RECONOCIMIENTO DE ERROR EN LIBROS CONTABLES En cuanto a la contabilizacin de la correccin de los errores, cabe anotar que el artculo 106 del

Decreto 2649 de 1993, dispone: Reconocimiento de errores de ejercicios anteriores. Las partidas que correspondan a la correccin de errores contables de perodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cmputos matemticos, de desviaciones en la aplicacin de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existan a la fecha en que se difundi la informacin financiera, se deben incluir en los resultados del perodo en que se advirtieren. En este caso, al tomar decisiones los usuarios de la informacin con base en estados financieros con errores, como es el registro de utilidades inexistentes y su correspondiente distribucin, podemos observar que a pesar de ser un hecho cumplido el efecto puede ser revertido, afectando el estado de resultados del ejercicio en curso . Sobre este particular se deben realizar las revelaciones en las notas aclaratorias. Adicionalmente, las normas legales tambin permiten otro procedimiento, al asignar a los organismos que ejercen inspeccin, vigilancia y control la facultad de ordenar la rectificacin de los estados financieros (Art. 40 Ley 222 de 1995). Un aparte de la norma establece: Tratndose de estados financieros de fin de ejercicio, las rectificaciones afectarn el perodo objeto de revisin, siempre que se notifique dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se hayan presentado en forma completa ante la respectiva autoridad. Pasado dicho lapso las rectificaciones se reconocern en el ejercicio en curso.No sobra aclarar que la utilizacin de esta facultad depende de la materialidad y antigedad del error. Podemos anotar que independientemente de la facultad mencionada en el prrafo anterior, si ha juicio de la sociedad, por considerar el error de tal magnitud que origina estados financieros desfasados de la realidad, puede a motu propio optar por corregir la contabilidad y emitir nuevos estados financieros, para lo cual debe contar necesariamente con la aprobacin del mximo rgano social, especialmente si se trata de estados financieros previamente aprobados por dicho rgano. Es oportuno indicar que la rectificacin de estados financieros de periodos anteriores implica la anulacin de los folios que contienen el error en los trminos previstos en el artculo 132 del Decreto 2649 de 1993, reabrir los libros del respectivo ao, efectuar las correcciones, realizar un nuevo cierre, volver a emitir estados financieros, someterlos a consideracin de la asamblea de accionistas o junta de socios y adems, requiere la difusin a todas las personas naturales o jurdicas, privadas o pblicas y dems entes que hayan recibido la informacin.

Finalmente, en cuanto a decisiones adoptadas con base en informacin financiera errnea, se debe tener en cuenta que la solucin debe estar ajustada a derecho por lo tanto, las normas legales (fiscales, civiles, comerciales, etc.) establecen los trminos y condiciones segn el caso de que se trate. Con base en lo expuesto anteriormente procedemos a dar respuesta a su interrogante, manifestndole que por tratarse de registros ocurridos en el ao 2007 y estando cerrada la contabilidad de los aos 2007, 2008 y 2009, procede elaborar el comprobante de correccin o ajuste en el ejercicio en curso, en los trminos previstos en el artculo 106 de Decreto 2649 citado, sin modificar los estados financieros ya emitidos. Lo anterior sin perjuicio de que la sociedad opte por la rectificacin, caso en el cual deber afectar la contabilidad del respectivo ejercicio, elaborar, aprobar nuevos estados financieros y sustituir los remitidos inicialmente.
SANCIONES Hechos irregulares y sancionables en la contabilidad. Cdigo de comercio, Art. 57. En los libros de comercio se prohbe: 1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren. 2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuacin de los mismos. 3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisin se salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere. 4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos. 5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros Decreto 2649 de 1993, Art. 128. Forma de llevar los libros. () En los libros esta prohibido: I . Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren. 2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuacin de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrnicos no se consideran espacios en blanco los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado. 3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. 4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos. 5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros. Pargrafo. Sin perjuicio de los dems requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrn valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artculo.

Estatuto tributario, Art. 654. Hechos irregulares en la contabilidad. Habr lugar a aplicar sancin por libros de contabilidad, en los siguientes casos: a) No llevar libros de contabilidad si hubiere obligacin de llevarlos; b) No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligacin de registrarlos ; c) No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo; d) Llevar doble contabilidad; e) No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidacin de los impuestos o retenciones, y f) Cuando entre la fecha de las ltimas operaciones registradas en los libros, y el ltimo da del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibicin, existan ms de cuatro (4) meses de atraso. Sanciones por irregularidades en la contabilidad Cdigo de comercio Art. 58. La violacin a lo dispuesto en el artculo anterior (Art., 57) har incurrir al responsable en una multa hasta de cinco mil pesos que impondr la cmara de comercio o la Superintendencia Bancaria o de Sociedades, segn el caso, de oficio o a peticin de cualquier persona, sin perjuicio de las acciones penales correspondientes. Los libros en los que se cometan dichas irregularidades carecern, adems, de todo valor legal como prueba en favor del comerciante que los lleve. Cuando no pueda determinarse con certeza el verdadero responsable de estas situaciones, sern solidariamente responsables del pago de la multa el propietario de los libros, el contador y el revisor fiscal, si este incurriere en culpa. Estatuto tributario, Art. 655. Sancin por irregularidades en la contabilidad. Sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y dems conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente probados de conformidad con las normas vigentes, la sancin por libros de contabilidad ser del medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el patrimonio lquido y los ingresos netos del ao anterior al de su imposicin sin exceder 20.000 UVT. Cuando la sancin a que se refiere el presente artculo, se imponga mediante resolucin independiente, previamente se dar traslado del acta de visita a la persona o entidad a sancionar, quien tendr un trmino de un (1) mes para responder. Pargrafo. No se podr imponer ms de una sancin pecuniaria por libros de contabilidad en un mismo ao calendario, ni ms de una sancin respecto de un mismo ao gravable.

COD. COMERCIO ARTCULO 58. <SANCIONES POR VIOLACIONES A LAS PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE COMERCIO>. La violacin a lo dispuesto en el artculo anterior har incurrir al responsable en una multa hasta de cinco mil pesos que impondr la cmara de comercio o la Superintendencia Bancaria o de Sociedades, segn el caso, de oficio o a peticin de cualquier persona, sin perjuicio de las acciones penales correspondientes. Los libros en los que se cometan dichas

irregularidades carecern, adems, de todo valor legal como prueba en favor del comerciante que los lleve. Cuando no pueda determinarse con certeza el verdadero responsable de estas infracciones, sern solidariamente responsables del pago de la multa el propietario de los libros, el contador y el revisor fiscal, si ste incurriere en culpa.