Excel 10 najlepszych trikw

1.  SKOROSZYT DLA ZESTAWIE ROCZNYCH W KILKA SEKUND!

Zdarza si, e tworzysz skoroszyty z danymi podzielonymi na miesice. Kady arkusz to nowy okres. Pokaemy przydatne narzdzie, ktre zbuduje taki skoroszyt w mgnieniu oka. Zademonstrujemy przy okazji sposb na szybkie tworzenie nowych dokumentw o okrelonej z gry liczbie arkuszy. Rczne stworzenie takiego dokumentu wymaga troch pracy. Naleaoby doda nowy dokument, wstawi kilka arkuszy a nastpnie kady z nich odpowiednio nazwa. Jeli za pomoc kilku klikni chcesz uzyska taki efekt jak na rysunku 1, sprbuj naszej formuy!

Rys. 1. Arkusze z nazwami kolejnych miesicy

W tym celu: Otwrz Edytor VBA, wciskajc kombinacj klawiszy Alt + F11. W oknie Project VBA Project kliknij dwukrotnie nazw arkusza i wpisz makro widoczne na rysunku 2.

Rys. 2. Procedura nadajca zakadkom arkuszy nazwy kolejnych miesicy

Zapisz makro i zamknij Edytor VBA. Wybierz z menu Narzdzia/Makro/Makra... i uruchom makro StworzSkoroszytRoczny.
Opis dziaania procedury:

Na pocztku deklarujemy dwie zmienne:

i, ktra bdzie przyjmowa wartoci cakowite (Integer) i pozwoli na wykonanie ptli po wszystkich arkuszach skoroszytu, org, rwnie zmienna typu Integer, ktra bdzie przechowywa cz indywidualnych ustawie Excela. org nadajemy aktualn warto, jak domylnie ustawiona jest w opcjach programu Excel. Najczciej jest to liczba 3 (Rys. 3). Pobieramy t warto po to, eby nie zmieni na stae ustawie programu i mc je przywrci po wykonaniu makra. 

 Zmiennej

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka

Excel 10 najlepszych trikw

Rys. 3. Liczba 3 reprezentuje parametr SheetsInNewWorkbook

W linii Application.SheetsInNewWorkbook
wywouje funkcj MonthName.

= 12 zmieniamy tymczasowo opcje Excela i w kolejnej linii dodajemy nowy dokument ju zawierajcy oczekiwane przez nas 12 arkuszy, obrazujcych miesice.

W ptli For...Next zmieniamy nazw kadego i-tego arkusza na nazw kolejnych miesicy, ktre Excel
Funkcja ta ma dwa parametry pierwszy (i) okrela kolejny numer miesica, drugi mwi o zastosowaniu nazewnictwa miesicy: skrconego (True) lub penego (dla wartoci False lub przy jej braku). WSKAZWKA W zalenoci od tego czy w kodzie makra wpiszecie lini: Worksheets(i).Name = MonthName(i) czy Worksheets(i).Name = MonthName(i, True) wynik bdzie rny (Rys. 4a i Rys. 4b).<w>

Ostatnia

linia makropolecenia przywraca oryginalne ustawienia liczby arkuszy w nowym skoroszycie, poprzez uycie zapamitanej wczeniej zmiennej org.

Opisana metoda budowania skoroszytw o danej iloci arkuszy, poprzez ingerencj w opcje programu jest szybsza ni np. zastosowanie kolejnej ptli wstawiajcej arkusze.

Rys. 4a. Nazwy nadawane arkuszom przy zapisie: MonthName(i, True)

Rys. 4b. Nazwy nadawane arkuszom przy zapisie: MonthName(i)

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka

Excel 10 najlepszych trikw

2.  TYGODNIOWY PLAN DYURW Z UKONYM NAGWKIEM
Przygotowae prosty plan tygodniowych dyurw (Rys. 5). W pierwszym wierszu znajduj si dni tygodnia, a w kolumnie A dane pracownikw. W komrce A1 chciaby wstawi lini ukon, aby stworzy nagwek dla danych z kolumny i wiersza.

Rys. 5. Przykadowy plan dyurw

Aby to zrobi: Do komrki A1 wpisz:Dzie tygodnia, wcinij dwukrotnie kombinacj klawiszy Alt + Enter i wpisz: Pracownik. Kliknij prawym przyciskiem na komrce A1 i z menu podrcznego wybierz polecenieFormatuj komrki... Wybierz zakadk Wyrwnanie i z rozwijanych list wybierz wartoci zgodnie z rysunkiem 2.

Rys. 6. Prawidowe wyrwnanie tekstu w komrce

Opcja Rozoone, zostaa wprowadzona od wersji Excela 2002. Jeli korzystasz ze starszego oprogramowania, wybierz opcj Grne i rcznie dopasuj wysoko wiersza, tak aby uzyska podany efekt.

Przejd do zakadki Obramowanie i wcz obramowanie ukone

(Rys. 3).

Rys. 7 Ukone obramowanie komrki

Na koniec dopasuj szeroko i wysoko komrki tak, aby ukona linia nie zakrywaa tekstu.
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka

Excel 10 najlepszych trikw

Efekt kocowy prezentuje rysunek 8.

Rys. 8. Gotowy plan dyurw z ukonym nagwkiem

3.  JAK ZAZNACZY CA TABEL ZA POMOC JEDNEJ KOMBINACJI KLAWISZY?

Pracujc w arkuszu kalkulacyjnym bez przerwy zaznaczasz dane w tabelach, aby mc dokonywa na nich rnorodnych operacji (np. kopiowania, wklejania, wypeniania, czy zaznaczania obszarw arkusza do wydruku). Jeli tabele skadaj si z kilkunastu komrek, nie stanowi to problemu, jednak gdy obszar skada si kilkunastu oddzielnych tabel i obejmuje bardzo du liczb komrek, czynno ta okazuje si uciliwa. Aby temu zaradzi pokaemy Ci, w jaki sposb za pomoc trzech klawiszy moesz zaznacza bardzo obszerne tabele danych. Na przykadzie dwch maych tabel powiemy Ci jak atwo moesz to zrobi. Rysunek 9 przedstawia dwie przykadowe tabele.

Rys. 9. Przykadowe dwie oddzielne tabele

Aby byskawicznie zaznaczy cay obszar grnej tabeli: Zaznacz jej dowolna wypenion komrk, np. C3.

Wcinij kombinacj klawiszy Ctrl + Shift + 8.

Zauwa e wszystkie komrki tabeli zostay zaznaczone (Rys. 10). 

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka

Excel 10 najlepszych trikw

Rys. 10. Byskawicznie zaznaczony cay obszar tabeli

Sprbuj w identyczny sposb zaznaczy tabel poniej. Po wciniciu kombinacji klawiszy, powinien podwietli si zakres komrek B8:D11. Przedstawiony skrt dziaa w ten sposb, e zaznacza wszystkie wypenione danymi komrki, ktre przylegaj do aktywnej komrki. Nie zaznacza natomiast komrek pustych.

4.  TRJWYMIAROWE KOMRKI ARKUSZA

Aby uczyni wane wartoci jeszcze bardziej czytelnymi, pokaemy Ci jak moesz efektownie sformatowa komrki, tak, aby przypominay trjwymiarowe przyciski (Rys. 11). Moesz do tego celu wykorzysta standardowe formatowanie komrek arkusza.

Rys. 11. Trjwymiarowe komrki arkusza

Aby uzyska taki efekt w pierwszej kolejnoci dostosuj kolor ta komrek: Zaznacz zakres komrek o jeden wiersz i kolumn wikszy od tabeli zawierajcej dane (B6:E14) i wybierz z menu Format/Komrki... lub wcinij kombinacj klawiszy Ctrl + 1. Przejd do zakadki Desenie, wybierz kolor ta i zatwierd OK. Teraz aby uzyska nagwek tabeli w formie wypukego przycisku 3D zmodyfikuj w odpowiedni sposb krawdzie komrek:

Zaznacz obszar, ktry chce zamieni w przycisk wypuky (C7:D7) i ponownie wcinij kombinacj klawiszy

Ctrl + 1. Wybierz zakadk Obramowanie, zaznacz styl linii znajdujcy si w lewym dolnym rogu okienka wyboru Styl: i z rozwijanej listy Kolor: wybierz: Biay (Rys. 12). 

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka

Excel 10 najlepszych trikw

Rys. 12. Wybrany styl i kolor obramowania komrek

Wcz obramowanie z gry ( ) i z lewej ( ). Teraz zmie kolor na Czarny, wcz obramowanie z dou (

) i z prawej (

) i zatwierd OK.

Aby osign efekt przycisku wklsego (zakres C13:D13) wystarczy, e wykonasz te same kroki zamieniajc jednak kolory obramowa odpowiednio: biay na czarny i czarny na biay. Zwr szczegln uwag na to, e styl linii biaej musisz wybra zanim zmienisz kolor. Na koniec wcz obramowanie wewntrzne (zakres C8:D12) i zmie jego kolor na biay.

5. JAK OBLICZY WYRAENIE MATEMATYCZNE?

Przygotowujesz zestawienie, w ktrym wrd innych danych, musisz umieci proste wyraenia matematyczne. Jak automatycznie wyliczy warto tych wyrae? Przykadowo, robisz zestawienie powierzchni pomieszcze, tak jak na rysunku 13.

Rys. 13. Przykadowe zestawienie z wyraeniami matematycznymi

Excel nie dysponuje funkcj pozwalajc na obliczanie takich wyrae, lecz moesz wykorzysta metod o nazwie SZACUJ(). Zasadniczo, tego typu narzdzia przeznaczone s do wykorzystania w specjalnych arkuszach makr, lecz istnieje sposb, aby wykorzysta je te na zwykych arkuszach. Aby to zrobi: Zaznacz komrk D2. Wybierz z menu Wstaw polecenie Nazwa/Definiuj... W otwartym oknie Definiowanie nazw w polu Nazwy w skoroszycie wpisz nazw: Oblicz. W pole Odwouje si do: wpisz formu:
=JEELI(C2=;0;SZACUJ(C2))

i zatwierd OK. 

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka

Excel 10 najlepszych trikw

Komrka C2 jest tutaj pierwsz komrka obszaru zawierajcego wyraenia matematyczne.

Rys. 14. Definiowanie nazwy odwoujcej si do formuy

W komrk D2 wpisz formu:

=Oblicz

Skopiuj formu z komrki D2 w d.

W kolumnie D uzyskae wyniki oblicze wyrae matematycznych. Jeeli komrka w kolumnie C bdzie pusta, wynikiem formuy bdzie warto zerowa. Przykad obliczonych w ten sposb wyrae przedstawia rysunek 15.

Rys. 15. Obliczone wyraenia matematyczne

Czasami spotykasz si z wyraeniami nie zawierajcymi typowych operatorw matematycznych, tak jak na przykad w zestawieniu na rysunku 16.

Rys. 16. Przykad zestawienia z nietypowymi wyraeniami matematycznymi

W takim przypadku wcale nie musisz rcznie zmienia nietypowych znakw. Podczas definiowania nazwy, w pole Odwouje si do: wpisz nastpujc formu:
=JEELI(C2=;0;SZACUJ(PODSTAW(C2;x;*)))

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka

Excel 10 najlepszych trikw

Wtedy, podczas oblicze, funkcja PODSTAW() zamieni wszystkie znaki x na symbole mnoenia (*) i metoda SZACUJ() bez problemu obliczy utworzone w ten sposb wyraenie matematyczne, tak jak przedstawiono to na rysunku 17.

Rys. 17. Przykad oblicze dla nietypowych wyrae

6.  JAK ZA POMOC FORMUY ROZDZIELI IMI I NAZWISKO ZAPISANE W JEDNEJ KOMRCE?

Otrzymae dug list klientw. Jednak imi i nazwisko kadego z nich zapisane jest w jednej komrce. Chciaby klientw posortowa alfabetycznie po nazwisku, jednak w obecnej formie jest to niemoliwe. Fragment listy klientw przedstawia rysunek 18.

Rys. 18. Imiona i nazwiska klientw umieszczone w jednej komrce

Aby to zrobi, moesz posuy si funkcjami tekstowymi LEWY i PRAWY, ktre pobior z duszego cigu tekstowego fragment tekstu, odpowiednio z lewej lub prawej strony. W tym celu: Do komrki B2 wpisz nastpujc formu:
=LEWY(A2;ZNAJD( ;A2)-1)

i skopiuj do komrek poniej Natomiast do komrki C2:

=PRAWY(A2;D(A2) ZNAJD( ;A2))

i skopiuj do komrek poniej. W efekcie rozdzielie imi i nazwisko z jednej komrki do dwch (Rys. 19) 

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka

Excel 10 najlepszych trikw

Rys. 19. Imi i nazwisko w osobnych komrkach

Teraz moesz ju swobodnie przystpi do alfabetycznego posortowania nazwisk. W tym celu: Zaznacz zakres komrek A1:C10 i z menuDane wybierz polecenie Sortuj... Jako pierwsze kryterium sortowania wybierz Nazwisko i zaznacz obok opcj Rosnco. Upewnij si, e zaznaczona jest opcja Ma wiersz nagwka i kliknij OK. Wszyscy klienci zostali alfabetycznie posortowani wedug nazwiska.

Rys. 20. Klienci posortowani alfabetycznie

7.  JAK OZNACZY W ARKUSZU WSZYSTKIE KOMRKI ZAWIERAJCE FORMUY?

Otrzymae rozbudowane zestawienie od swojego wsppracownika. Chciaby sprawdzi poprawno wykonywanych przez niego oblicze. Aby to zrobi musisz si najpierw dowiedzie, ktre komrki w arkuszu zawieraj formuy obliczeniowe. Przykadowy fragment arkusza przedstawia rysunek 21.

Rys. 21. Fragment zestawienia

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka

Excel 10 najlepszych trikw

Aby podwietli komrki zawierajce formuy, wykonaj nastpujce czynnoci: Zaznacz cay arkusz wciskajc kombinacje klawiszy Ctrl + A. Z menu Edycja wybierz polecenie Przejd do... i oknie dialogowym kliknij Specjalnie... W oknie Przejd do specjalnie zaznacz pole Formuy i zakocz OK.

Rys. 22. Okno Przejd do specjalnie

W arkuszu zostay zaznaczone tylko te komrki, w ktrych znajduje si formua. Teraz ju moesz trwale je oznaczy wybierajc dowolny kolor czcionki lub ta.

Rys.23. Komrki z formuami oznaczone kolorem

Jeli chcesz aby widoczne byy formuy, a nie tylko wyniki ich oblicze, wybierz Narzdzia/Opcje..., przejd do zakadki Widok i w opcjach okna zaznacz Formuy.

8. J  ak szybko sortowa tabele nie uwzgldniajc pierwszej kolumny?

Otrzymae list miesicznych utargw kadego sprzedawcy. Chcesz mie moliwo szybkiego sortowania tabeli, aby sprawdzi, ktry z nich by najlepszy w danym miesicu lub na koniec kwartau. Najszybciej zrobi to zaznaczajc dowoln komrk z kolumny, wedug ktrej chcesz posortowa tabel i klikn na pasku narzdziowym polecenie Sortuj rosnco lub Sortuj malejco . Jednak ten sposb uwzgldnia przy sortowaniu wszystkie kolumny, a Ty potrzebujesz zostawi nieposortowan pierwsz kolumn, w ktrej jest liczba pocztkowa. 10

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka

Excel 10 najlepszych trikw

Przykadowe zestawienie przedstawione jest na rysunku 24.

Rys. 24. Lista utargw sprzedawcw

Zaznaczenie komrek tylko w tych kolumnach, ktre chcesz posortowa, wybranie polecenia Sortuj z menu Dane i okrelenie parametrw sortowania jest dosy czasochonne, a czasami nawet kopotliwe. Pokaemy Ci, co zrobi, aby korzystajc z polece sortujcych znajdujcych si na pasku narzdzi, pierwsza kolumna nie bya sortowana. W tym celu: Kliknij prawym przyciskiem myszy na nagwku kolumny B i z menu podrcznego wybierz polecenie Wstaw. Kliknij ponownie prawym przyciskiem myszy na nagwku dodanej kolumny i z menu podrcznego wybierzcie polecenie Ukryj. Teraz dane wygldaj praktycznie tak samo jak przed wstawieniem dodatkowej kolumny, lecz za to masz moliwo szybkiego sortowania tabeli z pominiciem pierwszej kolumny, przy pomocy polece Sortuj rosnco lub Sortuj malejco. Efekt kocowy z uwzgldnieniem sortowania wg kolumny C prezentuje rysunek 25.

Rys. 25. Wygld danych po zastosowaniu sortowania

9. Przegldarka zawartoci komrek innego arkusza

W Arkuszu1 znajduje si zestawienie zawierajce wartoci sprzeday towarw dla poszczeglnych miesicy. W Arkuszu2 chcesz stworzy przegldark zawartoci tego zestawienia. Aby j wykona posuymy si formantem Pokrto i bardzo przydatn funkcj PRZESUNICIE. Dane sprzedaowe z Arkusza1 przedstawia rysunek 26. 11

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka

Excel 10 najlepszych trikw

Rys. 26. Tabela z danymi

Przygotuj teraz przegldark. Przejd do Arkusza2 i do komrki A2 wpisz: Miesice W komrkach B2:D2 wpisz kolejno Towar 1, Towar 2, Towar 3. Z menu Widok wybierz polecenie Paski narzdzi/Formularze. Na pasku formularze zaznacz Pokrto ( ) i narysuj formant zgodnie z rysunkiem 27.

Rys. 27. Wstawiony formant

Kliknij prawym przyciskiem myszy na Pokrto i z menu podrcznego wybierz Formatuj formant... W zakadce Formant wypenij poszczeglne pola zgodnie z rysunkiem 28 i zatwierd OK.

Rys. 28. Ustawienia Pokrta

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka

12

Excel 10 najlepszych trikw

Do komrki A3 wpisz nastpujc formu:
=PRZESUNICIE(Arkusz1!A2;$A$1;0)

i skopiuj j w prawo, a do komrki D3. Skadnia funkcji jest nastpujc:

=PRZESUNICIE(adres; liczba wierszy; liczba kolumn)

gdzie: adres jest to adres komrki, od ktrej zaczynamy liczy przesunicie,  liczba wierszy jest to liczba reprezentujca liczb wierszy, o jak naley si przesun w gr lub w d,  liczba kolumn jest to liczba reprezentujca liczb kolumn, o jak naley si przesun w prawo lub w lewo.  WSKAZWKA Jeeli w dowoln komrk wpiszesz: =PRZESUNICIE(B2;2;-1) oznacza to bdzie, e liczc od komrki B2 przesuniesz si o dwa wiersze w d i jeden w lewo i w rezultacie funkcja zwrci to, co znajduje si w komrce A4. W formule argument $A$1 oznacza, e z tej komrki pobierana bdzie liczba wierszy o jak naley si przesun. Komrka ta jest poczona z Pokrtem poprzez pole cze komrki widoczne na rysunku 3. Teraz, gdy naciniesz na pokrto dane z Arkusza1 bd pobierane przy pomocy funkcji PRZESUNICIE i wstawiane do przegldarki. Na rysunku 29 przedstawiono widok caej przegldarki wraz z pobranymi danymi.

Rys. 29. Gotowa przegldarka

Przesunicie podane w liczbach dodatnich oznacza przesunicie w praw stron, a w liczbach ujemnych w lew jeeli chodzi o kolumny. Natomiast w przypadku wierszy podajc liczb dodatni przesuwasz si w d, a ujemn w gr.

10. J  ak wstawi daty z pierwszym dniem roboczym kadego miesica?

Wskazanie pierwszego dnia roboczego w miesicu wymaga odnalezienie pocztkowego dnia z pominiciem sobt i niedziel. Do oblicze posuymy si funkcjami znajdujcymi si w dodatku Analysis ToolPak. eby funkcje znajdujce si w dodatku zadziaay naley go wczy. W tym celu wybierz Narzdzia/Dodatki i zaznacz Analysis ToolPak. 13

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka

Excel 10 najlepszych trikw

Teraz ju moesz wstawi nastpujc formu:
=WORKDAY(EOMONTH(DZI();-1);1)

Zaznacz uzyskan dat i wcinij kombinacj klawiszy Ctrl + 1. Pojawi si okno Formatuj komrki. W zakadce Liczby, zaznacz kategori Niestandardowe i w polu Typ: wpisz: d mmmm rrrr.

Rys. 30. Data w tym formacie wywietlana jest z numerem dnia bez zera na pocztku, pen nazw miesica oraz czterocyfrowym rokiem

Po nadaniu formatu zostanie wywietlona data pierwszego dnia biecego miesica. Jeeli dodatkowo chcesz uwzgldni wita, musisz wpierw stworzy ich list. Moe to by lista wit na biecy rok, ale rwnie dobrze lista moe uwzgldnia przysze lata (Rys. 31).

Rys. 31. Lista wit

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka

14

Excel 10 najlepszych trikw

Jeeli posiadasz list wit formua bdzie miaa nastpujc posta:
=WORKDAY(EOMONTH(DZI();-1);1;A1:A20)

Jeeli chcesz sprawdzi, jaki by pierwszy dzie roboczy innego miesica ni obecny, to zamiast funkcji DZI() wstaw adres komrki z dowoln dat wybranego miesica.

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka

15