Eventos Empresariales:

La ejecucin de este tipo de eventos requiere:

procesos sistemtico.

La realizacin de stos, en todo el mundo, constituye una industria en la que se gastan muchos millones de dlares, por ello los organizadores y los expositores cada da necesitan estrategias y tcnicas nuevas y perfeccionadas para tener mejores resultados. Como cualquier proyecto, es necesario planificarlo debidamente, ya que sin esto, hay mucho riesgo de no alcanzar el xito o de tener un amplio desperdicio de recursos y esfuerzos.

La planificacin es fundamental para una buena coordinacin entre todas las partes que intervienen en la realizacin y permite aumentar las posibilidades de tener resultados positivos.

Ese plan debe convertirse en una estrategia especfica y consistente, representada por acciones concretas. Tambin debe plantear y detallar acciones dirigidas a cumplir objetivos especficos. Para cada objetivo planteado se deben definir las acciones a efectuar, anticipar los posibles problemas por resolver, priorizar sus soluciones, asignar recursos y responsabilidades y disear medidas de seguimiento que permitan evaluar los avances y los resultados. La seleccin y concepcin especfica de una convencin y el tener un propsito claro y concreto son cruciales para tener xito en su realizacin. Los mal concebidos, generalmente despiertan poco inters y pueden ocasionar prdidas de imagen, dinero y ser muy costosos. El grupo de organizadores que vaya a intervenir debe participar en la elaboracin del plan y muchos planes fracasan porque no participan en su desarrollo quienes tienen que hacerlos realidad. Por eso, para una buena planificacin el grupo organizador debe conocer la misin, objetivos, polticas, procedimientos, programas, presupuestos, logstica, estrategias y tcticas. Es importante estar convencido de la conveniencia y necesidad de desarrollar un proceso de trabajo debidamente planificado para tener una mayor capacidad de respuesta y realizar eventos con calidad. La planificacin general debe incluir:

cipantes

cializacin y difusin

soluciones

laboracin y fijacin de mecanismos de supervisin, control y evaluacin

uines y cuntos ponentes y participantes sern

Las caractersticas de un buen plan deben ser las siguientes:

durante y despus haberse realizado no hayan participado en su elaboracin lo puedan comprender fcilmente, o sea, que tenga una secuencia lgica Por lo general en todo estos eventos, ocurren variaciones al plan original, sean stos positivas o negativas es siempre recomendable volver a las premisas con base en las cuales ste se elabor, para verificar si stas son vigentes, lgicas y congruentes con la realidad, lo que permitir la adopcin de las medidas correctivas necesarias. La organizacin de un evento es muy dinmica, por lo que es necesario evaluar y ajustar para tener la posibilidad de mantener en el tiempo congruencia y consistencia entre un grupo de acciones y un conjunto de objetivos. Planificar y evaluar, revisando escenarios, precisando objetivos y evaluando los avances, permite resolver problemas y obtener mejoras constantes en los resultados. De aqu las ventajas de planificar: cance

Es importante revisar sistemticamente el avance del plan y los programas, para saber lo que se ha hecho y lo que falta por hacer.

Es importante revisar sistemticamente el avance del plan y los programas, para saber lo que se ha hecho y lo que falta por hacer. Para definir la fecha y el lugar, hay que considerar diferentes variables que pueden influir en la decisin, como pueden ser: en das festivos y vacaciones en oficinas y escuelas, para facilitar la asistencia das sean accesibles con los tiempos de la mayora de los posibles participantes

Los puntos citados se deben analizar y estudiar con mucho detenimiento, ya que pueden afectar o beneficiar la asistencia de ponentes, personalidades y participantes. A su vez, no es cuestin de considerar uno u otro de los puntos, sino que se deben contemplar la totalidad de los mismos, pues solo as llegaremos a establecer la fecha y lugar ideal para la realizacin del evento en cuestin. El tiempo de anticipacin para empezar los preparativos depender de la magnitud y caractersticas de cada convencin en particular. Igualmente debemos considerar que este tipo de eventos nunca es menor a 6 meses y hay algunas que hasta llegan a llevar aos de anticipacin, como ser el caso de las grandes competencias deportivas (por ejemplo: mundiales de ftbol) o convenciones internacionales (por ejemplo: el Congreso Internacional de Dermatologa en Argentina). El mayor atractivo de este tipo de eventos y lo que causa ms impacto es el prestigio de las personalidades y ponentes que participen y su relacin con el tema y objetivos del evento, al igual que los expositores presentes. En consecuencia, los puntos bsicos para garantizar la concurrencia son:

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Siempre debemos tener en cuenta que debe existir oferta para todos los niveles profesionales existentes, ya que el nivel de los conferencistas no implica que sean buenos o malos, los mismos siempre debern ser reconocidos. Simplemente el hecho pasa por el nivel de especificidad tcnica en su materia, dependiendo del grado de especializacin de los participante, ya que no es lo mismo una convencin realizada para estudiantes o profesionales recin recibidos que para masters o profesionales avanzados. Estos ltimos consumirn eventos que les permitan ahondar sobre una temtica y/o problemtica especfica, mientras que los primeros lo harn sobre eventos que le proporcionen conocimientos ms generales. LOS ORGANIZADORES Y LA ESTRUCTURA PERFIL DEL GRUPO DE ORGANIZADORES Durante de la etapa de planificacin hay que definir con mucho cuidado el perfil del grupo de organizadores, ya que sern los responsables de su realizacin y en gran medida del xito. La calidad de un evento estar determinada, fundamentalmente, por la experiencia y capacidad de trabajo del grupo de organizadores que intervenga y por la elaboracin de un programa de trabajo realista, que contemple todas las actividades necesarias para que sea exitoso. Los responsables del reclutamiento y seleccin de los integrantes del comit organizador deben de considerar los requisitos de las descripciones de los puestos previamente establecidos.

Los organizadores deben tener una formacin profesional y experiencia prctica que les permita cumplir con las complejas funciones y actividades que demanda cada evento en particular. Adems, deben tener tacto y diligencia profesional con los participantes, invitados, ponentes y expositores.

Tambin deben propiciar un ambiente positivo de trabajo para obtener la colaboracin abierta de quienes estn involucrados en la realizacin. Es preferible que el personal sea extrovertido y que se faciliten las RRPP, ya que se interacta con muchas personas. Es conveniente equilibrar las personalidades de los miembros del comit organizador buscando formar un grupo con diferentes perfiles, lderes, supervisores, administradores, operadores, creativos y personal de apoyo. Dado que se requiere de cientos de personas para organizar las diferentes actividades muchas veces se cuenta con voluntarios y es necesario dividir muy bien las funciones de stos y de los miembros del comit organizador, para evitar duplicidad de funciones y malos entendidos. Para ello, dentro del plan contemplar la capacitacin del grupo de organizadores y voluntarios, ya que el personal est ms dispuesto a entregarse a su trabajo si tiene informacin de lo que se est haciendo. LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN La estructura del Comit Organizador que se propone, para la mejor consecucin de este tipo de eventos, est formada por una Coordinacin General apoyada por siete (7) Coordinaciones de reas: 1. Tcnica 2. Administracin 3. Comercializacin y Difusin 4. Operacin 5. Relaciones Pblicas e Informacin

6. Finanzas 7. Exposiciones Dada la complejidad y envergadura de este tipo de eventos es imposible que un OPR pueda realizarlo solo y es por eso que se trabaja por Comisiones o Coordinaciones de rea. El OPR es especialista en la organizacin general, pero lgicamente no es erudito en la temtica especfica a desarrollar durante el mismo, no cuenta con el tiempo suficiente para poder acaparar la totalidad de las tareas y, aunque tiene los conocimientos suficientes para poder controlar, no est capacitado para realizar los trabajos especficos de cada rea en particular. Por eso, cada coordinacin debe estar formada por un equipo de trabajo que tenga la formacin y experiencia acorde a su rea de desarrollo. Dependiendo de la magnitud del evento y para poder visualizar de manera ms clara lo dicho, veremos cmo se requiere tener personal capacitado y calificado en algunos puestos claves que dependern, segn su rea de desarrollo, de las distintas Coordinaciones mencionadas previamente y que son:

mentos

l rea jurdica

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tador general Esta lista nos da una perspectiva ms clara de la cantidad de acciones, capacidades y personas que se requiere bsicamente para la realizacin de estos eventos. PERFIL DEL COORDINADOR GENERAL Encontrar un buen coordinador de convenciones no es fcil, ya que se requieren diferentes habilidades y conocimientos para hacer un buen trabajo; tiene que ser un profesional con experiencia en eventos de esta naturaleza, en puestos de direccin, con amplio criterio y sentido comn para manejar diversas situaciones; debe tener habilidad para el manejo de personal, una mente innovadora y creativa para tomar decisiones, suministrar ideas productivas y tener capacidad coordinadora, para poder llevar a cabo eficientemente su responsabilidad. Adems, debe ser metdico, pragmtico, detallista, flexible, organizado, tener buen sentido del humor, conocimientos de administracin e informtica, dominio del idioma ingls y si es posible otros idiomas, cultura general y buena reputacin y presentacin. Para que logre que un evento cumpla con los objetivos planteados requiere de la coordinacin eficiente de muchos y variados detalles; no es sencillo, pero con un buen equipo de trabajo y una adecuada divisin de funciones se puede cumplir con los objetivos planteados. Y para esto es fundamental aplicar los criterios de unidad de mando, alcance de control, homogeneidad operativa y delegacin efectiva. El Coordinador General no puede tener crisis personales, estar deprimido, no terminar lo que empieza, ignorar los comentarios y sugerencias de sus colaboradores y salir los fines de semana durante un perodo largo. No olvidemos que llegado el momento del evento, se requiere de mucha concentracin y presencia. PERFIL Y FUNCIONES GENERALES DE LOS COORDINADORES DEL REA El perfil deber ser, en lo posible, similar al del Coordinador General, destacando por su importancia la experiencia que tenga en el rea que se le vaya a asignar y en la realizacin de convenciones. Las funciones generales de los coordinadores de rea son:

tcnicas establecidas y con los alcances predeterminados autorizando mtodo previamente establecido

ia y eficacia

ORGANIZACIN DE REUNIONES EFICACES Reunin: conjunto de personas reunidas fsicamente en un local para tratar un tema coordinado por un conductor. Ya sean las que mantengamos con nuestros clientes o las convenciones en s mismas, todas las reuniones responden al siguiente lineamiento bsico: TIPOS DE REUNIONES Informativas Para recoleccin de informacin Formativas o de capacitacin Incentivas Para intercambio de puntos de vista De negociacin o acuerdo Generadoras de ideas Para toma de decisiones FUNCIONES DEL CONDUCTOR Clarificacin Al comienzo de la reunin debe asegurar que el objetivo de la misma est claro para los participantes y que existe conformidad. Durante el transcurso ayuda a los participantes a comprenderse, formulando preguntas para corroborar que se ha comprendido lo dicho y si no es as intentar aclararlo. Ejemplo de esto es que durante un evento, cualquier sea, alguien (generalmente un locutor, un directivo de la compaa o un animador), luego de dar la bienvenida a los presentes, cuenta mnimamente cual es el motivo de convocatoria, como se desarrollar la jornada y que suceder durante la misma. Control Ayuda al grupo a fijar los procedimientos o normas que permitan la comunicacin. Regula la reunin impidiendo que alguien monopolice. Evita las desviaciones de los temas especficos a tratar. Estimula a los que no participan. Administra bien el tiempo. Relajamiento Elimina toda tensin provocada por desconocimiento de los participantes, oposicin de caracteres, oposicin de opiniones, etc. Crea un clima de confianza y relajamiento que permita la comunicacin en grupo, sin suprimir los posibles conflictos sino logrando su discusin en armona. Es conciliador y modula el desarrollo de la reunin. Motivacin Incentiva y dinamiza al grupo para que sienta deseos de realizar "algo. No debemos olvidar que en cualquier tipo de reunin (evento) el asistente/invitado se siente muy expuesto y generalmente preferira estar en cualquier otro lugar, menos en ese, con lo cual es fundamental crear las condiciones necesarias para que se abra a la experiencia, se involucre, se sienta cmodo y distendido, porque solo as podremos llegar a l y lograr que los objetivos buscados se logren de manera real y efectiva. CARACTERSTICAS DE UN BUEN CONDUCTOR

Demuestra seguridad para lograr confianza y tranquilidad. El grupo necesita pensar que se encuentra en buenas manos.

Algunas tcnicas para lograrlo:

osturas defensivas

Adopta la funcin de animador del grupo: Animador directo: fija los objetivos y los mtodos que se utilizarn. Evita constantemente desvos o desconocimientos de la naturaleza del problema. Animador no directivo: deja que el grupo seleccione los objetivos y mtodos, sus intervenciones se remiten a regular la reunin y a reformular. Deja que el grupo encuentre solo el camino correcto. Solamente cumple una misin de ayuda. Sabe reaccionar delante de situaciones imprevistas: Prev la falta de materiales para el desarrollo de la reunin, tiene en cuenta posibles situaciones de conflicto entre los participantes. Ante un ambiente agresivo, el conductor debe: UP

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es lo que pasa. Durante un evento la funcin del conductor est cubierta por diferentes personas a la vez, dependido al grupo que est bajo su conduccin. Para que se entienda de manera clara citaremos un ejemplo: el OPR ser el conductor de todos los tcnicos involucrados en el evento, mientras tanto, el locutor/animador ser el conductor de los invitados/asistentes. A la vez, cada disertante ser el conductor de invitados/asistentes durante el desarrollo de su intervencin. PREPARACIN DE UNA REUNIN Para que una reunin sea til tiene que estar bien preparada y se deben tener en cuenta los aspectos materiales y los funcionales siempre. Ya sea un evento, una reunin con el cliente o con proveedores o una charla con el equipo de organizacin, los pasos a cumplir son siempre los mismos y conforman el ABC de toda reunin. Podemos dividir la preparacin (previo a la reunin) en 5 pasos: 1- Definicin de los objetivos: los que se han de lograr y los que seran interesantes (objetivos secundarios). Si los prioritarios son muchos se hacen varias reuniones. 2- La eleccin de los participantes: la eficacia de una reunin depende mucho de los participantes ya que deben ser compatibles. 3- Planificar el desarrollo de la reunin: el orden del da, es decir, el desarrollo de las cuestiones que se abordarn. 4- Organizacin del material de la reunin: documentos, preparacin de la sala y aspectos anexos (la botella de agua, papelera, lapiceras, etc.), recordatorio de la convocatoria, confirmacin de asistencia. 5- El desarrollo en s mismo DESARROLLO DE UNA REUNIN Al comenzar la reunin se debe: 1- Presentar a los participantes 2- Darles confianza 3- Presentar el tema de la reunin 4- Fijar los objetivos de la reunin A travs de la presentacin se crea un clima de confianza, ya que en un primer momento los participantes se sentirn ansiosos porque se sienten observados por los otros. La presentacin del tema de una reunin implica: establecer el tiempo de la reunin, de que se hablar, porqu interesa hablar de ese tema y cules son las problemticas planteadas. Finalmente explicar y comentar el orden del da. Establecer los objetivos prioritarios y clarificarlos dentro del periodo de tiempo de la reunin y en caso de quedar tiempo pasar a los objetivos secundarios y as sucesivamente. UP

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13 UNIDAD 2. EL COMIT ORGANIZADOR

Con el objetivo de lograr un desempeo eficiente del Comit Organizador de cada evento en particular, se deben agrupar las diversas funciones y acciones que se llevan a cabo durante su desarrollo y realizacin por reas de Coordinacin. En cada una de esas coordinaciones que enumeramos la clase anterior y que conforman el comit organizador en su totalidad, se dividen todas las funciones y acciones necesarias para la relacin de un evento de gran magnitud y que a partir de ahora profundizaremos con el propsito de dar una explicacin ms amplia y concreta, para as comprender la forma de trabajar y llevar a la realidad este tipo de eventos. LA COORDINACIN GENERAL El coordinador general es el responsable de que se cumplan los objetivos y metas as como de administrar y ejecutar el evento. En saber destinar el tiempo adecuado a cada una de stas, se basa el xito de los buenos coordinadores de eventos. Tiene roles fundamentales: Rol Vital: conseguir la mejor sede, lograr una excelente asistencia en calidad y nmero de participantes, tener una campaa publicitaria exitosa, tener actividades creativas. Rol Funcional: requiere de involucrarse en los detalles de la administracin y operacin, antes, durante y despus del evento. Su funcin principal es la de dirigir y supervisar que los coordinadores de reas y su grupo cumplan con sus obligaciones. La sugerencia de los Coordinadores especialistas de eventos es que no hay que asumir o suponer nada. El Coordinador debe preguntar y responder cualquier cuestionamiento, saber qu, cundo, cmo, por qu y dnde, sobre cualquier detalle relacionado con la convencin. Y desde el da que se inaugura el evento, el coordinador general no puede abandonar la sede por ningn motivo. A continuacin se detallan las funciones principales del coordinador general. La mayor parte de stas las lleva a cabo conjuntamente con los coordinadores de rea y son: 1. Realizacin y desarrollo de la Convencin: del evento, logotipo y lema.

trmino del evento. actividades que se lleven a cabo se hagan con un espritu profesional y de calidad. e entregarse, de tiempo completo. 2. Polticas, reglamentos, programas y procedimientos

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rea. con la colaboracin de todas las reas.

3. Coordinadores de rea responsables de diferentes reas facilita las labores y el logro de los objetivos del evento. para el intercambio de ideas y posibles sugerencias entre los responsables de las diferentes reas. Tambin deber mantener reuniones con cada responsable en particular. suficiente antelacin, para que cada reunin de Comit a realizar resulte lo ms provechosa posible. rar al final de cada junta una minuta con los compromisos contrados y los detalles de cada reunin, que deber estar firmada por todos los presentes. ms frecuencia y se deben supervisar y evaluar los avances en los programas de cada una de las coordinaciones de rea. redundar en mayor calidad del producto final. Definir e implementar sistemas de cooperacin y comunicacin entre las coordinaciones, antes, durante y despus del evento. asegura la participacin de todos y facilita la toma de decisiones. del Comit Organizador, para poder medir avances y desviaciones y, dado el caso, tomar las medidas pertinentes. 4. Sistemas y procedimientos

para facilitar la realizacin. entendiendo por sistemas a los softwares necesarios para automatizar la informacin y evitar que se pierda cualquier tipo de dato relevante para la organizacin del evento en su totalidad.

5. Presupuesto general y flujo de dinero

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zar y verificar el uso del presupuesto general y flujo de dinero, ya que conocer el flujo de caja permite manejar eficientemente las finanzas del evento. ingrese por todo concepto. 6. Financiamiento, donativos y patrocinios

nsable es el Coordinador de Finanzas. del mismo contar con los fondos suficientes. dades y posibilidades de ambas partes. 7. Cuidad sede, centro de convenciones y hoteles necesarios.

de alimentacin. personal de la organizacin general, 8. Programas de actividades, difusin y trabajo s, difusin, trabajo, inauguracin y clausura. indispensable, ya que los programas (cronogramas y agendas) son la base para la organizacin y realizacin de toda convencin

que considere pertinentes y ajustar debidamente la logstica general. son algunas de las actividades ms relevantes e importantes, por lo que debe autorizar los programas finales. recreativas y deportivas, culturales y sociales. Seleccionar espectculos y artistas que formarn parte de las diferentes actividades programadas. 9. Imagen y mensajes la imagen y los textos que den a conocer a los medios de comunicacin y al pblico en general. omocin

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10. Invitados y ponentes

oordinador de RRPP deben instrumentar y supervisar la logstica para la seleccin, invitacin, recepcin y atencin de los invitados especiales, ponentes, participantes y acompaantes.

11. Medios de comunicacin

e pretende invitar

coordinacin de RRPP y la de Operaciones

12. Presidiums El Presidum es el grupo conformado por las principales personalidades que encabezan o presiden el evento. En algunos casos tienen la responsabilidad de dirigir los mensajes principales, como por ejemplo la inauguracin, los eventos intermedios y la clausura. Ahora s, enumeremos las acciones que debe desarrollar el organizador en relacin a este grupo de personas: se instalen durante el evento. presidiums de las actividades de inauguracin y clausura estn las personalidades ms destacadas del ramo o relacionadas con el tema del evento, as como los principales directivos de la empresa o agrupacin y algunos organizadores. a ocupar los presidiums de las ponencias magistrales o de actividades especiales. 13. Simulacros (o ensayos)

cas de simulacro que se lleven a cabo definir con anticipacin los cambios necesarios. 14. Capacitacin

Comit Organizador y para que esto se lleve a cabo con la mayor eficiencia posible tambin colaborarn el resto de las Coordinaciones.

LAS CONVENCIONES Y LOS CONGRESOS

Los congresos y convenciones funcionan a la manera de un grupo organizado para la consecucin de un fin comn y su caracterstica principal es la homogeneidad de sus integrantes. Clasificacin de los grupos, congresos y convenciones Desde el punto de vista del mercado

ejecutivos profesionales fraternales

Desde el punto de vista de su objetivo Convenciones corporativas Convenciones Seminarios Juntas de ventas Convenciones institucionales o Convenciones asociaciones Congresos Conferencias Grupos tursticos Grupos deportivos DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL MERCADO De acuerdo con el potencial del mercado, los grupos se clasifican en: 1. Asociaciones de ejecutivos: son los ejecutivos que viajan con todo pagado y con cuenta de gastos; generalmente no reparan en los costos y utilizan servicios de lujo, solventados por sus respectivas empresas. 2. Sociedades profesionales: son ejecutivos que viajan aproximadamente dos veces al ao; los gastos

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corren por su cuenta, son deducibles de sus ingresos, que pueden ser pagados por firmas comerciales o por su propia asociacin. 3. Organizaciones fraternales: se trata de viajeros que se desplazan con un fin social, sin el cariz comercial que singulariza a otros eventos. Sus convenciones son siempre reuniones y sus gastos son solventados por ellos. Estas reuniones se celebran a nivel internacional, nacional o regional. 4. Asociaciones cientficas: como su nombre lo indica, agrupan a personas relacionadas con las ciencias, de manera que sus convenciones son tcnicas y profesionales. En estos casos, es posible que las asociaciones planeen a corto o largo plazo sus actividades. Desde el punto de vista econmico, estas reuniones no son muy atractivas porque, por lo general, los cientficos no son gastadores. 5. Asociaciones militares: realizan pequeas juntas de personal generalmente retirado y, por lo mismo, reditan menores ingresos. Las asociaciones de este tipo estn libres de impuestos y escogen reas de resort econmicas. Las reuniones se celebran con un fin social. 6. Sindicatos: realizan congresos nacionales, estatales y regionales, integrados por obreros especializados. Por lo regular, estos congresos son solventados por el Estado o por los sindicatos. 7. Asociaciones femeninas: los espectculos no se incluye en este tipo de reuniones y los delgados son muy conservadores, aunque puede haber excepciones. Este tipo de asociaciones se ha multiplicado con bastante fuerza despus de los movimientos de liberacin femenina. 8. Asociaciones educativas: sus integrantes son maestros, catedrticos y educadores. Debido al gran volumen de venta que a la postre representan, constituyen un buen negocio, especialmente en temporadas de bajo nivel ocupacional y vacaciones escolares. DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL FIN QUE PERSIGUEN Y LA FORMA EN QUE SE DESARROLLAN Se dividen en dos grupos: las convenciones corporativas y las institucionales o de asociaciones. 1. Convenciones corporativas: son las que organizan las grandes empresas con el propsito de motivar, entrenar y capacitar a su personal; se caracterizan por ser obligatorias, ms frecuentes y tener mayor volumen de asistencia, porque los gastos corren por cuenta de la empresa. Estas reuniones se clasifican en: a. Convenciones: son eventos de comunicacin cuyo objetivo es divulgar y desarrollar ideas o pensamientos, con lo que se obtiene una sntesis til para el futuro b. Seminarios: en este tipo de eventos, los participantes se dedican a escuchar a los expertos, recibiendo capacitacin en los temas tratados c. Junta de ventas: se llevan a cabo para entrenar o capacitar al personal de ventas, que se rene cuantas veces sea necesario; representa un cierto nmero de gastos. 2. Convenciones institucionales: tambin representan un gran volumen dentro del mercado de convenciones; estas reuniones se realizan con menos frecuencia que las corporativas, ya que son independientes y su gasto resulta considerable. Pueden ser pagadas por las asociaciones o por los propios participantes. Las convenciones institucionales se clasifican en: a. Congresos: son reuniones cuyo propsito es impartir e intercambiar informacin, encontrar soluciones y averiguar hechos dentro de los campos tcnico, econmico y de mltiples reas.

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Puede describirse como una fusin de experiencias y opiniones provenientes de personal altamente capacitado. Por lo general, los congresos renen a las autoridades en la materia de que se trate. Se considera el evento ms complicado de organizar, en especial si se lo compara con seminarios o convenciones. Como se trata de eventos de comunicacin, organizadas por agrupaciones y/o asociaciones de carcter mundial, los asistentes proceden de diversos pases y sus caractersticas se adecuan al carcter de cada reunin. Generalmente, los gastos de los participantes son absorbidos total o parcialmente por las dependencias a las que representan. Los congresos pueden reunir desde 500 personas en adelante. Son regionales, nacionales o internacionales, de acuerdo con las necesidades de cada grupo. b. Conferencias: son disertaciones de diversos temas en las que los expertos presentan ponencias. En este tipo de reuniones se llega a varias conclusiones, las cuales se someten a discusin entre los participantes antes de considerarlas finales. 3. Convenciones de asociaciones: estas reuniones se celebran a niveles locales, regionales, estatales, nacionales e internacionales, y agrupan a miembros de una comunidad que ejercen la misma profesin, actividad o especialidad, o que comparten un mismo inters colectivo. La asistencia es voluntaria y los gastos son cubiertos por el asistente. Dentro de ellas encontramos de dos grupos bsicos: a. Grupos tursticos: son conjuntos de personas con un inters comn, que parten de un cierto destino hacia un lugar determinado, a fin de conocer la cultura, la arqueologa, las bellezas naturales y las diversiones del mismo. b. Grupos deportivos: concurren a espectculos en donde muestran su fuerza fsica y agilidad mental. Los ejemplos clsicos son las Olimpadas, los juegos centroamericanos u los panamericanos. Para asistir a estos eventos se forman grupos especiales. Otras reuniones de este tipo son las peleas de boxeo por el campeonato mundial, los torneos de tenis o el campeonato mundial de ftbol, entre otros. 4. Convenciones empresariales: son eventos que las empresas celebran a niveles locales, regionales, estatales, nacionales y ocasionalmente internacionales, a los que se convoca a ejecutivos, distribuidores y/o agentes de ventas. En este ltimo caso, es frecuente que se expongan los nuevos productos y/o servicios a las empresas. EL FOLLETO PROMOCIONAL La informacin de inters para los posibles participantes en el folleto es:

s de trabajo

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ones

-registro

Es conveniente resaltar la asistencia de conferencistas magistrales y ponentes reconocidos por sus conocimientos y capacidad en el medio, ya que los ponentes reconocidos internacionalmente promueven y facilitan la inscripcin de participantes y expositores. Tambin se pueden mencionar las empresas, agrupaciones o personas fsicas que van a participar, con el fin de dimensionar la posibilidad de tener la oportunidad de conocer e iniciar procesos tendientes al establecimiento de relaciones de negocios y alianzas estratgicas. A su vez, se pueden destacar actividades como la asistencia a museos, espectculos culturales tales como: obras de teatro, ballet folklrico o clsico, funciones de gala, exposiciones de pintura o esculturas y sitios de inters prximos, as como vinos de honor, cenas-baile y cocktails, entre otros. LOS SERVICIOS Existen conceptos y servicios que pueden o no estar incluidos en la cuota de inscripcin, dependiendo de las estrategias de comercializacin y la disponibilidad de recursos financieros de cada evento en particular. Pero lo importante, para evitar inconvenientes es aclarar de manera detallada cuales son los que se incluyen, cules no y para quin. A su vez, se pueden ofrecer como un servicio con costo adicional o proporcionar los datos de con quienes UP

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pueden contratarlos, ya que esto dar una cuota de confianza importante al participante. Participantes La inscripcin incluye: Acompaantes La inscripcin incluye:

bajo

LOS PROGRAMAS Se pueden dividir en: Programas tcnicos: se componen de actividades como son las conferencias magistrales y las ponencias y discusiones de las mesas de trabajo, en donde intervienen ponentes especialistas en la materia, con base en una temtica previamente definida y se presentan trabajos simultneamente para su anlisis. En las sesiones de trabajo tcnicas y acadmicas son tratados los aspectos ms importantes del tema para el que se haya convocado y los participantes asisten a la sesin o mesa de su preferencia. En las ponencias que se presentan en las mesas de trabajo se exponen conceptos y puntos de vista sobre el tema en cuestin y son la base para elaborar las conclusiones finales. En algunos eventos hay visitas y/o trabajos de investigacin directamente en el campo. Programas recreativos y de acompaantes: se forman de actividades sociales, deportivas, culturales, artsticas y recorridos tursticos. En las actividades recreativas se busca fomentar las relaciones humanas y el acercamiento entre los participantes y en lo cultural se busca el intercambio. Programas especficos: Se clasifican en inauguracin, clausura, intermedios y actividades especiales. En la sesin de inauguracin se informa de la finalidad del evento, se plantean los objetivos a alcanzar y logros que se esperan y se plantea el anlisis y estudio de problemas de inters general. En la sesin de clausura se dan a conocer los logros y conclusiones y se concretan compromisos, ya sean a lograr o para encuentros futuros. Los programas intermedios son las actividades especiales que se efectan durante el evento. El Coordinador general y los de reas, son los responsables de disear, definir y elaborar el programa general de actividades y para poder planificar lo que se requerir para las diferentes actividades del programa de trabajo y de difusin, es importante pronosticar el nmero de posibles participantes. Esta estimacin debe ser realista y conservadora. En el caso de que ya se hubieran organizado eventos similares, facilitar la definicin del pronstico de asistencia El programa general de actividades debe incluir: ios de las ponencias magistrales

costo adicional)

La elaboracin de este programa se debe hacer con suficiente anticipacin, para incluirlo en el folleto promocional y mandarlo a los participantes potenciales. Tambin se debe elaborar el programa de actividades de acompaantes de los participantes, quienes pueden asistir a algunas de las actividades del programa general de trabajo, aunque la mayor parte del tiempo tiene un programa especial. En el programa de actividades de acompaantes se debe de mencionar los lugares que se visitarn, el tipo de vestimenta adecuada, los horarios de salidas y llegadas, los tiempos libres, los lugares para tomar los alimentos y los medios de transporte. Es necesario elaborar un cuestionario para que cada acompaante pueda seleccionar la actividad de su preferencia y facilitar su distribucin. Se deben tener varias opciones recreativas y culturales para escoger, algunos ejemplos son: monumentos coloniales, opera, etc. tejido, gastronoma, presentacin personal, talleres de orfebrera, etc. saln, clnicas de polo, etc.

LAS ACTIVIDADES ESPECIALES Bsicamente, stas son el Cocktail de Bienvenida y la Cena-Baile de Gala de Clausura. En su gran mayora el Cocktail de Bienvenida es la primera actividad. La asistencia a la misma no es obligatoria y, generalmente, para su participacin se estipula un precio adicional. Para la realizacin de la misma se debe prever:

actividades comenzarn muy temprano)

y equipamiento tcnico necesario

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Al trmino del evento lo usual es organizar una Cena-Baile de Gala de Clausura en la cual el Comit Organizador debe intervenir para su realizacin y los participantes asistirn con sus acompaantes. Para la realizacin del mismo hay que considerar lo siguiente:

las damas (se acostumbra una flor o un dije) LAS MESAS DE TRABAJO Los pasos para organizar las mesas de trabajo de cualquier evento son: funcionamiento eficiente de las mesas para el evento ina el nmero de mesas con base en la temtica general previamente definida, se numeran para su fcil identificacin y se verifica la capacidad de lugares relacionen con el tema general, En cada mesa se discutirn las diferentes posturas que se presenten en los trabajos.

terminan horarios y procedimientos de registro

Dependiendo del evento, se pueden plantear diferentes estructuras para optimizar el funcionamiento de las mesas de trabajo. La ms comn y funcional es la siguiente:

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En el caso de que hubiera premios o reconocimientos a los mejores trabajos o ponencias se debe definir el lugar, el da, la actividad en que se entregarn stos y quines son los merecedores de las distinciones. Los trabajos sern evaluados por la Coordinacin Tcnica misma que decidir cul es a su juicio la mejor investigacin, ponencia o trabajo presentado. Los funcionarios de cada mesa de trabajo son los responsables de elaborar las conclusiones de la mesa que presidieron y las deben de entregar a un representante de la Coordinacin Tcnica. Recopilar la relatora y conclusiones de cada mesa es importante para elaborar las conclusiones generales del evento. Si hay preguntas escritas, cintas grabadas, pelculas o videos es conveniente clasificarlas y archivarlas, as como integrar ponencias, resmenes y preguntas y respuestas, que son muy tiles para la formulacin de las conclusiones generales. Durante el evento debe de haber un responsable de esta actividad, ya que es informacin indispensable para elaborar la Memoria del evento. Es importante hacer notar que las conclusiones o resultados se dan a conocer a la sociedad a travs de los medios de comunicacin, por ello deben ser el consenso real de la opinin de la mayora de los participantes en el evento. El estilo de redaccin es muy importante por lo que requiere de la intervencin de profesionales en la materia. En muchos casos, especialistas en el tema elaboran un borrador previo de conclusiones y posteriormente se ajusta a los resultados y conclusiones finales. De esta manera, se puede dar a conocer a los medios de comunicacin, informacin sobre los resultados obtenidos el mismo da en que termina ste. LOS PONENTES, DISERTANTES, CONFERENCISTAS Y/O CAPACITADORES Son los encargados de exponer determinados conocimientos en charlas, reuniones, conferencias y/o congresos sobre temas especficos de tipo cultural, social, cientfico, econmico, poltico y/o educacional, entre otros. La informacin suministrada por estos puede ser de carcter formativo o informativo. La buena seleccin de ponentes magistrales le da prestigio a un evento y la seleccin se debe hacer segn: ar

se internacionales, son muy altos. Esto puede ser una limitante para su contratacin y depende de los recursos financieros disponibles en cada evento en particular. Generalmente se requieren muchos ms ponentes de mesas de trabajo que magistrales, por ello se debe convocar a los interesados en el tema a que participen con base en el temario planteado. Las ponencias o conferencias pueden tener mucho en comn con las exhibiciones cuando se utilizan para promover un producto a travs del individuo que est presentando la conferencia. La diferencia es que no es en forma directa. UP

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Es muy posible que en el mbito acadmico se encuentren especialistas que puedan enriquecer las mesas de trabajo, por ello es importante invitarlos a participar. En el caso ponentes internacionales, algunas veces es necesario contratar intrpretes profesionales de tiempo completo para facilitar su comunicacin y su estancia en lo general. Dependiendo del nmero de ponentes, es la cantidad de personal que se contratar o designar para cumplir esta funcin. Es muy importante trabajar con ellos de manera previa para contemplar todas sus necesidades: como ser: provenir del interior o exterior del pas

so de extranjeros, debemos tener en cuenta todo lo referente a facturacin e impuestos por pagos/giros al exterior. para evitar inconvenientes o incompatibilidad de sistemas o para realizar, con el tiempo suficiente, las conversiones a los formatos necesarios para su correcta emisin. A su vez, en el caso de ser extranjeros, servir para envirselo al traductor o intrprete que participe del evento y que ste pueda familiarizarse con el temario y vocabulario tcnico especfico.

cualquier tipo de dudas, coordinen la manera de trabajo y pueda escuchar al disertante. No nos olvidemos que cada idioma tiene sus propias entonaciones dependiendo de la procedencia, por ejemplo: no es lo mismo el ingls britnico que el australiano o que el irlands, y a esto debemos sumarle la modulacin propia de cada persona. utilizar por ste.

plato recordatorio, como agradecimiento por su participacin

Cuando los ponentes lo permitan, al trmino de su disertacin se harn preguntas verbales o por escrito segn marque el reglamento. Para las preguntas escritas se contar con formularios preimpresos que a travs de los edecanes se entregarn al secretario o moderador para su seleccin y respuesta.

LOS ESTILOS O DINMICAS COMUNICACIONALES

Los eventos de tipo congresos o capacitaciones suelen ser bastante estticas y es por eso que, para darle cierto movimiento aplicamos diversas dinmicas comunicacionales, logrando de esta forma que las disertaciones sean ms atractivas, cautivantes y logren captar la atencin del auditorio, Debido a que una persona puede mantener su atencin mxima por un lapso de 45 minutos y a partir de ese momento decae, es que cualquier tipo de dinmica que apliquemos no debe superar este tiempo. Para renovar la atencin del auditorio basta con cambiar de disertante, hacer una pausa para tomar un caf, implementar un bloque de preguntas o cambiar la dinmica comunicacional. Esto no implica tener que pasar a otro tema, sino que la mayora de las veces seguimos profundizando sobre el mismo, pero bajo un estilo de trabajo diferente. Las dinmicas comunicacionales son diferentes formas de trabajar profundamente un tema y segn las caractersticas de las disertaciones y los contenidos de las mismas, pueden ser de tipo: 1. Formales: todas aquellas que impliquen una preparacin previa desde el organizador y los actores intervinientes. Estas son: conferencia, simposio, mesa redonda, panel, dilogo o debate pblico, entrevista o consulta pblica, entrevista colectiva.

2. Informales: aquellas que no requieren de una preparacin previa desde los actores intervinientes. Estas son: debate dirigido o discusin guiada, grupo de discusin (pequeo), Phillips 66, cuchicheo, seminario. 3. Mixtas: es aquella que tiene una parte formal y otra informal. Es el caso de los Foros. Las Dinmicas Comunicacionales implican la interaccin entre dos o ms personas denominadas actores, que cumplen diferentes funciones: Locutor: solo presenta a los actores, el tema a tratar, la forma de trabajo y la sucesin de los momentos o agenda del da. Su participacin es pasiva. Moderador o coordinador: interacta con los disertantes y la audiencia, ya sea para redondear temas, marcar tiempos de ponencias, hacer preguntas a los disertantes, conducir las disertaciones, exponer las preguntas hechas por escrito de parte de la audiencia, delimitar o reencauzar debates. Los moderadores son periodistas especializados o expertos en la temtica a tratar, ya que si no sera imposible poder realizar su funcin de manera idnea. Disertantes o conferencistas: son los expertos que brindarn la informacin y/o capacitacin a la audiencia. Secretario: es el encargado de tomar nota de todas las disertaciones. Esto se realiza cuando se debe entregar a la audiencia un resumen sobre lo tratado durante las disertaciones. Audiencia: son los destinatarios de todo este trabajo. Ellos pueden tener una participacin pasiva (si solo reciben informacin) o activa (si trabajan en el lugar con la informacin recibida y deben generar algn tipo de material o respuesta segn se le establezca)

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Salvo el locutor, que cumple una funcin de rol pasivo, ya que slo presenta a las personas intervinientes y comunica el desarrollo de las actividades, el resto pueden tener roles activos o pasivos, dependiendo de la dinmica elegida. Para que se comprenda cual es la mejor forma de implementacin de stas, debemos tener en cuenta que toda dinmica informal depende de una dinmica formal previa. Pero toda dinmica formal no obliga a la aplicacin de una dinmica informal posterior. La eleccin de las dinmicas informales siempre depender del tamao de la audiencia participante y del tipo de resultado al que se quiera llegar con el trabajo realizado de parte de stos. Las dinmicas formales son diferentes formas de capacitar y/o informar a la audiencia presente, mientras que las dinmicas informales son maneras de que el auditorio trabaje de manera conjunta y presencial la informacin recibida a travs de la dinmica formal elegida. La utilizacin conjunta de una dinmica formal cualquiera seguida de una informal, tambin cualquiera, nos dar como resultante una mixta. Pero existe una dinmica que es mixta de por s, y es el Foro, ya que esta accin tiene las dos partes. Para la preparacin y realizacin de cualquiera de las dinmicas, previo al da del evento, se debe: ores segn su capacitacin, aptitud y desenvolvimiento.

todo lo expuesto. el evento a cada uno de los asistentes. Y al comenzar el evento, se debe: Introducir a la audiencia en el tema a tratar

est planificado) ESTILO COMUNICACIONAL FORMAL Conferencia Discurso dado por una sola persona, que trata asuntos de ndole literaria, artstica, cientfica, poltica, en donde se suele implementar al finalizar un bloque de preguntas al disertante sobre el tema tratado. Generalmente son conferencistas expertos que proporcionan informacin especializada. Esta tcnica formal permite la comunicacin en un solo sentido, ya que es de tipo formativa o informativa, pero no hay trabajo de interaccin ni con el disertante ni entre los participantes UP

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45 a 50 minutos 1 disertante individual desde podio pueden hacerse al finalizar frontal, escenario con mesa o podio para disertantes, auditorio tipo teatro o escuela horizontal 45 a 50 minutos 1 disertante individual desde podio

Lic. Adriana Bruno 39 Tiempo

Cantidad Disertacin Preguntas del auditorio Puesta en planta

Tiempo Cantidad Disertacin

Preguntas del auditorio Puesta en planta

pueden hacerse al finalizar frontal, escenario con mesa o podio para disertantes, auditorio tipo teatro o escuela horizontal

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informacin que requieran participantes, disertantes, invitados u otros colaboradores y/o proveedores involucrados en la realizacin del evento, ya que de esta manera se lograr mayor agilidad en la ejecucin integral. 15. Sindicatos

permiten mover ningn tipo de mercanca sin su autorizacin. Es conveniente tener reuniones previas al evento con los representantes de los sindicatos y negociar con ellos las condiciones para contratar sus servicios. 16. Seguridad de seguridad, la debe establecer junto al Coordinador de Operaciones. 17. Lista de seguimiento

LA COORDINACIN TCNICA Esta coordinacin debe estar integrada por personal especialista en el tema. En esta coordinacin radica gran parte del xito, pues es la responsable de elaborar las conclusiones generales del evento, como resultado del anlisis de los diferentes temas que se traten Las principales funciones de esta coordinacin son: 1. Proponer el tema general del evento y la temtica de las mesas de trabajo 2. Planificar, elaborar y difundir el reglamento tcnico para la presentacin de ponencias 3. Seleccionar, invitar, confirmar, coordinar, programar y atender la intervencin de los ponentes magistrales y de mesas de trabajo nacionales e internacionales 4. Coordinar, integrar e instalar los equipos y materiales tcnicos. 5. Proporcionar informacin tcnica a los participantes y medios de comunicacin. 6. Coordinar e integrar la informacin y documentos tcnicos para su difusin 7. Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir las ponencias por temas y mesas de trabajo 8. Organizar las mesas de trabajo 9. Coordinar la elaboracin y recopilacin de las conclusiones de cada una de las mesas de trabajo. Algunos comentarios: Dependiendo del tipo de evento, de los organizadores y de los participantes, se debe plantear un tema general de inters, considerando los factores sociales, econmicos y/o polticos coyunturales del momento. Despus de asignar los temas de cada una de las mesas de trabajo que se establezcan, se puede clasificar y asignar ponentes y horarios, ya que cada mesa podr trabajarse bajo una dinmica comunicacional diferente y esto nos permitir combinar la disertacin de los ponentes participantes de diversas maneras.