MANUAL DE CONSULTA DEL ESTUDIANTE

MS EXCEL

2010

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NINO SATO QUISPE M.

Manual de excel 2007

Manual de MS PowerPoint 2007 2 Ed. - Lima

Quispe M. Nino S.

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Quispe, Nino

1. OFIMTICA
Ofimtica es un acrnimo compuesto por los trminos oficina e informtica. La ofimtica es posibilitada por una combinacin entre hardware y software que permite crear, manipular, almacenar y transmitir digitalmente la informacin que se necesita en una oficina para realizar las tareas cotidianas y alcanzar sus objetivos. El trmino ofimtica hace referencia a todas las herramientas y los mtodos que se aplican a las actividades de oficina que posibilitan el procesamiento computarizado de datos escritos, visuales y sonoros. La ofimtica tiene como objetivo proporcionar elementos que posibiliten la simplificacin, mejora y automatizacin de la organizacin de las actividades de una compaa o grupo de personas (gestin de datos administrativos, sincronizacin de reuniones, etc.). En especial, tambin incluye las siguientes actividades: Intercambio de informacin Gestin de documentos administrativos Tratamiento de datos numricos Planificacin de reuniones y administracin de crono gramas de trabajo La finalidad de la ofimtica es optimizar y mejorar todos aquellos procedimientos de comunicacin. Es importante destacar el hecho de que las herramientas de ofimtica nos dan la posibilidad de crear, transmitir y almacenar todo tipo de informacin que se necesita por ejemplo, en una oficina, en la casa, en el centro de estudios y un punto importante a destacar con respecto a este tipo de herramientas es que las mismas deben estar conectadas a una red local o Internet. MS Excel. Es una HOJA DE CLCULO o PLANILLA ELECTRNICA. Es una Matriz Electrnica conformada por filas y columnas, de gran capacidad y facilidad de uso que nos permite realizar simples clculos matemticos, estadsticos y complicados clculos con la ayuda de funciones de Excel. Es un programa aplicativo que se usa por ejemplo en la confeccin de presupuestos de ingresos y egresos de un proyecto, en la confeccin de planillas de sueldos, base de datos en una tienda o almacn, etc. La funcin principal del MS Excel es realizar Clculos matemticos simples hasta complejos. Adems trabaja con frmulas y funciones

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2. INICIO DEL PROGRAMA

Para iniciar el uso del programa Excel 2007 y poder realizar las tareas que deseamos hacer. 1.1. Primero nos ubicamos en el botn Inicio / Todos los Programas / Microsoft Office, donde seleccionamos Microsoft Excel 2007

1.2. Aparecer nuestra pantalla de Excel lista para trabajar.

Como podemos ver, la pantalla consta de varios elementos y un rea de trabajo de cuadrculas compuesta por muchas filas y columnas; donde realizaremos nuestro trabajo.

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VENTANA DE MS EXCEL 2007

BOTON OFFICE BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO BARRA DE TITULO

BOTONES DE CONTROL

CUADRO DE NOMBRES

GRUPO DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO DE CADA PESTAA

CINTA, PESTAAS Y/O BANDA DE OPCIONES

ASISTENTE DE FUNCIONES

BARRA DE FORMULAS COLUMNAS

CETPRO AC NAZARETH

PROF. NINO

FILAS

CELDA ACTIVA BOTONES DE NAVEGACION HOJAS DEL LIBRO BARRA DE ESTADO VISTAS DE LA HOJA

AREA DE TRABAJO DE LA HOJA

BARRA DE DESPLAZAMIENTO

ZOOM VISUAL

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3. LA VENTANA DE MS EXCEL
3.1. El Botn Office

Excel presenta un Botn Office que contiene las funciones principales de abrir, guardar, imprimir y otros. Nos posicionamos en la parte superior izquierda de la pantalla, en el smbolo de Microsoft

Para visualizar las opciones que tiene este botn, pulsamos el botn e inmediatamente se abrir un men

Como puede verse se tienen diferentes funciones, entre las que se utilizan ms son: Nuevo, para la creacin de un nuevo documento Abrir, para el acceso a un archivo existente de Excel Guardar y Guardar como, que realizan las funciones que su nombre indica
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 Imprimir, que permite tener una vista preliminar del documento y los controles encargados de la impresin del documento.
3.2. Barra de Herramientas y la cinta o banda de opciones

Excel presenta una Barra de Herramientas que contiene las diferentes opciones de formato, vista, diseo, frmulas y otras funciones que ayudan a realizar nuestro trabajo.

Como podemos ver en ella se encuentran ocho FICHAS claves para el funcionamiento de las aplicaciones: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar, Vista y Complementos. Y si pulsamos cada una de estas FICHAS, podremos visualizar en pantalla las opciones que cada una de ellas comprenden. Por ejemplo, si pulsamos ficha Inicio, veremos todos los grupos y luego los comandos.

3.3. Barra de Acceso Rpido

Esta barra la encontramos en la parte izquierda de la pantalla, arriba de la barra de herramientas o abajo; y permite acceder a los comandos de una forma rpida. En el ejemplo se encuentra sobre la barra de herramientas.

Como se puede ver, la barra se ha configurado con cuatro botones de acceso rpido, los cuales son: guardar, deshacer, rehacer y abrir. Si queremos aadir ms botones de acceso rpido, podemos hacerlo. Para ello, posicionados el puntero del mouse encima del comando y clic derecho, elegimos la opcin: Agregar a la barra de acceso rpido. (Hay otros procedimientos).
3.4. LA HOJA DE TRABAJO

La hoja de trabajo consta de una cuadrcula compuesta por filas y columnas, de la combinacin de ellas resulta las celdas. En el que el primer elemento es la Columna y luego la Fila. Las columnas estn ordenadas de acuerdo al alfabeto y las filas por nmeros.

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Columnas

Filas

Por ejemplo, A4 ser una celda ubicada en la columna A y en la cuarta fila

Si nos fijamos la columna A y la fila 4 tienen un color diferente que muestra la ubicacin de la celda. Claro que para trabajar en una determinada celda debemos de ubicarnos en ella con el cursor y ya podremos proceder a escribir en ella. Podemos tambin identificar en la ventana principal, una barrita que muestra el cuadro de nombre de la celda y la barra de frmulas que se encuentra sobre la celda de trabajo

Como se puede observar, tiene las dos secciones: muestra el nombre de la celda A4; y la funcin o frmula que se encuentra en ella, en este caso no se ha escrito nada, as que se encuentra vaco.

4. ESCRIBIR EN LA HOJA DE TRABAJO

Como hemos mencionado anteriormente para escribir en la hoja de trabajo, nos posicionamos en la celda que lo deseamos hacer. Para ello movemos el cursor en direccin a donde queremos escribir, a travs de las flechas de movimiento del teclado o bien con el ratn. Por ejemplo si queremos escribir en la celda C4, nos posicionamos en ella y escribimos: Nombre del estudiante.

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En la celda D4 escribimos Departamento,

Si observamos el Nombre del Estudiante no aparece completo, porque el tamao de la columna no es suficiente para mostrar esta informacin. Sin embargo podemos ampliar el tamao, para ello nos posicionamos en el lmite entre las dos columnas C y D. y nos aparecer una especie de crucita (+) con la cual podemos incrementar el tamao Cuando nos aparece esta especie de cruz, manteniendo el botn principal del ratn presionado comenzamos a mover el ratn hacia la derecha hasta alcanzar el tamao deseado de la columna. Si vemos a medida que vamos ampliando la columna aparecer un recuadro que mostrar la medida del ancho de la columna

Al tener el ancho deseado soltamos el botn del ratn y dejamos de movernos hacia la derecha. Ya se tendr la columna con un tamao suficiente para mostrar la informacin

Igual es el caso de la palabra Departamento que pasa el tamao de la columna. Repetimos el mismo procedimiento para ampliar; nos ubicamos en el lmite entre la columna D y E, pulsamos el botn izquierdo del ratn y mantenindolo apretado nos movemos hacia la derecha hasta alcanzar el ancho deseado.

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5. CAMBIOS DE TAMAO DE FILA Y HOJA DE TRABAJO

Ya en la leccin anterior al digitar Nombre del Empleado en una columna, tuvo que aumentarse su tamao para presentar esta informacin. De igual manera, puede ser realizado con una fila, ya que su ancho tambin puede variarse y drsele el que se desee. Para ello nos posicionamos en el lmite entre la fila que se quiere ampliar y la siguiente. Por ejemplo, si se quiere ampliar (altura) el ancho de la fila 3, nos posicionamos entre la 3 y la 4

Luego pulsamos el botn principal del ratn y mantenindolo apretado nos movemos hacia abajo, hasta darle el ancho requerido a la fila. Si nos fijamos, hay un recuadro que muestra el tamao (Alto) que se le va dando a la fila.

Finalmente se tendr la fila del tamao que se quiere.

Tambin podemos cambiar el tamao de la visualizacin de la pantalla de trabajo. Hay personas que les gusta tener una vista amplia de la pgina, es decir ver ms columnas y filas pero en la que la letra se ve ms pequea; y otros usuarios que prefieren tener una panormica ms limitada pero que la letra y nmeros se ven ms grande. Cmo cambiamos la vista de la hoja de trabajo? sencillo... 1. Nos posicionamos en el botn Vista de la barra de herramientas

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2. Buscamos la opcin Zoom, que se utiliza para ajustar el tamao de visualizacin de la hoja de trabajo

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3. Se abrir un recuadro en el que se selecciona este tamao, por ejemplo podemos seleccionar el 75%

Ya podremos visualizar muchas ms filas y columnas en la hoja de trabajo, pero la letra y los nmeros que escribamos se vern ms pequeos.

6. CONSTRUIR UNA LISTA SENCILLA CON EXCEL

En esta leccin vamos a hacer una nmina sencilla y poner en prctica lo que llevamos aprendido hasta el momento. En este ejemplo utilizaremos una nmina compuesta por 10 empleados para quienes identificaremos el departamento en el que trabajan y el cargo. En las columnas pondremos los atributos: Nombre del Empleado; Departamento; y Cargo. En las filas listaremos los empleados por orden alfabtico en sus apellidos. Tomemos como ejemplo la siguiente informacin.

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1. Nos ubicamos en la celda a partir de la cual comenzaremos a hacer nuestra planilla. Para el ejemplo iniciaremos en la celda C2; en esta podremos Nombre del Empleado. En la D2, Departamento y en la E2, Cargo.

Como podemos observar, los atributos no caben en el ancho de la columna. Por tanto, podemos practicar aumentar el tamao de la columna, como lo hemos aprendido. 2. Ya una vez ampliadas las columnas podremos comenzar a escribir la informacin de los empleados

En la imagen anterior podemos ver que se estn escribiendo los datos de una de las empleadas, especficamente muestra la escritura de su Cargo, Secretaria. En una leccin anterior vimos que en la parte superior de la hoja de trabajo se encuentra una barra de frmulas, que muestra la informacin o funcin que se est escribiendo. Veamos lo que muestra esta barra:

, si estamos ubicados en la celda E5 y estamos escribiendo Secretaria 3. Terminamos de listar los empleados, su departamento y el cargo. Veamos como estara quedando nuestra tabla

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Tenemos nuestra nmina de empleados de la siguiente manera:

Arreglemos un poco nuestra nmina, para presentarla como una tabla. Centremos los atributos principales. Para ello nos posicionamos en la celda que queremos centrar, en este caso la primera celda a centrar sera Nombre del Empleado

Buscamos en el FICHA inicio de la barra de herramientas, Grupo alineacin, comando Centrar de Alineacin

Repetimos los pasos 1 y 2 para centrar las celdas D2 y E2. Ya tenemos nuestros atributos centrados

Para poner la fuente de los atributos marcados en negrita, nos ubicamos en primer lugar en Nombre del Empleado y buscamos el comando Negrita (N) en el grupo fuente de la ficha inicio de la barra de herramientas.

Repetimos el paso 5 para las celdas D2 y E2. Ya tendremos nuestras celdas marcadas en negrita y centradas

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7. DIBUJAR TABLA
Ya tenemos nuestra informacin de la nmina, con los atributos centrados y marcados en negrita. Ahora aprenderemos como dibujar la tabla alrededor de los datos que tenemos. Sombreamos el rea en la que marcaremos la tabla, es decir, toda la informacin que hemos escrito. Cmo sombreamos? Nos ubicamos en la celda a partir de la cual queremos sombrear. En este caso la celda C2 y manteniendo el botn principal del ratn pulsado, comenzamos a mover el ratn para captar toda la informacin

Una vez sombreada la informacin hasta la celda E12, buscamos el comando dibujar bordes que se encuentra en el grupo Fuente de la ficha Inicio de la barra de herramientas.

Opcin Dibujar Bordes: Desplegamos la ventana de opciones al pulsar la flechita, y veremos todas las alternativas que se tienen para los bordes. En este caso escogeremos dibujar Todos los bordes.

Ya quedar nuestra nmina en forma de tabla con todos sus bordes debidamente dibujados

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8. SELECCIN DE RANGOS DE CELDA

Una vez que se han escrito datos en las celdas, estas podrn seleccionarse para realizar diferentes acciones con las celdas seleccionadas: Mover, copiar, formatear, borrar, imprimir, graficar, ordenar, etc. La seleccin de rangos de celda puede hacerse con el mouse, con el teclado, o con una combinacin de ambos. Con el Mouse.Arrastrar el mouse con el puntero en forma de cruz blanca para seleccionar varias celdas agrupadas en forma rectangular. Para seleccionar filas o columnas completas, hacer clic o arrastrar el mouse sobre los encabezados de fila o columna. Con el Teclado.Manteniendo presionada la tecla [Shift] desplazar el puntero de celda con las teclas de desplazamiento ( , , , ). Teclado y Mouse.- Manteniendo presionada la tecla [Ctrl] seleccionar con el puntero del mouse varios rangos de celda. Hacer clic al principio de un rango de celdas y luego [Shift]+clic al final del rango de celdas. A fin de poner en prctica lo que hasta aqu estamos aprendiendo, realizaremos a continuacin un ejercicio en la hoja de clculo.

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9. INSERTAR FILAS
En Excel resulta til la funcin de insertar filas y columnas, as por ejemplo si estamos haciendo un presupuesto, una planilla o un informe de ventas; y se nos ha olvidado informacin importante que necesitamos visualizar a travs de una fila o columna, podemos recurrir a la funcin insertar. Por ejemplo, si tomamos la pequea nmina de personal que se ha trabajado en lecciones anteriores, podra darse el caso que se nos haya olvidado ingresar los datos de una empleada ms. Como se encuentran listados por orden alfabtico, ser necesario insertar una fila para poder introducir los datos faltantes. El nombre de la persona es: Carmen Chicas Daz Veamos nuestra tabla para visualizar donde tendra que insertarse una fila. Debera de insertarse la fila entre las dos personas indicadas en la imagen. Sigamos los pasos siguientes para insertar la fila: Nos ubicamos en la fila 5, que es en la que quisiramos tener un nuevo espacio para escribir los datos restantes.

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Buscamos el comando Insertar en el grupo celdas de la ficha: Inicio

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Seleccionamos Insertar filas de hoja

Ya tendremos una nueva fila insertada, en la cual podremos ingresar la informacin que falta.

Escribamos la informacin:

10.

INSERTAR COLUMNAS
As como insertamos filas, tambin en Excel puedan insertarse columnas. Si en la planilla que hemos venido trabajando se nos ha olvidado incluir un nuevo campo de informacin sobre los empleados. Siendo este la edad, por ejemplo, habr que incluir una columna para poder ingresar estos datos. Los pasos a seguir para insertar una columna son sencillos: Nos posicionamos en el lugar donde queremos una nueva columna. En este caso, la edad la pondremos al lado derecho del nombre del empleado, es decir la columna D.

Buscamos el comando Insertar en el grupo celdas de la ficha: Inicio.

Desplegamos el men y seleccionamos Insertar columnas de hoja

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En nuestra hoja de trabajo se habr insertado una nueva columna

Escribimos el parmetro Edad y los datos correspondientes a cada empleado

Nuestra nmina quedara de la siguiente forma:

11.

DAR FORMATO A LOS DATOS

En esta leccin aprenderemos a darle formato a los datos con los que estamos trabajando en Excel. Para cambiar el tipo de fuente, tamao de fuente, color de fuente y sombreado de celdas. Sombreamos o seleccionamos el rea a la que queremos cambiar formato. Para sombrear recordemos las clases anteriores de cmo seleccionar celdas.

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En este caso cambiaremos el tipo de fuente, as que buscamos esta opcin en la barra de herramientas del ficha: Inicio, grupo: fuente

Desplegamos el men y seleccionamos el tipo de fuente que deseemos. En este caso Arial Narrow

Tambin podemos cambiar el tamao de la fuente. Desplegamos el men de opciones para seleccionar el nuevo tamao deseado, por ejemplo en este caso cambiaremos de un tamao 11 a un 14

Ya nuestros datos tendrn el nuevo formato. Veamos un par de ellos en la siguiente imagen

Si queremos cambiar el color de la fuente: Sombreamos los datos a los que se les quiere cambiar el color de fuente. Nos ubicamos en la celda Nombre del Empleado y manteniendo el botn principal del ratn apretado nos movemos para sombrear Edad, Departamento y Cargo (recuerden hay otros procedimientos para seleccionar celdas)

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Buscamos en la barra de herramientas del botn de Inicio, Color de fuente

Desplegamos el men de opciones y seleccionamos el color deseado. En este caso optaremos por un color Rojo

12.

ELABORACION DE UN PRESUPUESTO
En esta leccin vamos a preparar un presupuesto sencillo, con el que trabajaremos en las siguientes lecciones. Bueno, practiquemos lo aprendido hasta el momento. Vamos a tomar un presupuesto pequeo, en el que solo se establecern los datos para 5 rubros. Y se mostrar la informacin para los primeros cuatro meses del ao Comenzamos por escribir el nombre de Presupuesto y los 5 rubros o partidas que trabajaremos

Escribimos las cantidades presupuestadas en cada uno de los rubros por estos cuatro meses

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Ahora pongamos en negrita la palabra Rubro y los meses. Para ello sombreamos estas cinco celdas, que queremos cambiar formato

Buscamos la comando negrita y la pulsamos Ya tendremos estas celdas marcadas en color negrito

Vamos a cambiar el color del fondo o relleno de celda. Para ello seleccionamos estas celdas, y buscamos en nuestra la ficha: inicio, grupo fuente, el comando: Color de relleno.

Desplegamos el men y seleccionamos el color deseado de relleno, en este caso ser el amarillo. Ya tendremos nuestras celdas seleccionadas con relleno de color amarillo.

13.

FORMATO DE CELDAS DEL PRESUPUESTO

Si observamos nuestro presupuesto, hay cuatro rubros que no pueden leerse completamente en la columna que se encuentran porque el espacio no es suficiente. Veamos cuales son:

, si observamos estn informacin en la columna a su derecha

cortados

cuando

introducimos

Tendramos dos opciones para que la informacin se vea: ampliar el ancho de la columna hasta visualizar todo el detalle, que ya hemos visto en una leccin anterior; y la otra forma, es ampliar el alto de la fila de tal manera que se muestre la informacin en forma de prrafo. Cmo hacemos esto? , sencillo.
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Nos posicionamos en la celda que queremos aumentar el alto de su fila. Por ejemplo, tomemos primero Papelera y suministros de oficina.
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Posicionados en esta celda, pulsamos el botn derecho del ratn y se nos desplegar un men

Seleccionamos la opcin Formatos de celdas

Se abrir un cuadro de dilogo con varias fichas. (Elegimos la ficha: alineacin)

Y seleccionamos con un aspa el casillero: Ajustar texto

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Adems seleccionamos en la misma pantalla de men la Alineacin del texto Vertical, en este ejemplo escogeremos Superior

Nuestra celda quedar ajustada al tamao de la columna, con el alto de la fila requerido para que toda la informacin sea visualizada

Repetimos los pasos anteriores para ajustar las dems celdas cortadas al tamao de la columna.

14.

FORMATO DE TABLA Y CANTIDADES DEL PRESUPUESTO

Ya hemos realizado ms cambios a nuestro presupuesto, ahora ya podemos ver toda la informacin escrita en cada una de las celdas.

14.1.

Formato de Tabla

Daremos formato de tabla a nuestro presupuesto, para mejorar su presentacin. Practiquemos nuevamente este proceso. Seleccionamos las celdas que conformarn la tabla.

Ahora vamos a las ficha inicio, grupo: fuente, comando: Bordes de las celdas.
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En las opciones que se despliegan seleccionamos Todos los bordes, esto cuadricular todas las celdas.

14.2.

Formato de Cantidades

Si nos fijamos en nuestra tabla, las cantidades se encuentran sin separador de miles ni decimales. Pero podemos dar este formato a las celdas. Seleccionamos el rea a la que queremos dar formato. En este caso las cantidades

Seleccionamos las celdas y pulsamos en la barra de herramientas la ficha: inicio, grupo: numero, comando: estilo de millares.

Ya nuestra tabla quedar con las cantidades en miles con punto decimal y la informacin visualizada.

Veamos nuestro presupuesto:

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14.3.

Combinar Celdas

Si observamos el Ttulo es Presupuesto, el cual podemos centrarlo en la presentacin del mismo. Seleccionamos la celda donde se encuentra la palabra Presupuesto y las dems celdas a continuacin, en este caso desde la celda B2 hasta la celda F2. Que son las celdas que queremos combinar para centrar la informacin.

Nos vamos a la ficha: inicio, grupo: alineacin, comando: Combinar y centrar.

Ahora veamos como quedo finalmente nuestro presupuesto

15.

OPERACIONES MATEMATICAS
Ya vimos como se suma un rango de datos en Excel, o cantidades especficas ubicadas en celdas determinadas. Tambin en Excel podemos hacer las operaciones matemticas bsicas: sumar, restar, multiplicar y dividir. Y as como lo es en clculo, deben de cuidarse las reglas o leyes de cada una de estas operaciones.

15.1.

Sumar

Nos ubicamos en la celda en la que queremos hacer la suma

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Escribimos el signo igual (=), que hemos visto es para realizar operaciones

Y comenzamos a escribir las cifras que queremos sumar.

Veamos la barra de frmulas, que rastrea la informacin en la celda

Pulsamos Enter en el teclado, y ya estar totalizada nuestra suma

Vemos como la celda contiene la suma total, y la barra de frmulas muestra en detalle cada uno de los pasos
15.2. Multiplicacin

Nos posicionamos en la celda donde queremos hacer la operacin Escribimos el signo igual (=) seguido de las cifras que queremos multiplicar

Recordemos que el smbolo de multiplicar es el astersco (*) Veamos la barra de frmulas

Pulsamos Enter en el teclado y la operacin estar realizada

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15.3.

Dividir

En la celda donde realizaremos la operacin escribimos igual (=), y las cifras a dividir

La barra de frmulas rastrea las operaciones en la celda

Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nuestro resultado Recordemos que si queremos hacer operaciones combinadas, las leyes de clculo debern cumplirse siempre en Excel. Por ejemplo si se desea realizar la siguiente operacin: 4*5*(20/4) Tenemos primero que realizar la operacin entre parntesis para luego terminar con el resto de las operaciones. Al final tendramos: 4*5*5

15.4.

Elevar a una Potencia

Para elevar a una potencia seguimos los pasos de igual manera que en el resto de las operaciones presentadas ahora, recordando que el smbolo para elevar a una potencia es "^". Por ejemplo si queremos elevar 3 a una potencia de 4, se har lo siguiente: = 3^4, lo que dar un resultado es 81.

16.

LA HOJA DE CLCULO
Tamao de la Hoja de Clculo

16.1.

Columnas: Filas:

desde la A hasta la XFD (16,384 columnas) 1048,576 filas

Las celdas vienen a ser la interseccin de una fila y una columna. Hojas en un Libro: Inicialmente tiene 3 hojas. Hasta un mximo de 255 hojas. (En resumen se puede afirmar que los libros son un conjunto de hojas de clculo) Cada Libro en Excel es un archivo en el que se pueden haber utilizado una o varias hojas.
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Los nombres de archivo estndar de Excel tienen la extensin: xlsx. Los archivos habilitados para macros de Excel tienen la extensin: xlsm. Los archivos binarios de Excel tienen la extensin: xlsb
16.2. El Puntero de Celda

Indica la celda activa donde se puede ingresar o modificar un dato.

16.3. El Puntero del Mouse

Dependiendo donde se ubique el puntero del mouse, este cambiar de forma para realizar diferentes acciones en la hoja de clculo:

En el interior de la celda. Para seleccionar celdas

En el borde del puntero de celda. Para copiar o mover celdas

En el cuadro de relleno. Para copiar en celdas consecutivas, o para rellenar series de datos
16.4. Ingreso de datos

Para escribir un nuevo dato en una celda o para reemplazar un dato all existente: 1.- Ubicar el puntero de celda en el lugar donde se desea escribir un dato 2.- Escribir el dato y luego presionar Enter o desplazar el puntero a otra celda

Nota: Cuando se est ingresando datos en una celda, observe que al lado izquierdo de la Barra de Estado aparece el mensaje Introducir, y una vez escrito los datos en las celdas, al seleccionar una de ellas, la barra de frmulas mostrar el contenido de esta celda. Para modificar un dato existente en una celda:

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2.- Hacer doble clic en la celda, o presionar la tecla de funcin [F2], o hacer clic en la Barra de Frmulas

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1.- Ubicar el puntero de celda en el lugar donde se encuentra el dato a modificar

3.- Al aparecer el cursor parpadeante, modificar el dato escrito en esa celda y luego presionar Enter Nota: Observe que en esta ocasin cuando se est modificando el contenido de la celda, en la barra de Estado aparece el mensaje Modificar.
16.5. Tipos de datos

En las celdas se pueden escribir los siguientes tipos de datos: Nmeros.- Combinando dgitos del 0 al 9, el punto decimal, o la barra diagonal, y los dos puntos para las fechas y horas, y el espacio en blanco para nmeros fraccionarios. Ejemplos: 1234 721.45 3 7/8 28/07/2005 03:15 Nota: Enteros Decimales Fraccionarios (quebrados mixtos) Fechas Horas

No deben escribirse los nmeros con comas de millar ni con el signo monetario, pues estos podrn ser agregados luego al dar formato a las celdas.

Textos.-

Estos datos pueden combinar las letras del alfabeto y cualquier otro carcter del teclado. Ejemplos: Carlos Robles Empresa Editora Florencia 15 aos Almacn #24 28 de Julio del 2008 45+27+130-47 C3+7-A2 1er Trimestre

Ejemplos:

=45+27+130-47
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Frmulas.- Deben empezar a escribirse con el signo igual =. Estos datos se encargan de realizar diversas operaciones con los dems datos de la hoja de clculo, utilizando para ello los operadores y las funciones.

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=C3+7-A2 =A5*30% =SUMA(A1:A5) =PROMEDIO(A1:A5) =B4&H2

16.6. Seleccin de rangos de celda

Una vez que se han escrito datos en las celdas, estas podrn seleccionarse para realizar diferentes acciones con las celdas seleccionadas: Mover, copiar, formatear, borrar, imprimir, graficar, ordenar, etc. La seleccin de rangos de celda puede hacerse con el mouse, con el teclado, o con una combinacin de ambos. Con el Mouse.Arrastrar el mouse con el puntero en forma de cruz blanca para seleccionar varias celdas agrupadas en forma rectangular. Para seleccionar filas o columnas completas, hacer clic o arrastrar el mouse sobre los encabezados de fila o columna. Con el Teclado.- Manteniendo presionada la tecla [Shift] desplazar el puntero de celda con las teclas de desplazamiento ( , , , ). Teclado y Mouse.- Manteniendo presionada la tecla [Ctrl] seleccionar con el puntero del mouse varios rangos de celda. Hacer clic al principio de un rango de celdas y luego [Shift]+clic al final del rango de celdas.

16.7.

Cmo manejar los datos en la Hoja de Clculo

Una vez que se han escrito datos en el interior de las celdas, es muy frecuente que estos datos se deseen mover hacia otro lado de la hoja, o se los desee copiar. Entonces se pueden utilizar varios mtodos para lograr este propsito: a) Para Mover rangos de celda utilizando las opciones del men contextual o los botones de comando 1.- Seleccionar el rango que se desea mover.

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Cortar, o presionar las teclas Ctrl.+X. u otro mtodo, siempre utilizando los 4 procesos.

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2.- Llamar al men contextual (clic derecho)/Cortar, o hacer clic en el botn

Observe que alrededor del rango seleccionado aparece un borde mvil punteado. Esto indica que ese rango va ha ser movido. 3.- Seleccionar una celda destino donde se desea que el rango sea movido 4.- Presionar Enter. El rango seleccionado originalmente desaparece y el contenido de sus celdas aparecer en el sitio destino. b) Para Copiar rangos de celda utilizando las opciones del men contextual o los botones de comando 1.- Seleccionar el rango que se desea copiar 2.- Llamar al men contextual (clic derecho)/Copiar, o hacer clic en el botn Copiar, o presionar las teclas Ctrl.+C. u otro mtodo, siempre utilizando los 4 procesos. Nuevamente alrededor del rango seleccionado aparece un borde mvil punteado, indicando que ese rango va ha ser copiado. 3.- Seleccionar una celda destino donde se desea que el rango sea copiado 4.- Presionar Enter. En el sitio destino aparecer una copia del rango seleccionado, y el borde mvil punteado en el rango original habr desaparecido, indicando que la accin de copiar ha finalizado. En esta ocasin el presionar Enter en el 4to paso hara que se copie el rango pero una sola vez. En cambio, si usted quisiera copiar dicho rango varias veces en diferentes lugares de la hoja, entonces deber llamar hacer clic derecho y elegir Pegar, o hacer clic en el botn Pegar, o presionar las teclas Ctrl.+V, y cuando haya terminado de realizar todas las copias deber presionar la tecla Esc para retirar el rango mvil punteado, con lo cual se dar por terminada la accin de copiar.

c) Para Mover o Copiar rangos de celda utilizando el Puntero del Mouse 1.- Seleccionar el rango que se desea mover o copiar. 2.- Ubicar el puntero del Mouse al borde del rango de celdas seleccionado. El puntero del Mouse deber verse como una flecha blanca con cuatro puntas de flecha en su extremo. 3.- Si ahora desea Mover el rango solo tiene que arrastrarlo con este puntero del Mouse hacia su destino. Si en cambio usted desea Copiar el rango, arrstrelo tambin a su destino pero manteniendo presionada la tecla de Ctrl. Nota: Este mtodo de arrastrar con el Mouse para mover o copiar rangos de celda es prctico y ms rpido, pero solo si el rango es pequeo y si el sitio
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destino se encuentra visible en la pantalla. Pero si el rango a mover o a copiar fuesen grande o si el sitio destino estuviese distante o en otra hoja del Libro, entonces lo ms recomendable es utilizar el mtodo anterior. d) Para Copiar series de datos con el Cuadro de Relleno En ocasiones se desea copiar una celda o un grupo de celdas pero en forma mltiple y en celdas adyacentes y consecutivas a la celda original. En ese caso lo ms prctico y fcil es utilizar el puntero del Mouse y arrastrar el cuadro de relleno de la celda original. Al obtener copias con el cuadro de relleno no siempre las copias son idnticas al dato original, sino que a veces la copia que se obtiene es lo que se llama una serie de datos. Esto ocurre por ejemplo cuando se copian los nombres de los meses del ao (Enero, Febrero, Marzo, Etc.), o tambin cuando se copian los nombres de los das de la semana (Domingo, Lunes, Martes, etc.). Y, aunque estas son las dos nicas series de datos oficialmente definidas por Excel, tambin se pueden copiar otras muchas series de datos, como veremos en el ejercicio que viene a continuacin. e) Para Borrar datos en las celdas 1.- Seleccionar el rango de celdas que se desea borrar. 2.- Presionar la tecla [Suprimir]. Nota: La tecla Suprimir, solo borra el contenido de las celdas, no el formato que estas puedan tener (color de texto, color de relleno, bordes, signo monetario, alineacin, etc.)

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Ejercicio: Copiar Series de datos

Primero veremos cmo se copian aquellos elementos de serie en Excel.

datos que son considerados como

1.En una hoja de clculo en blanco, en la celda A1 escribir la palabra Abril y luego arrastrar hacia abajo el cuadro de relleno de esa celda. Como resultado se obtiene la copia de los dems meses a partir de Abril.

2.Ahora, en la celda B1 escriba la palabra Lun (Lunes en forma abreviada) y tambin arrastre su cuadro de relleno hacia abajo. Los meses del ao como los das de semana sern reconocidos como elementos de serie, tanto si se los escribe en forma completa como en forma abreviada.

Nota: En el caso del mes de setiembre, el nombre del mes debe escribirse como Septiembre o Sep, porque de otro modo no ser reconocida como elemento de una serie. 3.- Seguidamente escriba los siguientes datos y arrstrelos uno por uno con su cuadro de relleno hacia abajo.

Los datos que combinan nmeros con texto, o los que combinan texto con nmeros son copiados como series. Los nmeros ordinales 1er, 2do, 3er o tambin 1ra, 2da. 3ra Las fechas como 4/6/2004 (en cualquiera de sus formatos: 4-Jun 4-Jun04) y tambin las horas, son consideradas como series de datos (3:15 sera copiado como 4:15, 5:15, 6:15etc)
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Ahora veamos qu pasa cuando los datos que se copian no son considerados como elementos de serie en Excel.
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4.- En la fila 1 de la Hoja2 del libro actual, escriba estos datos y luego arrastre uno por uno sus cuadros de relleno.

Como se puede ver, los textos simplemente no son elementos de series, y se copian tan iguales como fueron escritos en la celda. (Excel no sabe que despus del verano sigue el otoo y la primavera, etc.; ni reconoce los puntos cardinales norte, sur, este y oeste; ni tampoco est enterado de los nombres de los miembros de la Sagrada Familia: Jess, Mara y Jos.) Los nmeros para Excel, tampoco son elementos de series y sern copiados en forma idntica como puede verse en la columna D. A continuacin veremos el efecto que produce la tecla de Control [Ctrl.] al momento de arrastrar el cuadro de relleno para copiar una serie de datos. 5.- En la celda A1 de la Hoja3 escriba la palabra Abril. 6.- Luego, manteniendo presionada la tecla de Ctrl. Arrastre el cuadro de relleno de esa celda. 7.- Haga lo mismo en la celda B1, escribiendo en ella el nmero 10 y arrastrando el cuadro de relleno pero manteniendo tambin presionada la tecla de Ctrl. El resultado es el que puede verse en la figura adjunta. La palabra Abril que antes fue un elemento de serie, ahora con la tecla de Ctrl. es copiada como si se tratase de un texto cualquiera. En cambio, el nmero 10 con ayuda de la tecla de Ctrl. Se ha convertido en una serie de datos numricos cuyo incremento es la unidad. A raz de esto podemos afirmar lo siguiente: La tecla de Ctrl. al momento de copiar con el cuadro de relleno inhibe la copia de los elementos de serie, o sea que todo los que antes era una serie dejara de serlo. Y solo en el caso de copiar un nmero con la tecla de Ctrl. har que este nmero se convierta en una serie que aumenta de uno en uno.

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Ahora veremos lo que sucede cuando se copia con el cuadro de relleno no una, sino varias celdas seleccionadas. 8.- Inserte una nueva Hoja4 con el botn Insertar nueva hoja de clculo o presione Shift+F11.
Clic Aqu

9.- En las celdas A1 y A2 escriba los nmeros 10 y 15, luego seleccione ambas celdas y arrastre su cuadro de relleno.

Como resultado se obtiene una serie de nmeros consecutivos que aumentan de 5 en 5, porque la diferencia entre 10 y 15 son 5 unidades. (Si hubiramos escrito 10 y 12.5, el incremento de la serie hubiese sido de 2.5) 10.11.En las celdas C1 y C2 escriba nuevamente los nmeros 10 y 15. Luego seleccione tambin ambas celdas pero arrastre su cuadro de relleno manteniendo presionada la tecla de Ctrl. En esta ocasin el resultado obtenido es copia de los 2 nmeros exactamente como fueron escritos. Ya no son copiados como serie ascendente. 12.13.En las celdas E1, E2 y E3 escriba Wong, Metro y Plaza Vea. Luego seleccione las tres celdas y arrastre su cuadro de relleno. El resultado es una copia idntica de las tres celdas en forma sucesiva hasta donde sea arrastrado el cuadro de relleno. (Tenga presente que en este caso cuando se arrastran nicamente celdas con texto, la tecla de Ctrl. no tiene ningn efecto.)

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17.

CMO UTILIZAR LOS DATOS EN LA HOJA DE CLCULO

OPERADORES

17.1.

Son los que permiten que las formulas puedan realizar las diferentes operaciones con los datos. Existen cuatro tipos de operadores: a) Operadores Aritmticos o Matemticos: Los operadores aritmticos permiten realizar operaciones matemticas. Se encargan de realizar operaciones con datos necesariamente del tipo numrico. OPERADOR Suma Diferencia Producto Divisin Porcentaje Potencia SMBOLO + * / % ^ SIGNIFICADO Suma expresiones numricas Resta expresiones numricas Multiplica expresiones numricas Divide expresiones numricas Expresa un nmero de porcentaje Eleva a la potencia de una expresin numrica

% ^ * / + -

Cambio de signo Porcentaje Potenciacin Multiplicacin Divisin Suma Resta

Ejemplos: =10-4*2 =(10-4)*2 =20+ - 3^2 =20+ - (3^2) =156*10%+300 2 12 29 11 315.6

b) Operadores de Relacin: Permiten comparar dos expresiones y dar como resultado un valor lgico verdadero o falso. Las formulas que usan operadores de relacin arrojan respuestas lgicas del tipo verdadero o falso, segn como sea evaluada la comparacin. Los datos a comparar pueden ser numricos o de texto. OPERADOR Menor que Menor o igual a Igual a Mayor que Mayor o igual a Diferente de SMBOLO < <= = > >= <>
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> < >= <= = <>

Mayor Menor Mayor igual Menor igual Igual Diferente

Ejemplos: Si A4=20, D2=Martes, y H3=14/2/08 Entonces: =A4*3>100 =H3>28/7/08 Falso Verdadero Falso =D2< >Viernes

Nota.- Dentro de las frmulas, como puede verse en los ejemplos anteriores, los textos, las fechas y las horas deben escribirse siempre entre comillas.

c) Operador de Texto: Une o concatena dos expresiones de texto en uno slo, los textos a unir debern estar almacenados en celdas o encerrados entre comillas. Los datos que se concatenan pueden ser del tipo texto o tambin numrico, pero el resultado de estas formulas son datos del tipo texto. OPERADOR & SIGNIFICADO Concatenacin EJEMPLO A1 = MICROSOFT A2 = EXCEL El valor de A1 & A2 ser : MICROSOFT EXCEL

&

Concatenacin

Ejemplos:

Si

A1=Puerta y A2=Azul

=La &A1& es &A2 La Puerta es Azul

d) Operadores de Referencia: Los operadores de referencia se utilizan en las formulas para indicar qu se debe hacer con las celdas o los rangos de celdas. Los dos puntos escritos entre dos coordenadas de celdas permiten hacer referencia a un grupo de celdas dispuestas en forma rectangular. La coma (o punto y coma) permite separar las celdas o rangos de celdas que se desean unir para una operacin determinada.
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El espacio en blanco escrito entre dos rangos de celdas indica que se desea realizar una operacin solamente con la interseccin de ambos rangos, y no con todas las celdas en conjunto.
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OPERADOR : (dos puntos)

, (coma)

(espacio)

SIGNIFICADO EJEMPLO Hace una referencia a Si los valores de las celdas A2, A3 todas las celdas entre las y A4 son 5, 7 y 9 respectivamente. dos referencias El resultado de SUMA(A2:A4) ser incluyndolas. 21. Si los valores de las celdas A3, A4, Hace una referencia A5, B1, C7 son 1, 3, 5, 4, 10 considerando solo las respectivamente. El resultado de celdas especificadas SUMA(B1,A3,A5,C7) ser 23 Espacio escrito entre 2 rangos de celda indica que se desea realizar una operacin solamente con la interseccin de ambos rangos y no con todas las celdas en conjunto.

: ,

Indica un rango Indica unin

Ejemplos: =SUMA(A1:A5,C3,E9:E15) =SUMA(A3:D5 B2:C7) SUMA(B3:C5)

(espacio) Indica interseccin

Rango es un conjunto de celdas.

17.2. PRIORIDAD DE LOS OPERADORES

Los operadores se ejecutan de acuerdo a la siguiente prioridad, si hay operadores con la misma prioridad Microsoft Excel evala los operadores de izquierda a derecha. PRIORIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 OPERADOR ( ) Parntesis : (dos puntos) , ( coma) Espacio % ^ * y / + y & =, < ,> ,<= ,>=, <> DESCRIPCIN Se ejecuta en primer lugar todo lo que est dentro de los parntesis. Rango Unin Interseccin Porcentaje Potenciacin Producto y Divisin Suma y Diferencia Concatenacin Relacionales
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17.3.

SUMA EN EXCEL

Excel primordialmente en una gran hoja de clculo, que es utilizada para realizar diferentes operaciones matemticas y financieras. Por tanto, como hoja de clculo comprenden diferentes funciones que poco a poco iremos aprendiendo. OPERACION SUMA EN EXCEL Son dos formas en las que puede realizarse la operacin suma en Excel, una utilizada principalmente cuando son rangos numricos continuos, y la otra en cualquier situacin que se desee calcular una suma. SUMA CUALQUIERA: Tomemos el presupuesto preparado en las lecciones anteriores. Si por ejemplo quisiramos sumar lo presupuestado en los cuatro meses para el Rubro Salarios, haramos lo siguiente: 1. Nos posicionamos en la celda donde queremos visualizar el total de la suma de estas cantidades. 2. Para que Excel reconozca una operacin cualquiera, es utilizado el signo igual. Este indica que un clculo numrico se realizar en dicha celda. 3. Veamos tambin como nuestra barra de frmulas identifica en esta celda el signo igual.

4. Como queremos sumar lo presupuestado en enero, febrero, marzo y abril. Veamos. Escribimos lo siguiente: Veamos tambin la barra de frmulas, como va mostrando todo lo que se est realizando en la celda seleccionada: 6. Cuando se haya terminado, pulsamos enter en el teclado. Ya tendremos el resultado de la suma.

SUMA DE VARIAS CELDAS

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En esta leccin veremos cmo se suman rangos numricos, principalmente rangos continuos.

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1. Nos posicionamos en la celda donde queremos presentar la suma de varias cantidades. 2. Buscamos y seleccionamos la funcin Autosuma de la barra de herramientas del botn Inicio.

3. Una vez pulsada la funcin Autosuma, sombreamos el rango que se desea sumar. Para sombrear recordemos que nos colocamos en la primera celda y manteniendo el botn izquierdo del ratn apretado nos vamos moviendo hacia la izquierda hasta marcar todas las celdas a sumar

Si vemos la imagen, podremos ver cual es el rango de datos que est sumando, desde la celda C5 hasta la celda F5 Tambin podemos ver nuestra barra de frmulas, y mostrar la operacin de la celda

4. Una vez sombreado el rango, pulsamos Enter en el teclado. Ya tendremos el resultado de la suma.

18.

FRMULAS

Las frmulas permiten realizar operaciones con los valores almacenados en la hoja de clculo, pueden hacer referencia a otras celdas de la misma hoja de clculo, a celdas de otras hojas de clculo del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros Son datos que deben empezar a escribirse con el signo igual, y procesan los datos escritos en las celdas realizando operaciones entre ellas con ayuda de los operadores. Por ejemplo, para escribir tradicionalmente una formula algebraica, lo haramos

H 7 B3 25 C 4 2 C 4 D9 3 ( F 7 10) 3 1 4
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as: Pero en Excel, teniendo en cuenta el orden de la jerarqua de las operaciones, la misma frmula anterior la tendramos que escribir de la siguiente manera: =C4+((H7+B3)/(D9^2)-25+C4)/((F7-10)^3+1 3/4) De este modo se podrn escribir entonces todos los clculos que uno desee utilizando para ello las frmulas de Excel. Sin embargo, se puede recurrir al uso de las funciones, que es un mtodo abreviado para escribir frmulas. Las frmulas en Microsoft Excel se escriben comenzando con un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse. Cada operando puede ser un valor (constante), una referencia de celda o de rango, un nombre o una funcin de la hoja de clculo.

19.

INGRESO DE DATOS Y FUNCIONES

19.1. Para ingresar datos en la hoja de clculo de Microsoft Excel realice los siguientes pasos:

a) Seleccione una celda haciendo un clic en ella o usando las teclas direccionales. b) Ingrese el dato c) Pulse la tecla Enter o haga clic en el botn introducir.

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19.2.

Edicin de Datos

Es posible editar una celda escribiendo el nuevo valor sobre la existente. Para editar una celda realice: a) Haga doble clic en la celda o b) Presione la tecla de funcin F2 cuando el cursor se encuentre en la celda. Nota: Cuando edite una celda que contiene una frmula, el valor quedar oculto y se visualizar la frmula para modificarla.
19.3. INTRODUCIR FRMULAS Y FUNCIONES

Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es: NOMBRE_FUNCIN(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas: Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo = Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por una coma ,

=SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+ C3+C4+C5+C6+C7+C8 anterior sera equivalente a:

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Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula.

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En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.

=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.
19.4. INSERTAR FUNCIN CON EL ASISTENTE

Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. Hacer clic en la Ficha: Frmulas. Grupo: Biblioteca de funciones Elegir el comando: Insertar funcin.

O bien, hacer clic sobre el botn

de la barra de frmulas.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una
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breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn (ir) , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado o seleccionar una categora, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta. Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin. A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.
19.5. Funciones en Excel: frmulas simplificadas

Cuando las formulas que necesitamos se vuelven algo extensas y de uso muy frecuente, los mas practico es recurrir al uso de las Funciones de Excel, que no son sino un mtodo abreviado para escribir esas frmulas. Pero para escribir una funcin es necesario cumplir con ciertas reglas de sintaxis. La sintaxis, es la forma estricta en que debe escribirse una funcin. Hay un total de 339 funciones, las cuales se clasifican ahora en las siguientes categoras:

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Funciones de complementos y automatizacin Funciones de cubo Funciones de base de datos Funciones de fecha y hora Funciones de ingeniera Funciones financieras Funciones de informacin Funciones lgicas Funciones de bsqueda y referencia Funciones matemticas y trigonomtricas Funciones estadsticas Funciones de texto TOTAL

5 7 12 20 39 54 9 7 17 60 82 27 339

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Nota: En forma estndar Excel tiene disponibles solo 243 funciones. Pero si se cree conveniente, se pueden habilitar en forma complementaria 96 funciones ms: para anlisis de datos financieros, cientficos, y otros. Para ello hay que ingresar al botn de Office, hacer clic en el botn inferior Opciones de Excel y elegir Complementos; luego en la parte inferior aparece una lista desplegable en la cual debe elegir la opcin Complementos de Excel y luego hacer un clic en el botn Ir; aparecer entonces una ventana de dilogo en la cual deber activar la casilla Herramientas para anlisis, y finalmente Aceptar. He aqu algunos ejemplos de las funciones bsicas que veremos: =SUMA(A3:A20) =PROMEDIO(H4:J15) =MAX(C2:C30) =MIN(C2:C30) =CONTAR(C2:C30) =CONTARA(C2:C30) =ENTERO(A3+3.1416) =REDONDEAR(A3+3.1416) =SI(E4>=0,RAIZ(E4),No tiene Raz) =MES(28/7/08)

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20.

Funcin SUMA
a) Qu hace? Devuelve el subtotal de una lista de valores aplicando la operacin indicada. Suma todos los nmeros de uno o varios rangos de celdas. b) Sintaxis =SUMA(nmero1, [nmero2], )

nmero1 (Obligatorio): Primer nmero (o rango de celdas) a considerar en la suma. nmero2 (Opcional): Nmeros (o rangos de celdas) adicionales a sumar. Se pueden especificar hasta 255 nmeros adicionales. c) Ejemplos Ejemplos de Operacin:

i) Suma de un rango. =SUMA(A1:A4) En el ejemplo anterior se sumarn todos los nmeros que se encuentren en el rango A1:A4, es decir A1+A2+A3+A4. Resultado: A1+A2+A3+A4= 78 ii) Suma de celdas separadas =SUMA(A1,B1:B4,C3,D4) En el ejemplo anterior se sumarn los valores de las celdas A1,B1,B2,B3,B4,C3 Y D4 Resultado: A1+B1+B2+B3+B4+C3+D4=460 iii) Suma de varios rangos =SUMA(A1:B4,D1:D4) En el ejemplo anterior se sumarn las celdas del rango A1:B4 (A1,A2,A3,A4,B1,B2,B3,B4) ms las celdas del rango D1:D4
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(D1,D2,D3,D4) Resultado: 1298

d) Uso de las Funciones ms comunes Veamos en un ejemplo, los resultados que se pueden obtener usando algunas de las funciones ms comnmente utilizadas por la mayora de las personas que trabajan con Excel. El siguiente cuadro muestra una relacin de personas a quienes se les ha programado la fecha de su cita en una Clnica:
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 B C

Operaciones Mdicas
Nios Csar Rodrigo Jos Nias Lorena Naomi Claudia Edad 5 10 Beb Fecha 16-Ago no definida 11-Sep

11 9 3

03-Ago 24-Jul 19-Sep

Las funciones como cualquier frmula deben empezar con un signo igual, y el resultado de sta aparecer en la misma celda donde se escribe la funcin. La Funcin SUMA Suma de las edades de todos los pacientes: =SUMA(B4:B11) Rpta: 38

Esta funcin considera solo las celdas con datos numricos (ignora la celda B6) La Funcin PROMEDIO Promedio de edades de todos los pacientes: =PROMEDIO(B4:B11) Rpta: 7.6

No se considera en el clculo la celda B6 pues su contenido no es numrico La Funcin MAX Edad mxima de un paciente: =MAX(B4:B11) Rpta: 11

Encuentra el mximo valor numrico del rango mencionado

=MIN(B4:B11)

Rpta: 3
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La Funcin MIN Edad mnima de un paciente:

Encuentra el mnimo valor del rango mencionado (ignorando la edad del beb porque no es un dato numrico) La Funcin CONTAR Cantidad de pacientes que tienen fecha de cita programada =CONTAR(C4:C11) Rpta: 5

Esta funcin cuenta cuntas celdas tienen datos numricos (las fechas son nmeros) La Funcin CONTARA Cantidad Total de pacientes =CONTARA(C4:C11) Rpta: 6

Esta funcin en cambio cuenta cuntas celdas en total estn ocupadas sin importar el tipo de datos La Funcin ENTERO Edad promedio de los pacientes sin considerar los decimales: =ENTERO(PROMEDIO(B4:B11)) Rpta: 7

La funcin Entero trunca la parte decimal del resultado La Funcin REDONDEAR Edad promedio de los pacientes redondeada a 1 decimal y a cero decimales: =REDONDEAR(PROMEDIO(B4:B11),1) =REDONDEAR(PROMEDIO(B4:B11),0) Rpta: 7.6 Rpta: 8

La funcin Redondear tiene dos argumentos separados por una coma: el valor calculado (el Promedio), y la cantidad de decimales a la que se desea redondear el resultado.

21.

OTRAS FUNCIONES

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NOMBRE SUMA

SINTAXIS =SUMA(nmero1, numero2,)

MAXIMO

=MAX(nmero1, nmero2,)

MINIMO

=MIN(nmero1, nmero2,)

PROMEDIO

=PROMEDIO(nmero1, nmero2,) =REDONDEAR(nmero,nm_deci males) =SI(Prueba_lgica, Valor_Si_Verdadero, Valor_Si_Falso) =SI(Prueba_lgica, Valor_Si_Verdadero, SI(Prueba_lgica, Valor_Si_Verdadero,..)

REDONDEAR SI

SI (ANIDADOS)

FUNCIN QUE REALIZA sta funcin realiza la suma todos los nmeros en un rango de celdas, siendo cada nmero que se indica en la columna modelo un rango distinto. sta funcin obtiene el valor mximo que se haya introducido en el rango que le especifiquemos, siendo cada nmero que se indica en la columna modelo un rango distinto. sta funcin obtiene el valor mnimo que se haya introducido en el rango que le especifiquemos, siendo cada nmero que se indica en la columna modelo un rango distinto. sta funcin calcula la media aritmtica del rango que le especifiquemos, que pueden ser varios como se especifica en la columna anterior. Redondea el valor de la celda segn la cantidad de decimales especificados. Comprueba si se cumple una condicin, devuelve un valor si se evala como verdadero y si se evala como falso devuelve otro valor. Se utiliza cuando deseamos contemplar ms de una condicin, si cumple la condicin se evala como verdadero y si se evala como falso comprueba la siguiente condicin, y as sucesivamente.

EJEMPLO =SUMA(E4:E20) =SUMA(G5:G39,H5:H39)

=MAX(C5:C39)

=MIN(C5:C39)

=PROMEDIO(B5:K5) =redondear(E2,2) =SI(B3>=10.5, APROBADO, DESAPROBADO) =SI(C2=0, MUNICIPIO DE INTERIOR, SI(C2>0, TIENE COSTA, SI(C2<0, ERROR)

=CONTAR(C2:C52) CONTAR =CONTAR(valor1, valor2,) sta funcin cuenta el nmero de celdas de un rango que contiene nmeros.(solo nmeros)

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NOMBRE

SINTAXIS

FUNCIN QUE REALIZA Cuenta las celdas no vacas del rango especificado. Cuenta celdas con valores de texto o numricos

EJEMPLO

CONTARA

=CONTARA(valor1, valor2,)

=CONTARA(A2:A6)

CONTAR.SI

=CONTAR.SI(rango, criterio)

Esta funcin cuenta el nmero de celdas de un rango que contiene nmeros si cumple una condicin.

=CONTAR.SI(C2:C521, D2>0)

SUMAR.SI

=SUMAR.SI(rango, criterio, rango_suma)

HOY Nota:

Suma un rango de celdas que cumplen una determinada condicin. El rango sern las celdas que queremos que cumplan la =SUMAR.SI(D2:D521, D2>0, condicin. D2:D521) El criterio ser la condicin que deseamos que cumpla. RECUERDA: el rango y el El rango_suma es el rango que deseamos que rango_suma no tienen porqu conocer su suma. ser el mismo. El rango y el rango_suma no tienen porqe ser el mismo. Determina la fecha actual segn el reloj de la =hoy() computadora.

a. Para algunas funciones donde es difcil recordar la sintaxis (reglas a cumplir con la escritura) conviene usar el asistente de insertar funcin y completar las casillas. b. Observacin: nosotros vamos a utilizar (,) en reemplazo de (;) en las frmulas.

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