UNIVERSIDAD NACIONAL DE RIO CUARTO

Facultad de Ciencias Econmicas Licenciatura en Administracin de Empresas

Ctedra: Seminario de Prctica Profesional Plan 1980 Prctica Profesional Plan 2003
Nota de ctedra Tema:

Etapa de Relevamiento: Herramientas de recoleccin de datos

Lic. Nelly Cristina Bongiovanni

Licenciatura en Administracin de Empresas: Ctedra: SEMINARIO DE PRCTICA PROFESIONAL Tema: El relevamiento: Herramientas a utilizar para el relevamiento de datos

Septiembre de 2008

3/07/2013 Pgina 2 de 17

Licenciatura en Administracin de Empresas: Ctedra: SEMINARIO DE PRCTICA PROFESIONAL Tema: El relevamiento: Herramientas a utilizar para el relevamiento de datos

INDICE
INTRODUCCION......................................................................................................................4
Antecedentes del seminario, modalidad de la ctedra....................................................................4 El relevamiento, concepto, objetivos de la etapa.............................................................................4 Qu relevamos para realizar el diagnstico de la situacin actual?............................................5 Metodologa de la etapa de relevamiento:.......................................................................................5
Captar datos pertinentes:...................................................................................................................................6 Organizar y sistematizar los datos....................................................................................................................7

Instrumentos de uso personal para captar datos............................................................................7

HERRAMIENTAS PARA CAPTAR DATOS:..........................................................................9

Consideraciones acerca de las herramientas de recoleccin de datos primarios........................12
Narracin o descripcin detallada...................................................................................................................12 Entrevistas, Cuestionarios y Encuestas...........................................................................................................12 Observacin y revisin de opiniones en medios de comunicacin.................................................................13 Observacin directa, participante y otras clasificaciones...............................................................................13 Grupos de inters............................................................................................................................................15 Representaciones grficas estticas y dinmicas............................................................................................15 Otras herramientas de gestin.........................................................................................................................15

CONCLUSIONES....................................................................................................................16 BIBLIOGRAFIA......................................................................................................................17

3/07/2013 Pgina 3 de 17

Licenciatura en Administracin de Empresas: Ctedra: SEMINARIO DE PRCTICA PROFESIONAL Tema: El relevamiento: Herramientas a utilizar para el relevamiento de datos

INTRODUCCION
Antecedentes del seminario, modalidad de la ctedra
En el seminario de prctica profesional, un grupo de organizaciones colaboran con la ctedra para que los alumnos ejerciten el anlisis de problemas organizacionales concretos y la toma de decisiones, ensayando una prctica profesional a tiempo real, en la que se busca satisfacer las necesidades de un cliente real. La modalidad adoptada consiste en que los empresarios propongan a la ctedra el rea / tema problemtico que prefieren para que los alumnos analicen, siendo La Ctedra la que informa a la empresa la metodologa y el cronograma del trabajo. Se forman equipos de alumnos, cuyos miembros asumen responsabilidades y roles diferentes, simulando el funcionamiento de una consultora; utilizan metodologas alternativas para la seleccin de de informacin optima que permita la construccin de una opinin slida respecto de la situacin, desprovista de inocencia y que incluso, devele aspectos no explicitados por los interlocutores. Es poltica de la ctedra exigir en todos los casos que se respete el principio de CONFIDENCIALIDAD y que se cuide con celo la imagen de RESPONSABILIDAD Y ETICA PROFESIONAL que la prctica exige, ms an cuando en alguna medida estn actuando en el marco de una actividad propuesta desde la Universidad Nacional de Ro Cuarto.

El relevamiento, concepto, objetivos de la etapa.

La presuncin (saber intuitivo) del empresario de la existencia de un problema, activa el proceso de toma de decisiones para que se salga de un estado no deseado, ya sea recurriendo al asesoramiento profesional o no. La prctica profesional, basada en anlisis racionales, primeramente busca ordenar y precisar las caractersticas peculiares de la situacin planteada con un criterio sistmico, con el fin de poder proponer acciones superadoras respecto de la situacin actual. Clarificar el supuesto problema en un marco racional, implica tener informacin completa de la situacin bajo estudio, de all la importancia de reunirla para hacer un anlisis eficiente del problema y mejorar la calidad de la toma de decisiones. Para ello se vale de la metodologa comn a todo proceso de investigacin que consiste en fijar el objetivo del anlisis, obtener datos y transformarlos en informacin relevante, analizar y aislar las variables crticas para los modelos de las acciones deseables que permitan inferir conclusiones objetivas. Estas etapas transferidas al campo de las problemticas en las organizaciones con intervencin de profesionales del rea, las simplificamos en tres etapas: de Relevamiento, Diagnstico y Propuestas. Dado que este trabajo se concentra en un aspecto de la etapa de relevamiento, se trata de conceptualizar el trmino relevamiento tal como se lo utiliza en este campo: tiene que ver con la accin de relevar y de recolectar. Tomando significado que el diccionario de la RAE da de sus races etimolgicas relevar. (Del lat. relevre). tr. Hacer de relieve algo. || 2. Exonerar de un peso o gravamen, de un empleo o cargo. U. t. c. prnl. || 3. remediar ( socorrer). || 4. Absolver, perdonar o excusar. || 5. Exaltar o engrandecer algo. || 6. Reemplazar, sustituir a alguien con otra persona en cualquier empleo o comisin. || 7. Mil. Mudar un centinela o cuerpo de tropa que da una guardia o guarnece un puesto. || 8. Pint. Pintar algo de manera que parezca que sale fuera o tiene bulto. || 9. intr. Esc. Dicho de una figura: Resaltar fuera del plano1 recolectar. (Del lat. recollectum, supino de recolligre, recoger). tr. Juntar personas o cosas dispersas. || 2. Recoger la cosecha
1

Microsoft Encarta 2006. 1993-2005 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos 3/07/2013 Pgina 4 de 17

Licenciatura en Administracin de Empresas: Ctedra: SEMINARIO DE PRCTICA PROFESIONAL Tema: El relevamiento: Herramientas a utilizar para el relevamiento de datos

recoleccin. (Del lat. recollectum, supino de recolligre, reunir, recoger). f. Accin y efecto de recolectar. || 2. recopilacin ( compendio o resumen). || 3. Cosecha de los frutos. || 4. poca en que tiene lugar dicha cosecha. En el contexto de este trabajo, se toman las acepciones relacionadas con la accin de poner algo en relieve y la accin de recolectar: Labor o figura que resalta sobre el plano. fr. Subrayarlo, destacarlo || Hacer de relieve algo. ||, 5. Exaltar o engrandecer algo.. / Juntar personas o cosas dispersas. || 2. Recoger la cosecha El objetivo de la etapa de relevamiento es indagar en profundidad para realzar las situaciones o hechos que sobresalen del plano de lo normal y deseable, recopilando la informacin en un informe ordenado, de carcter descriptivo que permita comprender integralmente la situacin planteada sin juicios de valor. Ya que esa tarea metodolgicamente pertenece a la etapa siguiente, la del Diagnstico. En sntesis, la Etapa de Relevamiento parte de la presuncin de la existencia de un problema, y termina mostrando la organizacin como es, con sus debilidades y fortalezas, subrayando y destacando lo que sale del plano normal para describir cmo funciona, o no, proporcionando un compendio de informacin especfica y significativa que alimente el proceso de toma de decisiones con criterios racionales.

Qu relevamos para realizar el diagnstico de la situacin actual?

Antecedentes del Medio pertinente Prximo * Situacin Poltica - Social * Situacin econmica * Situacin del mercado: - Clientes - Competencia - Proveedores Aspectos fundacionales: * Rama de actividad * Misin * Visin * Objetivos * Cultura y valores * Viabilidad econmica * Viabilidad financiera Aspectos a relevar especficos, s/ naturaleza del problema: * Estructura *Organizacin del rea * Objetivos * Recursos * Procesos * Registros * Sistema de comunicacin * Sistema de informacin

Antecedentes Organizacionales * Historia y evolucin * Infraestructura * Estructura * Personal * Capacidades

Metodologa de la etapa de relevamiento:

El relevamiento requiere de amplitud de criterio con el objeto de acceder e incorporar informacin significativa, pertinente, relevante y confiable, objetiva, libre de ingenuidades para enfocar y develar la criticidad del problema.
3/07/2013 Pgina 5 de 17

Licenciatura en Administracin de Empresas: Ctedra: SEMINARIO DE PRCTICA PROFESIONAL Tema: El relevamiento: Herramientas a utilizar para el relevamiento de datos

Los verbos que la sintetizan son: indagar, explorar. Dentro de la etapa de relevamiento se deben realizar las siguientes actividades especficas: Captar datos implica definir qu datos son necesarios por pertinencia y criticidad para analizar el problema bajo estudio, dnde y cmo obtenerlos. Organizar y sistematizar esos datos para generar informacin relevante. Chequear la validez y pertinencia para finalmente producir un informe objetivo, de carcter descriptivo, sin juicios de valor, que sirva como medio de prueba y soporte para el diagnstico y las conclusiones finales.

Captar datos pertinentes:

Segn Jaime Podest Castro y Hctor Luchessa 2 recoger informacin, es el primer paso, pero adems es determinante de los resultados del anlisis, por consiguiente debe ser veraz, completa y actualizada para poder alcanzar los resultados deseados. Requiere dedicacin, esfuerzos y meticulosidad, es como asegurarse que estn todos los naipes para empezar a jugar o verificar que estn todas las piezas que permitan armar el rompecabezas completo. Para captar datos3 es necesario saber cules?, dnde estn? y con que herramientas?. Se debe detectar qu informacin se necesita y limitar el nivel de particularidad o especificidad necesario, para evitar que la tarea sea infinita y se transforme en una autopsia, Para detectar la criticidad o relevancia de la informacin de cada caso es vlido recurrir al principio de Pareto. Genricamente podemos decir que se requiere de informacin para conocer el campo de estudio, tanto del contexto prximo de la organizacin relacionado con la problemtica a estudiar, como interna y especfica de la organizacin en cuestin. Puede ser de naturaleza cuantitativa, como cualitativa. Responder a la pregunta: dnde estn los datos?, nos crea la necesidad de localizar las diversas fuentes de informacin, en algunos casos se ver que no existen los datos que buscamos, entonces la tarea no es localizarlos sino crearlos. En el siguiente cuadro se resumen las fuentes de datos o de informacin. INFORMACION Inexistente: Existente: Hay que crearla en forma directa Hay que localizarla Informacin Primaria Informacin secundaria Interna de la Interna: generada Externa a la Externa a la empresa No por la empresa y empresa empresa registrada Registrada Adaptado de la Figura 1.1 de Jaime Podest Castro y otros, pag. 13. Informacin existente: La empresa y otros organismos externos han generado datos que pueden ser de utilidad para el profesional asesor. Constituyen la llamada informacin secundaria, generalmente proveen de gran cantidad de datos con la ventaja de ahorrar tiempos y costos respecto de la generacin de informacin primaria, por ello es la primera a la que se recurre. La tarea es localizar donde est registrada. Externa a la empresa: Da el marco de referencia en que se desempea la empresa, en particular del medio externo prximo al tipo de problema planteado (contexto
2 3

diagnstico / evaluacin sistemtica de los problemas de la empresa Edit. Macchi 1973 dato1. (Del lat. datum, lo que se da). m. Antecedente necesario para llegar al conocimiento exacto de algo o para deducir las consecuencias legtimas de un hecho. || 2. Documento, testimonio, fundamento. || 3. Inform. Informacin dispuesta de manera adecuada para su tratamiento por un ordenador 3/07/2013 Pgina 6 de 17

Licenciatura en Administracin de Empresas: Ctedra: SEMINARIO DE PRCTICA PROFESIONAL Tema: El relevamiento: Herramientas a utilizar para el relevamiento de datos

macroeconmico, situacin de la rama de actividad, situacin de la competencia y de los clientes, etc.), generalmente producida por rganos de gobierno, cmaras y corporaciones, asociaciones empresariales y gremiales, proveedores, etc.. Interna de la empresa y registrada: La constituyen las bases de datos generadas por la organizacin, sus sistema de informacin contable, registros parciales relacionados con produccin, personal, ventas etc., en todos los casos se deber verificar su validez y actualidad. Informacin inexistente: Se considera inexistente cuando no se conoce si alguien la ha producido, o si existiendo, no se tiene acceso, no es actualizada o no se puede acreditar la validez de los mtodos utilizados para obtenerla. En esos casos hay que generarla y constituyen la llamada informacin primaria porque se genera a la medida de las necesidades de nuestra investigacin. Por su contenido puede ser externa o interna a la empresa. Externa a la empresa: Son los casos de informacin especfica relacionada con el contexto prximo que es necesaria por su relacin directa con la temtica a analizar. Interna de la empresa No registrada: Especialmente cuando se trabaja con empresas pequeas en muchos casos reducen su administracin a niveles mnimos, lo que suele originar una carencia significativa de la informacin necesaria para el manejo de la empresa. Esta informacin esta en la memoria de las personas que la conforman pero no se ha sistematizado su registro. En esta sub etapa se utilizarn distintas herramientas para recolectar la informacin.

Organizar y sistematizar los datos

Segn Fernando Magdalena4 el relevamiento no es slo recoger informacin, se requiere que los datos colectados sean adecuadamente ordenados (armar el rompecabezas) y sistematizados en esquemas coherentes que permitan describir y explicar la situacin objeto de estudio. La informacin que se va recolectando se debe ir registrando en soportes manuales o electrnicos, para posibilitar la consulta en todo momento, yendo de lo general a lo particular o especfico El ordenamiento ayudar a permitir su revisin, control, reordenamiento y reagrupamiento, en un orden lgico y comprensible. Se recomienda el cruzamiento de datos para corroborar consistencia y coherencia en ellos, luego de chequear la validez y pertinencia se producir un informe objetivo, descriptivo, con una secuencia lgica inductiva (de lo general a lo particular) que deje en los antecedentes, el contexto, la situacin actual, y los factores que intervienen con mayor impacto en el problema genrico bajo estudio, este informe debe ser objetivo, sin juicios de valor, con el propsito de que sirva como medio de prueba y soporte para las etapas siguiente: la del diagnstico y la de las conclusiones y recomendaciones finales.

Instrumentos de uso personal para captar datos

El que realiza la tarea de recolectar los datos debe estar provisto de elementos para registrar evitando olvido y confusiones. Entre ellos se pueden mencionar: a) Los cuadernos o fichas de trabajo generados por el asesor. En ellos debe constar por cada intervencin informacin cronolgica y los contenidos especficos: Por ej.: en caso de entrevistas Datos de la empresa Plan de la entrevista, datos del entrevistado Otras entrevistas alternativas previstas
4

Sistemas Administrativos, 3ra. Edicin- Fernando Magdalena - Ediciones Macchi 1992 pag. 39 3/07/2013 Pgina 7 de 17

Licenciatura en Administracin de Empresas: Ctedra: SEMINARIO DE PRCTICA PROFESIONAL Tema: El relevamiento: Herramientas a utilizar para el relevamiento de datos

Datos obtenidos del tema abordado Conclusiones / evaluacin de la entrevista

b) Los papeles de trabajo con opiniones y comentarios privados, Son para uso personal del profesional asesor y nunca pueden quedar al alcance del empresario ni de extraos, incluye todos los instrumentos de recoleccin de datos: encuestas, formularios, entrevistas, videos, grabaciones, etc. Salvo excepciones que no transgredan el principio de anonimato y reserva de identidad. c) Soportes computarizados Son registros en PC, disquetes, CD, Pen driv, etc. Que permiten el almacenamiento de los datos, los resultados de combinaciones y anlisis, contemplando incluso la posibilidad de transferencias de datos. d) Otros soportes tecnolgicos: Grabadores Videos Filmaciones fotos

3/07/2013 Pgina 8 de 17

Licenciatura en Administracin de Empresas: Ctedra: SEMINARIO DE PRCTICA PROFESIONAL Tema: El relevamiento: Herramientas a utilizar para el relevamiento de datos

HERRAMIENTAS PARA CAPTAR DATOS:

INFORMACION PARA EL ANLISIS DE LA SITUACIN: Medio pertinente prximo, Antecedentes organizacionales, Aspectos fundacionales, Factores especficos s/ la naturaleza del problema (variables involucradas) - de tipo: Cuantitativa y cualitativa Existente: Inexistente: Tipo5 Hay que localizarla Hay que crearla en forma directa Informacin Primaria Informacin secundaria Fuentes Externa a la empresa Interna de la empresa No Externa a la empresa: Interna: generada por la registrada Producida por los gobiernos, empresa y Registrada corporaciones gremios, asociaciones empresariales, universidades, servicios de informacin comercial Estudios de campo sobre aspectos relevantes crticos Estrategias de bsqueda, clasificacin y almacenamiento para el problema Instrumentos de recoleccin. Recoleccin manual o en lnea6 Compilaciones propias o compradas

5 6

investigacin en Administracin para la toma de decisiones, 5 Edicin Duane Davis Edit. International Thomson 2000 Sistemas Administrativos, 3ra. Edicin- Fernando Magdalena - Ediciones Macchi 1992 pag. 39/43 Manual de control Interno, Rubn O. Rusenas - 1ra Edicin, Editorial Cangallo 1978 pag. 79/97 Tcnicas de investigacin aplicadas a las ciencias sociales Jorge Papua Edit. Fondo de cultura econmica - 1982

3/07/2013 Pgina 9 de 17

Licenciatura en Administracin de Empresas: Ctedra: SEMINARIO DE PRCTICA PROFESIONAL Tema: El relevamiento: Herramientas a utilizar para el relevamiento de datos

INFORMACION PARA EL ANLISIS DE LA SITUACIN: Medio pertinente prximo, Antecedentes organizacionales, Aspectos fundacionales, Factores especficos s/ la naturaleza del problema (variables involucradas) - de tipo: Cuantitativa y cualitativa Existente: Inexistente: Tipo Hay que localizarla Hay que crearla en forma directa Informacin Primaria Informacin secundaria Fuentes Externa a la empresa Interna de la empresa No Externa a la empresa: Interna: generada por la registrada Producida por los gobiernos, empresa y Registrada corporaciones gremios, asociaciones empresariales, universidades, servicios de informacin comercial Herramientas Narracin o Descripcin detallada Bibliotecas pblicas o Consultas de archivos de recoleccin Observacin directa, participante y otras privadas disponibles, notas y (primaria), memorias, estadsticas Observacin y revisin de informaciones peculiares Archivos de documentos y consulta propias carpetas de antecedentes, pertinentes en prensa, radio y tv, para medir actitudes (secundaria) y Bancos de datos internos, de otros casos aplicables o u opiniones de transferibles. datos histricos y Entrevistas a expertos en el tema reconstrucci estadsticas de la empresa Diccionarios, directorios, Entrevistas estructuradas / no estructuradas a n guas, publicaciones Sistema de informacin personas claves. Cuestionarios y encuestas abiertas / (representacio peridicas de especialistas, contable, balances, etc cerradas / mixtas. nes grficas anuarios, fuentes simplificadas) Grupos de inters: Grupos nominales, Delphi, foros estadsticas, reportes virtuales, etc.7 impresos, Representaciones grficas estticas Archivos con informacin Herramientas Representaciones grficas dinmicas especfica de proveedores, de recoleccin Otras herramientas de anlisis de gestin etc, para bajar en PC/CD (primaria), Archivos pblicos y de consulta documentos oficiales, para (secundaria) y extraer algunos datos de considerados necesarios reconstrucci Bases de datos disponibles n
7

Administracin terica y prctica 4 edicin Stephen P. Robbins 1994, pag. 179

3/07/2013 Pgina 10 de 17

Licenciatura en Administracin de Empresas: Ctedra: SEMINARIO DE PRCTICA PROFESIONAL Tema: El relevamiento: Herramientas a utilizar para el relevamiento de datos

INFORMACION PARA EL ANLISIS DE LA SITUACIN: Medio pertinente prximo, Antecedentes organizacionales, Aspectos fundacionales, Factores especficos s/ la naturaleza del problema (variables involucradas) - de tipo: Cuantitativa y cualitativa Existente: Inexistente: Tipo Hay que localizarla Hay que crearla en forma directa Informacin Primaria Informacin secundaria Fuentes Externa a la empresa Interna de la empresa No Externa a la empresa: Interna: generada por la registrada Producida por los gobiernos, empresa y Registrada corporaciones gremios, asociaciones empresariales, universidades, servicios de informacin comercial Evaluar: Si los Especficos y relevantes, oportunos, precisos, confiables, Accesibles, actualizados, pertinentes para nuestro caso de datos grado de ocultamiento o sesgo en la respuesta estudio, confiables, costos, objetivos del que produce el dato. recolectados Criterios de medicin o de cuantificacin son

3/07/2013 Pgina 11 de 17

Licenciatura en Administracin de Empresas: Ctedra: SEMINARIO DE PRCTICA PROFESIONAL Tema: El relevamiento: Herramientas a utilizar para el relevamiento de datos

Consideraciones acerca de las herramientas de recoleccin de datos primarios.

Se utilizan estas herramientas para investigar las particularidades especficas relacionadas al problema y que no han sido contempladas en la informacin secundaria recolectada. En general estos instrumentos para realizar estudios de campo, son adaptables al campo del contexto de la organizacin o para concentrarse puertas adentro de ella. La pericia del profesional determinar en cada caso qu herramienta le permite cumplir mejor los objetivos de recolectar datos relevantes, oportunos, precisos, completos, con menor grado de ocultamiento y/o sesgo incluso considerando tambin si permiten o no utilizar criterios de medicin o cuantificacin. Las herramientas ms usadas para recolectar datos primarios son: narracin o descripcin detallada, entrevistas, cuestionarios y encuestas, observacin directa y participante, observaciones de conteo electrnico, observacin de opiniones en medios de comunicacin, tcnicas de opinin grupal, representaciones grficas estticas y dinmicas y finalmente el uso de otras herramientas e indicadores especficos segn el eje temtico de gestin.

Narracin o descripcin detallada8

Es el relato del modo de operar de la organizacin, proveniente de explicaciones solicitadas a los miembros de la organizacin respecto de funciones, normas, operaciones, archivos, custodia de bienes y seguridad, controles, etc. Todos los datos o informacin que se recopilan son incorporados sin procesamiento alguno en los papeles de trabajo del asesor. Desventajas: Capacidad para describir hechos o sucesos en forma clara y breve Uso indebido de expresiones idiomticas puede llegar a confundir al lector impidiendo que se interprete correctamente lo que se quiso describir. Extensin del relato superior a la capacidad de retentiva o memoria del lector, requiere capacidad de sntesis adecuada. Problemas de orden y falta de resignificatividad de los datos que le han contado. Puede pecar de ser una recopilacin de datos parcial o incompleta. Ventajas: Es til en los primeros pasos del relevamiento, para disear a partir de estos relatos el proceso de recoleccin en profundidad con otras herramientas.

Entrevistas, Cuestionarios y Encuestas

Consiste en pactar una reunin con cada una de las personas involucradas en las tareas de inters. Los datos se recolectan durante la entrevista en papeles de trabajo y en algunos casos se puede recurrir al auxilio de grabadores, es conveniente que al ordenar los resultados de las entrevista se controle los conceptos expresados, respecto de la correcta interpretacin y de la certeza de que no se omitieron detalles relevantes para el caso de estudio. La entrevista puede ser un relato donde comentan sobre los ejes temticos solicitados, o una encuesta con distintos grados de estructuracin en el tipo de respuesta solicitada, por eso en alguna bibliografa hay un solapamiento en el tratamiento de estas herramientas. Tambin se pueden clasificar9 por el medio con el que se hace el relevamiento: Personales, por telfono, por correo y computarizadas. En la siguiente tabla se presenta la definicin de cada herramienta y un anlisis comparativo desde algunas dimensiones importantes.
8 9

Manual de control interno Rubn Oscar Rusenas Edit. Cangallo 1978 pag.79 en adelante Investigacin en administracin para la toma de decisiones, Duane Davis 5 Edicin Edit. Thomson, 2000, pag.268 3/07/2013 Pgina 12 de 17

Licenciatura en Administracin de Empresas: Ctedra: SEMINARIO DE PRCTICA PROFESIONAL Tema: El relevamiento: Herramientas a utilizar para el relevamiento de datos

Personal Es un discurso de persona a persona, dirigido por el entrevistador, con el propsito de obtener informacin necesaria para su tema de estudio

Entrevistas / encuestas Telefnica Por correo Concepto Pueden servir para Se entrega un investigaciones cuestionario escrito preferiblemente por correo, con estructuradas. instrucciones para su Van a cuestiones llenado, suelen puntuales, son ms presentarse en rpidas para su alguna bibliografa, recoleccin, de como encuestas menor costo. autoadministradas de respuesta abierta o cerrada Los riesgos se relacionan con el nivel de retorno de las respuestas Personal E R B
ALTO CP c/u, conjunto lento

Computarizada Con los avances tecnolgicos el procesos interrogatorio va desde: encuestas en lnea por Internet, foros, Chat, etc. otras por correo electrnico, por fax, todas variaciones en funcin de los avances de los medios de comunicacin a distancia . Computariz ada R B R/M
MEDIO/BAJO Normal

Dimensin Identificacin del participante Precisin en datos (grado de reflexin del que responde) Tasa de respuesta probable Costo Plazos de respuesta

Telefnica B R R
BAJO rpido

Por correo R B R/M

BAJO Muy Lento

En general las entrevistas se utilizan para relevar informacin en los niveles gerenciales de la organizacin y las encuestas y cuestionarios en los niveles operativos o para consultas puntuales externas. Entrevistas a expertos en el tema y a personas claves, los resultados de este tipo de entrevistas suelen ser muy enriquecedores, puede ser alguien que ocupe una posicin destacada dentro de la rama de actividad, en el sindicato, algn profesional especialista en el tema, algn periodista especializado, etc., Permite tener una mirada profunda y confiable de la situacin y los problemas tratados.

Observacin y revisin de opiniones en medios de comunicacin

La revisin10 selectiva de informacin de prensa, radio y televisin, puede resulta de utilidad para medir presunciones del contexto, actitudes y opiniones generalizadas, que permitan explicar su impacto directo o indirecto en el objeto particular de estudio.

Observacin directa, participante y otras clasificaciones

La observacin, como mtodo de recoleccin de datos, se aplica preferentemente en aspectos conductuales o de procedimiento.
10

Tcnicas de investigacin aplicadas a las ciencias sociales Jorge Papua Edit. Fondo de cultura econmica 1982 pag 12 3/07/2013 Pgina 13 de 17

Licenciatura en Administracin de Empresas: Ctedra: SEMINARIO DE PRCTICA PROFESIONAL Tema: El relevamiento: Herramientas a utilizar para el relevamiento de datos

La observacin directa: es realizada en forma visual y a tiempo real, (presencial o a travs de cmaras de video) en el campo se va testeando y registrando respuestas a preguntas previamente organizadas, o representando grficamente aspectos relevantes para la explicacin del problema. En este caso la observacin es explcita, no se oculta la intencin de registrar datos. Segn Fernando Magdalena, permite al analista tomar conocimiento por simple visualizacin sobre: la disposicin fsica del personal y elementos de trabajo, los espacios de circulacin de personas e insumos, las caractersticas de las interacciones personales intra y extramuros a la organizacin, la cohesin del personal y el clima, caractersticas prcticas de los registros y documentos generados, los criterios de archivo representacin del layout (disposicin fsica de personas y equipos) en las reas bajo estudio. Desventajas: puede tener sesgos de percepcin del observador o de cambios de actitud del observado, sin embargo la experiencia indica que an alertado, los vicios adquiridos son difciles de ocultar cuando el tiempo de observacin se extiende. Observacin participante: en muchos casos es recomendable tener un contacto viviendo o experimentando la situacin por ej.: de cliente, proveedor, postularse para trabajar en.., etc. Sin que sea identificado como observador. Permite sortear algunos filtros del informante involucrado en la problemtica. Duane Davis11 hace aportes para reclasificar los tipos de observacin, diferencia las observaciones en estructuradas o no. Sirve para verificar dimensiones preestablecidas o para explorar porqu se desconocen las dimensiones relevantes. A continuacin se sintetiza su tabla adaptada: Variaciones metodolgicas de la observacin Ocultas Humanos Estructurada No estructurada El observador vigila y registra hecho y aspectos especficos previamente planeados sin ser identificado El observador describe el propsito del estudio a los participantes, tomando nota de los hechos puntuales objeto de observacin El observador vigila y registra acciones y actitudes sin ser identificado, tiene el carcter de exploratorio, de descubrimiento El observador describe el propsito del estudio a los participantes, tomando nota de los hechos objeto de observacin, tiene el carcter de exploratorio, de descubrimiento Computarizados Estructurada No estructurada Observaciones de conteo electrnico de sucesos, a travs de sensores especficos El observado conoce el propsito del estudio y autoriza su participacin. Con medios electrnicos se registran los hechos puntuales objeto de observacin A travs de grabaciones en video, con cmaras ocultas. Tiene el carcter de exploratorio, de descubrimiento El observado conoce el propsito del estudio y autoriza su participacin. Con medios de video se registran los hechos objeto de observacin. Tiene el carcter de exploratorio,

NO Oculta, explcita

11

Investigacin en administracin para la toma de decisiones, Duane Davis 5 Edicin Edit. Thomson, 2000, pag.303 3/07/2013 Pgina 14 de 17

Licenciatura en Administracin de Empresas: Ctedra: SEMINARIO DE PRCTICA PROFESIONAL Tema: El relevamiento: Herramientas a utilizar para el relevamiento de datos

de descubrimiento

Grupos de inters12
Por lo general consta de 8 a 12 entrevistados que forman parte de la poblacin de estudio (recoge informacin interna o externa: empleados, clientes, etc.), la reunin tiene un objetivo de estudio en mente, un coordinador dirige la sesin, dura como mximo 2 horas y media, se suelen utilizar cmaras, en ambientes especiales y neutros, de manera que el entrevistado no tenga temor de sus respuestas. Se utilizan segn el tipo de problemas a resolver, no es para todos los casos.

Representaciones grficas estticas y dinmicas

Las representaciones grficas pueden ser estticas o dinmicas, en el primer caso se representa algo en un momento dado como una toma fotogrfica, en el segundo se representa una secuencia, o rutina. Constituyen verdaderos modelos, y como tal, representaciones simplificadas de la realidad. Las representaciones grficas complementan las narraciones descriptivas, modelizando en esquemas simplificados las variables relevantes, y son utilizados tanto en las etapas de captacin de datos, como para el rediseo del escenario. Son representaciones estticas: El Organigrama: Es un esquema esttico que representa la divisin de tareas y la asignacin de distintos niveles de responsabilidades. Croquis de la disposicin del espacio fsico (distribucin en planta), planos, mapas, dibujos, fotos, croquis, Son representaciones dinmicas: Los Cursogramas: Son la representacin grfica del sentido o recorrido de los procesos y la masa de informacin que lo acompaa. Trata de representar en forma coherente, ordenada y comprensible el proceso administrativo mediante la utilizacin de smbolos convencionales que representan las operaciones, los registros, la emisin de documentos y los traslados orales o escritos de la informacin. Esta herramienta tiene sus antecedentes en los diagramas industriales que representan procesos productivos, procesos de recorrido, etc. Tambin son representaciones dinmicas los diagramas de bloques, el PERT, Cronogramas, grficos de GANTT, los flujogramas etc.-

Otras herramientas de gestin

Consiste en elaborar y Obtener indicadores relevantes para cada problemtica: financieros, econmicos, de riesgo, de niveles de equilibrio, de productividad, ausentismo, etc. Tambin son de utilidad la confeccin de Tablas de valores absolutos y relativos partiendo de datos estadstico confiables y series de tiempo. Fichas de cargas de mquinas, Estudios de tiempo. Hojas de ruta. Anlisis del perfil de los puestos. Etc. Etc. La enumeracin sera infinita, no solo por el nmero de herramientas que brinda cada rea de conocimiento en particular, sino por la infinita posibilidad de transferirlas para usos alternativos.

12

Investigacin en administracin para la toma de decisiones, Duane Davis 5 Edicin Edit. Thomson, 2000, pag.307 3/07/2013 Pgina 15 de 17

Licenciatura en Administracin de Empresas: Ctedra: SEMINARIO DE PRCTICA PROFESIONAL Tema: El relevamiento: Herramientas a utilizar para el relevamiento de datos

CONCLUSIONES
El Objetivo de la etapa de relevamiento es captar datos y transformarlos en informacin sustantiva, veraz, confiable, completa, actualizada y ordenada en el menor tiempo posible y al menor costo posible, para que se puedan aplicar principios de racionalidad en la toma de decisiones. La calidad de la informacin seleccionada estar relacionada entre otras cosas, con la calidad de las herramientas seleccionadas para su relevamiento. De all la importancia de conocerlas y manejarlas. Esencialmente es importante localizar la informacin secundaria pertinente en una primera focalizacin para dar luz a la situacin, luego para fijar la mirada en lo especfico se debe recurrir a informacin obtenida para tal fin, en el campo, es la informacin primaria, la que le dar identidad al relevamiento en funcin de cada organizacin analizada. El arte de compilar eficientemente la informacin obtenida y reanalizada de ambas fuentes, permitir obtener diagnsticos acertados y calificados, que tiene respaldo en un proceso racional de toma de informacin.

3/07/2013 Pgina 16 de 17

Licenciatura en Administracin de Empresas: Ctedra: SEMINARIO DE PRCTICA PROFESIONAL Tema: El relevamiento: Herramientas a utilizar para el relevamiento de datos

BIBLIOGRAFIA
Diccionario de la RAE - Microsoft Encarta 2006. 1993-2005 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos. Duane Davis Investigacin en administracin para la toma de decisiones, 5 Edicin Edit. Thomson, 2000 Fernando Magdalena - Sistemas Administrativos, 3ra. Edicin- Ediciones Macchi 1992 Jorge Papua - Tcnicas de investigacin aplicadas a las ciencias sociales Edit. Fondo de cultura econmica 1982 Podest Castro, Jaime y Luchessa, Hctor - Diagnstico / evaluacin sistemtica de los problemas de la empresa Edit. Macchi, 1973 Rubn Oscar Rusenas Manual de control interno Edit. Cangallo, 1978 Stephen P. Robbins Administracin terica y prctica 4 edicin Edit. Prentice-Hall, 1994

3/07/2013 Pgina 17 de 17