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III JORNADAS DE ARCHIVOS, MUSEOS Y BIBLIOTECAS

Administracin de Documentos y Archivos

Tema: Prevenciones Necesarias para Evitar Accidentes en los Archivos Modos de Actuar

Autor: Lic. Daniel L. Di Mari

La Rioja 2012

SUMARIO
Introduccin ....................................................................................................... 2

1. Edificio de Archivo..3 2. Depsito de Archivo ............................................................................................. 3 3. Disposiciones Generales para la Seguridad en el Trabajo...4 4. Mobiliario para Archivo.......................................................................................... 5 4.1. Estanteras.5 5. Carros de Transportes ....................................................................................... .6 6. Prevencin de Accidentes en Tareas Administrativas.....6 7. Ergonoma ....................................................................................................... 7 7.1. Diseo Ergonmico de Puestos de Trabajo ...................................................... 8 7.2. Alturas y Posturas.............................................................................................. 8 8. Consejo para el Correcto Manejo y Transporte de Cargas .................................. 9 9. Desastres en Archivos ..........................................................................................10 9.1. Elementos que Identifican los Desastres .........................................................10 10. Clasificacin de los Desastres por su Naturaleza .............................................11 10.1. Desastres Provocados por el Fuego ...............................................................11 10.2. Desastres Provocados por el Agua .................................................................15 10.3. Desastres Provocados por Fuerzas de la Naturaleza .....................................15 10.4. Factores Causados por el Hombre ..................................................................16 11. Programa de Prevencin de Desastres ..............................................................17 Conclusiones ......................................................................................................18

Agradecimientos ......................................................................................................18 Bibliografa .....................................................................................................19

INTRODUCCION
Nuestros Archivos conservan la memoria de los pueblos, atesoran la informacin que tantos usuarios, (investigadores, docentes, estudiantes, personas en general), vienen a la bsqueda para satisfacer sus necesidades. Es preciso tener en cuenta que en la propia actividad del Archivo y los entornos con que se relaciona, pueden existir peligros que interfieran en los servicios que se prestan. Como ya es sabido, la generacin de informacin en nuestros tiempos, se ha incrementado notablemente, de manera que ha aumentado la cantidad de entidades dedicadas a archivar documentos importantes. Es por este motivo que surge la necesidad de efectuar un estudio tendiente a identificar los perfiles de riesgo, y defina cabalmente las medidas de seguridad que se debe llevar en el Archivo. Jurdicamente debemos expresar que lo ms importante, es la proteccin del empleado, por ser este, persona natural econmicamente dbil. La ley Nacional N19.587/72 de Seguridad e Higiene en el Trabajo, en su artculo 8, estipula que todo empleador debe adoptar y poner en prctica las medidas adecuadas de higiene y seguridad para proteger la vida y la integridad de los trabajadores; asimismo la normativa menciona la responsabilidad que tiene el dueo de la empresa o institucin, sobre la construccin, adaptacin, instalacin y equipamiento de los edificios y lugares de trabajo, mantenimiento de maquinarias y las protecciones que deben tener los trabajadores cuando manejan ciertos equipos. Tambin, el empleador tiene responsabilidades sobre las instalaciones elctricas, sanitarias y servicio de agua potable y la disposicin de medios adecuados para la inmediata prestacin de primeros auxilios. El edificio de archivo, debe estar dotado correctamente de todas las seguridades para evitar cualquier tipo de accidentes que pueda ocasionar dao al Trabajador. En definitiva el edificio de archivo debe encontrarse preparado para: 1. Garantizar la seguridad y salud de los ocupantes 2. Preservar la integridad de la documentacin y de la informacin 3. Proteger la disponibilidad de las instalaciones y los servicios prestados 4. Reducir los costes econmicos asociados a la catstrofe Asimismo para que el edificio pueda tener un rol histrico y simblico, tiene que reunir las siguientes caractersticas: Durabilidad prolongada Intensivo todo el da, todo el ao, toda la poblacin Plural (es decir preparado para todos los usuarios que requieran utilizar la estructura) Flexibilidad: debe encontrarse estructurado para los cambios que se requieren debido a las exigencias sociales, tecnolgicas, ambientales y funcionales. Simbologa intelectual y popular Crecimiento programado Facilidad de acceso para recibir transferencias documentales Acceso controlado

1. Edificio de Archivo Las normativas que estipulan modos de construir edificios por lo general estipulan lo siguiente: Los medios de evacuacin de un edificio son las puertas en general, pasajes, pasillos pasos o galeras, escaleras, escaleras mecnicas, rampas y los ascensores Las puertas giratorias se podrn usar nicamente en edificios residenciales, de oficinas administrativas y mercantiles. El dimetro mnimo de toda puerta giratoria ser de un metro sesenta y cinco centmetros (1,65 m) y no sern consideradas como integrantes de los medios de escape. Las salidas en general estarn en lo posible alejadas unas de otras y las que sirvan a todo un piso, se situaran de manera que favorezcan la ms rpida evacuacin. Todo punto ubicado en pisos superiores y entrepisos distar no ms de cuarenta (40) metros a una caja de escalera o salida segura y en planta baja a una salida que conduzca a la va pblica, medidos a travs de una lnea de libre trayectoria. Esta distancia se reducir a la mitad en subsuelos. Los tipos de puertas de salida en general se clasifican en puertas de abrir en un solo sentido (se permitirn en todo tipo de edificios, menos en los de reunin), puertas de abrir a ve y ven (se permitirn en todo tipo de edificios, y sern permitidas para los edificios de reunin y galeras o pasajes de uso pblico), puertas giratorias (nicamente para edificios residenciales, de oficinas o mercantiles. En ningn caso se consideran puertas de salida las del tipo corredizo. En los accesos vehiculares habr a su vez un espacio de circulacin peatonal diferenciado del vehicular, ya sea por desnivel de paso, baranda, etc., con un ancho mnimo de cero metro sesenta centmetros (0.60 m), no obstante deber contarse con una salida de emergencia independiente a la va pblica. Todo edificio entre veinticinco (25) y treinta y ocho (38) metros de altura, llevar una caera de agua conectada en su extremo superior con el tanque sanitario y en el inferior con una boca de impulsin en la entrada del edificio y dems exigencias por planta, de acuerdo a los requerimientos Bomberos Para todo edificio que supere los treinta y ocho (38) metros de altura, adems de lo establecido en el punto anterior, se protegern los medios de escape con sistema de rociadores automticos completado con avisadores y/o detectores de incendio 2. Depsito de Archivo Se deber tener en cuenta las siguientes consideraciones para la correcta construccin de un depsito de archivo: 1. Se calcular que el espacio destinado a depsito ser un 60% del total de espacio del archivo. 2. Es preciso calcular la resistencia de las estructuras que fijaremos en el mnimo de 750 Kg./m. si las estanteras son fijas y 1.250 kg./m en el caso de compactos (mviles). 3. Todas las reas del depsito contarn con la debida sealizacin, bien visible, de acuerdo a las normativas existentes. 4. Dentro del depsito, no deber haber puestos de trabajos fijos. 5. La altura de la salas de los depsitos nunca superar los 2,50 m.

6. Por razones de seguridad y de comodidad (propagacin eventual de incendios, climatizacin), sera mejor si la superficie de los salones de los depsitos no excediera los 150m2 a 200m2 aproximadamente 7. Los muros exteriores deben proporcionar aislamiento trmico e higromtrico. 8. Los muros, suelos y techos deben estar construidos de materiales que resistan el fuego durante dos horas. 9. Las puertas deben ser metlicas cortafuegos, con cerraduras anti pnico, se deber proyectar las correspondientes salidas de emergencias. 10. Las pinturas utilizadas debern igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener un secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentacin. 11. Se deber contar con sistemas seguros de deteccin de incendios, as como el control de acceso, para limitar la entrada solamente al personal autorizado. 12. Se deber mantener siempre, las condiciones necesarias de temperatura y humedad relativa dentro de los lmites que garanticen la correcta conservacin de los documentos, es decir que la climatizacin debe estar en funcin del papel y otros soportes que contenga la informacin y no de la persona. 13. El resto de los elementos de carpintera deberan ser tambin metlicos o de aluminio anodizado o lacado que proporciona hermetismo. 14. En los depsitos con ventanas, es recomendable que la superficie de las mismas no supere al 10% de la superficie del depsito. Los vidrios deben ser inastillable, absorbente de radiaciones (UV e ir), aislante acstico y trmico. 15. No se acceder al depsito directamente desde ningn tipo de ascensor o montacargas, pero si, el depsito deber estar comunicado con el resto de los servicios internos, talleres, despachos y salas de consulta. 16. El piso ser despiezado de material ptreo pulimentado o de resinas sintticas termoestables. 3. Disposiciones Generales para la Seguridad en el Trabajo Al confeccionar un dispositivo de planta de un departamento cualquiera, es recomendable no perder de vista las directrices que damos a continuacin: 1) Los pasillos y corredores que conducen a la salida principal, no deben tener menos de 1,10 m, se aconseja 1,50 o 1,60 m de ancho. El espacio de paso entre dos filas de mesas o estanteras no debera ser inferior a 0,90 m para un pasillo secundario, de 1,20 m para un pasillo intermedio y de 1,50 m. para un corredor principal. 2) El espacio de trabajo entre la parte trasera de una mesa y la delantera de otra (espacio para sentarse) no debera ser inferior a 0,90 m. 3) Persiguiendo la mxima eficiencia, no deberan colocarse lateralmente ms de dos mesas, permitiendo a cada persona la accesibilidad a un pasillo para entrar y salir de su puesto de trabajo sin molestar a los compaeros. 4) Igualmente, y en pos de la eficiencia, habra que ordenar las mesas de modo que permitiera una secuencia de operaciones fluida y de forma que el ocupante de cada mesa recibiera su trabajo de la persona de detrs o de su lado. 5) Si los muebles archivadores se encaran entre s, los pasillos deberan medir 1,65 m. y si no se encaran, la medida del pasillo deber ser de 0,90 m. respectivamente para permitir la abertura de cajones. 6) Aquellos que hacen un trabajo que requiere buena vista deben estar situados cerca de la luz natural.
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7) Las personas que escriben a mano, debern recibir la luz por encima del hombro izquierdo. Quienes emplean mquinas de escribir, recibirn la iluminacin por encima de los hombros. Ningn empleado debe estar de cara a la luz. 8) Los empleados que intervienen en muchas lneas de comunicacin y atienden a visitantes y a otras personas, deberan estar situados cerca de las salidas. 9) Cuando se instalan particiones alrededor de grupos de oficinistas, hay que prever adecuadas salidas. En la distribucin final es preciso sealar todas las especificaciones necesarias para cambios de estructuras, tales como flujos de trabajo, nombre de las personas, nmero de identificacin para el equipo, particiones, mostradores, gabinetes, colgadores, pavimento, telfonos, sistema de intercomunicacin, etc. Los jefes de departamento deben aprobar y firmar la distribucin final que se presentar entonces a la alta gerencia para que d el visto bueno. En realidad, los mejores resultados se obtienen cuando se ha contado al menos con la aprobacin parcial de los mismos empleados. Ello puede lograrse colocando unos cuantos modelos de distribucin en diversos lugares de la empresa para que los empleados puedan revisar los cambios propuestos. Una vez hecho el traslado final, debe entenderse claramente que no se efectuarn cambios ulteriores durante un plazo de 90 das como mnimo, que es lo normal para que los empleados se acostumbren completamente a la nueva distribucin. 4. Mobiliario para Archivos 4.1. Estanteras Cuando se habla de mobiliario para archivos sin duda los ms importante e imprescindible son las estanteras, fundamentales para la correcta disposicin de la documentacin existente en el archivo. Las estanteras de madera fueron durante mucho tiempo las nicas conocidas, pero hoy en da han sido abandonadas por varias razones que pasamos a detallar: a) Combustibilidad b) Frecuencia con que son invadidas por las termitas y otros insectos c) Por su tendencia a combarse en los climas hmedos d) Por su peso excesivo en razn del espesor de las tabletas necesarias para soportar el peso de los documentos archivados El material utilizado en la actualidad para la construccin de estanteras, es el metlico, ya que este material permite resistir el peso de los documentos, (se pueden admitir como cifra media un peso de 50 a 60Kg por metro lineal de documentos (sin contar el peso del estante). Caractersticas Generales de las Estanteras Metlicas: Las estanteras recomendadas son las denominadas auto soportadas, es decir que la estructura de las mismas resista su propio peso, sin necesidad de amurar las mismas. Las caractersticas de las mismas son: a) Solidez: es importante tener en cuenta que el peso medio de un metro lineal de documentacin de archivo es de 50 a 60 Kg., pudindose elevar esta cifra a 80 y hasta 90 Kg. para cierta categora de documentos particularmente pesados. Teniendo en cuenta los mrgenes de seguridad necesarios, un tabln de estantera de 1m de largo debe poder soportar por lo menos 100kg de peso
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repartido. Sabiendo que el metal se herrumbra en contacto con la humedad de la atmsfera, hay que poner mucho cuidado en el tratamiento anti-herrumbre de las estanteras metlicas. El acero laminado debe ser desoxidado y desengrasado, fosfatado y revestido con una capa de pintura al temple (esta condicin tcnica es indispensable para que la aplicacin de la pintura sea uniforme en toda la superficie), luego de una capa de pintura de esmalte al temple, el esmalte no debe poder rayarse. Debe ser liso, exento de todo rastro de herrumbre. b) Seguridad: no basta que las estanteras, sean bastante slidas para soportar los documentos; ellas deben ser concebidas de manera que no daen los documentos ni lastimen al personal encargado. Todo ngulo vivo debe excluirse, igual que toda aspereza susceptible de desgarrar los legajos (rebordes y bulones, etc.). c) Comodidad: es frecuente la necesidad de cambiar las distribuciones de las estanteras de archivos. El tamao de los documentos no suele ser uniforme y segn los casos, se pueden colocar en los estantes documentos de dimensiones diferentes; es necesario entonces, cambiar de altura de las estanteras y que este procedimiento se pueda efectuar fcilmente. 5. Carros de Transportes Otro elemento que utiliza a diario el archivero son los carros de trasporte de documentos, estos deben cumplir ciertas condiciones para evitar accidentes. Son de variada gama, se recomiendan los construidos de metal, de madera o mixtos con sistema de rule manes que permiten un excelente desplazamiento. No deben ser muy grandes ya esto equivaldra a trasladar mucho peso y efectuar un gran esfuerzo fsico. Hoy en da los carros vienen diseados para el transporte y distribucin de cajas, carpetas u documentos para clasificar con bordes cerrados para evitar cualquier cada de carpetas. 6. Prevencin de Accidentes en Tareas Administrativas Los profesionales archiveros desarrollan numerosas tareas a diario, una de ellas es la de ordenar los documentos en las correspondientes estanteras, es en esta instancia que se debe tener sumo cuidado en la prevencin de accidentes de trabajo, para ello desarrollaremos a continuacin algunas recomendaciones que son obligatorias tener en cuenta cuando se desarrollan los trabajos pertinentes: No arrojar elementos cortantes al recipiente de la basura sin haberlos acondicionado previamente para evitar que el personal de limpieza se corte. Al trasladar objetos tales como cajas, no realizar esfuerzos indebidos y en el caso de tener que acomodar estanteras, siempre realizar los movimientos entre muchas personas evitando cargar una persona sola con todo el peso. Cierre los cajones de los escritorios. Al servir bebidas calientes, hacerlo con mucho cuidado para evitar quemaduras. Controlar siempre la temperatura del ambiente, sobre todo cuando se estn utilizando estufas. Tener siempre a mano los telfonos de emergencias mdicas, bomberos, polica, defensa civil, electricidad, gas, agua, etc. Usar guantes en buenas condiciones, siempre que la tarea as lo requiera. Los cordones de los zapatos, siempre deben estar sanos y atados.

Si utiliza ropa de trabajo, verifique que la misma cumpla con las condiciones de los trabajos a desarrollar. Abroche los puos, evite mangas sueltas y mantenga su ropa en buen estado higinico y de conservacin. Si la tarea as lo requiere, utilice barbijo o mscara de proteccin respiradora. Ubicarse de manera adecuada para trabajar en la computadora. Cuando se utilice los muebles archivadores para carpetas colgantes, no utilizar slo la parte delantera de los mismos, ya que esto producir la cada del mismo sobre la persona que se encuentra al frente. Cuando se encuentre cargando una estantera, comience a llenar los estantes de abajo hacia arriba, ya que si la misma no se encuentra bien sujeta, caer sobre la persona que se encuentre trabajando delante de ella. No fume en las oficinas y mucho menos en el depsito de archivo. Observe el estado de los enchufes y tomacorrientes, si los mismos se encuentran defectuosos no los utilice y llame al personal especializado. En ningn caso realice reparaciones momentneas. Nunca desconecte artefactos elctricos tirndolos por el cable. Antes de utilizar un aparato o instalacin elctrica, asegrese de su perfecto estado. La tercera pata del enchufe, es el cable de proteccin; al usar adaptadores, su conexin a tierra se interrumpe, es por este motivo que no se debe usar adaptadores. No modifique las protecciones elctricas Desconecte los equipos despus de terminar de usarlos. Es fundamental que todo el personal conozca la ubicacin de los extintores y saber cmo utilizarlos correctamente. En el caso de contar con ascensores, respete y haga respetar la indicacin de carga mxima o el nmero de personas, y nunca utilice este medio en caso de incendio. Los montacargas, sern utilizados por personal autorizado. Cuide los carteles que indiquen medidas de seguridad e higiene. En los talleres, almacene y etiquete todos los productos qumicos. En ambientes ruidosos, utilice tapones desechables, que se colocan en el conducto auditivo externo para bloquear el ruido, son casi invisibles e impiden que el ruido, la suciedad ingrese al odo. En la utilizacin de escaleras, siempre tmese del pasa manos. No obstruya la visin al transportar elementos. No utilice sillas si tiene que buscar objetos que se encuentren en altura. No obstruya los pasillos o las vas de escape para emergencia. Fijar por escrito un procedimiento para evacuacin en caso de emergencia y realice simulacros peridicamente. 7. Ergonoma Derivado del griego (ergon = trabajo) y (gnomos = Ley), el trmino denota la ciencia del trabajo. Podemos definir la ergonoma como la disciplina cientfica que trata del diseo de lugares de trabajo, herramientas y tareas que coinciden con las caractersticas fisiolgicas, anatmicas, psicolgicas y las capacidades del trabajador. La ergonoma busca la optimizacin de los tres elementos del sistema (humanomquina-ambiente), para lo cual elabora mtodos de estudio de la persona, de la
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tcnica y de la organizacin., asimismo tiene un amplio entendimiento del panorama completo de lo fsico, cognitivo, social, organizacional, ambiental, entre otros factores relevantes. La Ergonoma, como ciencia multidisciplinar, convoca a profesionales de diversas reas ingenieros, diseadores, mdicos, enfermeras, kinesilogos, terapeutas ocupacionales, psiclogos y especialistas en recursos humanos entre otras. Es por esto que podemos expresar que la ergonoma es una ciencia que produce e integra el conocimiento de las ciencias humanas para adaptar los trabajos, sistemas, productos, ambientes, a las habilidades mentales y fsicas; as como a las limitaciones de las personas. Busca al mismo tiempo salvaguardar la seguridad, la salud y el bienestar mientras optimiza la eficiencia y el comportamiento. Cuando una empresa no tiene en cuenta los principios de la Ergonoma, seguramente tendr que soportar diversos efectos negativos, tales como lesiones y enfermedad de los empleados. Llevando a la consecuencia de baja productividad y eficiencia. Podemos ampliar el concepto, diciendo que la ergonoma analiza aquellos aspectos que abarcan al entorno artificial construido por el hombre, relacionado directamente con los actos y acciones involucradas en toda actividad de ste, ayudndolo a acomodarse de una manera positiva al ambiente y composicin del cuerpo humano; dicho de otro modo adaptan los productos, las tareas, las herramientas, los espacios y el entorno en general a la capacidad y necesidades de las personas, de manera que mejore la eficiencia, seguridad y bienestar de los consumidores, usuarios o trabajadores. Por medio de la ergonoma, se comprende la importancia que tienen las personas por sobre los objetos, por tanto, en aquellos casos en los que se plantee cualquier tipo de conflicto de intereses entre personas y cosas, deben prevalecer las personas. Muchos son los beneficios que brinda los estudios de la Ergonoma, entre tantos podemos mencionar las siguientes: Disminucin de riesgo de lesiones Disminucin de errores Disminucin de enfermedades Disminucin de prdidas de horas laborales Disminucin de ausentismo del personal Aumento de la tasa de produccin Simplificacin de tareas 7.1. Diseo Ergonmico de Puestos de Trabajo El diseo ergonmico de los puestos de trabajo se encuentra basado en el estudio de movimientos que realiza la persona, teniendo en cuenta los factores biomecnicas y fisiolgicos del cuerpo humano (estructura del msculo, fisiologa muscular y organizacin de la fibra muscular). La capacidad de la fuerza humana depende de tres factores importantes: el tipo de fuerza el msculo o coyuntura de movimiento que se utiliza la postura 7.2. Alturas y Posturas: La exposicin a condiciones de trabajo adversas, puede derivar en dolores momentneos o lesiones a largo plazo. Asimismo, ambientes de trabajo mal diseados contribuyen a una menor eficiencia laboral y menor produccin, con la
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consecuente prdida de ingresos, un mayor nmero de reclamos mdicos, e incapacidades permanentes. La superficie de trabajo (con el trabajador ya sea sentado o de pie) debe determinarse mediante una postura de trabajo cmoda para el operario. Es muy importante el diseo de las mesas de trabajo, si la altura de la mesa se encuentra demasiado alta, los antebrazos se encogen y causan fatiga de los hombros, si es demasiado baja, el cuello o la espalda se doblan y ocasionan fatiga en esta ltima, los antebrazos tienen la posicin natural hacia abajo y los codos estn flexionados a 90, de manera que el brazo est paralelo al suelo. La altura del codo se convierte en la altura adecuada de operacin o de la superficie de trabajo. Con respecto a las sillas, debemos mencionar que deben tener un contorno suave, asiento acojinado y cubierto de una tela que deje pasar el aire para prevenir la humedad por sudor. Cuando la persona se encuentra sentada es importante, reducir tanto el estrs sobre los pies como el gasto global de energa, la realidad indica que pocas sillas se adaptarn a la comodidad de muchas posturas posibles para estar sentado. Es muy importante proporcionar soporte lumbar mediante una protuberancia en el respaldo de la silla o con un cojn lumbar colocado a la altura del cinturn, as como la de proporcionar un ajuste sencillo para parmetros especficos del asiento. La altura es muy importante, un asiento demasiado alto comprimir de manera incmoda la parte de abajo de los muslos, disminuir el ngulo del tronco y aumentar la presin en los discos, son altamente recomendable las coderas para dar apoyo a hombros, brazos y descansar pies en el caso de individuos mas bajos. 8. Consejos para el Correcto Manejo y Transporte de Cargas Tcnica segura de levantamiento de peso: Posicin correcta de pies: 1. Coloque los pies ligeramente separados, uno ms adelantado que el otro. Los pies juntos, lejos de facilitar la labor, pueden ser causa de lesiones. 2. Los pies cmodamente separados dan mayor estabilidad; el pie posterior se coloca en posicin de fuerza impulsora para efectuar el levantamiento. Posicin correcta de espalda y piernas: 1. Mantenga la curvatura normal de la columna con una inclinacin a partir de la cadera. 2. La posicin de los pies y la flexin de las rodillas son factores esenciales para mantener la espalda recta. 3. Para levantar un peso, debe utilizarse la fuerza de las piernas, ya que sus msculos son los ms potentes del cuerpo, mucho ms que los de los brazos, que son los que habitualmente en forma equivocada utilizamos. 4. El primer impulso para levantar la carga se debe dar con las piernas, para ello, doble las rodillas sin llegar a sentarse en los talones, ya que resultar difcil levantarse. Brazos y carga cerca del cuerpo: 1. Los brazos deben trabajar estirados, manteniendo suspendida la carga, sin elevarla. 2. La carga debe mantenerse pegada al cuerpo Agarre correcto: 1. Las superficies sucias, impiden un agarre seguro, deben limpiarse siempre. 2. El uso de guantes apropiados, no slo disminuye la posibilidad de que el objeto se deslice, sino que protege contra cargas punzantes, cortantes, con aristas vivas.
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3. No debe levantarse nunca un peso que resulte excesivo para sus condiciones fsicas, en este caso pida la ayuda necesaria. 4. En todo caso de levantamiento de peso, la espalda debe permanecer recta. 5. Examine el objeto a transportar, para decidir la manera de tomarlo y evitar los bordes afilados, las astillas u otro elemento cortante. 6. Inspeccione el camino por donde se ha de transportar el objeto, asegurndose que no haya obstculos ni materia derramada con la que pueda tropezar o resbalar. Transporte en equipo: 1. La persona de atrs debe estar ligeramente alejada de la de adelante para facilitar su visibilidad. 2. A contrapi (con el paso desfasado), para evitar sacudidas de la carga. 3. Una sola persona debe llevar el mando de la maniobra, dando las rdenes de elevacin y transporte. Recomendaciones finales: 1. Cuando ms derecho est el cuerpo, menor ser el trabajo muscular para sostener una carga. 2. La carga debe llevarse de forma que permita la visualizacin del camino por delante. 3. Debe utilizarse calzado de seguridad y guantes de proteccin para evitar lesiones. 4. Haga rotar y deslizar la carga si es posible. 5. Utilice medios auxiliares como palancas, correas, planos inclinados, zorras, carretillas, etc. 9. Desastres en Archivos Los documentos conservados en los Archivos se encuentran amenazados por numerosos factores dainos, entre los que podemos mencionar el cido, los organismos biolgicos, la desidia y el robo. Sin embargo, ninguno de ellos posee tanta violencia y capacidad de destruccin como los desastres tales como los incendios, las inundaciones y los terremotos. Estas catstrofes, son fenmenos violentos y destructivos que provocan cuantiosos daos, materiales, muerte, sufrimiento y desolacin. De lo expresado, se desprende que el empleado se encuentra a merced de los daos que pueda ocasionar el siniestro, es por esto que se considera indispensable comprender los tipos de desastres que pueden atacar al archivo y como se debe implementar un plan de contingencias. 9.1. Elementos que Identifican a los Desastres Todos los desastres, sean naturales, provocados o accidentales, tienen una serie de elementos que los identifican: Son imprevisibles: con excepcin de ciertos fenmenos naturales como pueden ser tornados o lluvias torrenciales. Mucho dao producen los pequeos sucesos, como una rotura de caera, un incendio fortuito o un sabotaje. La violencia de los fenmenos: por ejemplo en un incendio adems de la calcinacin total o parcial de los objetos, el calor provocar la deformacin de los plsticos y reacciones qumicas que harn del papel un material sumamente frgil y quebradizo; el holln y las partculas de combustin sin dudas impregnarn todo el local

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Aparicin del problema cuando el edificio se encuentra desocupado: esta caracterstica suele ser comn en todos los accidentes, lo que hace propagar el mal a todo el edificio. Poca coordinacin del personal implicado: La aparicin de un pequeo accidente puede devenir en una catstrofe cuando la persona que lo descubre no sabe a quin acudir o no reaccin debidamente la no coordinacin de los trabajos de emergencia, lamentablemente suelen ser la caracterstica de muchas empresas. 10. Clasificacin de los Desastres por su Naturaleza La naturaleza o factores que provocan el dao en los Archivos son: 10.1. Desastres Provocados por el Fuego Unos de los sucesos ms traumticos a los que puede enfrentarse un Archivo es el fuego que genera una reaccin qumica violenta liberando una gran cantidad de calor, generando grandes volmenes de humo txico y holln. De no ser intencional, en un Archivo el fuego puede generarse en las instalaciones elctricas o en determinados equipos como puede ser, cocinas, estufas, calderas, cigarrillos mal apagados, etc. A los daos propios del incendio habr que sumar una serie de elementos destructivos por los efectos del fuego, tal como la cada de estanteras y mampostera. El edificio requiere de un plan permanente de mantenimiento intenso y minucioso que prevenga los daos ocasionados por la fatiga del material, acumulacin de contaminantes y la aparicin de grietas en las paredes y techos. Causas de Incendios Existen causas comunes de incendios en el que ponen en peligro la integridad no solo de los documentos sino del propio personal del archivo. El estudio de las causas surgen de numerosos estudios realizados por personas especializadas en siniestros, estas son: Falta de Orden y Limpieza: Acumulacin de desperdicios combustibles tales como trapos, aceite, grasa, etc. Materiales acumulados que reducen la correcta circulacin Pastos secos y malezas cerca de los edificios Falta de limpieza en maquinarias y armaduras de techos Cigarrillos y fsforos: Las colillas de cigarrillos son una de las mayores causas de incendio Resulta extremadamente riesgoso fumar en lugares donde se trabaja o almacenan productos inflamables, en los archivos debe estar prohibido fumar. Lquidos inflamables: En el caso de los Archivos, los lquidos que se utilizan para la restauracin de documentos deben mantenerse en lugares aislados y en los recipientes aptos para contener los lquidos correspondientes. Si es necesaria la utilizacin de lquidos tales como el barniz, pintura y disolventes en el lugar de trabajo, se mantendrn solamente las cantidades suficientes para la tarea diaria, en recipientes adecuados y alejados de fuentes de calor. Instalaciones elctricas: Las instalaciones elctricas generales de un edificio, si han sido bien proyectadas no deberan tener problemas, no obstante deben ser correctamente mantenidas se

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debe evitar el contacto de conductores positivos y negativos, como as tambin la posibilidad de que un conductor positivo toque elementos metlicos. Nunca aumentar la cantidad de artefactos de consumo (tales como lmparas, fotocopiadoras, motores, etc.) si no estaban previstos. Nunca colocar triples en tomacorriente, ya que el conjunto de aparatos conectados en un mismo enchufe, provocan el aumento de temperatura del conductor elctrico de alimentacin, dando lugar a la iniciacin de un incendio. Controlar que los tornillos que ajustan al tomacorriente no se aflojen. Tramos de chimenea: Los que ya se encuentran en el interior del edificio sern tan cortos como sea posible, y estarn separados de cualquier material combustible por una distancia que triplique su dimetro Caeras de vapor y agua: Las caeras de vapor y agua caliente, deben ser instaladas alejadas de cualquier material combustible. Electricidad esttica: La electricidad esttica es causa de numerosos incendios, todos los tratamientos y movimientos relativos entre cuerpos, son capaces de generar electricidad esttica, generando chispas que por la descarga que producen, pueden provocar la sbdita ignicin o explosin de vapores o gases inflamables. El simple paso de lquidos inflamables, genera electricidad esttica. Calefaccin central: Los sistemas de calefaccin central no suelen generar incendios y lo mismo puede decirse de los que funcionan a base de gas, siempre y cuando, su instalacin haya sido efectuada con todas las condiciones de seguridad. Artefactos porttiles: Los artefactos porttiles de calefaccin tales como estufas y calo- ventores, no deben utilizarse en los archivos puesto que por descuido pueden caer sobre los documentos o no ser apagados cuando el personal se retira de su lugar de trabajo. Tableros elctricos: En todos los casos deben instalarse en lugares secos y limpios, con espacio suficiente para que en caso de necesidad el tcnico pueda trabajar con comodidad. Nunca utilice este espacio para guardar escobas, plumeros o cualquier otro elemento. Prevencin de Incendios: Realizar inspecciones peridicas del edificio y los materiales de construccin. Realizar los correspondientes arreglos necesarios. Revisar constantemente las instalaciones elctricas, realizando el reemplazo del material que se encuentre en mal estado. Evitar la acumulacin de desechos de construccin entre otros podemos mencionar los mobiliarios, maderas y pinturas. Construir muros y accesos cortafuegos Preparar y divulgar un plan de evacuacin del edificio Disponer de sistema de deteccin de fuego y controlar las cargas de los matafuegos. Ante un principio de incendio evite el pnico y planifique el escape.. Mantenga el orden y la limpieza, es decir, tener a mano y en ptimas condiciones todo lo necesario para el trabajo que se va ha realizar. Limpie cualquier lquido que se encuentre derramado en el piso.
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Los cables y los enchufes deben encontrarse en buenas condiciones. Respete y hacer respetar las indicaciones de PROHIBIDO FUMAR. Si percibe olor a gas, busque la prdida con agua jabonosa, cierre la llave de paso y de aviso a los especialistas. No obstruya los accesos a los matafuegos. No obstruya pasillos, escaleras y puertas de emergencia. Los combustibles debern guardarse en recipientes cerrados, para evitar que se mezclen con el aire, asimismo alejar los productos de toda fuente de calor. Al final de la jornada, deje su puesto de trabajo en las condiciones en las que le gustara encontrarlo. Recuerde que ORDEN Y LIMPIEZA SON PARTE DE SU TRABAJO. Para finalizar este tema, diremos que el edificio, requiere de un plan permanente intenso y minucioso que prevenga daos ocasionados por la fatiga del material, acumulacin de contaminantes, aparicin de grietas en la paredes Modo de Proceder en el Caso de un Incendio En caso de tener que enfrentar un incendio, y a los fines de conservar la integridad humana, se deber seguir las siguientes normas generales: De aviso de inmediato Alerte a las dems personas del piso Cierre las puertas y rejillas de ventilacin de ventanas, as se evitar la propagacin del fuego. Apague los equipos elctricos Tome el matafuego ms cercano que sea adecuado para el tipo de incendio y llvelo hasta el lugar donde se encuentra desencadenando el siniestro, y accione el matafuego sobre el fuego, cuidando de no lesionarse Hacerlos funcionar a una distancia cercana al fuego Espere la llegada de la brigada de incendios y siga las indicaciones de la autoridad. Gatee por debajo del humo y si su ropa se prende en llamas, trese al suelo y ruede. Si es necesario evacuar el edificio, utilice siempre las escaleras de emergencia para llegar a la planta baja. Descienda siempre, nunca el recorrido debe ser ascendente, salvo en el sector garaje. No corra, camine en forma normal No transponga ventanas No transporte bultos. No regrese al edificio una vez que lo ha abandonado Si se encuentra en la cochera, no retire su vehculo, suba por la escalera y retrese por planta baja. Prevencin Contra Incendios Es importante tomar todas las precauciones pertinentes por si se presenta un incendio, es de suma necesidad conocer los tipos de equipos para apagar el fuego que se ha generado segn el lugar. Con respecto a los tipos de extintores, las normas IRAM estipulan lo siguiente:

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Clase A: es todo aquel que una vez que se ha logrado apagarlo, deja residuos carbonosos o cenizas, es el caso de maderas, papel, productos textiles y otros materiales combustibles que contienen elementos carbonizantes, estos son extinguidos por enfriamiento y sofocacin con agua impidiendo adems el reencendido. El polvo qumico triclase tambin es efectivo, muy recomendable para el uso en Archivos, el mismo sofoca y refrigera los materiales a fundirse en presencia del fuego, por ltimo tambin es efectiva la espuma qumica en este tipo de fuego. Los extintores para esta clase de fuego debern estar ubicados a una distancia de 20 metros. Clase B: es el que se produce en combustible lquidos, aceites, grasas, pinturas y otros lquidos que se volatilizan durante la combustin. Estos son extinguidos por sofocacin, desplazamiento del oxgeno, siendo muy eficaces para extinguirlos el anhdrido carbnico, el polvo qumico y la espuma qumica. El agua finamente pulverizada es muy efectiva, no as en forma de chorro, pues tiende a esparcir el combustible. Los extintores para esta clase de fuego debern estar ubicados a una distancia de 15 metros. Clase C: es el que produce fuegos en instalaciones elctricas en actividad (motores, interruptores, tableros de control, etc.), estos requieren de un agente que no sea conductor de la electricidad. El anhdrido carbnico es excelente y adems no deja residuos que pudieran daar los equipos; tambin es efectivo el polvo qumico seco. Los extintores para esta clase de fuego debern estar ubicados a una distancia de 5 a 10 metros. Clase D: es el que produce fuegos en metales combustibles que arden a elevada temperatura (ms de 1000 grados), tales como, magnesio, titanio, zirconio, sodio, potasio y otros. Estos requieren un agente muy especial para su extincin tal como cloruro de sodio o materiales grafitados Esta clase de fuego no debe tratar de extinguirse con agua, ya que la misma produce una reaccin violenta en forma de explosin. Los extintores para esta clase de fuego debern estar ubicados a una distancia de 5 a 10 metros. Recomendaciones: los extintores deben recargarse todos los aos y realizar la correspondiente prueba hidrulica cada 5 o 10 aos segn el tipo de extintor. Modo de Uso En cuanto al modo de utilizarlos se debe seguir los siguientes pasos, que son sencillos pero de vital importancia: 1) Tirar de la anilla del pulsador con el fin de poder quitar el precinto. 2) Presionar la maneta 3) Dirigir el chorro a la base de la llama, procurando mantener la botella en posicin vertical.

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Caractersticas de Funcionamiento de Matafuegos Los matafuegos son efectivos slo en las primeras instancias de un fuego, siendo su eficacia mayor cuando ms rpido se hace uso de ellos, y la persona posea los conocimientos adecuados para el uso de los mismos. Las caractersticas son las siguientes: El tiempo de duracin de extincin de los matafuegos vara entre 20 segundos a 1 minuto. El alcance del material extintor (dixido de carbono, agua, polvo qumico, etc.) que sale del matafuego, vara de 2 a 7 metros. Al apagar el fuego con el matafuego siempre debemos colocarnos de espalda al viento. Los matafuegos que sirven para extinguir ms de una clase de fuego, estn identificados con las letras correspondientes. Los equipos de agua o de espuma bajo presin, tienen un manmetro cuya aguja indica la aptitud de funcionamiento del mismo, en cuanto esta indique el rango de operacin verde. Los extintores de polvo qumico ABC o Multipropsito, se hallan sometidos a presin permanente y cuando este agente entra en contacto con las brasas, se produce un pelcula de polvo fundido que sofoca el combustible encendido, (pero no es especfico porque no enfra, puede haber ignicin). 10.2. Desastres Provocados por el Agua Su aparicin suele estar relacionada con una rotura de caera o en mayor proporcin ligada a incendios o desastres naturales como los huracanes, lluvias torrenciales y su consecuencia, las inundaciones. Los efectos de una inundacin en los archivos es catica, ya que el agua arrastra el lodo que arruinar por completo los equipos electrnicos y la documentacin, esta ltima se compactar debido a la absorcin del lquido, provocando el reblandecimiento de las colas de encuadernacin y de las emulsiones fotogrficas. Posteriormente aparecern los hongos con los que habr que dedicar mucho esfuerzo en la recuperacin. 10.3. Desastres Provocados por Fuerzas Fsicas de la Naturaleza Al igual que en el caso anterior los daos provocados son numerosos. Las fuerzas desencadenadas por movimientos telricos: los terremotos, movimientos de la tierra en tres ejes perpendiculares de manera simultnea, provocan con frecuencia la destruccin total tanto de las edificaciones como de lo que contienen y de su personal. Durante los terremotos, las estructuras se encuentran en colapso, debido al estremecimiento, la ruptura y abertura de grietas en el suelo y paredes, el retorcimiento de la estructura, acarrea daos en las instalaciones, pudiendo ocurrir cortocircuitos y rupturas en las tuberas hidrulicas, de aguas limpias y residuales. Un temblor de magnitud 4.0 y 5.0 (escala de Richter) no suele causar daos importantes, pero a partir de 5.1 el edificio y sus ocupantes corren un serio peligro. Un terremoto de 7.0 puede llegar a destruir un edificio. Medidas de prevencin: a) Los edificios deben poseer caractersticas antissmicas y contener mobiliario adecuado para minimizar y reducir cuanto sea posible los riesgos de deterioro de los documentos que se resguardan. Son muy importante las columnas de anclaje para soportar las cargas laterales y de alzamientos.
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b) Las estanteras deben estar bien sujetas para evitar que se desplomen fcilmente. c) Las instalaciones elctricas y de iluminacin tambin se pueden ver afectadas, las mismas debern estar correctamente colocadas, y bajo ningn punto de vista se encontraran cables colgando o sueltos en el piso. d) Las tuberas hidrulicas y sanitarias pueden quebrarse a causa de un desplazamiento y provocar inundaciones, es por esto que se recomienda que el rea de depsito debe estar libre de ellas. Huracanes y Tormentas: los huracanes se forman a partir de remolinos en las mareas tropicales, y una vez formados, van creciendo y llegan a cubrir reas de mil kilmetros de dimetro girando a grandes velocidades. Las tempestades, se mueven generalmente a velocidades de entre 40 y 64 kilmetros por hora, pero pueden permanecer estacionados, cambiar de direccin y aumentar la velocidad hasta los 96.5 Km/hora, los vientos pueden superar los 320 Km/hora, la cada de granizo se encuentra siempre asociada con la tempestad. Un tornado o un huracn provocarn el derrumbamiento de techos, muros y estanteras con roturas de caeras y de instalaciones elctricas. La documentacin caer al suelo producindose daos difciles de reparar tales como desgarros, perdida de legibilidad, erosiones en las superficies de los registros magnticos, fotogrficos o en vdeo discos. etc. Medidas de prevencin: Construir el edificio con materiales que resistan la tensin ocasionada por los fuertes vientos. Para la construccin de los techos se recomienda utilizar vigas de cemento y descartar las de madera. Limitar el nmero y tamao de las ventanas Los techos deben contar con buenos drenajes con una pendiente considerable Instalar los correspondientes pararrayos Instalar sistemas de deteccin y extincin de incendios Conexiones elctricas, sanitarias e hidrulicas apropiadas 10.4. Factores Causados por el Hombre El hombre puede causar cotidianamente grandes daos a los edificios de archivo, a los documentos y a los propios usuarios. Unos de los mayores peligros es la contaminacin externa e interna: Contaminacin externa: en los centros urbanos e industriales, el aire contiene gran diversidad de partculas y gases nocivos tales como: Dixido de azufre, ozono, dixido de nitrgeno, Salinidad del ambiente y el polvo. Medidas de prevencin: El polvo puede reducirse cerrando las ventanas e instalando filtros. Realizar u plan de limpieza semanal en seco para eliminar el polvo de los documentos y las unidades de conservacin. Contaminacin interna: en el interior del edificio de archivo, funcionan diversos servicios que emplean mquinas y agentes qumicos que liberan gases y vapores nocivos para la salud de las personas y para la preservacin de los documentos. La desinfeccin de documentos produce gases txicos, como as tambin los laboratorios de microfilmacin y fotografa.

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Lo correcto sera llevar estos agentes contaminantes al exterior por medio del proceso de extraccin. Se deber tener un especial cuidado con las pinturas, las que tienen base de ltex y acrlicas son generalmente seguras no as las de aceite que liberan materiales orgnicos voltiles durante el proceso de secado y esos compuestos pueden ser extremadamente corrosivos y deben ser evitados. Medidas de prevencin: Evitar el uso de cortinas, alfombras, aglomerados y fibra de vidrio. Utilizar resinas anti humedad tipo ltex en el interior de los archivos; estas resinas generan menos subproductos corrosivos y provocan menos exhalaciones. Conflictos Armados Se trata de situaciones que ocasionan grandes destrozos a los edificios y vctimas humanas, sin que los documentos queden exentos de resultar afectados aunque no sea blanco directo de ellos. Medidas de prevencin: Los edificios de archivos deben estar localizados fuera de zonas militares o reas que puedan ser consideradas blancos de guerra. En caso de proximidad a un conflicto armado, si el depsito de archivo se encuentra en pisos superiores del edificio, se deber proceder a trasladar los documentos a la parte inferior del mismo y reforzar la seguridad. Robo o Vandalismo Estas acciones son difcil de prever, por lo cual debemos instaurar medidas de seguridad tales como: Dotar la entrada y salida del edificio de vigilancia permanente. El ingreso a todas las reas debe ser controlado y, en su caso, restringido en el horario que se estime. Mantener informados en forma permanente al personal sobre los controles realizados a los usuarios. 11. Programa de Prevencin de Desastres Trabajar para la creacin de un programa de prevencin de desastres no es tarea fcil ya que mientras ms grande sea la Institucin ms dificultades se subsistirn. Se planificar como actuar en cada caso de siniestro ocurrido, siendo fundamental la coordinacin de los diferentes miembros que conformen el equipo de trabajo donde cada uno tendr asignada sus responsabilidades. Se deber tener en cuenta los siguientes conceptos: El Personal implicado en el plan Al organizar un equipo de trabajo tendiente a hacer frente a un siniestro con efectividad es preciso nombrar al siguiente personal: Coordinador de Desastres: deber poseer amplios poderes para la toma de decisiones, esta persona deber conocer la importancia de las diferentes series conservadas en el Archivo. El coordinador deber escoger a los integrantes de los grupos de trabajo asignndole a cada las funciones que deber cumplir llegado el momento. Entre las decisiones que deber tomar el coordinador se encuentran: El traslado a zonas seguras de las series que han sido afectadas Informar al resto de los empleados de la empresa sobre lo sucedido

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Llamar a los servicios de emergencias externos a la institucin, tales como bomberos, cuerpos de seguridad, agencias de gobierno o instituciones anlogas. Coordinar actividades de rescate Saber transmitir optimismo, manteniendo la calma y el clima de trabajo Efectuar los trmites pertinentes con las aseguradoras. Personal Especialista: es el que posee conocimiento en cuanto a los cuidados que se debern tener para el manejo de la documentacin que ha sido daada y los mtodos de restauracin que necesitarn. Personal de Seguridad o Vigilancia: si en el Archivo existe este tipo de personal, se lo deber incluir en el plan, ya que su presencia es de vital importancia ya que los desastres generalmente suelen ocurrir en hora de baja presencia de personal en el edificio. Los vigilantes son generalmente los que darn la voz de alarma y activarn la cadena de comunicaciones. Encargado de Mantenimiento: este personal es importante para la evaluacin del edificio y de los posibles riesgos, quien deber coordinar los trabajos de los tcnicos tales como plomeros, gasistas, electricistas, cerrar una va de agua, asimismo se encargar de la creacin de un almacn con los materiales y elementos necesarios. Personal Administrativo: estos empleados debern recibir una adecuada formacin para conocer sus responsabilidades ante un eventual siniestro; dentro de cada grupo formado habr un responsable que se encargar de coordinar las tareas del grupo y transmitir los resultados al coordinador general. Conclusiones Todo profesional archivero, debe tener presente que los riesgos laborales estarn siempre presente, para prevenir accidentes se deber contar con una infraestructura que garantice la seguridad de sus ocupantes, recordemos que la persona es el sujeto dbil, y se debe trabajar para garantizar su integridad fsica. Asimismo es importante comprender que el dueo de la empresa es el responsable de los daos que pueda sufrir cualquier persona que se encuentre dentro del establecimiento. El mobiliario destinado para los archivos, debe elegirse correctamente, para que los mismos garanticen el soporte de las cargas y el trabajo diario del archivero, no elegir una estantera adecuada, sin dudas repercutir en accidentes. La persona que se encuentre trabajando en los archivos debe tener en cuenta todos los detalles de prevencin que se han mencionado en este trabajo, como por ejemplo, el simple hecho de dejar obstruida una salida o abierto un cajn de un mueble archivador, puede ser el detonante a algn accidente. El profesional que trabaja en archivos debe tener una conducta madura, que denote responsabilidad, esto sin dudas asegurar el correcto desarrollo de las actividades, garantizando la seguridad de todos los empleados. Agradecimientos Quiero en este momento, expresar mi gratitud a la invitacin que me hicieron llegar para poder concurrir a este evento, a los organizadores de III JORNADAS DE ARCHIVLOGOS Y BIBLIOTECLOGOS DE ARGENTINA, y al Presidente del Tribunal de Cuentas de la Provincia de Crdoba, Dr- Eduardo Barrionuevo por haberme autorizado a concurrir a tan importante Jornada.

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BIBLIOGRAFIA
LEUPEN, Bernard: Proyecto y Anlisis Evolucin de los Principios en Arquitectura, ed. Gustavo Gili S.A., Barcelona, 1999. LO CELSO, Juan Eduardo: El Diseo del Edificio Pblico, ed. Facultad de Arquitectura de Crdoba, Argentina, 2004. pp.5 a 61 y 166 a 186. SOBREVILA, Marcelo Antonio: Instalaciones elctricas en viviendas, industrias y grandes edificios, ed. Alsina, Buenos Aires, 2000. FREDRIKS, Jorge Luis: El deber de Seguridad en la Ley de Contrato de Trabajo, ed. Depalma, Buenos Aires 1985. Sanchez Hernamprez, Arsenio: Manual de Planificacin y Prevencin de Desastres en Archivos y Bibliotecas, ed. Fundacin Histrica Tavera Instituto de Seguridad Integral de la Fundacin Mapfre Estudios, Madrid 2000. Manual de Recomendaciones y Medidas Prcticas, Administracin Crdoba 2004. Revista ALA: Archivos Tropicales, ed. ArchTrabajo Ley N19587/72 y Decreto Reglamentario N351/79, ed. La Caada, Crdoba, 1998. Portales de Internet URL: http.//www.es.wikipedia.org/wiki/Ergonoma Leyes y Revistas: Cdigo de Edificacin y Fraccionamiento del Suelo Anexos Grficos Ordenanzas N673/62 y Modificatorias 5922/72 6032/73 7421/81 8057/85 8060/85 y 11131/06 ed. Secretara de

- Departamento de Higiene y Seguridad en el Trabajo U.N.C,

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