ALMACENES DE MANTENIMIENTO

Las polticas y los procedimientos relativos ala funcin de los materiales de mantenimiento necesitan disearse cuidadosamente para ajustarse alas condiciones que existen dentro de una planta especfica Hay muchos aspectos a considerarse, comprendiendo desde la organizacin bsica hazte las formas impresas COMPONENTES DE LOS MATERIALES DE MANTENIMIENTO Se incluirn cinco categoras bsicas de materiales como parte de la existencia de los almacenes de mantenimiento Partes de repuesto estn son las piezas que manera de seguro se almacenan para el equipo de una planta especifica como proteccin contra una interrupcin prolongada del trabajo del equipo aunque se presenta una variedad de casos no es nada raro que alrededor de la mitad del valor de los materiales almacenados para el mantenimiento se componga de partes de repuestos Las unidades dentro de esta categora pueden describirse mejor en la forma siguiente: 1. Son relativamente costosas en comparacin o con el resto de la existencia normal 2. Son espciales para usarse en una o en un numero limitado de unidades 3. Pueden ser difciles de obtener rpidamente de los proveedores. 4. Tienen probabilidad de un intervalo promedio de rotacin ms largo que las existencias normales. 5. Se emplean en equipos para los que una interrupcin prolongada se considera costosas e insegura. Como ejemplo de tales piezas se tienen cojinetes o levas especiales, motores especiales, engranes de reemplazo y bulbos electrnicos de aplicacin especial. En comparacin con la relativa seguridad del empleo de las existencias normales, la necesidad de partes de repuesto constituye algo as como un albur. Deben almacenarse solamente cuando los riesgos involucrados al no contar con ellas se considera que compensa el costo total de mantenerlas en existencia durante un intervalo previsto. Este intervalo puede tomarse como el tiempo promedio en existencia de partes semejantes, con base en la experiencia pasada. Existencia de mantenimiento normal. Estas son piezas que generalmente tienen un uso menos especializado, requerimientos ms definidos, e intervalos de rotacin ms cortos que las partes de repuesto. Como ejemplo se tienen conexiones de tubera y vlvulas estndar, cojinetes de uso comn, barras comerciales para mecanizar piezas, alambres e interruptores elctricos, madera y triplay, tornillos, electrodos para soldadura, y conductos elctrico. Las decisiones que deben tomarse en relacin con qu y cunto almacenar, o cundo pedir, pueden manejarse de una manera ms rutinaria que con las partes de repuesto. En otras secciones de este captulo se presentarn los procedimientos que son aplicables. Suministros de uso personal. Esta categora incluye toallas de papel, compuestos para limpieza, papel higinico, etc., los cuales son comnmente una parte de las existencias de mantenimiento. Debido a su uso predecible con bastante aproximacin, y a sus diferentes requerimientos de manejo, pueden ser clasificados por separado.

Herramientas. En los departamentos de mantenimiento de tamao medio y pequeo, es prctica comn requerir que el almacn de mantenimiento maneje y controle las herram0ientas especiales que son solicitadas sobre una base de prstamo. Mientras que esto no forma parte precisamente de las funciones de control de materiales si es una posibilidad prctica y justifica atencin al desarrollar el plan conjunto de almacenes. Partes que no son para mantenimiento. En un local grande de almacn de mantenimiento, se podra esperar llevar en existencia algunos de los suministros requeridos por los departamentos de produccin. Esta podra ser una funcin relativamente menor. La situacin opuesta tambin podra tener lugar, como en una planta de fabricacin sobre pedido que requiriese el uso de una amplia variedad de conexiones de tubera, accesorios elctricos, planchas de acero, lmina metlica, etc. Es probable que muchas de las piezas almacenadas normalmente en tales plantas para el uso de las secciones de manufactura, fuesen las mismas que las requeridas regularmente por los trabajadores de mantenimiento. De ser as, podra indicarse al personal de mantenimiento el hacer uso de los materiales! de manufactura para algunas de sus necesidades de materiales. Hay desventajas en tales funciones combinadas de almacenamiento, as corno tambin ventajas obvias. Una seccin a continuacin discutir esto con ms detalle. VENTAJAS DE LOS ALMACENES DE MANTENIMIENTO CENTRALIZADOS Un paso bsico al establecer procedimientos de control es el de decidir si las diversas categoras de material deben ser: (1) almacenadas centralmente en nn lugar; (2) almacenadas en varios almacenes de mantenimiento descentralizados; (3) almacenadas con suministros para departamentos de produccin, o (4) manejadas por alguna combinacin de estos procedimientos. Tomar esta decisin apropiadamente para un caso especfico implica considerar cierto nmero de factores. Las ventajas posibles a ganarse de los almacenes centralizados se enumeran a continuacin: Prevencin de duplicacin. Aunque la localizacin en un solo almacn no asegura en s misma inventarios mnimos, proporciona la base para controles que mantendrn la existencia total en un mnimo. Este no es el caso cuando artculos especficos son almacenados en ms de un lugar de almacenamiento. Sistemas de control de inventario ms prcticos. Los sistemas funcionales de control implican requisiciones, registros de inventario, y otros procedimientos que se cubrirn despus en detalle. Se requiere un trabajo administrativo preciso y concienzudo. Esto rara vez puede lograrse sin uno o ms ayudantes de almacn complementados por una supervisin interesada. Los pequeos subalmacenes dificultan ms la labor de asesora-miento que ha de aplicar controles para lograr los resultados deseados. Esto es particularmente cierto para el trabajo del segundo turno. Slo en casos especiales se justificara la asignacin de ayudantes de segundo turno dentro de almacenes abarcando diversas reas. Sin embargo, una persona en segundo turno podra, ser aprovechada apropiadamente en un almacn centralizado para un departamento de mantenimiento de tamao mediano. Menor nmero de ayudantes de almacn requeridos Hay menor trabajo para manejar y controlar las cantidades de existencia para suministro central de diversas conexiones para tubera (por ejemplo) que para hacer lo mismo para piezas idnticas en

varas reas diferentes. Esto seguira siendo cierto si el nmero total de salidas fuese el mismo en los dos casos. Mientras los ayudantes pueden no aprovecharse debidamente en almacenes descentralizados, existe un tiempo de manipulacin equivalente por parte de los trabajadores o sobrestantes de mantenimiento. Con una buena supervisin, un almacn centralizado puede ser operado ms econmicamente. Los periodos de mayor movimiento como los de mayor holgura en la obtencin de materiales de mantenimiento son, en general, bastante consistentes dentro de una planta. Despus de identificar dichos periodos resulta, con frecuencia, prctico transferir un empleado temporalmente de algn otro trabajo para ayudar a atender solicitudes al almacn, digamos por dos periodos separados de una hora diaria. Esta es una de las muchas formas en que los costos totales pueden ser bajados a travs de una funcin de almacn centralizada. Reduccin de prdidas por diversos conceptos. Sobre la base de que habr mejor supervisin y un manejo ms ordenado dentro de un almacn central, las prdidas que tienen lugar por depreciacin y deterioro de las existencias normalmente seran menores que para almacenes subdivididos. Puede esperarse tambin un alto nivel de rotacin de la? existencias. Servicio de entrega ms prctico . Una manera de evitar la necesidad de que el personal de mantenimiento haga viajes al almacn y espere all a que se le atienda es haciendo entregas frecuentes a partir de requisiciones telefnicas. Este servicio es ms fcil de proporcionar y se justifica ms si el almacn es grande y recibe llamadas frecuentes solicitando existencias. Una manera prctica de establecer el servicio de entrega es seleccionando e identificando cierto nmero de puntos en el rea de la planta y fijando una ruta con montacargas que hagan contacto con estos puntos a intervalos, tales como cada media hora. Las llamadas telefnicas al almacn seran rpidamente atendidas colocndose el material dispuesto para ser recogido por el montacarga y entregado a continuacin. Las requisiciones podran .ser firmadas o reunidas cuando se hiciesen las entregas. ORGANIZACIN PARA EL CONTROL DE LOS MATERIALES D MANTENIMIENTO En el pasado, han existido por lo menos tres diferentes conceptos de organizacin con relacin al control de los materiales de mantenimiento.>Uno de ellos reconoce la necesidad de comprar sensatamente, colocando al personal de almacenes y los procedimientos de control de materiales dentro de la organizacin del departamento de compras. Un segundo punto de vista hace nfasis en la contabilidad de costos y en la proteccin de la inversin dentro del almacn, delegando el control de la organizacin en el departamento de contabilidad. Un tercer procedimiento reconoce la importancia del control de materiales en lograr una base firme para un servicio adecuado de mantenimiento colocando la funcin de almacn dentro de la organizacin de mantenimiento de la planta. El ltimo de estos tres conceptos en relacin con la organizacin conduce a un procedimiento sensato que puede ser aplicado sin dejar de contar con la asistencia y el control necesario de otros departamentos. Entre los procedimientos tpicos se tendra el de comprar los materiales a travs del departamento de compras y llevar los registros de inventario a travs del departamento de contabilidad.

PRINCIPIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE MATERIALES DE MANTENIMIENTO Bajo los encabezados que siguen se consideran los principios para el control sistemtico de los materiales de mantenimiento. Como en todos los casos de control de mantenimiento, es la cifra total de costos la que debe considerarse. El control del costo de las partes de repuesto, por ejemplo, podra incluir la demostracin de la necesidad de aumentar tales existencias en casos especficos con el objeto de reducir los costosi paro del equipo. La requisicin de materiales. Esta es considerada como un paso esencial para obtener la mayor parte de los materiales del almacen de mantenimiento, ya que proporciona lo siguiente: 1. Autorizacin para que los encargados del almacn entreguen materiales. 2. Un medio para que un obrero de mantenimiento obtenga la aprobacin respectiva al nivel correspondiente, para la obtencin de materiales del almacen Dicha aprobacin vendr del sobrestante de mantenimiento. 3. Una base sistemtica, para contabilidad de costos y registros de inventario. 4. Un medio para reducir errores y prdidas de tiempo por parte de los encargados del almacn. El formato de la requisicin debe ser tan simple como sea posible. Normalmente bastar con una copia. Debe considerarse espacio para lo siguiente: 1. Descripcin y cantidad del material 2. Nmero de clave del material ( puede combinarse con la referencia de localizacin del depsito). 3. Nmero de cargo en contabilidad o nmero de la orden de trabajo. 4. Fecha, nombre del que va a usar el material, y espacio para la aprobacinEl elevado costo de muchas partes de refaccin o de los artculos de existencia normal justifica una cuidadosa comprobacin del material que se ha de usar en trabajos especficos. Puede resultar prctico reparar partes existentes, En prctica requerir que el personal de mantenimiento obtenga de su sobrestante la aprobacin respectiva antes de sacar material. Debido al tiempo que con frecuencia es necesario perder para localizar a un sobrestante ocupado dentro de una gran planta, puede ser necesario dar un retoque al anterior procedimiento. Un plan de control alterno consiste en entregar el material con las requisiciones firmadas por el trabajador de mantenimiento, reunir todas las requisiciones durante el turno, y obtener despus la firma del sobrestante respectivo como evidencia de que ellos se mantienen al tanto de los materiales pedidos y aprueban su uso tal como se especifica. Registro de inventario. La mayor parte de los sistemas de control hacen uso de inventario continuo o perpetuo en el cual se suman las recepciones y se restan las salidas. Esto puede realizarse a travs de: 1. Anotaciones a mano en una forma que tiene sus respectivas columnas para fecha, nmero de referencia de la orden, recepciones, entregas, y saldo a la mano. Tal procedimiento es simple y relativamente barato de instalar. 2. Anotaciones -mecnicas, usando mquinas de contabilidad normales. Tanto los clculos como la impresin de los registros de inventario son hechos por la mquina. Esto ayuda a reducir los errores que pueden tener lugar con las anotaciones a mano. 3. Mtodos de procesamiento de informacin, utilizando mquinas tabuladoras o computadoras electrnicas. La entrada generalmente toma la forma de tarjetas perforadas para cada transaccin. Esta informacin es aplicada automticamente a actualizar los registros de cantidad y otros detalles que son parte del sistema de procesamiento de informacin. Una ventaja de este mtodo es que

pueden fcilmente obtenerse como complemento varias otras formas de informacin de salida. Como ejemplos se pueden citar los costos totales de materiales en rdenes de trabajo individuales, el valor monetario de las refacciones o del inventario en existencia norma], y una lista de artculos para los que la cantidad en inventario ha alcanzado un nivel determinado. Verificacin de los registros de inventario. Un inventario fsico del material almacena-'do es esencial a intervalos peridicos para detectar errores en los registros de inventario continuo esto tambin sirve como una indicacin de posibles agotamientos de existencia de materiales Una explicacin clara, resulta indicado emprender una accin correctiva. Es comn un periodo anual entre recuentos fsicos, con una mayor frecuencia entre comprobaciones cuando las condiciones lo requieren. El Inventario fsico debe ser en un mismo periodo, tal como cuando la planta se cierra por vacaciones o en un fin de semana. Esto requerir una cuadrilla suficientemente grande para terminar el trabajo en unos cuantos das. Un mtodo alterno consiste en tomar provisiones para un inventario continuo durante el ao sobre una base de tiempo parcial. Usando este procedimiento, la comprobacin de varios artculos se programara de tal manera que todos quedasen cubiertos dentro de un intervalo determinado. Decisin en cuanto a qu almacenar. Cuando la planta es nueva, ser necesario emplear el criterio para determinar el material y las partes que deben ser almacenadas. Deben revisarse las recomendaciones de los fabricantes de equipo en relacin con las necesidades de partes de repuesto; sin embargo, esto no quiere decir que deban seguirse al pie de la letra. La experiencia acumulada por los sobrestantes debe ser de utilidad en la seleccin de los materiales para existencia normal. Las decisiones tomadas baj esta directriz deben hacerse bajo una base conservadora, pero debe reconocerse que los registros del consumo proporcionarn para el futuro un panorama ms definido, El alto costo usual de las partes de repuesto ms el criterio necesario para decidir s han de almacenarse o ha de tomarse el riesgo de interrupcin, indica que debt; especificarse un nivel adecuado de gerencia para autorizar el almacenamiento de tales partes. Tpicamente, el gerente de mantenimiento sera el indicado para analizar tales solicitudes. Tambin podra requerirse, de una manera apropiada, la aprobacin del gerente de produccin correspondiente a donde el equipo se localiza, antes que determinadas partes de repuesto se clasifiquen como artculos de existencia regular.