Planeamiento de Proyectos con MS Project 2007

Sesin 03
Ing. Csar Aguilera Serpa
PMP, MCITP, MCTS Mail: cesar.aguilera@pucp.edu.pe

Definir Recursos
Project trabaja con tres tipos de recursos principalmente:
Trabajo: Se refiere a las personas o equipos asignados a una tarea, los cuales no se consumen durante el transcurso de sta.

Material: Se refiere a los materiales asignados a una tarea los cuales son consumibles.
Costo: Recursos que no depende de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duracin de una tarea.

Definir Recursos
Disponibilidad del Recurso Indica cundo y cunto tiempo se puede programar un recurso para el trabajo asignado. Viene determinada por los calendarios de proyectos y recursos, fecha de comienzo y fin de recursos o el nivel en el que est disponible el recurso.

Permite hasta 100 cambios

No debe exceder la capacidad mxima ingresada en la hoja de recursos

Definir Recursos
Disponibilidad del Recurso Puede utilizar esta tabla para establecer niveles diferentes de disponibilidad de capacidad mxima. Capacidad mxima: porcentaje mximo o nmero de unidades que tiene un recurso para ser programado en cualquier tarea.

Definir Recursos
Disponibilidad del Recurso La disponibilidad de recursos no impide que se asigne un recurso a un trabajo ms all de un perodo de disponibilidad o que se asigne ms trabajo que tiempo hay disponible para el recurso.
MS Project 2007 utiliza los valores de disponibilidad para calcular cundo los recursos estn sobreasignados.

Se considera que un recurso est sobreasignado cuando la suma de todas las unidades de asignacin para un perodo dado excede la capacidad mxima del recurso.

 Calendario del recurso

Definir Recursos

Calendario en el que se especifica el perodo laborable y no laborable de un nico recurso.

Excepciones son variaciones ocasionales en los tiempos de trabajo

Se puede establecer la semana laboral normal para el calendario seleccionado

Definir Recursos
Tasa de Costo
Recopilacin de informacin sobre las tasas de un recurso Se pueden establecer hasta cinco tablas de tasas de costo distintas por recurso

Permite hasta 25 cambios en cada una de las 5 tablas (A-E)

Permite tres tipos de Acumulacin de Costos

Definir Recursos
Tasa de Costo
Tambin puede establecer una tasa de horas extra predeterminada En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha General.

Asignar recursos a las tareas

Asignando recursos
Desde la columna Nombres de los recursos.

Asignando recursos
Desde la barra de herramientas estndar hacer clic en el botn Asignar recursos.

Asignando recursos
Desde el men Ventana hacer clic en Dividir Desde la parte inferior. Desde el men Formato, Detalles hacer clic en Recursos y Predecesoras

Condicionamiento por el esfuerzo

El condicionamiento por el esfuerzo hace que la duracin de una tarea aumente o disminuya cuando se disminuye o agrega un recurso, respectivamente. Cuando se asigna un solo recurso a la tarea, este se convierte en lo que se denomina recurso esencial, y por tanto su asignacin determina la cantidad de trabajo a efectuar para completar la tarea.

Condicionamiento por el esfuerzo

La ecuacin bsica del trabajo es la siguiente:

Trabajo=Duracin x Asignacin
Por ejemplo, una tarea tiene una duracin de 10 das y se le
asigna un recurso que trabaja 8 horas/da; por lo tanto el trabajo necesario para completar la tarea ser:

Trabajo=10 das x 8 horas/da=80 horas

Si luego a la misma tarea se le asignan cuatro recursos ms, el
trabajo por da ser ahora de 40 horas (5 recursos a 8 horas/da). Sin embargo, la cantidad de trabajo ya fue definida en 80 horas al asignar el primer recurso y ya no variar.

80 horas =2 das Duracin= 40 horas/da

Tipos de tareas

Tipo de Tarea

Tipo de Tarea

Unidades Fijas. Cuando las unidades asignadas (o recursos) son un valor fijo y cualquier cambio en la cantidad de trabajo o en la duracin de la tarea no afecta a las unidades de la tarea.
En una Si se revisan las unidades Si se revisa la duracin Si se revisa el trabajo

Tarea de unidades fijas

Se vuelve a calcular la duracin.

Se vuelve a calcular el trabajo.

Se vuelve a calcular la duracin.

Una Tarea de 10 das se le asigna un recurso a tiempo completo 8 h/d. El Trabajo 80 h Si se agrega otro recurso. Project vuelve a calcular la duracin. Ahora es 5 das y el trabajo es de 80 horas

Si se dispone slo de 8 das para realizar la tarea en lugar de 10. Project vuelve a calcular el trabajo. Ahora se tiene un trabajo de 64 h y 1 unidad de recurso. Si la tarea necesita un esfuerzo de 20 horas adicionales. Project vuelve a calcular la duracin. Ahora se tiene 100 horas de trabajo, duracin 12.5 das y 1 unidad recurso

Tipo de Tarea
Duracin Fija. Cualquier cambio en el trabajo o en las unidades asignadas (es decir, recursos) no afecta a la duracin de la tarea
En una
Tarea de duracin fija

Si se revisan las unidades

Se vuelve a calcular el trabajo.

Si se revisa la duracin
Se vuelve a calcular el trabajo.

Si se revisa el trabajo
Se vuelven a calcular las unidades

Una Tarea de 10 das se le asigna un recurso a tiempo completo 8 h/d. El Trabajo 80 h Si se agrega otro recurso. Project vuelve a calcular el trabajo asignado. Ahora cada recurso necesita 40 horas, (50% c/u) en los 10 das para las 80 horas de trabajo. Si se dispone slo de 8 das para realizar la tarea en lugar de 10. Project vuelve a calcular el trabajo. Ahora se tiene un trabajo de 64 h y 1 unidad de recurso.

Si la tarea necesita un esfuerzo de 20 horas adicionales. Project vuelve a calcular las unidades. Ahora se tiene 100 horas de trabajo, duracin 10 d y 1.25 unidades recurso

Tipo de Tarea
Trabajo Fijo. cualquier cambio en la duracin de la tarea o en el nmero de unidades asignadas (o recursos) no afecta al trabajo de la tarea
En una Tarea de trabajo fijo. Si se revisan las unidades Se vuelve a calcular la duracin. Si se revisa la duracin Se vuelven a calcular las unidades. Si se revisa el trabajo Se vuelve a calcular la duracin.

Una Tarea de 10 das se le asigna un recurso a tiempo completo 8 h/d. El Trabajo 80 h Si se agrega otro recurso. Project vuelve a calcular la duracin. Ahora la tarea tiene dos unidades. Dura 5 das y 80 horas de trabajo.

Si se dispone slo de 8 das para realizar la tarea en lugar de 10. Project vuelve a calcular las unidades de recurso. Ahora hay que asignar 1.25 unidades de recurso y el trabajo de 80 horas
Si la tarea necesita un esfuerzo de 20 horas adicionales. Project vuelve a calcular la duracin. Ahora se tiene 100 horas de trabajo, duracin 12.5 d y 1 unidad recurso

Sobreasignacin

Sobreasignacin de Recursos
La Sobreasignacin es el resultado de asignar un recurso a ms tareas de las que puede realizar en el horario de trabajo disponible

Asignacin

Capacidad mxima

Motivos de Sobreasignaciones
Asignacin de un recurso para trabajar a jornada completa en ms de una tarea al mismo tiempo.
Aumento en la duracin de las tareas.

Reduccin en la disponibilidad de unidades de los recursos. Capacidad mxima se reduce. Disponibilidad restringida despus de especificar fechas para el recurso. Cuando no coincide la fechas de disponibilidad con la programacin de las tareas. Un recurso est asignado a una tarea de resumen, adems de una o varias subtareas

Identificar Sobreasignaciones
Hoja de Recursos

Identificar Sobreasignaciones
Grfico de Recursos

Identificar Sobreasignaciones
Uso Recursos

Identificar Sobreasignaciones
Imprimir Recursos Sobreasignados

Redistribucin
Redistribucin Automtica
Si la mejor solucin para
resolver la sobreasignacin consiste en redistribuir los recursos retrasando aquellas

tareas que generan sobreasignaciones, Microsoft

Project puede resolver estos conflictos de asignacin en forma automtica.

Redistribucin Automtica:
Orden de Redistribucin: Solo Identificador

Redistribuye por el Identificador de la Tarea en forma ascendente (Menor a Mayor)

Redistribucin Automtica:
Orden de Redistribucin: Estndar
Microsoft Project buscar las relaciones de predecesora, demora, fechas, prioridades y delimitaciones para determinar si las tareas se deben redistribuir y cmo.
Este es el valor predeterminado.

Redistribucin Automtica:
Orden de Redistribucin: Prioridad, Estndar
MS Project primero examina las prioridades y despus relaciones predecesoras, demora, fechas y delimitaciones para determinar si las tareas se deben redistribuir y cmo. Prioridad = 1000, significa No redistribuir y se aplica slo cuando una tarea no se pueda retrasar ni dividir.

Redistribucin personalizada
Identificar Ruta Crtica

Redistribucin Manual
Uso de Recurso

Compresin de Cronograma
Intensificacin (CRASHING)
Adicionar ms recursos a la Ruta Crtica Por lo general aumenta el costo Suficientes recursos deben estar disponibles para el periodo de crashing. Tarea: Duracin Fija y en funcin de los recursos aplicados

Ejecucin Rpida (FAST TRACKING)

Mayormente incurre en re-proceso Incremento de Riesgo

Asignar Costos a los Recursos

Ingresar los montos en los campos: Tasa estndar, Tasa horas extras o Costo por Uso. Costos fijos: Utilizar la tabla Costos

Asignar Costos Fijos

El campo de tareas Costo fijo muestra cualquier gasto de tareas no relacionado con recursos. Costos fijos: Utilizar la tabla Costos

Asignar Costos Fijos

Costos fijos: Utilizar la Tabla Costos

Costos fijos: Vista Uso de tareas

Grabar lnea base

Guardando Lnea de Base

Desde el men Herramientas, en la opcin Seguimiento hacer clic en guardar lnea de base

Guardando Lnea de Base

Desde la ventana Guardar lnea de base seleccionar si se desea guardar una lnea de base. Elegir tambin si se va a guardar para el proyecto completo o solo para las tareas seleccionadas.

Guardando Lnea de Base

Vista Gantt de Seguimiento

Estadsticas del Proyecto

Desde el men Proyecto / Informacin del Proyecto. Clic botn Estadsticas... Campo Previsto: Comienzo, Fin, Duracin, Trabajo y Costo

Planeamiento de Proyectos con MS Project 2007

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Ing. Csar Aguilera Serpa
PMP, MCITP, MCTS Mail: cesar.aguilera@pucp.edu.pe

Seguimiento de un proyecto
El seguimiento del proyecto significa actualizar la informacin real a una fecha definida y analizar peridicamente la ejecucin del proyecto una vez que se ha iniciado. Al finalizar la etapa Programacin y antes que el proyecto se inicie, se defini una Lnea de base, que es una copia de la programacin original y que no debe cambiar. Durante la ejecucin del proyecto, se compara la programacin actual con la prevista (lnea de base).

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Mtodo de Actualizacin
Bsicamente hay tres maneras de afrontar la actualizacin del cronograma:
Actualizar las tareas Actualizar - asignaciones Actualizar - Proyecto
Actualiza las tareas Inicio Real Duracin Real Duracin Restante Fin Real % Completado Por Tarea MS Project actualiza las tareas Actualiza las asignaciones MS Project actualiza las asignaciones Trabajo Real Trabajo Restante %Trabajo Completado Por Recurso Por Periodo

Estadstica del Proyecto

En el Men Proyecto seleccionar Informacin de Proyecto y de despus Estadsticas Actual, Previsto y Real

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Diferencias entre los campos actual, real y previsto

Diferencias entre campos Actual, Previsto y Real

Cuando se guarda una Lnea de Base, se guarda la informacin del proyecto inicial en un plan llamado Previsto, es decir, todos los campos previstos pertenecen a la lnea base. Cualquier cambio despus de guardado la lnea base se observa en el campo Actual. La ejecucin del avance del proyecto al ingresar la actualizacin de las tareas se refleja en el campo Real. Recuerde que pueden establecer hasta 11 lneas base del cronograma

Diferencias entre campos Actual, Previsto y Real

Ejemplo: Supongamos que alguna de las tareas durante la ejecucin del proyecto tuvieron que ser reprogramadas, como ya se tiene una lnea de base que es la copia exacta del proyecto inicial, cualquier cambio despus de guardado la lnea base se observa en el campo Actual.

Diferencias entre campos Actual, Previsto y Real

Ejemplo: Actual: 37 das, significa que la programacin actual del proyecto es 37 das
Previsto: 25 das, significa que el estado inicial del proyecto antes de la reprogramacin de las tareas es 25 das. Real: 9.93 das, significa que el avance real del proyecto de acuerdo al porcentaje de avance es 9.93 das.

Diferencias entre campos Actual, Previsto y Real

Ejemplo: Restante: 27.07 das, significa que los das que falta por concluir con respecto al campo actual son 27.07 das. Por lo tanto, la informacin del campo Duracin Real + Duracin Restante = Duracin Actual. Ejemplo: 9.93 + 27.07 = 37 das Variacin: es la diferencia entre los valores Actuales y Previstos, para el ejemplo Comienzo Actual 02/10/07 menos Comienzo Previsto 14/09/07 existe 12 das laborales

Diferencia entre el %completado y el %del trabajo completado

Diferencia entre %Completado y %Trabajo Completado

% Completado Cuando se crea una tarea por primera vez, el porcentaje completado es 0% Si el campo % completado est establecido en un valor mayor que cero, el campo Comienzo real se establece en la fecha de comienzo programada si no se ha indicado una fecha de comienzo real Si el campo % completado est establecido en 100, el campo Fin real se establece en la fecha de fin programada.

Diferencia entre %Completado y %Trabajo Completado

% de Trabajo completado Cuando se crea una tarea por primera vez, el porcentaje de trabajo completado es 0%. Si escribe un valor en el campo % trabajo completado, Project calcula automticamente el Trabajo Real y el Trabajo restante Si escribe un valor en los campos Trabajo real o Trabajo restante se vuelven a calcular automticamente los dems campos

Diferencia entre %Completado y %Trabajo Completado

% Completado (Duracin real / Duracin) * 100 % de Trabajo completado (Trabajo real / Trabajo) * 100 Consideracin Estos dos indicadores pueden ser diferentes, puesto que uno se calcula en base de la duracin de la tarea y el otro en base del trabajo del recurso. Son iguales cuando no hay reprogramacin y se ejecuta como estuvo previsto

 Mostrar la Barra de herramientas de Seguimiento, haciendo clic en <Ver/Barra de Herramientas/Seguimiento>.

Configuracin previa para la Actualizacin

Establecer la fecha de estado de actualizacin del cronograma, haciendo clic en <Proyecto/Informacin del proyecto> e ingresando un Fecha de estado

Configuracin previa para la Actualizacin

Para Actualizacin por Tarea: es conveniente que las tareas se hayan definido como Unidades Fijas o en todo caso Trabajo Fijo. Para Actualizacin por Asignaciones: es conveniente que las tareas se hayan definido como duraciones fijas o en ltimo caso las unidades deben ser fijas. El trabajo no debe estar como fijo para la tarea.