1\4;2},{2;2\1;5}) da como resultado
#N/A, indicando que hay error debido a que las matrices son de
diferentes dimensiones.

• Función TAN(número)

Esta función calcula la tangente del ángulo dado en el argumento. El ángulo

viene expresado en radianes.

• Función TANH(número)

Esta función devuelve la tangente hiperbólica del valor dado como argumento.
El argumento puede ser cualquier valor real.

• Función TRUNCAR(número,núm_decimales)

Esta función toma el argumento número, conservando la cantidad de dígitos

decimales especificados en núm_decimales. Los demás dígitos decimales más
a la derecha los elimina. En este caso, no realiza redondeo, sencillamente quita
los decimales sobrantes. Ejemplo:

TRUNCAR(4.6545789, 3) da como resultado 4.654.

TRUNCAR(35.999,1) da como resultado 35.9

TRUNCAR(18.25,1) da como resultado 18.2

4.4 FUNCIONES EN CALC

En Calc, los procedimientos para activar y ejecutar las funciones es similar sino
igual al de Excel, y salvo algunas funciones puntuales, todas tiene la misma
sintaxis y función.

En términos generales el Calc maneja los mismos grupos de funciones.

Algunos de stos grupos están definidos en la tabla a continuación.
Categoría Descripción
Base de datos Funciones utilizadas con datos organizados como una fila de datos que conforman
un registro. Las se verán en el tema 6.
Fecha y hora Estas funciones se utilizan para insertar y editar fechas y horas.
Financieras Esta categoría contiene las funciones matemáticas para finanzas
De Información Esta categoría contiene las funciones de Información.
Lógicas Esta categoría contiene las funciones lógicas.
Matemáticas Esta categoría contiene las funciones matemáticas generales
De matriz Esta categoría contiene las funciones de matriz
Estadísticas Esta categoría contiene las funciones estadísticas
De hoja Esta categoría contiene descripciones de las funciones de la hoja de cálculo y un
ejemplo de cada una de ellas.
Texto Esta categoría describe las funciones de texto.
Addin Esta categoría enumera y describe las funciones addin (añadidos que se hacen al
programa OpenOffice.org calc 2.0 para mejorar sus prestaciones). Tienen un
carácter avanzado y no se van a estudiar en este curso.

Ahora bien, a continuación se mostrarán algunas tablas con las funciones mas
representativas en de Calc, con su sintaxis, explicación de que hace y un
ejemplo asociado.

Funciones de Fecha y Hora:

Función Descripción
Devuelve la fecha y la hora del sistema. El valor se actualiza
AHORA() cuando se recalcula el documento o cada vez que se modifica un
valor de la celda.
Devuelve el año en forma numérica según las reglas internas de
cálculo del programa. El número indica el valor de fecha interno
con el cual debe calcularse el número de año.

Ejemplos
AÑO(número)
=AÑO(1) devuelve como resultado 1899 (leer párrafo anterior)
=AÑO(2) devuelve como resultado 1900
=AÑO(33333) devuelve como resultado 1991

DIA(número)
DIAS(fecha_final;fecha_inicial)
DIASEM(número;tipo)
FECHA(año;mes;día)
Devuelve el día del mes del valor de fecha especificado. El día se
devuelve como entero entre 1 y 31. El número, es el valor decimal
en función del cual se calcula el día. También se puede introducir
un valor de fecha u hora negativo.
Ejemplos
=DIA(1) devuelve 31 (leer párrafo anterior).
=DÍA(AHORA()) devuelve el día actual.
=DÍA(A1) devuelve 30, si el contenido de A1 es 30/04/2006
Devuelve la diferencia entre dos fechas.
Ejemplo
=DÍAS(AHORA();"1/1/2006") devuelve el número de días
transcurridos desde el 1 de enero hasta la fecha de hoy que tiene
internamente el ordenador.
Devuelve el día de la semana como un entero entre 1 (domingo) y
7 (sábado) para el valor de fecha especificado. El número es el tipo
que determina el tipo de cálculo. Si el tipo es 1, los días de la
semana se empiezan a contar a partir del domingo, incluido este
(esta es la opción predeterminada, incluso si se omite el argumento
tipo); si el tipo es 2, los días de la semana se empiezan a contar a
partir del lunes que tendrá el valor 1; si el tipo es 3 los días de la
semana se cuentan a partir del lunes que tendrá el valor 0.
Ejemplos
=DÍASEM("29/4/2006") devuelve como resultado 7 pues, al omitirse
el argumento tipo se aplica el recuento predeterminado. En este, el
sábado es el día número 7 y corresponde al 29 de abril de 2006.
=DÍASEM("29/4/2006"; 2) devuelve como resultado 6, pues con el
tipo 2 el lunes es el día 1.
=DÍASEM(AHORA()) devuelve como resultado el número del día
de hoy que tienen internamente el ordenador.
Esta función convierte una fecha escrita en formato de año, mes y
día en un número de serie interno y lo muestra en formato fecha. El
año es un número entero comprendido entre 1583 y 9956, ó 0 y 99.
El mes es un número comprendido entre 1 y 12, e indica el mes de
que se trata. El día es un número comprendido entre 1 y 31 e
indica el día del mes. Importante. Si los valores para el mes o el día
superan estos máximos, el excedente se agrega al parámetro
siguiente. Por ejemplo, si se introduce =FECHA(06;13;25), el
programa corrige la fecha automáticamente y la transforma en
25/01/07.
Ejemplo
=FECHA(06;3;19) devuelve como resultado 19/03/06
HORANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la hora a partir del reloj interno del sistema partir de un
texto entre comillas. El texto es una expresión temporal válida y
debe ser indicada entre comillas.

Ejemplos

=HORANÚMERO("4pm") devuelve como resultado 0,67 Si el

formato de hora es hh:mm:ss, el resultado es 16:00:00.
=HORANÚMERO("24:00") devuelve como resultado 1. Si el
formateado es hh:mm:ss, el resultado será 00:00.

HOY() Devuelve la fecha del sistema sin la hora, tal como hacía la función
AHORA()

Devuelve el número del mes para el valor determinado, teniendo

en cuenta que 1 corresponde a enero y 12 a diciembre.

Ejemplos
MES(número) =MES(AHORA()) devuelve como resultado el mes actual que tiene
el sistema
=MES(C4) devuelve como resultado 7, si el contenido de C4 es,
por ejemplo. 17/07/2006.

Calcula el minuto para un valor de tiempo interno. El minuto se

devuelve como un número entre 0 y 59.

Ejemplos
MINUTO(número)
=MINUTO(H1) devuelve como resultado 20, si el contenido de H1
es, por ejemplo, 04:20:04
=MINUTO(AHORA()) devuelve el minuto actual del sistema.

Devuelve el valor de hora actual a partir de los valores de horas,

minutos y segundos. La hora, minutos y segundos deben indicarse
por medio de un número entero.
NSHORA(hora;minutos;segundos)
Ejemplo

=NSHORA(4;20;4) devuelve como resultado 04:20:04

Devuelve el segundo para el valor de tiempo determinado. El

segundo se devuelve como un entero entre 0 y 59.

Ejemplos
SEGUNDO(número) =SEGUNDO(AHORA()) devuelve como resultado el segundo
actual del sistema.
=SEGUNDO(H1) devuelve como resultado 04 si el contenido de H1
es, por ejemplo, 04:20:04

Funciones de Texto: Estas funciones están orientadas en su totalidad a

manejar el texto que se puede introducir en las celdas.
Función
HALLAR(texto_buscado;
dentro_del_texto; número_inicial)
CARACTER(número)
CONCATENAR(texto1;texto2;...;tex
to30)
DERECHA(texto;número_de_carac
t eres)
EXTRAE(texto;posición_inicial;núm
ero_caracteres)
Descripción
Devuelve la posición de un segmento de texto dentro de una
cadena de caracteres. Opcionalmente puede fijar el inicio de la
búsqueda. El texto buscado puede ser un número o una cadena de
caracteres. Hay que tener en cuenta que la búsqueda no distingue
entre mayúsculas de minúsculas. Los argumentos posibles son los
siguientes: texto a buscar es el texto que se quiere buscar.
dentro_del_texto es el texto en el que se efectúa la búsqueda.
número_inicial es la posición dentro del texto a partir de la cual se
inicia la búsqueda.
Ejemplo
=HALLAR(54;998877665544) devuelve 10.
Convierte un número en un carácter según la tabla de códigos
activa (ASCII, ANSI, ...). El número puede ser un entero de dos o
de tres dígitos.
Ejemplo
=CHAR(100) devuelve el carácter d.
Devuelve una cadena de caracteres con la unión de los textos que
figuran como argumentos.
Ejemplo
=CONCATENAR(A40;B40) devuelve Sánchez Juan, si en la celda
A40 contiene Sánchez y B40 Juan
Devuelve el número de caracteres especificados a partir de la
derecha. Los argumentos posibles son. texto es el texto cuya
porción derecha se debe determinar. número_de_caracteres es
número de caracteres a extraer de la totalidad del texto.
Ejemplo
=DERECHA(A19;7) devuelve ANTONIO si en la celda A19
contiene LLORENS, ANTONIO
Devuelve un segmento de texto de una cadena de caracteres. Los
argumentos especifican la posición inicial y el número de
caracteres. Los posibles argumentos son los siguientes: texto es el
texto total del que se desea extraer algún fragmento.
posición_inicial es la posición del primer carácter que se debe
extraer del texto (los espacios en blanco también cuentan)
Número_de_caracteres es el número de caracteres a extraer a
partir de la posición inicial.
Ejemplo
=EXTRAE("Openoffice Calc 2.0";12;4) devuelve Calc.

ENCONTRAR(texto_buscado;dentr
o_del_texto;número_inicial)
IGUAL(texto1;texto2)
LARGO(texto)
MAYUSC(texto)
MINUSC(texto)
MONEDA(número;número_de_dec
i males)
NOMPROPIO(texto)
REEMPLAZAR(texto_original;núm
ero_inicial;número_de_caracteres;t
e xto_nuevo)
REPETIR(texto;número)
TEXTO(valor;formato)
VALOR(texto)
Busca una cadena de texto dentro de otra cadena. Como en la
función anterior, también puede definirse el punto de inicio de la
búsqueda en número_inicial. El término buscado puede ser un
número o una cadena de caracteres y la búsqueda distingue entre
mayúsculas y minúsculas. La función devuelve la posición donde
se encuentra el texto buscado. Los posibles argumentos son los
siguientes: texto buscado es el texto que se quiere buscar.
dentro_del_texto es el texto en el que se efectúa la búsqueda.
número_inicial es la posición, dentro del texto donde buscar a
partir de la cual se inicia la búsqueda.
Ejemplo
=ENCONTRAR("LAURA";A16;1). Devuelve 9, que es la posición
donde se encuentra el texto en la hoja Listado contando desde el
primer carácter de la izquierda
Devuelve un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la
comparación de los dos textos
Ejemplo
=IGUAL(A16;A18) Devuelve FALSO, al ser el contenido de las dos
celdas diferente
Devuelve la longitud del texto incluido dentro del argumento texto
Convierte a mayúsculas el texto especificado
Convierte a minúsculas el texto especificado
Convierte una cantidad al formato de la moneda y lo redondea
hasta el número decimal especificado.
Ejemplo
=MONEDA(300;2) devuelve 300,00 €
Convierte a mayúscula la primera letra del texto
Reemplaza parte de una cadena de texto por otra. Esta función se
puede utilizar para sustituir caracteres y números (que se
convierten automáticamente en texto). El resultado de la función
siempre será un texto. Los argumentos posibles son los siguientes:
texto hace referencia al texto en el que se efectuará la sustitución.
número_inicial hace referencia a la posición dentro del texto en la
que se iniciará la sustitución.
número_de_caracteres es el número de caracteres de texto que se
deben reemplazar. texto_nuevo se refiere al texto que sustituirá a
texto.
Ejemplo
=REEMPLAZAR(A10;8;1;"A"). Si en la celda A10 aparece el
apellido GOMER RAS, el resultado del reemplazo será GOMER
ROS
Repite el texto especificado en el argumento texto el número de
veces que aparece en el argumento número
Convierte un valor numérico en texto
Convierte un texto en un número
 Funciones de hoja de Cálculo: funciones específicas para realizar búsquedas
de datos en la hoja de cálculo activa. Son especialmente útiles en hojas
grandes con mucha información que no se puede visualizar en su totalidad en
la pantalla del sistema.
Función
BUSCAR(criterio_de_búsqueda;vect
or_de_búsqueda;vector_de_resultad
o)
BUSCARH(criterio_de_búsqueda;m
atriz;índice;ordenado)
BUSCARV(valor_buscado;matriz;ín
dice;ordenado)
Descripción
Esta función devuelve el contenido de una celda o rango de
celdas que cumplen un criterio de búsqueda. El resultado lo
coloca en otra celda o rango. A diferencia de BUSCARV y
BUSCARH, que se verán a continuación, el vector de búsqueda y
el vector de resultado pueden encontrarse en distintos lugares.
Asimismo, en esta función el vector de búsqueda debe estar
ordenado, de lo contrario la búsqueda no produce ningún
resultado recuperable. Los argumentos que se utilizan son:
criterio de búsqueda es el valor que se busca, indicado
directamente o como referencia de una celda. vector de búsqueda
es el rango de una fila o de una columna en la que debe
realizarse la búsqueda. vector de resultado es el rango de fila o
columna simple del cual se toma el resultado de la función. El
resultado es la celda del vector de resultados que tiene el mismo
índice que la encontrada en el vector de búsqueda.
Ejemplo
=BUSCAR(A1;D1:D100) busca en el área D1:D100 la celda
correspondiente al número especificado en A1.
La función realiza una búsqueda horizontal y busca un valor y una
referencia en las celdas situadas por debajo del área
seleccionada. Además comprueba si la primera fila de una matriz
contiene un cierto valor. La función devuelve el valor situado en
una fila de la matriz, indicada en el argumento índice. Esta
función admite comodines. Es decir, se puede escribir sus.*, para
buscar la primera aparición de las letras sus seguidas de
cualquier texto.
Esta función realiza una búsqueda vertical con respecto a las
celdas adyacentes por la derecha. Esta función comprueba si hay
un valor determinado en la primera columna de una matriz. La
función devuelve el valor en la misma línea de una columna
determinada de la matriz, denominada según un índice. Los
argumentos que utiliza son: El valor buscado es el valor que se
busca en la primera columna de la matriz. La matriz es la
referencia (tiene que contener dos columnas por lo menos). El
índice es el número de columna de la matriz que contiene el valor
a devolver. La primera columna tiene el número 1. ordenado es
un parámetro opcional que indica si la primera columna de la
matriz está ordenada de forma ascendente. (Colocar el valor
lógico 0 si la primera columna no está ordenada de forma
ascendente). Las búsquedas en columnas ordenadas son mucho
más rápidas; asimismo, aunque no se haya encontrado el valor
de búsqueda exacto, la función devuelve un valor siempre que se
encuentre entre los valores máximo y mínimo de la lista
ordenada. Si la lista no está ordenada, el valor de búsqueda debe
coincidir exactamente. En caso contrario, la función devolverá el

COINCIDIR(valor_buscado;buscar_
matriz;tipo_de_coincidencia)
siguiente mensaje: Error: Valor no disponible.
Ejemplo práctico (Realizado sobre la hoja Listado del libro
cursocalc1) 1. Escribir en la celda B30 el nombre de alumno cuyo
número de orden coincida con el que aparece en la celda A30. 2.
La asignación de orden y nombre se encuentra en la hoja Listado
en la matriz A3:B18. 3. Los números de orden de la columna A
están ordenados de forma ascendente; por tanto, el parámetro
opcional ordenado no es necesario. 4. Escribir el valor 10 en la
celda A30 5. Introducir la fórmula siguiente en la celda B30:
=BUSCARV(A30; A3:B18; 2;0) 6. Al introducir un número en A30,
en B30 aparece rápidamente el texto contenido en la segunda
columna de la matriz especificada A3:B18. 7. Si se introduce un
número inexistente, el texto que aparece es el correspondiente al
número inferior más cercano. A fin de que esto no ocurra, hay que
introducir en el último
Esta función devuelve la posición relativa de un elemento de una
matriz que coincide con el valor especificado. La función
devuelve, en forma de número, la posición del valor encontrado
en buscar_matriz. Los argumentos que utiliza son: El
valor_buscado, valor que se debe buscar en la matriz de una fila
o de una columna. buscar_matriz, es la referencia en la que se
busca. Esta matriz puede constar de una única fila o columna, o
una parte de ellas. El tipo_de_coincidencia puede tomar los
valores 1, 0 o 1. Si falta dicho parámetro que es opcional, se
supone que la primera columna de la matriz de búsqueda está
ordenada de forma ascendente. Si el tipo es 1, se supone que
dicha columna está en orden descendente. Si el tipo es 0, sólo se
mostrarán en la búsqueda las correspondencias exactas. Si se
encuentra el criterio de búsqueda varias veces, la función
devolverá el primer criterio encontrado.
Ejemplo
=COINCIDIR(200; D1:D100) busca en el área D1:D100, ordenada
por la columna D, el valor 200. En el momento en que se
encuentra dicho valor se devuelve el número de fila en el que se
encontró. Si durante la búsqueda en la columna se encuentra un
valor más alto, se devuelve el número de la fila anterior.
 La función devuelve el número de columna de una referencia de
celdas. Si la referencia es solo una celda, devuelve su número de
columna; si el parámetro es un rango, devuelven los números de
columna correspondientes en forma de matriz de una sola fila La
referencia es la referencia a un área de celdas cuyos números de
columna deben calcularse. Si se omite la referencia, se calcula el
número de columna de la celda en la que se introduce la fórmula.
OpenOffice.org Calc 2.0 establece automáticamente la referencia
a la celda actual.

Ejemplos

=COLUMNA(B3) da un resultado de 2, dado que la columna B es

COLUMNA(referencia) la segunda columna de la hoja.
=COLUMNA(D3:G10) produce como resultado la matriz de una
fila (4, 5, 6, 7), dado que las columnas D a G son aquellas que
van de la cuarta a la séptima en la hoja.
=COLUMNA(D3:G10) devuelve 4, ya que la columna D es la
cuarta columna de la tabla y la función COLUMNA no se utiliza
como fórmula de matriz. (En este caso, el resultado es siempre el
primer valor de la matriz.)
=COLUMNA() produce como resultado 3, si la fórmula se ha
introducido en la columna C. Si Notas es el nombre del rango de
celdas (C1:D3),
{=COLUMNA(Notas)} devuelve la matriz de una sola fila (3, 4).

Devuelve el número de columnas que componen la matriz. Esta

matriz es la referencia a un rango de celdas cuyo número total de
columnas debe averiguarse. El argumento puede ser una única
celda.

Ejemplos

COLUMNAS(matriz) =COLUMNAS(B5) produce como resultado 1, dado que una celda

sólo abarca una columna.
=COLUMNAS(A1:C5) produce como resultado 3, dado que la
referencia incluye tres columnas.
=COLUMNAS(Notas) devuelve 2 si "Notas" es el nombre del área
con (C1:D3).
 Esta función devuelve el valor de una celda desplazada una
determinada cantidad de filas y columnas de un punto de referencia
concreto. Los argumentos que utiliza esta función son: La referencia
es la celda a partir de la cual la función calcula la nueva referencia.
filas es el número de filas que debe desplazarse la referencia hacia
arriba (valor negativo) o hacia abajo. columnas es el número de
columnas que debe desplazarse la referencia hacia la izquierda
(valor negativo) o hacia la derecha. alto es la altura vertical opcional
de un área que comienza en la nueva posición de referencia. El
ancho es el ancho horizontal opcional de un área que comienza en
DESREF(referencia;filas;columnas;
la nueva posición de referencia.
alto;ancho)
Ejemplo

=DESREF(A1; 2, 2) devuelve el valor de la celda C3 (es decir, la

celda situada dos filas y dos columnas hacia abajo y hacia la
derecha de A1).
=SUMA(DESREF(A1; 2; 2; 5; 6)) determina la suma del rango que
comienza en la celda C3 y tiene una altura de 5 filas y un ancho de
6 columnas; por lo tanto el rango es C3:H7.

Esta última función devuelve una dirección de celda (referencia) en

DIRECCION(fila;columna;abs;hoja)
forma de texto, según los números de fila y columna especificados.
Se puede determinar si la dirección se interpreta como dirección
absoluta, relativa o mixta. También se puede especificar el nombre
de la hoja. Los argumentos que utiliza esta función son: fila, que
representa el número de fila en la referencia de celda columna, que
representa el número de columna en la referencia de celda
(número, no letra) abs, que determina el tipo de referencia según los
siguientes valores: 1 para referencia absoluta; 2 para referencia
mixta a la fila; 3 para referencia mixta a la columna y 4 para una
referencia relativa hoja indica el nombre de la hoja. Debe escribirse
entre comillas.

Ejemplo

=DIRECCIÓN(1; 1; 2; 'Hoja2') devuelve: Hoja2.A$1

Funciones Lógicas: Estas realizan pruebas de verdad sobre los valores

introducidos en los argumentos de la función activada, utilizando para ello
fundamentos del álgebra booliana. Emplea el sí, no, y (and) y o (or) lógicos.

Función Descripción
FALSO() Esta función devuelve el valor lógico FALSO
VERDADERO Esta función devuelve el valor lógico VERDADERO
SI(prueba_lógica;valor_si_verdader Esta función muestra el valor FALSO o VERDADERO según se
o;valor_si_falso) cumpla o no la condición de la prueba lógica
NO(valor_lógico) Esta función invierte el valor lógico proporcionado
Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...) Esta función comprueba si todos los valores son verdaderos

Algunas funciones matemáticas: Son funciones útiles para realizar cálculos

matemáticos y trigonométricos

Función Descripción
ABS(número) Esta función muestra el valor absoluto de un número
ALEATORIO() Esta función devuelve un número entre 0 y 1
ENTERO(número) Esta función redondea un número hasta el entero inferior más
próximo
FACT(número) Esta función calcula el factorial de un número
PI() Esta función muestra el valor de la constante pi
POTENCIA(número;potencia) Esta función realiza el cálculo de elevar un número a la potencia
indicada

PRODUCTO(número1;número2;... Esta función calcula el producto de todos los números que figuran
) en los argumentos
RAIZ(número) Esta función calcula la raíz cuadrada del número indicado
RESIDUO(número;núm_divisor)
Esta función calcula el resto de la división explicitada argumentos

Funciones de Información: Aportan información al usuario sobre el contenido

o valor de una celda o rango de celdas determinado.

Función Descripción
ESBLANCO(valor) La función comprueba si el argumento se refiere a una celda vacía
ESERR(valor) La función comprueba si el valor del argumento es un error
ESLOGICO(valor) La función comprueba si el valor del argumento es del tipo lógico
ESNOTEXTO(valor) La función comprueba si el valor del argumento no es de tipo
texto
ESTEXTO(valor) La función comprueba si el valor del argumento es de tipo texto
 IMPRESION

5.1 Impresión de hojas de cálculo en Word

La impresión de una hoja de calculo puede llegar a ser una tarea difícil si no se
tiene en cuenta elementos básicos que nos facilitan esta tarea, estos son
delimitar bien el área de impresión, establecer el tamaño del papel, la
orientación del papel, el ajuste de lo que se quiere imprimir, los márgenes y
elementos adicionales como encabezados y pies de pagina.

4.4.1 Área de impresión

El área de impresión es el área efectiva del toda la hoja que va a ser impresa,
esta debe ser escogida con anterioridad para delimitar bien lo que se quiere
imprimir.

Para establecer el área de impresión, primero seleccione todo lo que quiere

imprimir de la hoja de calculo, después debe ingresar al menú archivo,
seleccionar la opción área de impresión y por ultimo hacer clic en la opción
“Establecer área de impresión”.

Debe tener en cuenta que si es demasiada información, esta puede quedar

distribuida en muchas hojas, tanto de alto como de ancho, si se quiere que
quede en una sola hoja toda la información de una hoja de calculo, se debe
decir entre tener mas de una hoja o imprimir el contenido con una letra muy
pequeña que en alguno caso no es legible. Por lo tanto es recomendable
imprimir por partes la información de la hoja de calculo, para hacer esto se
pueden ir creado diferentes areas de impresión para cada parte que se desee
imprimir.

4.4.2 Vista Preliminar

Los demás elementos que se deben tener en cuenta al momento de imprimir se
configuran desde la opción vista preliminar. A esta opcion se activa entrando al
menú archivo, y luego haciendo clic en la opción “Vista preliminar”. Si el archivo
esta vacio aparecera una advertencia diciendo que no encontro nada que
imprimir.

Al entra a la vista preliminar se puede ver como quedara impreso el

documento, en la parte superior se encuentran los siguientes botones.

- Siguiente: Este botón sirve para ver toda las paginas que seran
impresas una a una, si el contenido es demasiado grande, pueden
aparecer paginas casi en blanco solo con una o dos lineas a imprimir, en
este caso hay que cambiar el area de impresión, la orientación del papel
y el ajuste de la escala, esta ultima afecta el ancho y alto de la
impresión en términos del numero de pagina.
- Zoom: Aumenta el tamaño de visualización de la vista preliminar.
- Imprimir: Abre las ventana de impresión, donde se pueden escoger el
numero de copias y se puede ajustar la impresora. Los ajustes de
impresora pueden variar dependiendo de la marca y tipo de impresora
de que se disponga.
- Configurar: al hacer clic en este botón se entra a la opcion “configurar
Pagina”. Esta opcion consta de 4 pestañas las cuales son

o Pagina: permite cambiar la orientación de la pagina, el ajuste de

la escala y el tamaño de papel. La escala se puede establecer en
porcentaje del tamaño original o en el numero de paginas de alto
y ancho que tendra la impresión. La impresión solo sera correcta
si el tamaño de papel es el elegido para hacer la impresión.

o Margenes: Permite cambiar los margenes del area de impresión,

entre mas pequños los margenes mas información se puede
imprimir en una sola hoja, pero si se disminuyen demasiado los
margenes la información a imprimir puede quedar por fuera de la
capacidad de impresión de la impresora, cortando parte de la
 impresión. La opcion margenes tambien esta disponible como un
botón en la ventana vista preliminar, si se activa desde ahí, se
hacen visibles los margenes en la vista preliminar, y se pueden
modifcar directamente con el Mouse.

o Encabezado y pie de pagina: Esta pestaña permite agregar

encabezados y pies de pagina personalizados a la impresión.
o Hoja: Permite establecer si se quieren imprimir lines de division,
calidad de impresión y entrar a la configuración de la impresora.

- Margenes: Muestra los margenes, y permite cambiarlos directamente

con el ratón
- Vista normal / Salto de pagina: Estas dos opciones se alternan en la
vista preliminar, apenas se entre a la vista preliminar esta activa salto de
pagina, la cual muestra como quedaran los saltos de pagina (Lugares
donde cambia de una pagina a otra la impresión), si es mucha la
imformacion, se vera de manera reducida la hoja de calculo. Cuando se
sale de la vista de salto de pagina entrando de nuevo a vista preliminar,
esta activa la opcion Vista normal, esta nos lleva a la hoja de calculo de
nuevo.
- Cerrar: Cierra la vista preliminar.

4.5 IMPRIMIR UNA HOJA DE CÁLCULO EN CALC

Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente, realizar una

vista preliminar, para obtener una perspectiva de cómo quedaría la hoja
impresa. Para obtener una vista preliminar seleccione Vista Preliminar
desde el menú Archivo.

Para imprimir una hoja de cálculo, puede hacerlo desde el cuadro de

diálogo Imprimir que se pude ver a continuación, accesible desde el menú
Archivo y seleccionando la opción Imprimir (o bien, presionando las
teclas CTRL y la letra P).

Figura 49 Cuadro de diálogo de impresión.

Desde este cuadro de dialogo, puede seleccionar la impresora que va a

utilizar, en el caso que tenga varias impresoras instaladas. En dicho caso,
en la lista Nombre aparecerá la impresora que tenga asignada por
defecto, pudiendo elegir cualquier otra pulsando la lista y seleccionando
alguna.

Puede definir, en las secciones Área de impresión y Copias, qué

páginas de la hoja de cálculo y cuántas copias quiere imprimir (por
defecto es una). Aquí puede activar la casilla Ordenar, si quiere que se
mantenga el orden de páginas del documento original, o desactiva la
casilla si quiere que agrupe cada copia de la página. En la sección
Área de impresión, dispone de las siguientes
opciones:
 • Todo: imprime todo el libro, es decir, todas las hojas del libro de
trabajo basándose en el área de impresión definida para cada
una de ellas.

• Páginas: imprime el área de impresión definida en cada una de

las hojas seleccionadas.

• Selección: imprime el rango de celdas seleccionadas de las

diferentes hojas. Si las zonas seleccionadas no son adyacentes,
cada zona se imprimirá en una hoja.

• El botón Propiedades..., que aparece junto al nombre de la

impresora, permitirá comprobar o modificar la configuración de la
misma.

Si presiona el botón Imprimir archivo directamente, ubicado en la barra

de herramientas, se imprimirá una sola copia utilizando la impresora
predeterminada.
5 GRÁFICOS

Los gráficos son una herramienta para facilitar el análisis de volúmenes

grandes de datos mostrando por medio de ellos tendencias y distribuciones de
los datos.

Excel divide los datos a graficar en valores que determinan las categorías o
valores de la variable X, estos datos se asemejan a los valores que toma una
variable independiente. Los otros datos son tomados como los valores a
graficar o los valores de Y, estos datos se asemejan a los valores que toma la
variable dependiente según varia la variable independiente. Esta división de los
datos depende del tipo de gráfico a generar, en algunos casos (por ejemplo los
gráficos circulares) solo se grafica una serie de datos, por lo tanto no existe la
división descrita anteriormente.

5.1 CREACIÓN DE UN GRÁFICO

Excel tiene un asistente para la creación de gráficos, para entrar al asistente se

debe entrar la menú INSERTAR y se escoge la opción GRAFICO. También
puede entrar directamente haciendo clic en la barra de herramientas en el
botón insertar gráficos.
1. En el primer paso del asistente se escoge el tipo de grafico, hay dos
listas de tipos gráficos, estándar y los personalizados, los primeros son

Seleccione tipo de
grafico y subtipo

Figura 50. Asistente para gráficos Excel

los básicos que se pueden realizar con Excel, en la segunda lista hay
estilos de gráficos que son mejorados ó combinación de dos tipos de
gráficos estándar.
 El rango se agrega
Seleccione graficar automáticamente.
dato por filas o
columnas

Figura51. Ejemplo de rango seleccionando una tabla con sus encabezados

2. En el segundo paso se selecciona el rango de los datos a graficar. Se

tiene dos opciones la selección de datos, la primera selecciona los datos
en forma de un solo rango, ya sea seleccionando una tabla en la hoja de
Excel ó desde el mismo asistente en la opción datos de origen., en esta
opción las series que pueden leerse por filas ó columnas, esto determina
cuales son lo valores del eje de categorías (Valores de X) y cuales del
eje de valores (Valores de Y)..

Figura. Seleccionado datos de origen en series individuales

En la segunda opción se crean diferentes series de datos y se les asigna a
cada serie el rango donde están los datos a graficar, la forma en que se deben
asignar los valores de las series depende de cada tipo de gráfico.

3. En el tercer paso se establece el formato del aspecto del gráfico como

son:
a. Títulos: se escribe el titulo general del grafico, y los títulos del los
ejes. Si el gráfico seleccionado no tiene ejes solo se puede
ingresar el titulo principal.

Figura 52. Opción títulos paso 3

b. Eje: en esta opción se estable si se quiere que aparezcan los

valores del los ejes, si mismo se selecciona el formato de el eje X.
 Figura 53. Opción eje paso 3 de 4

c. Líneas de división: Excel genera una línea de división por cada

división que tenga el eje X ó Y, los eje tienen divisiones
principales y secundarias. En la opción líneas de división se
establece cuales de estas líneas se deben mostrar en el gráfico.

Figura 54. Líneas de división Paso 3 de 4

d. Leyenda: la leyenda es el cuadro donde se muestra los nombres

de las series así mismo como los colores que distinguen a cada
serie. En esta opción se establece si se quiere mostrar la leyenda
y la posición donde debe aparecer.
 Figura 55. Leyenda Paso 3 de 4

e. Rótulo de los datos: Los rótulos de los datos pueden ser el

nombre de las series graficadas que son los diferentes conjuntos
de datos que corresponden a la variable Y, las categorías que son
los valores de X y los valores como tal. En esta opción se escoge
si se muestran los rótulos y que información se muestra en los
rótulos.

Figura 56. Rótulo de los datos Paso 3 de 4

f. Tabla de datos: En esta opción se escoge si se quiere mostrar la

tabla de datos debajo del grafico. En el caso de gráficos circulares
o de radar no se tiene disponible esta opción.
 Seleccione esta
opción si quiere
mostrar la tabla de
datos

Figura 57. Tabla de datos Paso 3 de 4

4. El cuarto paso es para establecer la ubicación de nuevo gráfico, este se

puede introducir en la hoja de calculo donde se esta trabajando o en una
hoja de grafico.

Figura 58. Seleccione ubicación del archivo Paso 4 de 4

Una vez creado el grafico por medio de la barra de herramientas de grafico se

puede modificar el formato del grafico.
 Figura 59. Gráfico Terminado

Cuando terminamos el gráfico podemos modificar las distintas partes que

componen el gráfico. Para facilitar la selección de las partes de un grafico
podemos utilizar la barra de herramientas de grafico, esta se debe activar
apenas hacemos clic sobre el gráfico, si esto no ocurre debe ir al menú Ver 
Barra de herramientas y hace clic en la opción gráfico.
Los botones que componen la barra de herramientas se explican en la

Propiedades de Mostrar u Ver datos por filas o

objeto ocultar columnas

Objetos de gráfico: Al Mostar u

Tipo de grafico Inclinación Rótulos
hacer clic en esta ventana ocultar tabla de
desplegable se puede ejes y datos
seleccionar un de los
objetos de grafico

Figura 60. Barra de herramientas gráfico

siguiente figura.

5.2 Modificación y personalización de gráficos.

Para modificar y personalizar los gráficos simplemente seleccionamos alguna

parte del grafico en la barra de herramientas de grafico y hacemos clic en el
boton propiedades de grafico.

Figura 61. Ventana propiedades área de Gráfico

La figura anterior muestra la ventana de propiedades de área de gráfico, en
esta solo encontramos los elementos de formato para color del fondo o la
fuente, esto ocurre porque el elemento que escogimos, área de grafico, solo se
le puede modificar ese tipo de aspectos, otros objetos del grafico se le pueden
modificar otros elemento, un ejemplo de ello es el eje de valores.

En la imagen que figura que mostramos a continuación, vemos le ventana de

propiedades del eje de valores, en la cual vemos que hay opciones diferentes a
las de la figura anterior, en este caso vemos la pestaña de escala del eje
valores. El manejo correcto de las escalas es importante para representar de
manera correcta el estado o resultados que muestran los datos. Excel
establece la escala por medio del máximo y mínimo de los datos a graficar, lo
que no asegura que la escala sea la que en realidad necesitamos, pues la
escala de valores varia según cada situación y el máximo o mínimo de los
datos no tiene que ser el máximo o mínimo que se puede alcanzar en realidad
en un ámbito particular.

Para este ejemplo los valores iniciales de muestran en la figura de las

propiedades de eje de valores. En la figura siguiente se muestra el grafico con
un máximo de 200 y una unidad mayor de 20, también se le ha cambiado el
color del fondo.

Valor máximo y
mínimo del eje
de valores
Valor de salto de
las marcas del eje
de valores

Unidades del
eje de valores

Figura 62. Escala Eje de valores

Realizamos cambios a la escala y área de grafico.

Figura 63. Grafico modificada en la escala y color área de gráfico

5.3 Cambiar tipo de grafico

En algunos casos podemos necesitar cambiar el tipo de grafico que vamos a

utilizar pero ya hemos creado uno, para esto no hace falta crear otro, solo
tenemos que hacer clic en grafico, y en la barra de herramientas de gráfico el
en botón tipo de gráfico seleccionamos el que queramos usar. Si las opciones
no son suficientes, cuando hacemos clic en el gráfico en la barra de
herramientas aparece un menú nuevo llamado Grafico. En este caso podemos
ir al menú Grafico  Tipo de gráfico para abrir la misma ventana de tipo de
grafico que utilizamos al crear por primera vez el gráfico.
 Cambiar tipo de gráfico

Cambiar Datos de origen

Entrar de nuevo a opciones de

gráfico

Cambiar ubicación

Otras modificaciones

Figura 64. Menú gráfico

Entramos a la opción tipo de grafico en el menú de gráfico y cambiamos el tipo

de gráfico.

Figura 65. Gráfico anterior en 3d

5.4 CREACIÓN DE GRAFICO EN OPENOFFICE CALC

Para crear un gráfico con OpenOffice Calc., debe seguir los pasos que
se describen a continuación:
• Paso 1. Marque el área que contiene los datos que desea
representar en un gráfico.
• Paso 2. En la barra de menú elija Insertar y luego gráfico...
• Paso 3. Se abrirá la ventana asistente para gráficos, que se
muestra en la siguiente figura.

Figura 66. Ventana asisten de grafico Openoffice Calc. Seleccionar tipo de gráfico

En la ventana anterior seleccionamos el tipo de grafico que queremos crear.

Figura 67. Selección Rango de datos

Para la selección de rango de datos tenemos dos opciones, seleccionar
directamente un conjunto de celdas o crear las series de manera individual, en
le figura anterior esta la primera opción, en la siguiente figura se muestra la
venta de selección de series individuales.
El cuadro siguientes es el ultimo antes de crear el diagrama .En este hay que
escribir el titulo del gráfico y las leyendas de los ejes. Para escribir los títulos de
los ejes primero hay que activarlos haciendo clic sobre la casilla
correspondiente.

Figura 68. Seleccionado datos de origen en series individuales

Una vez completados los rótulos, pulsar sobre el botón Finalizar.

Figura 69. Ventana Elementos de gráfico

Hay que destacar que, en cualquier momento, se puede volver a un cuadro de
diálogo anterior para modificar la configuración del gráfico. Para realizar esta
operación bastará con pulsar sobre el botón <<Regresar. Los cambios solo se
guardan cuando se pulsa finalizar en el cuadro de diálogo final.

El gráfico se muestra en la zona previamente seleccionada tal y como se

explica en anteriormente.

Figura 70. Gráfico Creado en el proceso anterior

5.5 EDICIÓN DE GRÁFICOS

Un gráfico en OpenOffice.org Calc 3.0 es un objeto de OpenOffice que permite

su edición completa. Es decir, cualquiera de sus elementos puede ser
modificado o actualizado.
Para editar un gráfico lo primero es seleccionarlo haciendo doble clic sobre el
mismo. De esta forma el gráfico queda enmarcado y con los selectores de las
esquinas del marco en negro (Figura), lo que significa que está listo para su

Figura 71. Grafico seleccionado en modo edición

modificación.

Si los selectores siguen en verde, el gráfico será tratado como una imagen y
solo podrá cambiarse de posición. Esto último ocurrirá si solo se hace clic una
vez sobre él.

Figura 72. Selección solo para mover gráfico

Seleccionado el gráfico para su edición, la Barra de Formato y la Barra de
Herramientas son sustituidas por la Barra de Gráfico. En ella encontramos las
mismas opciones que se despliegan si hacemos clic con el botón derecho del
ratón sobre el gráfico.
 Figura 73. Barra formato de gráfico y opciones clic derecho

5.5.1 Cambiar el tamaño del gráfico

Para cambiar el tamaño del gráfico se hace clic sobre cualquiera de los
selectores del marco y, manteniendo el botón izquierdo del ratón pulsado, se
arrastrará el puntero en la dirección deseada hasta que el gráfico sea del
tamaño adecuado. A continuación soltar el botón del ratón.

Selector de marco
5.5.2

Figura 74. Selector de marco

Cambiar rango de datos
Para cambiar el rango de datos hacemos clic derecho sobre el grafico, y
entramos a la opción rango de datas, se abra la ventana de la figura a
continuación

Cambiar series individuales

Cambiar todo el rango

Figura 75. Ventana cambio rango de datos

5.5.3 Cambia títulos y subtítulos

Para el cambio de títulos y subtítulos simplemente hacemos doble clic sobre

ellos y entramos al modo edición, que se caracteriza por tener un marco gris, si
hacemos solo un clic en el titulo, quedara solo seleccionado para mover.

Modo Selección para Modo Selección para

mover editar

Figura 76. Modos de selección Títulos

5.5.4 Cambiar Propiedades objetos de los graficos.

Para cambiar la propiedad de objetos del grafico como son el fondo, la

columnas, escalas y todos los componentes del mismo, debemos hacer clic
derecho sobre el objeto en ir a propiedades del objeto. En la figura se muestra
como se entra a las propiedades del fondo.

Clic derecho sobre el fondo y

seleccionamos propiedades de
objeto

Figura 77. Entrar a propiedades de objeto de un gráfico

5.5.4.1 Cambiar fondo de gráfico o área de gráfico

Para cambiar el fondo, simplemente hacemos clic derecho sobre el fondo,
entramos a las propiedades y podemos cambiar el color del área, el borde y la
transparencia. En la figura vemos la ventana de propiedades de área de gráfico
en la opción borde.

Figura 78. Ventana de propiedades de área de gráfico

5.5.4.2 Cambiar escala

Para el cambio de escala, seleccionamos el eje Y (o eje Y en gráficos 3d),

luego hacemos clic derecho sobre el eje, y entramos a propiedades del objeto.
En este entramos a la pestaña escala, y la modificamos, teniendo en cuenta
deseleccionar como se muestra en la figura.

Deseleccionar
para poder
modificar

Figura 79. Propiedades de eje Y pestaña escala

5.5.5 Cambio de tipo de gráfico

Para cambiar el tipo de gráfico, hacemos doble clic sobre el gráfico para entrar
en modo edición, hacemos clic en el botón tipo de grafico de la barra de
herramientas de gráfico, y seleccionamos el tipo de gráfico que deseamos. El
Grafico que vemos a continuación es el mismo que mostramos anteriormente
pero con tipo de grafico 3d.

Figura 80. Gráfico modificado

6 ORDENAR DATOS Y FILTROS

Cuando se tiene una base de datos en Excel, es importante poder ordenar los
datos y poder hacer cruces con la información para encontrar como se
distribuyan los datos y sacar conclusiones sobre los datos o simplemente
encontrar los registros de una base de datos que corresponden a un grupo en
particular.

6.1 ORDENAR

Para poder ordenar los datos se debe hacer clic en una celda de la lista de
datos, luego se debe ir al menú datos y escoger la opción ORDENAR, con esta
función se pueden ordenar los datos de acuerdo a los nombres establecido en
los encabezados de las columnas, estos encabezados se pueden mirar como
los nombres de los campos de una tabla en una base de datos.

En la ventana de ordenar
permite seleccionar por cual
columna se va a ordenar los
datos, y la forma (Ascendente o
Descendente). Se pueden
utilizar tres columnas para
ordenar los datos

Aquí puede escoger si

quiere utilizar los
encabezados de las
columnas o no.

Figura 80. Cuadro de diálogo Ordenación

El proceso de ordenar también se puede hacer desde el botón ordenar de la

barra de herramientas.
La bases de datos siempre deben de tener encabezados para facilitar todas las
relacionadas con ordenar, filtrar y utilizar funciones de bases de datos.

6.2 FILTROS
Los filtros son una función que permite acotar los datos de una base de datos
respecto a un criterio, esto como el nombre la función nos lo dice filtra los datos
y hace visibles solos datos que cumplen con el criterio que se escogió para
acotarlo. Se pueden utilizar varios filtros a las vez para hace cruces entre
campos de una base de datos.

Excel tiene dos tipos de filtros, auto filtros y filtros avanzados, primero veremos
como utilizar auto filtros y luego los filtros avanzados. Para efectos de esta
explicación usaremos una base de datos de personas a las cuales se le
pregunto datos de salud y personales. La base de datos la llamaremos DATA.

Las bases de datos están compuestas por campos que son las columnas,
estas columnas en la primera fila tiene lo que se llama encabezado de
columna, que identificaran cada columna y serán los nombres de los campos.

Las filas de las bases de datos, excepto la primera, serán llamados registros.
En la figura donde se muestran los filtros aplicados a DATA, el primer registro
es de una mujer de 18 años, y que tiene un peso de 67 kilos.

La tarea de los filtros es precisamente mostrar solo los registros que cumplan
con alguno en alguno de sus campos con un criterio especifico, que es el valor
que toma el filtro.

6.2.1 Auto Filtros

Para hacer uso de los filtros automáticos o auto filtros se debe hacer clic en
cualquier parte de la tabla de datos, se entra al menú datos, se escoge a la
opción filtros y se hace clic en la opción auto filtros. Al realizar el procedimiento
anterior aparecen en los encabezados de cada columna flechas que al hacer
clic en ellas despliegan una lista de los posibles criterios para acotar los datos.
 Figura82. Base datos DATA con auto filtros aplicados

Las opciones de auto filtros son las siguientes:

- (Todas): Muestra todos los datos, en otras palabras quita el filtro

- (Los 10 mas): Muestra los n valores inferiores o superiores. El valor de n
es establecido al momento de aplicar el filtro, el valor por defecto es 10.
- Personalizar: Permite crear un filtro con criterios de comparación iguales
a los utilizados en funciones lógicas, permite acotar los datos por rango.

Los auto filtro permiten tanto ordenar como filtrar los datos. Una vez filtrado los
datos pueden ser copiados y pegados en otra hoja de Excel.

Dependiendo de los valores que tomen los campos, estos pueden ser filtrados
por un solo valor o por un rango de valores.

La primera opción es posible si los datos de un campo son unos cuantos que
se repiten muchas veces, si se da el caso contrario, que es tener muchos
valores diferentes que se repiten muy pocas veces, el filtro no será efectivo si
se escoge un solo valor, en este caso es necesario escoger un rango de
valores.

Para el primer tipo de campo, seleccionamos una de las pocas opciones que
muestra la ventana de filtro. Las opciones son pocas por la naturaleza de los
datos, muy pocos valores diferentes que se repiten muchas veces.
En el caso de DATA, el campo Sexo tiene solo dos valores para filtrar, los
cuales son HOMBRE ó MUJER.

Podemos seleccionar una de

las dos opciones.

Figura 83. Ejemplo filtro campo con pocos valores diferentes

En el caso del campo SEXO filtramos por mujer, y este fue el resultado.

Figura 84. Filtro Sexo = Mujer en DATA

6.2.2 Filtro Personalizado

Los filtros personalizar se pueden aplicara a cualquier campo, pero son

especialmente útiles para el caso de campos donde se tienen muchos valores
diferentes en el campo. Este tipo de filtro permite acotar los datos uniendo dos
criterios por medio de conectores lógicos como “Y” u “O” y por comparaciones
como “Igual a”, “Diferente a”, “Mayor que”, “Menor que” entre otros

Para el caso de la base de datos DATA, el campo edad tiene muchos valores
diferentes y si queremos ver solo los registros que tengan en el campo edad
valores entre 18 y 20 años tenemos que usar la opción Personalizar… del auto
filtro.

Para aplicar este tipo de filtro seguimos los siguientes pasos:

Seleccionar la opción Personalizar…

Cuando hacemos clic en esta opción se abre la ventan de personalizar…

Seleccionar una de las

opciones solo mostrara unos
Nombre del campo
pocos registros lo cual no es
útil para analizar grandes
cantidades de datos. En este
caso utilizamos filtros
Comparación personalizados

Criterios
Conector lógico
Figura 85. Ejemplo filtro campo con muchos valores diferentes
En
términos
Figura 86. Ventana Auto filtro personalizado

matemático este filtro hará los siguiente, encontrara los registros tengan una
edad dentro de este rango, 18 ≤ Edad ≤ 20. En esta ventana, campo es el valor
que se compara en el rango, comparación es el signo ≤, criterios son los
valores 18 y 20 y conector lógico es el que establece como se relaciona cada
una de las comparaciones.
 Figura 87. Resultados del filtro personalizado.
Para quitar cualquier auto filtro se hace clic en la ventana desplegable del filtro,
y se hace clic en Todas.

Los auto filtros permiten filtrar por mas de una columna, para darse cuenta que
una columna este filtrada, se mira la flecha de la ventana desplegable, y si esta
en color azul quiere decir que este filtrado.

No filtrada color negro Filtrada con color azul

Figura 88. Diferencia entre filtrado y no filtrado

Para quitar los auto filtros de una hoja Excel se debe ir al menú Datos Filtros
 Clic en auto filtros.

6.2.3 Filtro avanzado

A diferencia del auto filtro, el filtro avanzado permite extraer la información de
la lista a otro lugar de la hoja de cálculo o en otra hoja del mismo libro, con el
objetivo de manejar información específica de acuerdo con criterios
establecidos.

Al realizar un filtro avanzado, la hoja de cálculo debe disponer, al menos, de

cuatro filas vacías en la parte superior de la lista (filas 1 a 4), que se utilizarán
como rango de criterios. Observe la siguiente figura:

Figura 89. Ejemplo rango criterios filtro avanzado

Los pasos para aplicar los filtros avanzados son:

1- Deje 4 filas vacías al inicio de la hoja, para establecer el rango de

criterios.
2- Copie los rótulos de las columnas de la lista.
3- Péguelos en la primera fila vacía del rango de criterios.
4- En las filas situadas bajo los rótulos de criterios, introduzca las
condiciones que desea buscar. Debe existir, al menos, una fila vacía
entre los valores de los criterios y la lista.
5- Active una celda de la lista.

Cuatro filas encima

Copie los Rótulos
Escriba los valore por los que
quiera filtrar
Al menos una fila vacía

Seleccione una celda de la

base de datos

Figura 90. Primeros 5 pasos Filtro avanzado

6- En el menú Datos, selecciona Filtro y luego Filtro avanzado.

Seleccione si quiere mostrar los

datos en la misma lista

Seleccione si quiere mostrar los

datos otro lugar

Se auto selecciona
automáticamente

Seleccione el rango de los

criterios

Figura 91. Ventana de filtro avanzado

Figura 92. Forma de seleccionar rango de criterio

 7- Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios,
seleccione Filtrar la lista, sin moverla.
8- Para filtrarla, copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de
la hoja de cálculo, active Copiar a otro lugar; después, en la casilla
Copiar a, haga clic en la flecha roja y seleccione la celda donde quiere
obtener la información extraída de la lista.
9- En la casilla Rango de criterios, introduzca su referencia, incluidos los
rótulos de criterios.

6.2.4 Creación de listas

Una lista de Microsoft Excel proporciona características diseñadas para facilitar

la administración y el análisis de grupos de datos relacionados en una hoja de
cálculo de Excel. Si designa un rango como una lista, podrá administrar y
analizar los datos de la lista sin tener en cuenta los datos externos a la lista.
Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila para totales, e incluso
crear un informe de tabla dinámica utilizando únicamente los datos de la lista.

Puede tener varias listas en una hoja de cálculo, lo que le ofrece una gran
flexibilidad para separar los datos en función de sus necesidades, en distintos
conjuntos manejables.

Las listas de Excel facilitan el uso compartido de datos entre varios usuarios
mediante integración con Microsoft Windows SharePoint Services. Sólo
necesita tener la dirección Web y los derechos de creación en el sitio de
SharePoint para compartir la lista con el fin de que otras personas puedan
verla, editarla y actualizarla. Si elige vincular la lista de Excel a una lista de un
sitio de SharePoint, puede sincronizar los cambios con el sitio de SharePoint de
forma que los otros usuarios puedan ver los datos actualizados.

El proceso para le creación de una lista es la siguiente

1- Seleccione una celda de los datos.

 2- Entre al menú Datos  Listas  Crear lista

Este rango se
auto selecciona

Figura 93. Aplicar Lista

6.3 Ordenar datos en Openoffice Calc.

La categoría Base de datos puede confundirse con la base de datos de

OpenOffice.org Base. Sin embargo, no hay ninguna relación entre esta
aplicación de la suite y la categoría Base de datos de OpenOffice.org Calc 3.0.

Una base de datos en una hoja de cálculo viene definida por un rango concreto
de celdas al que se ha dado un nombre. Por ello, antes de trabajar con ella y
utilizar las funciones asociadas hay que definir ese área de la siguiente forma:

a) Seleccionar el área que conformará la base de datos

b) Abrir el menú Datos y pulsar sobre la opción Definir área...
c) En el cuadro de dialogo que se abre escribir el nombre de la base de datos.
d) Este nombre no puede tener ningún espacio en blanco.

e) Pulsar en el botón Añadir del cuadro de diálogo abierto

f) Cerrar pulsando sobre el botón Aceptar.

Ordenar los registros por la edad, para ello:

Abrir el menú Datos y elegir la opción Ordenar..., con lo que se abrirá el cuadro
de diálogo correspondiente.

Figura 94. Cuadro de diálogo para definir una base de datos

Figura 95. Ventana ordenar

En el panel desplegable ordenar según seleccionar el nombre del campo EDAD
y mantener activa el botón de clasificación Ascendente para que la base de
datos se ordene desde la 0 hasta infinito.

Pulsar sobre el botón Aceptar para observar como los registros completos, es
decir cada fila con sus celdas de la base de datos, se han ordenado de la forma
especificada.
 Figura 96. Datos ordenados por edad

6.4 FILTRAR REGISTROS DE UNA BASE DE DATOS.

En algún momento resultará oportuno mostrar solo algunos registros de la base

de datos. Para realizar esta operación existe la opción Filtrado en tres
modalidades: automática, predeterminada y especial.

Los diferentes tipos de filtros permiten que sólo algunas de las filas (registros)
de una base de datos u área de datos sean visibles. OpenOffice.org Calc 3.0
dispone de diversas opciones para la aplicación de filtros que se encuentran en
el menú Datos dentro de la opción Filtro.

El Filtro automático o auto filtro permite mostrar únicamente aquellos registros

de datos que coincidan con el valor seleccionado en alguno de sus campos.
Cuando activamos esta opción en una base de datos, las celdas que contienen
los nombres de los campos se muestran con unos botones que permiten
desplegar los valores que podemos seleccionar (Figura ). Fijado el valor, los
registro que no cumple la condición se ocultan.
 Figura 97. Filtro Automático aplicado

Para desactivar este filtro solo hay que entrar de nuevo en el menú Datos,
seleccionar la opción Filtro y en el panel de opciones que se abre elegir de
nuevo la opción Filtro automático.

El Filtro predeterminado abre un cuadro de diálogo donde se pueden definir

hasta tres valores de campos de un registro de la base de datos y conectarlos,
mediante los operadores lógicos Y u O, para mostrar solamente los registros
que responde a los criterios seleccionados (Figura).

Figura 98. Ventana Filtro predeterminado

El Filtro especial supera la restricción de los tres condiciones de la opción

anterior permitiendo un total de ocho condiciones de filtro. En los filtros
especiales, las condiciones se insertan directamente en la hoja.
 Figura 99. Ventana filtro especial

6.5 Funciones de bases de datos de Calc.

Las bases de datos de OpenOffice.org Calc 30 soportan una serie de funciones

específicas que se pueden utilizar en fórmulas introducidas en celdas
específicas o dentro de criterios de filtrado. Estas funciones se pueden activar
desde el menú Datos en la opción Subtotales... Las más importantes son:

BDCONTAR que cuenta el número registros de una base de datos que

coinciden con las condiciones especificadas siempre que sean valores
numéricos. El resultado se muestra en la celda donde se ha introducido la
función.

Sintaxis: BDCONTAR (Base de datos; Campo de base de datos; Criterios)

En el parámetro Base de datos se especifica su nombre o el rango de celdas

que contiene. En Campo de base de datos se puede introducir una celda para
especificar la columna de búsqueda o el número 0 para buscar en toda la base
de datos (Este parámetro no puede estar en blanco); si la referencia a la
columna se efectúa mediante su nombre este hay que escribir entre comillas.
Por último, en el parámetro Criterios se escribirá el rango de celdas donde se
han introducido dichos criterios.
BDCONTARA Es semejante a la función pero con un matiz, cuenta el número
de registros de una base de datos que coinciden con las condiciones de
búsqueda especificadas y que contienen valores numéricos o alfanuméricos.

Sintaxis: BDCONTARA (Base de datos; Campo de base de datos; Criterios)

BDDESVESTP Calcula la desviación estándar de una población a partir de

todas las celdas de un área de datos que cumplan los criterios de búsqueda.
Los registros se tratan como la población total.

Sintaxis: BDDESVESTP (Base de datos; Campo de base de datos; Criterios)

BDEXTRAER Devuelve el contenido de la celda a la que se hace referencia en

una base de datos que coincide con los criterios de búsqueda especificados. Si
se detecta un error, la función devuelve #VALOR! Si no se encuentra ningún
registro o Err502 si se encuentra más de una celda.

Sintaxis: BDEXTRAER (Base de datos; Campo de base de datos; Criterios)

Para hacer referencia a una columna mediante el nombre de su encabezado,

escriba dicho nombre entre comillas.

BDPROMEDIO Esta función devuelve el promedio de los valores de todos los

campos de todos los registros de la base de datos activa que cumplen los
criterios de búsqueda especificados.

Sintaxis: BDPROMEDIO (Base de datos; Campo de base de datos; Criterios)

BDSUMA Devuelve la suma total de todas las celdas en un campo de base de

datos en todos los registros que cumplan los criterios de búsqueda
especificados.

Sintaxis: BDSUMA (Base de datos; Campo de base de datos; Criterios)

BDVAR Devuelve la varianza para todas las celdas de un campo de base de
datos en todos los registros que cumplan los criterios de búsqueda
especificados. Hay que tener en cuenta que con una muestra inferior a mil
individuos no es posible obtener un resultado representativo.

Sintaxis: BDVAR (Base de datos; Campo de base de datos; Criterios)

BDVARP calcula la varianza para todas las celdas de un campo de base de

datos en todos los registros que cumplen los criterios de búsqueda
especificados. Los registros se tratan como la población total.

Sintaxis: BDVARP (Base de datos; Campo de base de datos; Criterios)

7 EJERCICIOS
EJERCICIO Nº 1

El libro que vamos a crear generará un presupuesto:

1. Haga clic en el botón (Nuevo)

2. En la celda A2 teclee MODELO PARA GENERAR PRESUPUESTOS
3. Teclee Descuento en la celda A4
4. En la celda A5 teclee IVA

Continúe introduciendo los valores que aparecen en la figura siguiente:

Las fórmulas que vamos a introducir son las siguientes:

Importe = Cantidad* Precio

Descuento = Total * Descuento reflejado en (B4)

Total = Importe – Descuento (en la columna E)

A continuación introduciremos la fórmula que calcula el importe.

 5. Teclee en la celda D9 la siguiente fórmula:
6. = B9 * D9
7. Pulse la tecla Enter.
8. Arrastre el controlador de relleno de la cela D9 hasta la celda D14

Compruebe el resultado de la columna Importe fijándose en la columna de la

izquierda de este punto.

9. En la celda E9 teclee = D9*B4

10. Pulse Enter
11. Arrastre el controlador de relleno de la celda E9 hasta la celda E14

Como puede ver el resultado es erróneo. Al arrastrar el controlador de relleno,

la fórmula asignada en la celda E9 ha incrementado en uno la referencia de la
fila.

Para la referencia de la columna D la operación de incremento de fila es

correcta pero en la referencia de la columna B el incremento no se tiene que
dar. Para estos casos tenemos que utilizar referencias absolutas o mixtas.

12. Haga clic en la celda E9 y pulse la tecla de función F2 para editar la

fórmula.
13. Pulse dos veces en la tecla de función F4 para insertar un $ entre la
columna y fila de la referencia B4

Con esta operación hemos bloqueado el incremento de la fila al arrastrar el

controlador de relleno.

14. Pulse la tecla Enter

15. Arrastre el controlador de relleno de la celda E9 a la celda E14
16. Compruebe el resultado
17. Guarde el libro de trabajo con el nombre de PRESUPUESTO
18. Realice los demás calculos de la columna TOTAL, SUMA TOTALES, IVA
, Y TOTAL CON IVA.
 19. Utilizando el asistente para funciones calcula en PRECIO MAXIMO,
PRECIO MÍNIMO Y PRECIO MEDIO

Si se ha realizado correctamente todos los pasos de este ejercicio el resultado

ha de ser el siguiente:

20. Ahora vamos a darle un formato más adecuado. Para ello cambia los
fondos, los bordes, los tipos de letras. Las cantidades deben ir en ptas y
con separador de miles.

Puede quedar mas o menos así:

O si lo prefiere, utilice la opción de autoformato del menú formato.

EJERCICIO Nº 2

Recibimos de las distintas sucursales de la empresa los datos

correspondientes a las ventas en pesetas de cada vendedor en los distintos
trimestres del año.

Ventas del año 2008

Vendedor Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4

García 1500000 2000000 1850000 2100000
Gómez 1200000 1340000 1750000 1800000
Fajardo 1460000 1700000 1900000 2000000
Alvarez 1100000 1600000 1640000 1700000

Diseñe una hoja de cálculo que refleje estos datos y permita obtener los
siguientes conceptos:

Ventas totales por trimestres

Ventas totales por vendedor
Media mensual de ventas por vendedor
Promedio de ventas por trimestre
EJERCICIO Nº 3

A la vista de los datos que se presentan en el siguiente formato de factura,

obtener:

El precio bruto, neto y con IVA para cada producto

El importe bruto, neto y con IVA de la factura

ARTICULO PRECIO CANTIDAD BRUTO NETO TOTAL

Impresora 60 2
CPU 200 4
Monitor TFT 250 4
Ratón 50 4
teclado 60 4

TOT. BRUTO TOT. NETO TOTAL

NOTA: Considerar un IVA del 16%

EJERCICIO Nº 4

Mantenemos una tabla con los datos correspondientes a las ventas y sueldos
base de un grupo de comerciales, así como las comisiones establecidas en la
empresa. Se desea elaborar un informe completo con los datos pendientes.

Comisión 2%

%
VENDEDOR VENTAS COMISION BASE TOTAL VENDEDOR
Peña 4600000 12500
González 6000000 12500
Arana 3900000 12500
Sierra 7600000 12500
Álvarez 8250000 12500
Heras 3500000 12500
López 5350000 12500
Jimeno 4200000 12500
Cayo 7900000 12500
Hoffman 6780000 12500
Lisado 4690000 12500
Gracia 3000000 12500
Castro 3100000 12500
TOTALES

EJERCICIO Nº 5

A la vista de los siguientes datos sobre importaciones y exportaciones

españolas en los años referidos y medidos en millones de pesetas:

• Solucionar la hoja de cálculo usando las fórmulas necesarias

• Confeccionar un gráfico de barras, donde se compare el volumen de
importaciones frente al de exportaciones en cada año
• Confeccionar un gráfico de sectores donde se muestre la proporción del
volumen de importaciones frente al de exportaciones en el año 1997

AÑOS 1998 1999 2000 TOTAL

Exportaciones 24247 27255 36153
% sobre el total
Importaciones 29963 35390 51943
% sobre el total
DIFERENCIA Import/export (%)

EJERCICIO Nº 7

A la vista de los siguientes datos:

RESULTADOS POR PRODUCTOS PROD. A PROD. B TOTAL

1. Ventas 50 55
2. Devoluciones 5,5 7,2
3. VENTAS NETAS (1 - 2)
4. Amortizaciones 10,5 5
5. Costes de producción 9 7,3
6. MARGEN BRUTO (3 - 4 - 5)

• Completar los datos que faltan en la hoja

• Confeccionar un gráfico en el que se compare ventas netas y margen
bruto de cada producto

EJERCICIO Nº 7
A la vista de la nómina de IRPF Asociados

• Calcular las columnas vacías, sabiendo que la retención practicada a

priori sobre el sueldo bruto es del 15% en concepto de IRPF y 2% en
concepto de Seguridad Social
• Calcular la paga mensual, sabiendo que son quince (15) pagas,
distribuidas a lo largo del año
• Crear un gráfico donde se compare la retención de IRPF para cada uno
de los empleados

SUELDO SUELDO
NOMBRE BRUTO IRPF Seg. Social NETO PAGAS
Ruíz 1200000
Sandoval 1250000
Fajardo 1320000
Melendo 1100000
Morales 2300000
Izquierdo 2340000
Rovira 3400000
TOTALES

EJERCICIO Nº 8

Diseñar una hoja de cálculo que muestre los consumos de cemento de las
ciudades españolas durante los años 2005 y 2006. Una vez que tengamos la
hoja, generar los siguientes gráficos:

• Gráficos de columnas que compare el consumo de cada provincia en

cada año (no incluir los totales)
• Gráfico de columnas apiladas que muestre el consumo total de cemento
en cada provincia durante los dos años
• Gráfico combinado que muestre comparativamente el consumo de cada
provincia por años (en columnas) y los consumos medios (en líneas)

Consumo de cemento en España

Tn 2005 Tn 2006 TOTAL MEDIAS

Madrid 472825 469450
Barcelona 635758 477031
Sevilla 391751 442085
Valencia 517147 517489
Bilbao 277792 263190
Vigo 344378 295516
Marbella 139051 1021136
Ciudad Real 1413714 1146294
TOTAL

EJERCICIO Nº 9

La empresa XY pretende realizar un estudio estadístico de su fuerza de ventas

en toda España. Para ello, dispone de la siguiente información grabada en la
hoja de cálculo :

VENTAS
VENDEDOR ZONA VENTAS BONUS COMISION REMUNERACION NETAS
Pérez Norte 300000
López Sur 150000
Gómez Norte 360000
Pérez Sur 200000
López Norte 150000
Gómez Sur 250000
Pérez Norte 230000
López Sur 175000

En la misma hoja se dispone además de una Tabla de Consulta vertical,

destinada al cálculo de comisiones y bonos. Los rangos son los siguientes:

Tabla de
comisiones
Importe vtas Bonus Comisión
100000 0,03 0,1
150000 0,04 0,11
200000 0,05 0,12
250000 0,06 0,13
> 250000 0,07 0,15

• Calcular las comisiones a percibir por cada uno de los vendedores en

función de los tramos señalados.
• Calcular los bonus percibidos por cada uno de los vendedores, en
función de los tramos señalados.
• Calcular la remuneración total de cada vendedor como la suma de
comisiones y bonus
• Calcular el importe neto de las ventas que le queda a la empresa
después de descontar la remuneración de los vendedores.