INDICE INDICE .................................................................................................................................. 1 TEMARIO.................................................................................................................................. 3 BIBLIOGRAFA........................................................................................................................ 4 SESIN 1 - INTRODUCCIN ................................................................................................. 5 INTRODUCCIN ................................................................................................................. 5 EL ALMACN Y LA LOGSTICA...................................................................................... 5 LA PROGRAMACION .........................................................................................................

6 LAS COMPRAS .................................................................................................................... 6 ALMACENES ....................................................................................................................... 7 OBJETIVO DEL ALMACN ............................................................................................... 7 ORGANIZACIN AL ALMACN ...................................................................................... 8 SESIN 2 - PROGRAMACIN Y CONTROL MATERIALES ........................................... 10 PROGRAMACIN Y CONTROL MATERIALES ........................................................... 10 ALMACENAMIENTO........................................................................................................ 11 EL CATLOGO .................................................................................................................. 11 EL CDIGO ........................................................................................................................ 11 UBICACIN........................................................................................................................ 15 CLASIFICACIN DE LOS STOCKS ................................................................................ 15 SESIN 3 - CLASES DE ALMACENAMIENTO ................................................................. 21 CLASES DE ALMACENAMIENTO ................................................................................. 21 Almacenes Financieros o Warrants.................................................................................. 21 Almacenes autorizados de Aduana .................................................................................. 21 Almacenes de importacin temporal................................................................................ 22 Almacenes de exportacin temporal ................................................................................ 22 De consignacin ............................................................................................................... 23 Tipos de almacenes .......................................................................................................... 23 SESIONES 4 Y 5 - GESTIN DE STOCKS .......................................................................... 25 MTODOS DE PROGRAMACIN................................................................................... 25 PRM ................................................................................................................................. 25 Mximos y Mnimos ........................................................................................................ 27 MTODO DE LOTE ECONMICO DE COMPRAS.................................................... 30 METDO ESTACIONAL O FECHAS FIJAS ............................................................... 35 MTODO GRFICO ...................................................................................................... 36 SESIN 6 - EXAMEN PARCIAL .......................................................................................... 38 SESIN 7 - EL PEDIDO DE COMPRAS............................................................................... 39 EL PEDIDO DE COMPRAS............................................................................................... 39 LA RECEPCIN ................................................................................................................. 40 SESIN 8 ALMACENAMIENTO - EL ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO .................................................................................................................................................. 42 REAS DE ALMACENAMIENTO ................................................................................... 42 UBICACIN DE LOS ALMACENES ............................................................................... 43 DISTRIBUCIN DE LOS MATERIALES ........................................................................ 44 SEGURIDAD DEL ALMACN ......................................................................................... 44 MEDIOS DE ALMACENAMIENTO ................................................................................. 46 LOS DESPACHOS .............................................................................................................. 47 RESPONSABILIDADES DEL JEFE Y DEL PERSONAL DEL ALMACN ................. 49 EL KARDEX ....................................................................................................................... 50 EL ALMACN .................................................................................................................... 51

SESIN 9 - CONTROLES DEL ALMACN ........................................................................ 54 CONTROLES DEL ALMACN......................................................................................... 54 CHEQUEOS......................................................................................................................... 54 TOMA DE INVENTARIOS................................................................................................ 54 Clase de toma de inventarios............................................................................................ 55 Preparacin....................................................................................................................... 56 SESIN 10 CONTROL DE GESTIN................................................................................ 57 CONTROL DE GESTIN................................................................................................... 57 SESIN 11 EVALUACIN FINAL.................................................................................... 59

TEMARIO
No. SESION ES 1 ACTIVIDADES

TEMARIO Introduccin: El almacn y la logstica Funciones del almacn Objetivo del almacn Organizacin Conceptos bsicos: Clasificacin de los materiales El catlogo Clasificacin de stocks Clases de Almacenamiento Tipos de almacenes Gestin de Stocks- Mtodos de programacin de stocks: PRM Mximos y mnimos Mtodo estacional o fechas fijas Mtodo grfico Mtodo del lote econmico EXAMEN PARCIAL Pedido de compras Requisicin Recepcin Almacenamiento Seguridad del almacn Distribucin Interna Medios del almacenaje Despacho y distribucin Documentos Mtodos Controles del Almacn Chequeos Toma de inventarios Control de gestin EVALUACIN

3 4y5

6 7

10 11

BIBLIOGRAFA
Gestin de Almacenes: David de la Cruz Ponce Gestin de Stocks : Santiago Segura

SESIN 1 - INTRODUCCIN
INTRODUCCIN Almacn es el lugar, interno externo, propio contratado, en donde tenemos los materiales de stock que son necesarios para las operaciones, ya sean de ventas, produccin o servicios. Tambin el almacn es el lugar obligatorio por donde deben pasar fsica y/o administrativamente TODOS los materiales que por cualquier motivo ingresen a la empresa. Las personas que trabajamos en el almacn, tenemos un desafo: demostrar que ste es capaz de obtener utilidades para la empresa y no es simplemente un gasto intil; tenemos que lograr que el costo del almacenamiento es mucho menor que los beneficios que se obtienen al satisfacer en forma oportuna y econmica los requerimientos del usuario y/o cliente. Para este fin, la principal labor que le corresponde al almacn, es ADMINISTRAR en forma ptima los stocks, de lo contrario, ser una carga costosa. EL ALMACN Y LA LOGSTICA Nosotros sabemos que el objetivo logstico es el abastecimiento eficiente de los materiales para las operaciones de una empresa o institucin, en: Calidad Oportunidad y Cantidad, al menor costo posible.

Para poder conseguir este objetivo, es necesario realizar las siguientes funciones:

Control de materiales Programacin Compras Almacenes

El control de materiales determina Qu es lo que debemos adquirir?. Seala las especificaciones mnimas necesarias que debe reunir un material para satisfacer las necesidades de la empresa. El control de materiales tambin se encarga de Estudio de Materiales y de la determinacin y mantenimiento del Catlogo de Materiales. El control de materiales se encarga de que la calidad (determinada por un conjunto de especificaciones) de cada uno de los materiales est bien definida. Cuando no existe control de materiales, es decir, no se especifica bien lo que se compra, en la empresa existirn muchos Materiales Inactivos, que incrementan innecesariamente los costos de almacn. Para cumplir este cometido, control de materiales, debe coordinar con el usuario, control de calidad, ingeniera, compras y en muchos casos, solicitar asistencia de los proveedores y con empresas amigas.

LA PROGRAMACION Es la base del ordenamiento que debe existir en todo proceso logstico. La programacin determina la Cantidad y la Oportunidad en que deben estar los materiales en el almacn. Cuando no existe la programacin, Compras se convierte en un Mandadero de la empresa. Si se programan adecuadamente las necesidades de materiales, se tendr el tiempo suficiente para Administrar las compras, de lo contrario, todo ser urgente, y ya sabemos, que muchas veces, los proveedores se aprovechan de las emergencias, encareciendo los productos.

LAS COMPRAS Compras es el encargado de buscar la mejor oferta que cumpla con la calidad, cantidad y oportunidad, previamente determinados.

Compras es pues el encargado de obtener el menor Costo, pero que cumpla con los requerimientos anteriormente citados. Para este fin, compras debe conocer perfectamente el mercado de proveedores.

ALMACENES Luego de compras, el proveedor entrega la mercadera al almacn, el cual es responsable de la recepcin, almacenamiento y distribucin. Ya hemos mencionado que: Control de materiales determina la Calidad Programacin Oportunidad Compras determina el Costo Cmo contribuye almacenes al objetivo logstico? Almacenes debe ser responsable del CONTROL DE MATERIALES y de la PROGRAMACIN. de materiales determina la Cantidad y

OBJETIVO DEL ALMACN Por qu almacenamos? Almacenamos para: Garantizar la continuidad de las operaciones Prever pocas de escasez Obtener en algn momento, compras por oportunidad u ofertas

Estos motivos por los que almacenamos, deben ser compatibles con los objetivos del almacn, que son:

Mantener niveles adecuados de stock Mantener la mercadera en perfectas condiciones desde que ingresa hasta que es requerida, minimizando las mermas Minimizar los costos de posesin Llevar un control eficiente de los materiales a su cargo, eliminando las prdidas. Llevar un control de consumos de los materiales, de acuerdo a los objetivos de la empresa y de los ratios establecidos. Normalizacin y estandarizacin de los materiales, racionalizando el nmero de items. Creacin y/ mantenimiento del catlogo de materiales Estudio de materiales, buscando permanentemente nuevos items que reemplacen con ventajas a los existentes.

ORGANIZACIN AL ALMACN Es muy relativo hablar de Organizacin, pues cada empresa es un Universo que tiene problemas y situaciones muy diferentes de otras. El almacn debe organizarse de tal manera que cumpla con las funciones bsicas y los objetivos de la empresa, algunos de los cuales hemos enumerado en el captulo anterior. A continuacin podramos sealar como ejemplo la siguiente organizacin:

G. OPERAC.

Produccin

Mantenim.

Logstica

C. Calidad

Compras

Almacenes

Transportes

JEFATURA DE

Recepcin

Programacin de Stocks y Control Mat.

Almacn 1 Almacn 2 Almacn 3

RECEPCIN:

La funcin de recepcin debe ser independiente de la funcin especfica de almacenamiento ya que sta le corresponde al responsable de cada uno de los almacenes que pueda tener la empresa. Es necesario que exista esta independencia para que pueda existir el control cruzado.

SESIN 2 - PROGRAMACIN Y CONTROL MATERIALES

PROGRAMACIN Y CONTROL MATERIALES Ya hemos mencionado que el almacn debe administrar los stocks, por eso, es responsable de la programacin de los materiales de stock y tambin de realizar el control de materiales. A travs de este ltima funcin, el almacn debe realizar: a) Control de pedido de materiales de stocks y no stocks : Esta labor consiste en revisar que los pedidos que realizan los usuarios, sean compatibles con las necesidades reales de la empresa. Generalmente, con los pedidos de reposicin de stocks, no existen mayores problemas porque ya se conocen y consumen constantemente pero son los pedidos de no stock los que nos ocasionan las mayores dudas en cuanto a su real necesidad, cantidad que se solicite y si las especificaciones estn completas. Para realizar este control, de acuerdo al tipo de empresa y materiales que consume, la empresa debe tener personal tcnico y que realice una funcin de campo, es decir In- Situ, en donde se requiere el material. b) Estudio de materiales : El personal tcnico debe estar permanentemente en bsqueda de materiales nuevos que reemplacen con ventajas a los existentes, en cuanto a: Costo Rendimiento Obtencin Disponibilidad en el mercado Procedencia Integracin nacional Desarrollo de proveedores, etc. El catlogo, como vamos a ver posteriormente es una

c) Catalogacin :

herramienta indispensable para la empresa. El encargado de crearlo y mantenerlo actualizado es control de materiales.

ALMACENAMIENTO El almacenamiento propiamente dicho, consiste en ingresar el material al almacn y entregarlo en perfectas condiciones, cuando sea requerido por el usuario o cliente. Es responsable del control fsico y del control contable de la mercadera y de la generacin de la documentacin administrativa. Todos los materiales de la empresa deben ser controlados directa o indirectamente por almacenes. Para poder realizar un control eficiente de cada uno de ellos, debemos tener un catlogo. EL CATLOGO El catlogo es la relacin ordenada de los diferentes materiales que existen en la empresa. Consta de: Cdigo Descripcin U/M (Unidad de medida o manejo) Ubicacin

El catlogo es la base del sistema de control, pues sin l, no podremos tener un buen kardex y por consiguiente tampoco podremos Administrar los materiales. Sin un buen catlogo, tampoco podremos mecanizar los almacenes, ni las compras, por consiguiente la informacin contable ser deficiente. EL CDIGO Es la identificacin de todos y cada uno de los items de la empresa. As mismo es la base de todo sistema de control. Todo a nuestro alrededor est codificado: Nombre (cdigo alfabtico), # de L.E o DNI., # de carnet de seguro, # de telfono, # de brevete, placa del carro, # de L. Militar, direccin, cta. cte, talla de ropa, etc., etc.

El cdigo puede ser: 1. Alfabtico (A-Z) 2. Numrico (0-9) 3. Alfa numrico (A-9) A continuacin vanos a ver un ejemplo de codificacin de artculos de una ferretera: Primero tenemos que realizar un levantamiento de informacin en los almacenes para saber los materiales que tenemos:

RELACIN SEGN LEVANTAMIENTO perno cab. Hex. Fga. 1/2" x 1 1/2" pintura esmalte sint.blanco anyp x 1 gl papel granate N. 60 ASA taladro c/perc. 1/2" - 3/4" De Walt brochas de nylon 1" Tumi stove bolt 1/4" x 2" c/t Pintura supermate Vencedor x 1 gl barniz DD juego de llaves mixta x 20, Bahco candados len de 2" thinner acrlico envasado x 1 gl laca acrlica perlada S W masking tape x 1" vlvula de globo x 1/2" italiana cemento portland "El sol" x 42.5 kg cemento blanco x 1kg cera al agua emperatriz x 330 ml tela de esmeril ASA NO. 60 pinza pela cable cable thw 12 awg

En segundo lugar, establecemos el patrn codificador. Es la forma en que vamos a estructurar nuestro cdigo. Luego del levantamiento de informacin, ya sabemos la cantidad y variedad a artculos items que existen en el almacn. En sta base, establecemos el nmero de dgitos que debe tener nuestro catlogo, y la composicin de ste. Por ejemplo:

XX

- XX

XX

FAMILIA GRUPO ARTICULO Luego, para cada artculo, le buscamos una familia. El nombre de la familia depende de cada empresa. Por ejemplo, para el primer artculo, perno de cabeza hexagonal, le asignamos la familia Pernos de cabeza hexagonal, ala pintura latex,la familia de Pinturas y solventes y as sucesivamente. Para cada familia, segn nuestro patrn codificador le corresponden 2 dgitos. Se los asignamos, teniendo en cuenta que siempre hay que dejar espacios para poderm intercalar algunas familias nuevas.

39 45 03 15 18 05 36 70 28 25 09

PERNOS CAB. HEXAGONAL PINTURAS Y SOLVENTES ABRASIVOS FLEXIBLES HERRAMIENTAS ELECTRICAS HERRAMIENTAS MANUALES CERRAJERIA PEGAMENTOS Y ADHESIVOS VALVULAS MATERIALES P/CONSTRUCCIN MATERIALES DE LIMPIEZA CONDUCTORES ELECTRICOS

Por ltimo, ordenamos en forma ascendente a todas las familias, y les buscamos grupos que contengan a los artculos determinados en el levantamiento.
ABRASIVOS FLEXIBLES 10 PAPEL GRANATE 03 10 20 PAPEL GRANATE ASA No. 60 20 TELA ESMERIL 03 20 20 TELA ESMERIL ASA No. 60 05 CERRAJERIA 5 ARMELLAS 10 CERRADURAS 15 CANDADOS 05 15 30 CANDADO LEN 2" 09 CONDUCTORES ELECTRICOS 5 CABLES Y ALAMBRES DESNUDOS 10 CABLES Y ALAMBRES THW 03

PLG PLG

PZA

09 10 15 15 5 10 15 15 15 18 10 18 10 15 18 15 20 18 20 25 06 25 06 12 18 28 06 28 06 28 06 28 06 10 36 10 20 36 20 39 10 20 30 39 30 45 10 45 10 20 45 20 30 45 30 70 03 06 70 03

20 CABLE THW 12 AWG MTR CABLES Y ALAMBRES TW HERRAMIENTAS ELECTRICAS ESMERILES LIJADORAS TALADROS 12 TALADRO CON PERCUTOR 1/2" - 3/4" DE WALT PZA HERRAMIENTAS MANUALES AJUSTE 40 LLAVES MIXTA 1/4" - 1" X 20 PZA JGO PARA ELECTRICISTA 30 PINZA PELACABLE PZA PARA PINTOR 16 BROCHA NYLON 1" TUMI PZA MATERIALES DE LIMPIEZA CERAS 10 CERA AL AGUA EMPERATRIZ X 330 ML COJ DETERGENTES INSECTICIDAS Y VENENOS MATERIALES P/CONSTRUCCIN CEMENTO 06 CEMENTO PORTLAND "EL SOL" X 42.5 KGM BOL 07 CEMENTO PORTLAND "EL SOL" GRANEL KGM 30 CEMENTO BLANCO X 1 KGM BOL PORCELANA PEGAMENTOS Y ADHESIVOS COLAS MASKING TAPE 15 CINTA MASKING TAPE 3M 1" X 60 YD PZA PERNOS CAB. HEXAGONAL DE ACERO DE FIERRO NEGRO GALVANIZADOS 25 PERNO CAB. HEX. FGALV. RC 1/2" X 1 1/2" PZA PINTURAS Y SOLVENTES BARNICES 05 BARNIZ DD TEKNO JGO LACAS 10 LACA ACRILICA PERLADA SW AZUL BLTICO GLN LATEX 15 PINTURA SUPER MATE VENCEDOR ROJO TEJA GLN VALVULAS DE COMPUERTA DE GLOBO 10 VALVULA GLOBO CR. 1/2" ITALIANA PZA

UBICACIN

Forma de Codificar un estante o andamio

Cdigo A0108C

Cdigo de Ubicacin

Almacen Estante Fila Columna Cdigo A0103B almacen Estante Fila Columna

A 01 C 08

A 01 B 03

CLASIFICACIN DE LOS STOCKS 1. Por su procedencia Local Nacional Importado

2. Por su demanda Regulares Irregulares Eventuales

3. Por su importancia operativa Estratgico Normal No operativos

4. Por su existencia De stock De no stock

5. Por su obtencin Preparados Fabricacin

6. Por su movimiento - Activos: Son aquellos que tienen movimiento dentro de un periodo previamente establecido. - Inactivos: Son los que no tienen movimiento dentro de un periodo establecido. - Agotados: Son los que tienen movimiento, pero en el momento de hacer la clasificacin, se encuentran sin stock. Estos materiales, previo anlisis, debemos reponerlos con premura porque podran estar causando desabastecimiento. - Cdigos muertos: Son items que existen en el catlogo pero no tienen stocks y ya no se utilizarn. Estos materiales debemos eliminarlos. Muchas veces, se quiere guardar Historia, en se caso, podramos guardarlos en un back up. (borrador). Cmo determinamos la Inactividad de un material? 7. Por su importancia econmica Llamada tambin: Ley de Pareto Curva 80 . 20 Clasificacin ABC

A fines del siglo pasado un economista italiano llamado Pareto, realiz un estudio socio econmico de la realidad de su pas y encontr que un gran porcentaje de la riqueza del pas (80%) estaba concentrado relativamente en una pequea minora (20%), siguiendo con su estudio, determin que el siguiente 15% de las riquezas, estaba en manos del 30% de los habitantes y el 5% se distribua entre la gran mayora (50%). No fue sino hasta despus de la 2da Guerra Mundial en que un ingeniero de la General Electric, llamado Dickens (por eso se conoce tambin como clasificacin Dickeniana), aplic esta teora a los items de su empresa, viendo que se cumpla la ley. Primero en resumen y luego graficado : % item A B C 20 30 50 (acumulado) % econmico 20 50 100 80 15 5 80 95 100 (acumulado)

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10

B A

A B
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

% acumulado item

Esta clasificacin es una de las ms importantes en el campo administrativo, pues nos ayuda a identificar los items ms importantes, cuya atencin nos ser muy til para controlar los aspectos que sean necesarios.

En el caso logstico hay muchas aplicaciones, como por ejemplo: Compras: Clasificacin ABC por volumen de compra Clasificacin ABC por proveedores

Almacenes: Clasificacin ABC valor consumo Clasificacin ABC de materiales inactivos

Ventas Clasificacin ABC por volumen de venta Clasificacin ABC por margen de utilidad Clasificacin ABC por clientes

La ms importante en nuestro caso es la de valor consumo. As, por ejemplo, si tenemos los siguientes materiales de los que conocemos su valor unitario y su consumo anual: Valor 1 2 3 4 5 30,000 0.10 700 1,000 15,000 Consumo anual 1 500,00 800 2 0

Cul ser el ms importante? Ser el primero si nos basamos por su precio unitario, el segundo si nos basamos en el consumo anual; pero anualmente. en cual invertimos y gastamos ms? Si calculamos el valor consumo anual de cada uno de ellos, tendremos:

1 2 3 4 5

30,000 50,000 560,000 2,000 0

Es decir, la importancia econmica de un material no se calcula por su valor unitario, ni por su consumo anual, sino por el VALOR DE SU CONSUMO ANUAL. Para confeccionar un cuadro que nos permita llegar a determinar la clasificacin ABC, debemos calcular el valor consumo anualizado de cada item y luego clasificarlos de mayor a menor. En el punto superior quedarn los A, en el intermedio los B, y al final los C. No debemos limitarnos estrictamente por la ley de Pareto, sino, utilizar nuestro criterio para definir la clasificacin; es decir nosotros decidimos cules son A, cules son B y cules son C. Entonces como conclusin podemos definir: Materiales A son muy importantes econmicamente Materiales B son medianamente importantes econmicamente Materiales C no tienen mayor importancia econmica. Utilizamos el ABC para establecer nuestra poltica de stocks. As tenemos que el stock que debemos mantener para cada clase de materiales es: A Lo mnimo necesario, tendiendo a cero (JIT Just in Time o JAT Justo a tiempo) Porque en estos materiales, una economa en el costo de posesin o en el precio de compra o ventajas en la forma de pago, sern muy significativos para la empresa, lo que no ocurre para los otros materiales, por lo que para ellos decidiremos:

B C

Stocks para un tiempo mediano; (4 meses por ejemplo). Lo mximo posible (8 12 meses) porque son materiales de un valor consumo no significativo.

Esta poltica de stocks es modificada por 2 factores importantes: Duracin del bien Capacidad del almacenamiento

As mismo, para comprar, debemos tener ms dedicacin para los materiales A, pues una ventaja en la adquisicin de los insumos, ser importantsimo para la empresa.

SESIN 3 - CLASES DE ALMACENAMIENTO

CLASES DE ALMACENAMIENTO Podemos considerar los siguientes tipos: 1. Almacenes financieros o warrant 2. Almacenes autorizados de Aduana 3. Almacenes de importacin temporal 4. Almacenes de exportacin temporal 5. Almacenes de consignacin.

Almacenes Financieros o Warrants

Son aquellos en que se almacena mercadera que se entrega en garanta (warrants) por un prstamo, generalmente bancario. Estos pueden ser alquilados a almaceneras o se puede negociar para que se utilice un almacn dentro de la empresa, pero al cual tiene acceso nicamente la empresa financiera acreedora. Bien utilizado, puede ser un medio importante de financiamiento. Se pueden warrantear mercaderas o insumos o productos terminados. Los materiales warranteados se pueden liberar parcialmente pagando al banco, el valor del material ms los intereses correspondiente.

Almacenes autorizados de Aduana

Los terminales martimos y areo, tienen los siguientes inconvenientes: 1. Son inseguros por prdidas y robos. 2. Existen plazos para retirar la totalidad de la mercadera, en cuyo defecto es declarada en abandono. 3. No se puede retirar parcialmente la mercadera.

Para

evitar

estos la

inconvenientes,

podemos sea

gestionar

que en

apenas

se

desembarque

mercadera

importada,

depositada

almacenes

autorizados de aduanas con el fin de eliminar los problemas mencionados pues, nuestra mercadera estar: 1. Segura. 2. No se declarar en abandono mientras paguemos los derechos de almacenamiento. 3. Se puede desaduanar parcialmente.
Almacenes de importacin temporal

Las empresas que exporten productos, pueden solicitar la importacin de insumos que sean productivos, liberados de los derechos de aduana y del IGV. El Estado es muy riguroso en el control de los materiales que ingresan al pas con esta facilidad, que es necesaria para poder competir con productos de otros pases. La falta de materiales que no corresponden al balance importacin temporal exportacin, puede ser asumido como contrabando, con las penalidades correspondiente.
Almacenes de exportacin temporal

En el caso que tengamos que remitir un material para su reparacin al extranjero, que deba volver a internarse, o de devoluciones al proveedor con cargo a reingreso, por los que ya se pagaron los derechos de aduana correspondiente, pueden ser solicitados como exportacin temporal para no duplicar el pago de los derechos. Dentro de estos, podemos considerar tambin, los TIC: terminales interiores de carga, creados por la Ley N 25327 Normas sobre el transporte multimodal internacional de mercaderas, que se dio para facilitar el comercio internacional de zonas que no dispongan de servicios de embarque desembarque de cargas en contenedores ni otras formas anlogas.

Estos almacenes estn bajo el control de la Sunad y toda la mercadera que se interne en ellos se consideran Exportadas para todos sus efectos.
De consignacin

Es cuando el proveedor nos da los materiales que sern pagados con la condicin de ser consumidos o vendidos por nosotros. Como es lgico, son aplicables para materiales A, pues no vale la pena hacerlo para materiales B C. Este sistema es importantsimo porque minimiza la inversin necesaria y porque baja considerablemente el costo de posesin. Es muy til pero hay que tener un buen sistema de control de los stocks y de los consumos, pues este tiende a aumentar por el slo hecho de tener los materiales disponibles o porque puede ser incentivado por el proveedor.
Tipos de almacenes

Estos son los lugares de almacenamiento que debemos considerar dentro de una empresa. De insumos De productos terminados De recuperos De mercadera Sub almacenes o bodegas

Estos pueden ser nicos o varios, segn sea necesario. 1. De insumos.- Son aquellos que contienen los materiales que se consumen en la empresa, ya sea para uso interno o produccin pueden ser especializados o tener 1 slo, general: Por ejemplo: Almacn de materias primas

Almacn de repuestos Economato Almacn de materiales pesados, etc.

2. De productos terminados.- Como su nombre lo indica, son los que contienen los materiales que produce la empresa. En este almacn, podramos tener tambin los semi-terminados. 3. De recuperos.- Estn los materiales usados, susceptibles de ser reparados o para su venta donde estn y como estn o para ser eliminados. 4. De mercadera: Es donde estn los materiales que compramos para comercializar directamente. Podran tambin estar junto con los productos terminados. 5. Bodegas o sub-almacenes: Son almacenes pequeos, en los que tenemos materiales de uso frecuente y/o emergencia, que son necesarios cuando los usuarios estn muy alejados del almacn o cuando este no cubre todos los turnos de trabajo que tiene la produccin.

SESIONES 4 Y 5 - GESTIN DE STOCKS

MTODOS DE PROGRAMACIN La programacin es indispensable en cualquier actividad, especialmente en la logstica. Programar es prever, es adelantarnos a los requerimientos de los usuarios para tener los materiales en la cantidad necesaria y en el momento oportuno. Es decir, mediante ella vamos a determinar Cunto necesitamos? y Cundo debe estar disponible?, Existen varios mtodos de programacin. 1. PRM (Programa de Requerimiento de Materiales). Se aplica a los materiales productivos directos. 2. Mximos y Mnimos. Se aplica para materiales B y C 3. Estacional o fechas fijas. Se usa para materiales de demanda irregular. 4. Grfico. Se aplica para materiales A 5. Lote econmico de compras. Se aplica a materiales A.

PRM

En Ingls, sus siglas son MRP. Este mtodo, si bien es cierto, existe como principio desde tiempos muy antiguos, pero en la dcada del 70 fue sistematizado, con la ayuda de la nueva generacin de computadoras 360/20. Se basa en el concepto de RATIO DE CONSUMO: Cantidad de material Ratio de consumo = -----------------------Producto terminado

Es la cantidad de materiales que se requieren para fabricar un producto terminado.

Es un concepto que utilizamos a diario en muchos de nuestros actos. Por ejemplo, para fabricar un pantaln talla L utilizamos 1.20 mt de tela. El ratio ser :1.20 mt/pantaln Nos sirve para calcular el consumo necesario de tela y tambin para controlarlo. Pero para fabricar 1 pantaln no slo necesitamos tela, sino otros materiales. Indicando solo los materiales productivos directos, con sus ratios que necesitaremos para fabricar el pantaln, tenemos: Ratio Talla L Tela principal Hilo Botones Cierre Broches Tela/p/bolsillos Etiqueta Bolsa 1.20 mt 0.10 cono 2.00 unid 1.00 unid 1.00 unid 0.30 mt 1.00 unid. 1.00 unid Ratio para nios 0.70 mt 0.07 cono 2.00 unid 1.00 unid. 1.00 unid. 0.20 mt 1.00 unid. 1.00 unid. Ratio para short 0.60 mt 0.06 cono -1.00 unid. 1.00 unid. -1.00 unid. 1.00 unid.

El conjunto de materiales con sus respetivos ratios, son necesarios para fabricar una unidad, se llama rbol de estructuras. Cada producto que se fabrique en una empresa debe tener su rbol de estructuras. Por supuesto que para fabricar 1 pantaln necesitamos otros materiales que no son productivos directos (no dependen de la produccin) tales como: agujas, repuestos mquinas, tiles de oficina, materiales de limpieza, tijeras, etc., etc.) que sern programados de acuerdo a los otros mtodos.

Si tenemos todos los rboles de estructura grabados en el computador, bastar indicar la cantidad que tengamos que producir de cada uno de ellos y automticamente el computador calcular la cantidad necesaria para confeccionar cada producto y sumar la cantidad total. Adems comparar este total con la cantidad disponible (no es igual al stock) y calcular la cantidad a comprar.
Mximos y Mnimos

Este mtodo se utiliza para materiales B y C, es decir aquellos que no tienen mayor importancia econmica. Puede incluir a materiales productivos directos. Como su nombre lo indica, este mtodo se basa en que cuando tengamos una cantidad mnima, debemos adquirir la cantidad mxima permitida. Para programar, necesitamos los siguientes datos: Consumo Tiempo de reposicin (es el tiempo que transcurre desde que surge la necesidad hasta que el material est disponible en el almacn). Stock inicial Poltica de stocks (para saber cunto o para cunto tiempo debemos solicitar el material) Veamos este mtodo con un ejemplo. Si un Item cualquiera tiene los siguientes datos: Consumo anual Tiempo de reposicin Stocks inicial Poltica de stocks : : : : 1200 unidades 30 das 400 unidades Si el item es B => Solicitamos para 6 meses Si el item es C => Solicitamos para 12 meses

Veamos cmo vara el stocks con respecto al tiempo:

1200 1100 1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100

Punto de Repedido C B A Stock de seguridad

EN FB MZ AB MA JN JL AG ST OC

Tiempo

El consumo anual es 1200 unidades, mensual ser 100. Si partimos de un stock inicial de 400 unidades, al cabo de 1 mes, ya habremos consumido 100, o sea nuestro stocks ser 300. A fines de febrero, ser 200, a fines de marzo, ser 100 y a fines de abril, se habr producido una rotura de stock, es decir, llegaremos a stock cero. Si nosotros realizamos nuestro pedido a fines de abril, tendremos que esperar 30 das (tiempo de reposicin) para que nuestro pedido llegue, es decir, estaramos 30 das sin stock. Como esto no es deseable, en 1ra instancia, decidimos adelantarnos para realizar nuestro pedido; cunto nos adelantamos?: 30 das, porque ese es el tiempo de reposicin, es decir vamos a pedir cuando tengamos stocks para 1 mes, que es igual a 100 unidades. Probemos ahora: cuando nuestro stock llegue a 100 (fines de marzo) realizamos nuestro pedido, que debe llegar en 30 das, a fines de abril, cuando estamos llegando a cero. Pero siempre llegan a tiempo nuestros pedidos y si an llegando a tiempo, nuestro consumo o venta, aumenta?

Para poder evitar quedarnos sin stocks, por los motivos anteriormente anotados: MAYOR CONSUMO o DEMANDA DEMORAS EN EL ABASTECIMIENTO

Debemos tener una cantidad que los proteja de estas contingencias, que lo vamos a llamar stock de seguridad. Uno de lo errores que frecuentemente se cometen, es tratar de hacer el clculo del stock de seguridad, en forma cientfica, exacta. Recordemos que este mtodo de programacin es aplicable para materiales B y C, que no tienen mayor importancia econmica. Debemos asumirlo en forma aproximada; si no es correcto, lo corregimos y si es acertado, lo dejamos. Tracemos una lnea en el punto de 100 unidades que seala nuestro stocks de seguridad (para 1 mes), a partir de este momento, esta lnea ser nuestro cero aparente, tratamos de que nuestro stock no llegue a este nivel. El stock de seguridad es conocido tambin con el nombre de stock de proteccin y desde mi punto de vista, como stock mnimo. A partir de esta cantidad (100 unidades) nos adelantamos un periodo igual al tiempo de reposicin (30 das), que equivale a 100 unidades, nos da 200 unidades. ESTE PUNTO CONSTITUYE EL PUNTO DE REPEDIDO (REORDER POINT) O STOCK DE REPOSICIN. En consecuencia, el punto de repedido, es: LA CANTIDAD en que debemos ordenar la reposicin de un material. El punto de repedido es independiente del tiempo pues nuestro consumo no siempre es ideal, parejo, es muy variable, por lo que debemos considerar hacer nuestro pedido cuando lleguemos a 200 unidades (en el caso del ejemplo).

El punto de repedido, en el grfico, es igual a la suma de 2 segmentos: AC = AB + BC El segmento AC es el punto de repedido El segmento AB es el stock de seguridad El segmento BBC es el consumo en el tiempo de reposicin. Punto Repedido = Stock Seguridad + Consumo en tiempo reposicin. Pero cada vez que deseemos establecer el punto de repedido, no es necesario realizar el grfico, este lo podemos hacer con el Kardex, que lo veremos en el siguiente captulo. Cuando lleguemos al punto de repedido debemos solicitar una cantidad que nos permite llegar al stock mximo permitido, de acuerdo a nuestra poltica, considerando el consumo durante el tiempo de reposicin.

MTODO DE LOTE ECONMICO DE COMPRAS

Cuando compramos un artculo, incurrimos automticamente en 2 costos: Costos de adquisicin Costo de posesin

La suma de estos costos nos da el costo total. El lote econmico de compra es el que hace que el costo total sea el mnimo posible.

COSTO DE ADQUISICIN En lo que nos cuesta la accin de comprar. Esta conformado por: Costos directos del departamento de compras Sueldos y leyes sociales Materiales y tiles de oficina Servicios (Tlf, fax, luz, etc.) Movilidad, etc. Depreciacin fotocopiadora) Costos indirectos de las compras Costo de la recepcin (almacn, control de calidad) Costo de programacin de stocks Costo de apoyo del centro de cmputo Costo de finanzas Costo de contabilidad de equipos (fax, computadora,

La suma de los costos, dividida entre el nmero de rdenes de compras colocadas mensualmente, nos da el costo de adquisicin, que es lo que nos cuesta colocar una orden de compra. El costo de adquisicin es muy til para establecer el monto de compras de caja chica.

Costo de posesin Es lo que nos cuesta poseer un material, desde que ingresa, hasta que se consume. Est conformado por: Costo del capital invertido Prima de seguro Costo de almacn Costos administrativos Mermas y prdidas Riesgo de obsolescencia Impuesto de revalorizacin Costos de mantenimiento

Estos costos son muy particulares para cada empresa, pero en nuestro medio, el costo de posesin est alrededor del 30% anual, en US$, sobre el valor promedio del stock. Debemos notar que en ningn caso figura el costo del producto. Para ilustrarlo podemos ver un ejemplo para un item cualquiera de una empresa: Costo de posesin Costo de adquisicin Costo de adquisicin Precio unitario : : : : 20% 200 U.M. 7,200 unidades 10

Tanteando para diferentes formas de compra, podemos ver el siguiente cuadro:

# de veces compra 1 2 3 4 5 6 7 8

Valor Tamao Lote 7200 3600 2400 1800 1440 1200 1028 900 Costo Inventario del Prom. 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 3600 1800 1200 900 720 600 514 450 36000 18000 12000 9000 72000 6000 5140 4500 7200 3600 2400 1800 1440 1200 1028 900 7400 4000 3000 2600 2440 2400 2428 2500 Costo Costo Total adquisicin promedio stock Posesin

En el cuadro vemos que el costo total baja desde 7400 UM hasta que se hace mnimo (2400 UM) y luego vuelve a subir. Esta subida se debe a que el costo de adquisicin se hace ms importante que el costo de posesin. Cuando el costo total es mnimo, se dice que estamos comprando en LOTE ECONMICO; en este caso: 1200 unidades. El lote econmico se presenta cuando el costo de adquisicin y el costo de posesin son iguales. Este es una condicin indispensable para que se produzca el lote econmico. Pero para calcularlo ms rpidamente existe una frmula:

Q=

2 xCxA PxU

En donde: Q = Lote econmico C = Consumo anual A = Costo de adquisicin

P = Costo de posesin (en fracc. decimal) U = Precio unitario CONSIDERACIONES DE LOTE ECONMICO 1. El lote econmico debe aplicarse slo para materiales tipo A, no es interesante aplicarlo a materiales tipo B y C, pues su poca importancia econmica no lo justifica, pues sera como ahorrar en la comida del canario. 2. En el ejemplo que hemos visto, el lote econmico es de 1200 unidades, es decir, tenemos que comprarlo 6 veces al ao. Pero vale la pena comprar 6 veces al ao 1 material tipo A? Creemos que no. para comprar 1 material A yo solicitara cotizacin por el total del lote y negociara con el proveedor 2 aspectos importantsimos: entregas parciales (lo mnimo posible) y forma de pago; esto, por supuesto, luego de seleccionar la mejor oferta, En el cuadro del ejemplo del lote econmico, comprando de esta forma tendremos: A. Costo de adquisicin (Porque comprara 1 sola vez) Tamao del lote = 300 unidades (entregas quincenales) Stock promedio = 150 unidades 150 x 10 = 1500 U.M. 20% de 1500 U.M. 0.2 x 1500 = 300 U.M. = 200 U.M.

Valor del stock promedio = Costo de posesin = =

Costo Total : Costo adquisicin + Costo posesin 200 = + 500 U.M. 300

Este costo es mucho menor que los 2400 U.M. obtenidos con la aplicacin tradicional de la teora de lote econmico.

METDO ESTACIONAL O FECHAS FIJAS

Este Mtodo se aplica a materiales que en determinadas pocas del ao, tiene unas ventas excepcionales. En una empresa comercial, el encargado de ventas debe determinar qu campaas de ventas va a realizar; indicando adems la fecha de inicio de cada una de ellas. En una empresa de grandes almacenes, tendremos: Campaa Escolar Da de la madre Da padre Invierno Primavera Navidad Verano Fecha de inicio 1 feb 1 abril 1 junio 15 junio 1 set 1 nov 15 nov Fecha del pedido 15 oct 1 dic 15 feb 3 marzo 4 abril 15 jun 30 jun

Una vez que el encargado de compras nos de esa informacin (2 primeras columnas) nosotros debemos, basarnos en: Procedencia, obtencin, disponibilidad financiera, forma de pago, etc.

Determinar la fecha mxima en que debemos tener el pedido, con todos sus datos, en nuestro poder, y establecemos la columna 3. Si nosotros tenemos pedidos en las fechas indicadas, debemos garantizar la entrega de los

materiales para la fecha de inicio de la campaa, de lo contrario, no podremos asegurarlo.

As como hay campaas de ventas, tambin, en empresas industriales, existen campaas de produccin, de mantenimiento, de promocin, etc,. que pueden programarse siguiendo el mismo mtodo. Debemos recordar que en las empresas las reas ms crticas son produccin y mantenimiento por lo que debemos exigirles que programen sus campaas. Este mtodo tambin se aplica para items de consumo regular, cuando se trata de pocos items. Por ejemplo, 1 farmacia, puede programar sus pedidos de medicinas, por laboratorios; fijando la fecha en que deben realizarse. Tambin se aplica a empresas que tienen muchos usuarios, para que todos realicen sus pedidos en 1 fecha determinada, por familias.

MTODO GRFICO

Este mtodo es aplicable a materiales tipo A, es decir, aquellos de mucha importancia econmica. Lo vamos a realizar con el siguiente cuadro:

EN Stock inicial Ingresos P R P P Consumos R P Stock final R P R Produccin

FE

MZ

AB

MY

JN

JL

AG

ST

OC

TOTAL

(compras) R

P = PROGRAMADO

R = REAL

Lo primero que tenemos que hacer, es calcular el consumo. Como la mayora de los materiales (A) dependen directamente de la produccin, hemos colocado esta fila para calcularlo. El consumo ser igual a la produccin multiplicada por el ratio de consumo. En las empresas comerciales, no hay produccin, no se coloca esta fila, el consumo ser igual a la venta estimada y se colocar directamente en esa fila. Otro dato real, es el stock inicial que lo podemos obtener del Kardex o mediante un conteo fsico. Tambin debemos determinar el stock final, que es lo que deseamos mantener para garantizar el abastecimiento. Esto lo vamos a definir mediante una poltica de stocks. Ya hemos visto, en el sistema de mximos y mnimos que, para los materiales B y C tenamos una poltica de stocks genrica, es igual para todos los materiales (B = 6 meses C = 12 meses por ejemplo). La poltica de stocks para materiales A, es definida para cada uno de ellos, y se debe tener en cuenta:

Procedencia del material Disponibilidad en el mercado Oferta del material Forma de pago Variedad de proveedores, etc.

El cuadro se basa en un principio muy simple: STOCK INICIAL + INGRESOS CONSUMOS = STOCK FINAL

Cada Fila tiene 2 posiciones: P = Programado R = Real Para poder comprar frecuentemente nuestra programacin con lo que realmente ha sucedido y poder tomar as, la las medidas correctivas y controlar los consumos.

SESIN 6 - EXAMEN PARCIAL

SESIN 7 - EL PEDIDO DE COMPRAS

EL PEDIDO DE COMPRAS Una vez que hemos determinado la cantidad y la OPORTUNIDAD, de acuerdo a nuestra programacin, debemos definir claramente QUE, es lo que necesitamos, es decir, detallar las especificaciones mnimas que debe reunir un material y para que compras pueda adquirirlo inequvocamente. Estos datos, los plasmamos en un documento que se llama pedido de compras requisicin. El pedido debe ser debidamente revisado y aprobado, antes de iniciar el proceso de compras. En la mayora de empresas, la revisin es realizada por el almacn, pero est en condiciones de hacerlo eficientemente o tiene personal tcnico que conozca de especificaciones y consumos?, si no es as, se debe designar una persona o rea que cumple con revisar los pedidos. Los aspectos que debemos revisar para aprobar un pedido, son: 1 2 3 4 5 6 Que sea realmente necesario. Que la cantidad est de acuerdo a una poltica. Que las especificaciones estn completas. Que la fecha de entrega sea razonable (excepto las urgencias, que DEBEN SER LAS EXCEPCIONES). Que se defina el embalaje. Debe indicarse al responsable de realizar la verificacin del material cuando se ingrese. El proceso de compras, se debe iniciar necesariamente, con un pedido debidamente aprobado. Despus del proceso de compras el proveedor entrega el material al almacn y as iniciamos el proceso de almacenamiento.

LA RECEPCIN Para la recepcin de cualquier empresa, es indispensable la o/c y la gua de remisin del proveedor; no se debe de recibir ningn material sin estos requisitos. El personal que trabaje como recepcionista debe ser capacitado, si es posible, con formacin tcnica, para poder analizar la calidad de los materiales. Debe tener ayudante, pues siempre debe estar manipulando y desembalando materiales; tambin deben estar dotados de las herramientas mecnicas, de medicin y/o precisin para efectuar su trabajo. Pasos de la recepcin: DESCARGA DESEMBALAJE VERIFICACIN CUANTITATIVA Y CUALITATIVA INGRESO

1. Se debe establecer un horario para recibir la mercanca. 2. Se debe establecer la zona de descarga ms adecuada para minimizar la necesidad de manipuleo. 3. Debe haber una zona de recepcin, debidamente separada. 4. El recepcionista debe conocer claramente quin es el responsable de la verificacin cualitativa del material: El mismo recepcionista El usuario del material Un especialista (laboratorio, compras de calidad, etc).

Terminada la verificacin cuantitativa y cualitativa, se debe confeccionar la nota de ingreso por el material que est de acuerdo con la especificacin en la orden de compra. Por el material que no est de acuerdo debe confeccionarse la NOTA DE RECHAZO indicando claramente el motivo.

Esta nota es necesaria para que quede constancia del material que se rechaza y poder evaluar a los proveedores. Sin esta nota no quedara historial. Todo material que ingrese a la empresa, debe pasar fsica y/o administrativamente por recepcin del almacn. Existen diferentes motivos por los que ingresa material a un almacn: Por compra Por prstamo Por devolucin de cliente Por devolucin de usuario Por devolucin de proveedor Por inventario Por ajuste de inventario

Por razones de un mejor control, todo material que salga del la empresa, excepto ventas, debe pasar por recepcin del almacn. De esta manera, se llevar un control de la mercadera que es reingresada; de lo contrario, reclamar su devolucin al responsable. Motivos por los que salen materiales que deben pasar por recepcin: Prstamos Devolucin de prstamo Reparaciones Devolucin a proveedor Muestra, etc.

SESIN 8 ALMACENAMIENTO - EL ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO

REAS DE ALMACENAMIENTO Debemos seleccionar los materiales, teniendo en cuenta: Mercadera que deba ir en lugar cerrado Mercadera que no necesita lugares cerrados Mercadera frgil Mercadera que se consume frecuentemente Mercadera pesada Mercadera voluminosa Mercadera valiosa Mercadera peligrosa (explosiva o carburante venenosa, corrosiva). Mercadera que requiere almacenamiento especial (refrigeracin, deshumecedor). Para cada de una ellas, decimos si deben ir en almacenes AD-HOC, o deben estar dentro de un solo almacn, pero, ojo, debemos acondicionar las reas necesarias. Esta decisin es importante para nuestro almacn; si no tenemos espacios adecuados para cada tipo, o la capacidad de almacenamiento no es la adecuada, vamos a tener almacenes caticos y desordenados, que puedan conducirnos al fracaso. Un funcionario de almacenes debe enfrentar el reto de tener que convencer a la gerencia general de que provea al almacn de las reas y medios necesarios, justificando, si es precio, con un anlisis costo beneficio. Cualquier pedido que no est debidamente sustentado, esta condenado al rechazo. Las reas cerradas son las ms caras, por lo tanto deben dedicarse slo a los materiales que por su tamao y necesidad de protegerlo de la intemperie, lo requieran.

Las reas de almacenamiento al aire libre, son ms baratos; pueden ser asfaltados o con piso de concreto o afirmado, con techo total o parcial, siempre tendiendo a la economa. Deben estar protegidos por mallas de alambre. Se usan para materiales voluminosos (cilindros, carretes de cables, fierro de construccin, tuberas, etc) que difcilmente pueden ser sustrados.

Las reas de seguridad se destinan a materiales deseables, de fcil sustraccin. Slo muy pocas personas deben tener la llave de acceso.

El rea para mercadera frgil debe estar en lugares poco transitados y seguros. La mercadera voluminosa debe estar en lugares abiertos o si no es posible, dentro del almacn, en lugares en que puedan ser manipulados, sin estorbar el paso.

La mercadera peligrosa debe estar en lugares que en casos de siniestro, no afecta al almacn ni a los trabajadores ni a otras reas de la empresa. Dentro de esta mercadera tenemos (dinamita, gases, combustibles, reactivos, etc,).

Las reas de almacenamiento especial, de acuerdo a su volumen puedan estar en almacenes especiales o dentro del almacn central, pero debidamente acondicionada.

UBICACIN DE LOS ALMACENES Debe estudiarse convenientemente, de tal forma que facilite el acceso a los usuarios y a los proveedores y que est libre de la contaminacin (humos) que a veces la misma fbrica produce.

DISTRIBUCIN DE LOS MATERIALES La distribucin de los materiales dentro del almacn, se realiza de acuerdo a los siguientes criterios: Frecuencia de movimiento Volumen / peso Peligrosidad Costo unitario Necesidad de conservacin especial Fragilidad Deseabilidad

Cualquiera que sea el almacn, o el criterio que escojamos, siempre debe de estar en orden de Cdigo para facilitar la ubicacin del material.

SEGURIDAD DEL ALMACN La seguridad del almacn debe ser: Contra robos: Internos y externos Contra otros siniestros Sismos Incendios Plagas Aniegos Contaminacin. Debemos tambin tener especial cuidado en la Seguridad del personal. En el 1er caso, debemos, si es posible con asesora de especialistas, asegurar nuestro almacn, tanto en el permetro (puertas, ventanas, tomas de aire,

extractores), como en el interior del mismo (rendijas, rejas), asegurndose que impida el paso furtivo de personas y de materiales. Se deben tener manuales de procedimientos que establezcan que est prohibido el libre paso de personas no autorizadas al almacn, y que el supervisor o el jefe del almacn o el personal de seguridad puedan revisar a las personas y/o vehculos que salen del almacn, incluyendo al propio personal, sin que se sientan Ofendidos, sino lo consideren como rutina. Las funciones de limpieza y/o toma de inventarios, deben ser realizados por personal del mismo almacn, en el 1er caso o de confianza, de la misma empresa, en el 2do caso. SI permitimos rutinariamente la presencia de extraos, estos sern excusa en el caso de prdidas y robos. En el caso de seguridad contra siniestros, tambin necesitamos asesora de expertos en seguridad industrial que nos ayuden a determinar y ubicar convenientemente las: Tomas contra incendio Extintores Rejillas y sumideros Detectores de humos Rociadores Evacuacin y zonas de proteccin en caso de sismos. Tipos de puerta y sentido de giro (vertical, interior, exterior, lateral).

Es muy frecuente tener un plano de ubicacin de cada almacn, en que se indiquen la distribucin de la mercadera, posicin de los dispositivos de seguridad, posicin de las llaves y tableros elctricos, zonas de seguridad. Zonas de mayor peligro. Se deben realizar peridicamente simulacros de siniestros.

Seguridad del Personal El personal, dentro del almacn, debe tener los protectores de seguridad necesarios: Ropa adecuada Protectores de odo Orejeras Lentes Respiradores Guantes adecuados Zapatos de seguridad Fajas protectoras de columnas para manipular pesos. Cinturones de seguridad Capacitacin necesaria.

MEDIOS DE ALMACENAMIENTO El jefe de almacn es responsable de proveer a su personal de los medios ms adecuados para que desarrollen su trabajo en forma ptima, sin poner en riesgo su integridad. Dentro de estos tenemos: a) De Almacenamiento: Estantera Estantera mvil Tanques y tolvas Parihuelas Caballetes para cables Casilleros Escaleras Linternas

b) c) d) -

De Acarreo: Fajas transportadoras Rodillos transportadores De elevacin (cangilones) Carretillas mecnicas carretillas hidrulicas De Manipuleo: Montacargas (petrleo, elctricos) Montacargas mecnicos Montacargas elctricos. De Medicin: Balanzas Winchas Micrmetros Vernier, etc.

LOS DESPACHOS Como principio: NADA DEBE SALIR DEL ALMACN SIN ESTAR AMPARADO POR UN DOCUMENTO DEBIDAMENTE APROBADO. El despacho es la fase culminante del proceso logstico, y de proceso logstico, y de su ordenamiento depende la calidad del servicio que brinde el almacn y el control de los consumos, es por esto que debe estar muy bien controlado. Los principales documentos de salida son: FACTURA Empresas Comerciales BOLETA DE VENTA GUA DE REMISIN

VALE DE SALIDA Empresas que VALE DE SALIDA PROVISIONAL Consumen material TRANSFERENCIA INTERNA TRANSFERENCIA EXTERNA

El almacn, debe horarios horarios y fechas de atencin a los usuarios, de acuerdo a las necesidades de consumo o a los programas de produccin. Todos los documentos que sustentan una salida, tienen una finalidad contable, por lo que, cualquiera que sea el sistema de control que exista, debe figurar como documento debidamente firmado por: El solicitante La persona que autoriza El despachador La persona que recibe.

Se debe determinar claramente a las personas autorizadas, de los cuales el almacn debe llevar una relacin en la cual estn registradas las firmas autorizadas y para qu lnea de materiales. El almacn debe llevar un archivo correlativo y organizado de cada uno de los documentos que sustentan un ingreso y salida. Los formatos de la factura, gua de remisin y boleta de venta, estn es establecidos por la Sunat, por lo que slo veremos cmo es un vale de salida.

VALE DE SALIDA FECHA ____________

NUMERO MOTIVO ____________

USUARIO ___________________________________________ C. COSTOS _______________ JUSTIFICACIN ________________________________________________________________ IT. CODIGO DESCRIPCION U/M CANTIDAD SOLICITAD DESPACH. CUENTA

__________________ solicitante

_____________________ _________________ ___________________ aprobacin almacn recib conforme

RESPONSABILIDADES DEL JEFE Y DEL PERSONAL DEL ALMACN 1 2 3 4 5 6 7 Mantener los niveles adecuados de stock. Mantener el orden del almacn Mantener la limpieza del almacn Mantener los productos en perfectas condiciones hasta que sean solicitados. Entregarlos de acuerdo a las condiciones fijadas (en caso de venta). Mantener actualizados el catlogo . Toda la mercadera debe estar identificada con una tarjeta que contenga: 8 9 Cdigo Descripcin Unidad de medida Ubicacin

Seleccionar la mercadera inactiva y proponer su destino final. Establecer junto con contabilidad y auditoria los sistemas de control del almacn (verificaciones e inventarios).

EL KARDEX El kardex es el control de ingresos y salidas de materiales, Puede ser mecanizado (software) o manual, el principio es el mismo, pero obviamente el primero tiene muchas ventajas. Tipos de Kardex El kardex puede ser contable o de saldos fsicos. El kardex contable es, como su nombre lo dice, el que lleva contabilidad, con fines de control del almacn. Es valorizado. El kardex de saldos fsicos, en compaas medianas o grandes, es necesario, para que el almacn pueda llevar sus propios controles y la programacin de stocks, pero slo de saldos fsicos, ya que las auditoras, recomiendan que el almacn no lleve costos ni precios unitarios. En la siguiente hoja, existe una muestra de un kardex. Esto se puede llevar en una hoja o una tarjeta o puede ser un registro de computador por tele proceso.
PTO. PEDIDO STOCK MINIMO STOCK MXIMO TIEMPO REPOSIC. PROCEDENCIA CLASE IMPORTANCIA DEMANDA MOVIMIENTO OBTENCIN

AO MES 1999 2000 2001

ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

TOTAL #

PEDIDO FECHA CANT. #

ORDEN DE COMPRA FECHA CANT. PROV. F. ENT. # FECHA

INGRESO CANT. ACUM.

DOCUMENTO

FECHA

INGRESO

SALIDA

SALDO

CODIGO

DESCRIPCION

U/M

UNICACION

EL ALMACN Como hemos visto, el almacenamiento constituye una de las funciones bsicas de la logstica y como tal, debe realizarse en forma ptima en todas las empresas e instituciones. La mayora de los empresarios toma al almacn como un Mal necesario puesto que ocasiona gastos no productivos, pero esto est muy alejado de la realidad, puesto que el almacenamiento es los gastos del almacn, constituyen una inversin, que si es bien planificado y utilizada racionalmente, va a ocasionar utilidades directas a la empresa. Una de las utilidades directas que origina el almacn son: Disminucin del COSTO DE POSESIN, lo cual aumenta las utilidades, en forma directa. Optimiza la inversin en stocks. Permite la continuidad de aquellas operaciones al tener los materiales en el momento oportuno en la cantidad necesaria en la calidad requerida. Permite llevar un control de los consumos, en forma oportuna, para poder controlar los gastos y el presupuesto de la empresa. Mxima utilizacin de los materiales; controlando y administrando eficientemente la recuperacin de muchos de ellos. Estudiando el rendimiento de los materiales en uso. Buscando materiales que reemplacen con ventaja a los que se estn usando. Normalizando y estandarizando los materiales del catlogo de la empresa. Resguarda los intereses de la empresa ante los proveedores, al efectuar una eficiente recepcin e ingreso de la mercadera requerida. Corresponde al jefe de almacn y al personal de esta rea, cumplir los objetivos trazados en base a un Programa de trabajo, cuya evaluacin sea

motivo de un informe, que DIVULGUE los logros obtenidos, y tambin los problemas que se tienen en el almacn, analizndolos convenientemente y proponiendo soluciones. EL personal del almacn es responsable de cmo la direccin de la empresa rene a los almacenes, demostrndolo, no solo con brindar un excelente servicio a los usuarios y/o clientes, sino demostrando los logros obtenidos, en cuanto a parmetros especficos. Estos parmetros, llamados tambin BENCHMARKING deben demostrar la situacin real del almacn, y tratar de cuantificar la forma econmica los resultados buenos o malos que se obtengan. De una manera muy general, sugiere algunos de estos parmetros: ndice de rotacin: general y por Composicin del stock: principales productos # Total de tems en stock # Total de tems en activos # Total de tems inactivo -% -%

# Total de tems con stock O - % # Total de tems sobre stock - % - motivo Si esto se pudiera valorizar, sera ptimo. # de vales de salida atendidos - # de tems # de tems atendidos / personal del almacn # de ingresos - # tems # de tems con normas y/o prdidas # de pedidos emitidos - # tems # de pedidos urgentes (indicando motivos) # de vales no atendidos por falta de stock # de tems de no stock Verificaciones de stock y resultados Apreciaciones sobre la seguridad del almacn.

Estos resultados deben compararse con los obtenidos en los ltimos 6 meses y analizar para ver si nos estamos aproximando a la meta o nos estamos alejando de ella.

As mismo, conviene que el almacn posea un manual de procedimientos y un perfil del personal que debe realizar las funciones segn el organigrama.

SESIN 9 - CONTROLES DEL ALMACN

CONTROLES DEL ALMACN En el almacn poseemos mucho dinero invertido, ms de los que puede tener el cajero en un buen da; por lo tanto, el personal del almacn y las dems autoridades de la empresa deban tener un buen control de existencias. Para poder llevar el control, existen: Los chequeos Toma de inventarios Para cualquiera de los controles se debe tener un buen kardex, al da, porque es la base para verificar se las existencias estn de acuerdo con lo que SE DEBE HACER.

CHEQUEOS Estos son sorpresivos y/o aleatorios. El jefe del almacn debe realizarlos en forma diaria, pero tambin, lo realizan en forma eventual: El jefe de logstica, auditora y contabilidad. El procedimiento es obtener los saldos de un nmero indeterminado de tems y compararlos con un conteo fsico. Las diferencias que pudieran existir, deben aclararse inmediatamente.

TOMA DE INVENTARIOS Toma de inventario es la comparacin entre el saldo contable (Kardex) y el conteo fsico de los materiales. Este, a diferencia de los chequeos, no debe ser sorpresivo, sino, lo principal, es su preparacin.

Clase de toma de inventarios

Existen 2 clases: Totales y rotativos o selectivos. Los inventarios totales, como su nombre lo indica, se toman sobre la totalidad de los tems. Es recomendable para empresas pequeas o con poco nmero de tems. Como es para poco nmero de tems, se pueden tomar con intervalos no muy grandes de tiempo y adems no cierra la atencin y requiere de personal no muy especializado. Toma de inventarios rotativos o selectivos. Son recomendables para empresas grandes o con muchos nmeros de tems. Son selectivos porque, seleccionamos a menudo especialmente, basados en la clasificacin ABC. As tenemos por ejemplo: Para materiales A y de mayor valor unitario: Para materiales B y de mayor valor unitario: Para materiales B y de mayor valor unitario: c/2 meses c/6 meses c/12 meses

Para los medianos o grandes empresas, es ms recomendable por: No cierra la atencin Pueden hacerse ms frecuentemente para los materiales ms importantes. Como son muy frecuentes, es necesario tener personal estable que se va a especializar en el conocimiento de los materiales, documentos contables y sistemas.

Preparacin

La preparacin consiste en: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Creacin o perfeccionamiento del catlogo. Creacin o perfeccionamiento del cardes contable Conciliacin entre fsico y kardex Ordenamiento y limpieza del almacn Pre - conteo Depuracin del procedimiento y formatos. Fecha de inicio y trmino. Determinacin del personal que intervendr. Determinacin del personal que intervendr. Preparacin de los medios necesarios.

10 Corte documentario. 11 Conteo y reconteo 12 Listado de discrepancias 13 Aclaracin de discrepancias 14 Informe final y ajuste de inventarios.

SESIN 10 CONTROL DE GESTIN

CONTROL DE GESTIN Como hemos visto, el almacenamiento constituye una de las funciones bsicas de la logstica y como tal, debe realizarse en forma ptima en todas las empresas e instituciones. La mayora de los empresarios toma al almacn como un Mal necesario puesto que ocasiona gastos no productivos, pero esto est muy alejado de la realidad, puesto que los gastos del almacn, constituyen una inversin, que si es bien planificado y utilizada racionalmente, va a aumentar la rentabilidad de la empresa la empresa. Una de las utilidades directas que origina el almacn son: Disminucin del COSTO DE POSESIN, lo cual aumenta las utilidades, en forma directa. Optimiza la inversin en stocks. Permite la continuidad de las operaciones al tener los materiales en el momento oportuno en la cantidad necesaria en la calidad requerida. Permite llevar un control de los consumos, en forma oportuna, para poder controlar los gastos y el presupuesto de la empresa. Mxima utilizacin de los materiales; controlando y administrando eficientemente la recuperacin de muchos de ellos. Estudiando el rendimiento de los materiales en uso. Buscando materiales que reemplacen con ventaja a los que se estn usando. Normalizando y estandarizando los materiales del catlogo de la empresa. Resguarda los intereses de la empresa ante los proveedores, al efectuar una eficiente recepcin e ingreso de la mercadera requerida. Corresponde al jefe de almacn y al personal de esta rea, cumplir los objetivos trazados en base a un Programa de trabajo, cuya evaluacin sea motivo de un

informe, que DIVULGUE los logros obtenidos, y tambin los problemas que se opongan a la eficiencia, analizndolos convenientemente y proponiendo soluciones. EL personal del almacn es responsable de cmo la direccin de la empresa considere a los almacenes, demostrndolo, no solo con brindar un excelente servicio a los usuarios y/o clientes, sino hacindole conocer los logros obtenidos, en cuanto a parmetros especficos. Estos parmetros, llamados tambin BENCHMARKING deben demostrar la situacin real del almacn, y tratar de cuantificar la forma econmica los resultados buenos o malos que se obtengan. De una manera muy general, sugiere algunos de estos parmetros: ndice de rotacin: general y por cada material A Composicin del stock: # Total de tems en stock # Total de tems activos # Total de tems inactivo # Total de tems agotados # Total de tems con sobre stock valores). # de vales de salida atendidos - # de tems # de tems atendidos / personal del almacn # de ingresos - # tems # de tems con mermas y/o prdidas # de pedidos emitidos - # tems # de pedidos urgentes (indicando motivos) # de vales no atendidos por falta de stock # de tems de no stock Verificaciones de stock y resultados de los chequeos. Apreciaciones sobre la seguridad del almacn contra siniestros. -% -% -% - % - indicando los motivos.

(Sera muy conveniente valorizarlos y tambin determinar el porcentaje en

Estos resultados deben compararse con los obtenidos en los ltimos 6 meses y analizar para ver si nos estamos aproximando a la meta o nos estamos alejando de ella. As mismo, conviene que el almacn posea un manual de procedimientos y un perfil

SESIN 11 EVALUACIN FINAL