UNIDAD I Aplicacin de Macros en Excel 2007

as operaciones tradicionales que se pueden realizar en Excel para Windows las podemos automatizar, de manera que se mantenga un registro que las contenga y posteriormente

hacer referencia a ellas para la simplificacin de tareas.

Excel es un programa muy potente, pero la mayora de las personas lo maneja de una forma muy bsica, Excel cuenta con un lenguaje de programacin llamado Visual Basic, y permite hacer o resolver los problemas de forma ms rpida y sencilla, este curso es de un nivel alto, pero es fcil de aprender ya que se manejaran trminos sencillos

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Definicin de una Macro

Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra, un botn o manualmente.

Aplicacin de una macro

Por ejemplo, todos los das empleo frecuentemente en mis celdas los mismos pasos: Tamao de Fuente (Tamao de la letra), Negrita, Fuente (Tipo de letra) y Color de Fuente (Color de Letra), para no estar repitiendo estos pasos los puedo almacenar en una macro y cuando ejecute la macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las veces que yo lo desee. La grabadora de macros funciona de manera similar a una grabadora de cintas. Una graba lo que la persona dice, otra graba lo que el usuario hace.

Aspectos a considerar antes de guardar una macro

Antes de grabar o escribir una macro hay que tener en cuenta los siguientes puntos: 1. Planifique los pasos y los comandos que desea que ejecute la macro 2. Si se comete algn error mientras se graba la macro, tambin se grabarn las correcciones que se realicen. 3. Cada vez que se grabe una macro, sta se almacenar en un nuevo

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mdulo adjunto a un libro. Al grabar una macro, Excel almacena informacin sobre cada paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos. A continuacin, se ejecuta la macro para que repita los comandos. Si se comete algn error mientras se graba la macro, tambin se graban las correcciones que se realicen. Visual Basic almacena cada macro en un nuevo mdulo adjunto a un libro.

Tipos de Macros
Macros automticas Existen varias macros previamente creadas para Excel para Windows. Estn disponibles en el men Herramientas opcin Complementos. Al seleccionar esta opcin aparece la siguiente caja de dilogo:

Con esta opcin se especifican las macros que estn disponibles y

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listas para usarse al iniciarse Excel para Windows. Se pueden instalar o eliminar la macros automticas que vienen con Excel para Windows, o las que se hayan creado.

Aqu se muestran las Macros automticas disponibles. Pueden seleccionarse o borrarse las casillas de verificacin de las macros automticas a fin de instalar o eliminar las mismas en Excel para Windows.

Haciendo el trabajo de 5 a 8 veces ms rpido el trabajo cotidiano e inclusive en algunas ocasiones ms rpido.

Algunos ejemplos de lo que podemos hacer con las macros son: Procesos de captura de informacin. Procesos de impresin. De anlisis de datos. De manejo de base de datos. Elaboracin de reportes. Simplificacin de tareas. Tareas que son repetitivas, que hay que realizar varias veces el mismo procedimiento. Un sistema de informacin.

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Macros de Excel Las macros se pueden agrupar en dos categoras principalmente:

Macros de funciones Si ejecuta frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un mdulo de Visual Basic y que puede ejecutarse, luego se ejecuta la macro para que repita los comandos. Con el Editor de Visual Basic, se pueden modificar macros, copiar macros de un mdulo en otro, copiar macros entre diferentes libros, cambiar de nombre a los mdulos que almacenan las macros o cambiar de nombre a las macros.

Macros de comandos La creacin de estas macro funciones consiste en poner una serie de ARGUMENTOS, en las cuales podemos ir poniendo los datos que lleva una funcin normal de Excel para Windows y al final le indicamos que operaciones hacer con estos ARGUMENTOS y de esta manera se optimiza el uso de varias frmulas para llegar a un resultado. Es decir la creacin de una funcin simplifica el uso de varias frmulas, dejndolas como una sola.

Macros desde Visual Basic Es un lenguaje (Codificacin), que se puede utilizar, como lenguaje

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comn entre los diferentes programas que se tiene en el Microsoft Office, cabe mencionar que est basado en un Lenguaje llamado Visual Basic, pero no tiene mucho que ver con l. La macros de Visual Basic estn basadas en mdulos, que por tal hecho se vuelven ms complicadas, teniendo como ventaja que son compatibles dentro de varias aplicaciones, de esta manera se tendra un lenguaje comn de macros entre varios programas, con lo cual se logra que se pierda menos tiempo en realizar una macro en alguno de estos programas.

Como grabar una macro

Crear una macro Automticamente La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel. Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programacin.

Para grabar una macro debemos acceder a la pestaa Vista y despliega el submen Macros y dentro de este submen seleccionar la opcin Grabar macro... Adems de esta opcin en el men podemos

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encontrar las siguientes opciones:

Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro. Usar referencias relativas - Con esta opcin utilizaremos referencias relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.

Al seleccionar la opcin Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de dilogo Grabar macro

donde podemos dar un nombre a la macro (no est permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro). Podemos asignarle un Mtodo abreviado: mediante la combinacin de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema est en encontrar una combinacin que no utilice ya Excel. En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro. En Descripcin: podemos describir cul es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.

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Para comenzar la grabacin de la macro pulsamos el botn Aceptar y a continuacin, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botn en la barra de estado de detener la grabacin. A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabacin, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la seleccin nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango. Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botn Detener de la barra de estado, o accediendo al men . donde tenemos la opcin

de Macros y haciendo clic en

Como ejecutar una macro.

A travs del Uso de Mtodo Abreviado

1. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro a la que desea asignar una combinacin de teclas con CTRL. 2. Haga clic en Opciones. 3. En el cuadro Tecla de mtodo abreviado, escriba cualquier letra minscula o mayscula que desee utilizar.

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NOTA:

La tecla tecla de mtodo abreviado representa un par de teclas, las cuales sern utilizadas para la ejecucin de una macro

4. Escriba una descripcin de la macro en el cuadro Descripcin. 5. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, en Cancelar.

A travs del mdulo de Microsoft Visual Basic Para ejecutar una macro desde un mdulo de Microsoft Visual Basic, haga clic en Edicin y, a continuacin, en el men Ejecutar, haga clic en Ejecutar Sub/UserForm o presione F5.

Ejecutar una macro haciendo clic en un botn de la barra de herramientas de acceso rpido 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office clic en Opciones de Excel. 2. Haga clic en Personalizar y, a continuacin, en la lista Comandos disponibles en, seleccione Macros. 3. En la lista, haga clic en la macro que cre y, a continuacin, en Agregar. 4. Para cambiar la imagen del botn de la macro, seleccione la macro en el cuadro donde la agreg y haga clic en Modificar. 5. En Smbolo, haga clic en la imagen de botn que desea. 6. Para cambiar el nombre de la macro que aparece al posicionar el cursor sobre el botn, escriba el nombre que desea en el cuadro Nombre para mostrar. y, a continuacin, haga

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7. Haga clic en Aceptar para agregar el botn de la macro a la barra de herramientas de acceso rpido.

8. En la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en el botn de la macro.

Tambin puede presionar CTRL+F8 para ejecutar la macro.

Sugerencias

Puede interrumpir la ejecucin de la macro presionando ESC.

Niveles de seguridad en las macros

Para establecer el nivel de seguridad de manera que estn habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente:

En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Seguridad de macros. En la categora Configuracin de macros, macros, todas bajo haga las Configuracin clic en de

Habilitar (no

macros

recomendado; puede ejecutarse cdigo posiblemente peligroso) y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

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NOTA:

Para ayudar a evitar que se ejecute cdigo potencialmente peligroso, recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros.

Como crear y observar el cdigo de programacin que genera una macro desde el Editor de Visual Basic. Crearemos una macro y veremos sus cdigos:

Para observar los cdigos de una macro debemos de seguir los siguientes pasos:

1. Primeramente trasldese a la celda A5 antes de empezar la grabacin de la Macro

2. Presione el Botn Grabar Macro de la barra de Herramientas Visual Basic. Excel muestra el cuadro de Dialogo Grabar Macro

3. en la opcin Mtodo Abreviado escriba la letra r, por lo tanto la macro se llamara con Control + r

4. Presione el botn Aceptar. Excel inicia la grabacin del la Macro1

5. Trasldese a la celda A1 y escriba UNIDATA, despus presione Enter para aceptar el valor en la celda

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6. Pare la grabacin de la macro presionando el botn Detener Grabacin de la barra de herramientas Visual Basic. Excel a grabado los pasos y a generado un cdigo, Observmoslos:

7. Presione la tecla Alt + la tecla de funcin F11 (Alt + F11). Excel nos traslada al Editor de Visual Basic. Si este editor no se activa es que Excel no est bien instalado o sea borrado. Tambin puede acceder desde el Men Herramientas, Macro y Editor de Visual Basic.

8. Active los siguientes cuadros o ventanas:

De clic en el Men Ver y elija la opcin Explorador de Proyectos De clic en el Men ver y elija la opcin Ventana Propiedades

Estas dos opciones deben de estar siempre activadas ya que de ah depende todo lo que vallamos a hacer.

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9. Del cuadro Proyecto de doble clic en Mdulos o simplemente presione el signo de + que aparece en la opcin Mdulos. Se activara debajo de Mdulos la Opcin Modulo1

10.

De doble clic en Modulo1. Se mostrara en el Editor de

Visual Basic el cdigo de la macro que grabamos de la siguiente forma:

Elaboracin de Primera Macro

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Sub Macro1 () ' Macro1 Macro Macro grabada el 08/04/2001 por UNIDATA ' ' Acceso directo: CTRL+r ' Range ("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "UNIDATA" Rango("A2").Select End Sub

Que es lo que significa esto nos preguntaremos asombrados, a continuacin se da una explicacin de lo que ha hecho Excel:

Sub y End Sub indican el inicio y el final del procedimiento de la Macro1 Todo lo que aparece con un apostrofe indica que no se tomara en cuenta que es solo texto o comentarios y ese texto debe de aparecer en un color, ya sea el color verde. Rango("A1").Select Indica que lo primero que hicimos al grabar la macro fue trasladarnos a la celda A1. La orden Rango nos permite trasladarnos a una celda ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ramn" Esto indica que se

escribir en la celda en que se encuentra el valor de texto

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Ramn. Todo lo que aparece entre comillas siempre ser un valor de texto. La orden ActiveCell.FormulaR1C1 nos permite escribir un valor en la celda activa. Rango("A2").Select Otra vez indicamos que se traslade a la celda A2. Esto se debe a que cuando escribimos el nombre de UNIDATA en A1 presionamos Enter y al dar Enter bajo a la celda A2.

Observar el cdigo de programacin que genera una macro desde el Editor de Visual Basic
Para comprender mejor alteraremos el cdigo dentro del editor de Visual Basic.

Como cambiar un cdigo de programacin

Para comprender mejor alteraremos el cdigo dentro del editor de Visual Basic. Qu crees que pasara aqu con nuestra Macro: Sub Macro1() ' ' Macro1 Macro

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' Macro grabada el da ______ por Integrante ' ' Acceso directo: CTRL+r ' Range ("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ramn" Range ("B1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Calle 21 de Marzo #280" Range ("C1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "31-2-47-13" Rango("D1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Nogales Sonora" Rango("E1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "UNIDATA C.A" End Sub

As es acabo de alterar el cdigo y cuando regrese a Excel y ejecute la macro con Control + r har lo siguiente:

En A1 escribir Ramn En B1 escribir Calle 21 de Marzo #280 En C1 escribir 31-2-47-13 En D1 escribir Nogales Sonora En E1 escribir UNIDATA C.A
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As que salgamos del editor dando clic en el Men Archivo y eligiendo la opcin Cerrar y volver a Microsoft Excel. Si no desea salir por

completo de clic en el botn Microsoft Excel que se encuentra activado en la barra de tareas y cuando dese volver al editor de clic en el botn Microsoft Visual Basic que se encuentra en la barra de Tareas.

Ahora ya que salimos de Visual Basic y estamos en Excel de Nuevo ejecutemos la macro presionando Control + r y veamos los resultados de nuestra modificacin.

Cdigos Ms comunes
ACCIN Trasladarse a una Celda Escribir en una Celda Letra Negrita Letra Cursiva Letra Negrita Letra Cursiva Letra Subrayada CODIGO DE PROGRAMACIN Rango("A1").Select Activecell.FormulaR1C1="Ramn" Selection.Font.Bold = True Selection.Font.Italic = True Selection.Font.Bold = True Selection.Font.Italic = True Selection.Font.Underline xlUnderlineStyleSingle =

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Centrar Texto

With Selection .HorizontalAlignment = xlCenter End With

Alinear a la izquierda

With Selection .HorizontalAlignment xlLeft End With =

Tipo de Letra(Fuente)

With Selection.Font .Name = "AGaramond" End With

Tamao Fuente)

de

Letra(Tamao

de

With Selection.Font .Size = 15 End With

Copiar

Selection.Copy

Pegar

ActiveSheet.Paste

Cortar

Selection.Cut

Ordenar Ascendente

Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlAscending, Header:=xlGuess, _

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OrderCustom:=1, MatchCase:=False,

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Orientation:=xlTopToBottom

Cells.Find(What:="UNIDATA", Buscar After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, LookAt _ :=xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlNext, MatchCase:= _ False).Activate

Insertar Fila

Selection.EntireRow.Insert

Eliminar Fila

Selection.EntireRow.Delete

Insertar Columna

Selection.EntireColumn.Insert

Selection.EntireColumn.Delete Eliminar Columna

Abrir un Libro

Workbooks.Open Filename:="C:\Mis documentos\libro1.xls"

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Grabar un Libro

ActiveWorkbook.SaveAs Filename:="C:\Mis documentos\libro1.xls", FileFormat _ :=xlNormal, Password:="",

WriteResPassword:="", ReadOnlyRecommended:= _ False, CreateBackup:=False

Ejercicios Prcticos
Genera las siguientes Macros:

Graba una Macro que se active con Control + b y que esta macro permita abrir un archivo

Graba una Macro que se active con Control + c y que esta macro permita insertar un WordArt

Cree las siguientes macros: 1. Macro "archivo" que se active con Control + a y que permita abrir un archivo

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2. Macro "seleccin" que seleccione las celdas A1:B10 de la primera hoja del libro abierto 3. Macro "letra" que ponga letra tipo arial 4. Macro "color" que ponga letra de color Azul 5. Macro "tamao" que ponga letra de tamao 14 6. Macro "Todo" que una las macros anteriores