DIRECTIVA PARA EL MANEJO DEL ACERVO DOCUMENTARIO DE LOS ABOGADOS DEFENSORES DE OFICIO, ABOGADOS DEL SERVICIO NACIONAL DE LA DEFENSA

DE OFICIO Y ABOGADOS DE CONSULTORIOS JURIDICOS POPULARES

Directiva N 002- 2008-JUS/DNJ

I. Generalidades: 1.1 Base Legal: Ley N 27019 Ley que crea el Servicio Nacional de la Defensa de Oficio Decreto Supremo N 005-99-JUS - Aprueba el Reglamento de la Ley del Servicio Nacional de la Defensa de Oficio. Decreto Supremo N 019-2001-JUS Aprueban el Reglamento de Organizacin y Funciones del Ministerio de Justicia. 1.2 Objetivo: Propiciar un mejor manejo ms ordenado y eficiente del acervo documentario, de los abogados Defensores de Oficio, abogados del Servicio Nacional de la Defensa de Oficio y de los abogados de Consultorios Jurdicos Populares. 1.3 Finalidad: Proporcionar a los abogados Defensores de Oficio, abogados del Servicio Nacional de la Defensa de Oficio y abogados de Consultorios Jurdicos Populares, las herramientas estandarizadas que les permitan desarrollar sus funciones con mayor eficiencia y eficacia, en beneficio de los ciudadanos que requieren de sus servicios. 1.4 mbito de aplicacin La presente Directiva se aplica a nivel nacional y es de obligatorio cumplimiento por parte de los abogados que prestan servicios en los distintos Juzgados Penales, Salas Penales, Salas de la Corte Suprema, Juzgados de Familia, Juzgados Mixtos, Juzgados de Paz Letrados y Juzgados de Paz Letrados en Comisarias y en general para todos los abogados que prestan servicios en las distintas Sedes donde se ha implementado o se implementar el Nuevo Sistema Procesal Penal. En lo que respecta a los abogados que prestan servicios en las distintas dependencias policiales y fiscalas que aplican el Cdigo de Procedimientos Penales, no se les exigir la Carpeta de la Defensora y el Libro de Ingreso de Casos por especialidad, regulados en el Acpite II, tems 2.1 y 2.2 de la presente Directiva. Las dems disposiciones les sern aplicables. En general, su cumplimiento es obligatorio para todos los abogados Defensores de Oficio, abogados del Servicio Nacional de la Defensa de

Oficio, abogados de Consultorios Jurdicos Populares, sea cual fuere el rgimen laboral o de contratacin al que estn sujetos. 1.5 Responsabilidad La Direccin de Defensora de Oficio y Servicios Jurdicos Populares es la responsable de la difusin, aplicacin, ejecucin y cumplimiento de la presente directiva. 1.6 Glosario de Trminos: Para efectos de una mejor aplicacin de la presente Directiva debe considerarse la siguiente terminologa: Abogado: Son los abogados contratados para el Servicio Nacional de la Defensa de Oficio, abogados Defensores de Oficio y abogados de Consultorios Jurdicos Populares. Abogado Responsable: Es el Director Distrital, el Coordinador Distrital o el que haga sus veces. De igual forma es responsable, el abogado asignado como Coordinador de Sede, cuando la Direccin as lo disponga. Actuaciones: Son las acciones y/o diligencias que el Abogado realiza durante el desarrollo y seguimiento del proceso. Caso: Son aquellos procesos en el que el abogado respectivo ha asumido la asesora y/o patrocinio legal, sea nivel Policial, Fiscal, Judicial o Penitenciario. Casos por especialidad: Se refiere, en materia penal, civil y Familia Consulta: Es aquella accin del abogado, mediante la cual se absuelven interrogantes o dudas de los usuarios en temas de connotacin legal, siempre que los mismos no se refieran a casos que ya hayan sido asumidos por los abogados. Direccin: A la Direccin de Defensora de Oficio y Servicios Jurdicos Populares. Escritos Varios: Son aquellos documentos que por su naturaleza simple y de mero trmite no impulsan el proceso. Los escritos varios que guarden relacin con el caso, deben archivarse en la Carpeta de la Defensora; y cuando no guarde relacin con el caso, debern archivarse en el archivador de escritos varios. En ambos casos, debern ser informados a travs del sistema de defensores de oficio en el rubro escritos varios. Usuarios: Ciudadano que accede al servicio de asesora y patrocinio legal gratuito prestado por los abogados.

II. De la documentacin: 2.1Los abogados debern contar con la siguiente documentacin: Libro de Consultas. Carpeta de Defensora. Archivador de escritos varios. Archivador de documentos remitidos y recibidos. Archivador de Informes Mensuales.

2.2 Cada sede de la Defensora de Oficio, Consultorios Jurdicos Populares y Centros Alegra, deben contar con los siguientes documentos: Libro de Ingreso de Casos por especialidad1. Archivador de documentos de la Sede. III. Del libro de consultas: El abogado deber contar un libro de consultas, en el que deber registrar, en forma diaria, todas las consultas efectuadas por los usuarios del servicio. El libro de consultas deber contener los siguientes datos:
DATOS 1. Nmero correlativo FINALIDAD Conocer el nmero total de consultas por perodo. Conocer el nmero atenciones por da. La Identificacin plena usuario. de del CONTENIDO Numeracin que se inicia al principio de la gestin del defensor. El formato de fecha es: dd/mm/aa Nombres y apellidos completos.

2. 3.

Fecha de consulta Nombre Usuario y apellido del

4.

N de DNI/CIP y Otros

Permite la identificacin plena del usuario.

Numero de Documento Nacional de Identidad, Carn de Identidad Personal y Otros. Consignar, en caso el usuario es varn, sexo masculino (M) y en caso sea mujer, sexo femenino (F) Consignar la naturaleza de la consulta, si es en materia penal (Ejm: delito o falta) y si es en materia civil, familia y otros (Ejm: alimentos, laboral, administrativo, otros). Si fuera analfabeto, consignar huella digital.

5.

Sexo

Datos estadsticos.

6.

Materia, Pretensin / Delito o Falta

Determinar el objeto materia de consulta. .

7.

Firma del usuario

Corroborar la satisfaccin voluntaria del usuario

Nota: En el libro de consultas no se deber registrar las entrevistas sostenidas con sus patrocinados, en razn que stas constituyen parte de las actividades que realiza el abogado para mantener informado al usuario respecto de su caso.

Quiere decir: (un Libro en materia penal) y (un libro en materia civil, familia y otros).

A los efectos, se sugiere el siguiente formato:

FECHA

APELLIDOS Y NOMBRES USUARIO

DNI / OTROS

SEXO

PRETENSIN / DELITO

FIRMA DEL USUARIO

IV. De la carpeta de la defensora: La Carpeta de Defensora, es el documento con el que debe contar cada Sede de la Defensora de Oficio, Consultorios Jurdicos Populares y Centros ALEGRA. La Carpeta de Defensora debe contener los siguientes datos:
DATOS Nro. de Carpeta. Sede Distrito Judicial Datos del Abogado. FINALIDAD Ubicar fcilmente la carpeta del defensor. Ubicar la sede y Distrito Judicial al que pertenece el Abogado Informacin sobre el abogado, su sede y la fecha en que asume la defensa. Identificar debidamente al usuario previa bsqueda en el Sistema de Defensora de Oficio. Identificar la situacin jurdica del usuario CONTENIDO Un nmero correlativo originado en el libro de ingreso de casos. Lugar donde presta el servicio y nombre del Distrito Judicial designado. Debe llenar el formato siguiente: Nombre y apellido del defensor Fecha en que asume la defensa
Su contenido esta sujeto al siguiente formato: Apellidos, Nombres, DNI, Domicilio, Distrito, Provincia, Departamento, Fecha de Nacimiento y telfono

Datos del Usuario.

Situacin Jurdica del Usuario.

Datos Generales del Caso.

Conocer el nmero, ubicacin y tipo de caso.

Datos Generales del Interno, Menor Internado.

Identificar fcilmente la ubicacin del usuario privado de su libertad o menor internado.

Tipificacin / Artculo/ Pretensin, delito o falta, norma infringida.

Identificar la pretensin, delito o falta materia del caso

Demandante,demandado,investigado(a), inculpado(a), procesado(a), acusado(a), sentenciado(a) y otros, y agraviado (a) en caso corresponda. Su contenido tiene el siguiente formato: N del expediente N de documento policial N de Carpeta Fiscal (ingreso Fiscal) N de Expediente en Sala Suprema Nombre y nmero de la Dependencia ya sea Polica, Fiscala, Juzgado y Sala Superior o Suprema. Fecha del auto que abre la instruccin o inicia el trmite, fecha del auto de enjuiciamiento. Determinar el lugar exacto donde se encuentra recluido y su condicin segn formato: Centro de reclusin; ambiente o pabelln, fecha del internamiento, (procesado y/o sentenciado), nombre y apellido del familiar y telfono de referencia. En este rubro se deber citar el tipo penal o la pretensin materia del caso. Ejm.: Alimentos y otros.

La Carpeta de la Defensora, de manera obligatoria, deber contener los siguientes documentos anexos: Anexo A Declaracin Jurada.- Este anexo, tiene por objeto evidenciar que el usuario conoce de los servicios de asistencia y patrocinio legal gratuito que brinda la Direccin de Defensora de Oficio y Servicios Jurdicos Populares a travs de los abogados; asimismo, permite conocer los motivos por los cuales el usuario puede perder este beneficio. Anexo B Actuaciones del Defensor.- En este anexo, el abogado deber consignar la fecha, el tipo de actuacin, la diligencia a realizar o realizada y el resultado respecto de los casos que asume en patrocinio. Asimismo, deber registrar las visitas y atenciones de sus patrocinados con fines informativos. Anexo C.Hoja de Constancia de Visita al Interno.- Se deber consignar el nmero de visita, la fecha, la firma o huella del Interno, lo que permitir apreciar la comunicacin permanente entre el abogado y el procesado privado de su libertad. Anexo D.Hoja de Estrategia de Defensa.- La cual contiene se de debe plasmar la posicin tcnico jurdica (estrategia) que el abogado ha decido asumir respecto del caso, la misma que debe estar acorde con las actuaciones realizadas en el proceso. De igual forma, este anexo permitir evidenciar el conocimiento y aplicacin que el abogado tiene respecto de los dispositivos legales vigentes. De otro lado, adicional a los anexos que comprenden la carpeta de defensora, el abogado deber reunir todos los actuados presentados ante la autoridad policial, fiscal, judicial, penitenciaria y los documentos proporcionados por el usuario, para su control y seguimiento. V. Del cierre mensual del libro de consultas El abogado deber efectuar el cierre del libro de consultas, consolidando el nmero total de consultas atendidas durante los perodos mensuales establecidos por la Direccin.

VI. Del archivador de escritos varios.Este archivador deber contener los escritos varios que no forman parte de la carpeta de la defensora.

El archivo debe efectuarse en orden cronolgico, separado por perodos segn corresponda. Los escritos varios que forman parte de los procesos en patrocinio deben archivarse en la carpeta de la defensora.

VII. Del archivador de documentos recibidos y remitidos por el abogado.Tiene por finalidad archivar ordenadamente los documentos remitidos de la Direccin, tales como hojas de envi, relacin de entrega de materiales, muebles de oficina, equipos de cmputo y otros. Adems deber contener los cargos de aquellos informes distintos a los informes mensuales, y otros documentos solicitados o enviados a la Direccin.

VIII.

Del archivador de informes mensuales.-

El que deber contener de manera ordenada y cronolgica, los informes mensuales que acrediten la prestacin del servicio correspondiente al mes vencido, el cual debe ser idntico en su contenido, respecto de los datos ingresados al sistema Informtico de seguimiento de casos. El abogado deber conservar los tres ltimos informes como mnimo.

IX. Del archivador de documentos recibidos y remitidos por la Sede.Este archivador deber contener todos los documentos recibidos y emitidos por el abogado responsable de la Sede.

X. Del libro y/o hoja Excel, para el registro de casos.Tiene por finalidad registrar el ingreso de casos, el que estar a cargo del responsable designado o del asistente administrativo en caso corresponda. El abogado es responsable de la asignacin de un nmero de caso, el que ser correlativo, segn su ingreso. El Libro y/o la Hoja Excel, segn corresponda*(1), deber contener los siguientes datos:

DATOS Nro. de Ingreso del Caso Fecha

Apellidos Nombres

y del

FINALIDAD CONTENIDO Registrar el Caso asignndole un Un nmero correlativo generado a nmero correlativo. como consecuencia de su registro en el presente libro. Conocer la fecha en que el Registro de fecha en que se abre o abogado asume el caso inicia una carpeta del abogado, cuyo formato es: dd/mm/aaaa. Identificar debidamente al usuario Registro de la identidad de usuario, debiendo ingresar primero apellido y

Usuario Materia, Pretensin / Delito o Falta

Determinar el objeto materia de consulta. .

Nombre abogado Firma Abogado

del del

Identificar al abogado al que se le asigna un numero de caso Conformidad del Abogado al que se le asign el caso.

nombres. Consignar la naturaleza de la consulta, si es en materia penal (Ejm: delito o falta) y si es en materia civil, familia y otros (Ejm: alimentos, laboral, administrativo, otros). Registro del nombre del abogado que asume el caso registrado. Segn corresponda

*Nota: Cada Sede de la Defensora de Oficio, de los Consultorios Jurdicos Populares y los
Centros ALEGRA, debern contar con un Libro de Registro de Casos por especialidad.

*Nota 1: La Hoja Excel ser utilizada por las Sedes que aplican el Nuevo Cdigo Procesal
Penal en tanto no se implementen las dems.

A los efectos, se sugiere el siguiente formato:

N CASO APELLIDOS Y NOMBRES USUARIO PRETENSIN / DELITO NOMBRE DEL ABOGADO FIRMA DEL ABOGADO

FECHA

XI. Del procedimiento.-

El procedimiento a seguir, respecto del registro en el Libro de Consultas y en el Libro de Registro de casos, es el siguiente: 11.1 11.2 Antes de atender la consulta, el Abogado deber registrar los datos del usuario en el libro de consultas. Si de la absolucin de la consulta, el usuario solicita los servicios del Abogado, este deber registrarlo en el libro de registro de casos, asignndole un nmero a la carpeta de defensora. Si el caso se genera por otra fuente, ya sea en sede policial, fiscal, judicial o establecimientos penitenciarios, o travs de, charlas y campaas, entre otras; el abogado deber registrarlo en el libro de registro de casos, asignndole un nmero a la carpeta de defensora. El abogado responsable verificar si el abogado cumple con dicha disposicin.

11.3

XII. De la Supervisin de los documentos.-

12.1

Toda la documentacin que forma parte del acervo documentario del abogado, ser pasible de supervisin y podr ser requerida por la Direccin cuando esta as lo disponga o requiera.

12.2

La documentacin que se encuentre en soporte informtico y forme parte del acervo documentario ser pasible de supervisin y podr ser requerida por la Direccin cuando as lo disponga.

XIII.

De la responsabilidad del acervo documentario Es responsabilidad del abogado, el acervo documentario dispuesto en la presente directiva. Es responsabilidad del Coordinador de Sede, la custodia del libro de ingreso de casos y del archivador de documentos de la Sede.

XIV.

De su efecto. La presente Directiva deja sin efecto todas las disposiciones, lineamientos y/o guas, que regulaban aspectos relacionados con el acervo documentario del abogado.

XV. De su vigencia y adecuacin. La presente Directiva rige a partir del da siguiente dela expedicin de la Resolucin Directoral que lo apruebe, siendo de cumplimiento y carcter obligatorio por todos los abogados.

La Direccin Nacional de Justicia