Curso de Excel Avanzado

Lunes 19 al Jueves 22 de abril de 2010 9-14 horas CFE Zona Morelia Sur

M.C. Juan Carlos Olivares Rojas juancarlosolivares@hotmail.com jcolivar@itmorelia.edu.mx @jcolivares Celular: 4431813542 http://antares.itmorelia.edu.mx/~jcolivar/

Bienvenidos al curso de Excel avanzado. En este curso se vern los tpicos ms importantes de Excel. El curso parte de que los participantes ya tienen conocimientos bsicos sobre Excel, de cualquier forma se parte desde cero de un inicio. Para llevar a buen trmino el curso es necesario que los participantes realicen las actividades recomendadas. Se les pide de la manera ms atenta el tener consideracin por sus dems compaeros que pueden ir ms atrasados que nosotros. Se les pide puedan ayudar a sus compaeros con alguna duda que se pudiera presentar. Ms que un libro de texto, queremos que el curso sea 100 prctico aunque se irn elaborando notas por si tenemos alguna duda. Se seguir la metodologa de enseanza-aprendizaje Bambi; es decir, a prueba y error. En el curso se vern los siguientes tpicos: 0. Polticas generales del curso y repaso de Excel bsico 1. Creacin de Frmulas y vnculos 2. Auditora de Libros de Trabajos 3. Creacin de formularios 4. Filtros totales 5. Subtotales en listas

6. Analizar Datos con Tablas dinmicas 7. Compartir libros de trabajo 8. Automatizacin de Tareas 9. Trabajos con escenarios 10. Creacin de Plantillas

En cuanto al material y referencias bibliogrficas existen muchas fuentes, algunas actualizadas otras ms viejas. Mucha documentacin se puede encontrar en Internet. No existe un libro base para ello. Se sugiere mucho la bsqueda de videotutoriales como los que existen en Youtube y pginas similares.

0. Polticas generales y Repaso de Excel. Se debern entregar todos los productos. El horario del receso ser ? Aunque estn en la total libertad de tomar un refrigerio en cualquier momento. La asistencia al curso es fundamental. Las actividades se pueden reformular hacia su trabajo si es que la actividad se puede adaptar. Dinmica de rompehielos: Cmo me llamo? Cmo aplico Excel en mi trabajo, en la vida diaria, o bien sino lo aplico en que lo aplicara? Aprovecharemos el concepto de Inteligencia Colectiva. De esta forma trabajaremos para la construccin de la documentacin. Es decir, de lo que es realmente relevante y significativo para m ser de lo que tomaremos nota y compartiremos con los dems compaeros va el correo electrnico del profesor. Para los trabajos se debern guardar en base al siguiente formato: iniciales de mi nombre(s), apellido paterno, apellido materno, seguido del nmero consecutivo de la actividad. As la tarea 3 de su profesor sera jcolivaresrojas3.xlsx Se sugiere guardar los archivos de Excel en formato 2007 y slo en el caso de que sea necesario se convertirn en una versin ms antigua.

Inicio de Excel Dnde esta Excel?

Qu es Excel? Qu versin manejo? Para qu me puede servir Excel? Historia y Futuro de Excel Interfaz Grfica (manejo de la aplicacin y de las opciones)

Actividad 1. Realizacin del formato de asistencia al curso. El objetivo es aplicar formato a la hoja de clculo (tablas con bordes y fondo de colores, toda la hoja con fondo, etc.). Se contar con una hoja para indicar el porcentaje de asistencia. Se dividirn los campos de Nmero, Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre, se colocar una columna para cada da de la semana del Lunes al Jueves (ver series). As como una columna que nos indique el porcentaje de asistencia. Se colocar un 1 si asisti a clases y un 0 si no. Si el porcentaje de asistencia es mayor o igual al 75% podr acreditar el curso (mostrar en pantalla el mensaje de acreditado, no acreditado) con una celda Tpicos a tratar: formatos, frmulas bsicas, frmulas avanzadas. Formato condicional y frmulas condicionales.

Actividad 2. Del ejemplo anterior, considrese el esquema en que puede existir retardos, en donde cada retardo es media asistencia. Cmo tendra que cambiarse la hoja de clculo anterior. Tpicos a tratar: reformulacin de hoja de clculo.

Actividad 3. Del ejemplo anterior imagnese que se utilizan datos en forma de escala y se colocan letras para el manejo de la asistencia: A-Asisti, I-Inasistencia y R-Retardo. Ahora cada dos inasistencias se consideran un retardo (as si slo tuve un retardo no se me penaliza). Tambin se desea saber quien, o quienes son los ms faltistas as como los que nunca faltan. Tpicos: frmulas de conteo, funciones bsicas de filtro funciones de bsqueda.

1. Creacin de frmulas y vnculos

La parte ms importante de Excel es el trabajo numrico a travs de la especificacin de frmulas propias.

El programa cuenta con frmulas propias aunque como se ver ms adelante podemos crear nuestras propias frmulas para luego utilizarlas (formulario). El manejo de frmulas puede realizarse a travs de los asistentes o bien de forma directa utilizando el operador = Si una celda inicia con = indica que se debe tratar como una frmula. Las frmulas generalmente tienen nombre en Espaol salvo que el programa este en otro idioma. IMPORTANTE: Las configuraciones de Excel y de muchos programas depende de la configuracin regional definida en el sistema La seleccin de las celdas se puede hacer de manera manual o bien utilizando el puntero del ratn. Se deber tener cuidado de Se pueden simplificar mucho el clculo de frmulas utilizando rango de nombres.

Actividad 4. De la primera actividad. El profesor quiere saber de forma automtica como quedan los nombres de los archivos para cada alumno. Tpicos: utilizar frmulas de manipulacin de cadenas

Actividad 5. De la siguiente tabla se desea obtener lo siguientes estadsticos todos ellos aplicados al suedo neto: Media, Mediana, Moda, Mximo, Mnimo. Adems de realizar una tabla de frecuencias y graficarla. Los datos de las tablas se llenarn en base a frmula y debe de ser dinmica. La antigedad se calcula en base a la fecha de hoy (no la que viene en la hoja). El bono se calcula en base a los aos de antigedad. Se deber ubicar el intervalo adecuado. El impuesto se calcula en base al rango de valor considerado en porcentaje y no la cuenta fija. Revisar si es del salario total (base + bono) para obtener el valor de descuento del IMSS y del sindicato. El sueldo neto se calcula en base a la suma de base+bono todos los impuestos. Si los datos de la tabla se ven muy pequeos favor de abrirla en algn programa editor de imgenes como Paint o hacer zoom (acercamiento a la imagen) Tpicos: funciones estadsticas, graficacin.

Los vnculos (enlaces) nos permiten ligar diferentes documentos o diferentes hojas de clculo. Cuando se manejen referencias hacia otros libros de trabajo se deber seguir el formato Hoja!celda. Recuerden que existen celdas absolutas y relativas. Una celda relativa puede variar su ubicacin en las frmulas. Para hacer fijo ya sea una fila, columna o ambas se maneja el operador $ para hacerlo. As por ejemplo $C$4 indica que la celda C4 nunca cambia de lugar al aplicar la frmula. EXTRA: Pasar las tablas de bono e impuesto en dos hojas aparte.

2. Auditoria de libros de trabajo

Los libros de trabajo se pueden auditar para encontrar caractersticas que a simple vista no pueden observarse. La auditora tiene gran utilidad cuando se estn observando los valores de una frmula. Por una parte Actividad 6. Realizar una hoja de clculo que permita obtener las races de una ecuacin cuadrtica por frmula general. Se deber plantear la frmula y los resultados. As como graficar los resultados. Colocar algunos valore para la tuplas A,B y C entre ellos por ejemplo 0 1 2; 1 0 4; etc.

Tpicos: auditora de celdas y libros. De donde se obtienen los datos. Graficacin La gran mayora de los errores se produce por que no se realizan validaciones adecuadas al momento de capturar datos. Actividad 7. Se desea hacer un listado completo de los participantes con algunos datos bsicos como: entidad federativa de nacimiento, estado civil (soltero, casado, viudo, unin libre), departamento de trabajo. Todos estos datos debern estar validados en forma de lista. Se deber validar en forma nmrica. Se proteger la celdas de afuera para que no puedan ser modificadas, el libro se proteger con contrasea. Tpicos: validacin de datos y proteccin de celdas y hojas de trabajo.

3. Creacin de Formularios
La creacin de formularios implica el uso y manejo de macros. Las macros posibilitan la realizacin de actividades repetitivas. Una macro es un programa realizado en el lenguaje Visual Basic que puede ejecutarse dentro de la suite de Office. La programacin de macros hace ms verstil el uso de Excel. En la gran mayora de las ocasiones

Actividad 8. Realizar una macro que permita que una serie de texto dada en una columna tenga el siguiente formato: color rojo, fondo amarillo, letra courier 14, bordes de la fila en color azul a doble lnea.. Tpico: Formato, Grabacin de Macros Extra: desarrollar una macro que permita ser la firma de un documento (mi nombre, mi departamento, direccin y telfono) Actividad 9. Realizar un formulario para el clculo de reas de figuras geomtricas cmo: cuadrado, rectngulo, crculo, trapecio, tringulo, rombo y romboide. Tpico: Programacin de macros Actividad 10. En muchas ocasiones es ms fcil pedir una serie de datos a los usuarios directamente a travs de un formulario (ventana grfica). Esto da la posibilidad de obtener directamente los datos. Para crear un formulario se puede realizar desde la interfaz de programacin de Visual Basic. Tpicos: Programacin de Formularios IMPORTANTE: las macros se pueden considerar como archivos peligrosos por lo que su uso debe de estar limitado sino se conoce que hacen. En 2007 se tiene que guardar

el libro con un nuevo formato de libro habilitado para macros para mejorar la seguridad.

4. Filtros Totales
Uno de los usos ms frecuentes de Excel es el filtrado de datos, el cual permite seleccionar una vista de los datos obteniendo informacin ms especfica. Los filtros pueden aplicar a condicionales numricas o de texto. Existen filtros que se puede utilizar automticamente llamados autofiltros. Actividad 11. De la actividad 5 Proyecto Little Sister realizar filtrado de aquellas personas que ganan ms de 15,000 sueldo bruto. Realizar el filtrado para conocer a las 5 personas que en total pagan menos impuestos. Realizar un filtrado por apellidos de los trabajadores. Ordenarlos de forma ascendente (A-Z). Tpicos: Autofiltros. En la pestaa de datos generalmente se muestra informacin relativa a los autofiltros. Hasta este momento sean manejado filtros bsicos los cuales dependen de una condicional. Tambin existe los filtros avanzados, para poder definirlos se necesita dar una tabla de criterios de filtrados. Si cuando se realiza un filtro interesa remarcar los datos que cumplen la condicin debe de manejarse el formato condicional el cual es nuevo de Excel 2007. Actividad 12. Del ejercicio anterior, crear un filtro para que se pueda conocer cuales trabajadores tienen ms de 10 aos de antigedad ganan menos de 15,000 totales. Tpicos: Filtro avanzado Algunos datos pueden ser llenados de forma ms fcil a travs del uso de formularios predeterminados utilizando el asistente de formularios.

5. Subtotales en lista
Otra de las variantes de filtro es la realizacin de estadsticos finales como los totales (sumas), promedios, subtotales (sumas parciales) as como otros estadsticos de fcil acceso y uso. Para poder utilizar estas funciones los datos generalmente se manejan en forma de base de datos o bien de lista, aunque en general pueden aplicar sin necesidad de estructurarlos de esta forma. Actividad 14. Del ejercicio anterior realizar los subtotales de cada columna: contar nmero de trabajadores, promedio de antigedad, total, mximo, mnimo, promedio y desviacin de los dems campos (salvo las fechas). Tpicos: manejo de subtotales En muchas ocasiones se requiere utilizar los datos de otras fuentes para ello se pueden utilizar las funciones reimportar datos. Esto debido a que en muchas ocasiones el hecho de copiar y pegar no aplica para todos los formatos. En otras

ocasiones nuestros datos deben utilizarse en otras aplicaciones, para ello es necesario Exportar los datos. El formato ms popular de exportacin/importacin de datos es el formato CSV (Valores separados por coma) que son archivos en formato de texto plano (sin formatos) se parados por algn carcter como la coma o los tabuladores tpicamente. Extra: guardar los datos en formato CSV separados por tabuladores. Utilizar dicha informacin en programas como Access.

6. Analizar Datos con Tablas Dinmicas

En muchas ocasiones se requiere visualizar la informacin de diferentes formas. Tradicionalmente para lograr esto se realizan varias tablas o bien, varias consultas a las tablas. Una mejor forma de hacer esto es a travs de una tabla dinmica.. Las tablas dinmicas permiten observar los datos desde diferentes perspectivas. Para crearlas una vez insertada una tabla dinmica habr que jalar los datos en las filas y columnas as como el criterio de filtros. Las tablas dinmicas parten de datos estticos. Generalmente tienen tres dimensiones, una para filtrar datos, una para mostrar la informacin en filas, otra para columnas. Adicionalmente se pueden agregar funciones de totales para completar la informacin. A partir de una tabla dinmica se puede crear una grfica dinmica. Una vez creada la tabla dinmica sus dimensiones se pueden mover o incluso agregar de otras columnas de los datos originales. Actividad 15. De la tabla principal creada en la actividad 5. Realizar diferentes tablas dinmicas de los datos, por ejemplo, mostrar aquellas personas que ganas ms de $20,000 sueldo base, mostrando su antigedad y cuota sindical. Tpicos: Tabla Dinmica Se aconseja que una vez realizada la tabla dinmica se guarde una copia esttica de los datos.

7. Compartir libros de trabajo

La comparticin de libros de trabajos es una funcin que permite trabajar colaborativamente en un archivo de Excel. La forma ms fcil de colaboracin es a travs de habilitar la opcin de Revisin y Control de Cambios. Esto nos permite saber donde han cambiado los datos, quien y en que tiempo se han hecho. Este ltimo ejemplo es una comparticin de libros esttica puesto que el documento se pasa a otro usuario sin poderse editar de forma dinmica. Para lograr una

compatricion dinmica se debe de utilizar la opcin de compartir libro se deber marcar para usarse simultneamente por varios usuarios. Ahora si, un documento puede abrirse por varios usuarios a la vez al mismo tiempo. Ahora solo es necesaria configurar la red y compartir una carpeta para que todos en la red puedan acceder al documento. Actividad 16. Marcar el control de cambios en un libro de Excel realizado previamente utilizando la opcin de resaltar cambios. Pasar su documento a otro compaero. El otro compaero deber modificar algunas celdas de nuestro libro ya se agregando, eliminado o actualizando informacin. Una vez modificado el archivo deber de ser devuelto a su dueo. Su dueo revisar los cambios y dar el visto bueno o no sobre los mismos. Tpicos: Control de Cambios Extra: si se cuenta con red en el laboratorio, habilitar en el libro de trabajo las opciones de comparticin de libro de trabajo. Copiar dicho archivo a nuestra carpeta compartida (o bien crear nuestra propia carpeta compartida). Otro compaero deber acceder a dicho documento en la red y los dos trabajar al mismo tiempo. Ntese que al compartir dinmicamente un libro de trabajo no hay problema para leer datos ni para escribir en celdas diferentes, el problema se presenta cuando se modifica una celda al mismo tiempo por dos o ms personas. En estas situaciones el programa nos pregunta que opcin realizar.

8. Automatizacin de Tareas
La automatizacin de Tareas puede realizarse de varias formas generalmente a travs de macros. Otra forma de automatizar el trabajo es a travs de la creacin y uso de plantillas que se ver en el tema 10. Otras opciones de automatizacin ya se ahn tratado en temas previos. Por ejemplo el uso de estilos o bien la definicin de nombres. La insercin de comentarios y objetos puede ser muy til para automatizar procesos en Excel. Las herramientas de idioma y ortografa ayudan mucho en el proceso. Tambin las herramientas de auto comprobacin y coercin de errores.

9. Trabajos con escenarios

El trabajar con escenarios nos permite realizar simulaciones y jugar con los datos para saber preguntas del tipo qu pasara si? Para trabajar con escenarios es necesario definir un conjunto de datos y utilizar la herramienta de escenarios. Al momento de abrir dicha herramienta. Se nos pedir el nombre del escenario y el rango de celdas, de manera predeterminada se asignan los valores actuales al escenario. Al agregar varios escenarios podemos observar como

varan los clculos. La ventaja de utilizar escenarios es que no es necesario repetir las tablas ni modificarlas a cada rato. Actividad 17. En base a la actividad 5 realizar tres escenarios (uno con los datos originales) de que pasara s la antigedad de los compaeros aumenta o disminuye. Tpicos: Escenarios

10. Creacin de Plantillas

Las plantillas sirven de base para la creacin de nuevos documentos a partir de un diseo y datos de base. En general siempre al crear un documento nos basamos en una plantilla estndar que generalmente es un documento en blanco. Para crear una plantilla es sumamente simple, simplemente el libro de Excel debe de ser guardado en formato de plantilla. Al momento de darle doble clic sobre una plantilla nos abre un documento en blanco con el formato de la plantilla. Actividad 18. Crear un formato de tabla personalizado para lista de asistencia al grupo. Dejar la tabla en blanco sin valores de asistencia. Guardar en formato de plantilla y en base a sta crear un nuevo documento. Tpicos: Plantillas

Apndice: Notas del curso

Funcin Promedio Calcula la media aritmtica: =promedio(ramgoceldas) Suma(rangoceldas)/contar(rangoceldas)

Frmula condicional =si(condicin, accionVerdadera, accionFalsa) Condicin debe de devolver un valor lgico: VERDADERO y FALSO Si es VERDADERO la condicin se realiza el bloque de instrucciones accionVerdadera Si es FALSO se realiza el bloque de instrucciones accionFALSA NOTA: se pueden dejar en blanco las acciones.

Ejemplo de una lista de edades, determinar si una persona es mayor de edad. =SI(B4>=18, "Mayor de Edad", "Menor de edad") Una comilla simple como esta: permite que un nmero sea tratado como texto

Funcin contar =contar(rangoceldas) Devuelve el nmero de celdas que contienen un valor numrico. Contar nos evita contar celdas de forma manual. Las celdas en blanco (las celdas vacas/ sin valor) no las cuenta.

Funcin ContarA =contara(rangoceldas) Cuenta celdas cuyo contenido es texto. Siempre que se maneje texto muchas funciones manejarn al final la letra A para hacer referencia a datos alfanumricos. Si se desea conocer nica y exclusivamente la cantidad de celdas que contienen texto tendremos que utilizar una frmula compuesta: =contara(rangoceldas)-contar(rangoceldas) Donde rangoceldas tiene el mismo valor en las dos funciones

Funcin absoluto =abs(nmero) El valor de un nmero sin importar su signo. Por ejemplo si el nmero es -2 y se realiza =abs(-2) se devuelve un 2.

Funcin contar en base a una condicional =contar.si(rangoceldas, condicional) Donde condicional es la expresin que servir de filtro para contabilizar o no las celdas. Slo se contabilizan las celdas cuyo valor coincide con el de la condicin. La condicin si es un solo valor numrico va tal cual. Si es para un rango de valores debe de ir encerrado entre comillas dobles. Por ejemplo, si se desea saber cuantas

personas son mayor de edad, se pondra una frmula como la siguiente: =contar.si(a2:a5, >=18) El smbolo de + sirve tambin para utilizar funciones.

RESIDUO Cuando dividimos dos nmeros en Excel por ejemplo 7/3, el resultado siempre nos da un valor con decimal si es que la operacin tiene residuo. Para algunos problemas nos interesa conocer que valores se tienen tanto en la parte entera como en el residuo de la divisin. El resultado de dividir 7/3 en Excel nos da 2.3333

Ilustracin 1 Entero y Residuo en Excel

=entero(dividendo, divisor) Entero(7, 3)=2 =residuo(dividendo, divisor) Residuo(7, 3)=1

Anlisis de la frmula de la actividad 3 para contabilizar asistencias =(CONTAR.SI(E2:H2, "R"),2)))/(CONTARA(E2:H2)) "A")+(RESIDUO(CONTAR.SI(E2:H2,

La funcin ms anidada es la que se realiza primero, en este caso contar.si(e2:h2, R) la cual nos contabiliza el nmero de retardos. Si el nmero de retardos es par no se suma asistencia, si es impar si se suma. Esto lo sabemos a travs de la siguiente funcin anidad la cual es: residuo(valorobtenido,2) donde valorobtenido es el nmero retardos contabilizados. Al momento de ejecutar est funcin si es impar el residuo

nos va a dar un 1, lo cual se va a sumar con la siguiente funcin, en este caso contar.si(e2:h2, A), la cual cuenta el nmero de asistencias. Al ejecutarse estas dos funciones nos devuelve el total de asistencia ahora se necesita saber el nmero de das para poder calcular el porcentaje de asistencia. Esto se conoce a travs de la funcin contara(e2:h2), por lo que ahora se realiza finalmente la operacin de divisin /.

Funciones de Texto (cadena) Concatenar Juntar dos cadenas en una sola. Se utiliza as: =concatenar(CFE, Morelia) esto dara como resultado la cadena de texto = CFEMorelia. Esta funcin de concatenar puede recibir dos o ms cadenas o un rango de celdas. Las celdas tienen que ser alfanumricas.

IZQUIERDA Devuelve un nmero determinado de caracteres de una cadena a partir de la izquierda. Su sintaxis es: =izquierda(texto, numcaracteres). Numcaracteres se puede omitir, si se omite se asume el valor de 1. Ejemplo: =izquierda(Comisin, 3) devuelve la cadena de texto Com.

Derecha Devuelve el nmero de caracteres indicados a partir de la derecha. La sintaxis de esta funcin es: =derecha(texto, numcaracteres). Numcaracteres es opcional, sino va se asume un 1. Ejemplo: =derecha(Comisin,3 ) devuelve la cadena de texto in.

Largo La funcin longitud devuelve el tamao de una cadena de texto. Su sintaxis es =largo(cadena). Por ejemplo: =largo(Morelia) devuelve el valor 7.

ESPACIOS La funcin espacios elimina de la cadena todos los espacios en blanco antes y despus de la cadena, as como los de en medio que estn de ms. As por ejemplo la cadena Hola Mundo la cual tiene una longitud de 12 caracteres. Aplicando la funcin =ESPACIOS( Hola Mundo) se convierte a Hola Mundo que tiene un tamao de 10 caracteres.

N La funcin N convierte un valor de una celda a nmero. Sintaxis =N(valor) devuelve el valor en nmero. Debe de ser el valor de tipo numrico sino de lo contrario marca error.

Hallar Esta funcin determina si existe un carcter o cadena contenida dentro de otra cadena. La forma de usarse es =hallar(cadenaabuscar, cadenaorigen) esto devuelve un valor numrico en caso de que exista la cadena a buscar. Si no existe la cadena marca error. Por ejemplo =hallar(a, Mara) devuelve el valor de 2. Extrae La funcin extrae como su nombre lo indica extrae caracteres de una cadena, en este sentido es muy similar a izquierda y derecha con la diferencia de que podemos agarrar caracteres intermedios. Su sintaxis es: =extrae(cad, posicionorigen, tamao) y devuelve una cadena de texto. Ejemplo: =extrae(Morelia, 2, 3) se obtendra como resultado la cadena ore.

ESERROR Determina si el valor de una celda es un error o no. La sintaxis es: =ESERROR(celda). Por ejemplo si colocamos ESERROR(7/0) nos va a devolver VERDADERO.

ES.PAR Indica si un valor numrico es par. Ejemplo =es.par(17) devuelve el valor lgico FALSO

ES.IMPAR Determina si un valor es impar. Ejemplo = es.impar(15) devuelve un valor lgico de VERDAD

ESNUMERO

Determina si un valor de una celda es un nmero. Ejemplo: =esnumero(23) devuelve el valor lgico VERDADERO().

Anlisis de la frmula =CONCATENAR(IZQUIERDA(D2), SI(ESERROR(HALLAR(" ", D2)), , (EXTRAE(D2, HALLAR(" ", D2)+1, 1))),CONCATENAR(B2, C2)) La funcin realiza la concatenacin de cadenas para el ejercicio 4. El cual implica tomar el primer carcter del nombre o nombres de una persona seguido de sus apellidos paterno y materno. Primeramente la funcin ms anidada de todas es hallar( , D2) la cual pregunta si el nombre de una persona es un nombre compuesta. Si no es un nombre compuesto se valida con la funcin eserror, la cual hara que no se concatene ningn carcter puesto que no es un nombre compuesto, en caso contrario agregara el carcter del segundo nombre. Todo esto se valida con la funcin condicional si que le precede. En caso de que no marque error indica que si hay un segundo nombre y tiene que concatenarse su primer carcter, esto se realiza en la funcin extrae, la cual uno de sus argumentos el de posicin est dado por el de la funcin hallar sumado en una posicin para que no agarre el carcter en blanco. Todo lo dems que sigue en la frmula es concatenar los apellidos siguientes.

Auditora de Frmulas La auditora de frmulas nos permite realizar entre otras cosas la evaluacin paso de una frmula. Para hacer esto necesitamos dirigirnos al men frmula, auditora de frmula en la opcin de evaluar expresin. Al hacer este paso se nos muestra un cuadro de dialogo donde podemos ver paso a paso la ejecucin de la frmula.

Funciones buscar Estas funciones nos permiten obtener datos de una tabla aplicando una serie de criterios. Para que estas funciones trabaja en es necesario en primera instancia que los datos estn ordenados (al menos en el campo de bsqueda). El campo de bsqueda siempre debe de ser la primera columna de la matriz a buscar. buscarv(valorabuscar, rangoceldasdondebuscar, numerodecolumnaamostrar). La sintaxis sera =buscarv(30, a2:c6, 3).

Ocultar celdas Excel permite el ocultar hojas de clculo, lo cual es muy til cuando tenemos procesos intermedios que no queremos mostrar a todos. Para ocultar las hojas, simplemente se da clic derecho y se selecciona la opcion ocultar. Para mostrar hojas ocultas, se selecciona cualquier hoja y se le da la opcin de mostrar la cual nos abre un cuadro de dilogo preguntando como se llama la hoja a mostrar.

Referencias hacia otras hojas Para pegar un valor de una hoja a otra, se necesita indicar el signo = de formula seguido del nombre de la hoja separando las celdas con el smbolo ! (admiracin cierre). Por lo tanto la referencia =a!c2:d4 hace referencia a la hoja llamada a a sus celdas c2 hasta d4.

Frmulas de Fecha Si algunas frmulas no trabajan adecuadamente se les deber dar formatoo a la celda de fecha o bien de nmero o texto segn corresponda. Se pueden aplicar operaciones aritmticas como suma y resta a tipos de datos fechas. Por ejemplo si se resta 20/04/2010 10/04/2010 la diferencia obtenidas es un 10que indica el nmero de das transcurridos entre esas dos fechas.

Ahora =ahora() devuelve la fecha y hora actual

Hoy =hoy() devuelve la fecha actual

Ao =ao(fecha) devuelve nicamente el ao que contiene la fecha. Ejemplo =ao(03/05/2009) devolver 2009

Mes

=mes(fecha) devolver nicamente el mes =mes(03/05/2009) el valor de la funcin es 05

de

una

fecha

dada.

Ejemplo

Da = dia(fecha) devolver el da de una fecha dada. Ejemplo =dia(03/05/2009) por lo tanto se devuelve el valor 3.

Fecha La funcin fecha convierte una secuencia de ao, mes, da a un dato tipo fecha de Excel. Sintaxis: =fecha(2010, 04, 21) devuelve como resultado 21/04/2010

Frac.Ao Esta funcin calcula los aos transcurridos a partir de un nmero de das vlidos. Para clculos ms simples se puede dividir los das entre 365 pero se tiene la desventaja de que no considera aos bisiestos. Esta funcin si lo hace. Por ejemplo =Frac.Ano(375) devuelve como resultado 1.01

Redondear Esta funcin permite redondear un nmero en base a los decimales dados. El criterio de rendondeo es cualquier fraccin mayor o igual a 5 se eleva al entero inmediato superior, en caso contrario se queda igual. La sintaxis es = redondear(nmero, numdecimales) Por ejemplo =redondear(23.768, 1) da como resultado 23.8, = redondear(23.768, 0) da 24 como resultado.

Anlisis de la Frmula =ENTERO(FRAC.AO(FECHA(D5,C5, B5), D2)) Convertimos los datos aislados de ao, mes y da en un formato de fecha vlido de Excel a travs de la funcin fecha. Esta conversin se realiz para poder obtener el nmero de aos transcurridos entre dos fechas, lo cual se obtiene a travs de la funcin frac.ao. Como el resultado se obtiene en decimal, y los valores para posteriores clculos se requieren en entero utilizamos la funcin entero, la cual elimina los decimales sin redondear.

NOTA

Existen dos tipos de referencia hacia las celdas en Excel. Las referencias relativas indicadas simplemente en el formato de Filas y Columnas, ejemplo: A3. Las referencias relaticvas permiten moverse a travs de las frmulas en Excel. En algunas ocasiones requerimos que el valor de una celda en una referencia en una frmula sea constante, esto lo logramos a travs de las referencias absolutas. Las referencias absolutas se logran anteponiendo a las filas y las columnas el carcter $. As la celda A3 para indicar que su referencia es absoluta la colocaremos como $A$3.

Funciones de Operadores Lgicos Estas funciones aplican cuando tenemos condiciones lgicas compuestas como por ejemplo cuando tenemos un rango de valores.

Funcion Y La funcin Y permite juntar dos condiciones lgicas simples dando un valor de verdadero cuando las dos expresiones son verdaderas. Sintaxis = y(valorlogico1, valorlogico2). Ejemplo si lse tiene la frmula =y(23>15, 11>9) devuelve un valor de verdadero. Si ahora fuera la funcin: =y(23<11, 11>3) regresara el valor de FALSO.

Funcin O Esta funcin permite juntar dos o ms condicione slgicas simples dando un valor de verdadero cuando al menos una expresin lgica es verdadersa. Su forma de uso es =0(valorlogico1, valorlogico2). Ejemplo: =O(3>5, 5>2) devuelve el valor de VERDADERO

Funcin NO La funcin NO invierte el valor lgico de una expresin. Sintaxis =no(valorlogico). Ejemplo =no(3<5) devuelve el valor FALSO.

Aduitoria de Frmulas Las opciones de rastrear precedente y rastrear dependientes nos permiten visualizar en forma grfica los valores de entrada y de salida para una formula respectivamente. Cmo estas flechas una vez activadas no se quitan, se cuenta con la opcin de quitar flechas.

Anlisis de la frmula =SI(Y(I22>=5,I22<10),I22*$E$10,SI(Y(I22>=10,I22<15),I22*$F$10,"menor que 5 o mayor igual que 15")) Esta frmula pregunta si el valor de la celda i22 se encuentra en ell rango de 5-9, si es as calcula el bono del 5%, sino es as, se vuelve a preguntar si se encuentra en el rango de 10-14, si se encuentra en dicho rango se calcula el bono del 10%, en caso contrario se imprime el mensaje de que no se encuentra en el rango.

Funcion buscarh Est funcin ayuda a encontrar valores en una tabla horizontal, en donde las filas son las que tienen los vlaores de los campos. Sintaxis: =buscarh(valorbuscado, rangoceldasabuscar, numerofilaamostrar).

Funcione Estadsticas

Funcin Min Devuelve el valor mnimo de un rango de celdas. Sintaxis: =min(rangoceldas)

Funcin max Devuelve el valor ms grande de un rango de celdas. Sintaxis: =max(rangoceldas)

Funcin Promedio En Excel la funcin promedio es equivalente a la funcin estadstica media aritmtica. Sintaxis =promedio(rangoceldas)

Funcion mediana Devuelve el valor que est a la mitad de una serie ordenada de datos. Sintaxis =mediana(rangoceldas)

Funcin moda

Devuelve el valor que se repite con mayor frecuencia. En caso de empate toma un valor. Sintaxis: =moda(rangoceldas)

Funcion desvest Est funcin calcula la desviacin estndar de un rango de celdas. Sintaxis =desvest(rangoceldas)

Hipervnculos Cualquier objeto en Excel: texto, nmeros, formas, grficas, imgenes, etc. Sepuede vincular hacia otros documentos o recursos en la Web a travs de la opcin de hipervnculo, la cual se puede encontrar en el men contextual (click derecho) y la opcin hipervnculo.

Auditora de Frmulas La opcin de Mostrar frmulas nos permite visualizar que celdas tienen una frmula y cual es la frmula que aplican. La ventana de inspeccin nos permite ver el valor de una celda en el transcurso del tiempo.

Funciones Diversas

Aleatorio Esta funcin genera un nmero al azar entre 0 y 1. Sintaxis =aleatorio(). Esto podra devolver un valor como 0.345 o bien en otra ejecucin 0.71.

Aleatorio.entre Est funciona genera valores entre un lmite inferior y superior dado. Sintaxis =aleatorio.entre(1, 10)generar un nmero aleatorio entre 1 y 10. Por ejemplo la primera vez podra dar un valor como 5, luego un 3, luego un 7, etc.

Validacin de Datos

Dentro del men de frmulas se encuentra esta opcin la cual permite validar celdas para que tengan un valor. De manera predeterminada ninguna celda est validada. Se puede validar que una celda sea nmerica, puro texto, de un tamao de longitud predeterminada, que cumpla una reestriccin dada una frmula, un catlogo de una lista, etc. Cada que se realice la validacin de un rango de celdas se puede definir un mensaje predeterminado de entrada y uno de salida. El mensaje de entrada define el globo (pequeo cuadro amarillo que flota sobre la pantalla) para mostrar que tipos de datos se aceptan. En el mensaje de salida, se configura el mensaje que aparecer si una persona no introduce de forma adecuada los datos. Para agregar datos a una lista desplegable previamente se tiene que definir la tabla de valores que debe de estar en la misma hija que el control de valdacin. NOTA Cuando en la esquina superior izquierda se muestra coloreada de color verde indica un posible error de truncamiento o conversin de dato. Si la esquina superior izquierda se muestra de color amarillo, indicar una advertencia o un error dando la posibilidad de hacer el rastreo de errores. Si la esquina superior derecha se muestra de color rojo, indica que esa celda tiene un comentario. Un comentario permite indicar informacin adicional con respecto al uso de la celda. Para ver los comentarios hay que pasar el puntero del ratn sobre la celda. Los comentarios se insertan en el men insertar. Cuando se presenta un error se muestra siempre un valor que inicia con el smbolo #. A continuacin se muestran los principales tipos de error. Un error del tipo #### indica que el valor de un dato no cabe en la celda y que tendr que redimensionarse para que pueda verse de forma adecuada. Cuando aparece el error #Nombre? Indica que el nombre de una funcin dentro de una frmula est mal escrito Cuando se tiene el error #!Valor! indica que un argumento de una funcin de la frmula no es correcto. El error #!DIV/0! Indica que se dividi entre 0 en una frmula. El error #!REF! indica que existe un error en una referencia a una celda dentro de una frmula.

Proteccin de Libros de Trabajos, Hojas y Celdas.

Aunado a la validacin de datos para garantizar la salvaguarda de la informacin se necesita evitar que personas sin autorizacin puedan alterar la informacin. De manera predetermina un libro, hoja o celda de excel no vienen bloqueadas por lo que cualquiera puede editar un documento que probablemente no debera. La proteccin de un libro de trabajo determina una contrasea para acceder a l, Sino se cuenta con la contrasea simplemente se deniega el acceso. Por el contrario, si se cuenta se permite el acceso total. En algunas ocasiones se desea que la informacin sea visualida pero no editada. Para estos casos la mejor opcin es bloquear las hojas de trabajos pudiendo tener contrasea o no. Al momento de bloquear una hoja de trabajo todas las celdas se inhabilitan para escritura ya que de manera predeterminada todas las celdas tienen activada la opcin de bloqueadas, slo que el bloqueo no es activo hasta que se aplique proteger hoja. Si se desea que un uuario pueda modificar un conjunto de celdas nica y exclusivamente de un libro de trabajo, se selecciona dicho rango de celdas y en propiedades de celda, en la pestaa proteccin se desmarca la opcin de bloqueadas. Esto har que al momento de bloquear una hoja ese rango seleccionado quede desbloqueado y todo lo dems bloqueado. Al momento de proteger una hoja, se nos preguntar el nivel de acceso que se le permite a los usuarios. De manera predetermina se tiene el privilegio de desplazarse y ver el contenido de las celdas. Se pueden quitar todos los permisos o bien, agregar permisos especficos como quizas agregar nuevas filas o columnas en celdas no bloqueadas. La ocultacin de celdas nos permite que los usuarios ya no puedan ver si un dato es calculado o no. Es til cuando no deseamos que se nos roben la frmula.

Macros Las macros nos permiten optimizar tareas repetitivas. Para crear una macro, se va al men datos en el botn macro. La primera opcin que hay que resaltar es la de utilizar celdas relativas. Si se activa est accin la macro se podr guardar en cualquier parte y dar sus resultados en cualquier parte. Sino est activa esta opcin, los resultados se manejan de forma absoluta siempre en la misma celda. El siguiente paso es grabar la macro, al momemnto de activar esta opcin, todo lo que hagamos como excel quedar grabado. En realidad una macro es un programa de computadora realizado en el lenguaje Visual Basic. Para ver el cdigo de una macro se puede utilizar la opcin de editar una macro dentro de la opcin ver macros del men macros, o bien presionando la combinacin de teclas Alt+F11 para abrir el editor de Visual Basic.

Es muy importante que al momento de estar grabando la macro hagamos referencia nada ms al programa de Excel por que de lo contrario se podran presentar algunos errores. Se recomienda que se ensaye previamente las opciones de la macro Para poder ejecutar una macro es muy simple, slo es necesario ejecutar la combinacin de teclas configurada al inicio, al momento de grabar la macro o bien, a travs del botn ejecutar en la opcin de ver macros del men macros. En muchas ocasiones lo que nos interesa es crear nuestras propias frmulas para definir un formulario, ya sea que la frmula sea muy grande o compleja, o simplemente para ser ms claro en el desarrollo de los clculos. Para crear una macro que permita calcular el rea de un trangulo se escribir el siguiente cdigo:

Mi primera frmula Function areatriangulo(base, altura) areatrinagulo = base * altura / 2 End Function

La primera lnea Mi primera frmula e sun comentario. Los comentarios sirven para dar informacin adicional y pueden ser cualquier cadena de texto, slo debe de comenzar con el carcter apostrofe: La segunda lnea Function areatriangulo(base, altura) indica que se va a definir una funcin llamada reatrangulo (ntese que va todo junto) la cual recibe como parmetro dos argumentos llamados base y altura. La tercera lnea realiza el calculo mientras que la 4 lnea indica el final de la definicin de la funcin. Para poder ejecutar la frmula, pondremos la frmula =areatriangulo(3, 4) y nos dar como resultado 6. Ntese que la frmula definida se tiene que llamar igual y tener los mismos parmetros definidos al momento de ejecutarla. En algunas ocasiones hay calculos que se complican meter en frmulas conidicionales. A continuacin se muestra una macro llamada calcularbono que permite calcular el bono de un trabajador en base a su salario y antigedad. Si su antigedad es menor de 5 aos no hay bono, si est entre 5 y 9 aos su bono es del 5% y si es 10 aos o ms su bono es de 15%.:

Function calcularbono(salario, antigedad)

IF antigedad < 5 Then Calcularbono = 0 ELSE IF antigedad < 10 Then calcularbono = salario*0.05 ELSE calcularbonono = salario * 0.15 END IF End Function

Esta macro hace uso de la condicional if que sera equivalente a la funcin si() de excel. La gran mayora de las funciones de Vsual Basic difiere en nombre con las de Excel pero casi hay una relacind e uno a uno. Para ejecutar dicha macro sera algo as en las hojas de excel =calcularbono(a4, b4) En algunas ocasiones lo que se desea es desplegar de forma ms fcil los datos. Para ello se utilizan formularios. A continuacin se muestra el cdigo que despus se explicar:

Sub areacirculo() Radio = InputBox(Dame el radio) Radio = Int(Radio) Area = 3.1416 * radio * radio MsgBox(El area es =&area) End Sub

La primera lnea Sub areacirculo() nos est definiendo una macro de tipo subrutina. Una subrutina es un procedimiento, es una porcin de cdigo que no devuelve un valor, a diferencia de las funciones que regresan un valor. Por este motivo las subrutinas no pueden invocarse desde frmula, se tienen que hacer a traves de combinaciones de teclas o del men ver macros. Ntetse que al darle la opcin ver macro no a parecen las funciones previamente definidas, slo las subrutinas. La segunda lnea lo que dice es visualiza un cuadro de dilogo con el mensaje Dame el radio y el valor que introduzca el usuario almacenalo en la variable Radio. La tercera

lnea dice convierte a entero el valor de radio y guardalo nuevamente en dicha variable. La cuarta lnea realiza el clculo, la quinta lnea imprime un cuadro de dialogo con el mensaje El resultado es = y le concatena el valor del rea calculada. Para ejecutar esta macro tambien podemos crear una forma, un objeto o cualquier elemento de Excel y asignarle una macro dando clic derecho yy seleccionando la opcin de asignar macro. De esta forma al dar clic sobre el objeto, ejecutar la macro.

Filtors avanzados Los filtros avanzados pueden ser una de las opciones ms tiles en todo Excel. Cuando se plican filtros automtcas la informacin slo puede ser filtrada por un campo. Para que pueda ser filtrado por otros se necesitan crear los filtros avanzados, los cuales se encuentran en la pestaa de Datos en la opcin de filtros personalizados. Para crear un filtro avanzado se deber crear adicional a la tabla de datos una tabla auxiliar con los criterios de bsqueda. Esta tabla deber contener el mismo nombre de las columnas que se desean filtrar adems del criterio de seleccin, en este caso, colocando valor y operador condicional. El unico detalle que tienen los filtros automticos es que no se actualizan de forma automtica al momento de actualizar los criterios de filtros; es necesario realizar nuevamente el filtro.

Tablas Dinmicas Las tablas dinmicas es una caracterstica poco utilizada de Excel pero muy til para realizar reporte. Las tablas dinmicas nos permiten visualizar la informacin en infinidad de formas. Una tabla dinmica se construye al utilizar el asistente para Tablas Dinmicas, el cual se encuentra en el menu Insertar, en la opcin de tablas dinmicas. Al momento de crear una tabla dinmica aparece un men para crear la tabla dinmica, en este caso nos muestra 4 criterios a visualizar. El primero de ello es seleccionar que columna o columnas nos servirn de Filtro (ntese que esta opcin sera muy parecida a la opcin de filtro avanzado visto en la seccin previa), esto nos reducir el nmero de filas de informacin. Despus se tiene tanto columnas como filas a mostrar. Al momento de agregar campos a filas y/o columnas se va visualizando como va quedando la tabla. Despus viene el criterio de clculo que generalmente indica sumatoria pero puede ser cualquier funcin de agregacin vista previamente (max, min, promedio, etc.) Los valores de una tabla dinmica no se puede modificar, pero si se modifican los datos originales se actualizan los datos de la tabla dinmica. Generlamnete las tablas dinmicas se crean de forma separada en otras hojas. Si un resultado se desea

guardar, se recomienda que se gener otra tabla dinmica en otra ubicacin guardando la anterior.

Escenarios En algunas ocasiones lo que nos interesa es hacer simulaciones con los datos de una hoja de clculo para determinar que pasara si se cambian algunos valores. A este tipo de estudio se le llama anlisis de sensibilidad. Para poderlo hacer en excel se cuenta con la opcin de agregar escenarios dentro de las opciones de la herramienta Analysis y si? Dentro del men datos. Para definir escenario se seleccionar las celdas que tengan valores que nos gustara ver que ocurre si se modifican. Se selecciona la opcin de agregar escenarios cuantas veces queramos tener de escenaros. En cada escenario se debern modificar los valores. Simplemente en la opcin de administracin de escenarios, se selecciona el escenario y al darle clic en el botn escenario, cambia los valores permitiendo ver que sucedera.