10 Trucos para Microsoft Excel

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10 trucos para Microsoft Excel

9/10/2008 | Javier Prez Cortijo | 3 comentarios
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Tanto si eres un usuario habitual de Excel (en sus versiones 2007 o 2003) como s slo echas mano de esta hoja de clculo de manera espordica, te sern muy tiles los siguientes 10 trucos que hemos seleccionado para todos los usuarios de MuyComputer.
Truco 1. Grficas en 3D
Si sueles incluir grficas en tus hojas de clculo para que la informacin de las tablas se muestre de una forma ms intuitiva, con la versin 2007 de Excel podrs hacerlo de un modo ms sencillo y visual.
Para comenzar, elige la tabla que quieres representar grficamente y selecciona las celdas que aparecern en la figura. En la pestaa Insertar acude al grupo Grficos y escoge entre los diferentes tipos el que ms te convenga: columnas, lneas, barras o dispersin, por ejemplo. Marca tambin el modelo concreto dentro de la categora que finalmente hayas elegido. La grfica se genera automticamente en tu pgina, al tiempo que se muestra un nuevo grupo de fichas en el men de Excel, denominado Herramientas de grficos , que aparecer siempre que se seleccione cualquier grfica. Entre las prestaciones que incluye este men caben destacar varias. La ficha Diseo, en primer lugar, permite modificar parmetros como el color de las barras, el estilo de los grficos o la edicin de la fuente de datos. En Presentacin, en segundo lugar, tienes la opcin de variar la leyenda que acompaa a la figura o de incluir un encabezado. Para ello, pulsa sobre Ttulo de grfico, elige la opcin Ttulo superpuesto centrado y otrgale un nombre. Por ltimo, desde la ficha Formato es posible cambiar funciones como el color del grfico, el tipo de letra o la rotacin. Puedes navegar por cada uno de los mens hasta dar al proyecto el estilo deseado. As, en Formato selecciona Estilos de forma y marca el color que se aplicar al grfico. Vers que los cambios se aplican de forma instantnea en tu documento. Truco 2. El formato condicional
Con el objetivo de que tus datos numricos ofrezcan informacin grfica adicional, y que de ese modo la visualizacin sea mejor sin necesidad de recurrir a grficos, Excel 2007 proporciona la opcin de formato condicional para asignar colores a las cifras.
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En el grupo Estilo de la pestaa Inicio se incluye la herramienta Formato condicional, de modo que, tras seleccionar un rango de celdas, presiona sobre este botn y marca la opcin Barras de datos . Dentro de ella, tan slo debes elegir el color que quieres utilizar. La informacin que ofrecer a continuacin la tabla es la misma, pero con un formato en el que es ms sencillo identificar los datos. Por otra parte, en la opcin Escalas de color del men desplegable de Formato condicional puedes escoger tambin una tonalidad para el fondo de la tabla. Y si, en lugar de estas funciones, te decantas por Conjuntos de iconos , podrs determinar qu tipo de representacin grfica se asociar a cada dato. Truco 3. Funciones ms visuales
Es posible que te interese obtener informacin relativa a cualquier frmula seleccionada en Excel 2007, y conseguir este propsito es una tarea mucho ms simple de lo que imaginas.
Lo primero que debes hacer es determinar, dentro de la pestaa Frmulas , cul ser la tipologa que utilices en tu tabla segn la funcionalidad buscada. Puedes comprobar cmo en esta pestaa se muestran diferentes clases de frmulas en funcin de su aplicacin, como financieras, lgicas, texto, bsqueda y referencias o matemticas y trigonomtricas. As que escoge entre una de estas categoras, como por ejemplo Matemticas y trigonomtricas , segn el grupo al que pertenece la frmula que vas a emplear, y navega por la lista desplegable hasta encontrar el tipo concreto. Manteniendo el puntero del ratn durante unos segundos sobre la opcin seleccionada, se mostrar un cuadro con informacin al respecto. Truco 4. Atajos del teclado
A travs del teclado podrs configurar algunas de las opciones de tu documento de Excel, tanto si utilizas la versin 2003 como 2007, para trabajar ms rpido.
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Tan slo combinando unas teclas sers capaz de insertar la fecha y hora actuales en el archivo, ocultar y recuperar columnas o crear nuevas hojas. Cuando en un documento tengas que insertar la fecha del da, no te preocupes en escribirla. Selecciona la celda donde quieres que aparezca y pulsa de forma simultnea los botones Ctrl y el signo de puntuacin ; (punto y coma) de modo que el da aparezca en la casilla. Si, adems, quieres incluir la hora, haz clic al mismo tiempo en Ctrl, Mays y el signo : (dos puntos) para que se muestre.
Si lo que quieres es ocultar una columna del documento, incluso cuando contiene informacin, la combinacin de teclas tambin es sencilla. Marca la columna en cuestin y presiona Ctrl y 0 (cero). Para hacerla visible nuevamente, pulsa simultneamente las teclas Ctrl, Mays y 9, y se mostrar de forma inmediata. En ltimo lugar, los documentos nuevos de Excel incluyen por defecto tres hojas, por lo que insertar una ms es tan fcil como hacer clic en Mays y la tecla F11, y la nueva hoja se agregar al libro. Truco 5. Escribe en varias hojas al mismo tiempo
Cuando trabajas con Excel es habitual que determinados contenidos se repitan en diferentes hojas del mismo libro. Para repetir esta informacin sin escribirla, puedes recurrir a la sencilla tarea de copiar y pegar el texto, aunque cuando el nmero de hojas es elevado el proceso puede resultar aburrido.
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Prueba en su lugar a utilizar el teclado para hacerlo, independientemente de la versin del programa que ests usando. Abre primero un libro nuevo de Excel en el que an no hayas escrito nada y, mientras tienes la tecla Ctrl presionada, haz clic sobre las hojas en las que quieres que aparezcan los mismos datos (por ejemplo, la Hoja 1 y la Hoja 3). A continuacin, haz clic en alguna celda de la Hoja 1, como puede ser la A1, y escribe el texto. Si acudes ahora a la Hoja 3, vers que en la celda A1 de esa pgina tambin se ha aadido el mismo texto. A la hora de borrar el contenido, tambin debers seleccionar las diferentes hojas con el botn Ctrl presionado.
Truco 6. El mismo logo para todas tus hojas
Puede ocurrir que, al crear un nuevo libro en Excel 2003 o 2007, quieras insertar un logotipo en todas las hojas de clculo. Abre para ello una pgina y, en la celda A1, introduce una imagen. Slo tienes que acudir al men Insertar, escoger la categora Imagen y elegir Desde archivo, si trabajas sobre Excel 2003, o seleccionar directamente la fotografa desde ese men, si usas la versin 2007. Al pulsar sobre el botn Insertar del cuadro de bsqueda, la imagen se incluir en la esquina superior izquierda de tu hoja de clculo, y pon atencin en el nmero de filas y columnas que ocupa para utilizarlo despus.
Ahora, para la versin ms antigua de Excel, en el men Archivo elige Configurar pgina. O bien, en Excel 2007, pulsa la pestaa Diseo de pgina y elige la opcin Configurar pgina para que se desplieguen las diferentes opciones. Haz clic en Hoja y, en la opcin Repetir filas en extremo superior, pon el cursor en el cuadro y luego selecciona en tu documento las filas que ocupa el logo, para que la frmula se incluya automticamente. A continuacin, en Repetir columnas a la izquierda, sita el cursor de nuevo en el cuadro y marca las columnas en el documento. Vers que en ambas funciones aparece una frmula similar a sta: $1:$4, as que presiona Aceptar para confirmar el cambio realizado. Escribe en la hoja, acude al botn Vista preliminar y muvete entre las diferentes pginas del
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documento para que compruebes que, efectivamente, el logotipo se ha incluido en todas.
Truco 7. Protege elementos de la hoja de clculo
Para impedir que cualquier usuario pueda cambiar, mover o eliminar datos importantes de tus hojas de clculo, Excel 2007 ofrece la opcin de proteger determinados elementos, con o sin contrasea.
En primer lugar, en la ficha Inicio, acude al grupo Celdas , haz clic en Formato y luego en Formato de celdas . Se mostrar entonces un cuadro en el que se incluye la pestaa Proteger, as que pulsa sobre ella y vers que las casillas aparecen bloqueadas por defecto, una caracterstica que puedes variar si te interesa. Ve ahora a la pestaa Revisar y, en el grupo Cambios , acude a la opcin Proteger hoja. Un nuevo recuadro muestra activada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas . Habilita las opciones Seleccionar celdas bloqueadas y Seleccionar celdas desbloqueadas , y escribe, si quieres, una contrasea en el recuadro correspondiente para poder desbloquear el contenido nicamente t. Si tecleas una clave, el sistema te pedir volver a escribirla como confirmacin. La hoja se ha almacenado ahora en modo de slo lectura, y as te lo mostrar un recuadro cada vez que intentes modificar la informacin. Para quitar el bloqueo del documento, en la pestaa Revisar pulsa sobre Desproteger hoja. En el cuadro que aparece entonces, escribe la contrasea y ya podrs trabajar de nuevo sobre la pgina. Truco 8. Tus celdas con el mismo formato
Tal como ocurre al escribir en Word, en cualquiera de las versiones de Excel puedes determinar el formato del texto para darle la apariencia que ests buscando. El problema es que, si quieres aplicar ese formato en diferentes celdas, puede acabar siendo una tarea aburrida.
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Los programas de Office incluyen, en el men Inicio, una herramienta denominada Copiar formato que permite dotar a una celda de las mismas condiciones que otra. No obstante, esto tambin es posible utilizando el teclado para que no tengas que repetir con el ratn todos los pasos constantemente. Para ello, cambia el formato de una celda a tu gusto y pulsa el botn F4. Ahora, pulsa en la casilla en la que quieres aplicar las mismas caractersticas, y vuelve a hacer clic en F4, de modo que fcilmente copies el formato deseado. Si, en ese momento, borras el contenido de la tecla con Supr, al seleccionar la otra celda y pulsar F4 su contenido se eliminar tambin.
Truco 9. Asegura la compatibilidad de las versiones
Aunque Microsoft ha introducido importantes mejoras en Excel 2007, es posible que estos avances y cambios no puedan apreciarse o funcionar en ordenadores que estn equipados con una versin anterior del software. Y por ello resulta tan importante asegurar la compatibilidad del archivo para poder ser abierto con otros Excel ms antiguos.
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La forma de hacerlo es muy sencilla: pulsa el Botn de Office , que es el icono que se muestra en la parte superior izquierda de la pantalla, y ah selecciona el men Preparar. A continuacin, presiona en Ejecutar el comprobador de compatibilidad, para que el programa revise el archivo en busca de problemas. A travs de una pantalla, Excel te informar de si existen o no incompatibilidades y, en caso de que as sea, a travs del botn Ayuda intentar solucionarlo. Truco 10. Inmoviliza filas o columnas
Si quieres bloquear filas o columnas para que, cada vez que te desplaces por la hoja de clculo, se mantenga visible la informacin importante, es posible utilizar la inmovilizacin de paneles.
En la hoja de clculo, puedes bloquear la primera fila o la primera columna, o bien aqullas que te interese tener siempre visibles. Para ello, selecciona la pestaa Vista, acude al grupo Ventana y presiona sobre Inmovilizar paneles . Son tres las opciones que aparecen: Inmovilizar fila superior, para mostrar siempre la primera fila; Inmovilizar primera columna, para que sta aparezca fija, o Inmovilizar paneles , para que se repitan siempre los campos que a ti te interesen. En este ltimo caso, pon el cursor debajo del punto en el que deseas que aparezca la divisin y pulsa sobre la opcin Inmovilizar paneles.
Cuando quieras volver a la situacin anterior, en la herramienta Inmovilizar paneles haz clic en la opcin Movilizar paneles, para que puedas desbloquear filas o columnas fijas.
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Hay 3 comentarios
1. DOUGLAS dice: 9 abril, 2009 a las 4:41 hhfghbb Responder 2. yasbleydy dice: 23 agosto, 2009 a las 20:29 excelente, muy didctico Responder 3. daniel bocanegra dice: 18 abril, 2013 a las 4:07 gracias por tener ese proyecto tan bueno Responder
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