OUTSOURCING

KROK PO KROKU

Przygotowali specjalici z UCMS Group Poland: Ludmia Kobyliska BPO Services Director Magdalena Kdzierska Business Development Director

............................................. OUTSOURCING KROK PO KROKU

ZASTANAWIASZ SI CZY TEN PORADNIK JEST DLA CIEBIE?

Tak, jeli chcesz dowiedzie si jak zmniejszy koszty zwizane z utrzymaniem firmy. Tak, jeli chcesz dowiedzie si jak rozwin potencja twojej firmy.

Tak, jeli zastanawiasz si, z czym wie si outsourcing. Tak, jeli poszukujesz dostawcy usug kadrowo pacowych lub ksigowych.

W tym praktycznym poradniku specjalici UCMS Group Poland przygotowali dla Ciebie informacje, dziki ktrym dowiesz si:

Czy w twojej firmie opaca si zleci procesy biznesowe (pace, kadry lub ksigowo) zewntrznej firmie? W jaki sposb wybra firm outsourcingow? Jak przygotowa umow wsppracy z firm outsourcingow? Z czym wie si wdroenie outsourcingu do twojej firmy?

A moe nie masz czasu czyta i chcesz pozna odpowiedzi na twoje pytania natychmiast? Powiedz nam o tym!
Pawe Waachowski Marta Sobczak +48 (22) 329 27 75 +48 (22) 329 27 43 pawel.walachowski@ucmsgroup.com marta.sobczak@ucmsgroup.com
2

............................................. OUTSOURCING KROK PO KROKU

SPIS TRECI
Outsourcing. Od czego si zaczo?.....................................4 Outsourcing. Za i przeciw..5 Wstp do dziaa projektowych7 Etapy wydzielenia funkcji firmy na zewntrz8 Etap I - Analiza statusu quo firmy.9 Etap II Decyzja10 Etap III Wybr dostawcy.11 Etap IV - Opracowanie umowy..15 Etap V - Przejcie do nowego formatu..18 Etap VI Rozwj i sprawozdania dotyczce .19 realizacji projektu Gwarancja taszych kosztw z UCMS Group Poland...20

............................................. OUTSOURCING KROK PO KROKU

Transformacj procesw outsourcingowych w Polsce moemy podzieli na dwa etapy. Okres prosperity, czyli pocztki ksztatowania si nowego trendu zarzdzania poprzez powierzanie zewntrznym podmiotom okrelonych funkcji przedsibiorstwa. To zjawisko przypado na koniec lat dziewidziesitych w wyniku:
Wprowadzenia istotnych zmian w reguach swobodnego rynku, Oywienia rynku konkurencji zewntrznej oraz wewntrznej, Wzrostu nowych inwestycji, Napywu kapitau zagranicznego. Wraz z powyszymi zjawiskami pojawi si outsourcing styl kierowania przedsibiorstwem. Obecnie z powodzeniem wykorzystywany przez 90% firm w Stanach Zjednoczonych, okrelanych jako kolebka outsourcingu. Z samej definicji stanowi mia znaczn redukcj kosztw przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej jakoci usug, jako gwnego czynnika funkcji dziaania przedsibiorstwa.

Powszechne przyjte korzyci z zastosowania profesjonalnego outsourcingu:

Redukcja kosztw, Ograniczenie nakadw finansowych, Oszczdno czasu, Koncentracja na podstawowej dziaalnoci firmy, Odpowiedzialno, Dostp do nowoczesnych technologii, Know how, Zwikszenie elastycznoci.
Daj one oglny wymiar wartoci procesu, w praktyce jest to zestawienie kosztw i korzyci.

............................................. OUTSOURCING KROK PO KROKU

Znajc pochodzenie outsourcingu moesz obiektywnie oceni jego ewentualn obecno w twojej firmie. Wszystko ma swoje plusy i minusy. Jeli rozwaasz wydzielenie jakichkolwiek funkcji firmy na zewntrz powiniene dokona wielopaszczyznowej analizy. Zdefiniuje ona wszystkie za i przeciw wynikajce z wprowadzenia outsourcingu do twojej dziaalnoci gospodarczej.

Potencjalne korzyci i szanse

outsourcingu to

Potencjalne to koszty i wady

outsourcingu

Usprawnienie funkcjonowania przedsibiorstwa, Wzrost jego efektywnoci, Moliwo skomplikowanego raportowania i tworzenia statystyk, Precyzyjne dopasowanie usugi do wymaga klienta, Moliwo dostpu do danych za pomoc szyfrowanego poczenia przez Internet.

Koszty zwizane z przygotowaniem i przekazaniem dokumentacji, Czasochonno tego procesu, Konieczno zaangaowania wasnych pracownikw w dodatkowe zadania, Obawy pracownikw przed utrat prac, Wynagrodzenie firmy podwykonawczej.

Prowadzenie dziaa outsourcingowych moe odbywa si dwutorowo. Firma zewntrzna moe prowadzi dokumentacj we wasnej dziedzinie lub te o czym wie niewiele osb klient moe poprosi o oddelegowanie pracownika firmy outsourcingowej do pracy w siedzibie usugobiorcy.

............................................. OUTSOURCING KROK PO KROKU

Mimo i wielu menederw za spraw najistotniejsz uznaje cen prowadzenia dziaa podwykonawczych, to w przypadku tak wanego obszaru, jakim s kadry i pace nie warto oszczdza na jakoci. Wybierajc firm zewntrzn warto wic wzi pod uwag przede wszystkim wskaniki okrelajce funkcjonalno stosowanych przez ni rozwiza.

Chcesz wiedzie jakie wskaniki okrelaj funkcjonalno UCMS Group Poland? Powiedz nam o tym! Pawe Waachowski +48 (22) 329 27 75 pawel.walachowski@ucmsgroup.com Marta Sobczak +48 (22) 329 27 43 marta.sobczak@ucmsgroup.com

PAMITAJ! WYBR DOSTAWCY TO DECYZJA KLUCZOWA

Dotychczasowe badania pokazay, e ewentualne zagroenia, niespenienie oczekiwa klienta czy nadmierne koszty spowodowane prowadzeniem dziaa outsourcingu wynikaj gwnie z bdw popenianych na etapie okrelania kryteriw zada i wyboru niewaciwego podmiotu realizujcego usug.

............................................. OUTSOURCING KROK PO KROKU

Decyzja o implementowaniu usug outsourcingowych, np. kadrowo -pacowych, moe okaza si dla firmy bardzo korzystna. Musi jednak by oparta o:

Dokadn analiz zada, jakie chcesz powierzy firmie zewntrznej, Badanie kompetencji i referencji dostawcy, Szczegowe ustalenie harmonogramu dziaa. Zwykle proces wyboru okrelonego dostawcy trwa dwa, trzy miesice, a czas na wdroenie outsourcingu od jednego do trzech miesicy. Zaley to od wielu czynnikw: wielkoci firmy, stopnia informatyzacji procedur wewntrznych, uywanego oprogramowania itp.

Trudno w sposb oglny okreli rednie korzyci finansowe firmy, gdy te zale od wielu aspektw. Niekiedy mog one siga nawet kilkunastu procent kosztw wasnych. Pomylne wdroenie usug outsourcingowych w duej mierze zaley od klienta decydujcego si na zlecenie usug na zewntrz. To on musi wiedzie, jakimi usugami jest zainteresowany oraz w jaki sposb obliczy zadowolenie z ich realizacji przez firm zewntrzn. Wane jest take zaangaowanie klienta w projekt outsourcingowy.

Pierwszym krokiem bdzie ustalenie harmonogramu wdroenia usug outsourcingowych. Dobrze ustalony (tzn. realny do przeprowadzenia) grafik umoliwia sprawne, zakoczone sukcesem i zsynchronizowane prace, np. dziau kadr, pac i ksigowoci z prac firmy podwykonawczej. Ustalajc taki harmonogram naley bardzo dokadnie okreli nie tylko czas potrzebny na przeprowadzenie poszczeglnych etapw. Trzeba rwnie szczegowo opisa wszystkie czynnoci, jakie naley podj oraz wytypowa z obu firm osoby odpowiedzialne za realizacj okrelonych dziaa z osobami decyzyjnymi, ktre bd koordynowa prac po stronie zarwno usugodawcy jak i usugobiorcy.

............................................. OUTSOURCING KROK PO KROKU

Po okrelonym czasie od rozpoczcia wdroenia outsourcingu warto przeprowadzi ewaluacj usugi, okrelajc:

Jak s realizowane wytyczone zadania? Czy proces komunikacyjny midzy obydwoma podmiotami przebiega sprawnie? Czy usugodawca waciwie realizuje zadania pacowo-kadrowe?
To bardzo wane, bo wyeliminowanie ewentualnych bdw czy korekta dziaa na wczesnym etapie funkcjonowania w firmie outsourcingu pozwala na jego efektywniejsze wykorzystanie oraz lepsz wzajemn wspprac. Ocena realizowanych zada w ramach projektu outsourcingowego ma kluczowe znaczenie. Pozwala ona na wczeniejsze rozwizanie problemw oraz redukcje bdw. Pozwala rwnie oceni wspprace z dostawc na kadym jej etapie.

Etapy wydzielenia funkcji firmy na zewntrz

Majc za sob analiz za i przeciw BPO (Business Process Outsourcing) w twojej firmie, ktra wskazaa na przewag za moesz przystpi do przygotowa zwizanych z wdroeniem outsourcingu.

Nasi specjalici rekomenduj, aby przygotowanie takie nastpio w 6 etapach. Mylisz, e to duo? Pamitaj, e nie dziaasz sam. Za cz tych etapw odpowiada rwnie firma outsourcingowa, na ktr si zdecydujesz.

............................................. OUTSOURCING KROK PO KROKU

Musisz dokadnie zna i by pewnym powodw, ktre przemawiaj za BPO (Business Process Outsourcing) w twojej firmie. Upewnij si, e kwestie zwizane z BPO s jasne dla ciebie i twojej firmy. Kady pracownik w twojej firmie, ktry odpowiada za zadania zwizane z wdroeniem BPO powinien by wiadom zakresu swoich zada oraz wartoci dodanej, jak realizacja tych zada wnosi do projektu. Natomiast kady pracownik niezwizany z projektem wdroenia BPO powinien zosta poinformowany o fakcie wdroenia takiego projektu do firmy. W dalszym cigu tego etapu powiniene obliczy koszt procesw biznesowych (pace, kadry lub ksigowo) realizowanych w ramach prowadzenia twojej dziaalnoci gospodarczej. Koszty, ktre mog by wstpnie obliczone to: Koszty wynajmu biur, Koszty i wielko oprogramowania, Koszty technologii, Fundusz pac wymagany dla danej iloci personelu subowego.

PYTANIE: Jaki jest status quo twojej firmy?

Ocena sytuacji twojej firmy

Kalkulacja kosztw

ZAKOCZENIE ANALIZY STATUSU QUO

EKSPERCI Na tym etapie naley stworzy zesp odpowiedzialny za zebranie informacji, UCMS ktry przygotuje ich analiz i wycignie z nich wnioski. Praca zespoowa bdzie bardziej efektywna ni praca jednej osoby. Zbyt ryzykowne jest, aby RADZ decyzje, w tym kluczowym dla caego projektu etapie miay by
podejmowane w oparciu o indywidualne interpretacje jednej osoby. 9

............................................. OUTSOURCING KROK PO KROKU

Podjcie decyzji dotyczcej zlecenia procesw biznesowych (takich jak np. kadry, pace czy ksigowo) firmie zewntrznej jest moliwe po dokadnym przeanalizowaniu zalet i wad, moliwoci i zagroe zwizanych z outsourcingiem. Dokonujemy tego poprzez porwnanie kosztw pochodzcych z dwch rde:

Realizacja procesw biznesowych wewntrz naszej firmy, Realizacja procesw biznesowych przez firm outsourcingow.
Na tym etapie powinny ju by ustalone cele projektu outsourcingowego w twojej firmie. Dodatkowo naley rozway, kto mgby sta si osob odpowiedzialn za realizacje projektu. Wyoniony we wczeniejszym etapie zesp odpowiedzialny za zebranie informacji niezbdnych do analizy powinien dokona ostatecznych ustale, co do kluczowych zaoe projektu outsourcingowego oraz co do oczekiwa, ktre maj by postawione firmie outsourcingowej.

PYTANIE: Czy i dlaczego BPO w twojej firmie ?

Analiza SWOT dla BPO w twojej firmie

Porwnanie kosztw realizacji procesw biznesowych wewntrz i na zewntrz twojej firmy.

Zdefiniowanie celw i zaoe BPO w twojej firmie

Wszystkie zaoenia powinny by przedstawione osobie decyzyjnej w firmie, ktra wyrazi ostateczn zgod na ich realizacj.

10

............................................. OUTSOURCING KROK PO KROKU

Wybr firmy outsourcingowej, ktra ma si sta naszym partnerem w ramach realizacji procesw biznesowych to strategiczna decyzja, ktr musimy podj. Dokonanie zego wyboru prowadzi do koniecznoci zmiany firmy outsourcingowej, co wie si z kolejnymi miesicami oczekiwania i powtarzania wczeniej zrealizowanej pracy w ramach wdroenia projektu outsourcingowego. Naley rwnie liczy si z koniecznoci restrukturyzacji i dopasowania do kolejnych nowych warunkw funkcjonowania firmy. W celu zmniejszenia ryzyka zwizanego ze zym wyborem dostawcy konieczna jest analiza rynku dostawcw outsourcingu. Moesz zwrci si do profesjonalnych firm, ktre zajmuj si badaniem rynku lub podj si realizacji we wasnym zakresie. W pierwszej kolejnoci stwrz profil twojego dostawcy docelowego (partnera), przygotuj rwnie skal (1-5) oraz kryteria ocen. Istniej pewne wyrane parametry, ktre naley mie na uwadze podczas dokonywania tej niewtpliwie najwaniejszej decyzji podczas BPO.

Pamitaj, aby zwrci uwag na: Obecno na rynku, Dowiadczenie, Referencje, Certyfikaty (np. ISO), Ubezpieczenie OC (polisa) Usugi oferowane przez firm usugi regularne, dodatkowe lub uzupeniajce, Szybko reakcji na zapytania.

EKSPERCI celu zwikszenia efektywnoci i uytecznoci zaleca si przechowywanie UCMS W danych na temat potencjalnych dostawcw w specjalnie przygotowanej . Umoliwia to przegldanie wszystkich danych i porwnywanie ich RADZ tabeli podczas podejmowania decyzji dotyczcych wyboru dostawcy. Tabelaryczne
metody przybliaj podjcie najlepszej decyzji. 11

............................................. OUTSOURCING KROK PO KROKU

Dla bardziej wnikliwej analizy moesz poprosi rwnie o dodatkowe dokumenty potwierdzajce stabiln sytuacj finansow dostawcw i/lub podmiotw powizanych:

Sprawozdania finansowe za wybrany okres, Zawiadczenie o niezaleganiu z podatkami i/lub skadkami ZUS, Potwierdzone notarialnie odpisy z rejestru KRS, Zawiadczenie o wpisie do ewidencji dziaalnoci gospodarczej, Kopi NIP oraz Regon.
Wstpn analiz powinno si przeprowadzi na podstawie przesanego zapytania o informacj (Request of Information RFI), aby potwierdzi zainteresowanie wrd wybranych dostawcw. W przeciwiestwie do bardziej formalnego zapytania zwanego potocznie zapytaniem ofertowym (Request for Proposal RFP), w ktrym precyzyjnie wskazujemy nasze wymagania zdefiniowane przez powoany zesp RFI zachca dostawcw do swobodnego skadania propozycji. Typowe RFI charakteryzuje:

Ankieta z oglnymi informacjami zawierajca profil naszego potencjalnego outsourcera, Oglne informacje o naszej spce, Przedmiot zainteresowania, Wymagania odnonie standardowego zakresu usug, Dostpnoci usugi, cennik usug.

Specjalici w UCMS Group Poland s do twojej dyspozycji i chtnie odpowiedz na Twoje pytania, dlatego nie musisz przygotowywa powyszych dokumentw. Po prostu skontaktuj si z nami !

12

............................................. OUTSOURCING KROK PO KROKU

Tak przygotowane zapytanie wysyamy do kilku/kilkunastu wybranych wczeniej firm wskazujc w nim rwnie termin odesania informacji. Zesp dokonuje zestawienia i porwnania przesanych ofert wykorzystujc wczeniej przygotowan skal ocen oraz kryteriw. W ten sposb moesz wyoni firmy, z ktrymi podejmiesz dalsze rozmowy, kierujc do nich zapytanie ofertowe. W dobrze przygotowanym RFP powinno si okreli:

Cele biznesowe projektu, Oczekiwany zakres usug wraz z propozycj cenowa, Dat rozpoczcia realizacji projektu, Dodatkowo moemy poprosi o opis wczeniej realizowanych projektw, Kompetencje osb odpowiedzialnych za realizacj, Wyniki badania jakoci usug wrd obecnych klientw, Przykadowy wzr umowy wraz z harmonogramem wdroenia, Referencje, Oczekiwan dat przesania dokumentw oraz oferty.

Ten etap pozwoli wyoni trzy najbardziej atrakcyjne propozycje. Firmy, ktre speniy kryteria wyboru dostawcw powinny zosta poddane szczegowej analizie due diligence czyli faktycznej ocenie potwierdzajcej formalno-ekonomiczny stan przedstawiony w RFP m.in.:
Zdolno finansow, Uwarunkowania technologiczne, Wewntrzne procedury, Mechanizmy bezpieczestwa, Wspprac z podwykonawcami, Procedury bezpieczestwa, Cigo polityki biznesowej.

13

............................................. OUTSOURCING KROK PO KROKU

Masz prawo do zapytania potencjalnych firm outsourcingowych o podanie danych teleadresowych osb spord wybranych firm z listy referencyjnej (osoba powinna wyrazi zgod na upublicznienie swoich danych). Dostawca powinien wiadczy podobny zakres usug dla firmy o podobnym profilu dziaalnoci.

O co warto pyta firmy wsppracujce z firm outsourcingow, z ktr rozwaasz nawizanie wsppracy: Czy projekt zosta zakoczony w oczekiwanym czasie? Czy usuga jest wiadczona zgodnie z oczekiwaniami (np.: w sposb terminowy)?; Czy wystpuj problemy we wsppracy z dostawc?; Czy kompetencje i kwalifikacje osb, z ktrymi wsppracujemy s wystarczajce?; Czy firma osigna oczekiwane korzyci z wprowadzenia modelu outsourcingu?

Decyzja o wydzieleniu procesu na zewntrz poparta dokadnymi analizami oraz w toku negocjacji z wybranym partnerem (ju nie potencjalnym dostawc) powinna zosta poddana weryfikacji i ocenie po okrelonym czasie od rozpoczcia wsppracy. Ocena bilansu korzyci czy strat modelu outsourcingu odpowie na pytanie o trafnoci decyzji.

Podjcie ostatecznej decyzji moesz odoy w czasie, decydujc si na wprowadzenie projektu testowego (np.: 3-6 miesicy), zwanego pilotaem. Jest to metoda pozwalajca na ocen partnera lub wybranych partnerw outsourcingowych na etapie wdroenia oraz pocztkowej wsppracy za nim zwiemy si z nim na duej. Naley liczy si z dodatkowymi kosztami zwizanymi z pilotaem.
14

............................................. OUTSOURCING KROK PO KROKU

Na tym etapie naley ustali i sprecyzowa warunki umowy z firm outsourcingow. Jest to ostatni moment na dostarczenie zatwierdzonych ju celw i zada projektu outsourcingowego przez wydzielony do tego zesp w twojej firmie. Nie bj si zadawa pytania dostawcy, ktrego wybrae. Czsto musimy zada to samo pytanie kilka razy, aby uzyska odpowied oraz pewno, co do obustronnego zrozumienia. Jeli na tym etapie nie bdzie zrozumienia pomidzy dostawc a twoj firm to jest to bez wtpienia za przesanka dla waszej przyszej wsppracy.

Pamitaj, e masz prawo, aby oczekiwa od swojego dostawcy porady i propozycji na temat najlepszych rozwiza dla twojej firmy. Firma outsourcingowa, ktr wybierzesz to na pewno dowiadczony dostawca usug i bdzie potrafi rozwia twoje wtpliwoci lub odpowiedzie na nurtujce ci Podczas przygotowywania pytania, gdy wczeniej umowy pomidzy twoj firm a przeprowadza ju wiele takich dostawc najlepiej zatrudni do projektw. tego prawnika. Umowa musi zawiera wszystkie podstawowe elementy, aby bya prawomocna i nie przyniosa adnych Czsto bdy w rozczarowa w relacji pomidzy komunikacji mog prowadzi twoj firm a firm do bdw w projekcie. Naley outsourcingow. pamita, e przygotowanie i doprecyzowanie treci oczekiwa twojej firmy wobec dostawcy to najtrudniejszy etap w caym projekcie outsourcingowym.
15

............................................. OUTSOURCING KROK PO KROKU

Zobacz, jakie s najwaniejsze elementy umowy outsourcingowej:

Przedmiot umowy powinien jasno precyzowa zakres usugi. Szczegowy zakres wiadczonej usugi moe zosta okrelony w formie zacznika do umowy; Okres obowizywania. Okrelamy termin rozpoczcia i zakoczenia wiadczenia usugi (czas, przez jaki bdzie obowizywaa umowa np. 12, 24 lub 36 miesicy); Wdroenie usug. Umowa powinna okrela harmonogram wdroenia (okrelenie czynnoci wdroeniowych oraz daty rozpoczcia i zakoczenia projektu); Wynagrodzenie. Okrelenie wynagrodzenia dla dostawcy (miesicznego, kwartalnego, rocznego). Wynagrodzenie powinno wynika z zakresu przedmiotu umowy natomiast wszelkie czynnoci dodatkowe powinny zosta okrelone w cenniku usug dodatkowych; Odpowiedzialno. Umowa powinna okrela zasady odpowiedzialnocistron w przypadku nienaleytego lub niestarannego wykonania zobowiza; Obowizki stron. Realizacja umowy powinna wynika z okrelonych obowizkw i zobowiza stron do jej prawidowej realizacji (np. terminowe dostarczanie danych przez klienta w celu sporzdzenia listy (outsourcing procesw kadrowo-pacowych) czy zobowizanie klienta do udostpnienia w okrelonych godzinach pomieszcze IT celem kontroli lub backupu danych (outsourcing IT);
16

............................................. OUTSOURCING KROK PO KROKU

7
8

Rozwizanie umowy. Okrelenie terminu oraz sposobu rozwizania umowy przez kad ze stron; Wskaniki efektywnoci (Key Performance Indicators KPI), kluczowe wskaniki efektywnoci s stosowane przy ocenie stopnia realizacji poszczeglnych procesw wykonywanych przez outsourcera. Jest to rodzaj gwarancji wysokiego poziomu wiadczenia usugi. Dziki tym wskanikom moe dokona rzetelnej oceny np.: kwartalnej wsppracy z dostawc. Za brak oczekiwanego poziomu wsppracy stosowane s kary umowne; Poziom wiadczonej usugi (Service Level Agreement SLA). Zapisy w umowie zawierajce dodatkowe ustalenia midzy stronami gwarantujca utrzymanie i polepszanie poziomu jakoci usug np.: (okrelone godziny pracy biura, infolinii czy punktu serwisowego, sposobu komunikacji, czas reakcji na awari lub problem, oglne procedury wsppracy, terminowo realizacji usugi, okresowa ocena wsppracy); Inne procedury ustalone midzy stronami, ktre mog stanowi integraln cz umowy (np. wczenie procedur korporacyjnych klienta, owiadczenie o przestrzeganiu ustawy o ochronie danych osobowych, owiadczenie o przeciwdziaaniu nieuczciwym praktykom, ustawa o przeciwdziaaniu praniu pienidzy i finansowaniu terroryzmu, upowanienia do wykonywania okrelonych czynnoci w imieniu klienta).

10

17

............................................. OUTSOURCING KROK PO KROKU

W okresie kiedy Twoja firma przechodzi na outsourcing procesw biznesowych naley zwrci uwag na pewne czynniki psychologiczne oraz tzw. ducha zespou w twojej firmie. Zaleca si przeprowadzenie rozmw z pracownikami twojej firmy, na temat zmian, ktre wniesie projekt outsourcingowy. Upewnij si, e twoi pracownicy rozumiej zmiany oraz idce za nimi korzyci, zwizane z outsourcingiem.

Wyjanij. Zarzdzaj. Przeka potrzebne informacje

ZESP PROJEKTOWY
Pamitaj, e kady pracownik zasuguje na zapewnienie mu poczucia bezpieczestwa w obliczu nadchodzcych zmian. Jeli zmiany w twojej firmie wi si z redukcj zatrudnienia pamitaj, aby zakoczenie wsppracy z kadym pracownikiem odbyo si etycznie oraz zgodnie z oczekiwaniami obu stron. Wpynie to nie tylko na relacje z pracownikami, ktrzy odejd z twojej firmy, ale take na relacje z pracownikami, ktrzy w niej pozostan .

DOKUMENTACJA PROJEKTOWA

Przygotuj. Zaktualizuj.

Ponadto, na tym etapie naley powici czas na przygotowanie niezbdnych dokumentw takich jak: opis wdroenia przepywu pracy i nowy system zatrudnienia. Jeli to konieczne, stwrz opracowanie lub aktualizacj istniejcych opisw stanowisk pracy.

18

............................................. OUTSOURCING KROK PO KROKU

Na tym etapie wdraania projektu outsourcingowego niezbdne s raporty, ktre obrazuj biecy stan realizacji projektu. Najlepiej, aby takie raporty zostay przygotowywane przez kierownika projektu, w twojej firmie. Raporty sprawozdawcze powinny zawiera informacje takie jak: Analiza realizacji projektu outsourcingowego w oparciu o informacje zwrotne dostarczone przez pracownikw, menaderw i partnerw; Porwnanie wynikw funkcjonowania outsourcingu w twojej firmie z planowanymi wskanikami wydajnoci; Podsumowanie zbiorowej dyskusji na temat caego projektu outsourcingowego.

Zadania zwizane z wdraaniem projektu powinny by . Nie naley zapomina rwnie o monitorowaniu dotychczasowych funkcji, jakie penia twoja firma. Oce, w jaki sposb projekt wpywa na funkcjonowanie firmy. Jeli odkryjesz problemy zwizane z wdraaniem projektu pamitaj, aby natychmiast wskaza na przyczyny tego problemu. Nastpnie zgosi je do firmy outsourcingowej i rozpocz dziaania, ktre poprawi bdy lub rozwi problemy wynike podczas projektu. Outsourcing przynosi firmie przede wszystkim redukcj kosztw. Musi on jednak by przeprowadzony profesjonalnie. Nie zapominaj, e od momentu wyboru dostawcy usug takich jak pace, kadry czy ksigowo moesz zawsze i w peni liczy na swojego dostawc. Na tym wstpnym ju etapie przeksztace w twojej firmie dokonuje si ksztatowanie waszych relacji biznesowych.

stale monitorowane

Pamitaj, e twj dostawca to twj partner!

19

............................................. OUTSOURCING KROK PO KROKU

Interesuje Cie tematyka kadr, pac i ksigowoci? Czytaj naszego bloga Strefa HR!
www.blog.ucmsgroup.pl www.ucmsgroup.pl

Szukasz konkretnych informacji? Powiedz nam o tym!

info.pl@ucmsgroup.com blog.pl@ucmsgroup.com

20