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Leccin 1: Generalidades sobre la Administracin La definicin etimolgica es la forma ms usual de la definicin nominal, o sea, la explicacin del origen de la palabra con que se designa aquello que se estudia, valindonos para ello de los elementos fonticos que la forman. De esa manera suele encontrarse el verdadero significado de esa palabra y del concepto que esa misma palabra expresa. La palabra administracin se forma del prefijo ad, hacia, y de ministratio. Esta ltima palabra viene a su vez de minister, vocablo compuesto de minus, comparativo de inferioridad, y del sufijo ter, que sirve como trmino de comparacin. La etimologa de minister, es enteramente opuesta a la de magister: de magis, comparativo de superioridad, y de ter. As magister, indica una funcin de autoridad, minister expresa precisamente lo contrario; subordinacin: el que realiza una funcin bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro. La etimologa nos da pues la idea que la administracin se refiere a una funcin que se desarrolla bajo el mando de otro, de un servicio que se presta. Sin embargo, la administracin puede definirse de diversas formas, al igual que muchas otras reas del conocimiento humano, pero es posible conceptualizarla para efectos de su fcil comprensin e incluyendo sus aspectos ms importantes a travs del anlisis y sntesis de diversos especialistas en la materia: Brook Adams. La capacidad de coordinar hbilmente muchas energas sociales con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar como una sola unidad. Koontz & O'Donnell. La direccin de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. George Terry. La administracin consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. Henry Fayol. Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar. Wilburg Jimnez Castro. En "La llave del xito", con base en los anteriores conceptos, y haciendo uso de su fondo comn se propone la siguiente definicin: "El proceso de prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el trabajo de los elementos de la organizacin y de utilizar los recursos disponibles para alcanzar los objetivos preestablecidos". Cul es la importancia de la administracin?
Los sistemas se componen de subsistemas, por ejemplo, el cuerpo humano, que es un sistema y cuenta adems con subsistemas circulatorio, respiratorio, nervioso, etc. Una empresa est compuesta por los subsistemas de finanzas, personal, mercadeo, etc. De igual forma, todo sistema forma parte integral de otro ms grande, comnmente llamado macrosistema o
Dicha relacin producto - necesidad o empresa - consumidor, indica que la coherencia entre el producto y el mercado es uno de los principales factores para el xito de la empresa. Cul es la finalidad principal de una empresa? Hay muchos ngulos para definir las finalidades de una empresa segn la perspectiva de dueo, gerente, socio, empleado, cliente, comunidad o asesor.
Leccin 16: Otras Tcnicas de Planificacin Diagrama de anlisis de proceso. Es la representacin grfica de la trayectoria en la elaboracin de un producto o actividades, y en el cual se sealan todas las acciones que se llevarn a cabo, mediante el uso de los smbolos correspondientes. Se hace uso de simbologa para mostrar acciones como "transporte", "operacin", "inspeccin", "demora" y "almacenamiento" o "archivo". Diagrama de flujo. Un diagrama de flujo tiene muchas similitudes con el diagrama de anlisis de proceso, salvo que ste se refiere a acciones de carcter administrativo, y utiliza smbolos tales como: inicio o finalizacin del flujo, actividad, documento, decisin o alternativa, archivo, conector de pgina y conector. Los pronsticos. Son conjeturas sobre una situacin futura, considerando que se presentan ciertos datos conocidos; es una opinin sobre lo que puede suceder y tomando como base datos pasados. Conjetura es un juicio probable de una cosa por indicios y observaciones. Premisa es una proposicin que contiene una descripcin breve, de la causa y el resultado que se puede obtener, al poner en prctica una alternativa determinada. Uno de los mtodos utilizados para realizar pronsticos es el de los Mnimos Cuadrados, por el cual la relacin media entre dos o ms variables es calculada cuantitativamente, y se trata de conocer datos futuros basndose en los ya conocidos. El Mtodo Incremental estudia los incrementos (positivos o negativos) que con relacin a periodos anteriores se han venido presentando, luego se efecta un promedio aritmtico de los incrementos porcentuales y el resultado final se aplica incrementndolo al resultado del presente periodo. Finalmente, el Mtodo de Tendencias estudia la tendencias que se vienen mostrando en los resultados anteriores, tomando dentro del anlisis el ao de referencia y el resultado obtenido en ese ao.
Se puede notar en este organigrama que el nivel jerrquico superior lo conforma la Gerencia General, y sta tiene cuatro subordinados, a saber: Produccin, Mercadeo, Finanzas y Personal. Leccin 19: Los Manuales Administrativos. Qu es un Manual Administrativo? Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin. Cules son los objetivos de los manuales? Presentar una visin de conjunto de la organizacin. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos. Coadyuvar a la correcta atencin de las labores asignadas al personal. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo. Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones. Servir como vehculo de informacin a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes. Cmo se clasifican los manuales? Por su contenido se clasifican en: De organizacin: dnde se especifican las diversas unidades orgnicas que componen la empresa. De procedimientos: ac se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratacin de personal, de compras, de pago de sueldos, etc. De polticas: se determinan las polticas que guiarn el accionar de la empresa. De Bienvenida: diseado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misin, visin, valores, etc. Por su mbito: Generales: que contienen informacin de la totalidad de la organizacin. Especficos: que consignan informacin de un rea o especfica. Qu contiene un Manual de Descripcin de Puestos? Este es el manual que la mayora de las personas conocemos, y a continuacin se presenta un breve modelo de este tipo de manual:
Leccin 20: Cultura Organizacional Puede definirse cultura como el patrn de comportamiento general, creencias compartidas y valores comunes de los miembros de una comunidad. Si nos percatamos bien, resulta que la cultura se demuestra en todas las reas de desarrollo de los seres humanos. La cultura organizacional puede ser definida como los patrones de comportamiento, creencias, que se encuentran dentro de una empresa. La cultura organizacional, en primer lugar, es dada por los gerentes de nivel superior de la empresa. Son sus creencias y formas de percibir las situaciones las que se vuelven como normas. Un elemento de suma importancia inmerso en la cultura organizacional es el trmino valor, el cual se convierte en una creencia permanente, o de muchos aos, que se sirve de gua a los trabajadores, tratando de alcanzar los objetivos de la empresa. A continuacin se presenta una matriz comparativa entre una empresa sin cultura organizacional definida y otra con cultura establecida y clara.
Debemos comprender que la cultura es algo muy estable en las empresa, y no se modifica fcilmente, puede llevar varios aos, puesto que conlleva a cambiar valores, smbolos, conductas, etc. No debe confundirse la cultura organizacional con el clima organizacional, el cul consiste en crear un ambiente de trabajo propicio en las relaciones interpersonales entre funcionarios y empleados. Es el medio interno de una empresa y su atmsfera psicolgica particular, la cual est ntimamente relacionada a la moral y a la satisfaccin de las necesidades humanas de sus miembros. El clima puede ser positivo o negativo, clido o fro, favorable o desfavorable, tenso o flexible, etc. Este concepto abriga aquellas caracterizaciones que diferencian unas empresas de otras, y que influyen en el comportamiento de los individuos en la organizacin. Leccin 21: La Integracin. Generalidades Dentro de una empresa existen distintos tipos de integracin, tales como integracin de recursos humanos, integracin de recursos materiales e integracin de recursos financieros. A continuacin se tratar detenidamente cada uno de estos mbitos de la integracin. La integracin de personal se define de manera alternativa como administracin de recursos humanos, que supone la planeacin del recurso humano, reclutamiento, seleccin, contratacin, induccin, evaluacin, capacitacin y desarrollo y mantenimiento del factor humano. La Planeacin del Recurso Humano, se refiere en determinar el nmero de personas que se necesitan, as como las habilidades y destrezas que deben poseer tanto en el corto, como en el mediano y largo plazo. Esta etapa est relacionada estrechamente con los planes de crecimiento a largo plazo de la empresa. Reclutamiento, es buscar candidatos interesados en trabajar en la empresa, es hacer un llamamiento general, convocatorias. Seleccin, se refiere a la evaluacin de capacidades, experiencias y habilidades de un candidato, en relacin con un puesto, para elegir al ms apto a desempear dicho cargo. Se hace a travs de entrevista, pruebas de inteligencia, habilidades y aptitudes, test psicolgicos, etc. Contratacin, es cuando se ha seleccionado a un candidato para su incorporacin a la empresa. El contrato puede ser por un tiempo indefinido, si la plaza as lo amerita, o por un tiempo definido, cuando se va a realizar un proyecto cuya duracin es limitada, o una obra, etc. Induccin, se refiere al acoplamiento entre la persona que ingresa por primera vez a la empresa, y la organizacin. Esta se realiza a nivel de empresa en general, unidad orgnica en la que laborar y puesto de trabajo. Evaluacin, se realiza peridicamente evaluando el desempeo del personal, con el propsito de encontrar reas deficitarias donde los empleados necesiten mejorar como mejoramiento continuo de los trabajadores. Capacitacin y desarrollo, con la cual se busca que el empleado se desenvuelva cada vez mejor en su puesto de trabajo, y que le permita ascender dentro de la empresa. Mantenimiento del factor humano, ac debe determinarse mecanismos y medios para que los empleados no se retiren de la empresa, sino que vean en sta una oportunidad de desarrollo y crecimiento personal y profesional.
3. Mensaje: es la informacin codificada que el transmisor enva al recepto. El mensaje puede darse en cualquier forma susceptible de ser captada y entendida por uno o ms de los sentidos del receptor. 4. Canales: Es el medio de comunicacin entre el transmisor y el receptor, algo as como el aire es para las palabras y el papel para las letras. 5. Retroalimentacin: es la respuesta del receptor al mensaje del emisor. Es la mejor manera de comprobar que el mensaje se recibi y comprendi. 6. Percepcin: es el significado atribuido a un mensaje por un emisor o receptor. Las percepciones se ven influidas por lo que ven los individuos, por la manera en que organizan esos elementos en su memoria y por los significados que les atribuyen.
Barreras en la Comunicacin. Son las condiciones o factores que interfieren en la transmisin efectiva de un mensaje, y entre ellas se encuentran: Barreras Interpersonales. La interpretacin que realiza el receptor del mensaje. Defectos fisiolgicos del emisor o receptor. Los sentimientos y emociones del emisor o receptor. Las condiciones medio-ambientales en que se da el mensaje. El uso de la semntica, tales como diferencias de lenguaje, palabras no adecuadas, informacin insuficiente, etc. Barreras Organizacionales. Cuando una empresa crece, su estructura orgnica se ampla mucho, originando problemas en la comunicacin, con lo que se generan situaciones donde se agrega, se modifica, se elimina o se cambia totalmente un mensaje, y ms si el mensaje ha sido transmitido en forma oral. Otra barrera se traduce en la autoridad administrativa, donde se debe recordar que la autoridad es una caracterstica de toda empresa, por lo que, esa supervisin genera una barrera, y por ltimo, la especializacin es otra barrera que afecta la eficacia de la comunicacin. Leccin 28: El Control. Generalidades Definicin. Stephen Robbins define el control como "un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviacin evidente". En tanto que James Stoner manifiesta que "el control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas". El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y desempeo se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. El trmino control tiene una connotacin negativa para la mayora de las personas, pues se le asocia con restriccin, imposicin, delimitacin, vigilancia o manipulacin. Importancia. El control es funcin de todos los administradores, desde el Presidente de una compaa hasta los supervisores. Algunos administradores, particularmente de niveles inferiores, olvidan que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio del control recae por igual en todos los administradores encargados de la ejecucin de planes. Aunque el alcance del control vara de un administrador a otro, los administradores de todos los niveles tienen la responsabilidad de ejecutar planes, de manera que el control es una de las funciones administrativas esenciales en cualquier nivel. En este sentido, puede establecerse los siguientes aspectos por los cuales es de suma trascendencia el control en una empresa: Contribuye a medir y corregir la labro ejecutada por los empleados, a fin de lograr los propsitos. Posibilita el anlisis de lo realizado con lo planificado. Las tcnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad administrativa. Se constituye para los jefes en una herramienta, a travs de la cual se comprueban si los propsitos de la organizacin son alcanzados de acuerdo a la planificacin. reas estratgicas de control. El desempeo clave o las reas claves de resultados son aquellos elementos de la unidad o la empresa que deben funcionar con eficacia para que toda la unidad o empresa logren el xito. Estas reas, por regla general, involucran las principales
El control operativo es responsabilidad de los Gerentes de nivel medio como aquellos que realizan funciones de supervisin en los niveles inferiores o primer nivel. Es el proceso mediante el cual la organizacin se asegura de que las tareas especficas sean realizadas con efectividad. Leccin 29: El Proceso del Control Las tcnicas y sistemas de control son esencialmente los mismos, ya sea dinero en efectivo, procedimientos rutinarios de oficina, calidad del producto o cualquier otra accin dentro de la empresa. Entonces, es necesario aclarar, que para ejercer el proceso de control en una organizacin, y sin importar que se va a controlar, existen tres pasos bsicos que son: 1) establecimiento de normas, parmetros y mtodos; 2) medicin del desempeo o resultado obtenido y 3) Ejecucin de las acciones correctivas. 1) Establecimiento de normas, parmetros y mtodos: Ac se encuentran incluidos todos los estndares o unidades de medicin que se establezcan en la Planificacin, y por lo tanto, la cantidad de unidades a producir, la cantidad de unidades a vender, requerimientos de calidad, etc. Sin embargo, puesto que los planes varan en lo que se refiere a su grado de detalle y complejidad, y dado que por lo general los administradores no pueden vigilarlo todo, es preciso establecer normas especiales. Por definicin, normas son sencillamente criterios de desempeo. Esto significa que el establecimiento de normas se vuelve en establecer las metas y objetivos que quieren alcanzar los administradores de la organizacin. Estas deben definirse en trminos claros y mesurables, que indiquen plazos de tiempo determinados. Solamente de esta forma las metas se pueden evaluar con ms facilidad en lo que concierne a cumplimiento y utilidad. Adems, los objetivos bien definidos se pueden transmitir con facilidad, as como traducirlos a parmetros y mtodos que se puedan usar para cuantificar el rendimiento. 2) Medicin del desempeo o resultado obtenido: aunque no siempre practicable, la medicin del desempeo basada en normas debe realizarse idealmente con fundamento en lo previsto, a manera que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas. Esto es lo ideal. El administrador previsor puede predecir en ocasiones probables incumplimientos de las normas o desviaciones de las mismas, pero an en ausencia de esa posibilidad, todo incumplimiento debe percibirse lo ms anticipadamente posible. Esta fase del proceso de Control consiste en revisar que lo establecido a travs de los estndares y objetivos en el paso anterior, se estn logrando como lo planificado. Este es un proceso repetitivo por lo que se debe evitar que pase mucho tiempo entre una medicin y otra. Si los resultados corresponden a lo establecido, todo est bajo control. 3) Ejecucin de las acciones correctivas: Esta etapa es necesaria sobre todo si el desempeo no cumple con los niveles establecidos y el anlisis indica que se requiere una intervencin. Las medidas correctivas pueden necesitar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la empresa, o bien, un cambio en las normas establecidas originalmente. En consecuencia, las desviaciones se pueden corregir: Rediseando los planes o modificando las metas. O bien, pueden corregirse ejerciendo la funcin de organizacin, ya sea reasignando o aclarando deberes y tareas. Tambin pueden corregirse utilizando personal adicional, mediante una mejor seleccin y capacitacin de los empleados. Haciendo uso de la medida ms radical dentro de una empresa: el cesamiento del empleado. Ejerciendo tcnicas efectivas de liderazgo y motivacin, como las detalladas en este curso. Leccin 30: Tipos y Fuentes de Control Tipos de Control. Atendiendo al momento de su aplicacin, tenemos los siguientes tipos de control organizacional: Los controles preventivos, son el conjunto de mecanismos y procedimientos que se utilizan para analizar las operaciones que se ha proyectado realizar, antes de su autorizacin o antes de que este en marcha, con el propsito de determinar la veracidad y legalidad de dichas operaciones, y finalmente su conformidad con los planes, programas y presupuestos.
Sustituyendo valores en la frmula tenemos lo siguiente: Entonces, para alcanzar el punto de equilibrio, la empresa necesita producir y vender un total de 500 unidades. Ahora, necesitamos encontrar los ingresos necesarios para estar en equilibrio, para lo que se emplea la siguiente frmula:
En consecuencia, la empresa necesita obtener ingresos de $6,000 dlares en concepto de ventas, para no ganar ni perder.
Leccin 32: Bibliografa Bibliografa de Referencia. A continuacin se detallan algunos libros que se considera son una fuente imprescindible de consulta para todas aquellas personas que deseen conocer y adentrarse un poco ms del maravilloso mundo de la Administracin y Direccin de Empresas. Koontz, Harold, "Administracin", 12 Edicin, Mc Graw Hill, Mxico, 2003. Hernndez y Rodrguez, Sergio, "Administracin, pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia", Mc Graw Hill, Mxico, 2002. Chiavenato, Idalberto, "Administracin en los nuevos tiempos", Mc Graw Hill, Colombia, 2002. Koontz, Harold, "Elementos de Administracin", 6 Edicin, Mc Graw Hill, Mxico, 2001. Schemerhorn, John R., "Administracin", Limusa Wiley, Mxico, 2001. Hellriegel, Don - Slocum, John W., "Administracin", 7a Edicin, International Thomson Editores, Mxico 19
Mg. Edwin Augusto Vigo Snchez avigos_626@hotmail.com Lima-PERU 999853657 RPM *172594