Comercio Exterior 2/63

Contabilidad Ing. Katia Ruiz Molina INTEGRANTES DEL GRUPO # 2

Cindy Toapanta Plaza Thania Vsquez Acosta Ral Pinela Crdenas Kevin Rivera Gallegos Kevin Solrzano Aguirre

NDICE
CONTROL INTERNO

INTRODUCCIN..1-2

CARACTERSTICAS......3

TIPOS DE CONTROL INTERNO..4-5

MTODOS DE CONTROL INTERNO.6-7

PRINCIPIOS GENERALES........8-9

EJEMPLO...10

CONCLUSIN...11

BIBLIOGRAFA12

INTRODUCCIN
En la evolucin histrica de las empresas ha tenido una remarcada importancia el hecho de que en el pasado los propietarios eran a su vez los directivos encargados de la gestin empresarial. En esas circunstancias el control era ejercido por los mismos propietarios, quienes ejecutaban las funciones directivas y supervisaban directa personalmente el cumplimiento de las normas y directrices establecidas por ellos, tcita o explcitamente. Se produca un auto control de la funcin directiva.

La evolucin de las empresas exige la implantacin de aquellos controles necesarios para conseguir que las responsabilidades delegadas por los propietarios y directivos se conserven ntimamente unidas a los mismos.

De esta forma, pese a la complejidad empresarial y pese a la multiplicidad de los niveles jerrquicos, se pueden mantener y orientar las actuaciones de la empresa en el camino fijado para alcanzar los objetivos propuestos. Por este motivo las empresas establecen planes de organizacin y un conjunto de mtodos y procedimientos que aseguren que los activos estn debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y se cumple segn las directrices marcadas por la direccin.

Los Controles Internos se implantan para mantener la entidad en la direccin de sus objetivos y tiene como principal finalidad la proteccin de los activos contra prdidas que se deriven de errores intencionales o no intencionales en el procesamiento de las transacciones y manejo de los activos correspondientes. La causa principal que dio origen al Control Interno fue la "gran empresa" A finales del siglo XIX, como consecuencia del notable aumento de la produccin, los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo

personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos, vindose forzados a delegar funciones dentro de la organizacin conjuntamente con la creacin de sistemas y procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o errores, debido a esto comenz a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestin de los negocios, ya que se haba prestado ms atencin a la fase de produccin y comercializacin que a la fase administrativa u organizativa, surgiendo la imperiosa necesidad de establecer mecanismos, normas y

procedimientos de control que dieran respuesta a las nuevas situaciones.

Ante la magnitud de operaciones que realizan las dependencias y entidades y la complejidad de stas, se hace fundamental e indispensable contar con un eficiente sistema de control interno que no slo permita el efectivo cumplimiento de metas y objetivos, sino que adems, disminuya los niveles de riesgo existentes.

CARACTERSTICAS DEL CONTROL INTERNO

Para que el control en las empresas sea verdaderamente efectivo, es obligatorio considerar algunas de sus caractersticas fundamentales al momento de establecerlo. Entre algunas de esas caractersticas estn:

OPORTUNO

Presenta a tiempo de los resultados obtenidos con su aplicacin; es importante evaluar dichos resultados en el momento que se requieran, no antes porque se desconoceran sus verdaderos alcances, ni despus puesto que ya no serviran para nada.

CUANTIFICABLE

Para que verdaderamente se puedan comparar los resultados alcanzados contra los esperados, es necesario que sean medibles en unidades representativas de algn valor numrico para as poder cuantificar, porcentual o numricamente lo que se haya alcanzado.

CALIFICABLE

En auditoria en sistemas computacionales, se dan casos de evaluaciones que no necesariamente deben ser de tipo numrico, ya que, en algunos casos especficos, en su lugar se pueden sustituir estas unidades de valor por conceptos de calidad o por medidas de cualidad, pueden ser aplicados para evaluar el cumplimiento, pero relativos a la calidad.

CONFIABLE

Para que el control sea til, debe sealar resultados correctos sin desviaciones ni alteraciones y sin errores de ningn tipo, a fin de que se pueda confiar en que dichos resultados siempre son valorados con los mismos parmetros.

TIPOS DE CONTROL INTERNO

CONTROL ADMINISTRATIVO
Los controles administrativos comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesin a las polticas de la empresa y por lo general solamente tienen relacin indirecta con los registros financieros. Incluyen ms que todos controles tales como anlisis estadsticos, estudios de mocin y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad. En el Control Administrativo se involucran el plan de organizacin y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorizacin de transacciones por parte de la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observacin de polticas establecidas en todas las reas de la organizacin. Ejemplo: Que los trabajadores de la fbrica lleven siempre su placa de identificacin. Otro control administrativo sera la obligatoriedad de un examen mdico anual para todos los trabajadores. Estos controles administrativos interesan en segundo plano a los Auditores independientes, pero nada les prohbe realizar una evaluacin de los mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una mejor opinin. El control administrativo se establece en el SAS-1 de la siguiente manera: El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organizacin, procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisin que conducen a la autorizacin de operaciones por la administracin. Esta autorizacin es una funcin de la administracin asociada directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de la organizacin y es el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones.

CONTROL CONTABLE
Los controles contables comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operacin y custodia de activos y auditora interna. Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar tambin los registros contables. Otro caso, el requisito de que los cheques, rdenes de compra y dems documentos estn pre numerados. El control contable est descrito tambin en el SAS Nmero 1 as: El control contable comprende el plan de organizacin y los procedimientos y registros que se relacionen con la proteccin de los activos y la confiabilidad de los registros financieros y por consiguiente se disean para prestar seguridad razonable de que: Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorizacin general o especfica de la administracin. Se registren las operaciones como sean necesarias para: Permitir la preparacin de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y mantener la contabilidad de los activos. El acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorizacin de la administracin. Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos existentes y se toma la accin adecuada respecto a cualquier diferencia.

MTODOS DEL CONTROL INTERNO

La evaluacin del sistema de control interno define las fortalezas y debilidades de la organizacin empresarial mediante una cuantificacin de todos sus recursos Mediante el examen y objetivos del control interno, registros y evaluacin de las operaciones de una empresa, se crea la confianza que la entidad debe presentar frente a la sociedad. Los mtodos ms comunes que existen para evaluar el control interno son los siguientes: Mtodo Descriptivo Mtodo Cuestionario Mtodo Grfico o Diagrama de Flujo Mtodo COSO

MTODO DESCRIPTIVO Consiste en la descripcin de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos. Ventajas: El estudio es detallado de cada operacin con lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa. Se obliga al Contador Pblico a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al anlisis y escrutinio de las situaciones establecidas.

Desventajas: Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales. No se tiene un ndice de eficiencia.

Ejemplo de aplicacin del mtodo descriptivo

MTODO DESCRIPTIVO Compaa XYZ Control Interno-Ingresos Periodo:______________

Hecho por: Fecha: Revisado por: Fecha:

_____________ _____________ _____________ _____________

Referencias

La compaa recibe sus ingresos de efectivo de la siguiente forma: por medio de cobradores, las cuentas de extranjeros se reciben por correo y cuando los agentes de ventas extranjeros cobran facturas expiden un recibo y enva por correo los cheques. La cobranza local lo recibe el empleado encargado de cuentas por cobrar directamente del cobrador, a travs de las relaciones de cobranza, las cuales no son firmadas por el cobrador cuando recibe las facturas y contra-recibos, ni tampoco por el encargado de cuentas por cobrar cuando le recibe el efectivo y los documentos no cobrados. La correspondencia es abierta por el gerente general de la compaa. La cobranza recibida es entregada al encargado de cuentas por cobrar sin dejar constancia en una relacin de cobros recibidos por el correo, el hecho de la entrega del efectivo para su depsito. La mayora de los ingresos de efectivo son en cheques a nombre de la compaa. En general los ingresos son depositados al siguiente da hbil, excepto cuando la cobranza es por cantidad pequea que puede dejarse para otro da. El encargado de cuentas por cobrar prepara la relacin de cobros recibidos y con base en estas las fichas de depsitos. La misma persona se encarga de efectuar el depsito en el banco. Con base en la relacin de cobros recibidos y la ficha de depsitos el contador elabora la pliza de ingresos.

MTODO CUESTIONARIO El mtodo cuestionario consiste en elaborar un listado de preguntas bsicas de un sistema de control interno y posteriormente debern ser contestadas por los responsables de las diferentes reas de la entidad sujeta a examen.

MTODO GRFICO Tambin llamado de flujo gramas, consiste en revelar o describir la estructura orgnica las reas en examen y del procedimiento, utilizando smbolos convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos de la entidad. Ventajas Identifica la ausencia de controles financieros y operativos. Permite una visin panormica de las operaciones o de la entidad. Identifica desviaciones de procedimientos. Identifica procedimientos que sobran o que faltan. Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia sobre asuntos contables o financieros.

MTODO COSO Es una visin de control interno menos general y ms especfica, que apunta hacia los aspectos ms importantes que involucran desde la filosofa de la administracin hasta las actividades normales de operacin. Uno de los aportes importantes es el comprometer de forma ms profunda a la administracin la implementacin, mantenimiento y evaluacin del control interno, es decir, el informe COSO es una visin sino compleja, ms integral del control interno.

PRINCIPIOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO

El control interno es un medio no un fin en s mismo, es un proceso desarrollado por el personal de la organizacin y no puede ser considerado infalible, ofreciendo solamente una seguridad razonable. Por lo tanto, no es posible establecer una receta universal de control interno que sea aplicable a todas las organizaciones existentes. Sin embargo, es posible establecer algunos principios de control interno generales as: Responsabilidad delimitada: Se deben establecer por escrito las responsabilidades de cada cargo y hacerlas conocer a los interesados. Por ejemplo: la responsabilidad de autorizar los pagos recaer en una sola persona, quien tenga conocimiento de ella. Separacin de funciones de carcter incompatible: Debe existir una adecuada segregacin de funciones y deberes, de modo que una sola persona no controle todo el proceso de una operacin. Por ejemplo: el cajero no debe ser correntista, ni tenedor de libros, que son funciones incompatibles y deben ser desempeadas por distintas personas. Servidores hbiles y capacitados: Se debe seleccionar y capacitar adecuadamente a los empleados, para aumentar la eficiencia y economa en sus labores. Por ejemplo: el cargo de contador debe ser desempeado por una persona que posea ttulo profesional y la experiencia correspondiente a su nivel de responsabilidad. Aplicacin de pruebas continuas de exactitud: Consiste en la verificacin peridica y sorpresiva de las operaciones; deben aplicarse para asegurar la correccin en las operaciones. Por ejemplo: comparar con otra persona el total cobrado diario con el total depositado en bancos. Movimiento de personal: Llevar a cabo un movimiento de personal hasta donde sea posible y exigir que los empleados de confianza disfruten de sus vacaciones, en especial aquellos empleados que desempean cargos de responsabilidad sobre recursos financieros o materiales. Esta medida permitir entre otras cosas: capacitar a los empleados en otras labores de la administracin; erradicar la idea de que hay empleados indispensables y descubrir errores y fraudes, cuando se hayan cometido. Fianzas: Los empleados que manejan recursos financieros, valores o materiales, debern estar afianzados, a fin de permitir a la entidad, resarcirse adecuadamente de una

prdida o de un fraude efectuado por ellos mismos. Por ejemplo: el cajero, los cobradores, los pagadores, el bodeguero, etc. Instrucciones por escrito: Las instrucciones al personal para el desempeo de sus funciones debern darse por escrito, en forma de descripcin de cargos. Esto contribuye a que los empleados cumplan ms eficientemente con su trabajo, por cuanto las rdenes o instrucciones impartidas verbalmente pueden olvidarse o malinterpretarse. Uso de formas pre-numeradas: Debern utilizarse formas pre-numeradas e impresas para la documentacin importante. Por ejemplo: recibos, rdenes de compra, facturas, comprobantes de caja chica, entradas y salidas de almacn, etc. Asimismo, se mantendr un control fsico sobre el uso y las existencias de dichas formas, las cuales debern conservarse en estricto orden numrico. Evitar el uso de dinero en efectivo: El uso de dinero en efectivo se debe limitar solo para compras menores por medio del fondo fijo de caja chica. Equipo automtico: Debe hacerse uso del equipo mecnico o automtico siempre que esto sea factible. Con ste se puede reforzar el control interno. Divisin de trabajo. Ninguna persona individual debe tener a su cargo completamente una transaccin comercial. Una persona puede cometer errores, es posible detectarlos si el manejo de una transaccin est dividido en dos o ms personas.

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EJEMPLOS DE CONTROL INTERNO ESPECFICAMENTE CONTABLE

1. Depositar diariamente las Ventas, el Dinero. 2. El dinero deber ser utilizado para el fin que indique la empresa. Arqueos peridicos de caja para verificar que las transacciones hechas sean las correctas. 3. Hacer un conteo fsico de los activos que en realidad existen en la empresa y cotejarlos con los que estn registrados en los libros de contabilidad. Tener una numeracin de los comprobantes de contabilidad en forma consecutiva y de fcil manejo para las personas encargadas de obtener informacin de estos. 4. Analizar si los rendimientos financieros e inversiones hechas estn dando los resultados esperados 5. Verificar que se estn cumpliendo con todas las normas tanto tributarias, fiscales y civiles.

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CONCLUSIN
El control interno se puede definir entonces como aquel proceso que se establece en las organizaciones de manera ordenada, planeada, dirigida, y bien estructura, para poder establecer ciertos mrgenes de seguridad de los bienes o recursos de las organizaciones y poder tener bien definidos los puntos crticos de la empresa, para reducir el margen de incertidumbre de la misma, y poder tener una organizacin que garantice la viabilidad de los procesos internos administrativos, que obtenga la informacin de manera rpida, confiable y segura de la organizacin. Se debe establecer los objetivos que se quieran lograr durante el proceso, ya que se tomaran como gua o base para definir lo que realmente se quiere conseguir con el control en la organizacin. Resulta conveniente para las empresas que tengan un modelo estructural de organizacin bien definido, donde se puedan establecer de acuerdo a las reas o elementos de la estructura, controles que se fundamenten en garantizar los elementos de cada uno de ellas. Un ejemplo claro seria el control que se procediera a realizar para el rea de informtica donde se buscara establecer la posicin de esta rea a las dems, con el fin de garantizar de que los servicios o procesos sean de ptimas condiciones, vigilar que el mantenimiento de los equipos se hagan de acuerdo a los parmetros que se haya establecido en la empresa, y lo principal es observar de que los elementos de sistemas se estn utilizando para lo cual fueron comprados. Con las metodologas mencionadas anteriormente se podr alcanzar con eficiencia y efectividad un buen control interno en cualquier organizacin para el rea de sistemas, evitando cualquier error o decadencia que genere el derrumbe de las otras reas de la organizacin y as cerciorndose de que la seguridad interna de la empresa funciona bajo los parmetros definidos.

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BIBLIOGRAFA
http://www.buenastareas.com/ensayos/Auditoria-Ejemplos-De-Control-InternoContable/3560911.html

http://controlinterno-x.com/control-interno/definicion-objetivos-del-control-interno http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse87.html http://www.monografias.com/trabajos37/control-interno/control-interno.shtml http://www.mercadotendencias.com/informe-coso-funciones-y-responsabilidades/ http://es.scribd.com/doc/51240428/Principios-de-control-interno http://dspace.ups.edu.ec/bitstream/123456789/742/8/CAPITULO%20VII.pdf http://www.monografias.com/trabajos37/control-interno/control-interno2.shtml

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