Manual de Excel

Mdulo de Excel MODULO 5: HOJA DE CLCULO EXCEL PARA WINDOWS 95.
Libro, hojas de clculo y ventanas

Manejo de libros
Creacin de libros nuevos
Elija el comando Archivo\Nuevo o haga clic en el botn Nuevo en la barra de herramientas estndar. Abrir libros existentes
Guardar el trabajo
Elija Archivo\Guardar, para guardar el libro en disco, o pulsar el botn de la barra de herramientas correspondiente. La primera vez pedir el nombre y la ubicacin del libro. Si elige Guardar como... permite guardar con un nombre distinto o crear distintos tipos de archivos usando la lista desplegable Lista de archivos. Para acceder a otras opciones relativas a la forma de guardar archivos, haga clic en el botn Opciones del cuadro de dilogo Guardar como.
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Elija el comando Archivo\Cerrar para cerrar el libro activo. Si contiene cambios no guardados, Excel preguntar si quiere guardarlos. Si quiere cerrarlos todos mantenga pulsada la tecla Mays y elija el men Archivo\Cerrar Todos.
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Cerrar un libro
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Elegir Archivo\Abrir o el botn correspondiente de la barra estndar. Se puede aprovechar para buscar un libro pulsando el botn Buscar ahora. Se puede abrir archivos en forma de slo lectura. As se podr compartir por varios usuarios de la red al mismo tiempo. Se pueden abrir archivos de distintos tipos ( Lotus 1-2-3, Foxpro, etc ). Se pueden abrir varios a la vez. Excel mantiene una lista de los cuatro ltimos archivos utilizados y los presenta en la parte inferior del men Archivo.
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Hojas de clculo Hojas de grficos Hojas de macros, mdulos y cuadros de dilogo
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Los documentos Excel se llaman libros y pueden tener:
Mdulo de Excel Manejo de hojas de clculo Un libro puede contener una ovarias hojas de clculo. Lo normal es que estn relacionadas. Por ejemplo, una para cada departamento o por cada mes, o una coleccin de hojas relativas a un experimento cientfico. Activar hojas de clculo: Haga clic en la etiqueta de la parte inferior del libro o Ctrl+Avpag para activar la siguiente; Ctrl+Repag para activar la anterior. Existen cuatro botones para determinar las etiquetas visibles en la pantalla, pero no cambian la hoja de clculo activa. Insertar una hoja de clculo: Elija el comando Insertar\Hoja, o haga clic en una ficha con el botn derecho y elija el comando Insertar del men contextual. Borrar una hoja de clculo: Elija la hoja y a continuacin Edicin\Borrar hoja. Tambin puede hacerlo con el men contextual de una hoja ( Comando Borrar ).
Para hacer lo mismo pero copiando la hoja en vez de moverla debe arrasrtar con la tecla Ctrl pulsada y si elige el otro mtodo debe seleccionar la casillaCrear una copia. Para mover o copiar a otro libro yo recomiendo la forma ms sencilla, que es usando el ratn y no los comandos de edicin. Los dos libros deben estar abiertos y visibles. Despus debe arrastrar y soltar o arrastar con Ctrl pulsada si es una copia. Manipular varias hojas de clculo al mismo tiempo Para manipular varias hojas a la vea se hace seleccionndolas antes como si se tratara de los elementos de una seleccin mltiple cualquiera (Ctrl si no contiguas, Mays si contiguas ).
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Haz clic con el botn derecho en una etiqueta de hoja y elige el comando Cambiar nombre, o doble clic en la etiqueta de la hoja. Admiten 31 caracteres como mximo incluidos espacios.
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Nombres de hojas de clculo con sentido
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Haga clic en la ficha, arrstrela y sultela en lugar nuevo a lo largo de la fila de etiquetas. Elija el comando Edicin\Mover o copiar hoja. Elija el punto de insercin en la lista desplegable Antes de hoja y haga clic en Aceptar.
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Copiar y mover hojas de clculo: Para hacerlo dentro del mismo libro, active primero la hoja y acontinuacin, siga uno de estos mtodos:
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Mdulo de Excel Determinar el nmero de hojas de clculo por defecto en los libros nuevos Por defecto los libros nuevos se abren con 16 hojas. Elige Herramientas\Opciones y seleccona la ficha General. Ah puedes cambiar el nmero de hojas. El valor mximo admitido es de 255 hojas. Las ventanas en Excel Un libro puede mostrarse en ms de una ventanas. Si tenemos un libro abierto y elegimos el comando Ventana\Nueva ventana se crea una nueva ventana y en las dos se ve el mismo libro. As podemos ver dos o mas hojas de clculo al mismo tiempo. Para organizar las ventanas debes elegir el comando Ventana\\Organizar todo. Ahora puedes elegir una de las cuatro opciones : Mosaico, Horizontal, Vertical y Cascada. Para desplazarse entre las ventanas de Excel puedes hacerlo eligiendo la ventana en el men Ventana, o si las ventanas estn visibles pinchando sobre ellas, o bien pulsando Ctrl+F6 para pasar a la ventana siguiente y Ctrl+Mays+F6 para activar la anterior. Para cerrar ventanas si eliges el comando Archivo\Cerrar se cerraran todas las ventanas de ese libro. Para cerrar una ventana hay que utilizar el comando Cerrar del men de control, de la ventana de que se trate. Para ocultar provisionalmente una ventana para disponer de ms espacio de trabajo, elige VentanaOcultar y Ventana\Mostrar para mostrar una ventana cualquiera. Control de presentacin en pantalla
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El control de la presentacin de hojas de clculo consiste en aquellos aspectos que afectan nicamente a la hoja de clculo activa y se guardan para ella. Se acceden a travs de la ficha Ver del comando Herramientas. Encabezados de fila y columna: Se ocultan o se muestran. Pagina 3 PDF Creator - PDF4Free v2.0 http://www.pdf4free.com
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El control de presentacin del espacio de trabajo afecta a todo el espacio de trabajo de Excel, no es especfico de ningn libro ni hoja de clculo. Se puede ocultar la barra de estado y la barra de frmulas en el men Ver. Tambin se puede Ver\Pantalla completa para maximizar el espacio de trabajo de Excel. Para volver hay que pulsar en la barra de tareas que aparece. El control de presentacin de libros y ventanas se guarda con el libro. Para acceder a estas opciones debes de elegir la ficha Ver del men Herramientas\Opciones. Barra de desplazamiento horizontal\ Barra de desplazamiento vertical : Activando o desactivando la casilla de verificacin correspondiente de la seccin Ventana de la ficha Ver. Etiquetas de hojas: Determina la presentacin o no de las etiquetas de las hojas de clculo en la parte inferior del libro.
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Mdulo de Excel Lneas de divisin. Color de las lneas. Saltos de pgina automticos: Para que se vean como una lnea discontinua antes de imprimir. Valores cero: Las casillas vacas muestran el valor cero. Las ventanas pueden dividirse en paneles, que delimitan en la ventana dos o cuatro zonas de desplazamiento. Para dividirla, se empieza por seleccionar la celda o celdas que marcarn el punto de divisin: Selecciona una columna completa para dividir en paneles verticales. Selecciona una fila completa para dividir en paneles horizontales. Seleccione una celda para dividir en paneles vertical y horizontal situados inmediatamente por encima y ala izquierda de la celda seleccionada.
Comando Ventana \ Anular. Si la ventana no est inmovilizada, haz doble clic en una de las barras de divisin para unir los paneles, o arrastra el cuadro de divisin con el ratn hasta el extremo superior o izquierdo. Si la ventana est inmovilizada, elige primero el comando Ventana\ Movilizar secciones. Tenemos la posibilidad de presentar la informacin aumentada o reducida a travs de la lista desplegable de la barra de herramientas estndar o eligiendo Ver \ Zoom.
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Es posible inmovilizar secciones. Para ello elige el comando Ventana \ Inmovilizar secciones. El panel situado por encima de la divisin horizontal no admite desplazamiento, igual que el situado ala izquierda de la divisin vertical. Las divisiones pueden anularse de una de estas formas:
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A continuacin elige el comando Ventana \ Dividir.
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Mdulo de Excel
Trabajar con hojas de clculo

Todo sobre las celdas Es el elemento bsico de una hoja de clculo y pueden contener nmeros o textos, frmulas que se utilizan para hacer clculos y admiten un amplio abanico de opciones de formato. Las celdas se identifican por su posicin en la retcula de la hoja de clculo. Las direcciones de las celdas se llaman referencias de celda. La celda activa aparece en el cuadro de nombre de la parte izquierda de la barra de frmulas. Una forma fcil de activar una celda es hacer clic sobre ella. Para seleccionar varias celdas se usa la tcnica de arrastrar y soltar. El conjunto de las celdas seleccionadas se llama Seleccin. Se referencian de la siguiente forma B3:C4. Las celdas admiten cuatro tipos de datos en su interior: texto, nmeros, valores lgicos y valores de error. El texto consiste en cualquier combinacin de letras, nmeros y caracteres especiales. Una celda puede contener hasta 255 caracteres. Los nmeros pueden representarse con comas, en notacin cientfica o en otros formatos. Nunca se debe confundir entre el valor de la celda y su representacin. Las fechas y horas son nmeros pero con un formato especial. Las celdas admiten los valores lgicos Verdadero y Falso. Las frmulas pueden producir valores errneos. Por ejemplo si una frmula devuelve el valor #DIV/0 es que ha tratado de dividir por cero. Edicin de celdas
Un valor numrico puede contener una o varias cifras y los caracteres especiales para nmeros (+, -, (, ),. ,/ Pts., ,, E, e, :, ). Se puede fijar el nmero de decimales en Herramientas\ Opciones ficha Editar y elegir la casilla de nmero fijo de decimales. Se puede decir que el nmero no lo trate como tal sino como un cdigo. Basta con escribir al principio de la celda una apstrofe (). Cunado Excel interpreta un nmero como valor de fecha u hora, la presentacin de dicho valor vara en consecuencia. Los valores introducidos pueden corregirse en la barra de frmulas y en la propia celda, ya sea seleccionado la celda y haciendo clic en la barra de frmulas o haciendo doble clic sobre la celda. Para borrar una frmula basta con seleccionarla y pulsar Supr. Esto slo borra el contenido, deja sin borrar el formato de la celda y si nota si la tiene, Si quiere borra ms cosa debes elegir Edicin\Borrar. Tienes cuatro opciones: Todo, Formato, Contenido y Notas.
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Para introducir datos en una celda basta con seleccionar la celda y escribir lo que sea y despus pulsar Intro ( o seleccionar otra celda) . La barra de frmulas presenta la frmula y la celda el resultado.
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Mdulo de Excel Desplazarse por la hoja de clculo con el ratn Para ir al final de un bloque de celdas llenas, o en blanco, debes hacer doble clic en el borde de la celda situado en el sentido hacia el cual quieres moverte. Para saltar directamente a una celda determinada puedes utilizar el cuadro nombre, escribir la referencia y presionar Intro. Si la celda tiene nombre seleccinalo en la lista desplegable. Tambin puedes usar Edicin \Ir a. Desplazarse con el teclado Se usan las teclas de direccin y estas en combinacin con otras: Ctrl+Inicio: A la celda A1. Ctrl+Fin: A la ltima celda. Inicio: Hasta el principio de la fila. Etc. Seleccin de celdas con el ratn
Insertar y borrar celdas Para insertar celdas debes seleccionar donde quieres hacer la seleccin. Luego debes de elegir Insertar y alguna de sus opciones. Para borrar celdas las dems no cambian de su posicin, cosa que ocurre cuando eliminamos celdas. Para eliminar hay que seleccionar y despus elegir Edicin \ Eliminar. Para borrar debes seleccionar y pulsar Supr. Control de la altura de las filas y la anchura de las columnas Selecciona la lnea situada entre dos letras o dos nmeros. Haz clic y arrastra para cambiar el ancho o el largo de la fila o columna. Si haces doble clic sobre el borde derecho del encabezado de la columna o en el borde inferior del encabezado de la fila y se ajustar a tamao de la celda ms grande. Pagina 6 PDF Creator - PDF4Free v2.0 http://www.pdf4free.com
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Con la tcnica de arrastrar y soltar o haciendo clic en un ngulo del rango y manteniendo pulsada Mays y haciendo clic en el ngulo opuesto. Para seleccionar una fila o columna o varias podemos pulsar en el nmero de la fila o columna o usar combinaciones con Ctrl para elegir ms de una . Para mover una celda o varias hay que sealar uno de sus bordes externos hasta que el puntero se transforme en una flecha. Luego hay que arrastrar hasta la nueva posicin y soltar. Si esto lo haces pulsando la tecla Ctrl lo que estars haciendo es copiar en vez de mover. Tambin se puede usar el men contextual. Debes mantener pulsado el botn derecho del ratn mientras arrastras. Cuando sueltes se abrir un men contextual el cual me permita copiar, mover, copiar slo formatos, slo valores, Desplazar y copiar y desplazar y mover.
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Mdulo de Excel Buscar y reemplazar Se utiliza la tcnica comn en los programas de MSOFT. Aqu se puede especificar si lo que buscamos es una frmula o un valor o una nota. Tambin se puede reemplazar valores. Se debe elegir para todo esto Edicin \ Buscar o Edicin \ Reemplazar. Para seleccionar en una hoja debes antes seleccionar una celda de esa hoja. Si quieres buscar en un rango debes seleccionar el rango antes. Y si lo que quieres es buscar en varias hojas debes seleccionarlas antes. Puedes utilizar comodines para la bsqueda : * y ?.
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Frmulas y funciones
Hacer clculos con frmulas Una frmula es una secuencia de valores y operadores que empieza con el signo igual (=) y produce un valor nuevo. Excel introduce varios centenares de frmulas, llamadas funciones, creadas para realizar clculos muy variados. Utilizacin de la herramienta Autosuma
Basta con seleccionarla y empezar a escribir ( =1+2) y presionar Intro. Las frmulas empiezan todas con el signo igual. Todas muestran el resultado de la frmula. Cuando se selecciona una celda con frmula esta aparece en la barra de frmulas. Para editar una frmula se hace doble clic en la celda.
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+ * / ^ %
El orden de clculo es el siguiente: % ^ *y/ +y& =<>,<=,>=,<> Negacin Porcentaje Potenciacin Multiplicacin y divisin Suma y resta Concatenacin de texto Comparacin Pagina 8
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Los operadores aritmticos que admite Excel son: Suma Resta Multiplicacin Divisin Exponente Porcentaje
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Entrada manual de frmulas
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Introduce varios valores consecutivos en una hoja de clculo. Selecciona la casilla siguiente, haz clic en la casilla Autosuma y presiona Intro. Excel averigua lo que quieres sumar examinado las celdas contiguas y te propone un rango de celdas que tu tienes que verificar. Tambin se puede autosumar varias columnas a la vez, basta con seleccionar una celda para cada columna.
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Mdulo de Excel Cuando hay operadores con la misma prioridad se evalan de izquierda a derecha. Para evitar problemas se recomienda el uso de parntesis. Concatenacin de texto El carcter & sirve para unir textos: =Total de la factura: &D10& Pts. Si en la casilla D10 est el valor 10.000 entonecs la anterior frmula vale Total de la factura : 10.000 Pts. El mismo resultado se obtiene con la funcin Concatenar. Tambin es importante saber que cuando una celda produce un error Ecel produce un cdigo de error. Valor del error #DIV/0! #N/A #NOMBRE! #NULO! #NUM! #REF! #VALOR!
Inmovilizar valores
Comprender las referencias de celda Para sacarle el mayor partido a las frmulas pueden utilizarse referencias de frmulas.
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Qu es una referencia circular y como se resuelve ? Imagina que en la celda A1 est la frmula =B1+C1 y que al pulsar Intro recibe el mensaje de advertencia No se pueden resolver referencias circulares. Esto es debido a que en alguna celda hay referencia a otra de la frmula. Normalmente esto se Pagina 9 PDF Creator - PDF4Free v2.0 http://www.pdf4free.com
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=A1*2 =ABC&A1 =A1&A2
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Cuando queramos copiar los resultados de ciertas frmulas pero no queremos dar las frmulas, debemos marcarlas , copiarlas y hacer un pegado especial y elegir Valores.
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Causa Divisin por cero El significado depende de las circunstancias; normalmente significa que no hay ningn valor o que hay un valor inadecuado. Referencia a un nombre invlido. Referencia a la interseccin de dos reas que no se cortan. Empleo incorrecto de un nmero o nmero resultante demasiado grande o pequeo para ser representado. Referencia de celda incorrecta. Suele ser resultado de utilizar argumentos u operadores incorrectos
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Mdulo de Excel produce por error, pero en otras ocasiones se puede utilizar para clculos con iteraciones Para ello se elige la opcin Herramientas /Opciones, se selecciona la ficha Clculo y se marca la casilla Iteraciones. Excel recalcula la frmula por defecto 100 veces. Registra cuando cambia el resultado en cada iteracin y cuando pasa de Cambio mximo para. Ya estudiaremos herramientas que utilizan esta tcnica para realizar clculos como son Solver y Buscar objetivo. Estilos de referencia El estilo A1 es el estilo por defecto y es una letra para la columna y un nmero para la fila. El estilo L1C1 identifica las filas y las columnas por nmeros. Por ejemplo L3C2 corresponde a B3.
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Norte Sur Este Oeste
Transporte Por unidad 1195 1255 1325 975
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Las referencias absolutas llevan un signo $ delante de la letra y del nmero ($A$1). Las referencias absolutas no cambian cuando se copian a otra celda. Las referencias relativas si cambian cuando se copian a otras celdas. Se denotan por carecer de $ delante de la letra y del nmero. Entendmoslas, si en la celda B1 est =A1, esto significa que es igual a la celda situada a su izquierda, o sea, que si la copiamos en otra celda ( por ejemplo C5, est valdr = B5 ) esta valdr la inmediatamente a su izquierda. Cuando se corta y se pega una celda con referencias relativas estas no cambian. Para comprender las referencias mixtas veamos un ejemplo: Introduce la frmula =B4*C4 en la celda D4. Cpiala en las celdas D5, D6 y D7.
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Chismes rojos Unidades Coste 5 12 6 23
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Introduce la frmula =B4*E4 en la celda F4. Cpiala en las celdas F5, F6 y F7. Los resultados son incorrectos por que estamos usando slo referencias relativas. La solucin est en usar referencias absolutas. Introduce la frmula =$B4*C4 en la celda D4 Copia D4 en las celdas F4,F5,F6 y F7. Para hacer referencias a varias celdas hay que escribir A1:B3, esto significa el rango de celdas desde la casilla A1 hasta la B3. Pagina 10
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Chismes azules Unidades Coste 9 4 2 11 http://www.pdf4free.com
Referencia absoluta. Referencia relativa. Referencia mixta.
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Tipos de referencias
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Mdulo de Excel Por fortuna las referencias en las frmulas se pueden aadir seleccionado o haciendo clic en la celda correspondiente. Tambin se pueden hacer referencias a otras celdas de otra hoja del libro, ya sea seleccionado o escribindola. ( =Hoja1!A1). Para hacer referencia a una celda de otra hoja de otro libro se har seleccionado o escribiendo =[Libro1]Hoja1!$A$1. Funciones de hoja de clculo Las funciones pueden utilizarse solas o dentro de una frmula (SUMA ( A1:C4)) ; los argumentos se separan por comas. Veamos un ejercicio donde se utilizan frmulas
Media:
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La funcin Y comprueba si son ciertas varias condiciones:
Ejemplo: =SI ( O ( B3>=5 ; B5=3 ) ; 4 ; 6 )
Asistente de funciones
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Abre una hoja de clculo y escribe Basilisco en la celda A1 Selecciona la celda B1 y elige Insertar /funcin. Selecciona texto el la lista de funciones Selecciona Izquierda en la lista de nombres de funciones. Haz clic en el botn siguiente. Haz clic en A1 para ponerlo de primer argumento. Escribe 4 en el argumento de Num_de_caracteres. Haz clic en terminar.
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La funcin O comprueba si es cierta alguna condicin:
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Ejemplo: =SI ( Y ( Estexto(B1); Esblanco(B3)); Debe escribir el apellido; )
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Verificacin de condiciones complejas: Funciones Y y O
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Nombre completo Arnaiz, Illan Villasante, Diana Madariaga, Iurgi Carballeria, Teresa
Apellido Arnaiz Villasante Madariaga Carballeria
Puntuacin 80 92 64 76
Aprobado S S No S
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Mdulo de Excel Clculos con varias hojas 1. 2. 3. 4. Abre un libro nuevo Introduce un nmero en la celda A1 de la Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3 y Hoja 4. Activa la Hoja 1. En la celda B2 escribe =Suma( Selecciona desde la Hoja1 hasta la 4 ( Selecciona hoja1, presiona mayus y hoja 4) 5. Selecciona la celda A1. 6. Escribe ) y presiona Intro.
Hay tres mtodos de clculo:
Todo esto se cambia en Herramientas /Opciones, ficha Calcular. Precisin en pantalla
Para recalcular haciendo caso a los valores de pantalla elige Herramientas / Opciones, ficha Calcular y la casilla Precisin de pantalla. Trabajo con frmulas y funciones
Vamos a crear una calculadora de prestamos: La funcin que calcula un pago mensual de un prstamo dado un plazo y un inters es la funcin PAGO ( inters mensual; Nmero de cuotas; capital prestado). Elaborar un plan de prestamos: Se parte de un inters , un plazo y una cantidad prestada.
Periodo Mayo 96 Junio 96 Tipo de inters 10%
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Saldo de partida 200000 192438
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Pago mensual 9229 9229 Plazo 24
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Inters 1667 1604
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Automticamente: Si se cambia algn valor se recalcula automticamente. Automticamente excepto tablas: Todo menos las tablas. Manualmente: Pulsando F9.
Principal
Principal 200000
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Saldo final 192438 184812 Pagina 12
Control de clculo en la hoja
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Mdulo de Excel
Formato de hojas de clculo

Fuentes Primero selecciona el rango de celdas a las que quieres aplicar el formato y despus elige Formato / Celdas y selecciona la ficha Fuentes. Puedes escoger entre Fuente, Tamao, Subrayado, color y efectos. Aadir bordes
Aplicar diseos
Alineacin de elementos dentro de las celdas Selecciona la opcin Formato / Celdas y selecciona la ficha Alineacin. Nos encontramos dos tipos de alineaciones: Horizontal y vertical. La horizontal ofrece las siguientes opciones: General : Texto por la izquierda y nmeros por la derecha. Izquierda. Central. Derecha. Llenar: Rellena la celda con un nico carcter. Justificar. Centrar dentro de la seleccin : Centra el texto entre varias columnas.
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La alineacin vertical determina la colocacin de los elementos en relacin con los bordes superior e inferior de la celda: Superior: Coloca el contenido en la parte superior de la celda. Central: Centra el contenido en el sentido vertical. Inferior. Justificar.
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Puedes seleccionar Formato / Celdas y la ficha Diseo o escoger la herramienta color de la barra de Formato y /o la herramienta Diseo de la barra de herramientas de dibujo.
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Elige Formato / Celdas y selecciona la ficha Bordes. Puedes escoger el estilo, color y los bordes que se aplican. Para eliminar un borde, abre la caja de dilogo Bordes y haz clic en la casilla bordes que quieres eliminar. Existe la herramienta Bordes que abre una lista con diversos estilos en la barra de formato.
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Mdulo de Excel Formato de nmeros Elige el rango de celdas y elige Formato / Celdas y la ficha Nmero. Escoge el formato que te de la gana y pulsa Aceptar. Smbolo 0 # ? . ( punto ) % Funcin Indicador de cifras Indicador de cifras Indicador de cifras Separador de miles Porcentaje Notas Determina el nmero de cifras decimales. No muestra ceros iniciales ni finales No elimina los ceros no significativos Muestra la posicin de los millares Muestra el signo % y trata el nmero como un valor de porcentaje Marca el inicio de las cifras decimales Salta la anchura del carcter situado a continuacin del subrayado. Muestra el nmero en formato exponencial Muestra estos caracteres Indica que el nmero es una fraccin El carcter que le sigue debe interpretarse como texto Lo que hay entre comillas se interpreta como texto Llena el resto de la celda con el carcter que le sigue al asterisco Seala el punto en que aparecer el texto introducido por el usuario Muestra los caracteres en el color indicado ( negro, azul, blanco, verde, rojo, amarillo). Muestra el color de la paleta de colores atendiendo al nmero ( 0- 56 ) Fija criterios para cada seccin del formato numrico.
, ( coma ) _ ( subrayado )
Coma decimal Opcin de alineacin
E- E+ e- e+ :Pts _ + () - / / \
Indicadores de exponente Caracteres Separador de fracciones Indicador de texto
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[color]
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[ color n ]
[ Valor de condicin]
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Indicador de texto Indicador de relleno
Cdigo de formato
Indicador de color
Indicador de color
Declaracin condicional
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Mdulo de Excel Los smbolos para la fecha y hora son: Smbolo aaaa aa mmmm mmm mm m dd d h mm ss AM/PM Presentacin 1997 97 Enero Ene 01 1 07 7 1 01 01 AM Notas Ao con cuatro cifras Ao con dos cifras Nombre completo del mes Nombre del mes abreviado Nmero del mes con cero inicial Nmero del mes sin cero inicial Nmero del da con cero inicial Nmero del da sin cero inicial Hora Minuto ( con cero inicial ) Segundo AM o PM en formato de 12 horas
Ejemplos :
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Valor 1234,335 1234,335 1234,335 1234 1234,335 ,1234 1234,335 11 junio 1998 11 junio 1998 11 junio 1998 8:07 PM 8:07 PM 8:07:32
Formato 0 #.##0 #.##0,00 0,00 #?/? 0% 0,00E+00 m/d/aa d-mmm-aa mmm-aa h:mm AM/PM h:mm h:mm:ss
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Presentacin 1234 1.234 1.234,34 1234,00 1234 1/3 12% 1,234E+03 6-11-98 11-jun-98 Jun-98 8:07 PM 20:07 8:07:32
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Mdulo de Excel Formatos numricos personalizados Selecciona la celda A1 y escribe 1234567, elige Formato / Celdas y selecciona la ficha Nmero. Selecciona la categora Personalizada y escribe #.###. Haz clic en Aceptar. Los formatos personalizados se aaden a la lista y se pueden modificar eliminar , etc.
Ms ejemplos:
Copiar formato
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Todo autoformato comprende seis atributos: Nmero, Fuentes, Alineacin, Bordes, Diseo y Ancho/Alto. Se pueden aplicar todos los efectos o slo los que queramos. Selecciona un rango de datos y elige Formato / Autoformato, escoge el que quieras. Modelos Los modelos ahorran tiempo, simpifican el cambio de formato y fijan normas de formato.
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Las ventajas de los autoformatos
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Selecciona una celda que contenga el formato que quieres copiar, haz clic en la herramienta Copiar formato, haz clic con el ratn y arrastra sobre las celdas a las cuales quieres aplicar el formato.
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;; : Oculta todos los nmeros pero no el texto. ;;; : Oculta todos los valores. 0;0; : Muestra los valores positivos y negativos como enteros positivos, los ceros como celda en blanco y el texto como se escriba.
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Un formato de nmero puede tener hasta cuatro secciones separadas por punto y coma: valores positivos;valores negativos;cero;valores de texto.
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#.##0;[Rojo] (#.##0) : Muestra los negativos en rojo y entre parntesis. [Rojo][<10]#.##0; [Verde][>20]#.##0;[Amarillo]#.##0 : Los nmeros inferiores a 10 se muestran en Rojo. Los nmeros superiores a 20 se muestran en Verde. El resto se muestra en amarillo. Cantidad: #.##0 : Los nmeros se muestran despus de esta cadena de texto.
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Ejemplos :
Mdulo de Excel Aplica el formato a una celda y cuando acabes elige Formato / Modelo, escribe un nombre para el modelo y haz clic en aceptar. Tambin se pueden crear modelos desde la misma caja de modelos. Para aplicar un modelo selecciona las celdas a las cuales se lo vas a aplicar y elige Formato / Modelo, elige el que te guste en la lista y pulsa aceptar.
Ejercicio de formato
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Gastos vehculo por km Gastos sueldos por km Gastos administracin por km Gastos marketing por km Precio de costo por km Beneficio
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Precio Subvencin del estatal
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Precio billete por km y pasajero
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6 Pts 6 Pts 4 Pts 3 Pts 19 Pts 3 Pts 22 Pts 5 Pts 17 Pts Pagina 17 http://www.pdf4free.com
Precio por kilmetro y pasajero
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PRECIOS DE LOS BILLETES
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AUTOBUSES ALEGRA
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Tabla de distancias
Parada Alameda Ballesta Camino Pi Dr. Fleming Espaoleto Fuensana General Pava
Parada Alameda Ballesta Camino Pi Dr. Fleming Espaoleto Fuensana General Pava
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Alame Ballesta Camino Dr. Fleming Espa Fuentesa da Pi oleto na 51,29 85,48 102,58 136,7 205,15 7 51,29 34,19 51,29 85,48 153,86 85,48 34,19 17,10 51,29 119,67 102,58 51,29 17,10 34,19 102,58 136,77 85,48 51,29 34,19 68,38 205,15 153,86 119,67 102,58 68,38 273,54 222,25 188,06 170,96 136,7 68,38 7
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Precio de los billetes
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General Pava 273,54 222,25 188,06 170,96 136,77 68,38 Pagina 18 http://www.pdf4free.com
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Alame Ballesta Camino Dr. Fleming Espa Fuentesa da Pi oleto na 3 5 6 8 12 3 2 3 5 9 5 2 1 3 7 6 3 1 2 6 8 5 3 2 4 12 9 7 6 4 16 13 11 10 8 4
General Pava 16 13 11 10 8 4
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Mdulo de Excel
Imprimir hojas de clculo
Preparacin de la hoja de clculo para imprimirla El comando Archivo / Preparar pgina abre un cuadro con cuatro fichas: Pgina, Mrgenes, Encabezado / Pie, Hoja. Determinar el aspecto de la pgina impresa Las opciones son:
Ajuste de los Mrgenes Las opciones son:
Creacin de Encabezados y pies Existen unos por defecto que incluyen el nmero de pgina , nombre de la hoja de clculo, etc. Para personalizar uno debes pulsar el botn correspondiente. Aparecen tres secciones : Izquierda, derecha y central. Pulsa la que quieras y escribe.
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Las opciones de la hoja de clculo Las opciones son: Area de impresin: Se puede seleccionar o escribir la referencia. Ttulos a imprimir: Seleccione o escriba las filas y columnas que quiera repetir en todas las pginas. Lneas de divisin: Se imprimen o no. Notas: Imprime las notas de las celdas en pginas aparte. Pagina 19
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Superior, Inferior, Izquierdo, Derecho. Desde el extremo. Centrar en la pgina.
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Orientacin: Horizontal o vertical. Escala Ajustar a: Permite ampliar o reducir la hoja de clculo impresa sin modificar el tamao de la presentacin en pantalla. Escala Encajar en: Encaja una hoja de clculo en un nmero determinado de pginas de anchura y altura. Tamao del papel. Calidad de impresin. Primer nmero de pgina.
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Mdulo de Excel Calidad de borrador: No se imprimirn las lneas de divisin ni la mayor parte de los grficos. Blanco y negro: No reproduce los colores en grises. Encabezados de filas y columnas. Orden de las pginas.
Definicin de saltos de pgina Los saltos de pgina automticos no se indican en la hoja hasta que no se imprime por primera vez. Para ver los saltos de pgina, elige Herramientas / Opciones , escoge la ficha Ver y haz clic en la casilla Saltos de pgina automticos. Hay tres tipos de saltos de pgina manuales: vertical, horizontal y mixto. Salto de pgina vertical: Selecciona la columna a la derecha y elige Insertar / Salto de pgina. Salto de pgina horizontal: Selecciona la fila por abajo. Salto vertical y horizontal: Selecciona una celda y elige Insertar / Salto de pgina. Se fija a los lados superior e izquierdo.
Los saltos manuales se eliminan seleccionando una celda a la derecha, debajo y eligiendo Insertar / Quitar salto de pgina.
Opciones de impresin de la hoja de clculo Elige Archivo / Imprimir. Las opciones que aqu aparecen son idnticas a la de
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Una caracterstica de Excel es la de imprimir las frmulas. Para ello muestra en pantalla las frmulas eligiendo Herramientas / Opciones, seleccionado la ficha Ver y marcando la casilla Frmulas. Luego imprime la hoja. Se puede imprimir la ventana de informacin de una celda. Para ello selecciona la celda de la cual quieres informacin, elige herramientas / Opciones; selecciona la ficha Ver y marca la casilla Ventana de informacin ; elige el men Informacin y selecciona lo que quieras y elige Archivo imprimir.
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Mdulo de Excel
Aumentar la productividad
Edicin de celdas y desplazamiento por la hoja de clculo Intercambiar filas y columnas Se puede organizar unos datos que estn en filas a columnas. Para ello selecciona los datos, elige Edicin / Copiar y selecciona una celda y elige Edicin / Pegado especial. Ah selecciona la casilla Transponer y pulsa Aceptar. Introducir la misma frmula en varias celdas
Selecciona las celdas, escribe la frmula o constante y presiona Ctrl+ Intro en lugar de Intro. Crear rpidamente una tabla numrica
Entrada de nmeros y fechas
Introducir nmeros como texto
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Formato numrico con los ceros iniciales Cuando interese utilizar los ceros iniciales se debe poner el fortmato 0000000, por ejemplo para siete cifras.
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Excel contiene numerosos formatos para nmeros y fechas, y permite adems crear otros personalizados. Pero en ocasiones, el programa tambin deduce el formato que debe aplicar. Por ejemplo: si escribes 2-9 o 2/9 Excel supone que lo que quieres escribir es la fecha 2 de septiembre. Para evitar esto basta escribir un espacio antes del nmero.
Introduce primero el apostrofe `04543.
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Para probar algunos modelos se utilizan datos aleatorios. Para ello selecciona un rango de celdas, escribe la frmula = Aleatorio() y presiona Ctrl+Intro. Para evitar que se recalculen esos datos debes seleccionar el rango de celdas, elegir Edicin / Copiar y Elegir Edicin / Pegado especial, seleccionar Valores y pulsar Aceptar.
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Mdulo de Excel Fecha y hora actuales Ctrl+; Fecha actual. Ctrl+: Hora actual. Trabajo con libros, hojas de clculo y ventanas Para editar o formatear varias hojas de clculo a la vez basta con seleccionarlas y todas las operaciones de entrada, edicin y formato se aplican a todas las hojas del grupo. Se puede guardar el rea de trabajo, o sea, memorizar todos los libros abiertos y la disposicin de las ventanas en un archivo del tipo .XLW. Si abres este archivo automticamente todos los libros se abrirn y los organizar tal como se guardaron. Se puede crear una copia de seguridad del archivo antes de guardarlo. Elige el comando Archivo / Guardar como, haz clic en Opciones y selecciona la opcin Crear una copia de seguridad. La copia se guarda en un fichero con el mismo nombre y extensin .XLK. Acelerar la introduccin de datos con Autollenado
El cuadro de llenado es el pequeo cuadrado que hay situado en el ngulo inferior derecho de la celda o las celdas seleccionadas. Veamos como funciona , llenado unas celdas con los nombres de los meses. Escribe Ene en la celda A1, seala el cuadro de autollenado, haz clic y arrastra hasta la celda L1. El autollenado tambin trabaja con fechas nmeros, horas, etc. Se pueden definir tendencias de autollenado si se seleccinan dos o ms valores de partida, Excel tratar de determinar una tendencia. Se puede autollenar un rango de celdas contigua a otro de datos haciendo doble clic en el cuadro de autollenado. Rellena con datos las celdas B1, B2, B3 y B4. Escribe T1 en la celda A1, haz doble clic en el cuadro de llenado de la celda A1; las celdas A1A4 se llenarn con los nombres T1 a T4. Se pueden definir listas personalizadas para autollenado. Escribe una lista en un rango continuo de celdas, selecciona el rango de la lista, elige Herramientas / Opciones y selecciona la ficha Listas, haz clic en el botn Importar, haz clic en Aceptar. Se utilizan de la misma forma que las listas anterores. Trabajo con frmulas matriciales
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Mdulo de Excel Son aquellas que trabajan con matrices de datos. Selecciona las celdas B2:C3, escribe la frmula =1, pulsa al mismo tiempo Ctrrl+Mays+Intro. Las llaves que se muestran en la barra de frmulas son las que indican que es una frmula matricial. Las restricciones son: No se puede cambiar celdas individuales dentro de una frmula matricial, es necesario seleccionar la matriz completa antes de cambiar la frmula. No se puede eliminar ni insertar celdas dentro de una matriz Al editar una frmula siempre hay que terminar con Ctrl+Mays+Intro. Slo pueden cubrir 1.600 celdas.
Conversin de unidades de medida
La funcin CONVERTIR realiza toda clase de conversiones de unidades de medida: millas a Kilmetros, gramos a onzas, etc. Sintaxis CONVERTIR(nmero;de_unidad;a_unidad) Nmero: es el nmero a convertir.
De_unidad: es la unidad del argumento nmero.
Longitud de_unidad o a_unidad Metro "m" Milla "mi" Milla nutica "Nmi" Pulgada "in" Pie "ft" Yarda "yd" Angstrom "ang" Pica (1/72 in.) "Pica"
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Peso y masa de_unidad o a_unidad Gramo "g" Slug "sg" Libra masa (avoirdupois) "lbm" U (unidad de masa atmica) "u" Onza (sistema avdp) "ozm"
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A_unidad: son las unidades que se van a usar en el resultado. CONVERTIR acepta los siguientes valores de texto para los argumentos de_unidad y a_unidad:
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Ejemplos: {=Suma(B3:B6*C3C6) }. Suponiendo que en la columna B hay cantidades y en la C hay precios , esta frmula me da el Total de la factura.
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Mdulo de Excel
Hora de_unidad o a_unidad Ao "yr" Da "day" Hora "hr" Minuto"mn" Segundo "sec" Presin de_unidad o a_unidad Pascal "Pa" Atmsfera "atm" mm de mercurio "mmHg" Fuerza de_unidad o a_unidad Newton "N" Dina "dyn" Libra fuerza "lbf" Energa de_unidad o a_unidad Julio "J" Erg "e" Calora (4,183991 J) "c" Calora (4,186795 J) "cal" Electronvoltio "eV" Caballo hora "HPh" Vatio-hora "Wh" Libra pie "flb" BTU (Unidad trmica inglesa) "BTU" Potencia Caballos Vatio "W" de_unidad o a_unidad "HP"
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Temperatura de_unidad o a_unidad Grado Celsius "C" Grado Fahrenheit "F" Grado Kelvin "K" Medidas de capacidad de_unidad o a_unidad Cuchara de t "tsp" Cuchara sopera "tbs" Onza fluida "oz" Taza "cup" Pagina 24
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Magnetismo de_unidad o a_unidad Tesla "T" Gauss "ga"
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Mdulo de Excel Pinta "pt" Cuarto "qt" Galn "gal" Litro "lt" Los siguientes prefijos de unidad abreviada se pueden agregar a cualquier argumento de_unidad o a_unidad mtrico. Prefijo Multiplicador Abreviatura exa 1E+18 "E" peta 1E+15 "P" tera 1E+12 "T" giga 1E+09 "G" mega 1E+06 "M" kilo 1E+03 "k" hecto 1E+02 "h" deca 1E+01 "e" deci 1E-01 "d" centi 1E-02 "c" mili 1E-03 "m" micro 1E-06 "u" nano 1E-09 "n" pico 1E-12 "p" femto 1E-15 "f" atto 1E-18 "a" Observaciones
Ejemplos
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CONVERTIR(1.0; "lbm"; "kg") es igual a 0,453592 CONVERTIR(68; "F"; "C") es igual a 20 CONVERTIR(2.5; "ft"; "sec") es igual a #N/A
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Si el tipo de datos de entrada es incorrecto, CONVERTIR devuelve el valor de error #VALOR! Si la unidad no existe, CONVERTIR devuelve el valor de error #N/A. Si la unidad no reconoce un prefijo de unidad abreviada, CONVERTIR devuelve el valor de error #N/A. Si las unidades pertenecen a grupos distintos, CONVERTIR devuelve el valor de error #N/A. Las maysculas y minsculas de nombres de unidades y prefijos se toman en cuenta.
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Mdulo de Excel
El poder de los nombres

Los nombres facilitan la comprensin y el mantenimiento de frmulas. La expresin =Ventas-Costes es ms legible que =B3-D5, sobre todo seis meses despus de elaborar la hoja de clculo. Cuando se mueve una celda, su nombre se mueve con ella por lo que guarda la integridad de las referencias externas.
Tambin se pueden definir con la caja de dilogo Definir nombre : Selecciona la o las celdas. Elige Insertar / Nombre / Definir ( Ctrl+F3 ). Escribe el nombre en el cuadro de edicin Nombres. El cuadro Se refiere a se refiere a la seleccin activa, puedes cambiarla. Haz clic en Aceptar para terminar, o en Agregar para aceptar el nombre sin cerrar el cuadro de dilogo.
Tambin con el cuadro Crear Nombre:
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Para asignar nombres a rangos discontinuos se debe usar Definir Nombre o el cuadro nombre pero no Crear Nombre.
Eliminar celdas Elige el comando Insertar / Nombre / definir; Selecciona el nombre que quieres eliminar y pulsa el botn Eliminar.
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Insertar / Nombre / Crear Permite asignar nombres en funcin de las celdas contiguas.
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Selecciona la celda o celdas a las que quieres asignar un nombre. Haz clic en el cuadro de nombre. Escribe el nombre y presiona Intro.
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La forma ms sencilla es con el cuadro de nombre situado en la barra de frmulas:
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Asignacin de nombres a celdas
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Un nombre slolo puede contener los siguientes caracteres: Las letras A-Z, los nmeros 0-9, el punto y el guin de subrayado. El primer carcter debe ser una letra o un guin de subrayado. Ningn nombre puede tener ms de 255 caracteres. Un nombre no puede ser igual que una referencia a una celda.
Mdulo de Excel Referencia a celdas con nombre en las frmulas Imaginemos que la celda $A$1 se llama Beneficio y el rango $B$1:$B$3 se llama Detalle. =beneficio =beneficio*2 =SUMAR(detalle) =bebeficio+SUMA(detalle) Cuando se escribe o edita una frmula, los nombres se pueden pegar en lugar de escribirlos. Referencia a intersecciones de filas y columnas Escribe la siguiente tabla: Celda B2 Cosas Chismes Cacharros Este
Nombres de constantes
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Elige Insertar / Nombre / Definir, escribe en el cuadro Nombres en el libro el nombre y en Se refiere a el valor de la constante: el valor puede ser un nmero, texto, un valor lgico o una matriz. Para terminar pulsa Aceptar o Agregar. Nombres que hacen referencia a otras hojas de clculo Elige el comando Insertar / Nombre / Definir, escribe el nombre y en se refiere a escribe algo como [LIBRO1.XLS]Hoja1!Celda.
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El espacio en blanco es el que indica la interseccin . Si escribimos en las celdas E3,E4 y E5 la frmula =Este +Oeste, la suma la hace correcta por la interseccin implcita.
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=Este Cosas =Oeste Cacharros =Chismes Este
C3 D5 C4
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Selecciona las celdas y con la opcin Crear Nombre marca las casillas Fila superior y columna izquierda y haz clic en Aceptar. Se crean cinco nombres. Para hacer referencia a los puntos de interseccin de estos nombres se puede hacer lo siguiente:
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3.678 1.456 2.456
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Oeste
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3.567 4.568 4.321 Pagina 27
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Mdulo de Excel Veamos un ejemplo de cmo los nombres centralizan la lgica: 1. Introduzca las siguientes constantes en una hoja de clculo en blanco: B2 Tipo Chismes Cosas Cacharros
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Introduce la frmula =C3 *D3 en la celda E3 Selecciona la frmula y elige el comando Edicin / Copiar Presiona Esc Elige el comando Insertar / Nombre / definir. Borra el contenido de Se refiere a y elige Edicin / Pegar. Haz clic en Aceptar. Selecciona las celdas E3:E5 Escribe =Total y presiona Ctrl+Intro.
Rangos dinmicos Vamos a crear un rango de celdas dinmico: 1. Crea la siguiente hoja de clculo: B2 Cartera 1
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Cartera analizada ( 1- 2) 2
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2. 3. 4. 5. 6. 7.
Llama a las celdas B2:C6 Cartera1. Llama a las celdas E2:F6 Cartera2. Llama a la celda D8 Opcin. Elige el comando Insertar / Nombre / definir Escribe el nombre Cartera_detalle. Escribe La siguiente frmula en el cuadro Se refiere a: =Si (Opcin=1;cartera1;Cartera2) 8. Haz clic en Aceptar. 9. Ahora prueba el funcionamiento en la celda Opcin.
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Cartera 2
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Cantidad 7 15 11
Precio 2.295 1995 898
Total
Mdulo de Excel
Funciones esenciales de la hoja de clculo

SUMA
Suma todos los nmeros de un rango.
SUMA(nmero1;nmero2; ...)
Ejemplos SUMA(3; 2) es igual a 5
SUMA("3"; 2; VERDADERO) es igual a 6, ya que los valores de texto se traducen a nmeros y el valor lgico VERDADERO se traduce como 1. A diferencia del ejemplo anterior, si A1 contiene "3" y B1 contiene VERDADERO, entonces: SUMA(A1; B1; 2) es igual a 2, ya que las referencias a valores no numricos de las referencias no se traducen.
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Si las celdas A2:E2 contienen 5; 15; 30; 40 y 50: SUMA(A2:C2) es igual a 50 SUMA(B2:E2; 15) es igual a 150
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Se toman en cuenta nmeros, valores lgicos y representaciones de nmeros que escriba directamente en la lista de argumentos. Consulte los dos primeros ejemplos. Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarn los nmeros de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error en esa matriz o referencia. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros causarn errores.
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Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros cuya suma desea obtener.
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Sintaxis
Mdulo de Excel SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
SUBTOTALES
Sintaxis
SUBTOTALES(nm_funcin;ref1)
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Nm_funcin es un nmero de 1 a 11 que indica qu funcin debe ser utilizada para calcular los subtotales dentro de una lista.
Nm_funcin Funcin 1 2 PROMEDIO CONTAR Pagina 30 PDF Creator - PDF4Free v2.0 http://www.pdf4free.com
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Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es ms fcil crear una lista con subtotales utilizando el comando Subtotales del men Datos. Una vez creada la lista de subtotales, puede camabiarse modificando la frmula SUBTOTALES.
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Supongamos que el rango A1:A4 contiene los siguientes valores de propiedad para cuatro casas: 100.000 $, 200.000 $, 300.000 $ y 400.000 $ respectivamente. El rango B1:B4 contiene las siguientes comisiones de venta correspondientes a estos valores de propiedad: 7.000 $, 14.000 $, 21.000 $ y 28.000 $. SUMAR.SI(A1:A4;">160000";B1:B4) es igual a 63000 $
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Ejemplo
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Rango es el rango de celdas que desea evaluar. Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina qu celdas se van a sumar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32"; "manzanas". Rango_suma son las celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en rango_suma se suman slo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango.
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Mdulo de Excel 3 4 5 6 7 8 9 10 11 CONTARA MAX MIN PRODUCTO DESVEST DESVESTP SUMA VAR VARP
Ref1 es el rango o referencia para el cual desea calcular los subtotales. Observaciones
Ejemplo
BUSCARV
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Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparacin;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
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Busca un valor especfico en la columna ms a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar.
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SUBTOTALES (9;C3:C5) producir un subtotal de las celdas C3:C5 utilizando la funcin SUMA.
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Si hay otros subtotales dentro de ref1 (o subtotales anidados), estos subtotales anidados se pasarn por alto para no repetir los clculos. La funcin SUBTOTALES pasa por alto las filas ocultas. Esto es importante cuando slo desea obtener el subtotal de los datos visibles que resulta de una lista filtrada. Si alguna de las referencias es una referencia 3D, SUBTOTAL devolver el valor de error #VALOR!.
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Mdulo de Excel Matriz_de_comparacin es el conjunto de informacin donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista. Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_de_comparacin deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podra devolver un valor incorrecto. Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del men Datos y seleccione la opcin "Ascendente". Los valores de la primera columna de matriz_de_comparacin pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. El texto escrito en maysculas y minsculas es equivalente.
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Ejemplos
En la hoja de clculo anterior, donde el rango A4:C12 se denomina Rango: BUSCARV(1;Rango;1;VERDADERO) es igual a 0,946
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Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor ms grande que sea menor o igual a valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_de_comparacin, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A. Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error #N/A.
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Observaciones
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Ordenado Es un valor lgico que indica si desea que la funcin BUSCARV busque un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolver el valor inmediatamente menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningn valor, devuelve el valor de error #N/A.
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Indicador_columnas es el nmero de columna de matriz_de_comparacin desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_de_comparacin; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_de_comparacin y as sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el nmero de columnas de matriz_de_comparacin, BUSCARV devuelve el valor de error #REF!
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Mdulo de Excel BUSCARV(1;Rango;2) es igual a 2,17 BUSCARV(1;Rango;3;VERDADERO) es igual a 100 BUSCARV(0,746;Rango;3;FALSO) es igual a 200 BUSCARV(0,1;Rango;2;VERDADERO) es igual a #N/A debido a que 0,1 es menor que el menor valor de la columna A BUSCARV(2;Rango;2;VERDADERO) es igual a 1,71 BUSCARH
Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en debern colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, es posible que BUSCARH no devuelva el valor correcto. El texto en maysculas y minsculas es equivalente. Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar del men Datos. A continuacin haga clic en Opciones y despus en Ordenar de izquierda a derecha y Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila deseada y despus en Ascendente. Indicador_filas es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deber devolver el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH Pagina 33
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Matriz_buscar_en es una tabla de informacin en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango.
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Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
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BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
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Sintaxis
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Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o en la matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar informacin que se encuentre dentro de un nmero especificado de filas. Use BUSCARV cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar.
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Mdulo de Excel devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_filas es mayor que el nmero de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #REF! Ordenado es un valor lgico que especifica si desea que el elemento buscado por la funcin BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si no se encuentra un valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el argumento valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la funcin BUSCARH encontrar el valor exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A.
BUSCARH("Ejes"; A1:C4;2;VERDADERO) es igual a 5 BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;3;VERDADERO) es igual a 8 BUSCARH("Engranajes";A1:C4;4;) es igual a 11
COINCIDIR
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Devuelve la posicin relativa de un elemento en una matriz que coincida con un orden especificado. Utilice COINCIDIR en lugar de las funciones BUSCAR cuando necesite conocer la posicin de un elemento en un rango en lugar del elemento en s. Sintaxis COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia)
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BUSCARH(3;{1;2;3/"a";"b";"c"/"d";"e";"f"};2;VERDADERO) es igual a "c"
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Matriz_buscar_en tambin puede ser una constante matricial:
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Supongamos que en una hoja se guarda un inventario de repuestos. A1:A4 contiene "Ejes"; 4; 5; 6. B1:B4 contiene "Cojinetes"; 4; 7; 8. C1:C4 contiene "Engranajes"; 9; 10; 11.
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Ejemplos
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Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #N/A.
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Observaciones
Mdulo de Excel Valor_buscado es el valor que se usa para encontrar el valor deseado en la tabla. Valor_buscado es el valor que desea hacer coincidir en la matriz_buscada. Por ejemplo, cuando busque algn nmero en la gua telefnica, estar usando el nombre de la persona como valor de bsqueda, pero el valor que realmente desea es el nmero de telfono. Valor_buscado puede ser un valor (nmero, texto o valor lgico) o una referencia de celda a un nmero, a un texto o a un valor lgico.
Tipo_de_coincidencia es el nmero -1, 0 1.
Si se omite tipo_de_coincidencia, se supondr que es 1.
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COINCIDIR devuelve la posicin del valor coincidente dentro de la matriz_buscada y no el valor en s. Por ejemplo: COINCIDIR("b";{"a";"b";"c"};0) devuelve 2, la posicin relativa de "b" dentro de la matriz {"a";"b";"c"}. COINCIDIR no distingue entre maysculas y minsculas cuando hace coincidir valores de texto. Si COINCIDIR no puede encontrar una coincidencia, devuelve el valor de error #N/A. Si tipo_de_coincidencia es 0 y valor_buscado es texto, valor_buscado puede contener los caracteres comodines asterisco (*) y signo de interrogacin (?). El asterisco equivale a una secuencia de caracteres y el signo de interrogacin a un nico carcter.
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Observaciones
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Si tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra el mayor valor que es inferior o igual al valor_buscado. Los valores en el argumento matriz_buscada deben colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;...A-Z; FALSO; VERDADERO. Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente igual al valor_buscado. Los valores en matriz_buscada pueden estar en cualquier orden. Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual al valor_buscado. Los valores en matriz_buscada deben colocarse en orden descendente: VERDADERO; FALSO; Z-A;...2; 1; 0; -1; -2;... y as sucesivamente.
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Matriz_buscada es un rango mltiple de celdas que contienen posibles valores a buscar. Matriz_buscada puede ser una matriz o una referencia matricial.
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Mdulo de Excel Ejemplos
Observe que C2:C8 contiene texto con formato de porcentaje. En la hoja de clculo anterior: COINCIDIR(39000;B2:B8;1) es igual a 3 COINCIDIR(38000;B2:B8;0) es igual a 2
Supongamos que Yen se refiere al rango A2:A8, YenDlar al rango A2:C8 y MisIngresos a una celda que contiene la cifra 6.301.126,33. La frmula:
"Su tipo impositivo es "&BUSCAR(MisIngresos;YenDlar)&", lo cual le coloca en la categora fiscal nmero "&COINCIDIR(MisIngresos;Yen)&"."
Sintaxis 1
co
Forma matricial
INDICE(matriz;nm_fila;nm_columna)
Matriz es un rango de celdas o una matriz de constantes. Para obtener ms informacin acerca de valores en matrices de constantes, haga clic en . Nm_fila selecciona, en el rango matriz, la fila desde la cual se devolver un valor. Si se omite nm_fila, se requiere el argumento nm_columna. Pagina 36 PDF Creator - PDF4Free v2.0 http://www.pdf4free.com
pu
ce
Devuelve el valor de un elemento en una tabla o matriz seleccionado por los ndices de nmero de fila y de columna. La funcin INDICE tiene dos formas, referencia y matricial. La forma de referencia siempre devuelve una referencia y la forma matricial siempre devuelve un valor o una matriz de valores. Use la forma matricial si el primer argumento de INDICE es una constante matricial.
nt
er
INDICE
1@
"Su tipo impositivo es 22,41%, lo cual le coloca en la categora fiscal nmero 7".
ar
produce el siguiente resultado:
ne
t.c
om
COINCIDIR(39000;B2:B8;-1) es igual al valor de error #N/A debido a que el rango B2:B8 est ordenado incorrectamente para el tipo_de_coincidencia -1 (el orden debe ser descendente para que sea correcto).
.a
Mdulo de Excel
Nm_columna selecciona, en el rango matriz, la columna desde la cual se devolver un valor. Si se omite nm_columna, se requiere el argumento nm_fila. Si se utilizan ambos argumentos nm_fila y nm_columna, INDICE devuelve el valor en la celda de interseccin de los argumentos nm_fila y nm_columna. Si matriz contiene slo una fila o columna, el argumento nm_fila o nm_columna que corresponde es opcional. Si matriz tiene ms de una fila y ms de una columna y slo utiliza nm_fila o nm_columna, INDICE devuelve una matriz con toda una fila o columna. Si se define nm_fila o nm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la matriz de valores de toda la columna o fila, respectivamente. Si desea utilizar valores devueltos en forma de matriz, introduzca la funcin INDICE como una frmula matricial en un rango horizontal de celdas. Para introducir una frmula matricial, presione CTRL+MAYSCULAS+ENTRAR en Microsoft Excel 97 para Windows o +INTRO en Microsoft Excel 97 para Macintosh.
INDICE({1;2/3;4};2;2) es igual a 4
INDICE({1;2/3;4};0;2) es igual a {2/4}
INDICE(B5:C6;2;2) es igual a Peras INDICE(B5:C6;2;1) es igual a Bananas
co
INDICE ( REFERENCIA) Devuelve la referencia de la celda ubicada en la interseccin de una fila y de una columna determinadas. Si el argumento ref es una seleccin mltiple, se podr elegir la seleccin en la que se buscar la referencia. La funcin INDICE tiene dos formas, referencia y matricial. La forma de referencia siempre devuelve una referencia y la forma matricial siempre devuelve un valor o una matriz de valores. Pagina 37
pu
ce
Si las celdas B5:B6 contienen el texto Manzanas y Bananas y las celdas C5:C6 el texto Limones y Peras respectivamente, entonces:
nt
er
Si se introduce como una frmula matricial, entonces:
1@
Ejemplos
ar
Los argumentos nm_fila y nm_columna deben indicar una celda contenida en matriz; de lo contrario, INDICE devuelve el valor de error #REF!
ne
Observaciones
t.c
om
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Mdulo de Excel
Sintaxis 2 Forma de referencia INDICE(ref;nm_fila;nm_columna;nm_rea)
co
Si se define nm_fila o nm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la referencia de toda la fila o columna, segn corresponda. Observaciones Nm_fila, nm_columna y nm_rea debern dirigirse a una celda en ref, de lo contrario la funcin INDICE devuelve el valor de error #REF! Si nm_fila y nm_columna se omiten, INDICE devuelve el rea del argumento ref definido por nm_rea.
pu
Despus de que ref y nm_rea hayan seleccionado un rango determinado, nm_fila y nm_columna seleccionan una celda especfica: nm_fila 1 es la primera fila del rango, nm_columna 1 es la primera columna y as sucesivamente. La referencia devuelta por INDICE es la interseccin entre nm_fila y nm_columna.
ce
Por ejemplo, si ref describe las celdas (A1:B4;D1:E4;G1:H4), entonces nm_rea 1 es el rango A1:B4, nm_rea 2 ser el rango D1:E4, y nm_rea 3 es el rango G1:H4.
nt
er
Nm_rea selecciona un rango en el argumento ref desde el cual se devolver la interseccin de nm_fila y nm_columna. La primera rea seleccionada o introducida se numera con 1, la segunda con 2 y as sucesivamente. Si se omite nm_rea, INDICE usa rea 1.
1@
Nm_columna es el nmero de la columna en el argumento ref desde la cual se devolver una referencia.
ar
Nm_fila es el nmero de la fila en el argumento ref desde la cual se devolver una referencia.
ne
t.c
Si introduce una seleccin no adyacente como argumento ref, escrbala entre parntesis. Vea el quinto de los ejemplos citados a continuacin para el uso de la funcin INDICE con una seleccin mltiple. Si cada rea del argumento ref contiene una sola fila o columna, el argumento nm_fila o nm_columna respectivamente, es opcional. Por ejemplo, use INDICE(ref;;nm_columna) para un argumento ref con una sola fila.
om
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Ref selecciona un rango en el argumento ref desde el cual se devolver la interseccin de nm_fila y nm_columna.
Mdulo de Excel El resultado de la funcin INDICE es una referencia y ser interpretada como tal por otras frmulas. El valor devuelto por la funcin INDICE se puede utilizar como una referencia o como un valor, dependiendo de la frmula. Por ejemplo, la frmula CELDA("ancho";INDICE(A1:B2;1;2)) es igual a CELDA("ancho";B1). La funcin CELDA utiliza el valor devuelto por INDICE como referencia a una celda. Por otra parte, una frmula como 2*INDICE(A1:B2;1;2) traduce el valor devuelto por INDICE en el nmero de la celda B1.
INDICE(Fruta;2;3) es igual a la referencia C3, que contiene 38
INDICE((A1:C6;A8:C11);2;2;2) es igual a la referencia B9, que contiene 3,55 $ SUMA(INDICE(Existencias;0;3;1)) es igual a SUMA(C1:C11), es igual a 216 SUMA(B2:INDICE(Fruta;5;2)) es igual a SUMA(B2:B6), es igual a 2,42 DESREF
Sintaxis
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)
co
Ref es la referencia a partir de la cual se desea basar la desviacin. ref debe ser una referencia a una celda o rango de celdas adyacentes, de lo contrario DESREF devuelve el valor de error #VALOR! Filas es el nmero de filas, hacia arriba o hacia abajo, al que se desea que haga referencia la celda superior izquierda. Si el argumento filas es 5, la celda superior izquierda de la referencia pasa a estar cinco filas ms abajo de la referencia. Filas puede ser positivo (lo que significa por debajo de la referencia de inicio) o negativo (por encima). Columnas es el nmero de columnas, hacia la derecha o izquierda, al que se desea que haga referencia la celda superior izquierda. Si el argumento columnas es 5, la celda Pagina 39
pu
ce
nt
er
Devuelve una referencia a un rango que es un nmero de filas y de columnas de una celda o rango de celdas. La referencia devuelta puede ser una celda o un rango de celdas. Puede especificar el nmero de filas y el nmero de columnas a devolver.
1@
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om
En la siguiente hoja de clculo, el rango A2:C6 se denomina Fruta, el rango A8:C11 se denomina Nueces y el rango A1:C11 se denomina Existencias.
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Ejemplos
Mdulo de Excel superior izquierda de la referencia pasa a estar cinco columnas hacia la derecha de la referencia. Columnas puede ser positivo (lo que significa a la derecha de la referencia de inicio) o negativo (a la izquierda). Si los argumentos filas y columnas colocan la referencia ms all del borde de la hoja de clculo, DESREF devuelve el valor de error #REF! Alto es el alto, en nmero de filas, que se desea que tenga la referencia devuelta. El argumento alto debe ser un nmero positivo. Ancho es el ancho, en nmero de columnas, que se desea que tenga la referencia devuelta. El argumento ancho debe ser un nmero positivo.
Si los argumentos alto o ancho se omiten, los valores predeterminados sern los del argumento ref.
Ejemplos
co
Devuelve la referencia especificada por una cadena de texto. Las referencias se evalan de inmediato para presentar su contenido. Use INDIRECTO cuando desee cambiar la referencia a una celda en una frmula sin cambiar la propia frmula.
Sintaxis INDIRECTO(ref;a1)
pu
INDIRECTO
ce
DESREF(C3:E5;0;-3;3;3) es igual a #REF!
nt
DESREF(C3:E5;-1;0;3;3) es igual a C2:E4
er
DESREF(C3;2;3;1;1) es igual a F5. Si introduce esta frmula en una hoja de clculo, Microsoft Excel muestra el valor contenido en la celda F5.
1@
ar
DESREF en realidad no desplaza celdas ni modifica la seleccin, simplemente devuelve una referencia. Se puede utilizar la funcin DESREF con cualquier funcin que necesite una referencia como argumento. Por ejemplo, la frmula SUMA(DESREF(C2;1;2;3;1)) calcula el valor total de un rango de tres filas por una columna que se encuentra por debajo una fila y dos columnas a la derecha de la celda C2.
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Observaciones
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Pagina 40
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Mdulo de Excel
Ref es una referencia a una celda que contiene una referencia de tipo A1, de tipo L1C1, un nombre definido como referencia o una referencia a una celda como una cadena de texto. Si ref no es una referencia de celda vlida, INDIRECTO devuelve el valor de error #REF! A1 es un valor lgico que especifica el tipo de referencia que contiene la celda ref. Si a1 es VERDADERO o se omite, ref se interpreta como una referencia estilo A1. Si a1 es FALSO o se omite, ref se interpreta como una referencia estilo L1C1.
Ejemplos
Si la celda A1 contiene el texto "B2" y la celda B2 contiene el valor 1,333; entonces:
INDIRECTO($A$1) es igual a 45
Cuando cree una frmula que haga referencia a una celda, la referencia a la celda se actualizar si la celda se desplaza utilizando el comando Cortar para eliminar la celda o si la celda se desplaza porque se insertan o eliminan filas o columnas. Si desea que la frmula siempre haga referencia a la misma frmula sin tener en cuenta si se elimina o desplaza la fila sobre la celda, utilice la funcin de hoja de clculo INDIRECTO. Por ejemplo, si desea que siempre se haga referencia a la celda A10, utilice la sintaxis siguiente: INDIRECTO("A10")
co
pu
INDIRECTO($B$3) es igual a 10
ce
Si B3 contiene el texto "Marina" y la celda definida como Marina contiene el valor 10, entonces:
nt
ENTERO(INDIRECTO(L1C1;FALSO)) es igual a 1
er
Si el rea de trabajo se ha ajustado de manera que presente referencias de estilo L1C1, la celda L1C1 contiene L2C2 y la celda L2C2 contiene el valor 1,333; entonces:
1@
Si cambia el texto en A1 a "C5" y la celda C5 contiene el valor 45, entonces:
ar
INDIRECTO($A$1) es igual a 1,333
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t.c
SI ref hace referencia a otro libro (una referencia externa), el otro libro debe estar abierto. Si el libro de origen no est abierto, INDIRECTO devolver el valor de error #REF!
om
Pagina 41
Observaciones
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Mdulo de Excel FILA
Devuelve el nmero de fila de una referencia. Sintaxis FILA(ref)
Ref es la celda o rango de celdas de los que se desea conocer el nmero de fila.
Ejemplos FILA(A3) es igual a 3
FILA(A3:B5) es igual a {3\4\5}
FILA() es igual a FILA(C5) que es igual a 5
COLUMNA
Devuelve el nmero de columna de una referencia dada.
co
Sintaxis COLUMNA(ref)
Ref es la celda o rango de celdas de las que se desea conocer el nmero de columna. Si se omite el argumento ref, se asume que es la referencia de la celda en la que aparece la funcin COLUMNA. Pagina 42 PDF Creator - PDF4Free v2.0 http://www.pdf4free.com
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Si introduce FILA en la celda C5, entonces:
1@
Cuando se introduce como una frmula matricial en tres celdas verticales:
ar
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Si el argumento ref se omite, se supone que es la referencia de la celda en la que aparece la funcin FILA. Si el argumento ref es un rango de celdas y si la funcin FILA se introduce como una matriz vertical, FILA devuelve los nmeros de filas de referencia como una matriz vertical. El argumento ref no puede referirse a reas mltiples.
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Mdulo de Excel Si el argumento ref es un rango de celdas, y si COLUMNA se introduce como una matriz horizontal, COLUMNA devuelve los nmeros de columna del argumento ref en forma de matriz horizontal. El argumento ref no puede hacer referencia a reas mltiples.
Ejemplos COLUMNA(A3) es igual a 1 Cuando se introduce como una matriz en tres celdas horizontales contiguas: COLUMNA(A3:C5) es igual a {1;2;3} Si la funcin COLUMNA se introduce en C5, entonces: COLUMNA() es igual a COLUMNA(C5) que es igual a 3
CONTAR
CONTAR(ref1;ref2; ...)
Ref1; ref2;... son entre 1 y 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros. Los argumentos que son nmeros, fechas o representaciones textuales de nmeros se cuentan; los argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a nmeros se pasan por alto. Si un argumento es una matriz o una referencia, slo se cuentan los nmeros de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error de la matriz o de la referencia. Utilice la funcin CONTARA si necesita contar valores lgicos, texto o valores de error.
co
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Sintaxis
1@
Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros y los nmeros en la lista de argumentos. Use CONTAR para obtener el nmero de entradas en un campo numrico de un rango o de una matriz de nmeros.
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Mdulo de Excel
Ejemplos En el ejemplo siguiente, A Ventas 12-8-90
CONTAR(A1:A7) es igual a 3 CONTAR(A4:A7) es igual a 2 CONTAR(A1:A7, 2) es igual a 4 CONTARA
CONTARA(valor1;valor2; ...)
co
Valor1; valor2; ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de informacin, incluyendo texto vaco ("") pero excluyendo celdas vacas. Si un argumento es una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacas que se encuentran en la matriz o en la referencia. Ejemplos En el ejemplo anterior:
CONTARA(A1:A7) es igual a 6 CONTARA(A4:A7) es igual a 4 Pagina 44 PDF Creator - PDF4Free v2.0 http://www.pdf4free.com
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Sintaxis
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Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que hay en la lista de argumentos. Use CONTARA para contar el nmero de celdas que contienen datos en un rango o matriz.
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1 2 3 4 5 6
19 22,24 VERDADERO
Mdulo de Excel
CONTARA(A1:A7; 2) es igual a 7 CONTARA(A1:A7; "Dos") es igual a 7
CONTAR.SI
CONTAR.SI(rango;criterio)
CONTAR.BLANCO
Cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango.
CONTAR.BLANCO(rango)
co
Rango es el rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas en blanco. Observaciones Las celdas que contienen frmulas que devuelven " " (texto vaco) tambin se cuentan, en cambio las celdas que contienen el valor 0 no se cuentan.
pu
Sintaxis
ce
nt
er
Supongamos que el rango A3:A6 contiene "manzanas", "naranjas", "melocotones" y "manzanas" respectivamente. CONTAR.SI(A3:A6;"manzanas") es igual a 2 Supongamos que el rango B3:B6 contiene 32; 54; 75 y 86 respectivamente. CONTAR.SI(B3:B6;">55") es igual a 2
1@
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Ejemplos
ne
Rango es el rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas que no estn en blanco. Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32" o "manzanas".
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Sintaxis
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Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado.
Mdulo de Excel Ejemplo
Supongamos que en la hoja de clculo anterior, B3 contiene la siguiente frmula: SI(C3<30;"";C3), que devuelve "" (texto vaco). CONTAR.BLANCO(B2:C5) es igual a 2
Sintaxis LARGO(texto)
Texto es el texto cuya longitud desea conocer. Los espacios se cuentan como caracteres. Ejemplos LARGO("Madrid, Espaa") es igual a 14 LARGO("") es igual a 0 HALLAR
Sintaxis
co
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)
Texto_buscado es el texto que se desea encontrar. Puede utilizar los caracteres comodines, signo de interrogacin (?) y asterisco (*) en el argumento texto_buscado. El signo de interrogacin corresponde a un carcter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si lo que desea encontrar es un asterisco o un signo de interrogacin, escriba una tilde (~) antes del carcter. Si no se puede hallar el argumento texto_buscado, la funcin devuelve el valor de error #VALOR! Pagina 46
pu
Devuelve el nmero del carcter en el que se encuentra inicialmente un carcter especfico o una cadena de texto, leyendo de izquierda a derecha. Utilice HALLAR para encontrar la ubicacin de un carcter o de una cadena de texto dentro de otra cadena de texto, a fin de poder utilizar las funciones EXTRAE o REEMPLAZAR para cambiar el texto.
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Devuelve la longitud de una cadena de texto.
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LARGO
Mdulo de Excel
Dentro_del_texto es el texto en el que se desea encontrar texto_buscado. Nm_inicial es, contando desde la izquierda, el nmero de carcter en dentro_del_texto en que se desea iniciar la bsqueda. Si el argumento nm_inicial se omite, el valor predeterminado es 1. Si el valor del argumento nm_inicial no es mayor que 0 (cero) o si es mayor que el largo del argumento dentro_del_texto, se devuelve el valor de error #VALOR! Sugerencia Utilice nm_inicial para saltar un nmero especfico de caracteres desde la izquierda del texto. Por ejemplo, suponga que est utilizando la siguiente cadena de texto: "AYF0093.AtuendoParaJvenes". Para encontrar el nmero de la primera "A" en la parte descriptiva de la cadena de texto, establezca nm_inicial igual a 8, de manera que la funcin no busque en la parte correspondiente al nmero de serie. HALLAR comienza a partir del carcter 8, encuentra texto_buscado en el siguiente carcter y devuelve el nmero 9. HALLAR siempre devuelve el nmero de caracteres desde la izquierda de la cadena de texto, no desde nm_inicial.
Observaciones
Ejemplos
co
Utilice HALLAR con la funcin REEMPLAZAR para dar la posicin exacta del argumento nm_inicial, a partir de la cual REEMPLAZAR comenzar a insertar el nuevo texto. Utilizando la misma referencia de celda que en el ejemplo anterior: REEMPLAZAR($A$14;HALLAR($B$17;$A$14);11;"de Prdida") devuelve el texto "Margen de Prdida".
pu
HALLAR($B$17;$A$14) es igual a 8
ce
Si la celda B17 contiene "de ganancia" y la celda A14 contiene "Margen de Ganancia", entonces:
nt
HALLAR("a";"Estados";1) es igual a 4
er
1@
HALLAR no distingue entre maysculas y minsculas cuando busca texto. HALLAR es similar a ENCONTRAR con la excepcin de que ENCONTRAR s distingue entre maysculas y minsculas.
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Mdulo de Excel REEMPLAZAR Reemplaza caracteres dentro de una cadena de texto con una cadena de texto diferente. Sintaxis REEMPLAZAR(texto_original;nm_inicial;nm_de_caracteres;texto_nuevo)
Texto_original es el texto en el que desea reemplazar el nmero especfico de caracteres.
Nm_inicial es la posicin del carcter en el argumento texto_original en la cual debe comenzar el reemplazo con el argumento texto_nuevo. Nm_de_caracteres es el nmero de caracteres en el argumento texto_original, comenzando por nm_inicial, que desea reemplazar con el argumento texto_nuevo. Texto_nuevo es el texto con el que reemplazar los caracteres en el argumento texto_original.
REEMPLAZAR("abcdefghijk"; 6; 5; "*") es igual a "abcde*k" Se reemplazar del sexto al dcimo carcter con "*" La siguiente frmula reemplaza los ltimos dos caracteres de 1990 con 91:
Si la celda A2 contiene "123456", entonces: REEMPLAZAR(A2; 1; 3; "@") es igual a "@456"
co
Si la funcin DERECHA devuelve "ABCDEF", entonces: REEMPLAZAR(DERECHA(A3; 6); 1; 6; "*") es igual a "*"
pu
ce
REEMPLAZAR("1990"; 3; 2; "91") es igual a "1991"
nt
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La siguiente frmula reemplaza cinco caracteres con texto_nuevo, comenzando por el sexto carcter en texto_original:
ar
Ejemplos
ne
t.c
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Pagina 48
.a
Mdulo de Excel EXTRAE Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posicin que especifique. Sintaxis EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_caracteres)
Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.
Posicin_inicial es la posicin del primer carcter que desea extraer del argumento texto. La posicin_inicial del primer carcter de texto es 1 y as sucesivamente.
Ejemplos
EXTRAE("Flujo de lquido"; 1; 5) es igual a "Flujo" EXTRAE("Flujo de lquido"; 7; 20) es igual a "de lquido"
Vea tambin los ejemplos bajo CODIGO y ENCONTRAR.
co
IZQUIERDA Extrae el carcter o los caracteres situados en el extremo izquierdo de una cadena de texto. Sintaxis IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)
pu
EXTRAE("1234"; 5; 5) es igual a "" (texto vaco)
ce
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Nm_de_caracteres especifica el nmero de caracteres de texto que se han de devolver. Si nm_de_caracteres es negativo, EXTRAE devuelve el valor de error #VALOR!
1@
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Si posicin_inicial es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve "" (texto vaco). Si posicin_inicial es menor que la longitud de texto, pero posicin_inicial ms nm_de_caracteres excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los caracteres hasta el final de texto. Si posicin_inicial es menor que 1, EXTRAE devuelve el valor de error #VALOR!
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Mdulo de Excel
Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer. Nm_de_caracteres especifica cuntos caracteres desea que IZQUIERDA devuelva. Nm_de_caracteres deber ser mayor o igual a 0. Si nm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, IZQUIERDA devuelve todo el texto. Si nm_de_caracteres se omite, el valor predeterminado es 1.
Ejemplos IZQUIERDA("Precio de venta"; 6) es igual a "Precio" Si A1 contiene "Suecia", entonces: IZQUIERDA(A1) es igual a "S"
DERECHA
co
Devuelve o extrae el ltimo carcter o caracteres del extremo derecho de una cadena de texto. Sintaxis DERECHA(texto;nm_de_caracteres)
Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.
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IZQUIERDA(A2;LARGO(A2)1)*1
nt
Algunos programas de contabilidad muestran valores negativos con el smbolo negativo () a la derecha del valor. Si importa un archivo creado en un programa que almacena los valores negativos de esta manera, Microsoft Excel podra importar los valores como texto. Para convertir las cadenas de texto a valores, debe devolver todos los caracteres de la cadena de texto excepto el del extremo derecho (smbolo negativo) y, a continuacin, multiplicar el resultado por 1. En cuanto al argumento nm_de_caracteres, use la funcin de hoja de clculo LARGO para contar el nmero de caracteres que hay en la cadena de texto y, a continuacin, reste 1. Por ejemplo, si el valor en la celda A2 es "156" la siguiente frmula convertir el texto al valor 156.
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Mdulo de Excel Nm_de_caracteres especifica el nmero de caracteres que desea extraer. Nm_de_caracteres debe ser igual o mayor que 0. Si el argumento nm_de_caracteres es mayor que la longitud de texto, DERECHA devolver todo el texto. Si el argumento nm_de_caracteres se omite, se asume que es 1. Ejemplos DERECHA("Precio Venta"; 7) es igual a "Venta" DERECHA("Nmero Inventario") es igual a "o"
DERECHA es similar a IZQUIERDA; para consultar ms ejemplos, vea IZQUIERDA.
Funciones de fecha y hora HOY
Sintaxis HOY( )
AHORA
Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales. Sintaxis
co
AHORA( )
Observaciones En Microsoft Excel 97 para Windows y Microsoft Excel 97 para Macintosh se utilizan diferentes sistemas de fechas predeterminados. En Microsoft Excel para Windows se emplea el sistema de fechas 1900, en el cual los nmeros de serie corresponden a fechas comprendidas entre el 1 de enero de 1900 y el 31 de diciembre de 9999. En Microsoft Excel para Macintosh se emplea el sistema de fechas 1904, en el Pagina 51
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1@
Devuelve el nmero de serie de la fecha actual. El nmero de serie es el cdigo de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los clculos de fecha y hora. Para obtener ms informacin acerca de los nmeros de serie, vea la funcin AHORA.
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Mdulo de Excel cual los nmeros de serie corresponden a fechas comprendidas entre el 1 de enero de 1904 y el 31 de diciembre de 9999. Para obtener ms informacin acerca de cmo se calculan la fecha y la hora en Microsoft Excel, haga clic en . En los nmeros de serie, los dgitos a la derecha del separador decimal representan la hora; los nmeros a la izquierda representan la fecha. Por ejemplo, en el sistema de fechas 1900, el nmero de serie 367,5 representa la combinacin de fecha y hora 12:00 p.m., 1 de enero de 1901. Para cambiar el sistema de fechas, active o desactive la casilla de verificacin Sistema de fechas 1904 de la ficha Calcular del cuadro de dilogo Opciones, que aparece al hacer clic en Opciones del men Herramientas.
AHORA() es igual a 31778,52083 Diez minutos ms tarde:
FECHA
Devuelve el nmero de serie de una fecha especificada. Para obtener ms informacin acerca de nmeros de serie, consulte la funcin AHORA.
co
Sintaxis FECHA(ao;mes;da)
Ao es un nmero entre 1900 y 9999 en Microsoft Excel para Windows o entre 1904 y 9999 en Microsoft Excel para Macintosh.
pu
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AHORA() es igual a 31778,52778
er
1@
Si est usando el sistema de fechas 1900 y el reloj integrado de su equipo est ajustado a las 12:30:00 p.m., 1 de enero de 1987:
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Ejemplos
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El sistema de fechas cambia automticamente cuando se abre un documento creado en otra plataforma. Por ejemplo, si est trabajando en Microsoft Excel para Windows y abre un documento creado en Microsoft Excel para Macintosh, la casilla de verificacin "Sistema de fechas 1904" se activar automticamente. La funcin AHORA slo cambia cuando se realiza un clculo en la hoja de clculo o cuando se ejecuta una macro que contiene la funcin. No se actualiza constantemente.
om
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Mdulo de Excel Mes es un nmero que representa el mes del ao. Si mes es mayor que 12, el argumento mes agrega dicho nmero de meses al primer mes del ao especificado. Por ejemplo, FECHA(90;14;2) devuelve el nmero de serie que representa la fecha 2 de febrero de 1991. Da es un nmero que representa el da del mes. Si da es mayor que el nmero de das en el mes especificado, el argumento da agrega dicho nmero de das al primer da del mes. Por ejemplo, FECHA(91;1;35) devuelve el nmero de serie que representa 4 de febrero de 1991.
Ejemplos
DIA
Devuelve el da del mes correspondiente a nm_de_serie. El da se expresa como un nmero entero comprendido entre 1 y 31. Sintaxis
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DIA(nm_de_serie)
Nm_de_serie es el cdigo de fecha y hora empleado por Microsoft Excel para los clculos de fecha y hora. La variable nm_de_serie puede proporcionarse como texto, por ejemplo, "15-4-93" o "15-Abr-1993", en lugar de como nmero. El texto se convierte automticamente en un nmero de serie. Para obtener ms informacin acerca de nm_de_serie, vea la funcin AHORA.
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Usando el sistema de fechas 1904 (el predeterminado en Microsoft Excel para Macintosh), FECHA(91; 1; 1) es igual a 31777, es decir, el nmero de serie que corresponde a la fecha 1 de enero de 1991.
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Usando el sistema de fechas 1900 (el predeterminado en Microsoft Excel para Windows), FECHA(91; 1; 1) es igual a 33239, es decir, el nmero de serie que corresponde a la fecha 1 de enero de 1991.
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Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh utilizan diferentes sistemas de fechas predeterminados. Para obtener ms informacin, vea la funcin AHORA. La funcin FECHA es muy til en las frmulas donde ao, mes y da son frmulas, no constantes.
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Observaciones
Mdulo de Excel Observaciones Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh usan diferentes sistemas de fecha predeterminados. Para obtener ms informacin, vea la funcin AHORA. Ejemplos DIA("4-ene") es igual a 4 DIA("15-abr-1993") es igual a 15 DIA("11-8-93") es igual a 11
HORA
Devuelve la hora correspondiente al argumento nm_de_serie. La hora se expresa como un nmero entero, comprendido entre 0 (12:00 A.M.) y 23 (11:00 P.M.). Sintaxis HORA(nm_de_serie)
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Ejemplos HORA(0,7) es igual a 16 HORA(29747,7) es igual a 16 HORA("3:30:30 PM") es igual a 15
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Nota Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh usan diferentes sistemas de fecha predeterminados. Para obtener ms informacin, vea la funcin AHORA.
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Nm_de_serie es el cdigo de fecha-hora empleado por Microsoft Excel para los clculos de fecha y hora. El argumento nm_de_serie puede introducirse como texto, por ejemplo "16:48:00" "4:48:00 PM.", en lugar de como un nmero. El texto se convierte automticamente en un nmero de serie. Para obtener ms informacin acerca de nmeros de serie, vea la funcin AHORA.
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Mdulo de Excel MINUTO Devuelve el minuto que corresponde a nm_de_serie. El minuto se expresa como un nmero entero entre 0 y 59. Sintaxis MINUTO(nm_de_serie)
Observaciones
Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh usan diferentes sistemas de fecha predeterminados. Para obtener ms informacin, vea AHORA.
MINUTO(0,01) es igual a 14 MINUTO(4,02) es igual a 28
MES
Devuelve el mes que corresponde a nm_de_serie. El mes se expresa como un nmero entero entre 1 (enero) y 12 (diciembre). Sintaxis
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MES(nm_de_serie)
Nm_de_serie es el cdigo de fecha y hora empleado por Microsoft Excel para calcular la fecha y hora; nm_de_serie puede expresarse como texto, por ejemplo, "154-1993" o "15-abr-1993", en lugar de expresarse como un nmero. El texto se convierte automticamente en nmero de serie. Para obtener ms informacin acerca de nm_de_serie, vea la funcin AHORA.
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MINUTO("4:48:00 p.m.") es igual a 48
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Ejemplos
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Nm_de_serie es el cdigo de fecha y hora empleado por Microsoft Excel para calcular la fecha y hora; nm_de_serie puede escribirse como texto, por ejemplo "16:48:00" o "4:48:00 p.m.", en lugar de introducirse como un nmero. El texto se convierte automticamente en un nmero de serie. Para obtener ms informacin acerca de nm_de_serie, vea la funcin AHORA.
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Mdulo de Excel Observaciones Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh usan diferentes sistemas de fecha predeterminados. Para obtener ms informacin, vea la funcin AHORA. Ejemplos MES("6-mayo") es igual a 5 MES(366) es igual a 12 MES(367) es igual a 1
Sintaxis DIASEM(nm_de_serie;tipo)
Tipo 1 u omitido
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2 3
Observaciones Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh usan diferentes sistemas de fecha predeterminados. Para obtener ms informacin, vea la funcin AHORA. Tambin puede usar la funcin TEXTO para convertir un valor en un formato de nmero especificado usando el sistema de fechas 1900: Pagina 56
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Tipo es un nmero que determina que tipo de valor debe ser devuelto. Nmero devuelto Nmeros del 1 (domingo) al 7 (sbado). Igual que en versiones anteriores de Microsoft Excel. Nmeros del 1 (lunes) al 7 (domingo). Nmeros del 0 (lunes) al 6 (domingo).
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Nm_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los clculos de fecha y hora; nm_de_serie puede expresarse como texto, por ejemplo "15-abr-1993" o "15-4-93", en lugar de expresarse como un nmero. El texto se convierte automticamente en un nmero de serie. Para obtener ms informacin acerca del argumento nm_de_serie, vea la funcin AHORA.
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Devuelve el da de la semana correspondiente al argumento nm_de_serie. El da se devuelve como un nmero entero entre 1 (domingo) y 7 (sbado).
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DIASEM
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Mdulo de Excel
TEXTO("16-4-90", "dddd") es igual a lunes. Ejemplos DIASEM("2-14-90") es igual a 4 (mircoles) Si est usando el sistema de fechas 1900 (la configuracin predeterminada de Microsoft Excel para Windows), entonces: DIASEM(29747,007) es igual a 4 (mircoles)
DIASEM(29747,007) es igual a 3 (martes)
AO(nm_de_serie)
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Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh usan diferentes sistemas de fecha-hora predeterminados. Para obtener ms informacin, vea la funcin AHORA. Ejemplos AO("5-7-90") es igual a 1990. Si est usando el sistema de fecha 1900 (el sistema predeterminado en Microsoft Excel para Windows), entonces: AO(0,007) es igual a 1900. Pagina 57
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Observaciones
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Nm_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los clculos de fecha y hora. El argumento nm_de_serie puede expresarse en forma de texto, por ejemplo "15-abr-1993" o "15-4-93", en lugar de expresarse como nmero. El texto se convierte automticamente en un nmero de serie. Para obtener ms informacin acerca del argumento nm_de_serie, vea la funcin AHORA.
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Sintaxis
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Devuelve el ao correspondiente a nm_de_serie. El ao se expresa como un entero entre 1900 y 9999.
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Si est usando el sistema de fechas 1904 (la configuracin predeterminada de Microsoft Excel para Macintosh), entonces:
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Mdulo de Excel
AO(29747,007) es igual a 1981. Si est usando el sistema de fecha 1904 (el predeterminado en Microsoft Excel para Macintosh), entonces: AO(0,007) es igual a 1904. AO(29747,007) es igual a 1985.
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Mdulo de Excel
Grficos: Aspectos bsicos

Diseemos un histograma para comparar valores previstos y reales en cuatro regiones geogrficas. 1. Introduce en una hoja de clculo los datos siguientes:
Grficos incrustados y hojas de grficos
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Una hoja de grfico es una pgina de libro independiente que contiene un nico grfico. Para crearla debes seleccionar los datos de origen y elegir Insertar / Grfico / Como hoja nueva. Series de datos y puntos de datos Un punto de datos es un valor individual que se ha originado en una nica celda de la hoja de clculo. Cuando se llevan al grfico se representan por barras, puntos, segmentos, etc. Una serie de datos es un conjunto de puntos de datos relacionados que representan una nica fila o columna de valores. Cada serie se diferencia en el grfico por un color o diseo. Pagina 59
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Cuando el grfico reside junto a las celdas se dice que el grfico est incrustado, pero tambin se puede crear un grfico en una hoja de clculo aparte de las celdas ( hoja de grfico ). Los grficos incrustados se pueden mover, cambiar de tamao y borrar, exactamente igual que cualquier otro objeto. Los grficos incrustados se activan haciendo doble clic sobre ellos; se mostrar el grfico encerrado en un cuadro de contorno grueso.
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2. Selecciona las celdas B2:D6 3. Haz clic en la herramienta asistente para grficos de la barra de herramientas estndar. 4. Arrastra el puntero para trazar el marco del grfico 5. Cuando sueltes, se abrir el Asistente. Pulsa Terminar. 6. Excel trazar en la hoja de clculo una representacin por defecto.
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Regin Norte Sur Este Oeste
Real 345 234 235 678
Previsto 555 666 777 456
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Mdulo de Excel Tipos de grficos Histogramas de columnas y barras Son adecuados para comparar valores en funcin del tiempo, pueden representar valores negativos o apilar las series.
Golf
Para ilustrar la tendencia de una serie de valores medidos a intervalos de tiempo regulares.
Millones de Espectadores
120 100 80 60 40 20 0
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Lneas
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Tenis Basket Golf
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120 100 80 60 40 20 0
Tenis Basket
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Millones de Espectadores
Mdulo de Excel Areas Son como los de lnea, con la salvedad de que se rellenan los espacios intermedios. Tienen mucho ms impacto visual.
Superficie forestal Mundial

500 Millones de hectreas 300 200 100 0 90 91 92 93 94 95 96 97 Ao Millones de hectareas
Millones de hectareas
Circular
Tienen la particularidad de que slo permiten representar una serie de datos. Resultan tiles para ilustrar las relaciones entre cada punto y el total.
Ruiz Mateos Roldan Corcuera Rubio Conde
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Rubio 1%
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Corcuera 30%
Roldan 25%
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Votos
Conde 3%
Ruiz Mateos 41%
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400
Mdulo de Excel
Anillos Es como el circular pero adaptado a varias series de datos:
15%
13%
1997 Partidos
41% 30%
30% % 1% 30%
Ruiz M ateos Roldan Corcuera Rubio Conde
1995
26%
25% 16%
Radar
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Enero 600 Diciembre 400 Noviembre 200 Octubre 0 Septiembre
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Ventas de mantecados
Febrero
Marzo Abril Mayo
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Agosto Julio
Junio
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1995 1996 1997
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Dispersin Representan la correlacin entre dos series de datos y se utilizan mucho en documentos cientficos. Relacin de alturas Madres / Hijas
200 150 100 50 0 150 155 160 165 170 Hijas
Grficos 3-D
Superficie
Recuerdan a los mapas topogrficos. Se suelen utilizar para representar datos de un conjunto continuo y no discreto. Crear con el asistente
Probad los ejemplos con el Asistente. Formato de elementos del grfico Los elementos de un grfico son: Ttulo del grfico Marcas de graduacin Lneas de divisin Rtulos de datos Ttulo del eje Series de datos Marcador de datos Leyenda Area de trazado Pagina 63 PDF Creator - PDF4Free v2.0 http://www.pdf4free.com
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Casi todos los tipos de grficos incorporados en Excel tienen su variante tridimensional. Son ms impactantes y espectaculares.
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Mdulo de Excel Haz doble clic sobre el elemento del grfico cuyo formato quieres modificar ( o haz clic con el botn derecho y selecciona el comando de formato del men contextual ). A veces es difcil seleccionar algn elemento que est tapado con otro. Selecciona el otro y con las flechas izquierda y derecha puedes recorrerlos todos. Podrs ver su nombre en el cuadro nombre de la barra de frmulas. Se puede utilizar la barra de herramientas de formato para modificar rpidamente elementos de los grficos. Impresin de grficos
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Para imprimir una hoja de clculo pero no un grfico incrustado en ella, selecciona el grfico, elige el comando Formato / Objeto, selecciona la ficha Propiedades y deja en blanco la casilla Imprimir objeto. Para imprimir un grfico, pero no el resto de la hoja de clculo, haz doble clic para activarlo y elige el comando Archivo / Imprimir. Se puede configurar la impresin de un grfico en la orden Archivo / Presentacin preliminar. Tambin en Archivo / Prepara pgina, mientras un grfico est activo, aparecer una ficha llamada Grfico con opciones para ajustar el tamao.
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Mdulo de Excel
Grficos personalizados
Cambiar un grfico a un tipo distinto Se puede cambiar el tipo de grfico con el men principal eligiendo Formato / Tipo de grfico. Tambin con la herramienta Galera de grficos. ( ofrece menos variedad de subtipos). Tambin utilizando el Autoformato ( Formato /Autoformato ).
Crear grficos combinados Activa el grfico y selecciona la serie de datos que quieres cambiar. Elige el comando Formato / Tipo de grfico y selecciona el tipo en el cuadro de dilogo Tipo de grfico: se aplicar slo a la serie seleccionada. Se pueden combinar ms de dos tipos de en n mismo grfico. Puedes crear cualquier combinacin de grficos de rea, columnas, lneas y dispersin. En un grfico combinado puedes incluir representacin de barras, anillos y radar, pero slo puedes aplicar estos formatos a una serie. Los grficos tridimensionales no se pueden combinar.
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Para cambiar una serie de datos debes activar el grfico, elegir la rserie de datos que vas a cambiar, elegir el comando Formato / Serie de datos seleccionada y elegir la ficha Nombre / Valores. Ahora debes cambiar los valores por los nuevos ya sea escribiendo el rango o marcndolo en la hoja de clculo. Tambin se puede cambiar la orientacin de los datos, por ejemplo que las series pasen a ser las filas en vez de las columnas. Para esto activa el grfico y haz clic en la herramienta Asistente para grficos. En el paso dos utiliza la opcin Series de datos en, para indicar columnas en lugar de filas.
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Para borrar datos de un grfico debes activar el grfico, seleccionar la serie y elegir el comando Edicin / Borrar / Serie ( o pulsar la tecla Suprimir ).
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Se puede aadir tanto una serie de datos , como un punto de datos. Hay tres tcnicas : Arrastrar y colocar, utilizar los comandos Edicin / Copiar y Edicin / Pegar y el comando Insertar / Datos nuevos. Si arrastras y colocas una serie de datos o un punto de datos seleccionado la fila o columna y soltndola en el grfico, puede que Excel no sepa lo que quieres, entonces se mostrar un dilogo para resolver esa duda.
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Aadir, borrar y cambiar datos de grficos
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Mdulo de Excel T1 Anterior Previsto real 750 1000 825 T2 635 1100 920 T3 800 1200 1275 T4 890 1300 1532
2000
1000 500 0 T1 T2 T3 T4
Anterior real
Dibujar dentro de un grfico Debes abrir la barra de herramientas Dibujo, activar el grfico y dibujar un objeto directamente dentro del grfico. Los objetos dibujados residen dentro de l , o sea , que para manipularlos debes activar el grfico con anterioridad. Tambin puedes copiar imgenes y objetos dentro de un grfico ya sea con Insertar / Objeto o Insertar / Imagen, para insertarlo en la hoja de clculo y a continuacin, copiarlo y pegarlo dentro de un grfico activo. Grficos con imgenes Puedes sustituir los marcadores de los grficos bidimensionales, por imgenes importadas de otros programas o dibujadas con los instrumentos de Excel. Pagina 66 PDF Creator - PDF4Free v2.0 http://www.pdf4free.com
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Activa el grfico, selecciona uno de los ngulos haciendo clic en uno de ellos, haz clic de nuevo en el ngulo y mantn presionado el botn del ratn hasta que el cursor se transforme en una cruz, arrastra el ngulo ( Mantn presinado Ctrl si quieres ver los contornos a mismo tiempo ).
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Algunas veces una serie de datos impide ver a otra. Habr que modificar el ngulo de perspectiva del grfico. Mientras este est activo elige el comando Formato / Presentacin 3-D y usa los botones Elevacin, Perspectiva y Giro. Otra forma es manipularla directamente con el ratn:
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Trabajar con grficos tridimensionales
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1500
Previsto
Mdulo de Excel Sigue estos pasos para utilizar una imagen en un grfico ya creado: 1. Coloca una imagen en el portapapeles. 2. Activa el grfico. 3. Selecciona la serie de datos o el punto individual que quieres sustituir por la imagen. 4. Elige el comando Edicin / Pegar.
T1
T2
T3
T4
En las opciones Formato / serie de datos seleccionada, haz clic en la ficha Diseo. Puedes elegir entre Estirar, apilar y apilar graduando el tamao. Proteccin de grficos
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Selecciona el grfico y elige Formato / Objeto y elige la ficha proteccin y maca la casilla Bloqueado. El bloqueo no se hace efectivo mientras no se proteja la hoja en la que se encuentra el grfico. Cuando el grfico es una hoja de grfico, entonces basta con proteger la hoja con la opcin Herramientas Proteger / Proteger hoja.
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1800 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0
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Previsto Anterior real
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Mdulo de Excel
Bases de datos internas o listas

Escribe la siguiente base de datos en una hoja nueva. N Nombre cliente 101 industrias Argos 102 Software LEX 103 Banco Nacional 104 Rosell y Bjar 105 Invergalicia 106 CALESA 107 Grupo Norte 108 Pereiro y Quijada 109 Textiles Unidos 110 Naviera Silas Categoria Produccion Servicios Finanzas Servicios Finanzas Produccion Produccion Servicios Produccion Servicios Zona Norte Sur Sur Este Norte Oeste Este Oeste Sur Norte Ventas mes Ventas ao 9569000 3527000 1472000 3717000 3315000 6542000 8167000 4026000 12391000 3146000 13775000 10534000 8123000 12374000 18656000 58229000 23613000 11786000 71805000 19104000 Ao anterior 14723000 12887000 10022000 9221000 11044000 52559000 25733000 9225 23490 11373000
Ordenar una base de datos
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Se puede usar un filtro automtico o avanzado. Ahora nos dedicaremos a los automticos. Selecciona una celda de la base de datos y elige Datos / Filtros / Filtro automtico. Excel coloca junto a cada campo una flecha de lista desplegable. Puedes elegir Todas, Vacas, No vacas y Personalizar ( el ms interesante ). Se pueden filtrar varios campos al mismo tiempo. Si eliges Personalizar se abrir el cuadro de dilogo Filtros personalizados. Podremos elegir un operador relacional, usar comodines o un valor y se puede usar los operadores Y, O. Ejercicio: Queremos ver slo los clientes ms importantes de las zonas Norte y Este, con ventas superiores a 15.000.000. Pagina 68
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Filtrar bases de datos
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Para ordenar por un solo campo debes seleccionar una celda del rango cubierto por la base de datos, elige el comando datos / Ordenar, elige el campo por el que quieres ordenar en la lista desplegable de primer criterio. Para finalizar haz clic en Aceptar. Para ordenar por varios criterios, lo que debes hacer es elegir el segundo y tercer criterio. Excel ordena de acuerdo al valor subyacente de la celda. Ordena sin mirar maysculas ni minsculas, pero se le puede decir si pulsas el botn Opciones de la caja de dilogo Ordenar. Falso va antes que Verdadero. Todos los valores error se consideran iguales. Las celdas en blanco se sitan al final.
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Mdulo de Excel Para eliminar todos los filtros a la vez utiliza el comando Datos / Filtros / Filtro automtico para eliminarlos. Si quieres ver totales por columnas en bases de datos filtradas, utiliza la funcin SUBTOTALES, pus no incluye en el clculo las filas filtradas como hace la suma. El botn Autosuma sita la funcin subtotales en vez de suma en bases de datos filtradas. Uso de la ficha de entrada de datos Para ver la ficha selecciona una celda de la base de datos y elige el comando Datos / Ficha.
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La ficha de datos sirve tambin para buscar lops registros que cumplen ciertos criterios. Para esto sirve el botn Criterios: dbes escribir el valor o anteponer un operador ( <>oeste ). Luego pulsa Buscar siguiente o Buscar anterior.
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Para aadir un registro nuevo, haz clic en el botn Nuevo. Para editar un registro utiliza la barra de desplazamiento para seleccionarlo, cambia los valores y haz clic en nuevo para actualizar los valores. Para borrar un registro seleccinalo y luego haz clic en el botn Borrar.
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Mdulo de Excel
Tcnicas avanzadas de bases de datos

Formas especiales de ordenar Se puede ordenar por ms de tres campos: se puede utilizar el comando Datos / Ordenar dos veces, empezando por los menos significativos o hacer una ordenacin calculada. Coloca en la columna J un campo nuevo y llmalo Zona-Ultima visita. Coloca la siguiente frmula en la celda J3 y llena automticamente hasta la celda J12: =IZQUIERDA(E3& ;5)&F3.
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Un rango de criterios no es ms que un rango de celdas que define un filtro de una base de datos. Todo rango de criterios consta de dos partes: Una fila de encabezamientos que contiene los nombres de los campos idnticos a los de la base de datos y una o ms filas de critarios.
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Trabajo con rangos de criterios
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Categora Servicios
Para especificar varios criterios se debe tener en cuenta lo siguiente: Se colocan en la misma fila los criterios que van ligados con el operador Y. Se colocan en filas distintas los que van ligados con el operador O.
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Creando listas personalizadas se puede crear criterios de ordenacin personalizados. Creemos para ello una lista personalizada que ordene los meses del ao fiscal desde Octubre hasta Septiembre. Escribe los meses en la hoja de clculo en la secuencia deseada, selecciona la lista de nombres, elige Herramientas / Opciones y selecciona la ficha Listas. Haz clic en Importar y clic en Aceptar. Una vez creada la lista es fcil utilizarla para ordenar. Selecciona una celda de la base de datos y utliza el comando Datos / Ordenar, selecciona Mes comop primer criterio, haz clic en Opciones, abre la lista desplegable Orden y selecciona el elemento Octubre, Noviembre, etc. Haz clic en Aceptar.
Ventas ao >15000000
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Elige Datos / Ordenar, elige Zona-Ultima visita como primer criterio y Categora y Nombre como segundo y tercero. Haz clic en Aceptar.
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Mdulo de Excel Utilizacin de frmulas para calcular criterios de forma dinmica Utilizando la base de datos anterior, crea la siguiente hoja de clculo
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Escribe en D8 la frmula =>&F2, escribe un nmero en F2. Si quieres saber los clientes que superan cierto umbral al mes entonces escribe en B4 Escriba M ( ventas mensuales) o A ( ventas anuales). Escribe en D7 =SI(F4=MVentas mes;Ventas ao).
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Mdulo de Excel
Comparaciones relativas
Historial de avisos de clientes

Calcular
Estos ejemplos tambin seran posibles:
Utilizacin de filtros avanzados Los pasos necesarios para aplicar un filtro avanzado sobre el terreno son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Crear un rango de criterios. Seleccionar una celda de la base de datos. Elegir el comando Datos / Filtros / Filtro avanzado. Seleccionar la opcin Filtrar la lista sin moverla. Introducir el rango de crierios. Hacer clic en Aceptar.
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1. Mostrar todos los registros en los que el nmero total de avisos en 1995 y 1996 sea superior a 1000. =C8+E8>1000. 2. Mostrar todos los registros cuyo porcentaje de resolucin satisfactoria de avisos haya sido en 1996 peor que en 1995. =(F8/E8)<(D8/C8) 3. Mostrar todos los registros cuyo porcentaje de resolucin satisfactoria haya sido en 1996 inferior al 90%. 4. Mostrar todos los registros cuyo porcentaje de resolucin satisfactoria de avisos haya sido en 1995 superior al contenido en la celda F5. =(D8/C8)>$F$5.
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Imagina que quieres crear un rango de criterios para mostrar slo las zonas en las que el nmero de avisos recibidos en 1996 haya superado al de 1995. La frmula =E8>C8, escrita en la celda D5 nos mostrara slo las filas 8, 9 y 11.
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B7 Zona Norte Sur Este Oeste Centro
Avisos 95 524 382 633 591 340
Bien 95 485 320 548 568 305
Avisos 96 590 450 590 677 325
Bien 96 545 421 524 609 299
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Mdulo de Excel Coma ya has visto, puedes copiar los registros filtrados a otro lugar. Tambin puedes copiar slo los campos especificados. Para ello debes definir un rango de extraccin. Es un conjunto de nombres de campos iguales a los utilizados en la base de datos. Ejercicio: 1. Especifica el siguiente rango de criterios:
2. Especifica el siguiente rango de extraccin: Celda Valor C17 D17 Nombre Ventas ao
BDSUMA(base de datos;Nombre de campo;criterios)
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Las dems funciones de bases de datos son:
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Ej:
=BDSUMA(B2:I12;ventas mes;B14:B15)
Suponiendo que en B14 hay Zona y en B15 hay Norte.
BDCONTAR: Cuenta celdas que contienen nmeros. BDCONTARA. Cuenta celdas que no estn en blanco. BDDESVEST: Estima la desviacin tpica basndose en una muestra. BDDESVESTP: Estima la desviacin tpica basndose en la poblacin. BDEXTRAER: Extrae un nico campo de un nico registro. Pagina 73
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Utilizan rango de criterios para determinar los registros que debe incluir en el clculo. Todas tiene la misma estructura. Usaremos la funcin BDSUMA para ilustrar su manejo.
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Utilizacin de funciones BD
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3. Selecciona una celda situada en la base de datos y elige el comando Datos / Filtro / Filtro avanzado. 4. Selecciona la opcin Copiar a otro lugar. 5. Introduce el rango de criterios B14:B15. 6. Introduce en el cuadro Copiar a, el rango C17:D17. 7. Haz clic en Aceptar.
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B14 B15
Zona Norte
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Celda Valor
Mdulo de Excel BDMAX: Clcula un valor mximo. BDMIN: Clcula un valor mnimo. BDPRODUCTO: Multiplica valores. BDPROMEDIO: Clcula un promedio. BDSUMA: Suma valores. BDVAR: Estima la varianza basndose en una muestra. BDVARP: Estima la varianza basndose en una poblacin.
Insertar subtotales incrustados en una base de datos Imagina que en la base de datos anterior quieres aadir subtotales y totales generales por regiones a los campos Ventas mes, Ventas ao y Ao anterior. Esta es la forma de resolver el problema: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
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Ordena la base de datos por zonas. Selecciona una celda de la base de datos. Utiliza el comando Datos / Subtotales. Selecciona Zona en la lista desplegable del cuadro Para cada cambio en. Selecciona la funcin SUMA en la lista Usar funcion. La lista Agregar subtotal a, se utiliza para especificar en qu campos se quieren insertar subtotales; marca las casillas Ventas mes, ventas ao y Ao anterior. 7. Marca la casilla salto de pgina entre grupos para insertar un salto de pgina despus de cada subtotal. 8. Si marcas la casilla Resumen debajo de los datos, las filas subtotales se colocarn debajo de los datos; en caso contrario se colocarn encima. 9. Haz clic en aceptar para insertar los subtotales.
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Mdulo de Excel
Tablas dinmicas
Son un instrumento idneo para resumir y analizar datos por medio de tcnicas de manipulacin directa. Se llaman tablas dinmicas porque es muy fcil cambiar la organizacin de los encabezamientos de fila y columna. Cmo se utilizan las tablas dinmicas Las tablas dinmicas sirven para resumir grandes bases de datos, organizar los datos para representarlos grficamente, para hacer anlisis a medida y para crear informes. Veamos el siguiente ejemplo: Producto Lcteos Crnicos Crnicos Lcteos Lcteos Crnicos Lcteos Crnicos Crnicos Lcteos Lcteos Crnicos Crnicos Lcteos Lcteos Lcteos Lcteos Lcteos Lcteos Crnicos Crnicos Ao 1992 1993 1992 1993 1993 1993 1993 1993 1992 1993 1993 1993 1992 1992 1992 1992 1993 1992 1993 1993 1993 Mes Dic Sep Oct Ene Sep Feb Dic Abr Jul Mar Mar Dic Oct Jun Jul Ago Feb Oct Ene Oct Feb Ventas 768600 295600 816500 444800 7500 492300 273300 45000 79700 875100 274100 704700 719100 557500 761200 487300 807600 333900 654400 695500 413800 Unidades 5563 1242 983 3833 3216 8160 2790 9265 3868 1773 6290 9888 39 9970 3656 2730 3670 1695 9550 8722 4661
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Vendedor Rosell Madariaga Madariaga Madariaga Madariaga Rosell Rosell Rosell Madariaga Madariaga Rosell Rosell Rosell Rosell Madariaga Madariaga Rosell Rosell Rosell Madariaga Rosell
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Imaginemos que necesitamos comprobar el rendimiento de los vendedores en cada regin. Sigue estos pasos y aprenders a crear tablas dinmicas:
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1. Abre el libro de venta de productos. 2. Selecciona una celda cualquiera de la base de datos. 3. Utiliza el comando Datos / Tablas dinmicas. Pagina 75 PDF Creator - PDF4Free v2.0 http://www.pdf4free.com
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Zona Norte Oeste Sur Norte Este Sur Oeste Este Norte Oeste Norte Oeste Norte Este Sur Norte Sur Oeste Oeste Este Este
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Mdulo de Excel 4. Selecciona la opcin Lista o Base de datos de Excel. Haz clic en siguiente. 5. Confirma el rango de la base de datos. Haz clic en siguiente. 6. Es el paso ms importante. Los campos estn representados por un conjunto de botones situados en el lado derecho del cuadro de dilogo. Puedes utilizar cualquier botn para utilizarlo como rtulo de fila o columna, y para depositar en el cuerpo de la tabla los datos que representan. La tabla se organiza arrastrando y colocando los botones de los campos en una de las cuatro reas del esquema.
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7. Haz clic en siguiente para avanzar al ltimo paso. Aqu se especifica el lugar en el que se colocar la tabla. Excel pone nombre a la tabla nueva pero puedes cambiarlo. Tambin puedes seleccionar las opciones que te interesan ver en la tabla: sumas totales de las columnas, de las filas, guardar datos con diseo de tabla y aplicar autoformato a la tabla. 8. Haz clic en terminar.
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Fila: campo o campos utilizados como rtulos de fila. Columna: campo o campos utilizados como rtulos de columna. Pgina: campo o campos utilizados para filtrar la base de datos. Datos: valores que se quieren colocar en el interior de la tabla dinmica; en el rea de datos hay que colocar al menos un campo, que es casi siempre un campo numrico.
Mdulo de Excel Actualizar la tabla dinmica No se recalculan automticamente cuando los datos de origen cambian. Para actualizarlas debes seleccionar una celda y elegir el comando Datos / Actualizar datos. Cambiar la estructura de una tabla dinmica Hay dos formas de cambiar la estructura de una tabla dinmica: actuar directamente sobre ella o a trvs del asistente de tablas dinmicas. Utilizacin del campo pgina para filtrar los datos
Cambiar la estructura moviendo los botones de los campos Se pueden arrastrar los botones por la hoja, sin necesidad de abrir de nuevo el Asistente. Eliminar un campo de la tabla dinmica Hay que arrastrar el campo fuera del rango de la tabla dinmica. Aumentar el detalle Al hacer doble clic sobre cualquier dato que te interese en el rea de datos, puedes ver con detalle los valores que le han dado origen. Contraer y extender filas y columnas Haciendo doble clic sobre el valor de la primera columna de la tabla se contrae y se expande de nuevo para poder ver los detalles. Aadir campos haciendo doble clic
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1. Selecciona una celda cualquiera de la tabla dinmica. 2. Haz clic en la herramienta Mostrar pginas. Se abre un cuadro de dilogo que permite seleccionar el campo que determine el desglose en pginas. 3. Por cada pgina lgica de la tabla dinmica, Excel inserta en el libro una nueva hoja de clculo.
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Se elige entre todos los valores de ese campo o todas. Si quisiramos imprimir un informe para cada ocurrencia distinta del campo pgina deberiamos seguir estos pasos:
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Mdulo de Excel Al hacer doble clic en una columna o fila y Excel no saber que desglose quieres, se muestra el cuadro de dilogo Mostrar detalle. Seleccionas en la lista el campo y este se aadir a la tabla dinmica. Cambiar una tabla dinmica con el Asistente Selecciona una celda de la tabla dinmica, arranca el asistente y acta como si la estuvieses creando por primara vez. Controlar la forma en que se calculan los datos
Aspectos bsicos del formato de tablas dinmicas
Formato de los nmeros del rea de datos Con el asistente, haz doble clic en el paso 3 sobre el botn que has arrastrado sobre el rea de datos. Despus pulsa el botn Nmero y selecciona el formato. En la hoja de clculo selecciona una celda del interior del rea de datos y elige el comando Datos Campo tabla dinmica. Haz clic en el botn Nmero para abrir el cuadro de dilogo Formato celdas.
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El men contextual de la tabla dinmica Tiene seis comandos ms especficos de las tablas dinmicas: Actualizar datos. Mostrar pginas: Coloca cada una de las pginas de la tabla en una hoja de clculo distinta. Agrupar y esquema. Muestra un submen para ocultar o mostrar detalles y agrupar o desagrupar datos. Pagina 78
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Selecciona una celda de la tabla dinmica y elige Formato / Autoformato. Slo debes recordar que debes haber seleccionado en el paso 4 del asistente la casilla Aplicar Autoformato a la tabla.
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Autoformato de una tabla dinmica
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El formato de las celdas de la tabla dinmica es especial: se puede perder al manipular la tabla.
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En el asistente haz doble clic en el botn del campo calculado del paso 3, elige el tipo de operacin. Tambin puedes seleccionar una celda de la tabla dinmica y elegir Datos / Campo de la tabla dinmica y elegir el tipo de clculo en la lista Resumir por.
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Mdulo de Excel Agregar campo de datos: Agrega campos a las reas de columnas, filas, o datos de la tabla dinmica, segn el tipo de celda seleccionada en el momento de ejecutar el comando. Tabla dinmica: Abre el asistente para tablas dinmicas. Campo de la tabla dinmica: Permite personalizar los campos. Equvale al comando Datos / Campo de la tabla dinmica.
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Dominar las tablas dinmicas

Personalizar tablas dinmicas Realizar clculos personalizados Selecciona una celda del rea de datos de la tabla dinmica y utiliza el comando Datos / Campo. Haz clic en Opciones, elige en la lista desplegable Mostrar datos como, la opcin % del Total y haz clic en Aceptar. Cambiar los rtulos de los botones de campo
Agrupar y desagrupar datos
A veces los datos de origen est muy detallados. Veamos el siguiente ejemplo: B2 Factura 1001 1002 1003 1004 1005 1006 1007 1008 1009 1010 1011 Fecha 5/01/95 5/01/95 11/0195 14/01/95 23/01/95 4/02/95 11/02/95 21/02/95 2/03/95 9/03/95 20/03/95 Repres. Baroja Baroja Gajds Baroja Galds Galds Baroja Galds Baroja Baroja Galds Cantidad 27500 104500 77000 83500 10800 38800 57200 133600 26000 44900 82000
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Imagina que quieres disear una tabla que represente los nombres de los representantes ordenados por filas y sus ventas totales mensuales en columnas. Al utilizar Fecha como campo, la tabla sale muy detallada y no se pueden ver los resultados por mes. Una forma de resolver este problema es agrupar las fechas por meses. 1. Selecciona una de las celdas que contienen una fecha. 2. Haz clic en la herramienta Agrupar. Pagina 80
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Con el asistente haz doble clic en el botn cuyo rtulo quieres cambiar (paso 3) y escribe en el cuadro de dilogo el nombre nuevo. En la hoja de clculo, haz doble clic en el botn del campo para ver en la barra de frmulas el nombre del rtulo. Cmbialo en la barra de frmulas, igual que lo haras con el contenido de una celda.
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Mdulo de Excel 3. Selecciona Meses y haz clic en Aceptar. 4. Excel agrupa por meses y comienza en el primero de la base de datos y termina en el ltimo como era de esperar. Para desagrupar columnas, selecciona una celda que tenga una fecha y pulsa el botn Desagrupar. Ordenar una tabla dinmica Elige una celda de la columna que quieres ordenar y elige Datos / Ordenar. Crear una base de datos a partir de una base de datos externa
nuevo: 1. 2. 3. 4. 5.
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Abre un archivo nuevo. Elige Datos / Tablas dinmicas. Selecciona la opcin Rangos de consolidacin mltiples. Elige Crear un solo campo de pgina y haz clic en Siguiente. Introduce el rango seleccionando las celdas en uno de los libros y haciendo clic en siguiente. Reptelo para los dems libros. 6. El botn del campo de datos debe llevar el texto Suma de valor, si no es as, debes cambiarlo. 7. Haz clic en Siguiente, marca las cuatro opciones y pulsa Terminar.
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Con los libros abiertos, sigue estos pasos para consolidar los datos en un libro
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Producto Juegos Receptores Telfonos Televisores
T1 70000 35000 56000 12000
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Imagina que una empresa de material electrnico tiene varias sucursales regionales (Norte, Sur, Este y Oeste ) que envan previsiones de ventas por producto. Nosotros y debemos de elaborar un informe que consolide estas previsiones. Para hacer este ejercicio debes crear un libro distinto por cada previsin con esta estructura: T2 52000 45000 54000 12000 T3 54000 65000 22000 12000 T4 52000 89000 32000 52000
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Crear una tabla dinmica a partir de varios rangos de consolidacin
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Simplemente hay que indicrselo en el primer paso al Asistente y usar el Microsoft Query como ya lo hicimos con el Microsoft Word. Se le puede hacer lo mismo a estas tablas dinmicas que a las anteriores. Simplemente hay que tener cuidado en actualizar los datos, pues han podido cambiar en el origen.
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Mdulo de Excel Crear una tabla dinmica a partir de otra El motivo ms importante para crear una tabla dinmica a partir de otra es ahorrar memoria, porque ambas tablas comparten el cach oculto. Tambin por eficacia pues cuando se actualiza una, la otra tambin lo hace. 1. Activa una celda de la hoja de clculo, situada fuera de la tabla y elige Datos / Tablas dinmicas. 2. Selecciona la opcin Otra tabla dinmica y haz clic en Siguiente. 3. Selecciona en la lista la tabla que quieres utilizar y pulsa Siguiente. 4. Define la estructura de la tabla y termnala. Representacin de tablas dinmicas
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La ventaja es que el grfico se adapta a los cambios realizados en la tabla. Debes tener en cuenta no construir totales pues la representacin sera muy mala. Debes seleccionar la tabla completa. La forma ms sencilla es Ctrl+Mays+*.
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Controles y cuadros de dilogo personalizados

Controles personalizados Se llama control a un tipo especial de objeto que se coloca en una hoja de clculo con el fin de facilitar la entrada de datos por parte del usuario. La barra de herramientas Dilogo agrupa las herramientas utlizadas para arrastrar controles. Rtulo ( texto ) Cuadro de edicin Cuadro de grupo Botn Casilla de verificacin Botn de opcin Cuadro de lista Lista desplegable Cuadro combinado de lista Cuadro combinado desplegable Barra de desplazamiento Control de giro
Controles de hoja de clculo
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Los controles de hoja de clculo permiten crear interfaces de usuario eficaces, que faciliten el trabajo con el modelo y eviten errores en la entrada de datos. Los controles pueden vincularse con celdas; de este modo se facilita la entrada de datos y se refuerza su integridad. Aadir controles a una hoja de clculo es fcil y no exige conocer el lenguaje de macros.
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Para vincular un control a una celda debes hacer clic con el botn derecho sobre el control y elegir Formato / Objeto y seleccionar la ficha Control.
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Cuadro de lista Cuadro de lista desplegable Casilla de verificacin Barra de desplazamiento Controles de giro.
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Algunos se pueden vincular a una celda. Esto facilita su manejo sin necesidad de escribir programas especiales. Los controles vinculables son:
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Mdulo de Excel Colocar un control en una hoja de clculo 1. Abre la barra de herramientas Dilogo con el comando Barras de herramientas del men Ver. 2. Haz clic en una herramienta de la barra. 3. Dibuja el objeto en la hoja de clculo con el ratn. Formato de los controles 1. Selecciona el control pulsando Ctrl+Clic. 2. Usa el comando Objeto, del men Formato, para abrir el cuadro de dilogo Formato Objeto. A continuacin veremos las opciones del cuadro de dilogo Formato Objeto. Definir las propiedades del control
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Casillas de verificacin
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Tipos de controles utilizables en hojas de clculo
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Abre el cuadro de dilogo Formato Objeto. Selecciona el control y haz clic en la herramienta Formato objeto de la barra de herramientas Dilogo.
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Dibuja la casilla en la hoja de clculo, y mientras est seleccionada utiliza el comando Objeto del men Formato y selecciona la ficha Control. Escribe una referencia o el nombre de una celda en el cuadro Vincular con. Haz clic en aceptar y prueba la casilla de verificacin. Deben aparecer los valores Verdadero y Falso en la celda vinculada.
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Sirven para introducir los valores verdadero o falso.
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Los controles activos tienen propiedades de control. Estas propiedades definen la vinculacin con celdas y otras opciones de comportamiento. Con independencia del tipo de control, hay dos formas de acceder a las propiedades del control:
b CheckBox1 c d e f g
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Mdulo de Excel Barras de desplazamiento
Se usan para controlar el valor de un nmero entero en una celda.
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Controles de giro
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Los botones de opcin sirven para que el usuario elija una opcin dentro de una lista de dos o ms. Las opciones son mutuamente excluyentes. Los botones pueden colocarse dentro de cuadros de grupo que los agrupan tanto visualmente como lgicamente.
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q q
Todos los botones de opcin que no se encuentran dentro de un cuadro de grupo, forman parte del mismo grupo lgico. Cuando se vincula uno de ellos con una celda, todos los dems quedan vinculados automticamente con esa misma celda. Todos los botones de opcin de un cuadro de grupo forman parte del mismo grupo lgico. En una hoja de clculo puede haber varios cuadros de grupo con botones de opcin, as como botones de opcin no situados dentro de ningn cuadro de grupo.
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i OptionButton1 j k l m n
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Botones de opcin
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Los controles de giro son similares a las barras de desplazamiento, pero no admiten el valor Cambio de pgina, y slo se pueden orientar en vertical.
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Valor mnimo y Valor mximo definen los lmites del valor de la celda( 0 y 30.000). El valor de incremento define el cambio que experimenta el valor al hacer clic en las flechas ascendente o descendente de la barra. El valor cambio de pgina define el cambio que experimenta el valor al hacer clic en la propia barra o al arrastrar la barra situada entre las flechas. Introduce el nombre o la referencia a una celda en la caja Vincular con.
Mdulo de Excel
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Si cambia el tamao de una cuadro de grupo, de modo que un botn de opcin que antes estaba fuera pase a estar dentro, el nuevo elemento queda automticamente incorporado al grupo lgico.
Cuadros de lista Muestran al usuario una lista de opciones para que elija una de ellas, y colocan en una celda vinculada un nmero que depende del elemento seleccionado; si eliges el elemento segundo de la lista, la celda vinculada adquiere el valor 2. Por lo tanto admiten dos vnculos de celdas distintos: un rango para la lista de opciones y otro para la celda que nos indica la opcin elegida. Lista desplegable
Botones
Cuadros de lista dinmicos
Combinamos las frmulas con nombre con los cuadros de lista. 1. Escribe los valores del rango B2:D15 en una hoja de clculo nueva como se muestra: Departamento Lengua Lengua Lengua Lengua Ciencias Ciencias Ciencias Matemticas Matemticas Matemticas
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Curso Lengua 1 Lengua 2 Lengua 3 Literatura Biologa Qumica Fsica Algebra Geometra Trigonometra
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Los botones no estn vinculados a ninguna celda, pues su nico objeto es ejecutar macros. Cuando se dibuja un botn, se abre el cuadro de dilogo Asignar macro. En este punto hay dos formas de asignar macros: seleccionar una ya creada o grabar la nueva macro.
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Cdigo E101 E102 E103 E201 C102 C201 C301 M101 M201 M202
Son como los cuadros de lista, con la diferencia de que se puede definir la longitud en trminos del nmero de lneas que tendrn al desplegarse. Su principal ventaja es que ocupan menos espacio en la hoja de clculo.
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Mdulo de Excel 2. Define los siguientes rangos: Lista.1 Lista.2 Lista.3 Lista.4 Dept.Elegido Curso.Elegido C3:C5 C7:C9 C10:C12 C3:C12 B15 C15
3. Define el nombre Lista.cursos de la siguiente manera: =INDIRECTO(Lista.&Dept.Elegido)
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Ahora al hacer clic sobre un botn de opcin, el contenido de la lista cambiar automticamente.
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4. Aade a la hoja un grupo de botones de opcin y vincula una de ellos con la celda Dept.Elegido. 5. Aade un cuadro de lista con rango de entrada Lista.Cursos y como celda vinculada Curso.Elegido.
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B14 Dept.Elegido 1
Curso.elegido 1
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Mdulo de Excel
Proteccin del trabajo

Seguridad a nivel de archivo Sigue estos pasos para proteger un archivo ya creado con una contrasea: 1. Elige el comando Archivo / Guardar como para abrir el cuadro de dilogo Guardar como. 2. Haz clic en Opciones. 3. Escribe una contrasea en el cuadro Contrasea de proteccin y haz clic en Aceptar. Confrmala y haz clic en Aceptar. 4. Haz clic en Guardar. 5. Di que s si sale guardar los cambios o alguna pregunta similar. Si slo quieres proteger contra escritura, tambin puedes hacerlo en el cuadro Opciones de Guardar como. Un consejo muy practico es marcar la casilla Crear siempre copia de seguridad para que Excel cree una copia del archivo cada vea que se guarde. Posee el mismo nombre pero con extensin .XLK. Proteccin del interior del libro Hay tres niveles:
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Proteccin de hojas de clculo Elige el comando Herramientas / Proteger / Proteger hoja. Tendremos las siguientes opciones: Pagina 88 PDF Creator - PDF4Free v2.0 http://www.pdf4free.com
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Elige el comando Herramientas / Proteger / Proteger libro. Tendrs las siguientes opciones:
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Contrasea: Contrasea opcional. Estructura: Si se marca esta casilla, la proteccin impde modificar la estructura de las hojas de clculo ( ni borrar, copiar ni nada con las hojas ). Ventanas: no se podr modificar la ventana del libro.
Para desproteger elige Herramientas / Proteger / desproteger libro.
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Aplicacin de proteccin al libro
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Nivel de libro. Nivel de hoja de clculo. Nivel de objeto.
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q q q q
Contrasea: Contrasea opcional. Contenido: Protege las celdas y elementos grficos de la hoja de clculo. Objetos: Protege los elementos grficos. Escenarios: Impide modificar las definiciones de escenarios.
Para desproteger una hoja elige el comando Herramientas / Proteger / Desproteger hoja.
Proteccin de celdas
Conviene , a veces, proteger celdas individuales. Para ello elige el comando Formato / Celdas y selecciona la ficha proteccin. Ten en cuenta estas dos cosas a la hora de proteger celdas:
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Proteccin de objetos grficos
Si no se protegen de los objetos grficos de las hojas de clculos, los usuarios podrn moverlos, cambiarlos de tamao o borrarlos. Para protegerlos:
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La proteccin de objetos funciona igual que la de celdas; por defecto, todos los objetos estn bloqueados y slo deben desbloquearse los que deban ser modificables una vez protegida.
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1. Selecciona el objeto. 2. Elige el comando Formato / Objeto y selecciona la ficha Proteccin. 3. Selecciona las opciones Bloqueado o Bloquear texto ( o ambas ).
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La proteccin de celdas slo es operativa cuando se protege la hoja con la opcin Contenido seleccionada. Por defecto, todas las celdas estn bloqueadas. Por tanto, antes de proteger la hoja hay que desbloquear aquellas que deban poder modificar los usuarios.
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Manual de Excel

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Mdulo de Excel MODULO 5: HOJA DE CLCULO EXCEL PARA WINDOWS 95.

Libro, hojas de clculo y ventanas

Creacin de libros nuevos

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Hojas de clculo Hojas de grficos Hojas de macros, mdulos y cuadros de dilogo

Los documentos Excel se llaman libros y pueden tener:

Nombres de hojas de clculo con sentido

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A continuacin elige el comando Ventana \ Dividir.

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Trabajar con hojas de clculo

PDF Creator - PDF4Free v2.0

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Entrada manual de frmulas

=A1*2 =ABC&A1 =A1&A2

Norte Sur Este Oeste

Transporte Por unidad 1195 1255 1325 975

Chismes rojos Unidades Coste 5 12 6 23

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Referencia absoluta. Referencia relativa. Referencia mixta.

La funcin Y comprueba si son ciertas varias condiciones:

Ejemplo: =SI ( O ( B3>=5 ; B5=3 ) ; 4 ; 6 )

La funcin O comprueba si es cierta alguna condicin:

Ejemplo: =SI ( Y ( Estexto(B1); Esblanco(B3)); Debe escribir el apellido; )

Verificacin de condiciones complejas: Funciones Y y O

Apellido Arnaiz Villasante Madariaga Carballeria

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Hay tres mtodos de clculo:

Todo esto se cambia en Herramientas /Opciones, ficha Calcular. Precisin en pantalla

Periodo Mayo 96 Junio 96 Tipo de inters 10%

Saldo de partida 200000 192438

Pago mensual 9229 9229 Plazo 24

Inters 1667 1604

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Control de clculo en la hoja

Formato de hojas de clculo

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Coma decimal Opcin de alineacin

Indicadores de exponente Caracteres Separador de fracciones Indicador de texto

Indicador de texto Indicador de relleno

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PDF Creator - PDF4Free v2.0

Las ventajas de los autoformatos

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Precio Subvencin del estatal

Precio billete por km y pasajero

Precio por kilmetro y pasajero

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PRECIOS DE LOS BILLETES

Precio de los billetes

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Alame Ballesta Camino Dr. Fleming Espa Fuentesa da Pi oleto na 3 5 6 8 12 3 2 3 5 9 5 2 1 3 7 6 3 1 2 6 8 5 3 2 4 12 9 7 6 4 16 13 11 10 8 4

Imprimir hojas de clculo

Ajuste de los Mrgenes Las opciones son:

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Superior, Inferior, Izquierdo, Derecho. Desde el extremo. Centrar en la pgina.

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Entrada de nmeros y fechas

Introducir nmeros como texto

Introduce primero el apostrofe `04543.

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Conversin de unidades de medida

De_unidad: es la unidad del argumento nmero.