Guia Prtico para Eventos

Como organizar eventos ecologicamente corretos Guia Prtico para auxiliar a organizao das de um evento, em todas as suas fases de concepo. Conhea quais so os detalhes que voc no pode esquecer e planeje com segurana o seu evento.
Contedo
[esconder]

1 Concepo: 2 Planejamento: 3 Preparao: 4 Realizao 5 Avaliao e Melhorias Contnuas 6 Veja Tambm

[editar]Concepo: Atividades Descrio

Preenchimento de um formulrio com:

- Definio do produto. - Definio do tema central. - Definio do objetivo do evento. - Estabelecimento de data e durao do evento. - Definio da programao e trmino. - Definio do pblico alvo, quantificao e Estabelecimento das caractersticas gerais do evento qualificao. - Definio das necessidades udio visuais. - Atividades sociais. - Infra-estrutura. - Clima (perfil) do evento. - Briefing para o local e localizao.

- Definio dos recursos disponveis financeiramente. - Estratgias de divulgao. - Infra Estrutura (Web).

Lista quantitativa de insumos e servios e as caractersticas gerais do evento

Formulrio com as caractersticas mais importantes do evento, sem muito detalhes.

Definio com quantificao, qualificao e estimativa de gastos de todos os itens necessrios no evento: - Infra-Estrutura - Local do Evento - Material de Escritrio Papelaria Preenchimento dos Check Lists por categoria: quantificao e qualificao dos itens selecionados - Grfica - Design e software Divulgao - Decorao - Equipamentos - Logstica e Transporte - Alimentao

Valores previstos do conjunto de cada categoria, o qual Sumrio dos Valores por Categoria deve guiar os gastos do evento nas atividades seguintes.

[editar]Planejamento: Atividades Descrio

- Definio quantitativa e qualitativa dos itens necessrios para a realizao do evento. - Preenchimento de formulrios padronizados conforme insumos, materiais e servios. - Seleo das atividades crticas, e estabelecimento de um cronograma o mais detalhado possvel, de forma a Planejamento e Dimensionamento dos recursos necessrios se ter governabilidade sobre as atividades. - Definio das equipes envolvidas

- Cronograma do evento com a data de incio e a durao de cada item do evento. - Este documento dever ser utilizado durante todo a fase de realizao Cronograma detalhado das atividades do evento do evento.

Lista de servios

Lista para subsidiar a aquisio de servios a serem utilizados no evento.

Lista para subsidiar a aquisio de infra-estrutura para Lista de Infra-estrutura e Local do Evento a realizao do evento e os requisitos necessrios no local do evento.

Lista de insumos com preos estimados

Lista para subsidiar a aquisio de insumos a serem utilizados no evento.

Lista de Equipamentos com preos estimados

Lista para subsidiar a aquisio de equipamentos a serem utilizados no evento.

Lista para subsidiar a aquisio de itens de divulgao Lista dos itens de divulgao a serem utilizados no evento.

Cotao dos Servios

Cotao com pelo menos 3 fornecedores para os Servios do evento.

Cotao de Infra-Estrutura e Local do Evento

Cotao com pelo menos 3 fornecedores para a InfraEstrutura e o Local do evento.

Cotao dos Insumos

Cotao com pelo menos 3 fornecedores para os Insumos do evento.

Cotao dos Equipamentos

Cotao com pelo menos 3 fornecedores para os Equipamentos do evento.

Cotao dos Itens de Divulgao

Cotao com pelo menos 3 fornecedores para os Itens de Divulgao do evento.

- Registros gerados pela cotao de artigos ou itens de uma s categoria com os preos de cada item, condies de pagamento e prazos de entrega. Mapas de Cotao dos Servios - Seleo dos mais adequados.

- Registros gerados pela cotao de artigos ou itens de Mapas de Cotao de Infra-Estrutura e Local do Evento uma s categoria com os preos de cada item, condies de pagamento e prazos de entrega. - Seleo dos mais adequados.

- Registros gerados pela cotao de artigos ou itens de Mapas de Cotao dos Insumos - Seleo dos mais adequados. uma s categoria com os preos de cada item, condies de pagamento e prazos de entrega.

- Registros gerados pela cotao de artigos ou itens de uma s categoria com os preos de cada item, condies de pagamento prazos de entrega. Mapas de Cotao dos Equipamentos - Seleo dos mais adequados.

- Registros gerados pela cotao de artigos ou itens de uma s categoria com os preos de cada item, condies de pagamento e prazos de entrega. - Seleo dos mais adequados. Mapas de Cotao dos Itens de Divulgao

[editar]Preparao: Atividades Descrio

Emisso das Ordens de compra e contratos

Emisso das ordens de compra aprovadas por quem tem autorizao.

Elaborao e Desenvolvimento do Site do Evento

Elaborao e Desenvolvimento do Site do Evento.

Preparao da Infra-Estrutura

Criao de base de dados com cadastro de todos os convidados e palestrantes.

Envio das instrues detalhadas a todos os Confirmao, instruo e treinamento para os Servios contratados fornecedores de servios e treinamento para os servios mais crticos, que abrangem o usurio final.

Acompanhamento da confeco, produo, montagem, Follow-up dos Equipamentos listados instalao dos insumos comprados ou alugados.

Confeco do Material Grfico e outros para divulgao. [editar]Realizao

Confeco dos materiais de divulgao, envio aos fornecedores para a produo.

Atividades

Descrio

Divulgao do Evento nas mais diversas mdias de Divulgao acordo com o requerido e planejado (interna e externa).

Follow-up de Acomodaes e deslocamentos

Acompanhamento de embarque e desembarque, acomodao e deslocamento.

Preparao do local do evento para a sua Montagem do evento in loco realizao; todos os insumos so instalados, montados e testados e as equipes de Servios se apresentam.

Cronograma com todas as atividades da Cronograma com CheckList montagem do evento para acompanhamento

Realizao e acompanhamento das atividades, Realizao do Evento incluindo relatrio de gastos no utilizados (dirias e passagens)

Trmino e encerramento do evento

Realizao das atividades finais do evento

Realizao de uma pesquisa entre os convidados,

palestrantes e fornecedores a fim de conhecer o grau de Preparao e realizao da Pesquisa satisfao dos participantes do evento.

Cronograma com as atividades da realizao do evento Cronograma com CheckList para acompanhamento e checagem.

Disponibilizao, no site do evento, de Transformao do site para divulgao dos resultados informaes, concluses e anais do evento

- Desmontagem do local do evento. - Transporte e destino dos insumos utilizados no Desmontagem do Local evento. - Realizao da limpeza do local para entrega formal ao fornecedor.

Cronograma com todas as atividade da Cronograma com CheckList desmontagem do evento para acompanhamento e checagem.

Relatrio preenchido durante toda a fase de realizao Relatrio dirio de no-Conformidades e aes do evento com todas as no conformidades encontradas pelo responsvel, as aes tomadas para a soluo da no conformidade e os resultados provenientes destas aes.

[editar]Avaliao

e Melhorias Contnuas
Descrio

Atividades

Os responsveis em conjunto avaliam os Avaliao dos resultados do evento resultados da pesquisa e os relatrios de no conformidade gerados durante o evento e geram os indicadores do evento

Emisso de um relatrio com dados e resultados do Indicadores de resultados do evento evento, contendo indicadores que apontam se os objetivos foram alcanados, como o desempenho da equipe.

Desenvolvimento de indicadores para avaliar a eficcia Criao de um banco de dados e a eficincia do evento, por exemplo: gastos previstos / gastos efetivos para cada agrupamento.

[editar]Veja

Tambm

Como Operacionalizar um Evento Veja algumas dicas para organizar um evento pblico, indo desde a operacionalizao do evento e reduo de custos at as informaes estruturais, como a montagem do local e a contratao de servios. Atividades do Pr-Evento / Evento / Ps-Evento Check-List para a organizao de todas as fases de um evento. importante atentar para o momento certo de tomar as decises para que tudo ocorra conforme o desejado. Roteiro de Atividades para a Realizao de Eventos

Verifique os passos iniciais a serem tomados no processo de planejamento e organizao de um evento.

Guia Prtico para Eventos

Guia Prtico para auxiliar a organizao de um evento, em todas as suas fases de concepo. Conhea quais so os detalhes que voc no pode esquecer e planeje com segurana o seu evento. Panorama Geral de Organizao de Eventos

Confira uma ficha com dados gerais para a realizao de um evento e descubra quais so as necessidades bsicas na organizao deste, para que todo o processo possa ser planejado.
Fonte: site www.casadoseventos.com.br