Prawo w email marketingu

1
Prawo w email marketingu
2
O badaniu
Aspekty prawne uwaane s za najsabszy punkt marketerw i przedsibiorcw prowadzcych
kampanie email marketingowe. Do tej pory nie byo adnych danych, ktre mogyby potwierdzi ten
pogld. Wynika on zapewne z oglnej zawioci przepisw prawnych, ktre s bardzo czsto pit
achillesow niemal kadej brany. Co gorsza, na polskim rynku wci niewiele jest profesjonalnych
publikacji powiconych aspektom prawnym email marketingu. Z kolei publikacje z rynkw
anglojzycznych nie pokrywaj si z realiami prawnymi obowizujcymi w Polsce.
Dlatego zesp ekspertw z GetResponse postanowi sprawdzi jaki jest prawdziwy stan wiedzy i
podejcie marketerw i przedsibiorcw do aspektw prawnych email marketingu i dziaa z nim
zwizanych.
W poniszym raporcie, oprcz danych z badania, mona znale rwnie wskazwki i porady
dotyczce dziaa email marketingowych zgodnych z prawem i dobrymi praktykami.
Badanie zostao przeprowadzone w okresie 10-23.06.2013 na grupie 876 internautw.
Oglnie wnioski z badania
Zaledwie 4% badanych odpowiedziao prawidowo na wszystkie pytania zawarte w quizie.
93% badanych wie, e trzeba posiada zgod odbiorcy, aby wysa mu informacj handlow za
pomoc emaila.
Blisko 90% ankietowanych zdaje sobie spraw, e imienny adres email (np. jan.kowalski@
frma.pl) to ju jest dana osobowa.
Prawo w email marketingu
3
Ponad 90% marketerw wie kogo dotyczy ustawa o ochronie danych osobowych i kto
powinien zarejestrowa zbir danych osobowych w oglnokrajowym rejestrze zbiorw danych
osobowych, prowadzonym przez GIODO.
Niemal wszyscy badani wiedz jak pozna wiarygodnego brokera danych osobowych.
Zdecydowana wikszo marketerw wie czego nie naley umieszcza w zapytaniu o zgod na
przesyanie informacji handlowych.
Nie trzeba pozyskiwa zgody na przesanie oferty handlowej na adres biuro@nazwafrmy.pl - tak
uwaa ponad 30% marekterw.
40% respondentw wysya ofert handlow na adres email znaleziony na stronie internetowej
danej frmy.
Niemal 30% badanych sdzi, e zgodnie z polskim prawem nie trzeba stosowa subskrypcji z
potwierdzeniem.
Ponad 80% ankietowanych umieszcza w kadej wysyanej wiadomoci link umoliwiajcy
rezygnacj z dalszej subskrypcji.
Ponad marketerw wie za co odpowiedzialny jest Generalny Inspektor Ochrony Danych
Osobowych.
Blisko 90% marketerw zdaje sobie spraw, e kady zbir danych osobowych bez wzgldu
na rozmiar musi by zarejestrowana.
Prawie wszyscy respondenci wiedz co oznacza zwrot zwyke dane osobowe.
Prawo w email marketingu
4
1. Zgoda odbiorcy jest niezbdna do wysania
mu informacji handlowej
Prawie wszyscy marketerzy 93% s wiadomi tego, e trzeba posiada zgod odbiorcy na
wysyanie do niego informacji handlowej. Zaledwie 7% respondentw zdecydowao si zaznaczy
inn odpowied. Zdaniem 6% wystarczy jedynie dokadny adres email odbiorcy, a na szczcie
tylko 1% uwaa, e do wysania informacji handlowej upowania go osobista znajomo z odbiorc.
Wskazwka
Poza tym naley pamita, e w email marketingu kluczowe jest wyraenie zgody przez odbiorc
nie tylko na przetwarzanie jego danych osobowych, ale i na otrzymywanie komunikatw o
charakterze marketingowym lub handlowym. Obecnie niemal kada profesjonalna platforma do
email marketingu umoliwia uytkownikom budowanie listy odbiorcw za potwierdzeniem osoba
zapisujca si do listy mailingowej otrzymuje wiadomo na podany adres email, w ktrej proszona
jest o potwierdzenie zgody klikajc w odpowiedni link.

93% jeli posiadamy zgod odbiorcy
6% jeli mamy dokadny adres email odbiorcy
1% jeli znamy odbiorc osobicie
Kiedy mona wysya informacj
handlow w brany B2C
za pomoc emaila?
Prawo w email marketingu
5
2. Imienny adres email jest dan osobow
Analizujc ponisze wyniki mona z atwoci zauway, e marketerzy doskonale zdaj sobie
spraw z tego, ktre informacje s w myl ustawy o ochronie danych osobowych - uznawane
za dane osobowe. Ponad odpowiedziao prawidowo zaliczajc imienny adres email do danych
osobowych. Bdnej odpowiedzi udzielio zaledwie 14% ankietowanych.
Wskazwka
Dane osobowe to w duym skrcie informacje, na podstawie ktrych mona zidentyfkowa osob,
bez koniecznoci ponoszenia nadmiernych kosztw, czy te angaowania znacznej iloci czasu
bd dziaa. Informacjami zaliczajcymi si do danych osobowych bd zatem niewtpliwie imi i
nazwisko oraz numer PESEL. Oprcz nich za informacje umoliwiajce identyfkacj osoby uznaje
si rwnie inne numery identyfkacyjne, a take czynniki okrelajce cechy fzyczne, fzjologiczne,
ekonomiczne, umysowe, spoeczne i kulturowe danej osoby. Mog to by np. informacje o stanie
zdrowia, pogldach politycznych, orzeczenie o karalnoci, przynalenoci do partii czy yciu
seksualnym.
Jednak w przypadku email marketingu kluczowy jest adres email, ktry zgodnie z aktualnym
stanowiskiem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych oraz orzecznictwem sdw
administracyjnych take uznaje si za dane osobowe w szczeglnoci, gdy jego elementy
umoliwiaj bez dodatkowych dziaa - ustalenie tosamoci danej osoby, (np. elementami treci
adresu poczty elektronicznej s imi i nazwisko jego waciciela).

86% Tak
14% Nie
Czy imienny adres email (np.
jan.kowalski@nazwafrmy.pl)
jest dan osobow?
Prawo w email marketingu
6
3. Ustawa o ochronie danych osobowych dotyczy
wszystkich podmiotw wysyajcych oferty handlowe
i prowadzcych bazy danych swoich klientw.
Zaledwie 1% marketerw nie wie kogo dotyczy ustawa o ochronie danych osobowych. Prawie
wszyscy badani przynajmniej czciowo wiedz kto powinien zainteresowa si ustaw o ochronie
danych osobowych. Zdaniem 47% powinny si z ni liczy wszystkie frmy wysyajce oferty
handlowe. Najwicej, bo a 52% badanych uwaa, e ustawa dotyczy wszystkich przedsibiorstw,
ktre prowadz bazy danych swoich klientw.
Wskazwka
Ustawa o ochronie danych osobowych skonkretyzowaa zagwarantowane kademu prawo do
decydowania o tym, komu, w jakim zakresie i w jakim celu przekazywane s jego dane osobowe.
Wynika z niej, e obowizek ochrony danych osobowych dotyczy wszystkich podmiotw
przetwarzajcych dane osobowe. Oznacza to, e dotyczy on zarwno organw pastwowych i
organw samorzdu terytorialnego, jak i podmiotw niepublicznych realizujcych zadania publiczne
oraz osb fzycznych i prawnych, jeli przetwarzaj dane osobowe w zwizku z dziaalnoci
zarobkow, zawodow lub dla realizacji celw statutowych.

52% wszystkich frm, ktre prowadz bazy
danych swoich klientw
47% wszystkich frm wysyajcych oferty
handlowe
1% wycznie korporacji i duych serwisw
internetowych
Ustawa o ochronie danych
osobowych dotyczy:
Prawo w email marketingu
7
4. W oglnopolskim rejestrze zbiorw danych
osobowych prowdzonym przez GIODO powinny
zarejestrowa si zarwno frmy, jak i osoby prywatne,
bdce administratorami danych osobowych.
Ponad 90% marketerw doskonale zdaje sobie spraw z tego kto powinien zarejestrowa zbir
danych osobowych w oglnopolskim rejestrze zbiorw danych osobowych. Tylko 7% wskazuje na
frmy, a tylko 1% uwaa, e powinny to by osoby prywatne.
Wskazwka
Zgoszenie zbioru danych osobowych (tj. posiadajcego okrelon struktur zestawu danych
osobowych dostpnych wedug okrelonych kryteriw) do rejestracji moe by dokonane
poprzez przesanie formularza zgoszenia za porednictwem poczty, osobicie, jak rwnie przy
wykorzystaniu elektronicznej platformy komunikacji z Generalnym Inspektorem: e-giodo, dostpnej
na http://egiodo.giodo.gov.pl/index.dhtml. Formularz zgoszenia zbioru danych jest wwczas
wypeniany przy uyciu zainstalowanego na stronie internetowej programu, ktry poprzez system
podpowiedzi i komunikatw o popenionych bdach minimalizuje moliwo niewaciwego
wypenienia zgoszenia przez wnioskodawc. Taki sposb wypenienia formularza jest dostpny
zarwno dla podmiotw dysponujcych bezpiecznym podpisem elektronicznym, jak i dla podmiotw,
ktre takim podpisem nie dysponuj wwczas jednak konieczne jest dodatkowo dostarczenie
wniosku w wersji papierowej z podpisem upowanionej osoby.

92% zarwno frmy, jak i osoby prywatne,
bdce administratorami danych osobowych.
7% tylko frmy
1% tylko osoby prywatne
Kto powinien zarejestrowa zbir
danych osobowych?
Prawo w email marketingu
8
5. Wiarygodny broker danych osobowych dba o higien
bazy adresowej i zawiera w formie pisemnej umow o
powierzeniu przetwarzania danych danych osobowych.
Niemal wszyscy respondenci potraf odrni wiarygodnego brokera danych od tego, z ktrym nie
warto wsppracowa. 55% z nich wie, e powinni zawrze z brokerem danych pisemn umow
o powierzeniu przetwarzania danych osobowych, a 43% zwraca uwag dbao o higien bazy
adresowej. Jedynie 2% marketerw uwaa, e broker danych powinien pobiera opaty rwnie za
nieistniejce rekordy.
Wskazwka
Korzystajc z usug brokera danych osobowych warto pamita, aby w podpisywanej umowie
znalaza si szczegowa informacja okrelajca kryteria wyboru bazy. Klarowne powinny by
rwnie dane zwizane z iloci dostarczanych rekordw - w tym cena za pojedynczy rekord i
cakowity koszt zakupu bazy. Warto rwnie zwrci uwag czy okrelony zosta czas realizacji
zlecenia oraz forma przekazania przygotowanej bazy.
Oprcz podpisania umowy, dobrze jest rwnie zebra informacj na temat brokera, od ktrego
kupujemy baz, np. sprawdzi jego referencje oraz przejrze jakich klientw obsugiwa do tej pory.

55% zawiera w formie pisemniej umow o
powierzeniu przetwarzania danych osobowych
43% dba o higien bazy adresowej
2% wymaga opaty rwnie za nieistniejce
rekordy
Po czym pozna wiarygodnego
brokera baz danych?
Prawo w email marketingu
9
6. W zapytaniu o zgod na otrzymywanie informacji
handlowych nie naley umieszcza elementw
marketingowych (np. szczegw oferty), sprzedaowych
(cen, ofert produktowych) czy szczegw promocji (np.
25% gratis na zakupy).
Niemal wszyscy marketerzy 93% wiedz, e wiadomoci zawierajce pytanie o zgod na
otrzymywanie informacji handlowych nie powinny zawiera adnych elementw ani wzmianek
promocyjnych lub sprzedaowych. Marketerzy maj ju jednak pewien problem z dokadnym
okreleniem tych informacji. 29% uznao, e nie naley umieszcza w zapytaniu adnych
szczegowych promocji, 33% wybrao elementy sprzedaowe, a 31% elementy marketingowe.
Jedynie 7% respondentw udzielio cakowicie nieprawidowej odpowiedzi wybierajc dane
kontaktowe jako te informacje, ktre na pewno nie powinny znale si w zapytaniu o zgod na
otrzymywanie informacji handlowych.

Czego NIE naley umieszcza
w zapytaniu o zgod na
otrzymywanie informacji
handlowych?
33% elementw sprzedaowych (cen, ofert
produktowych)
31% elementw marketingowych (np. szczegy
oferty)
29% szczegw promocji (np. 25% gratis na
zakupy)
7% danych kontaktowych jak strona www
Prawo w email marketingu
10
Wskazwka
Jeli prowadzimy spk akcyjn, z ograniczon odpowiedzialnoci lub komandytowo-akcyjn,
naley pamita o obowizku, jaki nakada na nas Kodeks spek handlowych. Pisma i zamwienia
handlowe spki, kierowane do oznaczonej osoby, powinny zawiera:
1. Nazw frmy i jej adres.
2. Oznaczenie sdu rejestrowego oraz numer, pod ktrym spka jest wpisana do rejestru.
3. Numer identyfkacji podatkowej (NIP).
4. Wysoko kapitau zakadowego.
Informacje te najlepiej zaprezentowa w stopce informacji handlowej rozsyanej poczt
elektroniczn. Umieszczanie tych danych bdzie miao wycznie pozytywny wydwik i
umoliwiajc rzeczywist weryfkacj danych podmiotu zbuduje reputacj marki.. Dodatkowo,
trzeba pamita o linku umoliwiajcym wypisanie si z listy mailingowej, poniewa zgodnie z art.
4 Ustawy o wiadczeniu usug drog elektroniczn, zgoda odbiorcy moe by odwoana w kadym
czasie.
7. Aby wysa ofert handlow na adres
biuro@nazwafrmy.pl, rwnie trzeba mie
zgod odbiorcy.
Uwaa si, e wysyanie oferty handlowej na adres biuro@nazwafrmy, to droga na skrty, z ktrej
mona korzysta, aby bez przeszkd spamowa skrzynki pocztowe frm. Okazao si jednak, e
a 66% marketerw i przedsibiorcw wie, e wysanie oferty handlowej na oglny (nieimienny)
adres email frmy jest niezgodne z prawem. Pozostaa cz, 34% respondentw sdzi, e takie
dziaanie nie nosi znamion spamu i mona je stosowa w poszanowaniu prawa.
Prawo w email marketingu
11

66% co do zasady, tak
34% nie
Czy trzeba pozyska zgod na
przesanie oferty handlowej na
adres biuro@nazwafrmy.pl
Wskazwka
Zgoda odbiorcy nie moe by domniemana i musi obejmowa wyrane uprawnienie dla nadawcy
do przesyania informacji handlowej. Nie jest dopuszczalne, by nadawca wykorzysta posiadany
adres elektroniczny dla celw rozsyania informacji handlowej bez uzyskania na to zgody (X.
Konarski, Komentarz do ustawy o wiadczeniu usug drog elektroniczn..., s. 116). Przykadowo
wic adres elektroniczny wykorzystywany w kontaktach zawodowych lub te podany na stronach
internetowych nie moe by wykorzystywany do wysania spamu. Ponadto zgoda na przesyanie
informacji handlowych nie moe wynika ze zgody na przetwarzanie danych osobowych. Okrelenie
identyfkujcy adres elektroniczny nie powinno by interpretowane w sposb zawajcy. Nie
chodzi o adres elektroniczny, ktrego brzmienie identyfkuje odbiorc (np. imi i nazwisko czy
nazwa przedsibiorstwa), lecz adres elektroniczny umoliwiajcy kontakt z usugobiorc (zob. K.
Kowalik-Baczyk, w: Ustawa o wiadczeniu..., red. J. Goaczyski, s. 120, X. Konarski, Komentarz...,
s. 117; G. Rczka, Ochrona usugobiorcy..., s. 115; E. Nowiska, M. du Vall, Ustawa o zwalczaniu
nieuczciwej konkurencji. Komentarz, Warszawa 2010, s. 421). Ze wzgldu na brak ustawowych
ogranicze w tym zakresie, oznaczonym odbiorc, w rozumieniu omawianego przepisu, mog by
zarwno osoby fzyczne, jak i prawne, a take instytucje (por. X. Konarski, Komentarz..., s. 116-
117). Kryterium to jest spenione ju wwczas, gdy moliwo identyfkacji odbiorcy wynikaa z
samego faktu posiadania adresu e-mailowego; nie jest zatem wymagane, aby znane byy inne dane
identyfkacyjne (np. imi i nazwisko).
Prawo w email marketingu
12
8. Nie mona wysya oferty handlowej na adres email
znaleziony na stronie internetowej frmy.
Powszechnie stosowan praktyk wielu marketerw, przedsibiorcw i sprzedawcw jest wysyanie
oferty handlowej na adresy email znalezione na stronie internetowej. W ten sposb dziaa 40%
badanych. Na szczcie a 60% wie, e jest to dziaanie niezgodne z prawem i powstrzymuje si
od tego typu praktyk sprzedaowych.
Wskazwka
Patrz wskazwka z pkt. 7
+
40% tak
60% nie
Czy mona wysa ofert handlow
na adres email znaleziony na
stronie internetowej danej frmy?
Sprawa oceny wysyania niezamwionej informacji handlowej na otwarte dla wszystkich miejsca w
Internecie nie jest jasna. Ze wzgldu na brak wyraenia w takich przypadkach zgody twierdzi si,
e jest to niedopuszczalne (por. X. Konarski, Komentarz..., s. 116). Naley jednak zauway, e nie
jest wwczas speniona druga przesanka okrelona w art. 10 ust. 1 u..u.d.e., a mianowicie to, eby
odbiorca by oznaczony. W literaturze uwaa si, e na gruncie ustawy o wiadczeniu usug drog
elektroniczn brak jest przeszkd do zakazywania przesyania spamu w takie miejsca sieci. Jest
to jednak niezalecane, poniewa w przypadku wyjtkowej dokuczliwoci takich dziaa mona w
konkretnych okolicznociach zakwalifkowa je jako naruszajce dobre obyczaje i sankcjonowa na
mocy art. 3 ust. 1 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
Prawo w email marketingu
13
9. Zgodnie z polskim prawem naley stosowa
subskrypcj z potwierdzeniem.
Niemal marketerw jest wiadomych tego, e dziaania email marketingowe - a w szczeglnoci
budowa bazy odbiorcw powinna opiera si na subskrypcji z potwierdzeniem. Jedynie 29%
respondentw zadeklarowao, e moe dziaa niezgodnie z polskim prawem i budowa baz
subskrybentw z pominiciem potwierdzenia subskrypcji.
Wskazwka
Poza tym naley pamita, e w email marketingu kluczowe jest wyraenie zgody przez odbiorc
nie tylko na przetwarzanie jego danych osobowych, ale i na otrzymywanie komunikatw o
charakterze marketingowym lub handlowym. Obecnie niemal kada profesjonalna platforma do
email marketingu umoliwia uytkownikom budowanie listy odbiorcw za potwierdzeniem osoba
zapisujca si do listy mailingowej otrzymuje wiadomo na podany adres email, w ktrej proszona
jest o potwierdzenie zgody klikajc w odpowiedni link.
Naley take pamita, e ustawa o ochronie danych osobowych przewiduje utrwalanie zgody,
ktr wyrazi odbiorca. Na szczcie w momencie gdy subskrybent kliknie w link znajdujcy
si w wiadomoci potwierdzajcej, na serwerze zostanie zapisana data, godzina oraz numer IP
komputera, z ktrego wykonano kliknicie.

71% tak
29% nie
Czy zgodnie z polskim prawem
naley stosowa subskrypcj
z potwierdzeniem?
Prawo w email marketingu
14
10. W kadej wysanej do odbiorcy wiadomoci powinien
znajdowa si link umoliwiajcy rezygnacj
z subskrypcji.
Ponad 80% badanych umieszcza w kadej wysyanej wiadomoci link umoliwiajcy rezygnacj z
dalszej subskrypcji. Z kolei 12% uwaa, e naley umoliwia odbiorcom rezygnacj z subskrypcji,
ale nie trzeba tego robi przy wysyaniu kadej wiadomoci. Zaledwie 4% respondentw przyznao,
e w ogle nie praktykuje umoliwiania odbiorcom rezygnacji z subskrypcji.
Wskazwka
Stopka kadej wiadomoci powinna zawiera informacje na temat oferty oraz szczegowe
dane dotyczce nadawcy komunikatu wraz z linkiem umoliwiajcym rezygnacj z subskrypcji.
Dobrze wykorzystana, pozwala budowa wiarygodno nadawcy.
Poza tym, z pomoc mog przyj rwnie papierowe formularze zapisu, w ktrych zawarte s
zgody odbiorcy na przetwarzanie jego danych osobowych lub otrzymywanie informacji handlowych
lub komunikatw marketingowych. Trzeba jednak pamita, e zgody te musz by pniej
przechowywane. Ta metoda zbierania nowych subskrybentw powinna si w szczeglnoci
sprawdzi na targach, konferencjach oraz podobnych imprezach.

Czy w kadej wysanej do odbiorcy
wiadomoci powinna znajdowa
si moliwo rezygnacji z dalszej
subskrypcji?
84% tak
12% tak, ale nie w kadej wiadomoci
4% nie
Prawo w email marketingu
15
Ponadto, naley umoliwia rezygnacj z subskrypcji kademu odbiorcy, ktry tego chce. Taka
praktyka zmniejsza ryzyko oznacze wiadomoci jako spam, ktre maj ujemny wpyw na reputacj
domeny oraz adresu IP nadawcy.
11. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
(GIODO) jest odpowiedzialny za prowadzenie
rejestru zbiorw danych oraz udzielanie informacji
o zarejestrowanych zbiorw, kontrol zgodnoci
przetwarzania danych osobowych z waciwymi
przepisami prawa.
Niemal 80% respondentw wie za co odpowiedzialny jest GIODO, 16% zadeklarowao, e
sprawdza czy wiadomoci email s wysyane zgodnie oglnie przyjtymi dobrymi praktykami
email marketingu. A tylko 6% uznao, e GIODO wyraa zgod na prowadzenie kampanii email
marketingowych i kontroluje, czy przedsibiorcy prowadz kampanie zgodnie z przepisami
dotyczcymi zgody odbiorcw na otrzymywanie informacji handlowych.
'
78% prowadzenie rejestru zbiorw danych
oraz udzielania informacji o zarejestrowanych
zbiorach, kontrol zgodnoci przetwarzania
danych osobowych z waciwymi przepisami
prawa.
16% odpowiada za rejestracj zbiorw danych
osobowych (prowadzi oglnokrajowy, jawny
rejestr) oraz sprawdza czy wiadomoci email s
wysyane zgodnie z oglnie przyjtymi dobrymi
praktykami email marketingu
6% wyraa zgod na prowadzenie kampanii
email marketingowych i kontroluje, czy
przedsibiorcy prowadz swoje kampanie
zgodnie z przepisami dotyczcymi zgody
odbiorcw na otrzymanie informacji
handlowych.
Za co odpowiedzialny jest
Generalny Inspektor Ochrony
Danych Osobowych?
Prawo w email marketingu
16
12. Zgodnie z art. 24 ustawy o ochronie danych
osobowych, w momencie zbierania danych administrator
ma obowizek poinformowania odbiorcy m.in. o adresie
siedziby i penej nazwie frmy lub organizacji, celu
zbierania danych, prawie wgldu do swoich danych oraz
ich poprawiania.
Niemal 90% marketerw wie o przynajmniej jednej obowizkowej informacji, ktr musz
przekaza odbiorcy podczas zbierania jego danych. 31% wskazao obowizek o prawie odbiorcy
do wgldu jego danych oraz ich poprawiania, a dla 30% respondentw jest to cel zbierania danych.
Z kolei 28% informuje o adresie siedziby i penej nazwie frmy lub organizacji.
Wskazwka
Organem odpowiedzialnym za rejestracj zbiorw danych osobowych oraz ich ochron jest
Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Prowadzi on oglnokrajowy, jawny
rejestr zbiorw danych osobowych. Naley pamita, e zgoszenie zbioru danych do rejestru
naley do administratora danych, ktry to obowizek wynika z art. 40 ustawy o ochronie danych
osobowych.
Zgoszenie zbioru danych osobowych (tj. posiadajcego okrelonego struktur zestawu danych
osobowych dostpnych wedug okrelonych kryteriw) do rejestracji moe by dokonane
poprzez przesanie formularza zgoszenia za porednictwem poczty, osobicie, jak rwnie przy
wykorzystaniu elektronicznej platformy komunikacji z Generalnym Inspektorem: e-giodo, dostpnej
na http://egiodo.giodo.gov.pl/index.dhtml. Formularz zgoszenia zbioru danych jest wwczas
wypeniany przy uyciu zainstalowanego na stronie internetowej programu, ktry poprzez system
podpowiedzi i komunikatw o popenionych bdach minimalizuje moliwo niewaciwego
wypenienia zgoszenia przez wnioskodawc. Taki sposb wypenienia formularza jest dostpny
zarwno dla podmiotw dysponujcych bezpiecznym podpisem elektronicznym, jak i dla podmiotw,
ktre takim podpisem nie dysponuj wwczas jednak konieczne jest dodatkowo dostarczenie
wniosku w wersji papierowej z podpisem upowanionej osoby.
Prawo w email marketingu
17
7% badanych uznao rwnie, e wedug ustawy o ochronie danych osobowych powinni
poinformowa odbiorc rwnie o adresie email nadawcy, z ktrego bd wysyane wiadomoci
oraz czstotliwoci z jak bdzie otrzymywa newslettery 4%.
Wskazwka
Zgodnie z art. 24 i 25 Ustawy o ochronie danych osobowych, dane osobowe mog by zbierane
w sposb bezporedni od osoby, ktrej dotycz lub metod poredni - dane nie s pozyskiwane
bezporednio od osoby, ktrej dotycz. Administrator danych musi jednak za kadym razem
poinformowa o tym fakcie osob, ktrej dane zbiera.

Zgodnie z art. 24 Ustawy o
ochronie danych osobowych,
w momencie zbierania danych
administrator ma obowizek
poinformowania odbiorcy m.in. o:
31% prawie wgldu do swoich danych oraz ich
poprawiania
30% celu zbierania danych
28% adresie siedziby i penej nazwie
7% adresu email nadawcy z ktrego bd
wysyane wiadomoci
4% czstotliwoci z jak bdzie otrzymywa
wiadomoci
Prawo w email marketingu
18
Jeeli dane osobowe s pozyskiwane od osoby, ktrej dotycz, to powinna ona zosta
poinformowana o:
celu zbierania danych
prawie dostpu do swoich danych oraz moliwoci ich poprawiania
adresie z pen nazw siedziby lub miejscu zamieszkania, w przypadku gdy administrator jest
osob fzyczn
A jeli dane osobowe s gromadzone z innych rde, a nie podawane przez osoby (metod
poredni), to powinny one zosta poinformowane od razu po utrwaleniu zebranych danych o:
adresie siedziby administratora oraz jego penej nazwy lub miejsca zamieszkania - jeeli
administrator jest osob fzyczn
rdle pozyskania danych
prawie dostpu do danych oraz moliwoci ich poprawiania
moliwoci zoenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych oraz
przekazywania ich innym podmiotom.
Kada osoba, ktrej dane zostay zgromadzone powinna zosta poinformowana indywidualnie,
a nie za pomoc ogoszenia umieszczonego w regulaminie lub podobnym miejscu.
13. Kada baza danych bez wzgldu na rozmiar musi
zosta zarejestrowana.
Okazuje si, e na pozr atwe pytanie sprawio badanym troch problemw. Mimo, e ponad
80% marekterw wie, e baza danych kadej wielkoci musi by zarejestrowana, to a 16%
odpowiedziao, e wymg rejestracji jest uzaleniony od rozmiaru bazy danych. Wedug 6%
respondentw rejestracji nie podlega baza zawierajce dane mniej ni 10, dla 4% jest to baza z
danymi poniej 100 osb, dla 5% ponej 1000, a tylko dla 1% poniej 10000 osb.
Prawo w email marketingu
19
Wskazwka
Krajowy, jawny rejestr zbioru danych osobowych prowadzi Generalny Inspektor Ochrony Danych
Osobowych (GIODO). Zgoszenie zbioru danych do rejestracji to obowizek administratora danych,
ktry okrela art. 40 ustawy o ochronie danych osobowych.
Ustawa okrela rwnie kilka rodzajw zbiorw danych, ktre nie podlegaj obowizkowi rejestracji.
Wedug art. 43 ust. 1 z tego obowizku zwolnieni s m.in. administratorzy danych:
zawierajcych informacje niejawne
przetwarzane na potrzeby postpowania sdowego oraz na podstawie przepisw o Krajowym
Rejestrze Karnym
dotyczcych osb nalecych do zwizku wyznaniowego lub korzystajcych z usug
medycznych
przetwarzanych w zwizku z zatrudnieniem lub wycznie w celu wystawienia faktury
'
Czy kada baza danych - bez
wzgldu na rozmiar musi zosta
zarejestrowana?
84% tak, baza danych kadej wielkoci musi
zosta zarejestrowana
6% jeeli zawiera dane mniej ni 10 osb, to nie
musi
5% jeeli zawiera dane mniej ni 1000 osb, to
nie musi
4% jeeli zawiera dane mniej ni 100 osb, to nie
musi
1% jeeli zawiera dane mniej ni 10000 osb, to
nie musi
Prawo w email marketingu
20
14. Zgodnie z art. 6 oraz art. 27 ustawy o ochronie
danych osobowych do zwykych danych osobowych
zaliczamy informacje dotyczce zidentyfkowanej osoby
fzycznej, jak: PESEL lub adres poczty elektronicznej.
Niemal wszyscy marketerzy 96% wiedz, ktre informacje okrelane s mianem zwykych
danych osobowych. Zaledwie 4% respondentw udzielio bdnej odpowiedzi okrelajc zwykymi
danymi osobowymi m.in.: informacje o kodzie genetycznym 1%, pochodzeniu rasowym lub
etnicznym 1%, czy pogldach politycznych, religijnych lub flozofcznych 2%.
Wskazwka
Ustawa o ochronie danych opisuje dwa rodzaje danych osobowych - wraliwe i zwyke. Za zwyke
dane osobowe uwaa si wszystkie informacje dotyczce zidentyfkowania lub umoliwienia
zidentyfkowania osoby fzycznej, np. imi i nazwisko, PESEL, wyksztacenie czy adres poczty
email.
Natomiast za wraliwe dane osobowe uwaa si informacje niezbdne do ochrony prywatnoci
kadego czowieka, np. pochodzenie rasowe lub etniczne, pogldy polityczne, przekonania religijne
czy przynaleno partyjna lub wyznaniowa.
B
Zgodnie z art. 6 oraz art. 27 ustawy
o ochronie danych osobowych do
zwykych danych osobowych
zaliczamy:
96% informacje dotyczce zidentyfkowanej
osoby fzycznej, jak: PESEL lub adres poczty
elektronicznej
2% informacje o pogldach politycznych,
religijnych lub flozofcznych
1% informacje o kodzie genetycznym, stanie
zdrowia, yciu seksualnym
1% informacje o pochodzeniu rasowym lub
etnicznym
Prawo w email marketingu
21
Komentarze do badania
Maciej Ossowski,
Dyrektor Dziau Edukacji w GetResponse
Regulacje prawne dotyczce przetwarzania danych osobowych oraz wysyki informacji handlowych
emailem od zawsze sprawiay przedsibiorcom sporo problemw. Nowelizacje ustaw, dyrektywy
unijne i rne wykadnie dotyczce komunikacji z adresami B2B I B2C sprawiaj, e czsto gubimy
si w gszczu przepisw prawnych i mamy wtpliwoci co do prawidowego sposoby pozyskiwania
baz danych osobowych.
W przeprowadzonym przez GetResponse badaniu budujcy jest fakt, e znaczca wikszo
ankietowanych zdaje sobie spraw z dwch fundamentw email marketingu: koniecznoci
pozyskania zgody przed wysyk mailingu oraz koniecznoci zarejestrowania bazy danych
osobowych w GIODO. Brak tej wiadomoci bd celowe omijanie powyszych regu moe odbi
si rykoszetem na kadym przedsibiorcy i doprowadzi do sankcji prawnych oraz fnansowych.
Podczas realizacji kampanii email marketingowych i budowania bazy danych emaili, warto
wsppracowa z providerem usug, ktry dziaa na rynku co najmniej kilka lub kilkanacie lat i
posiada zaplecze ekspertw, z ktrych wiedzy mona skorzysta. Niewiadome wykorzystywanie
platformy email marketingowej moe by ryzykowne dla przedsibiorcy, natomiast odpowiedni
know-how i wskazwki dotyczce prawidowego przetwarzania danych osobowych pomog
prowadzi skuteczne kampanie email marketingowe.
W GetResponse na co dzie spotykamy si z wieloma pytaniami dotyczcymi prawnych aspektw
email marketingu od naszych Klientw. Dziki naszemu zapleczu ekspertw, moemy zaoferowa
im odpowiednie wsparcie merytoryczne i mie pewno, e tworz oni najlepsze kampanie email
marketingowe, w 100% zgodne z obowizujcym w Polsce prawem. Bo chyba kady marketer
preferuje obserwowanie wskanikw skutecznoci mailingw od paragrafw.
Prawo w email marketingu
22
Artur Roguski
dyrektor ds. rozwoju mediw elektronicznych Brief
Wyniki wiadomoci na temat zasad zbierania czy przetwarzania baz danych wydaj si by
wysokie. Jednak nie oznacza to, e powinnimy je uzna za satysfakcjonujce. Zwaszcza, e
badanie miao form deklaratywn, wic nie moemy powiedzie, e skoro 3/4 ankietowanych osb
ma wiadomo subskrypcji z potwierdzeniem, to ta sama ilo stosuje j w praktyce.
Email marketing, wbrew predykcji wielu marketerw, jest cigle jednym z najbardziej skutecznych
narzdzi sprzeday. Wykorzystywany razem z mediami spoecznociowymi jeszcze bardziej
zwiksza swoj efektywno. Dlatego te yczybym sobie, aby znajomo zasad i prawa email
marketingu cigle rosa. Jednak musz za tym pj rwnie zdecydowane dziaania, ktre bd
identyfkoway i karay podmioty nie stosujce si do prawa. Mam gwnie na myli aplikacje
na Facebooku, ktre zbieraj adresy email bez potwierdzania, by potem je wykorzystywa do
masowych wysyek promocji handlowych.
Rwnie istotn kwesti jest wiadomo samych internautw. Jeli nie bd wiedzieli, e musz
otrzyma potwierdzenie doczenia do bazy, lub tego, e adresy oglne te podlegaj tym samym
zasadom co indywidualne, to nie bd si upomina o swoje prawa. Oczywicie celem nadrzdnym
wszystkich dziaa jest zmniejszenie iloci tak zwanego spamu w skrzynkach uytkownikw
poczty elektronicznej.
Ewa Bartnik
eKomercyjnie.pl
Brak wiedzy z zakresu prawnych aspektw prowadzenia sprzeday w sieci jest niestety zjawiskiem
powszechnym. Wielu polskich przedsibiorcw w ogle nie zdaje sobie sprawy z tego, e
dziaalno handlowa w Internecie podlega odrbnym przepisom. Bardzo trudno funkcjonowa
na rynku, na ktrym sprzedajcy nie znaj swoich praw i obowizkw. Std tak wane jest
podnoszenie wiadomoci e-przedsibiorcw, co kadego dnia staramy si robi na amach portalu
eKomercyjnie.pl.
Prawo w email marketingu
23
Dlatego te chtnie objlimy patronatem medialnym badanie Prawo w email marketingu.
Email marketing to jedna z najskuteczniejszych metod dotarcia do klienta w e-commerce. Co
wicej, to jeden z najlepszych sposobw nawizywania trwaych relacji i budowania lojalnoci.
Tymczasem, bardzo maa liczba e-sklepw prowadzi regularne, przemylane kampanie email
marketingowe. Wielu sprzedawcw w ogle z nich rezygnuje, obawiajc si formalnoci zwizanych
z ochron danych osobowych. To z kolei sprawia, e email marketing jest wci polem, na ktrym
bardzo szybko mona zbudowa przewag konkurencyjn w e-handlu. Warto powici czas na
przygotowanie si od strony prawnej, by mc swobodnie stosowa t metod promocji.
Piotr Szulczewski
analityk Bankier.pl
Marketing w sieci szczeglnie czsto moe narusza przepisy konsumenckie oraz dane osobowe.
Taki wniosek wypywa bezporednio z przeprowadzonego badania. Sugeruje ono nie tyle
powszechne stosowanie zasad prawnych, co szerok wiedz w zakresie tych praw, posiadan
przez osoby korzystajce ze skrzynek elektronicznych oraz poszukujcych ofert handlowych w
sieci. Dziaania sprzedajcych powinny respektowa t wiedz i skupia na staej kontroli zmian
przepisw prawnych. Moe zosta to osignite drog okresowych szkole w tym zakresie, albo
monitoringu tych zmian przez zatrudnion kancelari prawn. Powszechna wiedza wymusza
rwnie biece respektowanie oglnie przyjtych dobrych obyczajw i zasad wspycia
spoecznego w marketingu internetowym (przykadem ich naruszenia niech bdzie wysyanie
newslettera z nakazem zapaty jako reklam frmy windykacyjnej).
wiadomy uytkownik odbiorca wiadomoci marketingowych to uytkownik ywo reagujcy
na wszelkie naruszenia jego praw. Przedsibiorca wykorzystujcy marketing internetowy powinien
pozostawa wiadomy zwizanego z tym ryzyka gospodarczego. Wyedukowany uytkownik nie
tylko odrzuci propozycj handlow, ale wirusowo przekae negatywny wizerunek przedsibiorcy
nie stosujcego prawidowych zasad dziaania w sieci (np. poprzez fora internetowe). Dodatkowo
istnieje ryzyko, e poinformuje on odpowiednie instytucje o zaistniaych zdarzeniach, co prowadzi
moe do naoenia znacznych kar fnansowych.
Prawo w email marketingu
24
Badanie wskazuje wyranie, e wspczesny przedsibiorca nie moe ju, tak jak to byo kilka lat
temu, lekkomylnie i niedbale planowa ruchy marketingowe skierowane do polskich uytkownikw
Internetu.
Sylwester Kozak
wydawca e-biznes.pl
Wyniki przeprowadzonego badania wskazuj, e wiemy jak naley wysya informacje handlowe,
jednak nie do koca chcemy si do tego dostosowa. Popatrzmy tylko na jeden wskanik 93 proc.
osb odpowiedzialnych za polityk marketingow w frmach wie, e powinnimy mie zgod na
wysanie oferty. Skd wic w naszych skrzynkach pocztowych lduje kilkanacie emaili dziennie ze
spamem, bo tak trzeba nazwa niechcian informacj?
Win za tak sytuacj ponosz w sporej czci frmy, ktre sprzedaj bazy adresowe i frmy,
ktre akceptuj sprzeda na swoich platformach. Bez trudu mona kupi baz ponad miliona
adresw email z Polski za mniej ni 40 z. Jest pokusa? Oczywicie, e jest. Tak wic do czasu,
gdy sprzeda takich nielegalnych baz bdzie tolerowana, to bdziemy otrzymywa niesamowite
promocje o bramach garaowych czy kostce brukowej.
Na rynku email marketingu trzeba rwnie podkreli edukacyjn rol frm, ktre zajmuj si
profesjonaln wysyk, obsug baz adresowych i czuwaj nad tym, eby uytkownicy nie korzystali
z takich pokus. Na ich stronach czsto znajdziemy poradniki w jaki sposb powinnimy w legalny
sposb budowa wasn baz danych skupiajcych adresy email potencjalnych klientw.
Tak wic nie bjmy si budowa wasnych, legalnych baz adresowych!
Prawo w email marketingu
25
Monika Gowacka
Senior Account Manager/Email Marketing Manager
w Wirtualnej Polsce
Interpretacja przepisw prawnych dotyczcych email marketingu przysparza wiele problemw
marketerom. Potwierdzaj to wyniki badania przygotowanego przez GetResponse. Co prawda,
osoby, ktre wziy w niem udzia odpowiedziay na wikszo pyta prawidowo, ale jedynie 4% z
nich nie popenio adnego bdu.
Niepokojcy jest fakt, e spory procent marketerw nie widzi nic niewaciwego w wysyaniu
informacji handlowych, pomimo braku zgody uytkownika na otrzymywanie tego typu wiadomoci,
na email biuro@nazwafrmy.pl(34%) lub inny adres znaleziony na stronie internetowej frmy
(40%). Rzeczywicie rne publikacje podaj, e zgodnie z ustaw o wiadczeniu usug drog
elektroniczn nie ma przeszkd, aby kierowa oferty na kontakty oglne. Natomiast nie jest to
dziaanie zgodne z dobrymi praktykami i moe zosta odebrane przez uytkownika jako spam.
Dlatego kada taka wysyka powinna by poprzedzona mailem z zapytaniem ofertowym. Trzeba
edukowa bran w tym zakresie
Prawo w email marketingu
26
O GetResponse
Platforma GetResponse jest produktem frmy Implix, posiadajcej ponad 14-letnie dowiadczenie
w email marketingu. Z usugi korzysta obecnie ponad 300,000 klientw z blisko 200 krajw.
GetResponse oferuje wiele praktycznych rozwiza niezbdnych do prowadzenia efektywnych
kampanii email marketingowych z wykorzystaniem narzdzi takich jak: newslettery (ponad 350
gotowych do uycia szablonw), wiadomoci automatyczne (autorespondery), video emaile, ankiety
internetowe, integracje z mediami spoecznociowymi oraz rozbudowane statystyki. GetResponse
oferuje rwnie dedykowane rozwizania dla klientw korporacyjnych.
Masz dodatkowe pytania?
Skontaktuj si z nami:
Maciej Ossowski
Dyrektor Dziau Edukacji
maciej.ossowski@getresponse.pl
+48 784 639 386