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EXCEL AVANZADO

Frmulas de Excel
Las frmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de clculo. Sin las frmulas nuestras hojas de clculo seran como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras. Utilizamos las frmulas de Excel para realizar clculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.

Qu son las frmulas de Excel?


Una frmula de Excel es un cdigo especial que introducimos en una celda. Ese cdigo realiza algunos clculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda. Existen millones de variaciones de frmulas porque cada persona crear la frmula que mejor se adapte a sus necesidades especficas. Pero sin importar la cantidad de frmulas que vaya a crear, todas debern seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las frmulas deben empezar con un smbolo igual (=). Considera la siguiente frmula para la celda A1 ingresada en la barra de frmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual ser mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el smbolo igual al inicio de una frmula de lo contrario Excel tratar el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el smbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operacin, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuacin pero no realiza ningn clculo.

Partes de una frmula de Excel


Todas las frmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto tambin puede ser utilizado dentro de una frmula pero siempre deber estar encerrado por dobles comillas como Marzo.

Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras frmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarn a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra frmula

Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemticos que conocemos como el smbolo + para la suma o el smbolo * para la multiplicacin.

Funciones de Excel. Dentro de las frmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una funcin de Excel es la funcin SUMA la cual podemos incluir como parte de una frmula.

Constantes y referencias de celda


Las frmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente debemos introducir la ecuacin en la Barra de frmulas, pulsar la tecla Entrar y Excel calcular el resultado. En el siguiente ejemplo puedes observar un ejemplo de frmula que utiliza solamente nmeros:

Estos nmeros son constantes, lo que significa que su valor nunca cambiar y la frmula siempre regresar el mismo resultado mientras tanto y no modifiquemos los nmeros. Sin embargo una de las ventajas ms grandes al utilizar frmulas en Excel es que podemos utilizar referencias de celda dentro de la ecuacin.

Referencias de celda en frmulas


Las referencias de celda nos ofrecern un mayor grado de flexibilidad en nuestras frmulas. Considera el siguiente ejemplo

La celda A2 tiene el valor 1, la celda B2 el valor 2 y la celda C2 el valor 3. En la celda D2 crear la siguiente frmula =A2+B2+C2 y al pulsar la tecla Entrar obtendr el resultado de la operacin:

La diferencia entre utilizar contantes y referencias de celda es que el resultado de una frmula con referencias de celda depender del valor de otras celdas. Si el valor de cualquiera de las celdas referenciadas cambia, entonces el resultado de la frmula tambin ser actualizado. Si actualizo el valor de la celda B2 por 6, tan pronto como pulse la tecla Entrar habr dos actualizaciones en la hoja de clculo. En primer lugar se actualizar el valor de la

celda B2 y en segundo lugar el resultado de la frmula de la celda D2 tambin ser actualizado.

Observa que el resultado de la frmula de la celda D1 no cambia porque sus elementos son siempre constantes. De esta manera puedes observar la flexibilidad que ofrece el utilizar referencias de celda dentro de nuestras frmulas ya que podemos controlar su resultado sin la necesidad de editar la frmula.

Referencias absolutas y relativas


Por Moiss Ortz el 17 marzo, 2011

Una referencia en Excel identifica a una celda (o rango de celdas) dentro de una hoja de trabajo y le hace saber a Excel en dnde buscar los valores que se quieren utilizar en una frmula. Pero Cul es la diferencia entre las referencias absolutas y las referencias relativas?

Referencias relativas en Excel


Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una frmula. Por ejemplo, si la frmula de la celda D1 es la siguiente:
=C1*2

Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiar la frmula y la ajustar de manera que la referencia se modifique automticamente conforme va avanzando la fila.

En este ejemplo la referencia C1 de la frmula se fue incrementando automticamente a C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila.

Referencias absolutas en Excel


Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la frmula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dnde se copie la frmula y se definen utilizando el smbolo $. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A ser siempre fija mientras que la fila podra ajustarse automticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecer siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1. Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la referencia sea absoluta. Nota que ahora la frmula de la celda D1 est escrita de la siguiente manera:
=$C$1*2

Observa que sin importar a qu fila se copi la frmula, la referencia siempre se mantiene hacia $C$1. Es decir, an cuando se halla copiado la frmula a filas diferentes la referencia dentro de la frmula permaneci constante. Es importante que entiendas la diferencia entre estos dos tipos de referencias porque te permitir escribir frmulas efectivas en Excel.

Precedencia de operadores aritmticos


Por Moiss Ortz el 16 junio, 2011

Un operador es un smbolo que especifica el tipo de clculo matemtico que se desea realizar en una frmula, por ejemplo la suma o la multiplicacin. Si una frmula contiene varios operadores, Excel realiza dichos clculos en un orden predeterminado.

Precedencia de operadores
Las formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a leer despus del signo igual (=) y calculando los valores de acuerdo a la precedencia de los operadores. El orden en que son calculadas las operaciones es el siguiente:
1. Porcentaje [%] 2. Exponenciacin [^]

3. Multiplicacin [*] y divisin [/] 4. Suma [+] y resta [-]

Seguramente el concepto quedar claro con un ejemplo. Considera la siguiente frmula:


=5+3*4-6/2

Las multiplicaciones y divisiones se calcularn primero obtiendo el siguiente resultado: =5+12-3. El nmero 12 es el resultado de multiplicar 3*4 y el nmero 3 es el resultado de la divisin 6/2. Finalmente se realizar la suma y la resta dando como resultado 14 que es precisamente el resultado que obtenemos en Excel:

Uso de parntesis con operadores aritmticos


Aun cuando existe un orden predeterminado para los operadores, podemos influir en la precedencia de operadores al utilizar parntesis los cuales tendrn la preferencia sobre los operadores. Considera la siguiente frmula: =(5+3)*4-6/2 Esta es una frmula similar a la anterior solamente que he colocado un parntesis para la suma (5+3), la cual ser calculada antes que cualquier otra cosa dejando el siguiente resultado: =8*4-6/2. Ahora que ya no hay parntesis Excel aplicar el orden predeterminado empezando con las multiplicaciones y divisiones para obtener el resultado: =32-3 y finalmente har la resta para obtener el resultado final de 29. Observa cmo Excel efectivamente obtiene este resultado:

Ya conoces el orden de la precedencia de operadores aritmticos en Excel y debes tomarlo muy en cuenta al momento de crear frmulas ya que definitivamente influirn en el resultado obtenido.

Ingresar frmulas en Excel


Por Moiss Ortz el 25 enero, 2012

Para ingresar frmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el smbolo igual (=) de manera que indiquemos a Excel que la celda contendr una frmula en lugar de un texto. Excel nos da la oportunidad de utilizar diferentes mtodos para ingresar nuestras frmulas.

Ingresar una frmula manualmente


La manera ms simple de introducir una frmula es capturando todo el texto que la compone directamente en la celda o en la barra de frmulas. Tal como cualquier otro texto podemos utilizar las flechas para movernos entre el texto as como realizar cualquier edicin con el teclado.

Ingresar frmulas con el ratn


Existe un mtodo alterno que nos permite ingresar una frmula de una manera ms rpida y menos susceptible a errores. Con este mtodo utilizamos el ratn para seleccionar las celdas que forman parte de una frmula. Este mtodo inicia igual que todos: introduciendo el smbolo igual (=) y cada vez que necesitamos introducir una referencia a una celda debemos seleccionarla con el ratn en lugar de introducirla con el teclado.

Ingresar frmulas con flechas


Este mtodo es similar que el anterior. La diferencia es que en lugar de utilizar el ratn para seleccionar las celdas utilizamos las flechas del teclado para movernos en la hoja de Excel hacia la celda a la que deseamos crear una referencia en nuestra frmula.

Utilizar autocompletar para ingresar una funcin


Las frmulas de Excel pueden utilizar funciones en cuyo caso podemos hacer uso de la funcionalidad de Autocompletar la cual hace ms sencillo introducir una funcin.

En este ejemplo utilic las facilidades del autocompletar y tambin del ratn para introducir las referencias de las celdas dentro de la funcin.

Insertar nombres de rango en frmulas


En Excel podemos tener celdas o rangos de celdas con nombres asociados y podemos utilizar dichos nombres en nuestras frmulas. En el siguiente ejemplo el rango de celdas B2:B7 tiene el nombre Ventas y el rango C2:B7 el nombre Gastos. Podemos utilizar estos nombres en nuestras frmulas de la siguiente manera:

La condicin para utilizar un nombre de rango en nuestras frmulas es que debemos conocer previamente el nombre al menos saber la letra inicial para obtener la lista de nombres disponibles. Si no conocemos el nombre del rango ni la letra inicial del nombre podemos pulsar la tecla F3 para desplegar el cuadro de dilogo Pegar nombre el cual nos dejar seleccionar el nombre de una lista.

Nota: Si no existen nombres previamente definidos, al oprimir la tecla F3 no suceder nada.

Editar frmulas en Excel


Despus de haber ingresado una frmula es probable que tengamos la necesidad de realizar alguna modificacin. Para editar una frmula podemos seguir cualquier de las siguientes opciones:

Seleccionar la celda y editar la frmula directamente en la barra de frmulas. Hacer doble clic sobre la celda y editar la frmula directamente en la celda. Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2 para editar la frmula en la celda.

Asignar nombres a celdas o rangos


Por Moiss Ortz el 26 mayo, 2011

Hasta ahora he utilizado el estilo de referencia A1 para referirme tanto a una celda como a un rango pero tambin existe la posibilidad de crear un nombre descriptivo que los represente adecuadamente.

Asignar un nombre a un rango de celdas


Estos nombres se pueden utilizar dentro de una frmula para ayudar en la compresin de la misma posteriormente. Para asignar un nombre a una celda sigue los siguientes pasos. Selecciona la celda o rango a la que asignars un nombre y haz clic en el cuadro Nombre que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de frmulas:

Escribe el nombre que deseas y presiona Entrar.

Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Frmulas y el botn Asignar nombre.

Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botn y se mostrar el cuadro de dilogo Nombre nuevo:

En la caja de texto Nombre coloca el nombre que asignars a la celda o rango y oprime el botn Aceptar.

Utilizar un nombre en una frmula


Como ejemplo final utilizar el nombre que acabamos de crear dentro de una frmula para que observes cmo Excel interpreta correctamente el nuevo nombre del rango, observa la barra de frmulas:

Ahora ya sabes que puedes nombrar tanto celdas como rangos y utilizar ese nombre dentro de tus frmulas para facilitar tu trabajo.

Insertar funciones
Por Moiss Ortz el 23 octubre, 2011

El cuadro de dilogo Insertar funcin en Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en nuestras hojas ya que este cuadro de dilogo nos brinda ayuda para localizar la funcin adecuada y nos da informacin sobre sus argumentos. Si utilizas el cuadro de dilogo Insertar funcin podrs evitar utilizar el teclado y podrs hacer prcticamente todo con el puntero del ratn.

Desplegar el cuadro de dilogo Insertar funcin


Existen tres maneras de mostrar este cuadro de dilogo. La primera es haciendo clic sobre el botn Insertar funcin de la ficha Frmulas. La otra alternativa es utilizar el icono mostrado en la barra de frmulas el cual se muestra como fx. El tercer mtodo es

seleccionar la opcin de men Ms funciones que se muestra al pulsar el botn Autosuma.

Seleccionar la categora de la funcin de Excel


De manera predeterminada se mostrar la categora de funciones Usadas recientemente. Esto permitir que hagas una revisin rpida sobre la lista para saber si la funcin que buscas se encuentra ah.

De lo contrario, puedes seleccionar la categora de la funcin que ests buscando para poder encontrarla rpidamente. Si no conoces la categora de la funcin tienes dos alternativas, la primera es seleccionar la opcin Todo dentro de la lista desplegable lo cual mostrar todas las funciones de Excel y podrs buscar entre ellas. La otra opcin que tienes es utilizar el cuadro Buscar una funcin para introducir el nombre de la funcin que buscar y oprimir el botn Ir para permitir que Excel encuentre dicha funcin.

Seleccionar la funcin
Una vez que has encontrado la funcin que necesitas, debes seleccionarla y hacer clic en el botn Aceptar o tambin puedes hacer doble clic sobre su nombre y de inmediato Excel mostrar el cuadro de dilogo Argumentos de Funcin.

Ingresar los argumentos de la funcin


Dentro de este nuevo cuadro de dilogo debers seleccionar las celdas que contienen cada uno de los argumentos de la funcin. Una vez que hayas terminado de especificar los argumentos debers pulsar el botn Aceptar para terminar con la insercin de la funcin de Excel. Una ventaja del cuadro de dilogo Argumentos de funcin es que provee una descripcin de ayuda para cada uno de los argumentos de la funcin utilizada de manera que si has olvidado alguno de ellos puedas rpidamente recordar el uso de cada uno de los argumentos.

Trucos para la Autosuma en Excel

Por Moiss Ortz el 25 abril, 2011

En esta ocasin te dar dos consejos para aplicar la Autosuma fcil y rpidamente en tus hojas de Excel. El primero de los trucos es el siguiente.

Obtener la suma de una columna


Selecciona la celda justo debajo de la columna que deseas sumar:

Oprime la combinacin de teclas ALT + = y Excel seleccionar y sumar correctamente los valores numrcios de la columna:

Sumar todas las columnas y filas


Antes de mostrarte el siguiente truco debo resaltar un comportamiento extrao de Excel. Tomar la misma tabla de datos de ejemplo y comenzar a sumar las filas hasta llegar a la tercera fila en donde Excel realmente no sabr qu hacer:

Observa cmo despues de haber sumado dos filas y llegar a la tercera fila Excel intenta sumar la columna en lugar de la fila. El segundo truco que te mostrar ayuda a resolver la confusin de Excel y a sumar rpidamente tanto filas como columnas. Para aplicar el truco debes seleccionar todas las celdas de valores numrcios e incluir una fila y una columna adicionales donde se colocar los resultados:

Despus de seleccionar las celdas oprime el botn de suma el atajo de teclado que acabamos de revisar ALT + = y Excel sumar automticamente tanto columnas como filas y colocar los resultados en las celdas vacas:

Ambos mtodos te ayudarn a realizar las sumas de tus datos adecuada y rpidamente. Aprende otros mtodos abreviados de teclado en el artculo 10 atajos de teclado tiles.

Funciones de tiempo en Excel


Por Moiss Ortz el 3 octubre, 2011

Excel provee de tres funciones que nos ayudan a trabajar con informacin de tiempo. Estas funciones son de gran utilidad para extraer informacin especfica de hora, minuto y segundo de una celda que contiene un dato de tipo Hora. Cada funcin, de acuerdo a su nombre, extrae una parte especfica de una hora con tan solo especificar la celda que contiene el dato que deseamos analizar. Por ejemplo, supongamos que la celda A 1 tiene la siguiente informacin:

La funcin HORA en Excel


Para obtener solamente la hora de esta celda puedo utilizar la funcin HORA de la siguiente manera:

Observa que Excel regresa el valor 17 porque las horas son siempre especificadas en el formato de 24-horas.

La funcin MINUTO en Excel


Para extraer la informacin de los minutos utilizamos la funcin MINUTO:

La funcin SEGUNDO en Excel


Y finalmente para obtener los segundos de la celda A1 utilizamos la funcin SEGUNDO:

Ya lo sabes, cuando necesites extraer informacin especfica sobre una hora puedes hacer uso de las funciones de tiempo para facilitar cualquier clculo posterior. FUNCIONES DE TEXTO

La funcin EXTRAE en Excel


Por Moiss Ortz el 13 febrero, 2012

La funcin EXTRAE en Excel nos ayuda a extraer caracteres que pertenecen a una cadena de texto. Lo nico que debemos proporcionar es el nmero de caracteres que deseamos extraer y su punto de inicio dentro de la cadena de texto.

Sintaxis de la funcin EXTRAE


La funcin EXTRAE tiene 3 argumentos:

Texto (obligatorio): La cadena de texto original de donde deseamos extraer los caracteres. Posicin_inicial (obligatorio): El nmero de la posicin que ocupa el primer carcter que deseamos extraer. El primer carcter del Texto tiene siempre la posicin nmero 1. Nm_de_caracteres (obligatorio): El nmero de caracteres que se van a extraer del Texto a partir de la posicin inicial.

Ejemplo de la funcin EXTRAE


Para probar la funcin EXTRAE en Excel realizaremos un ejemplo muy sencillo pero ilustrativo en el cual extraer la palabra Archivo 5 del contenido de la celda A1.

1. En la celda B1 comenzamos introduciendo la frmula: =EXTRAE( 2. Ya que el primer argumento de la funcin es la cadena de texto, har clic sobre la celda A1 para obtener la referencia de celda: =EXTRAE(A1,

3. El segundo argumento de la funcin es la posicin inicial de la palabra Archivo 5 dentro de la cadena de texto de la celda A1. Esta posicin es la nmero 4. =EXTRAE(A1,4 4. El ltimo argumento es el nmero de caracteres que deseo extraer que son 9. Es importante considerar el espacio en blanco como un carcter y de esta manera tengo la frmula final: =EXTRAE(A1,4,9)

De esta manera la funcin EXTRAE nos da el resultado esperado:

La funcin EXTRAE y las fechas


Algunos usuarios de Excel intentan utilizar la funcin EXTRAE con datos de tipo fecha con la intencin de obtener informacin del da, del mes o del ao. Sin embargo estos intentos siempre resultarn en un error ya que las fechas en Excel son un nmero el cual tiene formato de celda especial para mostrarse como texto. La solucin para extraer las partes de una fecha es utilizar las funciones DIA, MES y AO.

La funcin CONCATENAR en Excel


Por Moiss Ortz el 15 febrero, 2012

La funcin CONCATENAR en Excel nos permite unir dos o ms cadenas de texto en una misma celda lo cual es muy til cuando nos encontramos manipulando bases de datos y necesitamos hacer una concatenacin.

Sintaxis de la funcin CONCATENAR


La funcin CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento ser un texto que se ir uniendo al resultado final. El mximo de argumentos que podemos especificar en la funcin es de 255 y el nico obligatorio es el primer argumento.

Texto1 (obligatorio): El primer texto que se unir a la cadena de texto final. Texto2 (opcional): El segundo texto a unir al resultado final. Todos los argumentos son opcionales a partir del segundo argumento.

Ejemplo de la funcin CONCATENAR


La funcin CONCATENAR nos puede ayudar en casos en los que la informacin est distribuida en varias columnas y deseamos integrar la informacin en una sola. Por ejemplo, tengo informacin de los nombres de los empleados en 3 columnas diferentes:

Para unir el nombre y los apellidos de todos los empleados en la columna D podemos seguir los siguientes pasos.
1. En la celda D2 comenzar a escribir la funcin CONCATENAR especificando el primer argumento:
=CONCATENAR(A2,

2. Como segundo argumento debo especificar un espacio vaco de manera que el Nombre y el Apellido paternos permanezcan separados en la nueva cadena de texto:
=CONCATENAR(A2," ",

3. Ahora puedo especificar el tercer y cuarto argumento que ser el Apellido paterno con su respectivo espacio:
=CONCATENAR(A2," ",B2," ",

4. Y como ltimo paso en el quinto argumento ir el Apellido materno:


=CONCATENAR(A2," ",B2," ",C2)

La funcin CONCATENAR nos da el resultado esperado en la celda D2:

Slo resta copiar la frmula hacia abajo para que Excel realice la concatenacin de los dems nombres.

La funcin ENCONTRAR en Excel


Por Moiss Ortz el 17 febrero, 2012

La funcin ENCONTRAR en Excel nos devuelve la posicin inicial de una cadena de texto, o de un carcter, dentro de otra cadena de texto. La funcin ENCONTRAR hace diferencia entre maysculas y minsculas.

Sintaxis de la funcin ENCONTRAR


La funcin ENCONTRAR tiene tres argumentos que son los siguientes:

Texto_buscado (obligatorio): Es la cadena de texto o carcter que se desea encontrar. Dentro_del_texto (obligatorio): La cadena de texto donde realizaremos la bsqueda. Nm_inicial (opcional): Indica la posicin de la cadena Dentro_del_texto donde se comenzar la bsqueda. El primer carcter siempre es el nmero 1. Si se omite este argumento se supone que se realizar una bsqueda desde la primera posicin.

Si el Texto_buscado es contrado, entonces la funcin ENCONTRAR regresa un nmero que indicar la posicin donde se encontr. Si no se encuentra ninguna coincidencia la funcin ENCONTRAR regresar el error #VALOR!

Ejemplo de la funcin ENCONTRAR


A continuacin podrs observar una serie de ejemplos de la funcin ENCONTRAR que nos ayudarn a dejar claro su uso. Cada una de las funciones buscar un carcter especfico dentro del texto de la columna A. Observa los resultados:

El primer ejemplo nos muestra la siguiente frmula:


=ENCONTRAR("T", A2)

Esta frmula encontrar la primera ocurrencia de la letra T (mayscula) que se encuentra en la primera posicin y por lo tanto el resultado es 1. Como haba

mencionado anteriormente, la funcin ENCONTRAR es sensible a maysculas y lo comprobamos con el segundo ejemplo:
=ENCONTRAR("t", A3)

Al buscar la letra t (minscula), obtenemos como resultado la posicin 4 aun cuando se ha iniciado la bsqueda desde el primer carcter lo cual no indica que la bsqueda hace diferencia entre maysculas y minsculas. El tercer ejemplo hace una bsqueda de la letra i:
=ENCONTRAR("i", A4)

Lo interesante de este ejemplo es que la cadena original tiene dos letras i, pero la funcin ENCONTRAR regresa la posicin de la primera, que es la posicin nmero 9. Sin embargo, en el ltimo ejemplo utilizamos el tercer argumento de la funcin ENCONTRAR:
=ENCONTRAR("i", A5, 10)

Con el tercer argumento estoy indicando a la funcin ENCONTRAR que inicie la bsqueda a partir de la posicin 10, que es la letra g, y por lo tanto me regresa la posicin de la segunda letra i.

Errores comunes con la funcin ENCONTRAR


Si la funcin ENCONTRAR regresa el error #VALOR! es probable que tengas alguno de los siguientes problemas:

Si olvidamos que la funcin ENCONTRAR hace diferencia entre maysculas y minsculas podemos obtener el error #VALOR! porque la funcin no encontrar coincidencias. Al utilizar el tercer argumento de la funcin, que indica la posicin inicial de la bsqueda, debemos tener cuidado de no especificar un nmero que sea mayor a la longitud de la cadena o de la contrario obtendremos el error #VALOR!

La funcin CARACTER en Excel


Por Moiss Ortz el 20 febrero, 2012

La funcin CARACTER en Excel regresa un carcter especfico para un nmero entero que ha sido proporcionado como argumento. Un computador tiene un juego de caracteres con un nmero entero asignado y es precisamente ese nmero el que debemos proporcionar como argumento.

Sintaxis de la funcin CARACTER


La sintaxis de la funcin CARACTER solamente admite un argumento:

Nmero (obligatorio): Nmero entero entre 1 y 255 que especifica el carcter que deseamos obtener.

Ejemplos de la funcin CARACTER


La funcin CARACTER puede ayudarnos a hacer uso de caracteres especiales o smbolos dentro de alguna celda como pueden ser los saltos de lnea o encontrar alguna letra del alfabeto.

Agregar un salto de lnea


Cuando necesitamos agregar dos cadenas de texto que incluyan un salto de lnea entre ellas podemos utilizar la funcin CARACTER (10), que representa precisamente el salto de lnea. Observa cmo la celda C2 hace la unin de las cadenas de texto de la celda A1 y B1 pero introduce un salto de lnea entre ambas.

Para ver reflejado el salto de lnea debemos ir al cuadro de dilogo Formato de celdas (CTRL + 1) y seleccionar la opcin Ajustar texto que se encuentra en la pestaa Alineacin.

Encontrar una letra del alfabeto


Si queremos saber rpidamente cual es la letra 10 del alfabeto podemos utilizar la funcin CARACTER que nos dar el resultado inmediato sin necesidad de ir letra por letra. Antes de mostrar el ejemplo debemos saber que la letra A (mayscula) tiene asociado el cdigo 65 y de esta manera podemos imaginar que la primera letra del alfabeto es lo

mismo que 64 +1, la segunda letra del alfabeto ser 64 +2, la tercera 64 + 3 y as sucesivamente. Si necesitamos conocer la dcima letra del alfabeto utilizaremos la frmula CARACTER(64 + 10):

La suma 64 + 10 que coloqu dentro de la funcin no es necesaria. Solamente lo he hecho para ilustrar de una mejor manera que estoy buscando la dcima letra del alfabeto pero obtendramos el mismo resultado con solo especificar la frmula CARACTER(74). Puedes hacer un ejercicio y enlistar todas las letras del alfabeto de acuerdo a su posicin. En la siguiente hoja de Excel tengo las posiciones de las letras en la columna C y en la columna D mostrar la letra correspondiente con tan solo hacer la suma del nmero 64 y la posicin deseada:

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

La funcin DIAS.LAB en Excel


Por Moiss Ortz el 22 febrero, 2012

La funcin DIAS.LAB en Excel nos ayuda a obtener el nmero de das laborables entre dos fechas determinadas. La funcin DIAS.LAB nos permite especificar un

conjunto de das de vacaciones que sern excluidos de los das laborables contabilizados.

Sintaxis de la funcin DIAS.LAB


A continuacin una descripcin de los argumentos de la funcin DIAS.LAB:

Fecha_inicial (obligatorio): Es la fecha a partir de la cual se comenzarn a contar los das laborables. Fecha_final (obligatorio): La fecha que marca el final de la contabilizacin de das laborables. Vacaciones (opcional): Conjunto de una o varias fechas que sern excluidas del calendario de das laborables.

La funcin DIAS.LAB contabiliza los das laborables de lunes a viernes y excluye los fines de semana (sbado y domingo).

Ejemplos de la funcin DIAS.LAB


En el siguiente ejemplo podrs observar el nmero de das laborables que existen entre el 1 de enero del 2012 y el 22 de febrero del 2012.

Con este resultado puedes comprobar que se han excluido los sbados y los domingos. Ahora incluir una lista de das de vacaciones de la siguiente manera:

Observa que he colocado un nombre para el rango de celdas B3:B5 y lo he llamado Vacaciones. En seguida modificar la funcin DIAS.LAB para que considere los das de vacaciones.

La funcin deja de contabilizar las fechas especificadas como vacaciones y lo puedes ver reflejado en el resultado final. Si por alguna razn llegamos a colocar en la lista de das de vacaciones la fecha de un sbado o de un domingo esos das no surtirn ningn efecto porque la funcin DIAS.LAB no contabiliza esos das. Observa en el siguiente ejemplo cmo he agregado a la lista de das de vacaciones un par de fechas que corresponden a un sbado (18/02/2012) y un domingo (19/02/2012) y sin embargo el resultado de la funcin DIAS.LAB no cambia respecto al ejemplo anterior:

Observa que para este ltimo ejemplo no utilic el nombre Vacaciones en el tercer argumento de la funcin sino que coloqu explcitamente la referencia para el rango

B3:B7. Esto nos confirma que podemos utilizar ambos mtodos al momento de especificar la lista de das de vacaciones.

La funcin DIAS.LAB.INTL en Excel


Por Moiss Ortz el 24 febrero, 2012

La funcin DIAS.LAB.INTL en Excel fue introducida en la versin 2010 y nos permite contar los das laborables entre dos fechas pero con la ventaja de poder especificar los das de la semana que necesitamos considerar como fines de semana adems de los das de vacaciones.

La sintaxis de la funcin DIAS.LAB.INTL


La funcin DIAS.LAB.INTL tiene cuatro argumentos que nos permiten personalizar adecuadamente la manera en como deseamos contar los das laborables.

Fecha_inicial (obligatorio): Fecha donde se inicia el conteo de los das laborables. Fecha_final (obligatorio): Fecha final del conteo de das laborables. Fin_de_semana (opcional): Nmero que especifica el da o das que sern considerados como el fin de semana. Das_no_laborables (opcional): Conjunto de una o varias fechas que indican los das no laborables.

Si no especifica el argumento de Fin_de_semana la funcin DIAS.LAB.INTL har el clculo de das laborables suponiendo un fin de semana de sbado y domingo.

Establecer un fin de semana personalizado


El tercer argumento de la funcin DIAS.LAB.INTL nos permite especificar los das de la semana que sern considerados como fines de semana. Por ejemplo, si deseo especificar que el fin de semana est formado slo por el da domingo debo escribir la funcin de la siguiente manera:
=DIAS.LAB.INTL(B1,B2,11)

El nmero 11 en el tercer argumento de la funcin har que se consideren slo los domingos como el fin de semana. Observa el resultado de la funcin recin escrita.

A continuacin muestro la lista completa de nmeros vlidos para el tercer argumento de la funcin DIAS.LAB.INTL:

Considerar das no laborables


Para agregar una lista de das no laborables a la funcin DIAS.LAB.INTL podemos crear un rango con la lista de fechas que deseamos que no sean contadas. En el siguiente ejemplo especificar un fin de semana de viernes y sbado y adems agregar tres fechas como das no laborables en el rango B3:B5:

La funcin DIAS.LAB.INTL en Excel es una funcin muy flexible que seguramente se adaptar adecuadamente a la manera en cmo necesites realizar el clculo de los das laborables.

La funcin DIASEM en Excel


Por Moiss Ortz el 27 febrero, 2012

La funcin DIASEM en Excel nos devuelve el nmero que identifica a un da de la semana, es decir, nos regresa un nmero entre 1 y 7 el cual indicar qu da de la semana corresponde a una fecha determinada.

Sintaxis de la funcin DIASEM


La funcin DIASEM tiene dos argumentos

Nm_de_serie (obligatorio): Es la fecha de la cual necesitamos conocer el da de la semana. Tipo (opcional): Nos permite configurar el da asignado como primer da de la semana.

El segundo parmetro de la funcin es opcional pero nos permite configurar la manera en que la funcin identifica los das de la semana. Por ejemplo, si especificamos el

nmero 2 para este argumento, la funcin DIASEM devolver el nmero 1 en caso de que la fecha especificada sea lunes. En base al nmero especificado en el segundo argumento ser la numeracin de los das. A continuacin la tabla de posibles valores para el argumento Tipo:

En caso de que se omita el argumento Tipo la funcin asumir el valor 1 y regresar el nmero 1 al encontrar un da domingo y el nmero 7 para un da sbado. Para las versiones anteriores a Excel 2010 solamente estn disponibles los valores 1, 2 y 3 para el argumento Tipo.

Ejemplos de la funcin DIASEM


Para conocer el da de la semana que corresponde a la fecha 14/02/2012 podemos utilizar la funcin DIASEM de la siguiente manera:

Ya que no hemos especificado el segundo argumento de la funcin, Excel asume que el nmero 1 es para el da domingo y por lo tanto el 14 de febrero del 2012 que es martes tendr asignado el nmero 3. Si ahora utilizo el segundo argumento de la funcin para que asigne el nmero 1 al da lunes entonces la respuesta de la funcin deber cambiar. Observa el resultado:

De acuerdo a la tabla de valores del argumento Tipo puedes observar que al poner el valor 2 estoy indicando a la funcin que el lunes tendr asignado el nmero 1 y por lo tanto ahora la funcin DIASEM nos da como resultado un 2 bajo esta nueva configuracin que corresponde al da martes.

Mostrar el nombre del da


Si ests utilizando el comportamiento predeterminado de la funcin DIASEM (Domingo = 1, sbado = 7) entonces puedes mostrar el nombre del da en lugar de un nmero. Para hacerlo debes asignar el formato personalizado dddd a la celda que contiene la frmula:

La funcin DIASEM nos ayudar a conocer fcilmente el da de la semana que corresponde a cualquier fecha especificada. FUNCIONES LOGICAS

La funcin SI en Excel
Por Moiss Ortz el 29 febrero, 2012

La funcin SI en Excel es parte del grupo de funciones Lgicas y nos permite evaluar una condicin para determinar si es falsa o verdadera. La funcin SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lgica.

Sintaxis de la funcin SI
Adems de especificar la prueba lgica para la funcin SI tambin podemos especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la funcin.

Prueba_lgica (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada para conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolver en caso de que el resultado de la Prueba_lgica sea VERDADERO. Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolver si el resultado de la evaluacin es FALSO.

La Prueba_lgica puede ser una expresin que utilice cualquier operador lgico o tambin puede ser una funcin de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, nmeros, referencias a otra celda o inclusive otra funcin de Excel que se ejecutar de acuerdo al resultado de la Prueba_lgica.

Ejemplos de la funcin SI
Probaremos la funcin SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la funcin SI desplegar un mensaje de APROBADO si la calificacin del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificacin es menor a 60. La funcin que utilizar ser la siguiente:

=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")

Observa el resultado al aplicar esta frmula en todas las celdas de la columna C.

Utilizar una funcin como prueba lgica


Es posible utilizar el resultado de otra funcin como la prueba lgica que necesita la funcin SI siempre y cuando esa otra funcin regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de este tipo de funcin es la funcin ESNUMERO la cual evala el contenido de una celda y devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un valor numrico. En este ejemplo quiero desplegar la leyenda SI en caso de que la celda de la columna A efectivamente tenga un nmero, de lo contrario se mostrar la leyenda NO.
=SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")

Este es el resultado de aplicar la frmula sobre los datos de la hoja:

Utilizar una funcin como valor de regreso


Como ltimo ejemplo mostrar que es posible utilizar una funcin para especificar el valor de regreso. Utilizando como base el ejemplo anterior, necesito que en caso de que la celda de la columna A contenga un valor numrico se le sume el valor que colocar en la celda D1. La funcin que me ayudar a realizar esta operacin es la siguiente:
=SI(ESNUMERO(A2), SUMA(A2, $D$1), "NO")

Como puedes observar, el segundo argumento es una funcin la cual se ejecutar en caso de que la prueba lgica sea verdadera. Observa el resultado de esta frmula:

Slo en los casos donde la funcin SI era verdadera se realiz la suma. De la misma manera podramos colocar una funcin para el tercer argumento en caso de que el resultado de la prueba lgica fuera falso.

La funcin O en Excel
Por Moiss Ortz el 2 marzo, 2012

La funcin O es una de las funciones lgicas de Excel y como cualquier otra funcin lgica solamente devuelve los valores VERDADERO o FALSO despus de haber evaluado las expresiones lgicas que se hayan colocado como argumentos.

Sintaxis de la funcin O
La funcin O en Excel nos ayudar a determinar si al menos uno de los argumentos de la funcin es VERDADERO.

Valor_lgico1 (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada por la funcin. Valor_lgico2 (opcional): A partir del segundo argumento las expresiones lgicas a evaluar con opcionales hasta un mximo de 255.

La nica manera en que la funcin O devuelva el valor FALSO es que todas las expresiones lgicas sean falsas. Si al menos una expresin es verdadera entonces el resultado de la funcin O ser VERDADERO.

Ejemplos de la funcin O
Para comprobar el comportamiento de la funcin O haremos un ejemplo sencillo con la siguiente frmula:
=O(1=2, 3>4, 5<>5, 7<=6, 8>=9)

Si analizas con detenimiento cada una de las expresiones vers que todas son falsas y por lo tanto la funcin O devolver el valor FALSO. Observa el resultado:

Como mencion anteriormente, la funcin O devolver un valor VERDADERO si al menos una de las expresiones lgicas es verdadera. En nuestro ejemplo modificar solamente la primera expresin para que sea 1=1 de manera que tenga la siguiente frmula:
=O(1=1, 3>4, 5<>5, 7<=6, 8>=9)

Esto deber ser suficiente para que la funcin O devuelva un valor VERDADERO:

Funciones como argumento de la funcin O


Podemos utilizar funciones como argumentos de la funcin O siempre y cuando devuelvan VERDADERO o FALSO como resultado. En el siguiente ejemplo utilizo las funciones ESNUMERO y ESTEXTO para evaluar el tipo de dato de las celdas B1 y B2.

Ya que la celda B1 es un nmero la funcin ESNUMERO regresa el valor VERDADERO. Por otro lado la celda B2 es efectivamente una cadena de texto y por lo tanto la funcin ESTEXTO devuelve el valor VERDADERO. En consecuencia la funcin O tambin regresa el valor VERDADERO. Ahora intercambiar los valores de las celdas B1 y B2 de manera que tanto la funcin ESNUMERO como la funcin ESTEXTO devuelvan FALSO.

No olvides que la funcin O en Excel siempre devolver VERDADERO excepto cuando TODAS las expresiones lgicas evaluadas sean falsas.

La funcin Y en Excel
Por Moiss Ortz el 4 marzo, 2012

La funcin Y en Excel es una funcin lgica que nos permitir evaluar varias expresiones lgicas y saber si todas ellas son verdaderas. Ser suficiente con que cualquiera de las expresiones sea falsa para que el resultado de la funcin tambin sea FALSO.

Sintaxis de la funcin Y
Los argumentos de la funcin Y en Excel son los siguientes:

Valor_lgico1 (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada por la funcin. Valor_lgico2 (opcional): Expresiones lgicas a evaluar, opcional hasta un mximo de 255.

La funcin Y solamente regresar el valor VERDADERO si todas las expresiones lgicas evaluadas son verdaderas. Bastar con que una sola expresin sea falsa para que la funcin Y tenga un resultado FALSO.

Ejemplos de la funcin Y
Observa la siguiente frmula y te dars cuenta de que todas las expresiones son verdaderas: =Y(5=5, 1<3, 8>6) Ya que todas las expresiones son verdaderas, la funcin Y devolver tambin el valor VERDADERO.

Ahora agregar una cuarta expresin que ser falsa: 7<>7. Observa cmo ser suficiente para que la funcin Y devuelva el valor FALSO:

Argumentos de la funcin Y
Cada un de los argumentos de la funcin Y puede ser una expresin lgica como en los ejemplos anteriores pero tambin puede ser una funcin de Excel que devuelva un valor FALSO o VERDADERO. Observa el siguiente ejemplo donde he combinado una expresin lgica con la funcin ES.PAR y la funcin ES.IMPAR las cuales evalan un nmero para indicarnos si es par o impar respectivamente.

Ya que tanto la expresin lgica como las funciones son evaluadas como verdaderas, entonces la funcin Y nos un resultado VERDADERO. Ahora observa como al cambiar solamente el argumento de la funcin ES.IMPAR con el nmero 6 (en lugar de 5), causar que la funcin Y nos devuelva el valor FALSO.

Si alguna vez necesitas estar seguro de que todo un grupo de expresiones lgicas sean verdaderas, la funcin Y en Excel ser una excelente opcin para hacerlo. FUNCIONES MATEMATICAS Y TRIGONOMETRICAS

La funcin REDONDEAR en Excel


Por Moiss Ortz el 6 marzo, 2012

La funcin REDONDEAR en Excel nos ayuda a redondear un nmero a una cantidad de decimales especificados. La cantidad de decimales especificados puede ser un nmero positivo, negativo o cero.

Sintaxis de la funcin REDONDEAR


La funcin REDONDEAR tiene dos argumentos obligatorios:

Nmero (obligatorio): El nmero que va a ser redondeado. Nm_decimales (obligatorio): La cantidad de decimales a la que se desea redondear.

Ejemplos de la funcin REDONDEAR


En la celda A1 tengo el valor 16.475 y utilizar la funcin REDONDEAR con diferentes valores para el segundo argumento de manera que podamos observar la diferencia.

Cuando el segundo argumento de la funcin REDONDEAR es mayor a cero entonces el nmero se redondea a la cantidad de decimales especificada. Si colocamos un cero como segundo argumento, entonces se redondear hacia el nmero entero ms prximo. Por el contrario, si especificamos un nmero negativo, entonces la funcin REDONDEAR hace el redondeo hacia la izquierda del separador decimal. Ahora observa el valor 2.3928 siendo redondeado a una, dos y tres posiciones decimales.

Debes recordar que la funcin REDONDEAR hace siempre un redondeo hacia arriba a partir del nmero 5, de lo contrario el redondeo ser realizar hacia abajo. Considera los siguientes ejemplos:
REDONDEAR(4.845,2) = 4.85 REDONDEAR(4.844,2) = 4.84

La funcin SUMAR.SI en Excel


Por Moiss Ortz el 8 marzo, 2012

La funcin SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operacin.

Sintaxis de la funcin SUMAR.SI


La funcin SUMAR.SI tiene tres argumentos que explicar a continuacin.

Rango (obligatorio): El rango de celdas que ser evaluado. Criterio (obligatorio): La condicin que deben cumplir las celdas que sern incluidas en la suma.

Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango.

El Criterio de la suma puede estar especificado como nmero, texto o expresin. Si es un nmero har que se sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho nmero. Si el criterio es una expresin podremos especificar alguna condicin de mayor o menor que. Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una condicin en cierta columna que contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que tiene valores numricos. Todos estos casos quedarn ms claros con los siguientes ejemplos.

Ejemplos de la funcin SUMAR.SI


El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios quiero sumar todas las celdas que contienen el nmero 5.

Recuerda que la funcin SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el nmero 5, de lo contrario el resultado habra sido 2. La funcin SUMAR.SI encuentra las celdas que tienen el nmero 5 y suma su valor. Ya que las celdas A2 y A7 cumplen con la condicin establecida se hace la suma de ambas celdas lo cual da el nmero 10 como resultado. Ahora cambiar la condicin a una expresin y sumare aquellas celdas que sean menores a 3. Observa el resultado de esta nueva frmula.

Ventas de un vendedor
Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer argumento de la funcin SUMAR.SI el cual nos deja especificar un rango de suma diferente al rango donde se aplica el criterio. En el siguiente ejemplo tengo una lista de vendedores y deseo conocer el total de ventas de un vendedor especfico. Para obtener el resultado colocar el rango A2:A10 como el rango que debe ser igual al texto en la celda F1. El tercer argumento de la funcin contiene el rango C2:C20 el cual tiene los montos que deseo sumar.

La celda F2 que contiene la funcin SUMAR.SI muestra la suma de las ventas que pertenecen a Juan y excluye el resto de celdas. Podra modificar un poco esta frmula para obtener las ventas de un mes especfico. Observa el resultado de esta adecuacin en la celda F5:

La funcin RESIDUO en Excel


Por Moiss Ortz el 11 marzo, 2012

El residuo es el sobrante de una divisin inexacta. La funcin RESIDUO en Excel nos ayuda a obtener el sobrante (residuo) que haya resultado de la divisin de dos nmeros.

Sintaxis de la funcin RESIDUO


La sintaxis de la funcin RESIDUO es la siguiente:

Nmero (obligatorio): Nmero que ser dividido. Tambin conocido como dividendo. Nm_divisor (obligatorio): Nmero por el cual se sea hacer la divisin.

Si la divisin entre Nmero y Nm_divisor no es exacta tendremos un residuo diferente a cero.

Ejemplos de la funcin RESIDUO


RESIDUO(21, 5) = 1 RESIDUO(23, 5) = 3 RESIDUO(25, 5) = 0

Si el resultado de la funcin RESIDUO es cero ser un indicador de que tenemos una divisin exacta y por lo tanto tenemos un nmero que es divisible.

Comprobar la divisibilidad de un nmero


En el siguiente ejemplo tenemos una columna de nmeros y otra columna de divisores. Podemos conocer fcilmente las parejas de nmeros que son divisibles utilizando la funcin RESIDUO y observando aquellos que tienen un residuo igual a cero.

La funcin COMBINAT en Excel


Por Moiss Ortz el 13 marzo, 2012

La funcin COMBINAT en Excel nos ayuda a obtener la cantidad de combinaciones posibles para un nmero determinado de elementos. Una combinacin es un subconjunto de elementos sin importar su orden interno.

Sintaxis de la funcin COMBINAT


La sintaxis de la funcin COMBINAT es la siguiente.

Nmero (obligatorio): El nmero total de elementos Tamao (obligatorio): El nmero de elementos en cada combinacin

Algunas consideraciones importantes sobre la funcin COMBINAT son las siguientes:


1. Los argumentos deben ser nmeros enteros, en caso contrario, Excel truncar los nmeros. 2. Si cualquiera de los argumentos es menor a cero, o si Nmero < Tamao, entonces la funcin COMBINAT regresar el error #NUM! 3. Cualquier argumento que no sea un valor numrico ocasionar que la funcin COMBINAT devuelva el error #VALOR!

Ejemplos de la funcin COMBINAT


Para entender mejor la funcin COMBINAT hagamos un ejemplo muy sencillo. Tengo tres cajas etiquetadas como A, B y C. Cuntas posibles combinaciones de 2 cajas puedo hacer? La respuesta nos la da la funcin COMBINAT:
COMBINAT(3, 2) = 3

Esta respuesta la podemos validar fcilmente porque efectivamente con las tres cajas puedo hacer las siguientes combinaciones: [A, B], [A, C] y [B, C]. Si agrego una cuarta caja etiquetada como D el nmero de posibles combinaciones aumenta a seis.
COMBINAT(4, 2) = 6

Las combinaciones posibles son las siguientes: [A, B], [A, C], [A, D], [B, C], [B, D] y [C, D].

La funcin ALEATORIO.ENTRE en Excel

Por Moiss Ortz el 16 marzo, 2012

La funcin ALEATORIO.ENTRE en Excel devuelve un nmero aleatorio que se encontrar entre el lmite inferior y el lmite superior especificados. La funcin ALEATORIO.ENTRE siempre devolver un nmero entero.

Sintaxis de la funcin ALEATORIO.ENTRE


La funcin ALEATORIO.ENTRE tiene solamente dos argumentos:

Inferior (obligatorio): Lmite inferior del nmero aleatorio generado. Superior (obligatorio): Lmite superior del nmero aleatorio generado.

La funcin ALEATORIO.ENTRE regresar un nuevo nmero aleatorio cada vez que se recalcule la hoja de clculo.

Ejemplo de la funcin ALEATORIO.ENTRE


Para generar un nmero aleatorio entre 1 y 100 escribe la siguiente frmula en cualquier celda de la hoja.
=ALEATORIO.ENTRE(1, 100)

Para obtener un nmero aleatorio diferente solamente debes presionar la tecla F9 y tendremos un nuevo nmero aleatorio entre 1 y 100.

Nmeros aleatorios negativos


La funcin ALEATORIO.ENTRE tambin puede generar nmeros aleatorios negativos. Por ejemplo, si deseo tener un nmero aleatorio que se encuentre entre -50 y 50 puedo escribir la siguiente frmula:
=ALEATORIO.ENTRE(-50, 50)

Solo recuerda colocar siempre en el primer argumento el lmite inferior, que para este ejemplo es el nmero negativo, ya que si inviertes los argumentos la funcin ALEATORIO.ENTRE devolver el error #NUM! FUNCIONES DE INFORMACION

La funcin ESBLANCO en Excel


Por Moiss Ortz el 20 marzo, 2012

La funcin ESBLANCO en Excel es una funcin que comprueba el valor de una celda y devuelve el valor lgico VERDADERO en caso de que sea una celda vaca, de lo contrario regresar el valor FALSO.

Sintaxis de la funcin ESBLANCO


La funcin ESBLANCO solamente tiene un argumento.

Valor (obligatorio): valor o referencia a la celda que deseamos validar.

Ejemplos de la funcin ESBLANCO


En la siguiente imagen puedes observar cmo la funcin ESBLANCO en la celda B1 regresa un valor FALSO cuando pasamos como argumento la referencia de la celda A1 la cual contiene un texto.

Por el contrario, si en la celda B2 utilizamos la funcin ESBLANCO para evaluar el contenido de la celda A2, obtendremos un valor VERDADERO porque la celda A2 est vaca.

La funcin ESBLANCO regresar el valor FALSO cuando la celda que est siendo evaluada contiene un error. Observa el siguiente ejemplo.

La funcin ESNOD en Excel


Por Moiss Ortz el 22 marzo, 2012

La funcin ESNOD en Excel nos ayuda a saber si una celda contiene el error #N/A. Este tipo de error indica que Excel no ha encontrado el valor especificado, es decir tenemos un valor No Disponible (N/A = Not Available).

Sintaxis de la funcin ESNOD

Valor (obligatorio): El valor que deseamos evaluar para saber si contiene el tipo de error #N/A.

Ejemplos de la funcin ESNOD


En la siguiente imagen puedes observar en la columna A una serie de valores diferentes. La celda A1 contiene un texto, la celda A2 un nmero, la celda A3 es una celda vaca.

Las celdas inferiores contienen diferentes tipos de errores y solamente la celda A8 contiene el tipo de error #N/A. Ahora en la columna B utilizar la funcin ESNOD para evaluar los valores de la columna A. Observa el resultado a continuacin:

De esta manera comprobamos que la funcin ESNOD regresar el valor VERDADERO solo en caso de encontrar el tipo de error #N/A. Un uso muy prctico de la funcin ESNOD es para saber si el resultado de otra funcin es especficamente el error #N/A. Observa la siguiente frmula:
=ESNOD(BUSCARV("valor", D1:G14, 4))

En este ejemplo estoy utilizando la funcin ESNOD para saber si la funcin BUSCARV regresa un error del tipo #N/A.

La funcin ESERROR en Excel


Por Moiss Ortz el 25 marzo, 2012

La funcin ESERROR en Excel nos ayuda a comprobar si un valor es un error y nos devuelve el valor VERDADERO o FALSO. El valor evaluado puede ser una celda o una frmula cuyo resultado ser evaluado.

Sintaxis de la funcin ESERROR

Valor (obligatorio): Es el valor que se desea evaluar.

Ejemplos de la funcin ESERROR


La funcin ESERROR evala el valor de una celda para saber si contiene alguno de los errores de Excel. Observa la siguiente imagen que contiene todos los errores posibles en Excel y a su lado el resultado de la funcin ESERROR.

Slo en el caso en donde la celda tenga un valor de error la funcin ESERROR devolver el valor VERDADERO. En el ejemplo anterior las celdas A9, A10 y A11 no contienen un error y por lo tanto la funcin ESERROR devuelve el valor FALSO.

La funcin ESERR en Excel


Por Moiss Ortz el 27 marzo, 2012

La funcin ESERR en Excel es una de las funciones de Informacin que nos permiten saber si el valor de una celda o el resultado de una frmula es alguno de los errores de Excel.

Sintaxis de la funcin ESERR

Valor (obligatorio): El valor que se desea comprobar.

La funcin ESERR compara el valor contra todos los tipos de error en Excel excepto el error #N/A en cuyo caso devolver el valor FALSO.

Ejemplos de la funcin ESERR


A continuacin podrs observar que en la columna A tengo todos los errores que son generados por Excel. En la columna B he utilizado la funcin ESERR para evaluar el contenido de cada una de las celdas.

Es importante que observes cmo la funcin ESERR comprueba adecuadamente todos los errores devolviendo el valor VERDADERO, pero al evaluar el tipo de error #N/A devuelve el valor FALSO. Debes tener muy en cuenta esta peculiaridad de la funcin ESERR al momento de utilizarla en la validacin de errores en tu hoja de clculo de Excel. FUNCIONES DE BUSQUEDA Y REFERENCIA

La funcin BUSCARV en Excel


Por Moiss Ortz el 26 enero, 2012

La funcin BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la funcin BUSCARV es la bsqueda dentro de un directorio telefnico. Si queremos tener xito para encontrar el telfono de una persona dentro del directorio telefnico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona. Posteriormente habr que buscar el nombre dentro del directorio telefnico para entonces obtener el nmero correcto.

Crear una tabla de bsqueda


Para poder utilizar la funcin BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la informacin organizada de manera vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la funcin BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la V en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos. Por ejemplo, nuestro directorio telefnico debera estar organizado de la siguiente manera:

Otra condicin que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera nica a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servir como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual. Algo que debemos cuidar con la tabla de bsqueda es que si existen otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en blanco a la derecha de la tabla donde se realizar la bsqueda. Una vez que la tabla de bsqueda est lista podemos utilizar la funcin BUSCARV.

Sintaxis de la funcin BUSCARV


La funcin BUSCARV tiene 4 argumentos:

Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la

referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no har diferencia entre maysculas y minsculas. Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de bsqueda que contiene todos los datos donde se tratar de encontrar la coincidencia del Valor_buscado. Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la funcin BUSCARV encuentre una coincidencia del Valor_buscado nos devolver como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el nmero de columna que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna nmero 1. Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lgico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la funcin BUSCARV realizar una bsqueda exacta (FALSO) o una bsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una bsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de bsqueda est ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados.

Ejemplo de la funcin BUSCARV


Para probar la funcin BUSCARV con nuestra tabla de bsqueda ejemplo que contiene informacin de nmeros telefnicos seguimos los siguientes pasos:
1. En la celda E1 colocar el valor que deseo buscar. 2. En la celda E2 comienzo a introducir la funcin BUSCARV de la siguiente manera:
=BUSCARV(

3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la funcin:
=BUSCARV(E1,

4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los ttulos de columna. Para el ejemplo ser el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de bsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento:
=BUSCARV(E1,A2:B11,

5. Como tercer argumento colocar el nmero 2 ya que quiero que la funcin BUSCARV me devuelva el nmero de telfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeracin de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Telfono es la columna nmero 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,):
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,

6. Para el ltimo argumento de la funcin especificar el valor FALSO ya que deseo hacer una bsqueda exacta del nombre.
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)

Observa el resultado de la funcin recin descrita:

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su valor para buscar el telfono de otra persona y la funcin BUSCARV actualizar el resultado automticamente.

Errores comunes al usar la funcin BUSCARV


Si la columna llave no tiene valores nicos para cada fila entonces la funcin BUSCARV regresar el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado. Si especificamos un indicador de columna mayor al nmero de columnas de la tabla obtendremos un error de tipo #REF! Si colocamos el indicador de columna igual a cero la funcin BUSCARV regresar un error de tipo #VALOR! Si configuramos la funcin BUSCARV para realizar una bsqueda exacta, pero no encuentra el valor buscado, entonces la funcin regresar un error de tipo #N/A.

La funcin BUSCARV es una de las funciones ms importantes en Excel. Es necesario que dediques tiempo para aprender correctamente su uso y vers que podrs sacar mucho provecho de esta funcin.

La funcin COINCIDIR en Excel


Por Moiss Ortz el 29 marzo, 2012

La funcin COINCIDIR en Excel nos ayuda a localizar un elemento dentro de un rango de celdas y nos devuelve su posicin. En otras palabras, la funcin COINCIDIR nos ayuda a obtener el nmero de fila que ocupa el elemento buscado.

Sintaxis de la funcin COINCIDIR


La funcin COINCIDIR tiene tres argumentos:

Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando. Matriz_buscada (obligatorio): El rango de celdas donde realizaremos la bsqueda. Tipo_de_coincidencia (opcional): Un nmero que indica el tipo de coincidencia en la bsqueda.

El Tipo_de_coincidencia especificado en la funcin tendr un efecto en la manera en que se hace la bsqueda. Los siguientes valores son los posibles para el tercer argumento de la funcin COINCIDIR:

1: La funcin COINCIDIR encontrar el valor ms grande que sea menor o igual al valor buscado. La matriz de bsqueda debe estar ordenada de manera ascendente. 0: La funcin COINCIDIR encontrar el primer valor que sea exactamente igual al valor buscado. La matriz de bsqueda puede estar en cualquier orden. -1: La funcin COINCIDIR encontrar el valor ms pequeo que sea mayor o igual que el valor buscado. La matriz de bsqueda debe estar ordenada de manera descendente.

Cuando no se especifica el tercer argumento de la funcin COINCIDIR se utilizar de manera predeterminada el valor 1.

Ejemplos de la funcin COINCIDIR


Comenzar con un ejemplo de una bsqueda exacta con la funcin COINCIDIR. Para ello tengo una lista de valores en la columna A y utilizar la siguiente frmula:
=COINCIDIR("EFG", A1:A10, 0)

Observa el resultado de la frmula:

La funcin COINCIDIR nos devuelve el nmero 5 que es precisamente la posicin que ocupa el valor buscado. Ahora observa lo que sucede al utilizar la siguiente frmula:
=COINCIDIR("JOX", A1:A10)

En primer lugar debemos saber que el valor JOX no est dentro de la lista as que no habra una coincidencia exacta, pero al omitir el tercer argumento de la funcin estoy indicando que deseo hacer una bsqueda aproximada. Observa el resultado:

La funcin COINCIDIR devuelve el nmero 9 porque es el elemento que contiene al menos una de las letras del valor buscado y es, por lo tanto, la mejor coincidencia encontrada.

Notas adicionales sobre la funcin COINCIDIR


Algunas notas adicionales sobre la funcin COINCIDIR son las siguientes:

La funcin COINCIDIR no hace diferencia entre maysculas y minsculas. Cuando la funcin COINCIDIR no encuentra alguna coincidencia devolver el tipo de error #N/A.

La funcin BUSCAR en Excel


Por Moiss Ortz el 2 abril, 2012

La funcin BUSCAR en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de celdas y como resultado nos devolver el valor correspondiente del rango de resultados que especifiquemos. La funcin BUSCAR se puede utilizar en forma vectorial o en forma matricial.

Forma vectorial de la funcin BUSCAR


Comenzar explicando la forma vectorial de la funcin BUSCAR. Bajo esta forma podemos buscar un valor en un rango de celdas el cual debe ser una sola columna o una sola fila. La sintaxis para realizar la bsqueda es la siguiente:

Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar. Vector_de_compraracin (obligatorio): Un rango de celdas que est formado por una sola columna o una sola fila en donde se realizar la bsqueda. Vector_resultado (opcional): El rango de celdas que contiene la columna o fila de resultados que deseamos obtener.

El Vector_de_comparacin debe estar siempre en orden ascendente, de lo contrario la funcin devolver resultados incorrectos. En caso de especificar el Vector_resultado deber ser del mismo tamao que Vector_de_comparacin.

Ejemplo de la funcin BUSCAR en forma vectorial


Para este ejemplo tengo una lista de alumnos con sus nombres, apellidos y calificaciones y de los cuales deseo encontrar la calificacin de alguno de ellos con tan solo especificar su nombre.

En la celda F1 colocar el nombre del alumno y en la celda F2 la funcin BUSCAR la cual me ayudar a obtener su calificacin. Desarrollemos la frmula paso a paso:

1. Introducir la funcin BUSCAR y especificar el primer argumento que es el valor buscado.


=BUSCAR(F1,

2. Como segundo argumento debo especificar el rango donde se realizar la bsqueda:


=BUSCAR(F1, A2:A6,

3. El ltimo argumento ser el rango que tiene los resultados que deseo obtener y que en este ejemplo son las calificaciones en C2:C6:
=BUSCAR(F1, A2:A6, C2:C6)

Observa cmo la funcin BUSCAR regresa la calificacin que corresponde al nombre buscado.

Si en lugar de la calificacin quisiera obtener el apellido del alumno basta con cambiar el tercer argumento de la funcin para indicar el rango que contiene los apellidos que es B2:B6.

Forma matricial de la funcin BUSCAR


La funcin BUSCAR tambin puede ser utilizada con un arreglo, el cual debe estar formado por los valores de bsqueda y los valores de regreso. La sintaxis para realizar la bsqueda de manera matricial es la siguiente:

Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar. Matriz (obligatorio): Arreglo de valores que contiene tanto los valores de bsqueda y de resultados.

Ejemplo de la funcin BUSCAR en forma matricial


Hagamos un ejemplo sencillo para ilustrar el uso de la funcin BUSCAR en forma matricial. Supongamos que tengo un arreglo con las vocales del abecedario: {A,E,I,O,U} y por otro lado un arreglo indicando el nmero de vocales: {1, 2, 3, 4, 5}. Dada una vocal en la celda A1 deseo saber qu nmero de vocal le corresponde. Para ello puedo utilizar la siguiente frmula:
=BUSCAR(A1,{"A","E","I","O","U"; 1,2,3,4,5})

La funcin BUSCAR regresar el nmero de vocal que haya encontrado en la celda A1. Observa el resultado:

Formato personalizado de celdas en Excel


Con el formato personalizado de celdas en Excel podemos dar una apariencia particular al valor de dicha celda. Un formato personalizado puede contener hasta 4 cdigos diferentes dentro de la misma cadena de texto.

Formato personalizado de una celda


Para asignar un formato personalizado a una celda en Excel solamente debes hacer clic derecho sobre la celda deseada y seleccionar la opcin Formato de celdas. Al mostrarse el cuadro de dilogo debes asegurarte de estar en la seccin Nmero y elegir la opcin Personalizada:

El formato personalizado de la celda se debe especificar dentro del cuadro de texto Tipo. Un formato personalizado es una cadena de texto que indicar a Excel la manera en cmo debe mostrarse el valor contenido en una celda.

El formato personalizado en Excel


En trminos de formato personalizado de celdas en Excel, cada celda puede tener 4 posibles valores: positivos, negativos, cero y texto. De esta manera un formato personalizado nos permite especificar un cdigo para cada uno de ellos dentro de la misma cadena de texto con la condicin de separarlos por un punto y coma (;) con el siguiente orden:

Cada uno de los recuadros de la imagen representa un cdigo, de manera que podemos indicar a Excel que trate de manera diferente el valor de una celda de acuerdo al tipo de valor que tenga.

Ejemplo de formato personalizado de una celda


Para tener claro la manera en que Excel aplica un formato personalizado a una celda crearemos el siguiente formato:
[Azul]Estndar;[Rojo]-Estndar;[Negro]Estndar;[Verde]Estndar

La palabra Estndar significa que Excel dar un trato normal al valor de la celda, es decir, no modificar su apariencia. Sin embargo, entre cada corchete [] he especificado un color diferente de acuerdo al valor de la celda. Si el valor de la celda es positivo debe mostrarse de color azul, si es negativo de color rojo y adems he colocado el smbolo - de manera que Excel coloque el smbolo negativo precediendo el valor de la celda. Si el valor es cero entonces se mostrar de color negro y si es de tipo texto ser de color verde. En la siguiente animacin podrs observar cmo se comporta una celda que tiene este formato personalizado:

Al usar formato personalizado de celdas en Excel solamente tendremos disponibles 8 nombres de colores para modificar la apariencia de una celda: Negro, Verde, Blanco, Azul, Magenta, Amarillo, Aguamarina, Rojo. Existe otra opcin que nos permite elegir un color por su cdigo y tendremos disponibles hasta 56 colores diferentes. Este cdigo lo podemos especificar de la siguiente manera:
[Color5]Estndar;[Color20]Estndar;[Color40]Estndar;[Color50]Estndar

A diferencia del ejemplo anterior donde colocamos directamente el nombre del color, en este ejemplo debemos indicar el nmero del color que deseamos aplicar.

Cdigos de formato personalizado


Ya hemos visto cmo modificar el color de una celda de acuerdo a su valor pero tambin podemos modificar otros elementos como la cantidad de decimales que deseamos mostrar. En el siguiente ejemplo he especificado un formato personalizado que har que siempre se muestren 3 decimales en todas las celdas. Observa el resultado:

El cdigo # nos ayuda a representar la posicin de un nmero y hemos indicado que deseamos tener 3 posiciones despus del punto decimal. Para conocer ms sobre el cdigo # as como otros cdigos te sugiero consultar el articulo Cdigos de formato personalizado.

Formato personalizado a texto


Una pregunta muy frecuente de los usuarios de Excel es saber si se puede aplicar un formato personalizado a un texto. En realidad los formatos personalizados fueron creados para dar formato a nmeros y por consecuencia tambin a las fechas ya que las fechas en Excel son tambin nmeros. Los formatos personalizados solo nos permiten efectuar algunas acciones con texto como hacer que se despliegue un carcter en cierta posicin cuando acompaa a un nmero. En el siguiente ejemplo he utilizado el formato personalizado #! que colocar el signo de exclamacin al final del valor de la celda.

Observa cmo la barra de frmulas muestra que el valor de la celda es 365 pero el formato personalizado indica a Excel que se agregue el smbolo ! al final del

valor. As como agregamos un solo carcter tambin podemos agregar una palabra completa al final de un nmero. El formato personalizado que utilizar ser el siguiente: #.## pesos

De nueva cuenta observa la barra de frmulas y observa que el valor de la celda no considera la palabra pesos sino que es agregada por el formato personalizado. Tanto los caracteres como las palabras se pueden colocar en cualquier posicin que queramos, solamente debemos indicarlo correctamente dentro del formato personalizado. Recuerda que el formato personalizado de celdas en Excel no es una manera de manipular cadenas de texto sino que fue creado primordialmente para ayudarnos a dar formato a datos numricos. Puedes leer un artculo complementario que escrib sobre el tema de formatos personalizados de nmeros.

El formato condicional
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condicin, para resaltar las celdas segn el valor contenido en ella, etc.

Cmo aplicar un formato condicional a una celda:

- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional. - Accedemos al men Formato condicional de la pestaa Inicio. Aqu tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relacin con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro. Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas. Nosotros nos fijaremos en la opcin Nueva regla que permite crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones. Nos aparece un cuadro de dilogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen.

En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el formato nicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente. En el marco Editar una descripcin de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qu forma se marcar. De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mnimo y mximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo.

Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar. Si pulsamos sobre el botn Formato... entramos en un cuadro de dilogo donde podemos escoger el formato con el que se mostrar la celda cuando la condicin se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc. Al pulsar sobre Aceptar se crear la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcar. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicar ningn formato especial. Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarn los cambios efectuados en el formato condicional.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Crear un formato condicional.

7.9. Los temas


Un tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo general que presenta un libro. Engloba los colores, la fuente y los distintos efectos que utilizar por defecto del documento al completo. sto no implica que no se pueda personalizar las celdas de forma independiente, como hemos aprendido anteriormente, pero s deberemos tener en cuenta que, si utilizamos colores del tema al colorear un relleno o un texto, stos cambiarn si modificamos el tema.

Para cambiar el tema nos situaremos en la pestaa Diseo de pgina, en la seccin

Temas. Desde el botn Temas, podremos seleccionar de una amplia lista el que ms nos guste. Si habilitamos las actualizaciones de contenido de Office.com, Excel se conectar con la pgina web de Microsoft para adquirir ms temas cuando stos estn disponibles. Podemos crear nuestro propio tema. Si establecemos los estilos con los colores de nuestra empresa, por ejemplo, podemos pulsar Guardar tema actual... para conservarlo y utilizarlo en otros documentos. Para recuperar un tema personalizado y aplicarlo a nuestro libro, haremos clic en Buscar temas... y lo buscaremos entre las carpetas de nuestro equipo, all donde lo hayamos guardado. Si hay un tema que se aproxima a lo que buscas, pero no es exactamente lo que desearas, puedes cambiar alguno de sus aspectos mediante los botones Colores, Fuentes y Efectos. MAS SOBRE EDICION DE HOJAS

CREAR GRFICOS

Cmo crear un grfico en Excel


Por Moiss Ortz el 2 mayo, 2011

Lo primero que debes hacer para crear un grfico en Excel es organizar los datos que deseas trazar. Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda entender la informacin y crear el grfico. Observa el siguiente ejemplo de datos:

Una vez organizada la informacin debes seleccionar el rango completo para indicar a Excel que trazar el grfico utilizando como base dicha informacin:

Antes de continuar debo decir que es importante conocer los tipos de grficos en Excel de manera que puedas tomar la decisin adecuada sobre el grfico a crear.

Crear un grfico en Excel


El siguiente paso para crear un grfico en Excel es ir a la ficha Insertar, y dentro del grupo Grficos hacer clic en el tipo de grfico que has decidido crear. Para este ejemplo he decidido crear un grfico de columnas por lo que har clic sobre Columna y seleccionar la primera de las opciones:

Justo despus de haber seleccionado el grfico que deseas Excel lo incrustar en la hoja:

Este grfico ha sido creado con las opciones predeterminadas de Excel, pero pronto aprenderemos a modificarlas y poder agregar caractersticas adicionales al grfico.

Modos de cambiar los ejes de los grficos


Mostrar u ocultar los ejes, los rtulos de los ejes y las marcas de graduacin

1. Haga clic en el grfico en el que desea mostrar u ocultar los ejes, los rtulos de los ejes y las marcas de graduacin. 2. En el men Grfico, haga clic en Opciones de grfico y elija la ficha Eje. 3. Active o desactive las casillas de verificacin de los ejes que desea mostrar u ocultar.

Agregar un ttulo de eje


1. Haga clic en el grfico al que desea agregar un ttulo. 2. En el men Grfico, haga clic en Opciones de grfico y elija la ficha Ttulos. 3. Haga clic en el cuadro correspondiente a cada ttulo de eje que desee agregar (por ejemplo, para agregar un ttulo al eje de categoras, haga clic en el cuadro Eje de categoras (X)) y, a continuacin, escriba el texto que desee.

Sugerencia Para insertar un salto de lnea en el ttulo de eje, haga clic en el texto del grfico, en la posicin en la que desee insertar el salto y, a continuacin, presione ENTRAR.

Colocar datos de Excel en el Web


Ha pensado alguna vez en que sus empleados pudieran tener acceso desde una pgina Web a los datos de ventas de sus regiones comparados con los de otros empleados, o en la posibilidad de preparar una hoja de clculo para calcular costos estndar o utilizar una pgina Web para mostrar en un grfico los beneficios de las diferentes reas de su organizacin? Puede guardar un libro o parte de un libro de Microsoft Excel, por ejemplo un elemento del mismo, como pgina Web y publicarla en un sitio HTTP, en un sitio FTP, en un servidor Web o en un servidor de red para que los usuarios puedan verla o interactuar con ella. Por ejemplo, si tiene cifras de ventas en una hoja de clculo de Excel, puede publicar estas cifras junto con un grfico para compararlas en una pgina Web, a fin de que los usuarios puedan ver e incluso trabajar con los nmeros en sus exploradores sin tener que abrir Excel. A continuacin encontrar algunas formas diferentes de compartir datos de Excel en el Web.

FRMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL Con las frmulas podemos realizar clculos simples y complejos en una hoja de clculo, obteniendo un resultado a partir de otros. Toda frmula debe empezar con el signo igual (=) Una frmula puede incluir operadores, valore, referencias de celda, nombres de rangos y funciones.
Veamos dos ejemplos de frmula: =(A2+A3*C2)/C4 =SUMA(A2:A8) La barra de frmulas Se utiliza para introducir o modificar los valores o las frmulas de las celdas o los grficos. Muestra el valor constante o la frmula almacenada en la celda activa. Para activar o desactivar la barra de frmulas, haga clic en el men Ver, luego clic en Barra de Frmulas.

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