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Procedimiento de Comunicacin del SGA

Referencia a la Norma ISO 14001:2004 4.3.1

Cdigo: SNEST-GA-PR-03 Revisin: O Pgina 1 de 5

1.

Propsito Establecer los lineamientos y las actividades que permitan una eficaz comunicacin interna y externa entre los diferentes niveles y funciones del SNEST y tambin con las partes interesadas en relacin a los aspectos ambientales y del SGA.

2.

Alcance Este procedimiento aplica para la difusin de toda comunicacin interna y/o externa que tenga relacin a los aspectos ambientales del SNEST.

3.

Polticas de operacin

3.1 El Departamento de Comunicacin y Difusin (*) es el responsable de llevar a cabo la difusin interna y externa del SGA y el diseo de la presentacin de la informacin. 3.2 Los principales temas de comunicacin INTERNA del SGA se basar principalmente en la Poltica Ambiental, aspectos ambientales, requisitos legales aplicables, objetivos y metas ambientales establecidos. 3.3 Los principales temas de comunicacin EXTERNA del SGA se basar principalmente en la Poltica Ambiental, Lista de aspectos ambientales, objetivos y metas ambientales. 3.4 Los/as responsables de los procesos y/o procedimientos solicitaran al Departamento de Comunicacin y Difusin las necesidades de comunicacin interna y/o externa validada por RD y/o Coordinador/a del SGA, la informacin debe incluir: vigencia, responsable de la emisin y responsable del retiro de la misma. 3.5 Los medios de comunicacin pueden ser a travs de la Pgina Web, correos electrnicos, prensa, radio y/o TV, revistas, trpticos, folletos, carteles, lonas impresas, y los mencionados en la Poltica de Comunicacin, su eleccin depender del material a difundir.

(*) Si organizacionalmente no se cuentan con el Departamento de Comunicacin y Difusin, la Direccin tiene la facultad para designar al responsable de esta actividad.

ELABOR
ING. JULIO CSAR PREZ RAMOS MA ADRIANA NIETO CASTELLANOS ING. JOS MIGUEL SANTIAGO S. ING. HCTOR ESCOBAR JARDINES

CONTROL DE EMISIN REVIS


ING. OLIVIA GUADALUPE TREVIO MONTEMAYOR ING. JOS ESCRCEGA CASTELLANOS

AUTORIZ
MC JOS ALFREDO GONZLEZ LINARES DIRECTOR DE PROGRAMAS DE INNOVACIN Y CALIDAD DE LA DGEST

Firma:

4 / octubre / 2011

Firma:

25 / octubre / 2011

Firma:

26 / octubre / 2011

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4. Diagrama de procedimiento
Direccin, Subdirecciones, Jefaturas de Departamento, de Laboratorio, Talleres o Responsables de procesos y/o procedimientos Inicio 1 Identifican necesidades de comunicacin interna y/o externa del SGA RD y/o Coordinador/a del SGA Departamento de Comunicacin y Difusin

2 Revisa y valida la informacin a difundir

NO Cumple?

SI 3 Elabora Bitcora para Comunicacin del SGA y enva al Departamento de Comunicacin y Difusin la informacin a publicar. 5 Detecta si la comunicacin fue eficaz y presenta informacin en la revisin de la direccin 4 Difunde aspectos del SGA

Trmino

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5. Descripcin del procedimiento


Secuencia 1. Identifican necesidades de comunicacin y/o informacin interna y/o externa del SGA. Actividad 1.1 El personal que realiza actividades relacionadas con los aspectos ambientales significativos, dueos de procesos y/o procedimientos determina la informacin que debe darse a conocer interna o externamente y recomienda los medios de difusin y comunicacin a utilizar. 1.2 Entrega la Informacin a la Coordinacin del SGA y/o RD 2.1 Recibe las necesidades de difusin de las diferentes reas 2.2 RD y/o Coordinador del SGA revisa y valida que la informacin a publicar sea acorde a la Poltica Ambiental del SNEST, para la elaboracin del programa de comunicacin o su publicacin inmediata. Si no cumple, informa al rea solicitante y regresar al punto 1. Si Cumple, informa al rea solicitante y enva al Departamento de Comunicacin y Difusin para su difusin. 3.1 La informacin se enva al Departamento de Comunicacin y Difusin a travs de documento (fsico y/o electrnico) indicando si la comunicacin es interna o externa y la propuesta del medio de comunicacin. 3.2 Registra la solicitud de comunicacin en la Bitcora para Comunicacin del SGA (SNEST-GA-PR-003-01). 4.1 Recibe del RD/Coordinacin del SGA mediante oficio la informacin validada para difusin y comunicacin. 4.2 Difunde y comunica la informacin. 5.1 Se registra en la Bitcora para Comunicacin del SGA (SNEST-GA-PR-003-01) si la comunicacin ha sido eficaz, para la toma de acciones correspondientes. Esta verificacin se realizar 10 das hbiles despus de haber hecho la difusin. 5.2 Conforme a la informacin recibida, la analiza e incorpora para la revisin por la direccin del SGA la comunicacin de las partes interesadas externas. . Responsable Direccin, Subdirecciones, Jefaturas de Departamento, de laboratorios, Talleres o Responsables de procesos y/o procedimientos.

2. Revisa y valida la informacin a difundir.

RD y/o Coordinacin del SGA.

3. Elabora Bitcora para Comunicacin del SGA

RD y/o Coordinacin del SGA.

4 Difunde aspectos del SGA

Departamento de Comunicacin y Difusin

5 Verifica eficacia de difusin y comunicacin

RD y/o Coordinacin del SGA

6. Documentos de referencia Documentos


Norma ISO 14001:2004, punto 4.4.3

7.

Registros

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Registros
Bitcora para Comunicacin del SGA

Tiempo de retencin
1 ao

Responsable de Conservarlo
RD y/o Coordinador del SGA

Cdigo
SNEST-GA-PR-03-01

8. Glosario Comunicacin Interna: Son todas aquellas publicaciones que son exclusivas de un rea,
departamento y/o la Comunidad Tecnolgica que solo se comunican al interior de las Instituciones del SNEST.

Comunicacin Externa: Son todas aquellas publicaciones de un rea, departamento y/o la


Comunidad Tecnolgica que se comunica al exterior de las Instituciones del SNEST. en los diferentes Canales de Comunicacin.

Comunidad Tecnolgica: Es el conjunto del Personal y estudiantes de SNEST.


Partes Interesadas: Persona o grupo que tiene inters est afectado por el desempeo ambiental del SNEST.

Canales de Comunicacin:
Reuniones en grupo La reunin surge cuando se convoca a dos o ms personas para comunicar, debatir, tomar decisiones y/o acuerdos sobre cualquier aspecto ambiental del Sistema de Gestin Ambiental (SGA) teniendo como evidencia de la misma una minuta de acuerdos y/o resultados. Publicaciones internas

Es toda aquella informacin que se publica y difunde para informacin exclusiva de la comunidad tecnolgica. Los boletines son aprovechados como cauce de comunicacin de la informacin, derivada de la gestin, que interese transmitir. Es un vehculo unidireccional.
Circulares internas La circular interna, entendida como un escrito o memorando en que la alta direccin comunica algo a todos los integrantes o a una parte de la institucin, es unidireccional. Vitrina o tablero de anuncios Son lugares de visualizacin y lectura de informacin facilitada por la alta direccin. Se distribuyen estratgicamente ubicados para colocar informacin variada, en los que se colocan escritos, cuadros, grficos, fotografas, carteles o similares. Cartel o manta Son elementos grficos de informacin, sobre algo concreto, ms o menos puntual, dotados de diseo para atraer la atencin de personal y usuarios, hacia el mensaje y la informacin. La comunicacin es unilateral y descendente. Videos Son producciones audiovisuales desarrolladas para transmitir informacin aprovechando las posibilidades de estos medios. La informacin puede ser generada sobre la naturaleza o las actividades del SGA. Encuestas Es un elemento de comunicacin unidireccional, pero ascendente. Permite recabar la opinin de los empleados o usuarios sobre algunos aspectos de la gestin, de sus actividades o procesos e igualmente recibir sugerencias sobre stos. Buzn de observaciones, quejas y/o sugerencias

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Es un espacio fsico o virtual, donde la comunidad tecnolgica y partes interesadas pueden expresar sus opiniones respecto a alguna inquietud del Sistema de Gestin Ambiental.Utilizado en muchas ocasiones para diversas cuestiones en el SGA. Si se usa para recabar quejas, sugerencias y opiniones de empleados y usuarios, se estara usando para la comunicacin unidireccional ascendente. Correo electrnico

Forma de comunicacin virtual, donde la informacin se realiza de manera personal, permitiendo una comunicacin bidireccional, donde el inconveniente es que puede ser tardada. Puede ser utilizado como foros de opinin y debate, buzn de sugerencias y similares, el e-mail permite una comunicacin bidireccional, ascendente y descendente entre los mandos y el resto de los usuarios.
Pgina web o internet Tecnologa de alcance mundial de comunicacin virtual por medio redes interconectadas; al utilizarse para comunicacin interna, da la posibilidad de accesar a contenidos informativos acerca del SGA, resultados, informes generales, productos o actividades, etc. Intranet Tecnologa de internet para compartir dentro de una organizacin parte de sus sistemas de informacin mediante una red privada; Es una opcin ms de la comunicacin entre las partes involucradas, y las sugerencias, peticiones o cualquier comunicacin en general, se realizan de una forma ms rpida y eficiente. Medios de comunicacin masiva: La radio, la televisin, los peridicos, revistas, anuncios espectaculares y boletines son aprovechados como cauce de comunicacin masiva de la informacin, derivada de la gestin, que se interese transmitir. Son vehculos unidireccionales.

9. Anexos
9.1. Bitcora para Comunicacin del SGA SNEST-GA-PR-03-01

10.

Cambios a esta versin


Nmero de revisin Fecha de actualizacin Descripcin del cambio

24 DE OCTUBRE 2011

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